Huishoudelijk Reglement dd. 06-03-2014 Rechten en plichten van de leden Artikel 1. Inschrijving De leden zijn verplicht om (adres)-wijzigingen schriftelijk aan het secretariaat door te geven. Personen die bij een andere vereniging zijn geschorst, worden door de vereniging pas geaccepteerd na intern overleg van het bestuur. Artikel 1a. Contributie De contributie en het entreegeld, indien verschuldigd, dient voor 1 april te worden betaald. Door betaling van de contributie zijn de leden tevens lid van de KNLTB. Indien de contributie niet op tijd is voldaan kan het bestuur de vordering uit handen geven. De extra kosten die hiermee gepaard gaan zijn voor rekening van het lid. Wijziging in de hoogte van de contributie wordt in de Algemene Ledenvergadering vastgesteld. Artikel 1b. Maandbetaling De leden die dit wensen moeten dit via een automatische periodieke overschrijving regelen. De contributie moet in 10 termijnen worden voldaan. Dus voor 1 november dient de contributie te zijn betaald. De vereniging brengt hiervoor wel administratiekosten in rekening Artikel 2. Begunstigers en leden Alle leden en begunstigers hebben recht op toegang tot de terreinen en gebouwen van de vereniging. Alle leden, dus niet de begunstigers, hebben het recht om van de banen gebruik te maken. Het bestuur heeft het recht om één of meerdere banen gedurende een door haar te bepalen tijdsduur te bestemmen voor bijzondere doeleinden. De leden worden hiervan tijdig op de hoogte gebracht. Artikel 3. Introducés Elk lid kan twee maal per jaar gebruik maken van het recht een introducé mee te nemen. Hiervoor is toestemming noodzakelijk van het bestuur. Een introducé kan slechts 2 maal geïntroduceerd worden. Artikel 4. Baanreglement De leden zijn verplicht zich te houden aan het baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur (zie bijlage 1). Artikel 5. Algemene gedragsregels Leden die handelen in strijd met de algemene gedragsregels, kunnen door het bestuur schriftelijk of mondeling worden gewaarschuwd. Het bestuur kan besluiten het betreffende lid voor een periode van maximaal 4 weken te schorsen en/of uit te sluiten van bepaalde verenigingsactiviteiten. 1
Artikel 6. Zelfwerkzaamheid Alle leden hebben de plicht om op afroep werkzaamheden ten behoeve van de vereniging te verrichten. Deze werkzaamheden houden o.a. in: A. Baanonderhoud B. Kantinediensten C. Keukendiensten De kantine- en keukendiensten worden op basis van vrijwilligheid ingevuld. Een vrijwilliger dient minimaal drie diensten te verrichten. Dit i.v.m. de taakverantwoordelijkheid, verhuur e.d.) D. Schoonmaakwerkzaamheden. E. (Tuin)-onderhoudswerkzaamheden. De leden kunnen voor aanvang van het seizoen d.m.v. een formulier voor opgave zelfwerkzaamheid aangeven voor welke werkzaamheden zij bij voorkeur in aanmerking wensen te komen. Bij het indelen zullen de commissies belast met het indelen zoveel mogelijk rekening houden met de voorkeur van de leden, maar de voorkeur is niet bindend. Het formulier voor opgave zelfwerkzaamheid dient voor 1 februari (i.v.m. afkoopregeling) van het lopende verenigingsjaar in het bezit van de vereniging te zijn. Nieuwe leden zijn het eerste jaar vrijgesteld van deze diensten 6a. Afkoopregeling Indien een lid niet in staat of bereid is om deel te nemen aan bovengenoemde werkzaamheden, dan bestaat de mogelijkheid om deze diensten per seizoen af te kopen. Dit dient voor 1 maart (i.v.m. afkoopregeling) van het verenigingsjaar bij het bestuur bekend te zijn. De contributie wordt dan met een bedrag van 50,00 verhoogd. Leden die de zelfwerkzaamheid willen afkopen en dit na 1 maart van het verenigingsjaar aan het bestuur kenbaar maken, betalen voor de afkoop hiervan 70,00. Wijziging in de hoogte van de bedragen voor de afkoopregeling wordt jaarlijks in de Algemene Ledenvergadering vastgesteld. 6b. Boete regeling Leden die bij rooster zijn ingedeeld voor het verrichten van werkzaamheden en niet komen opdagen en geen vervanger hebben geregeld, worden per niet verrichte dienst beboet met een bedrag 30,00. Wijziging in de hoogte van de boete regeling wordt in de Algemene Ledenvergadering vastgesteld. Artikel 7. Aansprakelijkheid Schade aan de vereniging veroorzaakt door een lid, of diens introducé zal door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald. De vereniging is niet aansprakelijk voor het zoekraken van eigendommen van leden of derden. BESTUUR Artikel 8. Kandidaatstelling bestuur Door de Algemene Ledenvergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die kandidaat is gesteld op de wijze als bij de statuten en huishoudelijk reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden en leden van verdienste. In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. 2
Artikel 9. Benoeming/aftreden bestuursleden De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde, is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem. Ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet d.m.v. een gemachtigde worden uitgeoefend. Ieder jaar treden twee bestuursleden af volgens op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. De aftredende functionarissen zijn herkiesbaar. Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt, volgens rooster had moeten aftreden (zie bijlage 2). Artikel 10. Vicevoorzitter In de eerste vergadering van het bestuur na de Algemene Ledenvergadering wordt een vicevoorzitter gekozen. Deze neemt bij afwezigheid van de voorzitter diens werkzaamheden waar. Bij afwezigheid van de vicevoorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit haar midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur. Artikel 11. Administratieve verplichtingen Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van: A. Namen en adressen van de in artikel 4 der statuten bedoelde personen. B. Presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur. C. De bezittingen en schulden van de vereniging. Van de onder A bedoelde administratie moet aan ieder lid dat daarom verzoekt, binnen een week inzage worden verleend. Artikel 12. Benoemen commissies Het bestuur kan één of meerdere commissies benoemen met algemene of bijzondere opdrachten. Te allen tijde blijft echter de verantwoordelijkheid berusten bij het bestuur. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissie, met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 13 lid 4 van de statuten (kascontrole commissie) kan te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen. De vertegenwoordiger in het bestuur wordt door en uit de commissie voorgedragen en door het bestuur kandidaat gesteld. Een in het bestuur gekozen commissielid treedt af volgens het voor het bestuur geldende rooster. Aftredende commissieleden kunnen zich terstond herkiesbaar stellen (zie bijlage 2). 3
Artikel 13. Kascontrole commissie De commissie als bedoeld in artikel 13 lid 4 van de statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldende voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij afwezigheid van één van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur door de algemene vergadering, worden benoemd tot lid van de commissie, in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting gehad heeft. Deze commissie dient een verslag van haar werkzaamheden te presenteren tijdens de algemene ledenvergadering. Het controleverslag dient 7 dagen voor de jaarvergadering in het bezit te zijn van de voorzitter. VERGADERINGEN Artikel 14. Bestuursvergaderingen De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of ten minste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in de vergaderingen de leiding en is bevoegd de vergadering te schorsen of te verdagen. Artikel 15. Bijeenroeping Een bestuursvergadering wordt bijeen geroepen door middel van verzending van een schriftelijke uitnodiging naar ieder bestuurslid, tenminste veertien dagen vóór de datum der vergadering. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht als tenminste drie bestuursleden hierom verzoeken. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen acht en twintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd. ALGEMENE LEDENVERGADERING Artikel 16. Kandidaatstelling Kandidaatstelling voor een door de Algemene Ledenvergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf seniorleden, ereleden en/of leden van verdiensten. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt nadat het bestuur zich heeft vergewist dat de te stellen kandidaat een eventuele benoeming zal aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij het secretariaat van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering. Artikel 17. Besluitvorming Een besluit van de Algemene Ledenvergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbende op een agendapunt der vergadering, is ongeldig met inachtneming van artikel 18, lid 9 van de statuten. Een uitzondering op deze regel geldt, indien een zodanig besluit is opgenomen, of een zodanig benoemde is gekozen, met minstens twee derde van de geldig uitgebrachte stemmen, blanco stemmen daaronder niet begrepen, en naar aanleiding van een voorstel dat naar oordeel van het bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding der vereniging. 4
Artikel 18. Agenda De Agenda van de Algemene Ledenvergadering bevat - behalve de uit de statuten of de voorgaande artikelen van dit reglement voortvloeiende punten -, ieder voorstel dat tenminste zeven dagen vóór aanvang van de Algemene Ledenvergadering door tenminste vijf leden bij het secretariaat is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping der vergadering bevoegden (onder gewone omstandigheden het bestuur) daarin wensen op te nemen. Artikel 19. Agendapunten Alle op de Agenda van een Algemene Ledenvergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld iedere mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits ondersteund door tenminste vier andere leden. Artikel 20. Financiële bevoegdheid bestuur Met verwijzing naar de statuten artikel 11 punt c, behoeft het bestuur eveneens goedkeuring van de Algemene Ledenvergadering voor besluiten tot: A. Het aangaan van rechtshandelingen welke een bedrag van 4500,00 te boven gaat. Onverminderd het in artikel 10 bepaalde wordt de vereniging in en buiten rechte vertegenwoordigd: Door het dagelijks bestuur bestaande uit voorzitter, secretaris en penningmeester of hun plaatsvervanger, met dien verstande dat over bedragen tot 1150,00 zelfstandig door de penningmeester kan worden beschikt, terwijl voor het beschikken over bedragen boven de 1150,00 handtekeningen van twee bestuursleden, die van de penningmeester en de voorzitter of de secretaris benodigd zijn. Artikel 21. Lidmaatschap Het verenigingsjaar loopt van 1 november tot en met 31 oktober. De vereniging kent de volgende leeftijdscategorieën: pupillen: tot en met 11 jaar; junioren: 12 tot en met 17 jaar en senioren: 18 jaar en ouder. Peildatum is 1 januari. Men wordt junior in het kalenderjaar waarin hij of zij 12 jaar wordt. Men wordt senior in het kalenderjaar waarin hij of zij 18 jaar wordt. Artikel 22. B-lidmaatschap Een tennisseizoen wordt geacht te zijn een periode van 1 april tot 1 november van enig jaar. Het B-lidmaatschap staat incidenteel open voor hen die reeds tot het lidmaatschap van de vereniging zijn toegelaten en die door omstandigheden zoals ziekte of werk gedurende een periode van 4 achtereenvolgende maanden, gelegen binnen het tennisseizoen, niet bij de vereniging kunnen tennissen en aan clubactiviteiten kunnen deelnemen. Het B-lidmaatschap bedraagt 50 % van de vastgestelde contributie. De KNLTB contributie dient wel volledig te worden voldaan. 5
Artikel 23. Studentenlidmaatschap Om voor het studentenlidmaatschap in aanmerking te komen dient de student(e) : A. de status te hebben van seniorlid; B. dagonderwijs te volgen in een andere gemeente en aldaar zijn/haar verblijf te hebben; C. om vervolgens (bijvoorbeeld in het weekend) terug te keren in de ouderlijke woning in de gemeente Den Helder (of nabije omtrek). Als peildatum geldt de situatie van de student(e) op 1 januari van het verenigingsjaar. Indien echter de situatie na 1 januari doch voor 1 april van enig verenigingsjaar wordt beëindigd, is alsnog de gehele contributie verschuldigd. De rechten en de plichten voortvloeiende uit de statuten en het huishoudelijk reglement blijven van overeenkomstige toepassing. Het studentenlidmaatschap bedraagt plm. 50 % van de vastgestelde senior contributie. De KNLTB contributie dient wel volledig voldaan te worden. Artikel 24. Bijzonder lidmaatschap (leden van bestuur en commissies) a) Voor leden van bestuur en commissies die vanwege medische of fysieke reden de tennissport niet (meer) kunnen beoefenen en toch bij de vereniging diensten willen (blijven) verrichten, bestaat de mogelijkheid om tegen vergoeding van inschrijvingskosten KNLTB deel uit te kunnen blijven maken van het bestuur en/of de betreffende commissie. Men is dan vrij gesteld van contributie verplichtingen. b) Voor leden en oud-leden, die niet (meer) de tennissport bedrijven of kunnen bedrijven en toch bij de vereniging diensten (zijnde geen zelfwerkzaamheid) willen verrichten, bestaat de mogelijkheid om tegen vergoeding van inschrijfkosten KNLTB en vereniging, deze diensten te verrichten. Men is dan vrijgesteld van verdere contributie- verplichtingen. Artikel 25. Bijzondere bepalingen m.b.t. het aanvragen van een B-lidmaatschap, Studentenlidmaatschap of Bijzondere lidmaatschap De aanvraag moet zo spoedig mogelijk schriftelijk worden ingediend bij het bestuur. De aanvraag dan wel een vervolgaanvraag wordt ieder verenigingsjaar opnieuw door het bestuur beoordeeld. Artikel 26. Voorzieningen in het Huishoudelijk Reglement In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Aldus vastgesteld op de Algemene Ledenvergadering en ingaande op 1.1.2012. 6
Bijlage 1: BAANREGLEMENT 1. In de hal van het verenigingsgebouw is een JIBA elektronisch afhangsysteem aanwezig waar u voor de huidige dag een baan kan reserveren/afschrijven. Dit systeem is ook via internet te benaderen (www.tvjulianadorp.nl) waar u nadat u bent ingelogd ten hoogste twee dagen vooraf een baan kunt reserveren/afschrijven. Alleen de banen 3, 4, 5 en 6 kunnen via internet worden afgeschreven. De banen 1 en 2 zijn de zogenaamde vrije banen en kunnen uitsluitend door u op het park worden afgeschreven. Let op u dient bij internetreservering minimaal 10 minuten van te voren de reservering via het JIBA systeem op de Club met uw pasje te bevestigen. Via internet kunt u maximaal een reservering per dag doen. 2. Per baan dienen minimaal twee pasjes door de scanner te worden gehaald om te kunnen reserveren. 3. Speeltijden: De speeltijd bedraagt voor twee personen een half uur en voor 3 of 4 personen kan er per baan 45 minuten gespeeld worden. Door het internet reserveren is het mogelijk dat er een niet gereserveerde periode ontstaan korter dan ½ uur. Bij het afhangen op de club wordt u de mogelijkheid geboden deze vrij ruimte tot de eerstvolgende reservering in te vullen. 4. Dagelijks vanaf 18.00 uur tot zonsondergang is alleen baan 6 beschikbaar voor jeugdleden. 5. Het spelen van seniorleden met jeugdleden op baan 6 na 18.00 uur is niet toegestaan; men dient dan gebruik te maken van een van de overige beschikbare banen. 6. Zij die gespeeld hebben zullen diegenen die nog niet gespeeld hebben moeten laten voorgaan, dit geldt voor de gehele dag en avondindeling. 7. Op de baan bent u verplicht om tenniskleding te dragen en voor de baan geschikte tennisschoenen. Gewone schoenen of sportschoenen zijn niet toegestaan omdat daarmee de baan wordt beschadigd. 8. Bij droogte bent u verplicht om de banen voor de aanvang van het spelen te sproeien en na afloop van de wedstrijd de banen met het sleepnet weer speel gereed te maken. 9. Tijdens het spel mag men de spelers van de naast gelegen banen niet hinderen in hun spel. Verder wordt verwacht dat u zich op de baan correct gedraagt. 10. Over punten waarin het baanreglement niet voorziet beslist het bestuur. 7
Bijlage 2: AFTREEDROOSTER VAN HET BESTUUR Inleiding Conform het gestelde in artikel 10, lid 6 van de statuten en het gestelde in artikelen 9 en 12 van het Huishoudelijk Reglement van de tennisvereniging Julianadorp is er een aftreedrooster vastgesteld voor aftredende en (her-)intredende bestuursleden onder de volgende voorwaarden: 1. Bestuursleden, de voorzitter daarbij inbegrepen, worden gekozen voor een periode van vier jaar. Indien zij aftredend zijn kunnen zij zich terstond herkiesbaar stellen. 2. Aftredend zijn jaarlijks in principe twee bestuursleden. De voorzitter is apart aftredend. 3. Het aftreedrooster is zodanig dat het dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris en penningmeester) niet gelijktijdig aftreedt. 4. Tussentijds intredende bestuursleden, de voorzitter daarbij inbegrepen, zijn volgens het vastgestelde aftreedrooster aftredend/herintredend. Aftredend aan het einde van het verenigingsjaar: 2012 Penningmeester Bestuurslid wedstrijdcommissie Bestuurslid PR/sponsoring 2013 Bestuurslid materiaalcommissie Bestuurslid kantinecommissie Bestuurslid jeugdcommissie 2014 Secretaris Bestuurslid recreantencommissie 2015 Voorzitter 2016 Penningmeester Bestuurslid wedstrijdcommissie Bestuurslid PR/sponsoring 8