Verslag van de commissie Bestuurlijke Zaken en Middelen gehouden op maandag 7 september 2015 om 20.00 uur in de raadzaal van het gemeentehuis te Rockanje. Aanwezig Mede aanwezig Voorzitter Griffier Notuliste : mevrouw M.J. Heijndijk en de heren L. Gelderland, W.A. Sjoukes, J.A. Rouss, C.E. Vriend, J. Heijndijk, M.C. Vinke, J. v/d Brand en T.I. Fransman. : burgemeester P.E. de Jong, wethouder P.Y.J. Blok-van Werkhoven en de heer P. v.d. Beemt. : de heer C. Sommeling : de heer R. de Vries. : mevrouw M. van Eijsden-Briggeman. 1. Opening. De voorzitter opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom en zegt dat de heer Merkx waarschijnlijk later komt. 2. Vaststelling agenda. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Mededelingen. De heer Gelderland zegt een brief te hebben ontvangen van de oppositiepartijen VVD, D66, CDA en PvdA met betrekking tot de problematiek rond de vluchtelingenstroom. De heer Gelderland zegt namens de coalitiepartijen Gemeentebelangen en Partij Westvoorne het verzoek aan het college om te kijken naar opvangmogelijkheden te ondersteunen. De heer Gelderland zegt een motie te hebben voorbereid en zegt dat het misschien goed zou zijn om deze motie gezamenlijk in te dienen in de raad van september. De heer Heijndijk bedankt de heer Gelderland voor de steun en zegt dat het wellicht overbodig zal zijn om een motie in te dienen. Eerst zal moeten worden afgewacht hoe het college hiermee om wil gaan. De heer Gelderland zegt er toch de voorkeur aan te geven een motie in te dienen. Hiermee kunnen randvoorwaarden worden meegegeven aan het college en de motie kan dienen als communicatie naar de inwoners. 4. Rondvraag. De heer Heijndijk heeft tijdens de Lampionnenoptocht in Oostvoorne geen politie en/of BOA gezien en vraagt of dit een vorm van bezuiniging is en of dit bij volgende evenementen ook het geval zal zijn. 1
Burgemeester De Jong zegt dat er wél politie aanwezig was en er zeker geen beleidswijziging of andere inzet ten aanzien van evenementen aan de orde is. De heer Gelderland heeft een klacht ontvangen van bewoners van de Egelantier in Oostvoorne dat er geen communicatie heeft plaatsgevonden over de plaatsing van afvalcontainers in deze wijk. Hij vraagt met klem om bewoners op de hoogte te stellen wanneer er zaken gebeuren in hun wijk. Wethouder Blok zegt dat er inmiddels een actie is gepland. Zij zegt vervolgens dat het niet de bedoeling is dat er zo maar overal containers worden geplaatst zonder medeweten van de buurt. 5. Ingekomen stukken. Naar aanleiding van ingekomen stuk 1. Evaluatie communicatiemiddelen gemeente Westvoorne vraagt mevrouw Heijndijk namens de fractie van Gemeentebelangen zich af hoe representatief dit onderzoek is en vraagt of kan worden nagegaan of e.e.a. daadwerkelijk klopt. De voorzitter zegt dat mevrouw Heijndijk op deze vraag een schriftelijk antwoord zal ontvangen. 6. a. Verslag van de commissievergadering van 11 mei 2015. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. Naar aanleiding van bladzijde 2, agendapunt 8 (uitbesteding Buitendienst) vraagt de heer Gelderland namens de fractie van Partij Westvoorne wanneer hij aangepaste plannen met betrekking tot de buitendienst tegemoet kan zien. Wethouder Blok zegt dat de plannen zijn teruggedraaid en er inmiddels gesprekken hebben plaatsgevonden met de medewerkers van de buitendienst. Op dit moment vindt er een inventarisatie plaats en wordt er gekeken waar nog efficiency te behalen is. Bij de begroting zal de raad verder worden geïnformeerd. b. Verslag van de gecombineerde commissievergadering van 8 juni 2015. Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 7. Overzicht van toezeggingen. Het overzicht van toezeggingen wordt voor kennisgeving aangenomen. 8. Mededelingen uit regionale samenwerking. Burgemeester De Jong zegt dat er op 14 september aanstaande een radenbijeenkomst plaatsvindt in de kantine van het gemeentehuis in Rockanje. Tijdens deze bijeenkomst zullen alle raadsleden van de raden van Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne worden geïnformeerd over een eventuele ambtelijke fusie. Hij zegt dat het col- 2
lege op 29 september een besluit zal nemen over een eventuele ambtelijke fusie. In de raad van 10 november zal hierover dan een definitief besluit worden genomen. De mededeling wordt vervolgens voor kennisgeving aangenomen. 9. Toelichting jaarverslag 2014 van de gemeentelijke ombudsman, mevrouw Zwaneveld. Mevrouw Zwaneveld, gemeentelijke ombudsman, geeft een toelichting op het jaarverslag 2014. De heer Vriend vraagt namens de fractie van het CDA of het aantal klachten te maken heeft met een specifiek besluit dat door het college genomen is. De heer Gelderland zegt namens de fractie van Partij Westvoorne blij te zijn dat het inloopspreekuur al enig succes heeft. Partij Westvoorne is van mening dat het toch nog wat te mager is en vraagt wat er gedaan zou kunnen worden om de drempel tot het inloopspreekuur nog lager te maken. Vervolgens maakt de heer Gelderland nog een opmerking over de redenen van het niet behandelen van 2 klachten. Hij vraagt in het eerste geval of het niet zinvoller had geweest om de procedure te toetsen en te kijken of de gemeente goed gehandeld heeft. In het tweede geval vraagt hij hoe het opvragen van extra informatie verloopt. De heer Van den Brand vraagt of mevrouw Zwaneveld kan bevestigen dat het klachtenpatroon in Westvoorne nogal afwijkt van het gemiddelde en of zij hier een verklaring voor heeft. De heer Heijndijk zegt namens de fractie van de VVD te moeten constateren dat door de inzet van een spreekuur in de Man de drempelvrees is afgenomen. Mevrouw Zwaneveld zegt dat wanneer er een heikel punt is over een bepaald onderwerp zij de raad hierover altijd zal informeren. Over individuele klachten zal zij echter geen mededelingen doen. Ten aanzien van het groter maken van de bekendheid van de ombudsman zegt zij dat het belangrijk is om iedereen te laten weten dat er een ombudsman is. Vervolgens geeft de ombudsman informatie aan belangenorganisaties, de Rotary en aan burgers over wat de ombudsman wel en niet kan. Ten aanzien van de opmerkingen over de niet behandelde klachten zegt zij dat het interne klachtenrecht zodanig is ingericht dat het college als eerste de gelegenheid moet krijgen om een klacht te behandelen. Wanneer degene die de klacht heeft ingediend of de ombudsman zelf vindt dat de klacht naar behoren is opgelost, zal de ombudsman zich terugtrekken. De ombudsman heeft wél de bevoegdheid om op eigen initiatief onderzoek te doen naar zaken die zij belangrijk vindt. Zij geeft aan dit incidenteel in te zetten in sommige gemeenten. Ten aanzien van het opvragen van extra informatie geeft mevrouw Zwaneveld aan dat zij in een klachtenprocedure graag op de hoogte is van het verloop. Vervolgens bevestigt zij dat de gemeente Westvoorne een afwijkend klachtenpatroon laat zien. Bij andere gemeenten zijn er veel klachten over het sociaal domein. Tenslotte zegt zij dat het spreekuur in de Man gehandhaafd zal blijven. De voorzitter bedankt mevrouw Zwaneveld voor de toelichting en sluit het agendapunt af. 3
10. Ontwikkelingen in het Streekarchief. Burgemeester De Jong geeft een korte inleiding. Hij zegt dat deze maand in de 4 gemeenten informatie wordt gegeven over de stand van zaken rondom het streekarchief. Op een later moment zal er een discussie plaatsvinden over de keuze voor de toekomst. De heer Van der Beemt geeft een toelichting. Aan de orde komen de volgende punten: - problemen rondom het ruimtegebrek; - uittreding Rozenburg en waterschap Hollandse Delta; - nieuwe inhoudelijke ontwikkelingen en taken. - Rapport van Alares - Vervolg. De heer Sjoukes vraagt namens de fractie van Gemeentebelangen hoe zeker het is dat het Waterschap uit zal treden en wat er dan gebeurt met deze archieven. Hij zegt eveneens dat uittreding van het Waterschap een financiële strop zou zijn voor de gemeenschappelijke regeling. Vervolgens vraagt hij bij welke gemeenschappelijke regelingen het ook mogelijk zou zijn de archieven onder te brengen. De heer Heijndijk merkt namens de fractie van de VVD op dat wanneer Rozenburg en het Waterschap uittreden er toch ruimte beschikbaar komt. Vervolgens zegt de heer Heijndijk dat de fractie van de VVD veel waarde hecht aan het behouden van de archieven op Voorne-Putten en hij vraagt met klem (ongeacht de kosten) te voorkomen dat oude archieven het eiland verlaten. Tenslotte vraagt hij hoe het gesteld is met de klimaatbeheersing. Deze is van belang voor oude stukken. De heer Van den Brand vraagt namens de fractie van D66 waarom er is gekozen voor bureau Alares, dat zich profileert op de digitale werkomgeving in plaats van het archief. Hij pleit vervolgens voor een gedegen aanpak. De heer Gelderland vraagt namens de fractie van Partij Westvoorne of er bij de beoordeling onderscheid is gemaakt tussen de archieven die we willen bewaren en de archieven die we moeten bewaren. Vervolgens vraagt hij of de uittreding van Rozenburg uit de gemeenschappelijke regeling onomkeerbaar en definitief is en wat de motivatie hiervoor is. De heer Vriend vraagt namens de fractie van het CDA of het risico bestaat dat het Waterschap Hollandse Delta aast op het onderkomen aan de Rik in Brielle. Meegedeeld wordt dat wanneer het Waterschap uittreedt zij de archieven mee wil nemen. Het bestuur is van mening dat de archieven die in Brielle liggen een historische waarde hebben en wil deze binnen de regio behouden. Op dit moment wordt over deze kwestie onderhandeld en er is een dringend beroep gedaan op het Waterschap om de archieven te behouden bij het streekarchief. Rozenburg heeft een deel van haar archieven reeds overgebracht naar Rotterdam omdat zij inmiddels onderdeel uitmaakt van de gemeente Rotterdam. Er zijn van Rozenburg echter nog wel archieven aanwezig die van belang zijn voor het streekarchief. Het gaat met name om archieven die wettelijk bewaard moeten blijven. Andere archieven worden na een bepaald aantal jaren vernietigd. Wanneer Rozenburg en het Waterschap de archieven ergens anders onderbrengen zal er nog te weinig ruimte beschikbaar zijn. 4
Vervolgens wordt meegedeeld dat het streekarchief al jaren kampt met ruimtegebrek en graag zou willen uitbreiden. De deelnemende gemeenten stellen hiervoor echter geen geld beschikbaar. De klimaatbeheersing is eveneens onderdeel van de problematiek. Er zal o.a. gekeken worden welke archieven van belang zijn voor de regio en tevens zal worden gekeken naar andere partijen zoals bijvoorbeeld Goeree Overflakkee, die ook een gemeenschappelijke regeling heeft en naar Rotterdam. Het gaat in dat geval dan meer om een samenwerking. Er wordt eveneens gekeken naar een mogelijkheid tot digitalisering. Gedacht wordt aan bedrijven die de mogelijkheid bieden om stukken te digitaliseren en op te slaan en digitaal te laten ontsluiten. Vervolgens wordt meegedeeld dat het bestuur van het streekarchief heeft gekozen voor het bureau Alares, die met name is gericht op de digitalisering. Ten aanzien van het pand aan de Rik wordt meegedeeld dat dit eigendom van de gemeente Brielle is. De voorzitter bedankt de heer v/d Beemt voor de toelichting en sluit het punt af. 11. Wijziging Verordening raadscommissies 2012. De heer Van den Brand vraagt namens de fractie van D66 waarom er wordt gekozen om een werkvorm uit de commissie te lichten en hiervan een aparte commissie te maken. Hij zegt dat 2 commissies dan voldoende kan zijn. De heer Vinke zegt namens de fractie van de VVD dat het verstandig zou zijn om ook de wethouder Financiën bij de commissies aanwezig te laten zijn. De heer Vriend stelt namens de fractie van het CDA voor om een bepaling op te nemen dat de samenbundeling géén gecombineerde vergadering is. Op dit moment is dit niet duidelijk. Meegedeeld wordt dat via het presidium een tekstaanpassing kan worden gedaan. De heer Vriend zegt voor het presidium met een voorstel te zullen komen. 12. Punten voor een volgende vergadering. De heer Gelderland wil graag in een volgende commissie van gedachten wisselen over initiatieven en ondersteuning aan vluchtelingen. De heer Vriend wil graag de evaluatie van de blauwe zone van het centrum van Rockanje op de agenda geplaatst zien. 13. Sluiting. De voorzitter sluit de vergadering om 20.55 uur. 5