Huishoudelijk reglement Stichting Vrouwennetwerk Concare 1 Doelgroep 1.1 Leden 1 wonen en/of werken in de regio west en midden Brabant, of zijn van plan dit te gaan doen. 1.2 Gestreefd wordt naar een evenwichtige verdeling van beroepsgroepen. 1.3 De leden zijn vrouwen die op grond van opleiding en/of ervaring (minimaal HBO werk- en denkniveau) een verantwoordelijke positie innemen in de profit en de non-profit sector als leidinggevende, als (startende) zelfstandig ondernemer of als vrije beroepsbeoefenaar en daar minimaal voor 50% professioneel werkzaam is. 1.4 Starters op de arbeidsmarkt die op grond van opleiding naar verwachting door kunnen groeien naar verantwoordelijke posities. 2 Lidmaatschap 2.1 De Stichting Vrouwennetwerk Concare (hierna: Concare ) kent 3 soorten leden: Lid: actief lid van de stichting; Ondersteunend lid: leden die vanwege persoonlijke en/of beroepsmatige omstandigheden, tijdelijk, niet de netwerkavonden bij kunnen wonen. Zij betalen wel de contributie. Een lid kan uitsluitend ondersteunend lid worden na overleg met en goedkeuring van het bestuur. Deze situatie kan maximaal 2 jaar duren. Erelid: degene die veel voor Concare heeft betekend en door haar maatschappelijke positie ook een goede PR-functie voor Concare heeft vervuld. Het bestuur benoemt de ereleden. Een erelid betaalt geen contributie en wordt niet uitgenodigd voor de reguliere netwerkavonden. 2.2 Concare streeft naar minimaal 40 en maximaal 70 leden.overwegingen hiervoor zijn de volgende: voldoende financieel draagvlak; draagt bij aan de kwaliteit van het netwerken; voldoende vrouwen met een actieve inbreng in bestuur of commissies. 2.3 Elk lid is verplicht om Concare tijdig en juist te informeren over haar persoonsgegevens (NAW gegevens, e-mail, werkgegevens e.d.) opdat er optimaal kan worden genetwerkt. Het lid past hiertoe zelf haar profiel op de website van Concare 2 aan. Wijzigingen worden ook doorgegeven aan de 1 Een stichting heeft formeel geen leden maar donateurs. Voor de leesbaarheid en om aan te sluiten bij het algemeen spraakgebruik wordt in dit HR toch overal leden lidmaatschap en lid gebruikt daar waar het donateurs betreft. 2 www.vrouwennetwerk-concare.nl
secretaris. 2.4 Van de leden wordt verwacht dat zij een actieve inbreng in de organisatie van Concare hebben, onder andere door lid te worden van het bestuur of een commissie. Ook kan men een activiteit voor een maandelijkse bijeenkomst verzorgen. 2.5 Een ieder streeft er naar deel te nemen aan zoveel mogelijk netwerkavonden (minimaal 7 per jaar) en is dan ook het grootste deel van de avond aanwezig. 2.6 Een lid mag na het verliezen van een positie op de arbeidsmarkt nog maximaal 2 jaar lid blijven, tenzij het bestuur besluit dat het lidmaatschap nog mag worden verlengd. 2.7 Beëindiging van het lidmaatschap is mogelijk door schriftelijke opzegging vóór 1 december van het lopende jaar; 2.8 Nieuwe leden kunnen opzeggen nadat zij een volledig kalenderjaar lid geweest zijn van Concare; 2.9 Het bestuur kan een lidmaatschap bij brief of email met directe ingang beëindigen als een lid de volledige contributie niet betaald heeft binnen 2 maanden na ontvangst van de rekening of als een lid een betalingsachterstand heeft van 3 diners. Er wordt dan verondersteld dat het lid geen werkelijke interesse meer heeft in Concare. De verplichting om de contributie of de diners te betalen blijft bestaan. 3 Besteding van Donaties 3 3.1 Communicatie via de website van Concare, email en andere sociale media over de ontwikkelingen van leden op persoonlijk en professioneel gebied, regionale ontwikkelingen en andere relevante onderwerpen; 3.2 Ontwikkeling door het uitnodigen van inspirerende sprekers (m/v); 3.3 Reserveren van voldoende geld voor deze sprekers; 3.4 2-3 jaarlijks inventarisatie onder de leden van de ervaringen met, behoeften aan en ideeën over Concare, door middel van een enquête of een persoonlijke inventarisatie door het bestuur. 3.5 Zorgdragen voor volledige, actuele ledenprofielen op de website van Concare. 3 Waaronder tevens begrepen de jaarlijkse contributie van leden
4 Bestuur en commissies 4.1 Het bestuur van Concare bestaat in ieder geval uit vier leden: voorzitter, contactvrouw/vicevoorzitter, secretaris en penningmeester. 4.2 Een aantal taken is gedelegeerd aan commissies. Vaste commissies zijn de Activiteitencommissie en de Intakecommissie. 4.3 Voor alle bestuursleden en de commissies zijn er aparte taakomschrijvingen. De taakomschrijving voor bestuursleden is toegevoegd als bijlage. 4.4 Om beleid tussen bestuur en commissie op elkaar af te stemmen is één bestuurslid ook lid van een commissie, dan wel is een commissielid periodiek aanwezig bij een bestuursvergadering. 4.5 Afhankelijk van initiatieven en gewenste acties kunnen er ook ad hoc commissies worden samengesteld. Het bestuur neemt hiertoe het initiatief. 5 Maandelijkse bijeenkomsten 5.1 In het algemeen worden elk jaar 10 tot 12 bijeenkomsten gehouden. De bijeenkomsten worden afwisselend georganiseerd op maandag, dinsdag, woensdag en donderdag. 5.2 Tijdens de bijeenkomsten is er een gezamenlijk diner, voorafgegaan door een borrel en wordt er na de maaltijd een activiteit aangeboden. 5.3 Concare heeft een vaste locatie in Breda, maar in het kader van bedrijfsbezoeken e.d. wordt daar ook van afgeweken. 5.4 De data van de netwerkavonden in een jaar worden tijdig bekendgemaakt op de website van Concare aan het eind van het voorgaande jaar. 5.5 Alle leden ontvangen een uitnodiging voor elke bijeenkomst per e-mail. 5.6 Voor iedere bijeenkomst dienen leden zich aan te melden en af te melden via de website van Concare uiterlijk 3 dagen voorafgaand aan de bijeenkomst. 5.7 Indien een lid zich heeft aangemeld voor de bijeenkomst, maar niet verschijnt is het lid de kosten van het diner verschuldigd aan Concare. Ter beoordeling van het bestuur kan hiervan in een individueel geval worden afgeweken. 5.8 Leden mogen ook zelf een dame die geïnteresseerd is in Concare of die specifieke bijeenkomst (een zgn snuffelaar ) meenemen naar een bijeenkomst, mits de snuffelaar tijdig vooraf is aangemeld bij de activiteitencommissie of Intakecommissie. Indien deze snuffelaar vervolgens niet aanwezig is, dient het lid de kosten voor het diner te betalen.
5.9 Ieder lid zal zich op een inlevende en participerende manier inzetten om de activiteiten te doen slagen en zal zich daarbij correct en respectvol gedragen. 5.10 Aan de leden die graag een sigaret opsteken wordt gevraag om tijdens de netwerkavonden zo veel mogelijk rekening te houden met niet-rokende leden en slechts buiten de locatie te roken. 6 Overige contacten tussen de donateurs 6.1 De mogelijkheid bestaat om cirkels op te zetten. Een cirkelavond is een thematische avond (coaching, (bedrijfs-)politiek, sportief, cultureel, culinair, spiritueel, etc.) die door een lid wordt georganiseerd. Op deze manier kunnen vrouwen elkaars expertise en ervaring benutten. 6.2 Uitnodigingen naar de leden kunnen door het organiserende lid via de website van Concare worden verstuurd. 6.3 Contact per e-mail, waarbij een groot aantal leden tegelijkertijd wordt benaderd, worden zoveel mogelijk beperkt tot zakelijke aangelegenheden of werk-privé situaties. 7 Gebruik maken van elkaars expertise 7.1 Ieder lid mag er van uitgaan dat zij een beroep kan doen op de expertise van ` andere leden. 7.2 Wanneer de gevraagde expertise direct verband houdt met de normale dagelijkse werkzaamheden van de expert, dient er vooraf te worden afgesproken wanneer de vriendendienst voor een netwerkster ophoudt en waar het overgaat in een zakelijke relatie. De expert dient dit aan te geven, en het verzoekend lid dient er naar te vragen. 8 Vertrouwelijkheid persoonsgegevens 8.1 Alle informatie over leden (waaronder tevens begrepen de informatie uit de profielen van leden op de website van Concare) is vertrouwelijk en dient als zodanig te worden behandeld. De informatie is louter bestemd voor intern gebruik. Onder geen enkele voorwaarde mogen gegevens van de leden zoals vermeld op de website (of anderszins) aan derden worden verstrekt. 8.2 De website van Concare is zodanig ingericht en beveiligd dat de persoonsgegevens van de leden enkel toegankelijk zijn voor de leden na het ingeven van een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord. 8.3 Het doorgeven van informatie van en over een lid aan derden is alleen mogelijk na voorafgaande toestemming van het lid.
8.4 Bij het verzenden van e-mail naar leden én derden worden de leden van Concare genoemd onder de optie BCC in de adressering van een e-mail. Hiermee wordt voorkomen dat persoonlijke gegevens van leden zonder toestemming buiten het netwerk terecht komen; het e-mail adres is dan voor de ontvanger niet zichtbaar. De optie BCC is doorgaans de onderste (derde optie) in de adressering van een e-mail. In Outlook kan deze regel (on- )zichtbaar gemaakt worden doormiddel van Alt B. Als adressen in het adresboek gezocht worden is deze optie ook direct aan te klikken.
Bijlage Taakomschrijvingen bestuur Concare en commissies Voorzitter verantwoordelijk voor de algemene gang van zaken; bijeenroepen, voorbereiden, voorzitten van bestuursvergaderingen; samenstellen van de bestuursagenda; beleidsvoorbereiding en het initiëren van activiteiten in het kader van beleidsplan; procedures bewaken bij besluitvorming, wijziging statuten en huishoudelijk reglement; contacten aangaan en onderhouden met: andere vrouwenorganisaties, waaronder andere regionale Vrouwennetwerken; andere organisaties die synergie hebben met missie en doelstelling van het Vrouwennetwerk; aanspreekpunt voor alle leden van het netwerk; binnenkomende post voor zover dit niet andere bestuursleden voor hun rekening nemen; contactpersoon voor een van de commissies, jaarlijks vast te stellen door het bestuur; bevordering van de bekendheid van het Vrouwennetwerk Concare; ledenzorg. Secretaris verantwoordelijk voor uitgaande post, waaronder benoemingsbrieven/-emails nieuwe leden; administratie (nieuwe) leden; verslaglegging bestuursvergaderingen; archivering; opstellen jaarverslag; na jaarlijkse ledenvergadering notulen opmaken inzake dechargering penningmeester; contactpersoon voor een van de commissies, jaarlijks vast te stellen door het bestuur; verantwoordelijk voor website en social media; pr-taken; ledenzorg.
Vice-voorzitter algemene bestuurstaken; plaatsvervangend voorzitter; aanspreekpunt voor leden ingeval van problemen; plaatsvervanger van voorzitter w.b. externe contacten; contactpersoon voor een van de commissies, jaarlijks vast te stellen door het bestuur; jaarlijks contractbespreking met locatie (bvk november), samen met Activiteitencommissie; pr-taken; ledenzorg. Penningmeester facturering van de contributie en het innen van de contributie; facturering diners indien een lid niet aanwezig was zonder tijdige of juiste afmelding en het innen van de bedragen; debiteurenbewaking; samenstelling begroting; opstellen balans en winst- en verliesrekening; kostenbewaking; formaliteiten met de bank regelen zoals handtekeningenkaart, adreswijzigingen, enz.; meldingen aan Kamer van Koophandel (bijvoorbeeld bestuurswisseling, wijzigingen overige gegevens); declaraties afwerken; bankrekeningenbeheer (op een verantwoorde manier); verzekeringen; contactpersoon voor een van de commissies, jaarlijks vast te stellen door het bestuur; pr-taken; ledenzorg. Activiteitencommissie Opstellen van een afwisselend en uitdagend activiteitenprogramma dat in overeenstemming is met het beleidsplan en de visie van het bestuur; Uitnodigen van sprekers; Verzorgen van de maandelijkse bijeenkomsten; Versturen uitnodigingen voor de bijeenkomsten; Bijhouden afmeldingen en doorgeven niet tijdige afmeldingen aan de penningmeester; Maandelijks doorgeven aan het Mastbosch hoeveel dames er komen eten; Afmelden bij het Mastbosch indien een netwerkavond elders wordt gehouden; Contact met de Intakecommissie over aanwezigheid van aspirant-leden; In overleg met bestuur organiseren van bijzondere bijeenkomsten zoals bijvoorbeeld de Ledenvergadering, Grootnetwerk of een regionale bijeenkomst;
Contact onderhouden met bestuur; Onderhouden handboek van de Activiteitencommissie. Op de avonden zelf de gang van zaken regelen m.b.t. bediening, spreker en tijdschema, en eventuele andere praktische zaken Budgetbewaking Jaarplanning maken Intakecommissie Benaderen geïnteresseerde vrouwen; de intake-procedure heeft het karakter van een hartelijk welkom voor nieuwe leden. Binnen een maand na melding afspraken maken met deze vrouwen voor het bijwonen van een eerste bijeenkomst. Aan de hand van een toegezonden CV beoordelen of aspirant-leden tot de doelgroep van het Vrouwennetwerk behoren. Verwelkomen van de aspirant-leden op de netwerkavond en introduceren van deze dames bij de leden; wanneer er meerdere aspiranten op een avond aanwezig zijn roept de Intake commissie bestuur en leden op bij te springen bij het opvangen van aspiranten. Na de eerste bijeenkomst onderhouden van contacten met deze aspirant-leden; Aspirant-leden informeren over de gang van zaken in het netwerk; andere informatie (actieve bijdrage, procedures, donatie) krijgt het aspirant-lid in de vorm van schriftelijke informatie. Aspiranten komen bij voorkeur binnen 6 maanden 3x naar een bijeenkomst Het na 3 bijeenkomsten voordragen van het aspirant-lid aan het bestuur; als er bezwaren bestaan tegen lidmaatschap worden deze aan het bestuur gemeld, dat uiteindelijk een beslissing neemt. De aspirant-leden vragen om tijdens hun eerste bijeenkomst als lid hun vijfminutenpraatje te houden. Handelen in overeenstemming met het beleidsplan en visie van het bestuur.