Bijlage 8 (Concept)overeenkomst Gemeente DE ONDERGETEKENDEN: 1. De publiekrechtelijke rechtspersoon gemeente, ten deze krachtens artikel 171 van de Gemeentewet vertegenwoordigd door de heer / mevrouw, burgermeester van die gemeente, handelend ter uitvoering van besluit van het college van burgermeester en wethouders van die gemeente d.d..hierna verder te noemen: de Gemeente en 2. <naam opdrachtnemer>, gevestigd <vestigingsadres>, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de <heer/mevrouw> <naam>, <functie>, hierna te noemen <opdrachtnemer> ; samen te noemen de partijen. IN AANMERKING NEMENDE DAT: De overeenkomst van de huidige accountant van de vijf gemeenten, te weten: Boxmeer, Cuijk, Grave, Mill & Sint Hubert en Sint Anthonis loopt in 2014 af na de controle op het boekjaar 2013. De nieuwe bestuurlijke entiteit Werkorganisatie CGM moet nog een externe accountant benoemen. De nieuw te sluiten overeenkomst zal gelden voor vier boekjaren. Dit houdt in dat de werkzaamheden van de (nieuwe) accountant zullen eindigen in de loop van het jaar 2018 met de afronding van de controle van de jaarrekening over het boekjaar 2017. De opdracht betreft de accountantsdiensten. De te verrichten werkzaamheden zijn de volgende: a) Certificerende functie: 1. accountantscontrole jaarrekening (incl. SISA) 2. interim-controle (in voorbereiding op de jaarrekeningcontrole) 3. werkzaamheden ten behoeve van af te geven deelverklaringen (indien van toepassing) b) Natuurlijke adviesfunctie - de Gemeente daartoe op < datum> een openbare aanbestedingsprocedure heeft gepubliceerd; - de aanbieding van < opdrachtnemer> als economisch meest voordelige inschrijving(emvi) naar voren is gekomen; - de opdracht derhalve wordt gegund aan < opdrachtnemer>; VERKLAREN TE ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT: Artikel 1 Definities 1.1 In deze overeenkomst wordt verstaan onder: Algemene Inkoopvoorwaarden van Land van Cuijk 2008 Beschrijvend document De Algemene Inkoopvoorwaarden van de Opdracht-gever zoals opgenomen in de bijlage van dit Beschrijvend document. Deze voorwaarden worden door de Werkorganisatie CGM ook gehanteerd. Het document Beschrijvend document Accountantsdienstverlening waarin de Opdrachtgever zijn eisen, wensen en voorwaarden heeft verwoord en waarop de Inschrijver zijn Inschrijving dient te baseren. Paraaf Gemeente: Paraaf Opdrachtnemer Pagina 1 van 6
Artikel 2 Onderwerp van de overeenkomst 2.1 De Opdrachtnemer wordt belast met de accountantsdienstverlening zoals omschreven in het programma van eisen (bijlage 3) d.d. XX mnd- 2013. 2.2 Gemeente XXX kan diensten opdragen aan een andere accountantsdienst indien XXX accountants na sommatie, niet in staat is de betreffende in redelijkheid op te dragen accountantsdienstverlening binnen redelijke termijn te leveren. Artikel 3 Duur, verlenging of vernieuwing van de overeenkomst 3.1 De overeenkomst is aangegaan voor de duur van vier jaar, ingaande op 1 juli 2014 en eindigend van rechtswege op 30 juni 2018, betreffende de verslagjaren 2014, 2015, 2016 en 2017. 3.2 Uiterlijk te beginnen 6 maanden voor het einde van deze overeenkomst zullen de Partijen in overleg treden omtrent een eventuele verlenging of vernieuwing van deze overeenkomst voor een nader overeen te komen periode / een perioden van <aantal> jaar>. Artikel 4 Van toepassing zijnde documenten 4.1 Op de overeenkomst: de Algemene inkoopvoorwaarden van Land van Cuijk 2008 van toepassing. 4.2 Van deze overeenkomst maakt integraal onderdeel uit hetgeen is gesteld en geregeld in de bij deze overeenkomst behorende bijlagen, te weten: 1. De overeenkomst 2. De Nota van Inlichtingen 3. Het Beschrijvend document 4. De Algemene inkoopvoorwaarden van Land van Cuijk (ALvC 2008) 5. Het programma van eisen 6. De inschrijving met bijlagen gedateerd dd-mnd-2013 (bijlage xx 4.3 Voor zover deze bescheiden met elkaar in tegenspraak zijn prevaleert het hoger genoemde document boven het lager genoemde. Artikel 5 Levering van producten en diensten 5.1 De accountantdienstverlening heeft betrekking op de verslagjaren 2014, 2015, 2016 en 2017. Artikel 6 Prijs 6.1 Gemeente XX is voor de dienstverlening aan de Opdrachtnemer verschuldigd zoals aangeboden in de offerte d.d. XX- XX-2014. a) Aanneemsom Accountantsdiensten b) Uurtarief aanvullende diensten Functieniveau Partner Manager Senior assistent accountant Assistent accountant excl. BTW 6.2 Tijdens de looptijd van de overeenkomst is geen indexering mogelijk. Dit houdt in dat er gedurende deze contractperiode indexering op de tarieven en de totale prijzen niet van toepassing is. 6.3 Het is niet toegestaan om gedurende de uitvoering van de Overeenkomsten functionarissen / medewerkerniveaus met afwijkende tarieven toe te voegen. Paraaf Gemeente: Paraaf Opdrachtnemer Pagina 2 van 6
6.4 Meer-/minderwerk Indien het pakket van werkzaamheden substantiële veranderingen ondergaat zal de prijs bijgesteld worden op basis van een open calculatie van het meer of minderwerk. Op basis hiervan stellen partijen voordat de accountant eventueel werkzaamheden uitvoert in overleg een bijstelling van het geoffreerde tarief vast. Het gaat hier om belangrijke wijzigingen in de controleprocedures, wijzigingen van taken, nieuwe of vervallen accountantsverklaringen bij deelverantwoordingen, onvoorziene zaken, omvangrijke organisatieveranderingen e.d. ook het uitbesteden van belangrijke taakonderdelen of verzelfstandigen (privatiseren) van bedrijfsonderdelen leidt in beginsel tot bijstelling van de offerteprijs. 6.5 Gemeente XXX en de Opdrachtnemer zullen zich ervoor inspannen de in lid 1 opgenomen aanneemsom/tarieven niet te overschrijden. De Opdrachtnemer is verplicht een dreigende overschrijding zo spoedig mogelijk aan gemeente XXX te melden. 6.6 CGM-gemeenten De herverdeling van de drie percelen naar vier percelen brengt geen hogere kosten met zich mee voor de gemeenten Cuijk, Grave en Mill & Sint Hubert en de Werkorganisatie CGM. Artikel 7 Facturering en betaling 7.1 De facturering geschiedt conform de eisen en richtlijnen van de gemeente XX. 7.2 De voorkeur gaat uit naar:. 7.3 Facturering vindt plaats door middel van voorschotten en eindafrekeningen. 7.4 De Opdrachtnemer geeft op zijn factuur voor iedere verantwoording c.q. deelverantwoordingen (indien van toepassing) aan: - de werkzaamheden die hij verricht, ten behoeve van welke organisatieeenheid, in welk tijdvak en t.b.v. welke uitkering; - de uren per medewerker die hiervoor nodig waren; - de tarieven per medewerker; - de medewerker(s) die de werkzaamheden heeft (hebben) verricht; - de datum van de schriftelijke overeenkomst 7.5 De facturen moeten zijn voorzien van <verplichtingnummer of kostenplaats nummer >. Facturen zonder dit nummer worden geretourneerd. 7.6 Gemeente XX betaalt de door haar op basis van de Overeenkomst verschuldigde bedragen uiterlijk binnen 30 dagen na ontvangst van de desbetreffende factuur aan de Opdrachtnemer. Artikel 8 Rapportage en verantwoording 8.1 De algemene certificerende functie In het kader van zijn algemene certificerende functie verzorgt de accountant diverse rapportages zoals accountantsverklaringen, verslag van bevindingen en managementletters - Accountantsverklaring bij de jaarrekening en verslag van bevindingen Minimaal vijf weken voor aanvang van de jaarrekeningcontrole, ontvangt het College van B&W van de Opdrachtnemer, ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole, de schriftelijke planning van de controle en de daartoe op te leveren stukken, zodat dit intern tijdig kan worden voorbereid en gecommuniceerd. De accountant brengt, na bespreking van het concept met het College van B&W (op basis van het principe van hoor en wederhoor) zijn rapport uit aan de Opdrachtgever. De definitieve accountantsverklaring, met verslag van bevindingen, wordt aan het College van B&W voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op de stukken te reageren. Hierna worden de stukken verzonden aan de Opdrachtgever. De accountant Paraaf Gemeente: Paraaf Opdrachtnemer Pagina 3 van 6
bespreekt, voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken door de Opdrachtgever, het verslag van bevindingen met de controle/auditcommissie. De accountant zal worden gevraagd een nadere toelichting te geven in de betreffende vergadering. Managementletter (bij de jaarlijkse interim controle) De interim-controle dient plaats te vinden in de periode van augustus tot november. Minimaal vijf weken voor aanvang van de interim-controle, ontvangt het College van B&W van de Opdrachtnemer, ter voorbereiding op de interim-controle, de schriftelijke planning van de controle en de daartoe op te leveren stukken, zodat dit intern tijdig kan worden voorbereid en gecommuniceerd. De bevindingen van de interim-controle worden vastgelegd in een afzonderlijke rapportage, de managementletter. Deze wordt vooraf besproken met het College van B&W. Artikel 9 Duurzaamheid en MVO 9.1 De gemeente XX hecht er veel belang aan dat de Opdrachtnemer invulling wil geven aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Aan de uitvoering van de opdracht stelt de gemeente Boxmeer de volgende sociale voorwaarden: op de werkplek zijn maatregelen genomen ter bevordering van gelijke kansen op basis van etniciteit of geslacht; bij de uitvoering van de opdracht is voldaan aan de 8 bepalingen van de Internationale Arbeidsorganisatie ("ILO"): - verbod op kinderarbeid; - verbod op dwangarbeid; - verbod op discriminatie van werknemers; - vrijheid van (vak)vereniging en recht op collectieve arbeidsonderhandelingen; - betaling van een leefbaar loon; - buitensporig overwerk komt niet voor en overwerk wordt gecompenseerd; - er zijn veilige en gezonde werkomstandigheden; - arbeiders hebben een wettig arbeidscontract. Artikel 10 Opzegtermijn en beëindiging 10.1 Opzegging vindt plaats per aangetekende brief. 10.2 Beëindiging van deze overeenkomst laat onverlet de verplichting tot levering van prestaties die op het moment van beëindiging van de overeenkomst opeisbaar zijn. 10.3 De Opdrachtnemer kan de rechten en plichten uit deze overeenkomst slechts overdragen aan derden na verkregen schriftelijke toestemming van gemeente XX. 10.4 Deze overeenkomst wordt geacht met onmiddellijke ingang te zijn ontbonden wanneer de Opdrachtnemer surséance van betaling aanvraagt dan wel verkrijgt of in staat van faillissement is verklaard. 10.5 In het geval van fusies en overnames behoudt de Gemeente XXX zich het recht voor, het contract, met in achtneming van een opzegtermijn van 3 maanden, te beëindigen. 10.6 Indien de opdrachtnemer niet naar behoren functioneert, behoudt de opdrachtgever zich het recht voor, om na 2 schriftelijke waarschuwingen het contract, met inachtneming van een opzegtermijn van 3 maanden, te beëindigen. Artikel 11 Niet nakomen van de verplichtingen 11.1 Indien de Opdrachtnemer te kort schiet in de nakoming van de verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst(en) is de Opdrachtnemer zonder ingebrekestelling in verzuim en is gemeente XXX gerechtigd alle kosten te vorderen die voortvloeien uit het niet nakomen van de verplichtingen. Paraaf Gemeente: Paraaf Opdrachtnemer Pagina 4 van 6
Artikel 12 Geschillen 12.1 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. 12.2 Alle geschillen naar aanleiding van deze overeenkomst of afspraken die daarmee samenhangen zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te s-hertogensbosch. Artikel 13 Aansprakelijkheid 13.1 De Opdrachtnemer verplicht zich gedurende de looptijd van deze overeenkomst ten behoeve van haar personeel dat wordt ingezet voor de dienstverlening aan gemeente XX een beroepsaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. 13.2 De Opdrachtnemer verplicht zich bovendien gedurende de looptijd van deze overeenkomst zelf verzekerd te blijven voor aansprakelijkheid. Artikel 14 Slotbepalingen 14.1 Indien op grond van veranderde beleidsinzichten en/of gewijzigde of onvoorziene omstandigheden de overeenkomst naar mening van één van de Partijen of beide partijen aanvulling of wijziging behoeft, zullen de Partijen met elkaar in overleg treden om te bezien op welke wijze de overeenkomst kan worden aangevuld of gewijzigd. Slagen de Partijen er niet in om hierover tot overeenstemming te komen, dan zal sprake zijn van een geschil zoals bedoeld in de Algemene Voorwaarden. 14.2 Aanvullingen of wijzigingen waarover tussen de Partijen overeenstemming is bereikt, zullen schriftelijk worden vastgelegd en als bijlage(n) aan deze overeenkomst worden gehecht. ALDUS OVEREENGEKOMEN EN IN TWEEVOUD ONDERTEKEND OP <DATUM> DE GEMEENTE <naam> <functie> <Sector en afdeling> <OPDRACHTNEMER> <naam> <functie> <opdrachtnemer> Paraaf Gemeente: Paraaf Opdrachtnemer Pagina 5 van 6
Overzicht van de bijlagen horende bij het contract <VUL IN> Gemeente Partijen verklaren dat zij akkoord gaan met het tekenen van dit bijlage overzicht, Bijlage nummer Bevat Paraaf Gemeente Paraaf Opdracht -nemer Bijlage 1 Bijlage 2 Bijlage 3 Bijlage 4 Bijlage 5 Bijlage 6 Bijlage 7 Bijlage 8 Bijlage 9 Bijlage 10 Bijlage 11 waarmee het paraferen van elke pagina van de bijlagen komt te vervallen. Datum: Gemeente Boxmeer <Opdrachtnemer> Paraaf Gemeente: Paraaf Opdrachtnemer Pagina 6 van 6