Samenwerkingsovereenkomst Talis Bewonerscommissie..

Transcriptie

1 Samenwerkingsovereenkomst Talis Bewonerscommissie.. De ondergetekenden: Woningcorporatie Talis, gevestigd te Nijmegen en vertegenwoordigd door.., hierna te noemen Talis en Bewonerscommissie werkzaam in wooncomplex/buurt/wijk omschrijving werkgebied. vertegenwoordigd door: De voorzitter.. Adres:.. hierna te noemen de Bewonerscommissie overwegende dat: Talis en de Bewonerscommissie met deze samenwerkingsovereenkomst nadere invulling willen geven aan de uitwerking van de Wet op het overleg huurders verhuurder (hierna te noemen Overlegwet); de Bewonerscommissie de vertegenwoordiger is van de huurders in genoemd werkgebied en ernaar streeft de belangen van die huurders te behartigen en/of de leefbaarheid en de sociale samenhang in haar werkgebied te bevorderen; Talis erkent dat het in wederzijds belang is dat de Bewonerscommissie en Talis samenwerken en met elkaar overleg voeren over die zaken die voor de huurders en de Bewonerscommissie van belang zijn; Talis haar huurders direct wil betrekken bij onderwerpen die voor hen van belang zijn, om op die manier slagvaardig te kunnen inspelen op de wensen van de huurders vanuit het besef dat daadwerkelijke betrokkenheid en invloed van de zijde van de huurders de dienstverlening en een effectief beheer ten goede komen; een goede onderlinge verstandhouding van belang is en gestructureerd overleg en respect voor elkaars doelstellingen noodzakelijk zijn; komen het volgende overeen: Artikel 1. Doelstelling van de overeenkomst 1. Deze overeenkomst heeft tot doel: a. de samenwerking, communicatie en het overleg tussen Talis en de Bewonerscommissie zo goed mogelijk te laten verlopen. b. de goede relatie tussen Talis en de Bewonerscommissie te bevorderen en bij te dragen aan de realisering van de doelstellingen van de Bewonerscommissie. Artikel 2. Uitgangspunten 1. Talis en de Bewonerscommissie beschouwen deze overeenkomst als een reglement als bedoeld in het Besluit Beheer Sociale Huursector (BBSH). 2. De bepalingen in deze overeenkomst hebben geen veranderingen tot gevolg voor de rechten en plichten die voortvloeien uit de individuele huurovereenkomst. 1

2 3. Deze overeenkomst is afgeleid van de statuten van Talis (artikel 17). Artikel 3. Algemene en specifieke afspraken 1. De algemene afspraken in deze samenwerkingsovereenkomst gelden voor Talis en voor alle bewonerscommissies met wie Talis deze overeenkomst afsluit. 2. Bij elke samenwerkingsovereenkomst behoort een bijlage 2 met een overzicht van specifieke afspraken die tussen Talis en de betreffende Bewonerscommissie voor een kalenderjaar worden vastgelegd. Deze bijlage 2 maakt voor dat jaar deel uit van deze samenwerkingsovereenkomst. Artikel 4. Begrippen en definities 1. De in deze samenwerkingsovereenkomst gebruikte begrippen moeten als volgt worden uitgelegd: a. Verhuurder: woningcorporatie Talis. b. Huurder: natuurlijk persoon, die met betrekking tot een bepaalde woning of wooneenheid een huurovereenkomst is aangegaan met de verhuurder. Onder huurder wordt ook begrepen: i. de echtgeno(o)t(e) van de huurder (art. 266 Titel 4 Boek 7 BW); ii. een door de verhuurder als medehuurder erkende persoon (art. 267 Titel 4 Boek 7 BW); iii. een na overlijden van huurder door verhuurder als huurder erkende persoon iv. (art. 268 Titel 4 Boek 7 BW); degene die de woongelegenheid met toestemming van de verhuurder onderhuurt van een huurder; c. Huurwoning: de woning die in eigendom of beheer is van de verhuurder. d. (Woon)complex: een verzameling van ten minste 25 (of lager aantal) in elkaars nabijheid gelegen woongelegenheden van de verhuurder die financieel, administratief, qua bouwwijze of anderszins een eenheid vormen. e. Bewonerscommissie: een groep bewoners, bestaande uit door de bewoners gekozen of aangewezen personen, die geacht wordt de belangen te behartigen van een aanzienlijk aantal bewoners van één of meerdere complexen in een buurt of wijk, die in eigendom of beheer zijn van de verhuurder. f. BBSH: Besluit Beheer Sociale Huursector. g. Geschil: er is sprake van een geschil zodra de ene partij hiervan schriftelijk mededeling doet aan de andere partij. h. Geschillencommissie: geschillencommissie zoals bedoeld in artikel 14 van deze samenwerkingsovereenkomst. i. Beleid en beheer: onderwerpen van beleid en beheer refereren aan de onderwerpen zoals beschreven in bijlage 1. j. Financiële bijdrage: De financiële bijdrage wordt berekend op basis van de begroting die de bewonerscommissie jaarlijks in december aanlevert. Zie artikel 13. k. VvE: Vereniging van eigenaars. l. Platform Accio: Platform waarbij geselecteerde huurders meedenken over beleid en organisatie brede onderwerpen. 2

3 Artikel 5. Duur 1. Deze samenwerkingsovereenkomst geldt voor vijf jaar en gaat in met ingang van ondertekening van de overeenkomst. 2. Bijlage 2 waarin de specifieke afspraken met de bewonerscommissie staan beschreven is één jaar geldig. Artikel 6. De Bewonerscommissie 1. De bewonerscommissie bestaat uit minimaal 3 leden/huurders die worden gekozen of aangewezen door en uit de huurders die zij vertegenwoordigt. 2. De Bewonerscommissie stelt alle huurders van het complex dat zij vertegenwoordigt in de gelegenheid zich bij de Bewonerscommissie aan te sluiten. 3. De Bewonerscommissie houdt de huurders op de hoogte van haar activiteiten en betrekt hen bij haar standpuntbepaling. 4. De Bewonerscommissie schrijft ten minste één maal per jaar een vergadering uit voor de huurders, waarin ze verantwoording aflegt van haar activiteiten in het verstreken jaar en haar plannen bespreekt voor het eerstvolgende jaar en deze vastlegt. Talis ontvangt een verslag van deze vergadering(en). 5. De Bewonerscommissie toont op verzoek van Talis aan welk deel van de huurders van het complex zij vertegenwoordigt, op welke wijze zij de huurders betrekt bij haar standpuntbepaling en hoe de communicatie met de huurders plaatsvindt. 6. De Bewonerscommissie is gericht op het behartigen van de belangen van de huurders, maar kan daarnaast activiteiten op het gebied van leefbaarheid en sociale samenhang ontwikkelen. 7. De Bewonerscommissie verstrekt aan Talis de namen en adressen van haar vertegenwoordigers. 8. De Bewonerscommissie overlegt, brengt advies uit en geeft signalen door aan Talis over: a. het betrekken van huurders bij het beleid en beheer van Talis; b. de kwaliteit van de woningen van Talis; c. knelpunten, problemen, mogelijkheden en kansen binnen het werkgebied van de Bewonerscommissie; d. de leefbaarheid van de woonomgeving; 9. De Bewonerscommissie kan onderwerpen aandragen voor de agenda van elk overleg met Talis. Talis kan slechts met redenen omkleed weigeren een zodanig onderwerp te agenderen en daarover overleg te voeren. 10. De Bewonerscommissie kan na tijdige voorafgaande kennisgeving aan Talis één of meer deskundigen uitnodigen tot het bijwonen van een overleg, indien dit voor de behandeling van een bepaald onderwerp redelijkerwijze nodig wordt geoordeeld. Artikel 7. Talis 1. Talis erkent de Bewonerscommissie als belangenbehartiger en gesprekspartner zolang als de Bewonerscommissie voldoet aan de bepalingen in artikel 6, lid 1 t/m Talis kan besluiten een Bewonerscommissie niet te erkennen in de zin van de Overlegwet, indien de Bewonerscommissie niet aannemelijk kan maken dat zij namens de huurders van het complex met Talis in overleg kan treden. 3. Talis kan besluiten slechts die Bewonerscommissie als gesprekspartner in de zin van de Overlegwet te erkennen die het meest representatief is, ingeval er meerdere bewonerscommissies voor hetzelfde complex zijn opgericht. 4. Talis draagt er zorg voor dat de Bewonerscommissie de werkzaamheden, die met haar taak verband houden, kan verrichten. 3

4 5. Indien de Bewonerscommissie kenbaar maakt met Talis overleg te willen voeren over de door Talis verstrekte informatie, dan biedt Talis daarvoor de gelegenheid. 6. In artikel 7 tot en met 13 worden de verplichtingen van Talis ten opzichte van de Bewonerscommissie als rechten gespecifieerd beschreven. 7. Talis overlegt jaarlijks met alle bewonerscommissies gezamenlijk, niet zijnde een overleg over verstrekte informatie als bedoeld in artikel 8. Artikel 8. Het overleg 1. Talis en de Bewonerscommissie voeren ten minste één maal per jaar overleg. 2. Op verzoek van de Bewonerscommissie of Talis kan daarnaast overleg plaatsvinden als dit door de verzoeker gewenst wordt geacht. 3. Het overleg met de Bewonerscommissie heeft betrekking op de onderwerpen genoemd in bijlage 1 en De datum en agenda voor het overleg worden in overleg tussen de Bewonerscommissie en Talis vastgesteld. Partijen hebben daarbij het recht onderwerpen te agenderen. Het voorzitterschap ligt in handen van de Bewonerscommissie. 5. Het verslag van de vergadering, althans het deel waaraan door Talis wordt deelgenomen, wordt opgesteld door de Bewonerscommissie en aan de deelnemers toegezonden. Bij het verslag zal een afsprakenlijst met afhandelingstermijnen worden gevoegd. Het verslag wordt in de volgende vergadering vastgesteld. 6. Talis en de Bewonerscommissie kunnen zich in het overleg laten bijstaan door een of enkele deskundige adviseurs, indien dit voor de behandeling van een of meer onderwerpen redelijkerwijs noodzakelijk is. 7. Uiterlijk een week voor de datum van het overleg informeren partijen elkaar over de gewenste aanwezigheid van deskundigen. Partijen kunnen gemotiveerd aangeven of zij bezwaar hebben tegen de aanwezigheid van een of meer deskundigen tijdens het overleg. 8. Talis kan besluiten over bepaalde onderwerpen gezamenlijk te overleggen met meerdere bewonerscommissies en vertegenwoordigers van Vereniging van Eigenaars. Artikel 9. Recht op informatie 1. Talis informeert de Bewonerscommissie op eigen initiatief, tijdig, kosteloos en bij voorkeur schriftelijk over alle onderwerpen van beleid en beheer die voor de Bewonerscommissie van wezenlijk belang kunnen zijn. 2. Onder onderwerpen die voor de Bewonerscommissie van wezenlijk belang kunnen zijn worden in ieder geval begrepen zaken die rechtstreeks te maken hebben met de betrokken woongelegenheden of wooncomplexen en de woonomgeving daarvan, die direct van invloed is op de woon- en leefsituatie van de betrokken huurders. 3. Talis informeert de Bewonerscommissie uit eigen beweging schriftelijk als hij voornemens heeft tot wijziging van het door hem gevoerde beleid of beheer ten aanzien van de onderwerpen als genoemd in bijlage 1 en Talis kan besluiten bepaalde informatie (nog) niet te verstrekken wanneer het bedrijfsbelang zich daartegen verzet. 4

5 Artikel 10. Recht op advies 1. De Bewonerscommissie kan Talis te allen tijde, gevraagd en ongevraagd, adviseren over alle onderwerpen van beleid en beheer die gerelateerd zijn aan het complex of de directe leefomgeving van het complex. 2. Als Talis haar beleid of beheer wil wijzigen ten aanzien van een van de onderwerpen genoemd in bijlage 1 of bijlage 2 voor zover van toepassing bij deze overeenkomst, stelt zij de Bewonerscommissie in de gelegenheid daarover met haar te overleggen en aan haar een schriftelijk advies uit te brengen over de beoogde wijziging. 3. Talis geeft daarbij aan wat de beweegredenen zijn voor haar voornemens en wat de gevolgen zijn voor de betrokken huurders. 4. De periode voor overleg en advies als bedoeld in het tweede lid bedraagt maximaal zes weken, gerekend vanaf het moment dat de informatie door Talis is verzonden. 5. Wanneer Talis het advies of een gedeelte daarvan niet opvolgt, laat zij dat binnen twee weken schriftelijk en gemotiveerd aan de Bewonerscommissie weten. 6. Talis kan een voorgenomen wijziging uitvoeren: a. na ontvangst van een schriftelijke mededeling van de Bewonerscommissie dat deze geen bezwaar heeft tegen het voornemen; b. nadat de in het vierde lid gestelde termijn is verstreken; c. drie dagen nadat een schriftelijke mededeling, als bedoeld in het vijfde lid, door de Bewonerscommissie is ontvangen. 7. Als de Bewonerscommissie niet binnen de periode van zes weken als genoemd in het vierde lid een schriftelijk advies heeft uitgebracht, dan wel heeft laten weten geen advies te willen uitbrengen, mag Talis ervan uitgaan dat de Bewonerscommissie instemt met de voorgenomen wijziging van beleid of beheer. Artikel 11. Instemmingsrecht 1. Met betrekking tot de in bijlage 1 en bijlage 2 daarvoor aangemerkte onderwerpen wordt aan de Bewonerscommissie instemmingsrecht verleend. 2. Talis zal over genoemde onderwerpen geen besluit nemen, dan wel tot uitvoering van een besluit overgaan, alvorens daarover overeenstemming is bereikt met de Bewonerscommissie. 3. Talis neemt het initiatief tot het voor het bereiken van overeenstemming noodzakelijke overleg. 4. Als Talis niet het instemmingsrecht toepast door aan haar verwijtbare oorzaken, is het besluit vernietigbaar. Artikel 12. Recht op agendering en overleg 1. De Bewonerscommissie heeft de mogelijkheid onderwerpen te agenderen waarover zij overleg wil voeren met en advies wil uitbrengen aan Talis. Talis stelt de Bewonerscommissie in staat over het onderwerp overleg te voeren en een schriftelijk advies uit te brengen. De termijnen als genoemd in artikel 10 zijn daarbij overeenkomstig van toepassing. 5

6 Artikel 13. Faciliteiten 1. Talis stimuleert en ondersteunt de Bewonerscommissie in materiële en immateriële zin bij haar activiteiten die verband houden met deze overeenkomst. 2. Talis kan na overleg vergaderruimte, kopieer- en andere faciliteiten beschikbaar stellen. 3. Talis draagt de kosten voor het lidmaatschap van de Nederlandse Woonbond. 4. Talis stelt jaarlijks een financiële bijdrage ter beschikking ter dekking van de bestuurskosten en de kosten voor het op de hoogte houden van de huurders, het betrekken van de achterban bij de standpuntbepaling en de deskundigheidsbevordering van de leden van de Bewonerscommissie. 5. De Bewonerscommissie stelt een bankrekeningnummer beschikbaar waar Talis de financiële bijdrage zoals genoemd in lid 4 van artikel 13 kan overmaken. 6. De Bewonerscommissie dient daartoe jaarlijks uiterlijk in november bij Talis ter goedkeuring een activiteitenplan en begroting in op basis van de voorgenomen activiteiten zoals in lid 4 genoemd. 7. De posten op de begroting dienen in directe relatie te staan tot de activiteiten die voortvloeien uit deze samenwerkingsovereenkomst. 8. De bewonerscommissie legt jaarlijks uiterlijk in februari aan Talis verantwoording af over het door Talis beschikbaar gestelde bedrag. 9. Als naar de mening van Talis de door hem ter beschikking te stellen bijdrage niet conform deze overeenkomst zal worden besteed, dan deelt Talis dit zo spoedig mogelijk mee, uiterlijk binnen een maand na ontvangst van de begroting. 10. De bijdrage van Talis zal per kalenderjaar beschikbaar worden gesteld op of voor 1 januari van enig jaar, als is voldaan aan de vereiste genoemd in lid 5 van artikel Reservering van een deel van de door Talis beschikbaar gestelde bijdrage is mogelijk na schriftelijke goedkeuring van Talis. 12. Activiteiten zoals beschreven in artikel 6 lid 6 worden niet door Talis gefinancierd op basis van dit contract. De bewonerscommissie kan hiervoor een aparte begroting indienden bij de betreffende wijkadviseur. De wijkadviseur zal met het team sociaal beheer overleg plegen over de tegemoetkoming in de kosten. Artikel 14. Geschillen 1. Geschillen die voortvloeien uit de toepassing, uitvoering en/of interpretatie van deze samenwerkingsovereenkomst, al dan niet in combinatie met de Overlegwet, kunnen op verzoek van een der partijen of door hen gezamenlijk worden voorgelegd aan de klachtencommissie die werkzaam is voor Talis. 2. Voordat een Bewonerscommissie een geschil voorlegt aan de klachtencommissie dient zij het geschil eerst voor te leggen aan de directie van Talis. 3. Partijen zijn gehouden aan het advies van de klachtencommissie, tenzij één van de partijen zwaarwegende motieven heeft om daarvan af te wijken. Partijen zullen in een dergelijk geval eerst in overleg treden voordat een bevoegde rechterlijke instantie wordt ingeschakeld. Artikel 15. Adviesrecht voor bepaalde tijd In juli 2013 treedt platform Accio in werking. Platform Accio zal Talis gaan adviseren als het gaat over beleid en organisatiebrede onderwerpen. Tot juli 2013 behoudt u het recht Talis te allen tijde, gevraagd en ongevraagd, adviseren over alle onderwerpen van beleid en beheer. Dit recht is wederkerig. 6

7 Artikel 16. Slotbepalingen 3. Deze overeenkomst en de bijbehorende bijlage 1 en 2. kunnen alleen worden gewijzigd bij volledige overeenstemming tussen Talis en de Bewonerscommissie. 4. Beide partijen kunnen deze overeenkomst onder opgave van redenen schriftelijk opzeggen. 5. Bij beëindiging van deze overeenkomst door de Bewonerscommissie dient zij, indien zij beschikt over een positief saldo van door Talis voor enig doel beschikbaar gestelde bedragen, het saldo terug te storten op rekening van Talis. 6. Bij beëindiging van deze overeenkomst door Talis dient zij, indien zij financiële middelen heeft toegezegd voor reeds aangegane verplichtingen van de bewonerscommissie over te maken op de rekening van de Bewonerscommissie. Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt te Nijmegen (Wijchen), datum, jaar: Talis Bewonerscommissie Naam en functie naam, functie, adres 7

8 Bijlage 1. Onderwerpen en bevoegdheden 1 Onderwerpen op complexniveau Geïnformeerd Advies Instemming Afspraken Samenwerkingsovereenkomst bewonerscommissie Financiële bijdrage verhuurder aan bewonerscommissie Onderhoud Onderhoudsprogramma (planmatig) en woningverbetering Onderhoud en beheer centrale voorzieningen en installaties Planvorming groot onderhoud (incl. planning, uitvoering,sociaal plan) Communicatie en participatieplan voor complexaanpak (groot onderhoud, verbetering of beheeraanpak) Woningverbetering Huurverhoging n.a.v. woningverbetering Invulling sociaal plan Woonruimteverdeling Mutatielijsten huuropzegging en nieuwe verhuur/verkoop Beleidsmatige uitzonderingen woonruimteverdeling Woningen gelabeld voor verkoop Servicekosten en dienstverlening Procedure en wijze van afrekening en verslaglegging servicekosten en overige dienstverlening Aard en omvang van de servicekosten Prijsbepaling Wijzigen servicekosten Wijzigen kostentoedeling of kostenberekening servicekosten Beheer en leefbaarheid Opstellen sociaal beheerplan Beheer in 'gemengde' (VVE) complexen Betrekken bij opstellen van wijkvisies 1 In sommige gevallen is ook nog 70% instemming van alle bewoners nodig om besluiten door te voeren. 8