HET PLEIN Procedure rechten Betrokkene

Transcriptie

1 HET PLEIN Procedure rechten Betrokkene Documentcode: PRIV BTR Versie: 0.1 Versiedatum Jan 2018 Gemaakt door: BV Goedgekeurd door: DB/ Directie / managementteam V-Classificatie: Intern document / bedrijfsvertrouwelijk

2 Versiegegevens Datum Versie Gemaakt Omschrijving van de aanpassing door BV Nieuwe procedure beschrijving

3 1. INLEIDING VOOR WIE: DE BETROKKENE VERANTWOORDING VOORAFGAANDE AANDACHTSPUNTEN Taalgebruik en vorm Deugdelijke vaststelling identiteit van betrokkene Reactietermijn Kosten Derde ontvangers RECHTEN VAN BETROKKENEN RECHT OP INZAGE RECHT OP RECTIFICATIE (VERBETERING OF AANVULLING), VERWIJDERING, BEPERKING OF AFSCHERMING Rectificatie Wissing en recht op vergetelheid Beperking gegevensverwerking Afscherming persoonsgegevens RECHT OP OVERDRAAGBAARHEID RECHT OP BEZWAAR/VERZET RECHT OM NIET TE WORDEN ONDERWORPEN AAN EEN UITSLUITEND OP GEAUTOMATISEERDE VERWERKING GEBASEERD BESLUIT PROCEDURE RECHTEN VAN BETROKKENEN... 8

4 1. Inleiding 1.1. Voor wie: de betrokkene Het transparatiebeginsel van artikel 5 lid 1 punt a van de AVG vereist dat betrokkenen 1 kunnen achterhalen dat hun persoonsgegevens worden verwerkt en waarom. Voor Het Plein zijn de betrokkenen de burgers van de gemeenten Lochem en Zutphen. Die burgers doen een beroep op verschillende wetten en regelingen die Het Plein uitvoert namens de gemeenten Lochem en Zutphen. Het betreft onder andere de Participatiewet, Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 en de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening. Daarnaast mogen niet-uitkeringsgerechtigden ook een beroep doen op de dienstverlening van Het Plein Verantwoording Betrokkenen hebben op basis van wettelijke bepalingen uit de WBP en de AVG diverse rechten. Het Plein dient erop toe te zien dat betrokkenen rechten effectief kunnen uitvoeren. Hiervoor is vereist dat er beschreven procedures zijn en dat intern de procedures worden nageleefd. Verder in het document krijgt u een overzicht van de rechten van betrokkenen waar het om gaat en welke aandachtspunten er relevant zijn Voorafgaande aandachtspunten Bij het opstellen van procedures voor de uitvoering van de rechten van betrokkenen wordt rekening gehouden met de volgende aandachtspunten: Taalgebruik en vorm De communicatie richting de betrokkene(n) dient op een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijke en eenvoudige taal plaats te vinden (voor Het Plein is dat B1 niveau). Informatieverstrekking aan de betrokkene vindt schriftelijk plaats, maar waar passend kan dit ook elektronisch of mondeling plaatsvinden Deugdelijke vaststelling identiteit van betrokkene Het Plein dient er voor zorg te dragen dat een verzoek tot uitoefening van een recht wordt gehonoreerd voor zover de betrokkene ook daadwerkelijk geïdentificeerd kan worden als rechtmatige verzoeker. Het mondeling mededelen van informatie kan enkel indien de identiteit van de betrokkene bewezen is. Indien nodig of bij twijfel dient Het Plein aanvullende informatie op te vragen ter bevestiging van de identiteit van de betrokkene Reactietermijn Het Plein dient onverwijld dan wel binnen een maand de betrokkene te informeren over een mogelijk vervolg wat aan het verzoek wordt gegeven en waar van toepassing over de mogelijkheid tot het indienen van een klacht bij de toezichthoudende autoriteit en het indienen van een klacht bij de rechter. Indien het een complex verzoek betreft kan de reactietermijn verlengd worden met maximaal twee maanden. 2 1 Onder betrokkene verstaan we: diegene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. 2 Onder de WBP geldt een termijn van maximaal vier weken.

5 Kosten Op basis van de WBP mag Het Plein onder omstandigheden 3 een onkostenvergoeding verlangen van de betrokkene van 23 eurocent per pagina, met een maximum van vijf euro, welke wordt teruggegeven indien u als organisatie overgaat tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de persoonsgegevens 4. Echter, op basis van de AVG, dient Het Plein de rechten kosteloos uit te voeren tenzij het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter. In dit kader zou Het Plein een redelijke vergoeding kunnen rekenen of kunt u weigeren een vervolg te geven aan het verzoek Derde ontvangers Tenzij het onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt dient u de ontvangers van de persoonsgegevens in kennis te stellen van het verzoek tot rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens of van de verwerkingsbeperking Rechten van betrokkenen In dit onderdeel een overzicht van de rechten van betrokkene die effectief tot uitvoering moeten kunnen worden gebracht Recht op inzage Betrokkenen kan schriftelijk een verzoek indienen 6 om uitsluitsel te krijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens. De organisatie dient een kopie te verstrekken van de persoonsgegevens die worden verwerkt 7. Ook dient de organisatie informatie omtrent het volgende te verstrekken: - De verwerkingsdoeleinden; - De categorieën persoonsgegevens; - De (categorieën van) ontvangers van de persoonsgegevens 8 ; - Waar vastgesteld/vast te stellen: de periode van opslag of de criteria die de termijn bepalen; - Dat betrokkene het recht heeft tot rectificatie, verwijdering, afscherming van de persoonsgegevens of beperking van de gegevensverwerking en het maken van bezwaar tegen de gegevensverwerking; - Dat betrokkene een klacht in kan dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; - In het geval de persoonsgegevens niet bij de betrokkene zijn/worden verzameld, alle beschikbare informatie over de bron van de gegevens; en - Waar het gaat om automatische besluitvorming, minstens nuttige informatie over de onderliggende logica, het belang en de verwachte gevolgen van die verwerking voor de betrokkene. 3 Dient in beeld gebracht te worden 4 Zie voor meer informatie art. 39 WBP 5 Zie voor meer informatie art. 358 WBP en art. 15 AVG 6 Zie onder 3 procedure rechten betrokkenen 7 Het afgeven van een kopie van de verwerkte persoonsgegevens dient plaats te vinden met inachtneming van de rechten en vrijheden van anderen (derde betrokkenen). Lees ook art. 35 lid 3 WBP en Art. 15 lid 3 AVG. 8 Als dit een derde land of internationale organisatie betreft heeft de betrokkene het recht om in kennis te worden gesteld van de passende waarborgen voor het garanderen van een adequaat beveiligingsniveau.

6 2.2. Recht op rectificatie (verbetering of aanvulling), verwijdering, beperking of afscherming Rectificatie De betrokkene heeft het recht op rectificatie van de hem betreffende persoonsgegevens wanneer blijkt dat deze onjuist zijn of onjuist verwerkt worden: voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn. De gegevens dienen zo snel mogelijk te worden verbeterd of aangevuld Wissing en recht op vergetelheid Onder de AVG mag betrokkene onder omstandigheden ook een verzoek doen tot wissing (verwijdering) van de persoonsgegevens 9. Denk hierbij aan een onrechtmatige gegevensverwerking of het intrekken van toestemming voor de gegevensverwerking waarbij er geen andere rechtsgrond meer overblijft. Had u persoonsgegevens openbaar gemaakt moet u die op grond van een verzoek van de betrokkene verwijderen, dan moet u binnen redelijke grenzen uw best doen om ook aan anderen te laten weten dat de betrokkene graag wil dat iedere koppeling naar of kopie van de gegevens verwijderd wordt (recht op vergetelheid) Beperking gegevensverwerking Onder de AVG heeft betrokkene ook de mogelijkheid om, onder bepaalde omstandigheden, een verzoek tot beperking van de gegevensverwerking aan te vragen. Dit verzoek dient gehonoreerd te worden indien bijv. de verwerking onrechtmatig plaatsvindt, de betrokkene zich verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en in plaats daarvan verzoekt om beperking van het gebruik ervan Afscherming persoonsgegevens Als blijkt dat er onjuiste persoonsgegevens worden verwerkt, de gegevens voor de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt heeft betrokkene het recht om onverwijlde afscherming van de persoonsgegevens Recht op overdraagbaarheid De AVG geeft betrokkenen, onder specifieke omstandigheden, het recht om de hem betreffende persoonsgegevens die hij aan Het Plein heeft verstrekt te ontvangen in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm en heeft hij het recht om deze gegevens aan een andere (gegevens)verantwoordelijke over te dragen zonder te worden gehinderd door de organisatie, mogelijk door toezending van Het Plein naar de volgende organisatie Recht op bezwaar/verzet Onder omstandigheden heeft de betrokkene het recht van bezwaar/verzet tegen de gegevensverwerking vanwege zijn specifieke situatie. Hierbij dient de gegevensverwerking gestaakt te worden tenzij Het Plein hiervoor een dwingende gerechtvaardigde grond voor heeft die zwaarder weegt dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene of die verband houdt met de 9 Zie voor meer informatie art. 17 AVG recht op vergetelheid 10 Zie voor meer informatie art. 18 AVG 11 Zie voor meer informatie art. 20 AVG recht op dataportabiliteit

7 instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Deze laatste uitzondering geldt niet voor de gegevensverwerking voor direct marketing, dan dienen de persoonsgegevens niet meer voor deze doeleinden te worden verwerkt 12. De betrokkene dient hierbij uitdrukkelijk te worden geïnformeerd op de mogelijkheid van bezwaar, dat wil zeggen niet dat de betrokkene die bezwaar mogelijkheid tussen de regels moet concluderen. 2.5 Recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit Het Plein mag alleen beslissingen maken waaraan voor de betrokkene rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hem anderszins in aanmerkelijke mate treft wat gebaseerd is op uitsluitend geautomatiseerde gegevensverwerkingen onder specifieke omstandigheden 13. Bijvoorbeeld indien de gegevensverwerking plaatsvindt met de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene (AVG) of indien de beslissing wordt genomen in het kader van het uitvoeren van een overeenkomst en hiermee aan het verzoek van de betrokkene is voldaan. 12 Zie voor meer informatie art. 40 en 41 WBP en art. 21 AVG 13 Zie voor meer informatie art. 22 AVG

8 3. Procedure rechten van betrokkenen Procedure : - Een betrokkene kan een verzoek indienen via een brief of . Indien een verzoek via wordt ontvangen wordt op een gangbare elektronische wijze het verzoek beantwoord; - Verzoeker dient zich daarvoor te identificeren - Reactietermijn op de verschillende verzoeken bedraagt: - verzoek om inzage maximaal 4 weken - verzoek om rectificatie maximaal 4 weken - verzoek om wissing: zonder onredelijke vertraging in beginsel een maand - verzoek om opschorsen verdere verwerking een redelijke termijn U stuurt uw klacht schriftelijk of digitaal naar Het Plein door gebruik te maken van het klachtformulier. Doe dit in ieder geval binnen een jaar. Wanneer u een klacht over ons indient, zorgen wij voor een goede behandeling daarvan. De behandeling van uw klacht vindt plaats door een medewerker die niet betrokken was bij hetgeen waar de klacht over gaat. Deze medewerker neemt contact met u op om gezamenlijk een oplossing te vinden voor uw klacht. Zo nodig stellen wij u in de gelegenheid om mondeling uw verhaal te vertellen. Hiervan wordt een verslag gemaakt. U krijgt uiterlijk zes weken na het indienen van uw klacht een brief. In deze brief staan de bevindingen van het onderzoek en ons oordeel hierover. Ook staan in deze brief de eventuele conclusies. Vragen? Vragen over de klachtenprocedure kunt u stellen aan de klachtencoördinator van Het Plein op nummer of mailen naar klachtenhetplein@zutphen.nl. Ombudsman Als uw klacht niet naar tevredenheid is opgelost, kunt u uw klacht voorleggen aan de Ombudsman: Ombudsman Gemeente Zutphen/ Het Plein Postbus AA Zutphen