Arcus College Nadere uitwerking en beschrijving van de financiële regels en afspraken voor deelnemers van het Arcus College, op basis van de regels in artikel 18 van de Onderwijsovereenkomst Datum : 20 mei 2011 Status : vastgesteld
INHOUDSOPGAVE 1. Belangrijke begrippen en adressen... 3 1.1. Begrippen... 3 1.2. Adressen... 3 2. Les- en Cursusgeld... 4 2.1. Wie betaalt lesgeld?... 4 2.2. Wie betaalt cursusgeld?... 4 2.3. Welke regels gelden voor Educatiedeelnemers?... 4 3. Overige bijdragen... 5 3.1. Bijdrage voor speciale activiteiten... 5 3.2. De afdelingsbijdrage/overige kosten... 5 3.3. Bijdrage examendeelnemer... 5 4. Betaling... 6 4.1. Betalingswijze... 6 4.2. Betalingsregeling... 6 4.3. Betalingstermijn en incasso... 6 4.4. Bezwaar... 6 5. Terugbetaling les- en cursusgeld... 7 5.1. Terugbetaling van het lesgeld... 7 5.2. Terugbetaling van het cursusgeld... 7 6. Uitschrijving of wijziging... 8 6.1. Niet beginnen aan de opleiding, nadat je al ingeschreven bent... 8 6.2. Overstappen van een voltijdopleiding naar een deeltijdopleiding of andersom...8 6.3. Studiebeëindiging of wijziging opleiding...8 6.4. Tussentijdse beëindiging op verzoek van de deelnemer bij overgang naar nieuw schooljaar... 8 Disclaimer Dit is gebaseerd op de huidige wet- en regelgeving. Veranderingen daarin tijdens het schooljaar zijn voorbehouden. Mocht je vragen hierover hebben, dan kun je contact opnemen met Hoofd dienst Financiën, bereikbaar op 088-0272870 of via info@arcuscollege.nl Arcus College Pagina 2 van 8
1. Belangrijke begrippen en adressen 1.1. Begrippen BOL : beroepsopleidende leerweg (voltijds) BBL : beroepsbegeleidende leerweg (deeltijd) dt-bol : deeltijd BOL bureau CIP : bureau Centrale Inschrijving en Plaatsing CFI : Centrale Financiën Instelling (een onderdeel van DUO) DUO : Dienst Uitvoering Onderwijs, bestaat uit CFI en IB-groep en vormt onderdeel van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap IB-Groep : Informatie Beheergroep (een onderdeel van DUO) 1.2. Adressen Arcus College, Dienst Financiën, bezoekadres : Benzenraderweg 1, 6411 EC Heerlen postadres : Postbus 207, 6400 AE Heerlen telefoon : 088-0272870 Bureau CIP, bezoekadres : Benzenraderweg 1, 6411 EC Heerlen postadres : Antwoordnummer 1008, 6400 VB Heerlen (geen postzegel nodig) telefoon : 088-0272870 Informatiebeheer Groep DUO, bezoekadres : Kempkensberg 4-6, 9722 TB Groningen telefoon : 050-5999999 Internet : www.ocwduo.nl Servicekantoren DUO - Limburg bezoekadres : Walramstraat 11, 6131 BK Sittard telefoon : 050-5997755 Let op! Op een aantal plaatsen in dit reglement wordt gesproken over het afmelden als deelnemer bij het Arcus College. Dit kan alleen maar schriftelijk gebeuren. Je dient hiervoor contact op te nemen met je mentor. Deze verstrekt je de benodigde formulieren. Pas na ontvangst van een schriftelijke afmelding zal een bewijs van uitschrijving worden verstrekt. Arcus College Pagina 3 van 8
2. Les- en cursusgeld 2.1. Wie betaalt lesgeld? Iedereen die op 1 augustus van het kalenderjaar waarin hij naar school gaat 18 jaar of ouder is en die zich met een onderwijskaart inschrijft voor een voltijdopleiding aan een beroepsopleidende leerweg van het middelbaar beroepsonderwijs (BOL) of aan een voltijdopleiding in het volwassenenonderwijs (VAVO), moet lesgeld betalen. Lesgeld wordt geïnd door de DUO-Groep en moet jaarlijks betaald worden, zolang je de opleiding volgt. De hoogte van het lesgeld wordt elk jaar door het ministerie vastgesteld. De onderwijskaart krijg je vanaf je 18 e automatisch toegestuurd door DUO. Je moet deze kaart zo snel mogelijk op school inleveren, anders mag je niet ingeschreven worden. Stond je in het voorafgaande jaar ook als deelnemer ingeschreven, dan moet je deze onderwijskaart afgeven op de unit administratie. Nieuwe deelnemers, die zich voor de eerste keer inschrijven, moeten de kaart opsturen naar bureau CIP, antwoordnummer 1008, 6400 VB Heerlen. Meer informatie over het lesgeld en de onderwijskaart vind je op www.ocwduo.nl 2.2. Wie betaalt cursusgeld? Als je een opleiding volgt van de beroepsbegeleidende leerweg (BBL) of wordt ingeschreven voor de deeltijd beroepsopleidende leerweg (deeltijd BOL) betaal je geen lesgeld, maar moet je cursusgeld betalen. Dat geldt voor iedereen die 18 jaar of ouder is op 1 augustus van het kalenderjaar waarin je naar school gaat. Het cursusgeld moet ieder jaar betaald worden, zolang je voor de opleiding blijft ingeschreven. Je krijgt daarvoor een factuur van het Arcus College. De hoogte van het cursusgeld wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld door het ministerie van OCW. Meer informatie over cursusgeld kun je vinden op http://www.rijksoverheid.nl. 2.3. Welke regels gelden voor Educatiedeelnemers? De deelnemers binnen de unit educatie betalen ook cursusgeld, het bedrag wordt jaarlijks vastgesteld door het ministerie van Onderwijs. Dit cursusgeld moet jaarlijks betaald worden, zolang je bent ingeschreven. Als je meer informatie wilt hebben, kun je terecht bij de administratie van de unit Educatie/Trajectbureau of op www.arcuscollege.nl. Arcus College Pagina 4 van 8
3. Overige bijdragen Het Arcus College kan naast het wettelijk verplichte cursusgeld ook andere kosten bij de deelnemer in rekening brengen. Soms gaat het om kosten die noodzakelijk zijn om de opleiding te kunnen volgen (denk aan boeken en praktijkmateriaal), soms gaat het om kosten voor speciale activiteiten. 3.1. Bijdrage voor speciale activiteiten Gedurende het schooljaar kan het voorkomen dat de unit extra activiteiten organiseert die een belangrijke toevoeging zijn voor je opleiding. Te denken valt bijvoorbeeld aan bedrijfsbezoeken en andere excursies. Als je niet deelneemt, is dat geen belemmering om je diploma te halen. Het is de keuze van Arcus om de deelnemer iets extra s mee te geven. Natuurlijk voegt het dan ook iets toe aan je opleiding en is deelname zeker belangrijk. Teneinde deel te nemen aan deze activiteiten dient de deelnemer zich vooraf in te schrijven, waarmee de deelnemer zich akkoord verklaart met de daarbij behorende kosten. De met de activiteit gepaard gaande extra kosten worden omgeslagen over de deelnemers. Wie niet betaalt, kan natuurlijk ook niet deelnemen aan de speciale activiteiten. 3.2. Leermiddelen Jaarlijks stelt elke unit vast welke leermiddelen er voor de opleiding noodzakelijk zijn en door de deelnemer aangeschaft moeten worden. Na definitieve plaatsing in een opleiding wordt de betreffende leermiddelenlijst aan de deelnemer verstrekt: boeken, readers, (oefen)materiaal etc. Met name de readers worden geleverd door een vaste leverancier. Het Arcus College biedt je de mogelijkheid om alle leermiddelen aan te schaffen via deze vaste leverancier. Voor de leermiddelen die je via Arcus apart gedurende het schooljaar koopt, ontvang je een aparte factuur. 3.3. Bijdrage examendeelnemer Een examendeelnemer (ook wel extraneus genoemd) is een deelnemer die uitsluitend tot de examenvoorziening wordt toegelaten. Hiertoe wordt een aparte overeenkomst gesloten. De extraneus betaalt daarvoor een door het bevoegd gezag vastgestelde vergoeding per toets. Deze bedragen worden jaarlijks opnieuw vastgesteld door het College van Bestuur en zijn terug te vinden op www.arcuscollege.nl. Arcus College Pagina 5 van 8
4. Betaling Elke deelnemer, of bij minderjarigheid de wettelijke vertegenwoordiger, is verantwoordelijk voor de tijdige betaling van de bedragen die samenhangen met de opleiding waarvoor hij zich heeft ingeschreven. Bij een opleiding die meerdere jaren duurt, worden de verschuldigde bedragen van de opleiding telkens per jaar berekend en in rekening gebracht. Wanneer wordt aangegeven dat een derde (een deel van) de studiekosten van de deelnemer voor zijn of haar rekening neemt en deze de betaling vervolgens niet voldoet, ontslaat dit de deelnemer niet van zijn of haar betalingsplicht. 4.1. Betalingswijze Elke deelnemer ontvangt een of meer facturen voor de kosten die met de opleiding of cursus samenhangen. De factuur kan op verschillende manieren betaald worden: giraal, d.m.v. overschrijving; door middel van automatische incasso. 4.2. Betalingsregeling Als een deelnemer niet in staat is het verschuldigde cursusgeld ineens te voldoen, kan hij voor een betalingsregeling in aanmerking komen. Informatie hierover kun je verkrijgen bij de dienst Financiën van het Arcus College door contact op te nemen via info@arcuscollege.nl onder vermelding van je OV-nummer. Aanvragen voor een betalingsregeling moeten wel binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur ingediend worden. 4.3. Betalingstermijn en incasso Binnen 30 dagen vanaf de factuurdatum moet het verschuldigde bedrag door het Arcus College zijn ontvangen. Mocht de deelnemer, na ten minste tweemaal te zijn aangemaand, nog steeds niet volledig aan de betalingsverplichting hebben voldaan, dan ziet het Arcus College zich genoodzaakt tot het nemen van aanvullende incassomaatregelen. Hiervoor zijn afspraken gemaakt met een gerechtsdeurwaarder die de vordering dan zal overnemen. De hieraan verbonden kosten komen voor rekening van de deelnemer of diens wettelijke vertegenwoordiger, dan wel de werkgever/instantie die de rekening zou betalen. 4.4. Bezwaar Als een deelnemer denkt een gegrond bezwaar te hebben tegen een factuur die hij ontvangen heeft, dan kan hij dit bezwaar, binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur, schriftelijk en gemotiveerd kenbaar maken via een e-mail naar info@arcuscollege.nl. Het indienen van een bezwaar ontslaat je niet van de verplichting om te betalen! Als het bezwaar gegrond is, wordt het teveel betaalde teruggestort. Arcus College Pagina 6 van 8
5. Terugbetaling les- cursusgeld 5.1. Terugbetaling van het lesgeld In de volgende vier gevallen betaalt het ministerie (een deel van) het lesgeld terug: 1. Beëindiging van de inschrijving aan de school door het behalen van het diploma. 2. De deelnemer stapt over van een school waarvoor lesgeld verschuldigd is naar school waarvoor cursusgeld verschuldigd is. 3. Beëindiging van de inschrijving i.v.m. overlijden of ernstige ziekte van de deelnemer. 4. Beëindiging van de inschrijving aan de school vanwege bijzondere familieomstandigheden. In al deze gevallen geldt dat een kopie van het bewijs van uitschrijving meegestuurd moet worden, waaruit blijkt wanneer de inschrijving is beëindigd. Bij overlijden moet een afschrift van de overlijdensakte of uittreksel uit het overlijdensregister worden overhandigd. (Zie ook: http://www.ib-groep.nl/particulieren/lesgeld/teruggave_van_het_lesgeld.asp). Let op: terugbetaling is alleen mogelijk bij beëindiging van de inschrijving vóór 1 mei van het schooljaar. Voor deelnemers die aanspraak maken op een tegemoetkoming voor scholieren of op studiefinanciering heeft het terugbetalen wel consequenties. Vanaf de eerste dag van de maand volgend op de uitschrijfdatum bestaat er namelijk geen recht meer op deze tegemoetkoming voor scholieren of studiefinanciering. 5.2. Terugbetaling van het cursusgeld In de volgende vier gevallen betaalt het Arcus College (een deel van) het cursusgeld terug: 1. Beëindiging van de inschrijving aan de school door het behalen van het diploma. 2. De deelnemer stapt over van een school waarvoor cursusgeld verschuldigd is naar school waarvoor lesgeld verschuldigd is. 3. Beëindiging van de inschrijving i.v.m. overlijden of ernstige ziekte van de deelnemer, ter beoordeling van het bevoegd gezag. 4. Beëindiging van de inschrijving aan de school vanwege bijzondere familieomstandigheden. 5. Beëindiging van de inschrijving voor de eerste dag waarop de lessen in het cursusjaar aanvangen. Voor het eerste geval (diploma) wordt het cursusgeld op aanvraag van de deelnemer terugbetaald met 1/10 deel voor iedere in het cursusjaar resterende maand waarin de deelnemer niet langer zal zijn ingeschreven. De laatste twee maanden van het cursusjaar tellen daarbij niet mee. Voor de gevallen 2 tot en met 5 wordt het cursusgeld op aanvraag van de deelnemer terugbetaald met 1/12 deel voor iedere in dat cursusjaar resterende hele maand waarin de deelnemer niet langer zal zijn ingeschreven. Ook hier geldt, dat uitschrijven alleen schriftelijk mogelijk is. Je dient hiervoor contact op te nemen met je mentor. Deze verstrekt je de benodigde formulieren. Het bewijs van uitschrijving dat je krijgt als je je hebt uitgeschreven, heb je nodig bij een verzoek om terugbetaling. Arcus College Pagina 7 van 8
6. Uitschrijving of wijziging opleiding 6.1. Niet beginnen aan de opleiding, nadat je al ingeschreven bent Zodra je bent ingeschreven, ben je ook verplicht het les/cursusgeld voor het nieuwe schooljaar te betalen. Vrijstelling van de betalingsverplichting kan slechts op beperkte gronden plaatsvinden. Voor vrijstelling van de betalingsverplichting van een lesgeldplichtige opleiding verwijzen we je naar de website: http://www.ib-groep.nl/particulieren/lesgeld/lesgeld.asp. Indien je je hebt ingeschreven voor een opleiding waarvoor cursusgeld is verschuldigd, is Arcus verplicht het cursusgeld te factureren. Echter, wanneer je je inschrijving beëindigt voor de eerste dag waarop de lessen in het cursusjaar aanvangen, kan je wel een verzoek om teruggave van het cursusgeld indienen. Zie hiervoor ook artikel 5.2. 6.2 Overstappen van een voltijdopleiding naar een deeltijdopleiding of andersom Als je in de periode van 1 augustus tot en met 30 april van een schooljaar overstapt van een voltijdopleiding naar een deeltijdopleiding dan kan je een schriftelijk verzoek om terugbetaling indienen bij DUO met het formulier Verzoek terugbetaling lesgeld. Bij de school waarvoor cursusgeld betaald dient te worden hoeft slechts betaald te worden voor de maanden dat je daar als deelnemer ingeschreven staat. Om voor terugbetaling in aanmerking te komen hoeft de datum inschrijving bij de cursusgeldschool niet per se voor 1 mei 2011 te liggen, voldoende is dat de inschrijving plaatsvindt in het desbetreffende cursusjaar en de deelnemer ook voor 1 mei 2011 is uitgeschreven bij de school waar de deeltijdopleiding plaatsvindt. Als je overstapt van een deeltijd-bol of een BBL-opleiding naar een voltijds BOL-opleiding vindt er een verrekening plaats. Als een overstap overwogen wordt, moet je zo snel mogelijk contact opnemen met het bureau CIP bereikbaar via telefoonnummer 088-0272870 of via info@arcuscollege.nl. Daar heeft men informatie over de actuele stand van zaken van de wetgeving, de kosten en eventuele overige consequenties die voortvloeien uit zo n overstap. 6.3. Studiebeëindiging of wijziging opleiding Als je na aanmelding geplaatst wordt, schrijf je in voor de totale duur van de opleiding. Stop je onverhoopt tussentijds met de opleiding, dan kan dat alleen maar door je schriftelijk af te melden. Je dient daarvoor contact op te nemen met je mentor. Deze verstrekt je de benodigde formulieren. Als de uitschrijving voltooid is, krijg je een bewijs van uitschrijving toegestuurd, dat met name belangrijk is voor het geval je nog recht zou hebben op terugbetaling van les- of cursusgeld, zoals bedoeld in artikel 5.1. of 5.2. Indien je de opleiding of cursus, buiten de in artikel 5.1. respectievelijk 5.2. genoemde omstandigheden, niet succesvol (dus zonder diploma) beëindigt, is er geen recht op teruggave van het les- of cursusgeld. 6.4 Tussentijdse beëindiging op verzoek van de deelnemer bij overgang naar nieuw schooljaar Als je niet aan een volgend schooljaar van de opleiding wenst deel te nemen, moet je je vóór 1 augustus voorafgaand aan dat nieuwe schooljaar uitschrijven. Je dient daarvoor contact op te nemen met je mentor. Deze verstrekt je de benodigde formulieren. Na uitschrijving ontvang je krijgt een bewijs van uitschrijving. Facturatie van cursusgeld blijft dan achterwege. Indien je dit pas na aanvang van het schooljaar kenbaar maakt, krijg je wel een factuur. Arcus College Pagina 8 van 8