Handleiding Wedstrijdsecretaris Atletiekunie Sector wedstrijdatletiek en verenigingszaken Juli 2013
Atletiekunie Postbus 60100 6800 JC ARNHEM Papendallaan 60 6816 VD ARNHEM Telefoon : (026) 483 48 00 Fax : (026) 483 48 01 E-mail : info@atletiekunie.nl Internet : www.atletiekunie.nl
Inhoudsopgave Voorwoord... 3 1. De wedstrijdsecretaris is kaderlid... 5 1.1 Inbedding van werkzaamheden... 5 1.2 Werkzaamheden verdelen?... 5 1.3 Jaarverslag... 5 2. De wedstrijdsecretaris in het algemeen... 7 2.1 Is iemand die... 7 2.2 En beschikt over... 7 2.3 Taken... 7 2.4 Soorten wedstrijden... 7 2.5 Wedstrijden kunnen worden onderverdeeld in:... 8 2.6 Vervolg taken... 8 2.7 Materialen voor het wedstrijdsecretariaat... 8 2.8 Bijbehorend tijdpad:... 9 2.8.1 Baanwedstrijden... 9 2.8.2 Wegwedstrijden/Cross Country... 9 3. Specifiek voor de wedstrijdsecretaris "thuis"... 10 3.1 De wedstrijd, vooraf... 10 3.2 De wedstrijd... 10 3.2.1 Voor looponderdelen:... 10 3.2.2 Voor technische onderdelen:... 10 3.3 Achteraf... 11 3.4 Nog enkele praktische tips... 12 4. Wedstrijdsecretaris "uit"... 14 5. Instuif wedstrijden... 16 6. Cross country en weg wedstrijden... 18 7. Een groot evenement... 20 8. Diversen... 22 1
2
Voorwoord Deze handleiding wil: een handreiking zijn voor de geroutineerde wedstrijdsecretaris; een taakomschrijving geven aan de hand waarvan een nieuwe wedstrijdsecretaris zich in kan werken; een aanzet bieden tot taakverdeling als de werkzaamheden te omvangrijk worden voor een persoon. Het is niet bedoeld als materiaal aan de hand waarvan cursussen worden georganiseerd. Overal waar hij of andere mannelijke aanduidingen zijn gebruikt, kan natuurlijk evengoed zij of een ander vrouwelijke aanduiding worden gelezen. Als altijd zien de samenstellers uw kritische op- en aanmerkingen, uw aanvullingen of voorstellen ter verbetering graag tegemoet. U kunt deze sturen aan: Atletiekunie Sector wedstrijdatletiek Postbus 60100 6800 JC ARNHEM Telefoon : (026) 483 48 00 Fax : (026) 483 48 01 E-mail : info@atletiekunie.nl Internet : www.atletiekunie.nl Zie voor de digitale jurynieuwsbrief, die een aantal keer per jaar uitkomt: www.atletiekunie.nl/jury 3
4
1. De wedstrijdsecretaris is kaderlid 1.1 Inbedding van werkzaamheden Mogelijkheid 1: de wedstrijdsecretaris als lid van de Wedstrijd Organisatie Commissie (WOC) *). In dit geval is er sprake van een gericht optreden binnen de specifieke portefeuille. Er dient dan wel geregeld te zijn welk bestuurslid het takenpakket van de wedstrijdsecretaris als verantwoordelijk toezichthouder en aanspreekpunt in zijn portefeuille heeft. Mogelijkheid 2: de wedstrijdsecretaris als lid van het bestuur is specifiek verantwoordelijk voor de eigen portefeuille en is gezamenlijk met de andere bestuursleden verantwoordelijk voor het gehele verenigingsbeleid en de realisatie ervan. Mogelijkheid 1 komt in de praktijk vaker voor dan mogelijkheid 2. 1.2 Werkzaamheden verdelen? Het werk bestaat uit verschillende aspecten, die soms door één, soms door meerdere personen worden ingevuld. Als taken gesplitst worden is een gangbare verdeling: wedstrijdsecretaris thuis en uit; soms bij (heel) grote verenigingen nog nader onderverdeeld in bij voorbeeld enerzijds masters/senioren/junioren A/B en anderzijds junioren C/D plus pupillen. Ook wordt wegatletiek (en cross country) soms door een andere functionaris gedaan. De wedstrijdsecretaris thuis doet alle benodigde werkzaamheden voor de wedstrijden die uw vereniging zelf organiseert. De wedstrijdsecretaris uit zorgt ervoor dat leden van uw vereniging kunnen deelnemen aan wedstrijden die door andere verenigingen worden georganiseerd. 1.3 Jaarverslag Jaarlijks maakt de wedstrijdsecretaris een jaarverslag op waarin verrichte activiteiten en de resultaten daarvan worden vermeld. Aan de hand hiervan verantwoordt de wedstrijdsecretaris zich op de jaarlijkse algemene ledenvergadering tegenover de leden van de vereniging voor in het afgelopen jaar verrichte werkzaamheden. Het is ook niet ongebruikelijk dat er één jaarverslag van de WOC wordt gemaakt, waaraan de wedstrijdsecretaris dan de specifieke paragraaf bijdraagt. *) De manier waarop een vereniging het kaderwerk structuur geeft en de naamgeving van bijvoorbeeld commissies zal van vereniging tot vereniging verschillen. 5
6
2. De wedstrijdsecretaris in het algemeen 2.1 Is iemand die over algemeen organisatorisch inzicht beschikt goed weet hoe de eigen vereniging functioneert en die de sleutelfiguren kent op hoofdlijnen inzicht heeft in de structuur van de Atletiekunie een cursus jurylid algemeen (functie 60) met goed gevolg heeft afgesloten nieuwe bepalingen omtrent wedstrijdorganisatie en wedstrijdreglement goed bijhoudt over goede communicatieve eigenschappen beschikt kalmte en overzicht bewaart maar tegelijk heel geconcentreerd en hard kan werken stressbestendig is 2.2 En beschikt over de wedstrijdkalender (website) de adressenlijst van bij de Atletiekunie aangesloten verenigingen en stichtingen van het lopende jaar een up-to-date ledenlijst van de eigen vereniging in verband met het al dan niet beschikken over een wedstrijdlicentie, de categorie, het geboortejaar de nieuwste uitgave van het wedstrijdreglement een (gratis) e-mail abonnement op de jurynieuwsbrief van de Atletiekunie 2.3 Taken De eerste stap is het samenstellen van een kalender van eigen gewenste te organiseren wedstrijden. Dat doet een wedstrijdsecretaris meestal niet zelfstandig. Als het goed is, wordt daarvoor intern overleg gepleegd: met de jury coördinator (=juco), trainers (of trainerscoördinator), kantinebeheerder, baanploeg en de overige medewerkers van het wedstrijdsecretariaat. Uit al deze geledingen van de vereniging dient een bijdrage geleverd te worden aan te organiseren wedstrijden en om er zeker van te zijn dat alle partijen op de voorgestelde data voldoende mensen en middelen kunnen inzetten, is dit overleg onmisbaar. Daarna volgt extern overleg: afstemming met de andere verenigingen in de eigen regio voorkomt, dat twee verenigingen op enkele kilometers afstand van elkaar op een zelfde datum bij voorbeeld een jeugdwedstrijd willen organiseren voor een zelfde doelgroep. Bij dit al dienen ook de te plannen onderdelen worden betrokken (vandaar de inbreng van de trainers). Vervolgens worden de wedstrijden aangevraagd bij de Atletiekunie. Denk bij dit alles ook aan competitiewedstrijden! 2.4 Soorten wedstrijden Afnemend naar prioriteitsniveau zijn er verschillende soorten wedstrijden. De indeling en globaal- de invulling daarvan: I Internationaal niveau Wedstrijden die onder de paraplu van de IAAF of de European Athletics vallen. Bijvoorbeeld de jaarlijkse Fanny Blankers Koen wedstrijd in Hengelo en als de Atletiekunie zo af en toe eens een internationaal toernooi toegewezen gekregen heeft. N G R Nationaal niveau Nationale kampioenschappen en andere wedstrijden die dit predicaat mogen dragen. Bijvoorbeeld ook de wedstrijden van het Baancircuit. Gewestelijk niveau Gewestelijke kampioenschappen, veel competitiewedstrijden en andere, als zodanig aangewezen wedstrijden. Regionaal niveau Alle overige wedstrijden. 7
2.5 Wedstrijden kunnen worden onderverdeeld in: baanwedstrijden (meestal van circa april t/m begin oktober); dit kunnen open wedstrijden zijn (waar iedereen die over een geldige wedstrijdlicentie beschikt aan mee kan doen); competitiewedstrijden; meerkampen; estafettewedstrijden; dualmeetings; besloten eigen wedstrijden (zoals uw verenigingskampioenschap); naar categorie masters-, senior-, jeugd-, of pupillenwedstrijden; maar soms ook combinaties van een aantal van deze mogelijkheden. indoorwedstrijden (meestal van november t/m maart) cross country wedstrijden (meestal van eind oktober t/m begin maart) wegwedstrijden (het hele jaar door) 2.6 Vervolg taken Na vaststelling van de eigen kalender zoekt de WOC, afhankelijk van het niveau van de wedstrijd, de wedstrijdleiders aan voor regionale wedstrijden, of doet een voorstel bij de taakcoördinator (= taco) voor gewestelijke wedstrijden of bij de Commissie Wedstrijd Atletiek (=CWA) voor (inter-)nationale wedstrijden. Zodra deze wedstrijdleider bevestigd heeft, dan wel benoemd is, maakt hij of zij deel uit van de organisatiecommissie voor die wedstrijd en is dan uw aanspreekpunt voor alle wedstrijdtechnische zaken. Aangezien (te) veel verenigingen niet over een specifieke functionaris beschikken die public relations in de portefeuille heeft, wordt vaak aan de wedstrijdsecretaris gevraagd om tijdig de (lokale) pers te informeren en/of een wedstrijdboekje samen te stellen waarin alle benodigde informatie voor de wedstrijden in het komende seizoen is opgenomen. Hoewel, met het nog altijd ook hiervoor toenemend gebruik van de website, is het niet uitgesloten dat een vereniging daarvoor kiest in plaats van, of soms naast zo n boekje. Ook het beheer van dit deel van de website kan in het takenpakket van de wedstrijdsecretaris zijn opgenomen. 2.7 Materialen voor het wedstrijdsecretariaat Ruim voor de wedstrijddatum dienen alle benodigde materialen te worden nagezien en zo nodig worden aangevuld. Vanzelfsprekend horen daar startnummers bij plus reservenummers (vooral bij meerdaagse wedstrijden!), soms ook prijzen en/of diploma s voor pupillenwedstrijden. Bij de uitrusting van het wedstrijdsecretariaat behoren de volgende zaken: computersysteem (monitor, toetsenbord, printer), soms in meervoud, met een wedstrijdadministratie programma papier (reserve) wedstrijdlijsten (reserve) startnummers lijsten met laanindeling voor baancommissarissen bij een wisselpunt veiligheidsspelden nietmachine, nietjes, plakband, punaises, correctietape verlengsnoeren / kabelhaspel paperclips potloden (ook gekleurde) en balpennen kopieerapparaat plastic mappen plankjes voor de jurylijsten reserve tijdschema's notitieblocs wedstrijdreglement (zo nodig met de laatste wijzigingen en aanvullingen, hoewel dit niet vaak meer voorkomt) recordlijsten recordformulieren (puntentellingboekjes) wisselgeld voor betaling inschrijfgeld merktekens voor werpmateriaal, inclusief watervaste viltstift voor de kogels 8
jurybanden of shirts / truien / jacks voor de juryleden (en overige medewerkers) kleefband voor baanmarkering (protestformulieren) competitieformulieren overtredingsrapporten (-kaartjes) telefoon: het nummer van de vaste lijn, als die er is, dan wel een mobiel nummer. Als u dat nummer vooraf duidelijk gecommuniceerd hebt, maakt het u bereikbaar voor atleten die, bijvoorbeeld op weg naar de wedstrijd, oponthoud oplopen. 2.8 Bijbehorend tijdpad: 2.8.1 Baanwedstrijden Het seizoen van baanwedstrijden loopt van 1 april t/m 31 maart. Het inschrijven van wedstrijden (ook indoors) gaat over deze gehele periode. Periode: Actie: Door: Oktober Publicatie (inter)nationale kalender Bondsbureau 1 December 1 Januari Inschrijving competitiewedstrijden Verenigingen https://mijnatletiek.rfxweb.nl/ Half januari Publicatie organisatoren competitiewedstrijden Bondsbureau 15 Januari 15 Februari Inschrijving wedstrijden april t/m maart Verenigingen www.atletiekunie.nl (stopwatch op de homepage) 1 Maart Publicatie baankalender op www.atletiekunie.nl Bondsbureau Voor het aanmelden van de wedstrijden zijn inlogcodes nodig, mochten deze niet beschikbaar zijn bij de vereniging dan zijn deze op te vragen bij de afdeling wedstrijdatletiek. 2.8.2 Wegwedstrijden/Cross Country Het seizoen van wegwedstrijden en crossen loopt van 1 januari t/m 31 december. Het inschrijven van wedstrijden gaat over deze gehele periode. Periode: Actie: Door: Oktober Publicatie (inter)nationale kalender Bondsbureau 1 September - 31 Oktober Inschrijving loopevenementen januari t/m december Verenigingen http://www.dutchrunners.nl/loopevenementen November Publicatie loopevenementen op www.dutchrunners.nl Bondsbureau Voor het aanmelden van de wedstrijden zijn inlogcodes nodig, mochten deze niet beschikbaar zijn bij de vereniging dan zijn deze op te vragen bij de afdeling loopsport. 9
3. Specifiek voor de wedstrijdsecretaris "thuis" 3.1 De wedstrijd, vooraf Startnummers toekennen (geclusterd per vereniging). Voor looponderdelen een indeling maken wie in welke serie en daarbinnen in welke laan start. Voor technische onderdelen een indeling maken in welke volgorde de deelnemers aan de beurt komen. Bij grote wedstrijden waar een screening door technisch gedelegeerde(n) nodig is (zie voor een verklaring hiervan straks het hoofdstuk: een groot evenement), van binnengekomen inschrijvingen afzonderlijke lijsten per onderdeel maken. In andere gevallen is dit niet nodig. Zorg dragen voor voldoende chronologische overzichten. (De wedstrijdleider is verantwoordelijk voor de samenstelling daarvan.) Een lijst samenstellen van inschrijvingen die nog niet betaald zijn. Geef de microfonist voor diens voorbereiding zo snel mogelijk informatie over het deelnemersveld. 3.2 De wedstrijd Begin ruim op tijd met even te controleren of alles goed opstart en naar behoren werkt! Alle benodigde materialen gebruiksklaar leggen (zie de lijst bij algemeen ). Jurylijsten uitdraaien. Dit kunt u beter niet vooraf thuis al doen. Er zijn altijd, tot kort voor het begin van de wedstrijd, afmeldingen, na-inschrijvingen of anderszins mutaties te verwachten die u beter eerst af kunt wachten voordat u de definitieve lijsten uitdraait. Dit ontslaat u echter niet van de plicht ervoor te zorgen dat de lijsten uiterlijk een half uur voor aanvang van het betreffende onderdeel gereedliggen! (Afhankelijk van het soort wedstrijd kan dat half uur -iets- korter of juist langer zijn.) Aantallen en bestemming (afhankelijk van het soort wedstrijd en het onderdeel zult u deze meestal niet allemaal nodig hebben): 3.2.1 Voor looponderdelen: callroom commissaris van vertrek (soms meervoud) elektronische tijd chef van het team (hand-)tijdwaarnemers windmetercontroleur (als de windmeter niet gekoppeld is aan de elektronische tijdwaarnemingsapparatuur) microfonist scheidsrechter (eventueel ook de startscheidsrechter) mededelingenbord bij estafettes per wisselpunt één lijst. 3.2.2 Voor technische onderdelen: callroom de chef van het betrokken juryteam windmetercontroleur de oproeper (bij verspringen, hink-stapspringen, polsstokhoogspringen, speerwerpen: omdat de atleten hun aanloop daar vaak tientallen meters verderop beginnen) microfonist (soms meervoud) scorebordbedienaar, per onderdeel scheidsrechter (soms meervoud) mededelingenbord 10
Aandachtspunt hierbij: op de lijsten hoort altijd de aanvangstijd te staan, net als het aantal pogingen en de benodigde gewichten. Bij hoog- en polsstokhoogspringen dienen de door het wedstrijdreglement of door de wedstrijdleider vastgestelde aanvangs- en vervolghoogten te worden vermeld. De lijsten volgens gemaakte afspraken uitgeven of laten afhalen. Vooral vanaf zeker een uur voor de wedstrijd t/m het begin ervan is het handig om een aparte medewerker te hebben voor de uitgifte van startnummers. Soms hebben nog niet alle inschrijvers betaald. U heeft daarvan een lijst voorbereid die bij de startnummers klaar ligt. Eerst betalen, dan een nummer ontvangen! (Denk ook aan wat wisselgeld.) Over medewerkers gesproken: iemand die apart het kopieerwerk regelt en met kennis van zaken formulieren beheert en opbergt, is ook vaak erg prettig. Het komt regelmatig voor dat er na-inschrijvingen zijn. De wedstrijdleider heeft u laten weten hoe daar mee omgegaan kan worden, want het al dan niet toelaten van na-inschrijvingen is zijn verantwoordelijkheid. (Een veel gebruikte aanpak is de volgende. Stel: een zeslaans accommodatie. Er zijn in een bepaalde categorie vijftien inschrijvingen op de 100m. De eerste drie na-inschrijvingen kunnen dan worden toegelaten om de series vol te maken. Bij technische onderdelen even kijken hoeveel tijd er nog beschikbaar is voor een volgende groep op die plaats aan de beurt is. Afhankelijk daarvan kunnen er x of y na-inschrijvingen worden toegelaten. Deze informatie hoort u van de wedstrijdleider gekregen te hebben.) Zodra een onderdeel afgelopen is komt de ingevulde jurylijst naar u terug. (Controleer of de scheidsrechter getekend heeft en daarmee de verantwoordelijkheid van het juryteam heeft overgenomen.) Afhankelijk van gemaakte afspraken is deze eerst bij de microfonist geweest of niet. De laatste werkwijze geniet de voorkeur. U maakt dan meteen een kopie voor de microfonist en kunt direct starten met het invoeren van de behaalde resultaten. Dat is vooral zinvol als na series bij looponderdelen later op de dag een (halve) finale moet worden gelopen. Mogelijke (halve-)finalisten willen immers graag zo spoedig mogelijk weten waar ze aan toe zijn, in verband met hun voorbereiding daarop; al dan niet in combinatie met deelname aan andere onderdelen. Nu is het ook mogelijk om jurylijsten voor die (halve) finales te maken. Vervolgens bergt u de verkregen uitslagen systematisch op, bijvoorbeeld in een ringband. Indien er prijzen worden overhandigd is het slim om de medewerker die vooraf en aan het begin van de wedstrijd startnummers uitdeelde, te belasten met het voorbereiden en uitvoeren ervan. U zult ook ervaren dat u voor bijzonder veel atleten, hun ouders, trainers en andere belangstellenden een eerste aanspreekpunt bent als die mensen vragen hebben. Het is moeilijk daarvoor een vaste werkwijze aan te geven hoe u er het best mee om kunt gaan, omdat de aard van de vragen vaak enorm uiteenloopt. Theoretisch ideaal is als een goed op de hoogte zijnd verenigingslid daarvoor als aanspreekpunt kan dienen. (Wellicht ook in combinatie met het uitgeven van startnummers en voorbereiden van de prijsuitreiking?) Vragen die u kort kunt beantwoorden en als u daarvoor ook de tijd hebt: doen. Vragen waarvan u minder zeker bent of waarvoor u (op dat moment) geen tijd hebt: doorverwijzen. Meestal komt dan de wedstrijdleider (degene met de rode band om de arm) het eerst in aanmerking. Deze persoon is immers de manager, de uiteindelijk verantwoordelijke voor het functioneren van alle aanwezige mensen in de rol die zij toebedeeld gekregen hebben en voor de vaste en losse materialen die voor een goed verloop van de wedstrijd nodig zijn. (De wedstrijdleider is ook uw hoogste baas!) 3.3 Achteraf Als de wedstrijd afgelopen is, alle uitslagen ingevoerd in het computerprogramma, kunt u deze verzenden naar het bondsbureau, naar de verenigingen waarvan atleten hebben deelgenomen, naar de (plaatselijke) pers, naar contactadressen van u zelf. Als het een competitiewedstrijd was, ook naar de betreffende competitieleider. Wanneer ter plekke geen internet aansluiting (mogelijk) is, slaat u alles op (doet u trouwens toch altijd) en verzendt deze gegevens liefst s avonds of anders de volgende dag van huis uit. Bij het verzenden van de uitslagen hoort ook een lijst naar het bondsbureau te gaan met een overzicht van (zonder bericht) niet opgekomen atleten, plus een overzicht van uitgereikte gele en/of rode kaarten, inclusief het artikelnummer uit het wedstrijdreglement op grond waarvan zo n kaart getoond is door een scheidsrechter en/of de wedstrijdleider (als dat gebeurd is). 11
3.4 Nog enkele praktische tips Geef niet bij het begin van de wedstrijd alle formulieren aan een juryteam tegelijk mee. Stel dat een juryteam bij een wedstrijd twee maal verspringen en een maal hoogspringen doet. En dat het tegen het einde van het eerste onderdeel gaat regenen.. dan zijn de lijsten voor de volgende onderdelen al snel slecht bruikbaar. Bovendien: als men de lijst voor het tweede onderdeel bij u moet afhalen, weet u ook zeker dat u de eerste tijdig terugkrijgt Als er deelnemers met een zelfde resultaat geëindigd zijn is het zaak dat zij in een correcte volgorde in de uitslag vermeld worden. Soms heeft het juryteam dat goed uitgerekend en op het formulier gezet, maar zet uw wedstrijdadministratie programma op de computer die deelnemers bij voorbeeld in een alfabetische volgorde, of zoiets raars. Ook als u bij een uitslag hoogspringen voor deelnemer A 1,60 invoert, voor B 1,60 en voor C 1.60 [let op het verschil tussen punt en komma], dan kan de computer wel eens niet doen wat u bedoelt. Let ook op de letters in de uitslag. Als een deelnemer wel ingeschreven staat, het startnummer heeft afgehaald, maar alsnog niet heeft deelgenomen, hoort er DNS ingevuld te zijn. (DNS is de gangbare uitdrukking voor Did Not Start.) Een deelnemer die wel gestart is maar onderweg is uitgestapt (door een acute blessure, door het gevoel: het gaat vandaag niet ) hoort in de uitslag te worden opgenomen met de letters DNF (Did Not Finish). Soms wordt een deelnemer gediskwalificeerd. Met name bij estafetteteams gebeurt dat nog wel eens en tegenwoordig ook bij de start van een wedstrijd voor senioren en de oudste jeugd waar de eerste valse start meteen einde wedstrijd betekent voor die deelnemer. Ook als er toch een tijd bekend is omdat er wel gefinisht is, mag die onder geen enkele voorwaarde bekend gemaakt worden. U typt in de uitslag de letters DQ (DisQualified). Als bij een technisch onderdeel bijvoorbeeld 15 deelnemers meededen en één van hen begonnen is met drie ongeldige pogingen, mag deze deelnemer natuurlijk niet meer meedoen aan ronde vier, vijf en zes. We zien regelmatig dat deze deelnemer in de uitslag staat als 15 e met het resultaat: 0,00 m. Dat is niet juist. De correcte werkwijze is: de nummers 1 t/m 14 met het resultaat dat zij bereikt hebben achter hun naam en dan zonder nummer deze deelnemer met op de plaats van het resultaat de letters: NM (No Mark). Bij looponderdelen waar eerst series zijn geweest en later op de middag een finale wordt gelopen, gebeurt het nog wel eens dat één van de finalisten zich terugtrekt en dat degene die de finale nèt niet gehaald heeft, aan u vraagt of hij de vrijgekomen plaats mag innemen. U mag dit niet toestaan omdat hij zich daarvoor niet gekwalificeerd heeft. Het indelen van (halve) finales is trouwens formeel een taak van de scheidsrechter lopen. In de praktijk wordt deze taak heel vaak aan u gedelegeerd, vaak zelfs zonder dat het expliciet gezegd wordt. Dit is ook een van de redenen dat u (of in ieder geval één medewerker van het team dat het wedstrijdsecretariaat bemenst) in het bezit is van tenminste juryfunctie 60: jurylid algemeen. U kunt er namelijk niet op vertrouwen dat de computer het betreffende artikel uit het wedstrijdreglement dat daarvoor nodig is, kent. 12
13
4. Wedstrijdsecretaris "uit" In toenemende mate is het mogelijk (vooral bij grotere wedstrijden) dat een atleet zichzelf online inschrijft voor een wedstrijd en dat het gevraagde inschrijfgeld meteen door hem zelf van de eigen rekening moet worden overgemaakt. Voordeel hiervan: veel minder werk voor de wedstrijdsecretaris uit. Nadeel: minder zicht op waar uw atleten actief zijn. Als een vereniging daar toch meer weet van wil hebben, is het nodig dat goede afspraken worden gemaakt met die atleten, hun trainers en dat op het internet regelmatig gekeken wordt naar uitslagen. (Zie daarvoor de site van de organiserende vereniging, of bij voorbeeld die van de Atletiekunie, van AthleticsOnLine.info.) Vooral ten behoeve van de jongere jeugd heeft u wel een aantal in te vullen taken. Om te beginnen is het prettig voor de planning van uw werkzaamheden als u vóór het begin van het seizoen weet (van de trainers, van het bestuur) welke wedstrijden massaal bezocht gaan worden. Die wedstrijden kunnen competitiewedstrijden zijn, kampioenschappen of andere wedstrijden. Op de diverse websites vindt u het complete aanbod. Inschrijven kan gebeuren doordat: u van de trainer(s) van (een) groep(-en) een overzichtslijst krijgt met de gegevens van alle atleten die aan die wedstrijd mee willen doen de atleet alle benodigde gegevens invult op een papieren lijst die op een mededelingenbord in het clubhuis hangt (en waarvoor u meestal moet zorgen dat die lijst er tijdig hangt en weer wordt weggehaald), iedere afzonderlijke atleet u per mail daarover informeert of, zoals eerder genoemd, dat de atleet persoonlijk rechtstreeks bij de organiserende vereniging dat met behulp van het internet laat weten. In de eerstgenoemde drie situaties verzamelt u alle gegevens op een A-formulier. Van belang zijn het registratienummer (wedstrijdlicentie), de geboortedatum, man of vrouw, de categorie waarin de atleet uit moet of wil komen, het/de onderde(e)l(en) waarop de atleet uit wil komen en dat natuurlijk voor allen die u inschrijft. Daarnaast ook algemene gegevens als de naam van de wedstrijd, de naam en plaats van zowel de organiserende als uw vereniging, de datum, gegevens over uw bereikbaarheid. Wanneer u gegevens van trainers krijgt of als u werkt met inschrijflijsten die in het clubgebouw hangen, is het uw verantwoordelijkheid dat u deze tijdig ontvangt, dan wel weghaalt en er voor zorgt, dat de inschrijving voor de sluitingsdatum is gedaan. Op hetzelfde moment moet ook inschrijfgeld worden overgemaakt, daarvoor zijn veel verschillende werkwijzen bedacht. Zoals: in de contributie voor wedstrijdatleten is een (gemiddeld) bedrag opgenomen waaruit inschrijfgelden worden betaald; dit is voor de vereniging met afstand de gemakkelijkst werkbare methode wedstrijdatleten storten bij aanvang van het jaar/seizoen een bedrag in de verenigingskas waaruit inschrijvingen worden betaald. Wie meer wedstrijden doet, krijgt een bericht dat bijgestort moet worden. een atleet betaalt voor elke wedstrijd waaraan hij deelneemt het bijbehorende bedrag aan de penningmeester of aan de wedstrijdsecretaris van zijn eigen vereniging en zo zijn er meer varianten die worden toegepast. U ziet: een toenemende werkdruk voor het verenigingskader want het incasseren kan moeizaam verlopen. Ook dienen inkomsten en uitgaven op elk gewenst moment verantwoord te kunnen worden. Wanneer door de wedstrijdsecretaris uit wordt ingeschreven dient er ook rekening te worden gehouden met een terugkoppeling. Soms een bevestiging van acceptatie, een chronologisch overzicht, voor een enkele wedstrijd een toegangsbewijs,. Ook het eventueel afmelden als een ingeschreven atleet daarna bijvoorbeeld geblesseerd raakt. Regelen of dat een taak van de wedstrijdsecretaris is of van de betrokken atleet zelf. In het laatste geval zal deze moeten weten waar hij zijn boodschap kwijt kan. 14
Instuifwedstrijden of na-inschrijven is voor het verenigingskader het gemakkelijkst. De atleet beslist zelf, tot op de dag van de wedstrijd, of hij er gaat meedoen en is zelf ter plaatse verantwoordelijk voor zijn inschrijving en de betaling ervan. Toch, het intensieve gebruik van websites en van e-mail heeft een en ander een stuk eenvoudiger gemaakt dan voorheen, hoewel uw functie nog steeds heel verantwoordelijk werk is en blijft. Na een wedstrijd elders ontvangt u de uitslagen. De prestaties van uw verenigingsleden dienen te worden gearchiveerd en beschikbaar te zijn voor ploegleiders (hulpmiddel bij het samenstellen van competitieploegen) het samenstellen van ranglijsten het bijhouden van recordlijsten van uw vereniging het clubblad 15
5. Instuif wedstrijden Uw vereniging organiseert een instuifwedstrijd. Meestal zijn dat avondwedstrijden, hoewel er ook in het weekend natuurlijk instuiven plaats kunnen vinden. Een efficiënte werkwijze is dan de volgende: Als atleten binnenkomen, noteert u naam en vereniging. De atleet betaalt het vastgestelde inschrijfgeld en ontvangt een briefje of kaartje. Als hij dat ingevuld inlevert (denk aan voldoende schrijfmateriaal), neemt u een startnummer van de stapel voor u, noteert dat in het betreffende vakje en geeft het nummer aan de atleet. U zit er dus niet alleen, maar u hebt meerdere medewerkers. Wie voor meer onderdelen inschrijft, ontvangt ook net zoveel kaartjes, voor elk onderdeel één. (Maar krijgt straks één startnummer.) Een voorbeeld van zo n kaart: Eigen verenigingsnaam en/of logo Eventueel naam van de wedstrijd Datum [vult u vooraf in] Looponderdeel.. m Voornaam Naam Vereniging Te Geb.dat. M/V Categorie Licentienummer Startnummer [Vult u in] Serie [Vult u in] Onderdeel Gelopen tijd [Vult chef tijd in] Verwachte prestatie Plaats [Vult chef tijd in na info van chef aankomst] Drie kwartier tot een half uur voor aanvang van het onderdeel sluit u het inschrijven daarvoor af en legt de kaartjes van dat onderdeel op verschillende stapels. Per categorie, gesplitst in M/V een stapel. Boterdoosjes kunnen een handig hulpmiddel vormen om overzichtelijk en vlot te kunnen werken. Dan legt u elke stapel op volgorde van te verwachten prestatie en zo ontstaan de series, waarbij de langzaamste deelnemers in de eerste, en de snelsten in de laatste serie uitkomen. [Bij instuiven is het niet de gewoonte om series en finale te lopen, ook niet op de sprintafstanden.] Voor technische onderdelen gebruikt u een iets ander kaartje: Eigen verenigingsnaam en/of logo Eventueel naam van de wedstrijd Datum [vult u vooraf in] Spring-/werponderdeel.. Voornaam Naam Vereniging Te Geb.dat. M/V Categorie Licentienummer Startnummer [Vult u in] Onderdeel Verwachte prestatie Ronde 1 [Vult jury in] Ronde 2 Ronde 3 Ronde 4 Ronde 5 Ronde 6 Beste Plaats 16
Voor hoogspringen en polsstokhoogspringen is de volgende kaart beter bruikbaar: Eigen verenigingsnaam en/of logo Eventueel naam van de wedstrijd Datum [vult u vooraf in] Hoog / polshoog Voornaam Naam Vereniging Te Geb.dat. M/V Categorie Licentienummer Startnummer [Vult u in] Onderdeel Verwachte prestatie 0.55 0.60 0.65 0.70 0.75 0.80 0.85 0.90 0.95 1.00 1.80 1.90 2.00 2.10 2.20 2.30 2.40 2.50 2.60 2.70 1.05 1.10 1.15 1.20 1.25 1.30 1.35 1.40 1.45 1.50 2.80 2.90 3.00 3.10 3.20 3.30 3.40 3.50 3.60 3.70 1.55 1.60 1.65 1.70 1.75 1.80 1.90 1.95 2.00 2.03 3.80 3.90 4.00 4.10 4.20 4.30 4.40 4.50 4.60 4.70 2.06 2.09 2.12 2.,15 2.18 2.21 2.24 2.27 BEST PLAATS 4.80 4.90 5.00 5.10 5.20 5.30 5.40 5.50 Geslaagde poging: O Foutpoging: X Niet gesprongen: - De vermelde hoogten kunnen desgewenst worden aangepast aan het niveau van de deelnemers. Natuurlijk is het ook mogelijk om aan de hand van de inschrijfkaartjes per categorie per onderdeel wedstrijdformulieren te maken en die te gebruiken. Dan is het onderste deel van de kaartjes, waar tijdens de wedstrijden de resultaten worden ingevuld, niet nodig. Deze tweede aanpak vraagt meer werk vóór aanvang van het onderdeel; de eerste maakt mogelijk dat de wedstrijd sneller draait maar vraagt meer werk na afloop van u. Bovendien zijn niet alle juryleden blij met een stapel losse kaartjes en is bij de looponderdelen een koerier nodig die de kaartjes van de startcommissaris snel naar de finish brengt. Kies een werkwijze die bij uw vereniging past! Weet daarbij wel, dat we in de praktijk vaker de gewone jurylijsten tegenkomen dan het werken met losse kaartjes. Het tijdschema zal slechts globaal zijn: het is immers van te voren niet met zekerheid bekend hoeveel series er op een bepaald onderdeel nodig zijn en of een onderdeel verspringen 30 of 50 minuten gaat duren, om maar een paar mogelijkheden te noemen. Dat vraagt improvisatievermogen van u en de vaardigheid om prioriteiten te stellen. 17
6. Cross country en weg wedstrijden Vooraf maakt u lijsten per categorie per te lopen afstand. Veel atleten schrijven pas ter plaatse in. U kunt met (eenvoudiger) kaartjes zoals bij een instuif werken, u kunt zelf gegevens direct invoeren. Een ruime ploeg medewerkers en voldoende apparatuur (vooral laptops) is noodzakelijk. Daarom is ook een goede werkruimte (licht stroom meubilair en dergelijke) nodig en zeker bij cross countrywedstrijden nog al eens het vermogen tot improvisatie! Startnummers kunnen het best per categorie worden uitgegeven. Bijvoorbeeld reserveert u 1 t/m 99 voor de pupillen, 100 t/m 199 voor de C/D-jeugd, 200 t/m 299 voor de A/B-jeugd, 300 t/m 399 voor de senioren en 400 t/m 599 voor de masters. (Die laatste groep komt tegenwoordig het meest massaal op.) Bij de finish worden vaak systemen gebruikt waar per druk op de knop de tijd van de finishende loper wordt geregistreerd en met behulp van bijvoorbeeld dictafoons of vergelijkbare geluidsapparatuur de startnummers in de volgorde van aankomst worden ingesproken. Daarna is het aan u om van de zo verkregen gegevens zo snel mogelijk de uitslagen beschikbaar te hebben voor de prijsuitreiking, de pers en niet in de laatste plaats, voor de atleten. Als back-up systeem is een camera die schuin van voren alle finishende lopers opneemt een prima hulpmiddel. Deze werkzaamheden zijn tegenwoordig ook uit te besteden aan professionele teams die u kunt inhuren. Handig als er sprake is van grote(-re) aantallen deelnemers. Voor uw plaatselijke cross country, of, met alle respect bedoeld, het rondje om de kerk met hooguit in totaal enkele honderden deelnemers, is dit én niet nodig én te duur. 18
19
7. Een groot evenement Af en toe krijgt een vereniging desgevraagd de organisatie van bij voorbeeld een Nederlands Kampioenschap toegewezen. Op zich veranderen uw werkzaamheden daarvoor niet noemenswaard. Wel zult u dan ervaren dat de vereniging daarvoor lang van te voren een Local Organisation Committee (LOC) samenstelt. (Sorry, we gebruiken hier bijna altijd deze Engelse benaming voor.) Zo n team bestaat meestal uit een voorzitter/coördinator, een secretaris, een penningmeester, en een aantal leden die aandachtsvelden als: wedstrijdtechnisch, (para-)medisch, accommodatie en toebehoren, pers en publiciteit, en dergelijke in de portefeuille hebben. Plus de (dan door de Atletiekunie aangewezen) wedstrijdleider(s). Ook aan u kan worden gevraagd daarin plaats te nemen om uw specifieke deskundigheid in te brengen. Er hoort een draaiboek gemaakt te worden en er zullen regelmatig overlegmomenten zijn om te zien wat gedaan is en wat nog resteert, om in geval van altijd opdoemende onverwachte ontwikkelingen de beste aanpak met elkaar te bespreken. Steeds meer wordt voor het inschrijven bij deze grote wedstrijden (en in toenemende mate ook bij kleinere, gebruik gemaakt van www.inschrijven.nl. Zie aldaar voor meer informatie over deze dienst die u, voor een schappelijke prijs, enorm veel werk uit handen kan nemen! Bij grote evenementen zal de Atletiekunie een technisch gedelegeerde aanstellen. Een nationaal kampioenschap is en blijft een kampioenschap van de Atletiekunie, maar deze is natuurlijk nooit in staat om vanuit het bondsbureau op Papendal zo n wedstrijd ergens in het land te organiseren. Om een vereniging die daar meestal minder ervaring mee heeft te ondersteunen, om raad geven en voor valkuilen te behoeden, om op bepaalde terreinen te beslissen, doet van het begin af aan de technisch gedelegeerde mee. Een van de taken van zo n functionaris is de screening: het vaststellen welke van de ingeschreven kandidaat deelnemers worden toegelaten, zo nodig welke onderdelen (als kampioenschap) vervallen omdat er niet voldoende inschrijvingen zijn dan wel als er teveel deelnemers zijn vaststellen wie op een reservelijst komt en wie direct wordt afgewezen. Als dat laatste het geval is, heeft u de taak deze reserve- of afgewezen deelnemers zo snel mogelijk daarover te informeren. Logisch, dat daar reacties opkomen maar die stuurt u rechtstreeks door naar de technisch gedelegeerde en gaat daar inhoudelijk dus niet op in. Vaak zal op de wedstrijddag de atleet niet alleen eerst (een) startnummer(s) afhalen, maar ontvangt hij ook een meldkaartje voor elk onderdeel waar hij aan deelneemt. Dat moet hij inleveren op het meldbureau, voor een vastgestelde tijd. Die kaartjes gaan dan naar de technisch gedelegeerde die zo precies weet wie van de ingeschreven en geaccepteerde deelnemers daadwerkelijk opgekomen zijn. De technisch gedelegeerde kan dan op zo eerlijk mogelijke wijze bijvoorbeeld series indelen. Vaak ontvangt de atleet een envelop waarin het startnummer (of twee), het meldkaartje, een programmaboekje, soms een uittreksel van het informatiebulletin waarin alle benodigde wetenswaardigheden voor die wedstrijd zijn opgenomen. Aan u natuurlijk de taak om dat vooraf allemaal voor ter bereiden! 20
21
8. Diversen Als u ter plaatse in het wedstrijdsecretariaat niet kunt downloaden van de site van de Atletiekunie, en kunt printen, is het handig om bij wedstrijden voor A/B-jeugd, senioren en/of masters enkele aanvraagformulieren voor een nationaal record bij de hand te hebben. Niet dat u deze vaak nodig zult hebben, maar met name voor masters, met de onderverdeling in vijf jaren klassen wil dat nog wel eens voorkomen. U dient er wel voor te waken dat u het laatst gedateerde exemplaar bij u heeft. Soms heeft iemand eenmaal een formulier verkregen en dat vervolgens X maal gekopieerd. Zo komen we zelfs nog wel eens formulieren tegen uit de vorige eeuw en die worden door de Nationale Record Commissie écht niet meer in behandeling genomen! Bij een competitiewedstrijd is het formulier nodig waarop de wedstrijdofficials met hun handtekening na de wedstrijd verklaren dat alles correct is verlopen. Trouwens, ook het beschikbaar hebben van enkele lege mutatieformulieren waarop ploegleiders hun last minute wijzigingen kunnen doorgeven, bewijst in de praktijk vaak zijn nut. Heel veel succes en voldoening toegewenst in het uitoefenen van deze verantwoordelijke, drukke, maar ook onmisbare en prachtige functie! 22