STAPPENPLAN PROMOTIE Faculteit der Letteren Universiteit Leiden Versie februari 2008 Hieronder wordt een overzicht gegeven van de stappen in de formele procedure die wordt afgesloten door de openbare verdediging van het proefschrift. Uitgangspunt daarbij is het door het College voor Promoties vastgestelde Promotiereglement http://www.promoveren.leidenuniv.nl/. 1 Toelating tot de promotie 2 Referent 3 Formulier II 4 Formulier III 5 Formulier I 6 Cum laude 7 Niet-wetenschappelijk gedeelte 8 Formulier IV 9 Formulier V 10 Formulier VI 11 Vergoeding reis- en verblijfkosten 12 Contact 1 Toelating tot de promotie Aan het begin van het traject de promovend(us)(a) en de promotor vergewissen zich van toelaatbaarheid van de promovend(us)(a) tot de promotie; indien men geen directe toegang heeft tot de promotie dient de aanvraagprocedure via het International Office te worden gestart. NB. Personen die geen Nederlands doctoraaldiploma hebben, en ook geen Nederlands universitair bachelor- én masterdiploma, worden pas tot de promotie toegelaten nadat zij toestemming hebben gekregen van het College voor Promoties. Internationale studenten die een eenjarige studie hebben voltooid in Nederland wordt ook verzocht een verzoek tot toelating in te dienen. Het verzoek tot toelating wordt door de promotor ingediend bij de heer A. Koch, a.h.p.koch@io.leidenuniv.nl (Postadres: Universiteit Leiden, Admissions Office, International Office, Postbus 9500, 2300 RA Leiden, Bezoekadres: Admissions Office, International Office, Pieterskerkhof 6, 2311 SR Leiden). Bij dit verzoek dienen gewaarmerkte kopieën van diploma's gevoegd te zijn, een beschrijving van het onderzoeksplan, evenals een verklaring van de beoogde promotor dat hij/zij bereid is als zodanig op te treden;
de promotor bericht de promovend(us)(a) schriftelijk dat hij/zij bereid is als promotor op te treden en zendt een afschrift van dit bericht aan de decaan, t.a.v. mw. M. Langeler; Aan het eind van het traject de promovend(us)(a) legt de promotor het manuscript ter goedkeuring voor. 2 Referent de promotor stuurt een voorstel aan de decaan inzake aanwijzing referent (en eventuele medepromotor of copromotor) per e-mail naar m.langeler@let.leidenuniv.nl; mw. M. Langeler stuurt, namens de decaan, een antwoord aan de promotor; de promotor stuurt het manuscript aan de referent en verzoekt hem/haar om een onderbouwd oordeel; de referent stuurt zijn oordeel over het manuscript binnen zes weken naar de promotor; de promotor stuurt een kopie van het oordeel van de referent aan de decaan, t.a.v. mw. M. Langeler; de promotor stuurt schriftelijk een bericht aan de promovend(us)(a) inzake de goedkeuring door de referent van het manuscript als proefschrift. 3 Formulier II Zo spoedig mogelijk na ontvangst van goedkeuring referent de promotor doet door middel van het insturen van formulier II een voorstel inzake de samenstelling van de promotiecommissie. NB. de promotiecommissie dient, naast de voorzitter, te bestaan uit tenminste 5 leden. Naast de voorzitter en de promotor dienen in ieder geval twee leden afkomstig te zijn uit de eigen faculteit. De hoogleraren vormen de meerderheid van deze commissie (zie artikel 30 van het Promotiereglement http://www.promoveren.leidenuniv.nl/index.php3?m=9&c=15#artikel%2030 ); na ondertekening door de decaan stuurt mw. M. Langeler een kopie van formulier II naar de pedel en het origineel terug naar de promotor; na ontvangst van ondertekend formulier II stuurt de promotor de leden van de promotiecommissie het manuscript van het proefschrift toe met het verzoek te beoordelen of het voldoet aan de eisen.
4 Formulier III de promotor bericht de decaan, t.a.v. mw. M. Langeler, namens de promotiecommissie door middel van formulier III dat de promovend(us(a) tot de promotie kan worden toegelaten. Hier moeten de goedkeuringsbrieven van alle leden van de promotiecommissie zijn bijgevoegd. 5 Formulier I de promovend(us)(a) reserveert in overleg met de promotor een datum van promotie bij de pedel door middel van het invullen en inleveren van formulier I, met daarbij gevoegd een diploma dan wel een ander document dat toelating tot de promotie geeft. (Dhr. W. van Beelen, Bureau Pedel, tijdelijk op Rapenburg 32, tst. 7211, op werkdagen tussen 11.00 en 12.00 uur). NB. de afspraak voor een datum van promotie wordt pas definitief gemaakt nadat de promotiecommissie heeft laten weten dat betrokkene met het proefschrift een zodanig bewijs van bekwaamheid tot het zelfstandig verrichten van wetenschappelijk onderzoek heeft geleverd dat hij/zij tot de openbare verdediging van het proefschrift kan worden toegelaten; de promovend(us)(a) stuurt een kopie van formulier I aan mw. M. Langeler. 6 Cum laude Minimaal 11 weken voor promotiedatum De promotor dient schriftelijk een met redenen omkleed voorstel tot cum laude in bij de decaan, t.a.v. mw. M. Langeler, met daarbij gevoegd de schriftelijke instemming van alle leden van de promotiecommissie. NB. hooguit 1 lid mag blanco of tegen stemmen; De decaan beslist vervolgens of de procedure tot cum laude wordt gestart; De promotor geeft aan mw. M. Langeler de namen, telefoonnummers, e-mail en postadressen door van minimaal 2 (bij voorkeur meer) externe referenten en stuurt haar alvast 2 exemplaren van het proefschrift; De decaan beslist vervolgens welke 2 externe referenten zullen worden benaderd om hen te vragen hun advies over het cum laude voorstel te geven; Mw. M. Langeler stuurt 2 externe referenten vervolgens een exemplaar van het proefschrift met daarbij gevoegd een brief van de decaan; Indien de decaan instemt met het voorstel tot cum laude dan laat hij dit per brief aan zowel de pedel als de promotor weten en de promotor stelt de leden van de promotiecommissie op de hoogte van dit positieve advies;
Indien de decaan het voorstel tot cum laude afwijst dan ontvangt de promotor hierover ook bericht en de promotor stelt de leden van de promotiecommissie op de hoogte van dit negatieve advies; NB. Zie ook de cum laude regeling en artikel 46 van het Promotiereglement (http://www.promoveren.leidenuniv.nl/index.php3?m=51&c=54&garb=0.6168647079665241&session= en http://www.promoveren.leidenuniv.nl/index.php3?m=13&c=19#artikel%2046 ). 7 Niet-wetenschappelijk gedeelte Minimaal 8 weken voor promotiedatum de promovend(us)(a) legt de stellingen voor aan de promotor die ze na overleg met de promovend(us)(a) schriftelijk goedkeurt en een kopie daarvan aan mw. M. Langeler stuurt; de promovend(us)(a) legt voor- en nawerk en stellingen ter beoordeling voor aan de decaan, t.a.v. mw. M. Langeler, per post of per e-mail in pdf-format. De informatie dient te bestaan uit: - voor- en achterzijde van het proefschrift - voor- en achterzijde titelblad (NB. e.e.a. volgens model titelblad) - inhoudsopgave - curriculum vitae - stellingen - samenvatting NB. wanneer het proefschrift in het Nederlands is geschreven, worden daaraan een vertaling van de titel en een samenvatting van de inhoud in het Engels, Frans of Duits toegevoegd. Wanneer het in het Engels, Frans of Duits is geschreven, worden daaraan in ieder geval een vertaling van de titel en een samenvatting van de inhoud in het Nederlands toegevoegd. Wanneer het proefschrift na verkregen goedkeuring van het College voor Promoties in een andere taal dan het Nederlands, Engels, Frans of Duits is geschreven, worden daaraan in elk geval toegevoegd een vertaling van de titel en een samenvatting van de inhoud in het Nederlands, alsmede een vertaling van de titel en van de samenvatting in het Engels, Frans of Duits) - evt. voor- en/of nawoord - evt. acknowledgments - evt. opdracht - evt. citaat/motto tot vermenigvuldiging van het niet-wetenschappelijk gedeelte van het proefschrift kan pas worden overgegaan nadat de decaan zijn akkoord daaraan heeft gegeven; wanneer de decaan zijn goedkeuring aan het niet-wetenschappelijk gedeelte van het proefschrift heeft gegeven stuurt mw. M. Langeler hierover een bericht per e-mail aan de promovend(us)(a); de promovend(us)(a) legt de drukproef van voor- en achterzijde van het titelblad per e-mail voor aan de pedel (w.vanbeelen@law.leidenuniv.nl ); de pedel stuurt schriftelijke goedkeuring van het titelblad aan de promovend(us)(a).
8 Formulier IV Minimaal 3 weken voor promotiedatum de promotor stuurt een ingevuld en door hem/haar ondertekend formulier IV (samenstelling van de oppositiecommissie) naar de decaan, t.a.v. mw. M. Langeler. NB. de oppositiecommissie dient, naast de voorzitter, te bestaan uit ten minste 7 leden. De meerderheid van deze commissie dient aangesteld te zijn bij de Universiteit Leiden en de hoogleraren vormen de meerderheid (zie artikel 39 van het Promotiereglement); na ondertekening door de decaan stuurt mw. M. Langeler een kopie van formulier IV naar de pedel en naar de promotor. 9 Formulier V formulier V wordt rechtstreeks door de promovend(us)(a) per e-mail opgestuurd naar proefschrift@library.leiden of per post naar Universiteitsbibliotheek, t.a.v. afd. Acquisities, Postbus 9501, 2300 RA Leiden. 10 Formulier VI formulier VI wordt door de promovend(us)(a) in tweevoud getekend en verstuurd naar Universiteitsbibliotheek, t.a.v. afd. Acquisities, Postbus 9501, 2300 RA Leiden. 11 Vergoeding reis- en verblijfkosten om in aanmerking te komen voor reiskostenvergoeding voor de referent voor het bijwonen van een promotie dient de promotor tijdig een aanvraag in bij de decaan, per e-mail naar m.langeler@let.leidenuniv.nl; in bijzondere gevallen kan de promotor ook een aanvraag indienen voor reiskostenvergoeding voor een ander lid van de promotiecommissie; gebruikelijke voorwaarden: binnen Europa 1x overnachting + reiskosten buiten Europa 2x overnachting + reiskosten hotel: richtlijn 100,- per nacht inclusief ontbijt; voor vragen over de financiële afwikkeling kan contact worden opgenomen met mw. R. van der Holst (tst. 2093) (M.G.van.der.holst@let.leidenuniv.nl) van de afdeling Financiële Zaken. 12 Contact Contactpersoon bij de Faculteit der Letteren voor het toesturen van uw formulieren en het niet-wetenschappelijk gedeelte is:
Mw. M. Langeler Faculteit der Letteren Cleveringaplaats 1, Kamer 303 Postbus 9515, 2300 RA Leiden Telefoon: 071 527 1628 Fax: 071 527 4169 E-mail: m.langeler@let.leidenuniv.nl aanwezig op: maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag