SAMENWERKINGSOVEREENKOMST BREDERODE WONEN & HUURDERSVERENIGING BREDERODE
Ondergetekenden, Brederode Wonen, hierna te noemen de verhuurder en de Huurdersvereniging Brederode, hierna te noemen de huurdersvereniging Overwegende dat: De verhuurder verantwoordelijk is voor het beheer en het beleid inzake het totale woningbestand. De huurdersvereniging de vertegenwoordiger is van de huurders en ernaar streeft de belangen te behartigen van alle huurders van de verhuurder. De verhuurder en de huurdersvereniging een overeenkomst willen sluiten als bedoeld in artikel 6 van de Wet op het overleg huurders verhuurder. De verhuurder de huurders direct wil betrekken bij onderwerpen die voor hen van belang zijn om slagvaardig te kunnen inspelen op de wensen van de huurders. Het belangrijk is dat de huurdersvereniging deze betrokkenheid en invloed uitoefent vanuit een onafhankelijke en zelfstandige positie. Voor het beheer en beleid van de verhuurder - en voor een goed begrip van de huurders daarvan -een goede onderlinge verstandhouding van belang is en gestructureerd overleg met respect voor elkaars doelstellingen noodzakelijk zijn. De verhuurder waarde hecht aan de representativiteit van de huurdersvereniging. De samenwerking tussen de huurdersvereniging en de verhuurder tot doel heeft: - Het optimaliseren van de kwaliteit van het wonen. - Het bevorderen van een goede relatie tussen huurder en verhuurder. - Het laten aansluiten van het door de verhuurder te voeren beleid bij de behoefte van de (toekomstige) huurders. - Het bevorderen van een goede verhouding tussen de hoogte van de huur en de kwaliteit van de woning. - De huurdersvereniging goede mogelijkheden te bieden om de belangen te behartigen van degenen die zij vertegenwoordigt. - De verhuurder middels het overleg mogelijkheden te bieden om de dienstverlening aan zijn huurders te optimaliseren. - De taken en bevoegdheden van de verhuurder en de huurdersvereniging te verduidelijken. - Regels en procedures af te spreken om het overleg tussen de verhuurder en de huurdersvereniging te verduidelijken en te structureren en een goede overlegrelatie te bevorderen. - Het bevorderen van een gelijkwaardig overleg tussen de verhuurder en de huurdersvereniging. komen het navolgende overeen: Artikel 1 Begripsomschrijving Huurder: Is een natuurlijk persoon, die een woning of wooneenheid huurt van de verhuurder. Onder huurder wordt ook begrepen de medehuurder(ster). Tevens wordt onder huurder verstaan degene die de woning met toestemming van de verhuurder huurt van een huurder die de woning van de verhuurder huurt. Huurwoning: Is de woning die in eigendom of beheer is van de verhuurder. Pagina 2 van 9
Complex: Is een verzameling woningen van de verhuurder die financieel, administratief, qua bouwwijze of anderszins een eenheid vormen. Overlegvergadering: Gezamenlijk overleg tussen vertegenwoordigers van de huurdersvereniging en de verhuurder. Buurtcommissie: Een of meer bewoners die in een straat, complex of buurt activiteiten organiseren om de saamhorigheid en de betrokkenheid tussen bewoners te bevorderen. BTIV: Betekent Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting zoals dit tijdens de duur van deze overeenkomst van toepassing is. Overlegwet: Wet op het overleg huurders verhuurder zoals deze tijdens de duur van deze overeenkomst van toepassing is. Geschil: Een geschil is aanwezig zodra de ene partij hiervan schriftelijk mededeling doet aan de andere partij. Geschillencommissie: Geschillencommissie bedoeld als in artikel 13 van deze samenwerkingsovereenkomst. Woonkern: Een van de zes woonkernen, waarin Verhuurder haar bezit heeft, te weten Velserbroek, Santpoort- Zuid, Duinlustpark, Bloemendaal-Dorp, Overveen/Aerdenhout en Vogelenzang. Artikel 2 Doelstellingen en uitgangspunten 1. Deze overeenkomst is een verdere uitwerking van en aanvulling als bedoeld in artikel 6 van de Overlegwet. 2. Verhuurder zal (nieuwe) huurders attent maken op de mogelijkheden van de huurdersvereniging. 3. De verhuurder gaat alleen een soortgelijke overeenkomst aan met een andere organisatie van huurders wanneer de huurdersvereniging aantoonbaar niet meer als representatieve vertegenwoordiger van de huurders kan worden beschouwd. Bij wijziging in wetgeving of inwerkingtreding van enige andere wetgeving omtrent het overleg tussen huurder en verhuurder zal de samenwerkingsovereenkomst - zo nodig - worden bijgesteld. 4. Verhuurder kan bij grootschalige projecten een beroep op overleg doen bij de betrokken huurders zelf, waarbij een projectcommissie wordt opgericht voor de duur van het project. Als er geen commissie als representant aantreedt, zal de huurdersvereniging worden ingeschakeld. Artikel 3 Erkenning en Representativiteit 1. De huurdersvereniging is de gesprekspartner van verhuurder voor alle onderwerpen van beheer en beleid die voor de huurders van belang kunnen zijn onder voorwaarde dat: A. De huurdersvereniging alle huurders van de woningen, waarvoor zij de belangen behartigt, in de gelegenheid stelt om zich bij haar aan te sluiten. B. Het bestuur van de huurdersvereniging er naar streeft dat zij bestaat uit een evenredige vertegenwoordiging uit de woonkernen. C. De huurdersvereniging de huurders op de hoogte houdt van haar activiteiten en hen betrekt bij haar standpuntbepaling. Pagina 3 van 9
D. De huurdersvereniging tenminste eenmaal per jaar een vergadering uitschrijft voor de huurders. In deze vergadering legt zij verantwoording af van haar activiteiten in het afgelopen jaar en bespreekt zij de plannen voor het komende jaar. E. De huurdersvereniging alle huurders van woningen van de verhuurder in staat stelt lid te worden van de huurdersvereniging. F. De huurdersvereniging zich zal inspannen zoveel mogelijk huurders te motiveren zich aan te sluiten bij de huurdersvereniging. Artikel 4 Overleg tussen verhuurder en huurdersvereniging 1. Verhuurder en huurdersvereniging zullen regelmatig overleg voeren over alle onderwerpen van beleid en beheer die voor de huurders en de huurdersvereniging van belang kunnen zijn. 2. Het zwaartepunt van het overleg met het bestuur van de huurdersvereniging ligt bij de onderwerpen die zich op verhuurderniveau afspelen. De in bijlage I genoemde onderwerpen zullen worden besproken wanneer er aanleiding toe is. 3. De verhuurder wordt in de Overlegvergadering vertegenwoordigd door de bestuurder, al dan niet vergezeld van één of meer functionarissen van de verhuurder. 4. De huurdersvereniging wordt in de overlegvergadering vertegenwoordigd door het bestuur en bij verhindering door plaatsvervangers uit de Huurdersvereniging. Voor zover gewenst, kan de huurdersvereniging zich laten bijstaan door één of meer adviseurs. Als dit laatste het geval is, meldt de huurdersvereniging dit minstens één week voor de vergaderdatum aan verhuurder. 5. Het overleg tussen verhuurder en de huurdersvereniging vindt periodiek plaats en tenminste viermaal per jaar, tenzij partijen tussentijds anders overeenkomen Artikel 5 Overleg tussen verhuurder en projectcommissies 1. De verhuurder en de afzonderlijke projectcommissies (artikel 2 lid 4 van deze overeenkomst) zullen, indien een der partijen daarom verzoekt, overleg voeren over alle onderwerpen, die voor de betreffende huurders (en eventueel andere omwonenden) in het kader van het project in kwestie van belang zijn. Artikel 6 Randvoorwaarden overleg 1. Indien het onderwerp een spoedeisend karakter heeft, kunnen partijen overeenkomen een tussentijdse vergadering bijeen te roepen. 2. Het overleg wordt afwisselend voorgezeten door de verhuurder en de huurdersvereniging. 3. De datum en agenda van het overleg worden door een vertegenwoordiger van de huurdersvereniging en een bestuurslid van de verhuurder of diens bevoegde vertegenwoordiger gezamenlijk en in overleg bepaald en zullen, samen met een schriftelijke toelichting, uiterlijk acht dagen voorafgaand aan het overleg aan de deelnemers worden toegezonden. De verhuurder neemt, bij noodzakelijk intern overleg van de huurdersvereniging, een ruimere termijn in acht. 4. Het verslag van de overlegvergadering wordt opgesteld door de verhuurder en bevat tenminste de afspraken die de overlegpartijen zijn overeengekomen. Het verslag wordt in principe binnen vijf weken na afloop van de vergadering aan de deelnemers toegezonden, onder toevoeging van een afsprakenlijst met afhandeling termijnen. Het verslag zal in het volgende overleg ter vaststelling worden voorgelegd. Artikel 7 Overleg met de Raad van Toezicht en Algemeen overleg Eenmaal per jaar vindt er een opiniërend overleg plaats tussen de Raad van Toezicht van de verhuurder en het bestuur van de huurdersvereniging. De bestuurder van de corporatie is hierbij aanwezig. Artikel 8 Recht op informatie/overlegrecht De verhuurder informeert de huurdersvereniging uit eigen beweging tijdig, schriftelijk en kosteloos over voornemens tot wijziging van het door hem gevoerde beleid met betrekking tot de onderwerpen waarover in bijlage I overlegrecht is toegekend. De verhuurder geeft daarbij aan, wat de be- Pagina 4 van 9
weegredenen zijn voor diens voornemens en welke gevolgen daaruit voortvloeien voor de huurders en stelt de Huurdersvereniging in de gelegenheid hierover met verhuurder te overleggen. 1. Verhuurder stelt de huurdersvereniging in de gelegenheid om informatie te vragen over de onderwerpen die niet zijn opgenomen in bijlage I van deze overeenkomst. 2. De informatieverstrekking van de verhuurder aan de huurdersvereniging omvat in elk geval informatie over de onderwerpen die in bijlage 1 worden vermeld. 3. Partijen kunnen nadere afspraken maken over het vertrouwelijk behandelen van stukken. Artikel 8a Instemmingsrecht 1. Met betrekking tot de daartoe in bijlage I aangewezen onderwerpen wordt aan de huurdersorganisatie instemmingsrecht verleend. 2. De verhuurder zal over genoemde onderwerpen geen besluit nemen, dan wel tot uitvoering van een besluit overgaan, alvorens daarover overeenstemming is bereikt met de huurdersorganisatie. 3. De verhuurder neemt het initiatief tot dit voor het bereiken van overeenstemming noodzakelijke overleg. 4. Als de verhuurder niet het instemmingsrecht toepast door aan hem verwijtbare oorzaken, is het besluit vernietigbaar. Artikel 9 Schriftelijke informatie De huurdersvereniging zal tenminste de volgende schriftelijke informatie ter beschikking stellen aan de Verhuurder: 1. De namen en adressen van bestuursleden van de huurdersvereniging. 2. De statuten en eventueel huishoudelijk reglement van de huurdersvereniging. 3. Het door de ledenvergadering vastgestelde jaarverslag. 4. Het werkplan van de huurdersvereniging, voor zover daar sprake van is. Artikel 10 Gekwalificeerd Adviesrecht 1. De verhuurder vraagt schriftelijk advies aan bij de huurdersvereniging over alle in de bijlage I genoemde onderwerpen waaraan gekwalificeerd adviesrecht is verleend. In de adviesaanvraag vermeldt de verhuurder zijn beweegredenen en de gevolgen daarvan voor de huurders. 2. De verhuurder voert een voornemen tot wijziging in het beleid niet uit, dan nadat hij de huurdersvereniging in staat heeft gesteld met hem over de verstrekte informatie overleg te voeren en daarover schriftelijk advies uit te brengen. 3. In de Overlegvergadering deelt de huurdersvereniging mee of zij inzake het onderwerp advies wil uitbrengen. Voor het uitbrengen van het schriftelijk advies geldt een termijn van zes weken gerekend vanaf het verzoek van de verhuurder om advies uit te brengen partijen kunnen in onderling overleg altijd een andere termijn afspreken. 4. Indien geen overleg als bedoeld in lid 2 plaatsvindt, dient de huurdersvereniging binnen zes weken schriftelijk te reageren op de adviesaanvraag van de verhuurder of de verhuurder zo spoedig mogelijk te laten weten dat men van een advies afziet. 5. Indien de huurdersvereniging niet binnen de termijn als bedoeld in lid 3 of 4 reageert op het verzoek om advies, wordt aangenomen dat men met het voorgestelde instemt. 6. Op een door de huurdersvereniging uitgebracht schriftelijk advies zal door de verhuurder zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen veertien dagen na ontvangst ervan, schriftelijk en gemotiveerd worden gereageerd. 7. De verhuurder kan een voornemen tot wijziging van zijn beleid uitvoeren na ontvangst van een schriftelijke mededeling van de huurdersvereniging dat deze geen bezwaar heeft tegen het voornemen, wanneer de gestelde termijn voor het geven van advies is verstreken of vijf dagen na de schriftelijke reactie als bedoeld in lid 6. 8. Van de termijnen die zijn gesteld in lid 3, 4, 6 en 7 kan slechts worden afgeweken indien de verhuurder en de huurdersvereniging hierover overeenstemming bereiken. Dit kan bijvoorbeeld wanneer de huurdersvereniging aangeeft met betrekking tot het advies nader te willen overleggen Pagina 5 van 9
met verhuurder. De termijn van veertien dagen voor de schriftelijke reactie gaat in dat geval direct in na het gevoerde overleg. Artikel 11 Financiële regeling 1. De verhuurder stimuleert en ondersteunt de huurdersvereniging in materiële en immateriële zin bij haar activiteiten, voor zover deze zijn gericht op de werving van leden, de opbouw en instandhouding van de Huurdersvereniging, het op de hoogte houden van de huurders en het betrekken van hen bij de standpuntbepaling door de huurdersvereniging. 2. De verhuurder vergoedt aan de huurdersvereniging de kosten die rechtstreeks samenhangen met en redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor vervulling van de taken die uit de wet op het overleg huurders verhuurder en deze samenwerkingsovereenkomst voortvloeien. Onder deze kosten worden mede de kosten van scholingsactiviteiten inbegrepen alsmede de activiteiten gericht op het onderhouden van het contact met de achterban 3. De verhuurder draagt de kosten voor het lidmaatschap van de landelijke belangenorganisatie voor huurders, de Nederlandse Woonbond, en voor de aansluiting bij eventuele regionale of lokale bundelingen van huurdersorganisaties. 4. De verhuurder draagt de eenmalige aanvangskosten voor de oprichting van de huurdersvereniging bij de notaris. 5. Jaarlijks dient de huurdersvereniging een begroting in op basis van beleidsvoornemens voor de in lid 1 bedoelde activiteiten. Tevens legt de huurdersvereniging jaarlijks verantwoording af over de besteding van het beschikbaar gestelde bedrag in het financieel jaarverslag.. 6. Indien naar zijn mening de door hem ter beschikking te stellen gelden niet overeenkomstig deze overeenkomst zullen worden besteed, deelt de verhuurder dit de huurdersvereniging zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen een maand na ontvangst van de begroting, mee. 7. De bijdrage van de verhuurder zal per kalenderjaar ter beschikking worden gesteld op of voor 1 januari van dat jaar, mits is voldaan aan het vereiste van artikel 10, lid 5. 8. De door de verhuurder aan de huurdersvereniging op grond van het eerste lid van dit artikel ter beschikking gestelde gelden worden jaarlijks verhoogd op basis van het prijsindexcijfer voor de gezinsconsumptie van het voorgaande jaar. 9. Indien de huurdersvereniging kan aantonen dat de kosten, die moeten worden gemaakt om de positie van de huurdersvereniging te waarborgen en/of te versterken, hoger zijn dan de gegenereerde inkomsten, kan de verhuurder voor de dekking van deze kosten naast het onder het derde lid bedoelde bedrag, een extra bijdrage verstrekken. Artikel 12 Toezichthoudend orgaan 1. De huurdersvereniging heeft het recht, zoals omschreven in de statuten van de verhuurder, om voor tenminste een derde van de leden van de Raad van Toezicht een bindende voordracht te doen, met de restrictie dat de door de huurdersvereniging voorgedragen leden geen meerderheid van de Raad vormen. 2. In geval van een vacature voor de Raad van Toezicht waarvoor een bindende voordracht moet worden opgesteld - als bedoeld in de statuten van verhuurder - stelt de Raad van Toezicht of de verhuurder de huurders en hun organisatie daarvan tijdig op de hoogte. 3. In geval van een vacature voor het bestuur waarvoor een bindende voordracht moet worden opgesteld als bedoeld in artikel 5 lid 6 van de statuten van de verhuurder stelt het bestuur of de verhuurder de huurders en hun organisatie daarvan tijdig op de hoogte. 4. De huurdersvereniging bepaalt de procedure voor de werving en selectie en voert deze ook uit en informeert de Raad van Toezicht en de verhuurder. Artikel 13 Geschillenregeling 1. Geschillen die voortvloeien uit de toepassing of uitvoering van deze overeenkomst kunnen worden voorgelegd aan een Geschillencommissie met het verzoek een bindende uitspraak te doen. 2. Het doel van deze regeling is het beslechten van een geschil buiten de rechterlijke instantie om. Pagina 6 van 9
3. De Geschillencommissie bestaat uit drie personen. Een lid wordt benoemd door de verhuurder, een lid door de huurdersvereniging. Deze beide leden benoemen samen een onafhankelijk voorzitter. 4. De Geschillencommissie wordt binnen twee weken geïnstalleerd. 5. De Geschillencommissie regelt zelf de procesorde, maar hanteert daarbij als leidraad de volgende termijnen: - de Geschillencommissie hoort binnen twee weken na haar instelling beide partijen over het geschil; - de Geschillencommissie doet binnen twee weken nadat zij beide partijen voor het eerst heeft gehoord een bindende gemotiveerde uitspraak. De Geschillencommissie kan ook andere partijen horen. Artikel 14 Duur en wijziging overeenkomst 1. Deze overeenkomst is aangegaan voor onbepaalde tijd en treedt in werking met ingang van ondertekening van de overeenkomst. 2. Elk twee jaar zal deze overeenkomst en de aard en inhoud van het overleg tussen partijen geëvalueerd worden. Wijzigingen kunnen dan worden opgenomen. 3. Elk van de partijen kan deze overeenkomst opzeggen. Opzegging geschiedt schriftelijk en gelet op de inhoud en strekking van deze overeenkomst met redenen omkleed en met inachtneming van een opzegtermijn van minimaal zes maanden. 4. De inhoud van de overeenkomst verandert vanzelfsprekend bij veranderde of vernieuwde wetgeving. Artikel 15 Onderwerpen en bevoegdheden In de bijlage 1 staan de overeengekomen onderwerpen en de bevoegdheden aangegeven voor de Huurdersvereniging. De bijlage maakt deel uit van deze samenwerkingsovereenkomst. Aldus in tweevoud overeengekomen en opgemaakt te Bloemendaal, d.d. 13 juni 2016 namens de Verhuurder, Paul Vreke (directeur-bestuurder) Namens Huurdersvereniging Brederode,.. Pagina 7 van 9
Bijlage I Onderwerpen en bevoegdheden bij de Samenwerkingsovereenkomst tussen Brederode Wonen en Huurdersvereniging Brederode Bevoegdheden: 1 informatierecht: dit geldt voor alle in het schema genoemde onderwerpen; 2 gekwalificeerd adviesrecht: dit is het in de wet omschreven adviesrecht, op basis van de daarvoor eveneens in de wet aangegeven procedure; 3 instemmingsrecht: de verhuurder dient op dit onderwerp overeenstemming te bereiken met de huurdersorganisatie. ONDERWERPEN algemeen beleid (woningcorporatie) ondernemingsplan 2 jaarplan 2 ontwikkeling wijkvisies 2 jaarverslag 1 strategisch voorraadbeleid 2 analyse Centraal Fonds Volkshuisvesting (CFV) en andere 'benchmarks' 1 wijzigingsvoorstel statuten algemeen 2 wijzigingsvoorstel statuten op onderdeel huurdersparticipatie 3 voordracht Raad van Toezicht niet-huurdersleden 1 voordracht huurdersleden Raad van Toezicht 3 onderhoud beleid en begroting onderhoud 2 beleid basiskwaliteit 2 planvorming groot-onderhoud 1 tijdplanning en uitvoering groot-onderhoud 1 verhuur en woonruimteverdeling woonruimteverdelingsbeleid 2 beleidsmatige uitzonderingen woonruimteverdeling 2 beleid zelf aangebrachte veranderingen (zav) en vergoedingen daarvoor 2 sloop met (vervangende) nieuwbouw beleid sloop (eerstvolgende jaar en meerjarig) 2 bouw- en investeringsprogramma 2 algemeen nieuwbouwbeleid: koop, huur, prijsklasse, doelgroep (eerstvolgende jaar en 2 meerjarig) programma van eisen per complex nieuwbouw 2 sociaal plan/statuut 3 herstructurering algemeen 2 woningverbetering en energiebesparing beleid woningverbetering en -begroting eerstvolgende jaar 2 planvorming renovatie complex 1 planning en uitvoering woningverbetering 1 beleid energiebesparing 2 aan- en verkoop huurwoningen aan- en verkoopbeleid algemeen (eerstvolgende jaar en meerjarig) 2 Pagina 8 van 9
beleid tussenvormen huur en koop (Te woon, MGE, Koopgarant etc.) 2 samenwerking met Vereniging van Eigenaren (VvE) 2 huurprijsbeleid huurprijsbeleid algemeen (differentiatie, streefhuren, 'afstand' tot maximaal toegestane 2 huur, relatie huurprijs/woningwaardering) eerstvolgende jaar en indicatie ont- wikkeling beleid schuldsanering en (voorkomen van) huisuitzetting 2 servicekostenbeleid beleid servicekosten algemeen (samenstelling, kwaliteit, diensten en prijs) 3 fusies en samenwerkingsverbanden besluit tot fusie met een andere corporatie 3 samenwerkingsverbanden 2 fusieplan 2 leefbaarheid en herstructurering algemeen beleid leefbaarheid, onderhoud en verbetering woonomgeving 2 wonen en zorg algemeen beleid wonen en zorg 2 programma van eisen nieuwbouw voor ouderen 2 aanpassing en opplussen woningvoorraad 2 participatie communicatiebeleid 2 vaststelling en wijziging samenwerkingsovereenkomst 3 Pagina 9 van 9