Bijlage Richtlijn Informatieplicht Versie: 2.0 Datum: 15-09-2013 Code: BIJ 01.01 Eigenaar: KI 1. Inleiding Deze richtlijn behandelt vier belangrijke verplichtingen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens te weten: de informatieplicht, het recht op verzet en het recht op inzage en correctie. De vier genoemde verplichtingen spelen in de relatie tussen de opdrachtgever (zorginstelling/ beroepsbeoefenaar/verzekeraar) en de betrokkene (patiënt/cliënt). In deze richtlijn komen aan de orde: de verschillende vormen van communicatie richting potentiële respondenten en de eisen die aan deze communicatie worden gesteld. 2. Doel Het doel van deze richtlijn is dat meetorganisaties de opdrachtgever correct informeren over hun informatieplicht aan hun cliënten/patiënten. 3. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden De CQI-onderzoeksleider adviseert en ondersteunt de opdrachtgever op het gebied van de informatieplicht van de opdrachtgever aan de betrokkenen. De meetorganisatie draagt in dit verband een professionele verantwoordelijkheid voor deze richtlijn. De meetorganisatie mag alleen van de richtlijn afwijken als de opdrachtgever dit opdraagt én als het Kwaliteitsinstituut daar toestemming voor geeft. De CQI-onderzoeksleider implementeert de eisen die aan de verschillende vormen van communicatie gesteld worden in haar procedures. 4. Werkwijze 4.1. Informatieplicht De Wbp stelt dat organisaties personen van wie zij persoonsgegevens gebruiken, informeren over hun identiteit van de organisatie die de persoonsgegevens bewerkt, en het doel waarvoor zij de persoonsgegevens gebruiken. Als stelregel kan worden aangehouden: hoe gevoeliger de gegevens, hoe uitgebreider en gedetailleerder de informatieverstrekking dient te zijn. Voor CQI-metingen waarin behandelgegevens (gezondheidsgegevens) worden gebruikt waarop het medisch geheim van toepassing is, is een grote zorgvuldigheid geboden. Daarom worden er striktere eisen gesteld aan de informatieplicht, dan wanneer er geen gezondheidsgegevens worden verwerkt. De informatieplicht wordt op verschillende manieren ingevuld. Er is sprake van algemene communicatie in de vorm van voorlichting met een continu karakter die wordt aangevuld met specifieke communicatie rondom de uitvoering van een CQI-meting met een ad hoc karakter. 4.1.1. Algemene communicatie over kwaliteitsonderzoeken De opdrachtgever zorgt voor algemene voorlichting over de wens om regelmatig kwaliteitsonderzoeken onder haar patiënten/cliënten te houden. Deze voorlichting is gericht BIJ 01.01 Richtlijn Informatieplicht, versie 2.0, blz. 1 van 5
op de gehele populatie, dus alle personen die in de nabije of verre toekomst in het kader van een kwaliteitsonderzoek kunnen worden benaderd. De vorm van deze voorlichting is afhankelijk van de wens van de opdrachtgever en de situatie. a) Zorginstellingen kunnen het bijvoorbeeld integreren in hun schriftelijke voorlichting richting patiënten of opnemen in de tekst van een poster die goed zichtbaar wordt opgehangen. Ook opname in de voorwaarden voor opname of behandeling in de zorginstelling is een optie. b) Beroepsbeoefenaren kunnen deze voorlichting bijvoorbeeld integreren in hun praktijkfolder of opnemen in de tekst van een poster die wordt opgehangen in de wachtkamer. c) Een verzekeringsmaatschappij kan de voorlichting bijvoorbeeld integreren in haar verzekeringsvoorwaarden of kan regelmatig daarover publiceren in een periodiek die wordt rondgestuurd naar haar klanten. De enige eis aan de vorm van de voorlichting is dat ervoor wordt gezorgd dat iedere mogelijke deelnemer aan een (toekomstig) onderzoek de informatie in principe tot zich kan nemen. Dit betekent dat praktijkfolders of voorlichtingsmaterialen in voldoende mate voor handen moeten zijn. Inhoudelijke eisen aan de informatie die moet worden opgenomen in deze algemene voorlichting komen in 4.4 aan de orde. 4.1.2. Specifieke communicatie over de CQI-meting De specifieke communicatie rondom een CQI-meting betreft een vooraankondiging van de meting en een begeleidend schrijven dat bij de vragenlijst wordt verstuurd. Deze kunnen zowel per post als elektronisch worden verzonden. De vooraankondiging wordt gestuurd naar alle cliënten//patiënten uit de steekproef van de CQI-meting, bij voorkeur wordt deze verzonden op briefpapier van de opdrachtgever. In de vooraankondiging wordt onder meer aangekondigd dat de opdrachtgever voornemens is om een CQI-meting uit te voeren en de cliënten//patiënten worden geïnformeerd dat zij tegen het gebruik van hun gegevens bezwaar kunnen maken. Een volledig overzicht van de inhoudelijke eisen aan de informatie die moet worden opgenomen komt in paragraaf 4.4 aan de orde. De vooraankondiging is niet meer noodzakelijk en kan desgewenst vervallen indien de algemene communicatie aan de eisen voldoet en voldoende lang bestaat zodat er vanuit kan worden gegaan dat de betrokkenen de informatie tot zich genomen kunnen hebben. Het begeleidend schrijven (brief of email) dat de vragenlijst vergezeld vormt een tweede moment waarop de cliënten//patiënten worden geïnformeerd. Bij voorkeur wordt het begeleidend schrijven verzonden op briefpapier van de opdrachtgever. Inhoudelijke eisen aan de informatie die moet worden opgenomen komen in 4.4 aan de orde. 4.2. Recht op verzet De Wbp kent betrokkenen het recht op verzet toe, het blokkeren van persoonsgegevens voor onderzoeksdoeleinden. Dit betekent dat er een mogelijkheid moet zijn voor een potentiële respondent om bezwaar aan te tekenen tegen deelname aan een kwaliteitsonderzoek in het algemeen en een mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen tegen deelname aan een CQIonderzoek in het bijzonder. Dit bezwaar dient te worden uitgeoefend bij de opdrachtgever en niet bij de meetorganisatie en wordt door de opdrachtgever geadministreerd. BIJ 01.01 Richtlijn Informatieplicht, versie 2.0, blz. 2 van 5
De eerste bezwaarmogelijkheid kan worden gekoppeld aan de eerder genoemde algemene voorlichting. In deze voorlichting dient dan te worden aangegeven hoe de potentiële respondent moet handelen indien hij of zij bezwaar wil maken. Deze bezwaaroptie kan eenvoudigweg worden geïmplementeerd door in de voorlichting aan te geven tot wie de betrokkene zich moet richten als hij of zij vragen heeft. Bezwaren worden door de opdrachtgever altijd gehonoreerd zodanig dat de persoon in kwestie geen deelnameverzoeken ontvangt voor lopende en toekomstige kwaliteitsonderzoeken. Het bezwaar tegen deelname aan een CQI-meting wordt verwerkt in de specifieke communicatie rondom een CQI-meting. Zowel in de vooraankondiging als in de begeleidende brief dient te worden aangegeven hoe de potentiële respondent moet handelen als hij of zij niet wenst deel te nemen. Bezwaren die worden geuit naar aanleiding van de vooraankondiging leiden tot verwijdering van de persoon uit het steekproefbestand. Bezwaren die worden geuit naar aanleiding van het begeleidend schrijven bij de vragenlijst worden verwerkt via de zgn. RIP lijst. 4.3. Recht op inzage en correctie Indien een hoofdaannemer (meetorganisatie) een verzoek ontvangt om inzage, correctie of afscherming van persoonsgegevens, zal een verzoek onverwijld worden doorgezonden naar de opdrachtgever, die de betreffende persoonsgegevens ter beschikking heeft gesteld. De opdrachtgever zal naar redelijkheid en billijkheid voldoen aan dergelijke verzoeken. Als persoonsgegevens in de CQI-meting al reeds niet identificerend zijn gemaakt is het niet mogelijk, naar redelijkheid en billijkheid, om aan een inzage of correctieverzoek te voldoen. Soms zal de opdrachtgever als verantwoordelijke voor de gegevensverwerking wel de hoofdaannemer kunnen inschakelen bij het afhandelen van inzage en correctieverzoeken, maar dat dient dan expliciet te zijn opgedragen. Voordat een verzoek tot inzage of correctie wordt behandeld, wordt door de opdrachtgever de identiteit van de indiener gecontroleerd. Verzoeken tot inzage of correctie worden verwerkt in de relevante bestanden voor zover deze niet niet-identificerend zijn gemaakt. In het geval correctie in een bestand een onevenredige inspanning vergt, dan is het toegestaan om de gecorrigeerde gegevens op te nemen in een mutatiebestand dat op een later moment gebruikt wordt om de wijzigingen in de basisbestanden te verwerken. Inzage verzoeken dienen binnen vier weken te worden gehonoreerd. Een verzoek tot correctie dient ook binnen vier weken te worden afgehandeld door de correcties uit te voeren of te informeren waarom er niet wordt overgegaan tot correctie. Voor nadere eisen en richtlijnen inzake het recht op correctie wordt verwezen naar www.cbpweb.nl, o.a. voor een handleiding voor verwerkers van persoonsgegevens. Indien een hoofdaannemer (meetorganisatie) gedurende de dataverzamelingsfase een melding krijgt dat een cliënt/patiënt is overleden, zal de hoofdaannemer (meetorganisatie) de NAW/adresgegevens opnemen op de RIP-lijst. BIJ 01.01 Richtlijn Informatieplicht, versie 2.0, blz. 3 van 5
4.4. Inhoudelijke eisen 4.4.1. Inhoudelijke eisen aan de algemene voorlichting De informatieplicht leidt tot de volgende inhoudelijke eisen aan de boodschap die wordt opgenomen in de eerder genoemde algemene voorlichting: Het algemene doel van het kwaliteitsonderzoek moet worden aangegeven (bijvoorbeeld verbetering van de organisatie of dienstverlening of teksten van gelijke strekking); Er dient te worden aangegeven dat er een meetorganisatie wordt ingeschakeld voor uitvoering van het onderzoek. Het is niet nodig om deze meetorganisatie verder te specificeren; Er moet worden aangegeven dat het een vrijwillige deelname betreft en gegevens daartegen geblokkeerd kunnen worden; vragen heeft over deelname aan dit soort onderzoeken. 4.4.2. Inhoudelijke eisen aan de specifieke communicatie rondom CQI-metingen De informatieplicht leidt tot de volgende inhoudelijke eisen aan de boodschap die wordt opgenomen in de vooraankondiging: De doelstelling van het onderzoek moet worden aangegeven; De identiteit van de meetorganisatie dat de meting gaat uitvoeren moet worden aangegeven; Er moet worden aangegeven dat het een vrijwillige deelname betreft en dat het afzien van deelname op geen enkele wijze consequenties heeft; Dat persoonsgegevens tegen deelname aan CQI-metingen kunnen worden geblokkeerd. vragen heeft; Voor het begeleidend schrijven bij de vragenlijst gelden de volgende inhoudelijke eisen: De doelstelling van het onderzoek moet worden aangegeven; De identiteit van de meetorganisatie dat de meting gaat uitvoeren moet worden aangegeven; Er moet worden aangegeven dat het een vrijwillige deelname betreft, dat deelname impliceert dat er uitdrukkelijke toestemming wordt gegeven om gezondheidsgegevens te verwerken in het kader van de CQI-meting en dat het afzien van deelname op geen enkele wijze consequenties heeft; vragen heeft; Er moet worden aangegeven dat er op een niet identificeerbare manier zal worden gerapporteerd. BIJ 01.01 Richtlijn Informatieplicht, versie 2.0, blz. 4 van 5
5. Bijbehorende documenten PRO 01 Voorbereiden CQI-meting PRO 02 Steekproeftrekken WIS 01.01 Onderzoeksplan BIJ 01.01 Richtlijn Informatieplicht, versie 2.0, blz. 5 van 5