BIJEENKOMST 25 JUNI 2014 LEDEN- & KERKBIJDRAGE-ADMINISTRATIE: EEN SCHAT AAN GEGEVENS 1
PROGRAMMA 19.00 uur: Ontvangst 19.30 uur: Welkom en gebed door vicaris-generaal C.F.M. van den Hout 19.35 uur: Peter Broeders, directeur-econoom: een eerste inleiding 19.50 uur: Wil van de Molengraft, adjunct-econoom: mogelijkheden en onmogelijkheden vanuit Navision 20.20 uur: Korte pauze 20.30 uur: Baukje Stam: een succesvolle fondsenwerving/ de actie kerkbalans 21.30 uur: Afsluiting formele gedeelte 2
WELKOM EN GEBED Vicaris-generaal dr. C.F.M. van den Hout 3
EEN EERSTE INLEIDING Directeur-econoom Peter Broeders, di. 4
MOGELIJKHEDEN EN ONMOGELIJKHEDEN Adjunct-econoom Wil van de Molengraft 5
NAVISION WAT DOEN WE ER MEE? Navision Ledenadministratie In hoeverre slagen we er in de ledenadministratie ook daadwerkelijk pastoraal te gebruiken? Navision Kerkbijdrage-administratie In hoeverre slagen we er in om ondersteund vanuit Navision nieuwe manieren van fondsenwerving op te zetten? Insteek: beleidsmatig 6
LEDENADMINISTRATIE GBA Sila SILA Parochies Par. A Par. B 7
LEDENADMI. Pastorale aantekeningen worden versleuteld (zelfs de helpdesk kan ze niet lezen) en verhuizen nooit mee. 8
LEDENADMI. 9
WAT IS ER MOOIER DAN Een systeem wat actieve benadering mogelijk maakt van: Eerste communicanten Vormelingen Jonge gezinnen Jubilea 60 jaar getrouwd 50 jaar getrouwd Verjaardagen 100+ Vrijwilligers Jubilea Een nieuwe buurt. 10
ECHTER niet volledig, toch gebruiken Na 10 jaar gebruik van Sila/Navision een (te) grote diversiteit in het gebruik van Navision Wel/niet vastleggen van kerkelijke gegevens Wel/niet vastleggen van vrijwilligers(taken) Verschillend gebruik van vrije velden Vertrokken bewoners Volledigheid van de kerkelijke gegevens Verhuizingen Eigen invoer In de basis een sterk systeem mits mensen toestemming blijven geven ( SILA stip ) -> zie volgende sheet Continue opleidingsbehoefte 11
BRP Dit hebben wij natuurlijk niet in de hand 12
EIGEN ACTIE NOODZAKELIJK Voortdurende actie bij nieuwe bewoners, verhuizingen etc. 13
TOEGANKELIJKHEID Keuze: Gebruik segmenten Excel 14
MOGELIJKE SELECTIECRITERIA Nr. Datum aanvang adres huish. Parochie Doop Gemeenschap Datum overlijden Parochie Communie Geboortedatum Kerkgezindte Parochie Vormsel Naam Straatnaam Parochie Huwelijk Adres Huisnummer Parochie Uitvaart Postcode Huisletter Status Plaats Huisnummertoevoeging Naam doop parochie Wijk Aanduiding bij huisnummer Naam communie parochie Telefoon Locatiebeschrijving Naam vormsel parochie Telex Adres aanduiding Naam huwelijk parochie Provincie Adresfunctie Naam uitvaart parochie E-mail Geboorteplaats Naam Wijk Soort Gemeente van inschr Naam Sectie Gezinsnr. PE Geografische parochie Naam Bezorgwijk Naam hoofd PE Voorkeur parochie Wijkcodes vastzetten Contactpersoonnr. opzoeken Persoonsnummer SILA Vrijwilliger vanaf Roepnaam Indicatie SILA-stip Datum h.oliesel Voorvoegsel Sila foutbericht Parochie h.oliesel Geslachtsnaam Registratiesoort Naam h.oliesel parochie Initialen Omschrijving Adel.titel Leeftijd Telefoon (Mobiel) Omschrijving Naamgebruik Huwelijksjaren Gezinsrelatie Omschrijving kerkgezindte Omschrijving alternatief adres Van segment uitsluiten Omschrijving burgelijke staat Adres alternatief adres Correspondentietype Omschrijving gezinsrelatie Plaats alternatief adres Aanhefcode Omschrijving Sila foutbericht Postcode alternatief adres Voornamen Deel van Gemeente Telefoon alternatief adres Voorvoegsel echtgenoot Voorkeurparochiaan E-mail alternatief adres Geslachtsnaam echtgeno(o)t(e) Aantal taken Vrij veld 1 code Geslacht Vrijwilliger Vrij veld 1 omschrijving 1 Informele aanhef Sectie Vrij veld 1 omschrijving 2 Formele aanhef Bezorgwijk Vrij veld 2 code Adellijke titel/predicaat Datum doopsel Vrij veld 2 omschrijving 1 Aanduiding naamgebruik Datum communie Vrij veld 2 omschrijving 2 Burgerlijke staat Datum vormsel Vrij veld 3 code Datumhuw./ger. Partnerschap Datum kerkelijk huwelijk Vrij veld 3 omschrijving 1 Bisdom van Datumontb.huw./ger.part.sch. 's-hertogenbosch Datum kerkelijke uitvaart Vrij veld 3 omschrijving 2 15
EINDELOZE MOGELIJKHEDEN Overal kan op gezocht en gefilterd worden. Wat er niet in zit, kan er ook niet uitkomen. Nu wordt duidelijk waarom we zaken hebben vastgelegd! 16
DE FONDSENWERVING 17
WAAR KUNNEN WE (WEL) WAT AAN DOEN? (Een mate van) professionalisering. Geven is geen automatisme meer. Nieuwe technieken? Crowdfunding? 18
HUIDIGE TECHNIEK Actie kerkbalans Professionaliseren Verbreden Verdiepen Ontvangen bedrag per jaar (Meerdere items) Gemiddelde van Ontvangen bedrag per jaar Kolomlabels Rijlabels 2011 2012 2013 2014 10 37,50 25,00 50,00 20 35,00 13,13 85,00 33,33 30 23,88 25,11 29,47 29,21 40 30,67 32,03 30,54 32,20 50 47,39 45,21 47,62 41,74 60 55,52 54,41 56,50 45,66 70 71,48 67,82 67,16 48,75 80 78,33 67,51 71,29 57,39 90 65,25 61,43 73,18 48,22 100 469,86 330,00 267,08 224,55 #N/B 423,22 132,98 91,62 Eindtotaal 62,46 58,39 60,13 47,75 Maar ook openstaan voor 19
NIEUWE TECHNIEKEN 20
NIEUWE TECHNIEKEN 21
ANDERE TECHNIEKEN we hebben het altijd zo gedaan Reclame maken voor het doen van giften Straatwerving Telefonische werving (nieuwe donateurs of upgraden) Via internetadvertenties om donaties vragen Op de eigen website 22
CROWDFUNDING maar hebben wij niet een gigantische voorsprong. 23
KERKBIJDRAGE Ook hier speelt probleem van de toegankelijkheid CENSUUR NN Contactpersoonnr. Debiteurnr. Naam Naam 2 Adres Postcode Plaats Bankrekening code IBAN Klant Geblokkeerd Code transactiemodus Frequentie Ingangsdatum Einddatum Toegezegd bedrag Toegezegd januari Incasso januari Ontvangen januari Toegezegd februari Incasso februari Ontvangen februari Toegezegd maart Incasso maart Ontvangen maart Toegezegd april Incasso april Ontvangen april Toegezegd mei Incasso mei Ontvangen mei Toegezegd juni Incasso juni Ontvangen juni Toegezegd juli Incasso juli Ontvangen juli Toegezegd augustus Incasso augustus Ontvangen augustus Toegezegd september Incasso september Ontvangen september Toegezegd oktober Incasso oktober Ontvangen oktober Toegezegd november Incasso november Ontvangen november Toegezegd december Incasso december Ontvangen december Extra ontvangen Toegezegd bedrag per jaar Ontvangen bedrag per jaar Verschil toegezegd - ontvangen Omschrijving Wijk Sectie Bezorgwijk Mandaat ID Geloofsgemeenschap Jaar Koppelen op nummer 24
KOPPELEN VIA EXCEL NN Contactpersoonnr. Debiteurnr. Naam Naam 2 Adres Postcode Plaats Bankrekening code IBAN Klant Geblokkeerd Code transactiemodus Frequentie Ingangsdatum Einddatum Toegezegd bedrag Toegezegd januari Incasso januari Ontvangen januari Toegezegd februari Incasso februari Ontvangen februari Toegezegd maart Incasso maart Ontvangen maart Toegezegd april Incasso april Ontvangen april Toegezegd mei Incasso mei Ontvangen mei Toegezegd juni Nr. Datum aanvang adres huish. Parochie Doop Gemeenschap Datum overlijden Parochie Communie Geboortedatum Kerkgezindte Parochie Vormsel Incasso juni Naam Straatnaam Parochie Huwelijk Ontvangen juni Adres Huisnummer Parochie Uitvaart Toegezegd juli Postcode Huisletter Status Incasso juli Plaats Huisnummertoevoeging Naam doop parochie Ontvangen juli Wijk Aanduiding bij huisnummer Naam communie parochie Toegezegd augustus Telefoon Locatiebeschrijving Naam vormsel parochie Incasso augustus Telex Adres aanduiding Naam huwelijk parochie Ontvangen Provincie augustus Adresfunctie Naam uitvaart parochie Toegezegd E-mail september Geboorteplaats Naam Wijk Incasso september Soort Gemeente van inschr Naam Sectie Ontvangen Gezinsnr. september PE Geografische parochie Naam Bezorgwijk Toegezegd Naam oktober hoofd PE Voorkeur parochie Wijkcodes vastzetten Incasso oktober Contactpersoonnr. opzoeken Persoonsnummer SILA Vrijwilliger vanaf Ontvangen Roepnaam oktober Indicatie SILA-stip Datum h.oliesel Toegezegd Voorvoegsel november Sila foutbericht Parochie h.oliesel Incasso november Geslachtsnaam Registratiesoort Naam h.oliesel parochie Ontvangen Initialen november Omschrijving Adel.titel Leeftijd Toegezegd Telefoon december (Mobiel) Omschrijving Naamgebruik Huwelijksjaren Incasso december Gezinsrelatie Omschrijving kerkgezindte Omschrijving alternatief adres Ontvangen Van december segment uitsluiten Omschrijving burgelijke staat Adres alternatief adres Extra ontvangen Correspondentietype Omschrijving gezinsrelatie Plaats alternatief adres Toegezegd Aanhefcode bedrag per jaar Omschrijving Sila foutbericht Postcode alternatief adres Ontvangen Voornamen bedrag per jaar Deel van Gemeente Telefoon alternatief adres Verschil toegezegd Voorvoegsel - ontvangen echtgenoot Voorkeurparochiaan E-mail alternatief adres Omschrijving Geslachtsnaam echtgeno(o)t(e) Aantal taken Vrij veld 1 code Wijk Geslacht Vrijwilliger Vrij veld 1 omschrijving 1 Sectie Informele aanhef Sectie Vrij veld 1 omschrijving 2 BezorgwijkFormele aanhef Bezorgwijk Vrij veld 2 code Mandaat IDAdellijke titel/predicaat Datum doopsel Vrij veld 2 omschrijving 1 Geloofsgemeenschap Aanduiding naamgebruik Datum communie Vrij veld 2 omschrijving 2 Jaar Burgerlijke staat Datum vormsel Vrij veld 3 code Datumhuw./ger. Partnerschap Datum kerkelijk huwelijk Vrij veld 3 omschrijving 1 Datumontb.huw./ger.part.sch. Datum kerkelijke uitvaart Vrij veld 3 omschrijving 2 25
SCHAT AAN INFORMATIE Voorbeeld vanuit koppeling LA/KB: Hoeveel gezinnen zijn er binnen de grenzen van de parochie? (bijvoorbeeld gezinshoofd < 30 jaar) -> direct alle NAW gegevens voor mailing e.d. beschikbaar voor uitnodiging pastorale activiteiten Hoeveel van deze gezinnen doen mee met de actie kerkbalans? Voor welke bedragen? -> direct alle NAW gegevens voor mailing e.d. beschikbaar Wie wordt er dit jaar 100 jaar? Doelgroep rondom testamenten 26
VANUIT EEN WILLEKEURIGE PAROCHIE Wist u dat er 920 gezinnen zijn waarvan het hoofd jonger is dan 30, waarvan er in 2013 slechts 7 aan de kerkbijdrage hebben meegedaan? In 2013 633 deelnemers aan de kerkbijdrage op jaarbasis 15 of minder hebben bijgedragen? er 321 kinderen zijn met een geboortedatum uit 2006/2007? er 563 kinderen zijn met geboortejaar 2001/2002 waarvan 159 geen datum eerste heilige communie? er 9 nog samenwonende echtparen zijn die 60 jaar zijn getrouwd, en 104 50 jaar getrouwd? er circa 135 echtparen 25 jaar zijn getrouwd? er 26 parochianen ouder dan 95 zijn? 27
TOT SLOT Niet blijven hangen op waarom het niet kan Niet blijven hangen op de oude werkwijze maar concentreren op wat we wel kunnen -> belangrijke rol voor het bestuur Beter ontsluiten van beschikbare informatie voor pastorale doeleinden en fondsenwerving Samen zoeken naar nieuwe mogelijkheden 28