Beheersorganisatie Regioprojecten Afspraken uitvoering Regioprojecten Handleiding Vastgesteld door Regiobestuur FoodValley op 25 mei 2012.
0. Inleiding... 3 1. Het juridisch kader... 4 1.1. Subsidie en projectovereenkomst... 4 1.2. Beheer- en betaalautoriteit... 5 1.3. Hardheidsclausule... 5 2. Algemene vereisten subsidiebeheer... 6 2.1. Van subsidieaanvraag tot subsidievaststelling... 6 2.2. Subsidiabele kosten... 8 2.3. Eigen ureninzet in regio FoodValley voor regioprojecten... 8 2.4. Niet-subsidiabele kosten... 9 2.5. Aanbesteding... 10 2.6. Staatssteun... 11 2.7. Communicatie... 12 2.8. Instandhouding na subsidievaststelling... 12 2.9. Projectadministratie en bewaartermijn... 12 2.10. Contactpersoon... 13 2.11. Documentenstroom subsidieverstrekker, regio en gemeenten... 13 3. Bevoegdheden regio en gemeenten... 15 3.1. Projectorganisatie... 15 3.2. Taken en verantwoordelijkheden binnen de projecten... 19 4. Inrichting extern beheer (afspraken tussen regio en gemeenten)... 21 4.1. Overeenkomst (5)... 21 4.2. Beheer door de regio... 21 4.3. Betaling (6)... 22 4.4. Vaststelling subsidieaandeel (7)... 23 4.5. Afrekening (8)... 23 4.6. Declaratie (9)... 23 4.7. Uitvoeringsinformatie (10)... 24 4.8. Accountantsverklaring (11)... 25 5. Relatiebeheer regio met subsidieverstrekker... 26 5.1. Rapportage (12)... 26 5.2. Voorschotverzoek (13)... 26 5.3. Jaarrekening (14)... 27 5.4. Accountantsverklaring (15)... 27 Bijlage 1 Model Projectformat (aanvraag)... 28 Bijlage 2 Model Projectovereenkomst... 28 Bijlage 3 Model Communicatieplan... 28 Bijlage 4 Model Voortgangsrapportage... 28 Bijlage 5 Model Declaratieformulier... 28 Bijlage 6 Model Eindrapportage... 28 Bijlage 7 Stroomschema aanbesteding... 28 Bijlage 8 Stroomschema Staatssteun... 28 Bijlage 9 Toelichting projectuitvoering en BTW... 28 Bijlage 10 Voorbeeld invulling fysiek projectdossier... 28 Bijlage 11 Mandaatregeling projectovereenkomst Regiocontract... 28 Beheersorganisatie regioprojecten d.d. 25-5-2012 2
0. Inleiding Deze handleiding geeft weer hoe het beheer van financiële middelen in regioverband van Regio FoodValley georganiseerd wordt. En heeft betrekking op projecten die in regioverband worden uitgevoerd en waarbij de regio aanspreekpunt is voor een subsidieverstrekker. Er wordt ingegaan op de voorzieningen die hiervoor worden getroffen en welke (eigen) regels en afspraken gelden met betrekking tot projecten van de regio en de betrokken gemeenten. De notitie bouwt voort op de systematiek die bij het regiocontract 2008-2011 is gebruikt door regio De Vallei. We beogen hiervoor handvatten te bieden aan projectuitvoerders van de regiogemeenten voor de juiste uitvoering en beheersing van hun regioproject. Zo dient het: partijen te helpen hun projecten op efficiënte wijze uit te voeren en te verantwoorden; verscheidene zaken te verduidelijken die voortvloeien uit de diverse aangegane subsidieverplichtingen en overeenkomsten met de bijbehorende bijlagen; praktische informatie te verstrekken waarop de partijen in de verschillende fasen van het project kunnen teruggrijpen; partijen zodanig bij de financiële kant van de projecten te begeleiden dat financiële documenten moeiteloos kunnen worden opgesteld; toe te zien op zo soepel mogelijke relaties tussen de betrokken partijen, via de uitstippeling van een operationeel kader voor het project. Een gezond financieel beheer van een project is essentieel om te garanderen dat met beperkte uitgaven de beste resultaten/producten worden verkregen. Deze notitie geeft in feite de context aan waarbinnen deze projecten worden uitgevoerd. Het is belangrijk dat over deze context helderheid bestaat om misverstanden te voorkomen en om een soepele samenwerking van alle partijen in de regio zelf, maar ook met de subsidieverstrekker te realiseren. Dit vraagt van alle partijen een actieve en accurate opstelling gericht op het (zo vroeg mogelijk) treffen van voorzieningen en het implementeren van regels en afspraken in de eigen organisatie en structuren. Het uiteindelijke doel hiervan is om de afgesproken beleidsresultaten te (gaan) realiseren met een goede verantwoording van de door de regio en gemeenten geleverde inspanning hiervoor en in de tussentijd een goede cashflow te genereren die aan het bereiken van die resultaten bijdraagt. De opzet van het financiële beheer is niet onwrikbaar. Er is ruimte voor aanpassingen op basis van de ervaringen die worden opgedaan en de daarbij verworven inzichten. Beheersorganisatie regioprojecten d.d. 25-5-2012 3
1. Het juridisch kader De toekenning van gelden van derden aan Regio FoodValley is geregeld door middel van een subsidiebeschikking of een overeenkomst (convenant). Deze notitie heeft alleen betrekking op de organisatie van die projecten die externe financiering ontvangen door middel van een subsidiebeschikking. Het kan zijn dat er zowel een beschikking als een overeenkomst aan een project of programma ten grondslag ligt, b.v. Regiocontract FoodValley (RC). Hierbij is de beschikking leidend gezien haar afdwingbare karakter en de juridische bescherming die binnen het publiekrecht is geregeld. Deze notitie ziet daarom ook toe op die situaties. 1.1. Subsidie en projectovereenkomst Subsidie: de juridische beschikking De middelen die gebruikt worden voor de uitvoering van projecten worden meestal aan de regio verstrekt op basis van een subsidiebeschikking. Deze beschikking kan worden beschouwd als het juridische kader waarbinnen de overdracht van middelen van de ene overheid naar de andere plaatsvindt. Het is een eenzijdige rechtshandeling van de verstrekker die bedoeld is om financiële middelen ter beschikking te stellen aan, in dit geval de regio, ter bekostiging van specifieke, in de beschikking vermelde activiteiten, doelen, resultaten en beoogde effecten. Een belangrijk kenmerk van subsidies is dat deze pas definitief vastgesteld worden nadat de activiteiten zijn uitgevoerd conform beschikking en de verantwoording van uitgaven, inkomsten en inhoudelijke resultaten is ingediend. Aan deze beschikking zijn naast de inhoudelijke voorwaarden ook procedurele voorwaarden gekoppeld. Deze variëren van periodieke rapportagemomenten aan de subsidieverlener tot voorschriften m.b.t. aanbesteding, administratie, verantwoordingsprotocollen, bevoorschotting e.d. Deze voorschriften moeten in de beschikking worden vermeld. Op beschikkingen is de Algemene Wet Bestuursrecht en de specifieke subsidieverordening van de verstrekker van toepassing. Daarnaast kan er in de beschikking naar andere kaders worden verwezen. Deze zijn daarmee ook van toepassing op de subsidierelatie. De subsidievereisten zijn nader toegelicht in hoofdstuk 2. Projectovereenkomst Verderop in deze notitie wordt nader ingegaan op de inhoud van de projectenovereenkomst. Deze overeenkomst heeft als doel om de uitvoering van het project buiten het regiobureau te plaatsen. De overeenkomst is een meerzijdige rechtshandeling waarbij de regio en de deelnemende gemeenten zich conformeren aan de uitvoering van het project en daarbij vastleggen dat er aan alle voorwaarden van de onderliggende subsidiebeschikking zal worden voldaan. Daarbij is deze overeenkomst nodig om vast te leggen dat de subsidiemiddelen van de externe financier middels een overeenkomst worden doorgezet aan naar de deelnemende gemeenten. Alleen dan kan de opdrachtgevende gemeente (als gedelegeerd opdrachtgever namens de regio), de subsidie gebruiken voor verplichtingen die niet door de regio maar door de gemeenten zijn aangegaan. Alle partijen bij deze overeenkomst kunnen elkaar aanspreken op de juiste naleving ervan. Beheersorganisatie regioprojecten d.d. 25-5-2012 4
1.2. Beheer- en betaalautoriteit Belangrijk element bij het beschikbaar komen van de externe middelen voor de regio is de zogenaamde beheer- en betaalautoriteit. Dit is de rechtspersoon aan wie de subsidieverstrekker de subsidie overmaakt. Voor Regio FoodValley is dit het regio-orgaan zelf. De beheer- en betaalautoriteit is verantwoordelijk voor beheer, doorbetaling en verantwoording van de externe middelen. Regio FoodValley heeft besloten te gaan werken met de zogenaamde volmachtvariant. Dit houdt in dat de regio op basis van een overeenkomst het relevante deel van de subsidie doorgeeft aan naar de gemeente die als opdrachtgevende gemeente fungeert. Deze gemeente stuurt daartoe een declaratie aan de regio voor de kosten van verrichte werkzaamheden en gedane uitgaven en levert informatie over de uitvoering van het project. De volmachtvariant sluit goed aan bij de werkwijze van de regio als verlengd lokaal bestuur. Bovendien heeft de regio geen eigen subsidieregeling die noodzakelijk is voor een variant waarbij externe middelen als subsidie worden doorgegeven. 1.3. Hardheidsclausule Het dagelijks bestuur van de regio FoodValley kan in bijzondere gevallen van het bepaalde in dit document afwijken of bepalingen buiten beschouwing laten, voor zover de toepassing daarvan leidt tot onevenredige risico s in de uitvoering en/of beperkend werkt ten opzichte van het bereiken van de regionale en/of gemeentelijke doelstellingen. Beheersorganisatie regioprojecten d.d. 25-5-2012 5
2. Algemene vereisten subsidiebeheer Het subsidiebeheertraject voor projecten is verbonden aan voorwaarden die door de Europese Unie, rijksoverheid en provinciale overheid (de subsidieverstrekker) zijn opgesteld en vastgelegd in de diverse subsidieregelingen. De procedurele voorwaarden voor subsidiebeheer en verantwoording komen in het algemeen met elkaar overeen en zijn in dit hoofdstuk benoemd. Daarnaast zijn in deze handleiding vereisten opgesteld om te voldoen aan de eigen regels van de regio op het gebied van financieel beheer. Deze dienen ervoor om de regioprojecten op programmatische basis uit te voeren en aan te sturen. In de laatste paragraaf van dit hoofdstuk is schematisch weergegeven hoe het beheer- en verantwoordingsproces via de documentenstroom loopt. Dit proces wordt verder uitgewerkt in de volgende hoofdstukken. 2.1. Van subsidieaanvraag tot subsidievaststelling De verkrijging van subsidiegeld voor de uitvoering van een project kent de volgende stappen: 1. Van subsidieaanvraag tot subsidiebeschikking Zodra een projectvoorstel bestuurlijke goedkeuring van de regio heeft gekregen, vult de projectleider van de gemeente samen met de subsidiemedewerker van de regio het subsidieaanvraagformulier in dat wordt verstrekt door de subsidieverstrekker. Samen met verplichte bijlagen zoals het projectplan, de overeenkomst e.d. wordt de projectaanvraag schriftelijk ingediend bij de subsidieverstrekker met het verzoek gelden beschikbaar te stellen voor de uitvoering van het project. Een subsidieaanvraag kan meestal het hele jaar worden ingediend, tenzij in de subsidieregeling staat dat een aanvraag voor een bepaalde datum ontvangen moet zijn. De subsidieverstrekker verstrekt goedkeuring door middel van een beschikking. Algemene voorwaarden voor verlening zijn: De inhoud uit het projectplan behoort tot de beleidsdoelen van de subsidieverstrekker; Er zijn financiële middelen beschikbaar voor de realisatie van deze beleidsdoelen; Er is een juridisch kader aanwezig waaraan de subsidieverstrekker gehouden wordt. Bijv. vastgelegd in EU-wetgeving, landelijke wetgeving of provinciale verordeningen en op basis waarvan de subsidie kan worden verstrekt. 2. Tussentijdse verantwoordingsrapportages De subsidieverstrekker wil tussentijds op de hoogte gehouden worden van de financiële en inhoudelijke projectvoortgang (resultaten) over de afgelopen periode. Hiervoor zijn termijnen opgenomen in de subsidiebeschikking (met verwijzing naar de subsidieregeling). Meestal is dit één keer per jaar. Hierbij moet tevens een planning van activiteiten en uitgaven voor de eerstvolgende periode worden overlegd (meestal twaalf maanden). Deze voortgangsrapportages dienen op zowel totaal meerjarenproject of -programmaniveau als op het niveau van de (deel)projecten of programma s te worden opgesteld. Deze rapportages moeten volgens een voorgeschreven rapportagemodel worden opgesteld door de opdrachtgevende gemeente. Deze rapportages worden ingediend bij de regio en deze dient ze in bij de subsidieverstrekker. Beheersorganisatie regioprojecten d.d. 25-5-2012 6
Bij een meerjarenprogramma (zoals het RC) vindt veelal een tussentijds controlemoment plaats halverwege de looptijd. De voortgangsrapportage bestaat dan uit een toelichting op de resultaten en bestedingen met accent op voortgang (voortgang tot dan toe en verwachtingen tot en met het eind van de programmaperiode): voortgang op programmaniveau, afwijkingen ten opzichte van de afspraken en knelpunten in de uitvoering. De rapportage wordt met een goedkeurende accountantsverklaring, ingediend bij de subsidieverstrekker. Naast periodieke rapportages vindt er direct contact plaats met de subsidieverstrekker. Dit is met name het geval als er niet voldaan kan worden aan de subsidieverplichtingen. In de eerste plaats ligt er een verantwoordelijkheid bij de opdrachtgevende gemeente om eventuele problemen bij de uitvoering te melden aan de regio. Naar aanleiding van deze melding aan de regio wordt door het regiobestuur bekeken welk traject er moet worden gelopen om de problemen te verhelpen. Indien daartoe aanleiding is zal het vervolgtraject met de subsidieverstrekker worden besproken (regio en opdrachtgevende gemeente). 3. Bevoorschotting De subsidieverstrekker is in het algemeen bereid om mee te werken om voorfinanciering door de regio tot een minimum te beperken. Door middel van een vaststaand kasritme kan de subsidieverstrekker op maat bevoorschotting uitbetalen. Op basis van de (jaarlijkse) voortgangsrapportages kan de regio een jaarvoorschot aanvragen onder voorwaarde dat inzicht wordt gegeven in: de stand van de werkelijke subsidiabele uitgaven tot dan toe; planning/begroting van uitgaven voor de resterende periode. De regio betaalt vervolgens de voorschotten uit aan de regiogemeenten op basis van de gemaakte afspraken hierover. Zie hiervoor hoofdstuk 4. 4. Subsidievaststellingsverzoek Na afloop van de projectperiode vindt de eindcontrole plaats van de projectkosten en activiteiten door de accountant. Vervolgens dient de regio een aanvraag tot subsidievaststelling voor het betreffende project in. Hierbij wordt ook een eindverantwoording en goedkeurende accountantsverklaring (conform voorgeschreven eindrapportagemodel en controleprotocol) geleverd. Hierin wordt onder meer gerapporteerd over het behalen van de beoogde resultaten en maatschappelijke effecten, de inzet van eigen middelen en inzet van (Rijks)overheidsmiddelen over de gehele subsidieperiode. Hierbij wordt een relatie gelegd met de uitgevoerde activiteiten. In de beschikking is de uiterste indieningdatum opgenomen die kan variëren van 3 tot 6 maanden na uitvoeringsdatum van de (betaalde) projectactiviteiten. In het geval van het RC verzorgt de regio de verantwoording op programmaniveau. De verantwoording op projectniveau wordt verzorgd door de opdrachtgevende gemeente. Dit is nader uitgewerkt in de volgende hoofdstukken. 5. Vaststellingsbeschikking In de vaststellingsbeschikking is de officiële goedkeuring van de subsidieverstrekker vastgelegd inclusief de definitieve vaststelling van de subsidiebijdrage(n). Met deze goedkeuring wordt het restant uitbetaald of teruggevorderd binnen de in de beschikking gestelde periode. Beheersorganisatie regioprojecten d.d. 25-5-2012 7
2.2. Subsidiabele kosten Subsidiabele kosten zijn de voor de activiteiten noodzakelijke kosten, die aantoonbaar rechtstreeks zijn toe te rekenen aan de te leveren prestatie. De kosten moeten gemaakt worden in de afgesproken projectperiode en zijn proportioneel en doelmatig. De subsidiabele kosten zijn specifiek opgenomen in de subsidieregeling van de subsidieverstrekker. Maar in het algemeen kan worden gedacht aan kosten zoals: Uren die gemaakt zijn door het personeel dat direct bij het project betrokken is en waarvan dit geen reguliere taak is. Zie hiervoor paragraaf 2.3.; Kosten verbonden aan uitgevoerde adviesdiensten en onderzoeken. Het gaat hierbij uitsluitend om externe inzet; Kosten voor promotie en publiciteit waaronder het maken van folders, persberichten, website, voorlichtingsbijeenkomsten, openingsfestiviteit etc.; Aankoop van grond, gebaseerd op een waardebepaling door een beëdigd taxateur; Aankoop van gebouwen en onroerend goed, met inbegrip van kosten voor aankoop, belastingen, leges en taxatiekosten, gebaseerd op een waardebepaling door een beëdigd taxateur; Kosten aanschaf machines, apparatuur en productiemiddelen (kapitaallasten binnen subsidiabele periode); Kosten verbruikte materialen en hulpmiddelen; Kosten voor financiële transacties, financieel juridische diensten zoals de accountant, patenten en bankkosten; Andere aan derden verschuldigde kosten; Niet verrekenbare BTW. De kosten zijn inclusief BTW als: de subsidieontvanger de kosten heeft gemaakt; BTW niet in aftrek kan worden gebracht; geen compensatie wordt verkregen uit het BTW-compensatiefonds. Nogmaals: in iedere subsidieregeling zijn de subsidiabele kosten opgenomen. Deze kunnen afwijken van wat hierboven is opgesomd. 2.3. Eigen ureninzet in regio FoodValley voor regioprojecten Door de medewerkers van de gemeenten zullen uren worden ingezet voor de uitvoering van projecten. Deze uren kunnen in de meeste gevallen als subsidiabele projectkosten worden opgevoerd. Daarover kan vervolgens een percentage subsidie worden verkregen. Indien er eigen ureninzet is vanuit gemeenten dan moeten deze op voorhand zichtbaar zijn in de projectbegroting. Voorwaarden Het moet gaan om uren die specifiek voor het betreffende project worden ingezet, bijvoorbeeld voor coördinatie of voor projectactiviteiten, en die niet tot de normale werkzaamheden van de gemeente kunnen worden gerekend (additioneel). Voor bepaalde projecten of programma s kunnen hiervoor afwijkende afspraken gelden (zoals bij het RC). Deze uren moeten in de begroting van het project worden opgenomen om onduidelijkheden later te voorkomen en de administratieve last te beperken. Verantwoording De specifiek voor het project gemaakte uren moeten worden verantwoord via het eigen (gemeentelijke) tijdschrijfsysteem. Daartoe zal voor het betreffende project een specifiek Beheersorganisatie regioprojecten d.d. 25-5-2012 8
tijdschrijfnummer moeten worden aangemaakt gekoppeld aan het betreffende project (bij voorkeur ook het projectnummer hierin opnemen). De geschreven uren moeten periodiek worden geaccordeerd door een daartoe bevoegde manager. De geaccordeerde overzichten behoren in het projectdossier te worden opgenomen en als onderbouwing bij de kostenverantwoording. Deelnemende gemeenten zullen er rekening mee moeten houden dat ambtelijke uren geen onderdeel kunnen zijn van een subsidieverantwoording als deze niet verifieerbaar zijn door middel van een sluitende urenregistratie. Uurtarief Het uurtarief dat kan worden gehanteerd voor uren van ambtenaren, werkzaam bij één van de regiogemeenten, kan op verschillende manieren worden vastgesteld. Hierbij moet vooropgesteld worden dat de eerste methode de voorkeur heeft en slechts in die gevallen dat de subsidieverstrekker dat vereist voor de tweede optie wordt gekozen. Zonder berekening: Voor bepaalde projecten en programma s (zoals het RC) kan met vaste tarieven worden gerekend. Het is dan niet nodig is om per medewerker een eigen tarief te berekenen of om dat voor een hele organisatie te berekenen. Het betreft projecten waarbij de subsidieverstrekker hiertoe een formeel besluit neemt zodat accountants ermee uit de voeten kunnen. Bij het toepassen van deze methode wordt voorafgaand aan de uitvoering een tarief vastgelegd. Indien verenigbaar met de voorschriften van de subsidieverstrekker wordt uitgegaan van één vast tarief gedurende de gehele projectperiode. Het uitgangspunt is om daarbij de volgende normtarieven te hanteren: 90 per uur voor ambtelijke projectleiders (schaal 10 en hoger) en 65 voor projectondersteuning (t/m schaal 9). Dit sluit aan bij de momenteel door de regio gehanteerde tariefstelling voor onderlinge diensten. Bovenstaande verdeling kan ook gebruikt worden voor uren van projectmedewerkers/beleidsmedewerkers van de deelnemende gemeenten. De hierboven genoemde normtarieven kunnen door het dagelijks bestuur van de regio worden gewijzigd. Het gewijzigde tarief wordt zonder tussenkomst van toepassing op alle ambtelijke uren die na de datum van instemming door het dagelijks bestuur van de regio worden gemaakt. Doorberekening. Als deze methode gebruikt wordt dan wordt de uitgewerkte systematiek voorafgaand aan de uitvoering van het project doorgesproken met de subsidieverstrekker. Hierop moet een akkoord komen van de verstrekker voordat er uren kunnen worden gedeclareerd op het project. Er zijn twee berekeningsmethoden: Op organisatieniveau. Integraal uurtarief op basis van een gebruikelijke en controleerbare methodiek die is gebaseerd op bedrijfseconomisch en maatschappelijk aanvaardbare grondslagen. Het integrale uurtarief bestaat uit directe personeelskosten en indirecte kosten. Er zit geen winstopslag in; Op medewerkerniveau. Brutoloon van de medewerker volgens de loonstaat verhoogd met opslagen voor sociale lasten met een maximum van 1650 uren. Daarnaast kunnen algemene indirecte kosten (overhead) die gerelateerd zijn aan de loonkosten worden toegerekend. Er moet dan wel een goedgekeurde berekeningswijze bij de aanvraag worden ingediend. 2.4. Niet-subsidiabele kosten De subsidieverstrekker sluit ook bepaalde projectkosten uit die niet voor subsidie in aanmerking komen. Deze zijn vastgelegd in de betreffende subsidieregeling. Het gaat hierbij in het algemeen om: Beheersorganisatie regioprojecten d.d. 25-5-2012 9
Kosten die gemaakt zijn voordat de aanvraag is ontvangen, tenzij hierover andere afspraken zijn gemaakt met de subsidieverstrekker; Kosten die uit anderen hoofde zijn of kunnen worden gesubsidieerd; Verrekenbare of compensabele belastingen, heffingen of lasten; Kosten van rente, bankdiensten, financieringen, gerechtelijke procedures, boetes en sancties evenals leges bij gemeentelijke aanvragen; Kosten van activiteiten die redelijkerwijs kunnen worden gedekt uit de inkomsten die met deze activiteiten verband houden; Kosten om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of aan gangbare minimumkwaliteitseisen; Kosten van reguliere werkzaamheden; Exploitatiekosten die geen verband houden met de aanloopfase van een activiteit; Kosten gemaakt na beëindiging van activiteiten met uitzondering van accountantskosten; Niet noodzakelijke of bovenmatige kosten. Nogmaals: in iedere subsidieregeling zijn de niet-subsidiabele kosten opgenomen. Deze kunnen afwijken van wat hierboven is opgesomd. 2.5. Aanbesteding Ten aanzien van het verstrekken van overheidsopdrachten voor regioprojecten is het uitgangspunt dat de gemeente die de opdracht verstrekt zelf verantwoordelijk is voor de juistheid van de gunningsprocedure. Er gelden geen uniforme/overkoepelende aanbestedingsregels voor regioprojecten. De opdrachtgevende gemeente hanteert dus haar eigen aanbestedingsregelgeving. Aanbesteding van opdrachten door overheden is geregeld in de Europese aanbestedingsrichtlijnen Richtlijn (EG) 2004/18 en Richtlijn (EG) 2004/17. De kern van het Europese aanbestedingsbeleid is dat ondernemers binnen Europa gelijke kansen krijgen om een overheidsopdracht te krijgen (gelijkheidsbeginsel). Binnen het aanbestedingsbeleid ligt de focus dus op het wegnemen van belemmeringen voor potentiële gegadigden. Deze visie is aan de hand van een viertal criteria nader uitgewerkt. Bij de gunning van een overheidsopdracht moet dus ten minste aan de volgende criteria worden voldaan: Non-discriminatie/gelijke behandeling; Transparantie; Evenredigheid/wederzijdse erkenning; Rechtsbescherming en motivatie. Aanbestedingsproces (doelmatigheid) In de praktijk zijn deze criteria geborgd in aanbestedingsprocessen. Aan de hand van de karakteristieken van de overheidsopdracht wordt bepaald welke regime gevolgd moet worden. De meest belangrijke factoren zijn het type werkzaamheden en de omvang van de opdrachtsom. De leidende gedachte is hierbij dat hoe groter de opdracht is des te waarschijnlijker is het dat partijen vanuit andere lidstaten interesse hebben in de opdrachtgunning. De regimes worden dus zwaarder naar mate er meer geld met de opdracht gemoeid is. Enkele vormen van deze aanbestedingsregimes zijn: Openbare procedure: gegadigden sturen een offerte naar aanleiding van een publicatie. Gunning geschiedt op basis van vooraf bepaalde objectieve criteria; Niet-openbare procedure: gegadigden melden zich na een publicatie. De aanbestedende dienst selecteert enkele van de aanbieders en vraagt deze een offerte in te dienen. Op basis van objectieve gunningcriteria wordt één van de offrerende partijen geselecteerd; Europese procedure: wanneer de geraamde opdrachtwaarde boven de Europese drempelwaarden komt wordt de opdracht op Europees niveau gepubliceerd. Gegadigden kunnen een offerte indienen bij de aanbestedende dienst. De gunningcriteria worden op voorhand objectief vastgesteld. Beheersorganisatie regioprojecten d.d. 25-5-2012 10
Naast bovenstaande drie regimes zijn er nog meer vormen van aanbesteding zoals een raamovereenkomst en onderhandse gunning waarbij één of meerdere partijen worden uitgenodigd. Wanneer de waarde van de overheidsopdracht lager is dan de drempelbedragen voor de Europese procedure dan wordt van de aanbestedende dienst toch verwacht dat deze de eerder genoemde criteria ter harte neemt. Als opdrachten worden verstrekt in afwijking van de gemeentelijke aanbestedingsrichtlijn dan zijn de uitgaven die volgen op deze opdracht onrechtmatig. Deze uitgaven zijn dan niet of slechts voor een deel subsidiabel. Het financiële risico voor het niet naleven van aanbestedingsregels is dus groot. Daarbij is een incorrect gevolgde aanbestedingsprocedure niet meer achteraf te rechtvaardigen. Op voorhand dienen de juiste afwegingen gemaakt te worden. Dit vereist een verregaande expertise van de aanbestedende partij en goede kennis van de activiteiten en te verwachten kosten. Regio FoodValley en de gemeenten zijn aanbestedende diensten en dienen zich daarom te houden aan het eigen aanbestedingsbeleid en de aanbestedingsrichtlijnen van de EU. Zie bijlage 7 voor het Stroomschema aanbesteding. Op http://www.europadecentraal.nl/menu/503/drempelwaarden.html zijn de Europese drempelwaarden opgenomen. Per aanbesteding dienen ten minste de volgende documenten opgenomen te worden in de projectadministratie: kopieën van de wijze van publicatie (opdracht, gunning, etc.), bestekken, selectiecriteria, gunningcriteria, gevraagde-, ontvangen- en afgewezen offertes, proces verbaal van opening, proces verbaal van gunning, opdracht- en afwijzingsbrieven, contracten en eventuele verlengingen. Onder de Europese drempelbedragen is het gemeentelijke aanbestedingsbeleid van toepassing. 2.6. Staatssteun Indien er bij de uitvoering van regioprojecten overheidssteun (in welke vorm dan ook) wordt gegeven aan ondernemingen, dan wordt door de opdrachtgevende gemeente voorafgaand daaraan getoetst op aspecten van staatssteun. Ook wordt er een melding gemaakt bij de regio van de voorgenomen steun. Indien nodig wordt hiervoor (externe) expertise ingeroepen. Staatssteun wordt in artikel 107 VwEU lid 1 (oud 87 EG.) als volgt gedefinieerd: Behoudens de afwijkingen waarin de Verdragen voorzien, zijn steunmaatregelen van de staten of in welke vorm ook met staatsmiddelen bekostigd, die de mededinging door begunstiging van bepaalde ondernemingen of bepaalde producties vervalsen of dreigen te vervalsen, onverenigbaar met de interne markt, voor zover deze steun het handelsverkeer tussen de lidstaten ongunstig beïnvloedt. De basiskenmerken zijn: Voordeel voor de onderneming; Verschaft door de overheid; Artificieel karakter (geen tegenprestatie of vergoeding); Selectiviteit specifiek voor één of meer ondernemingen, geen generieke maatregel; Concurrentievervalsing tussenstaatse handel wordt beïnvloed. Staatssteun speelt een rol bij het geven van overheidssubsidie aan partijen die activiteiten uitvoeren in de markt (ondernemingen in de ruimste zin), dit kunnen dus ook stichtingen of verenigingen zijn die activiteiten uitvoeren die marktpartijen ook kunnen uitvoeren. Bij subsidie Beheersorganisatie regioprojecten d.d. 25-5-2012 11
aan een andere overheid is hiervan geen sprake, tenzij de activiteiten van deze overheid, als economische activiteiten worden gezien. Dit is het geval wanneer er marktpartijen zijn die dezelfde producten aanbieden, bijvoorbeeld bij het vervoer van schoolkinderen. Het speelt ook een rol wanneer de subsidieontvangende overheid deze middelen doorverstrekt aan ondernemers. Dit komt voor wanneer met subsidie de gevels van een verloederde winkelstraat worden opgeknapt en de daar gevestigde ondernemers een bijdrage krijgen uit het projectbudget. Of bepaalde activiteiten of een subsidie als ongerechtvaardigde staatssteun zijn aan te merken wordt voordat de subsidie wordt verleend door de subsidieverstrekker (i.c. de opdrachtgevende gemeente) getoetst (gebruik hiervoor bijlage 8, Stroomschema Staatssteun). Om deze toets zorgvuldig te kunnen doen, is er zeer specifieke informatie nodig over de exacte activiteiten van de subsidieontvanger en moet er inzicht zijn in de kosten van deze activiteiten. Bij projecten waar staatssteun een rol speelt, moet men zeer alert zijn op wijzigingen van activiteiten of stijgende kosten. De mogelijkheid bestaat dat bij afwijkingen de toets vooraf niet meer voldoet. Het risico dat er subsidie moet worden teruggevorderd neemt dan toe. 2.7. Communicatie Communicatie-uitingen zijn van belang voor de regio, de deelnemende gemeenten en de subsidieverstrekker omdat daarmee de uitvoering van het beleid onder de aandacht komt van een groter publiek. Indien er geen specifieke voorschriften zijn vanuit de subsidieverstrekker t.a.v. communicatie dan moet er ten minste aandacht worden besteed aan de volgende elementen: Op alle communicatie-uitingen (website, drukwerk, bouwborden etc.) dient het logo van de subsidieverstrekker en de regio te worden vermeld en moet worden medegedeeld dat de activiteiten mede tot stand zijn gekomen dankzij financiering van de subsidieverstrekker. 2.8. Instandhouding na subsidievaststelling De regio en gemeenten houden gedurende een voorgeschreven periode na subsidievaststelling, of zolang als in de beschikking staat vermeld, de activiteiten of de resultaten van de activiteiten in stand, voor zover de aard van de activiteiten zich daartoe leent. Op verzoek kan ontheffing worden verleend door de subsidieverstrekker, mits deze mogelijkheid in de beschikking is opgenomen. 2.9. Projectadministratie en bewaartermijn De regio en gemeenten houden een inzichtelijke en controleerbare (financiële) projectadministratie bij zodat de projectorganisatie goed kan functioneren en audits efficiënt kunnen worden uitgevoerd. De noodzakelijke gegevens zijn tijdig, juist en volledig opgenomen en zijn te verifiëren met bewijsstukken. In bijlage 10 is een voorbeeld opgenomen voor de invulling van een fysiek projectdossier. In de meeste gevallen is hiervoor beleid opgesteld binnen de eigen organisatie. Deze is dan leidend. De regio en gemeenten zijn verplicht de projectadministratie een aantal jaaren te bewaren na subsidievaststelling, conform de gestelde eisen in de subsidiebeschikking. Veelal met een minimum van vijf jaar. Beheersorganisatie regioprojecten d.d. 25-5-2012 12
2.10. Contactpersoon Voor zowel de regio, de opdrachtgevende gemeente als en de subsidieverstrekker zijn er vaste contactpersonen. In alle correspondentie moet de programma- of projectnaam en het zaaknummer worden vermeld. 2.11. Documentenstroom subsidieverstrekker, regio en gemeenten Het hiervoor beschreven subsidiebeheertraject brengt ook een documentenstroom met zich mee. Deze zijn hieronder schematisch opgenomen. De taken, verantwoordelijkheden en afspraken zijn verder uitgewerkt in de volgende hoofdstukken. Voor de uitvoering van een project is een regiogemeente verantwoordelijk, daarom wordt die in onderstaande figuur genoemd als uitvoerder. 4. Afrekening ( ) 3. Vaststelling subsidie 2. Voorschot ( ) 1. Subsidiebeschikking (voorwaarden) 8. Afrekening ( ) 7. Vaststelling subsidieaandeel 6. Betaling ( ) 5. OVEREENKOMST EU Rijk Provincie Regio Gemeente 12. Rapportage 13. Voorschotverzoek ( ) 14. Jaarrekening 9. Declaratie ( ) 10. Uitvoeringsinformatie 11. Accountantsverklaring 15. Accountantsverklaring Ter toelichting: 1. Subsidiebeschikking: De eenmalige toezegging van de subsidieverstrekker om voor een afgesproken periode financiële middelen beschikbaar te stellen ter grootte van een afgesproken maximaal bedrag, inclusief de daarbij behorende voorwaarden. 2. Voorschot: Het bedrag dat jaarlijks vooraf beschikbaar wordt gesteld door de subsidieverstrekker en naar de regio wordt overgemaakt. 3. Vaststelling subsidie: Het besluit van de subsidieverstrekker na afloop van de programmaperiode waarmee de definitieve subsidiehoogte wordt vastgesteld op basis van de werkelijk gemaakte kosten. 4. Afrekening: Het bedrag dat wordt verrekend tussen subsidieverstrekker en de regio op basis van de definitief vastgestelde subsidie (3) en de verleende voorschotten (2). 5. OVEREENKOMST: Het per project vastleggen van de maximale hoogte van beschikbare overheidsmiddelen en de minimale cofinanciering tussen regio en uitvoerder en de daarbij Beheersorganisatie regioprojecten d.d. 25-5-2012 13
geldende afspraken. De projectaanvraag (projectformat en plan) en het communicatieplan maken hiervan onderdeel uit. 6. Betaling: Het doorgeven van provinciale gelden door de regio naar een uitvoerder. 7. Vaststelling subsidieaandeel: Het vaststellen van het definitieve bedrag aan middelen van de subsidieverstrekker dat voor een project beschikbaar is na afsluiting van een project. 8. Afrekening: Het bedrag dat wordt verrekend tussen regio en uitvoerder op basis van de vaststelling van het subsidieaandeel (7) en al verrichte betalingen (6). 9. Declaratie: Betalingsverzoek vanuit de uitvoerder naar de regio op basis van verrichte werkzaamheden en uitgaven voor een goedgekeurd project (5). 10. Uitvoeringsinformatie: Door de uitvoerder aan de regio te leveren uitvoeringsinformatie ter monitoring van de uitvoering van het project en ten behoeve van rapportages door de regio aan de subsidieverstrekker. 11. Accountantsverklaring: Het laten controleren en op laten stellen van een accountantsverklaring over het afgesloten project door de eigen accountant van de uitvoerder. Het controleprotocol van de subsidieverstrekker is hierbij leidend. 12. Rapportage: Informatieverstrekking door de regio aan de subsidieverstrekker over de voortgang van de uitvoering van het project, de besteding van externe gelden en geleverde cofinanciering door gemeenten. Dit betreft de jaarlijkse rapportages, eventuele tussentijdse rapportages en de eindrapportage. 13. Voorschotverzoek: Verzoek van de regio voor (aanvullend) voorschot gekoppeld aan een voortgangsrapportage (12). 14. Jaarrekening: Jaarrekening van de regio waarin de informatie met betrekking tot het project herkenbaar en overzichtelijk is opgenomen. 15. Accountantsverklaring: Accountantsverklaring volgens het opgestelde model van de subsidieverstrekker over de uitvoering van het project. Het gaat hierbij om programma s zoals het RC waarbinnen meerdere projecten zijn opgenomen. Beheersorganisatie regioprojecten d.d. 25-5-2012 14
3. Bevoegdheden regio en gemeenten Dit hoofdstuk beschrijft de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de verschillende actoren die betrokken zijn bij de uitvoering van projecten (de projectorganisatie). In de eerste plaats wordt ingegaan op de juridisch-formele aspecten; waar ligt de bestuurlijke en financiële verantwoordelijkheid? In welke fase wordt welke actor (of groep actoren) betrokken bij het project? En welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft deze actor dan? 3.1. Projectorganisatie De wijze waarop de verschillende regionale actoren zich tot elkaar verhouden, wordt omschreven in onderstaande projectorganisatie. Hierbij wordt uitgegaan van de situatie dat er een subsidiebeschikking is afgegeven aan de regio FoodValley (contractspartij) door de subsidieverstrekker. De regio In de WGR-regeling FoodValley zijn een achttal gemeenten een samenwerking aangegaan. Onder deze samenwerking kunnen de verschillende B&W s van de regiogemeenten bevoegdheden overdragen aan de regio. Hieronder vallen in het bijzonder de bevoegdheid om strategische samenwerking aan te gaan en het binnenhalen van subsidiemiddelen voor de uitvoering van regionale projecten. In deze hoedanigheid dient de regio subsidieaanvragen in en is zij begunstigde voor de subsidiemiddelen. Zij wordt daarom in beginsel aangesproken op de realisatie van de activiteiten waar de subsidiemiddelen voor bestemd zijn. Ook volgt uit de WGR-regeling dat de regio zelf geen uitvoeringswerkzaamheden zal verrichten voor regionale projecten. De regio is echter onverminderd verantwoordelijk voor de juiste besteding van de subsidie (voortgang en middelen) en heeft daarom een sturende rol. 1. Het regiobestuur (DB) is verantwoordelijk en wordt over de procesgang geïnformeerd door de regiosecretaris (ambtelijk). 2. Het portefeuillehouderoverleg (PHO) van het betreffende aandachtsgebied adviseert het regiobestuur over het (inhoudelijk) verloop van een project. Het portefeuillehoudersoverleg wordt geadviseerd/geïnformeerd door het Ambtelijk overleg (AO) van betreffend aandachtsgebied. Het adies van het PHO wordt via het regiokantoor in het DB gebracht. 3. De portefeuillecoördinator van een bepaald aandachtsgebied is voorzitter van het ambtelijk overleg en ambtelijk secretaris annex eerste adviseur van het PHO. Hij stelt de agenda op met input vanuit zijn werkgebied. De coördinator is agendalid van de projectgroepen en ontvangt een afschrift van de periodieke voortgangsrapportages vanuit het regiobureau (uit handen van de subsidiemedewerker). Deze rapportages zijn input voor het AO en het PHO. 4. Het Ambtelijk overleg fungeert als klankbord voor het PHO en adviseert het PHO, gevraagd en ongevraagd over de voortgang van de projecten. 5. De regiosecretaris/directeur rapporteert rechtstreeks aan het Bestuurlijk overleg over de voortgang van de projecten. De input uit het PHO (en AO) worden geïntegreerd in de rapportage aan het Bestuurlijk overleg. 6. De subsidiemedewerker is het aanspreekpunt voor de projectleider/projectgroep. Hij voerten de stuurt op de tijdsplanning en volledigheid van de rapportages en voert over-all coördinatie over subsidieprogramma s (o.a. RC). Hierbij wordt vooral aandacht besteed aan tijdsplanning, uitputting van subsidiemiddelen, aansluiting met de projectdoelstellingen, rechtmatigheid enz. De subsidiemedewerker levert de input voor het AO en PHO aan de portefeuillecoördinator. Beheersorganisatie regioprojecten d.d. 25-5-2012 15
7. De projectleider is onder andere verantwoordelijk voor de inhoudelijke resultaten, financiële voortgang en rapportages aan de regio. De projectleider is aanspreekpunt voor de subsidiemedewerker en zorgt voor de afstemming binnen de projectgroep. 8. In de projectgroep zit een afvaardiging van alle deelnemende gemeenten. De projectleider is onderdeel van de projectgroep en wordt aangesteld door de opdrachtgevende gemeente. De vorm en frequentie waarin de projectgroep samenkomt wordt afgestemd met de aard van het project (maatschappelijke/politieke impact, omvang, risico s e.d.). De subsidiemedewerker en de portefeuillecoördinator zijn geen onderdeel van de projectgroep maar wel agendalid. Projectgroepleden informeren hun intermediair en hun gemeentelijke afvaardiging in het AO van betreffend aandachtsgebied over de voortgang van hun project (dit ten behoeve van behandeling van projectrapportages in het PHO). Hieronder is het proces van rapporteren op projectniveau, met inbegrip van de bovenstaande rollen schematisch weergegeven. 1. Regiobestuur 5. Regiosecretaris Rapportage + advies Rapportage + advies 2. Portefuillehoudersoverleg Regiokantoor Rapportage + advies 4. Ambtelijk overleg 6. Subsidiemedewerker (rechtmatigheidstoets) Rapportage Rapportage 3. Portefeuillecoördinator (doelmatigheidstoets) 8. Projectgroep 7. Projectleider Niet-projectgerelateerde rollen Intermediairs De intermediairs vervullen een klankbordrol binnen hun eigen gemeentelijke organisatie. Zij informeren mede-ambtenaren over regionale issues en informeren hun college van B&W over regionale beslispunten. Projectgroepleden informeren hun intermediair over het verloop van hun regioprojecten (dit ten behoeve van behandeling van projectrapportages in het PHO). Beheersorganisatie regioprojecten d.d. 25-5-2012 16
Financiële medewerkers gemeenten De financieel medewerkers vanuit de regiogemeenten worden periodiek geconsulteerd over de stand van zaken van de jaarrekening en begroting van de regio. Daarnaast worden zij gevraagd input te leveren over de organisatie en verantwoordingssystematiek van regionale projecten. Ten aanzien van de uitvoering van projecten wordt bij de projectaanvraag een paraaf van de financiële medewerker gevraagd. Deze verifieert of de financiële aspecten uit het projectplan aannemelijk zijn en of de projectorganisatie op een deugdelijke wijze is ingericht. De financieel medewerkers krijgen periodiek de ruimte om input te leveren over de organisatie van projecten. Hierbij bestaat nadrukkelijk de mogelijkheid om aanpassingen te doen aan de bestaande structuur. Indien daartoe aanleiding ontstaat kan het bestuur wijzigingen in deze organisatiestructuur aanbrengen. Opdrachtgevende gemeente In de overeenkomst met de regio wordt één van de regiogemeenten gedelegeerd opdrachtgever voor de regio. Het college van B&W van deze gemeente is vervolgens opdrachtgever voor de overige regiogemeenten. De opdrachtgevende gemeente wordt belast met de uitvoering van het project en is gesprekspartner van het regiobureau. Ook draagt zij de financiële risico s van het project (onrechtmatigheden, tekortkomingen bij de uitvoering, niet nakoming van verantwoordingsverplichtingen e.d.). De reden hiervoor ligt erin dat partij die de procedures en resultaten kan beïnvloeden risicodrager is voor tekortkomingen daarin. De regio belegt deze verantwoordelijkheid bij de gemeenten omdat zij zelf niet de uitvoering van projecten doet. Op projectniveau kunnen deelnemers afspraken maken over de verdeling van middelen en risico's. De opdrachtgevende gemeente voert de regie over het project. Het college van B&W van deze gemeente mandateert de uitvoering aan één van haar leden (i.c. het lid van het regiobestuur voor de opdrachtgevende gemeente en tevens voorzitter van het PHO van betreffend aandachtsgebied). Ambtelijk opdrachtgever is de gemeentesecretaris van de opdrachtgevende gemeente en is daarom belast met de uitvoering. Deze stelt een projectleider aan die vervolgens een projectgroep samenstelt. Hierin zijn ten minste ambtenaren betrokken vanuit alle deelnemende gemeenten. De subsidiemedewerker van het regiobureau en een financieel medewerker van de opdrachtgevende gemeente zijn agendalid van de projectgroep. De vorm en de frequentie waarin de projectgroep samenkomt wordt door de projectgroep zelf ingevuld aan de hand van maatschappelijke/politieke impact, omvang, risico s e.d. Het is voor de gemeenten niet vrijblijvend om een afvaardiging te leveren. De vorm waarin de afvaardiging wordt geleverd kan in overleg met de projectgroep worden bepaald. Ambtelijke deelname in de projectstructuur vergroot de integratie van de projectactiviteiten binnen de gemeentelijke organisaties. Deelnemende gemeenten De gemeenten die naast de opdrachtgevende gemeente deelnemen aan het project zijn middels dezelfde overeenkomst verbonden aan het project. Daarmee nemen ze actief deel aan het project en leveren een vertegenwoordiger voor de projectgroep. Daarnaast kan er bij projecten met grotere impact, (politiek, financieel e.d.) voor gekozen worden om een ambtelijke regiegroep in te stellen, bestaande uit de gemeentesecretarissen van alle deelnemende gemeenten. Deze adviseren de ambtelijke opdrachtgever (gemeentesecretaris van de opdrachtgevende deelnemende gemeente). In onderstaand schema zijn de verschillende rollen en verantwoordelijkheden weergegeven. Beheersorganisatie regioprojecten d.d. 25-5-2012 17
8 x BenW s regiogemeenten overdracht taken en bevoegdheden Regiobestuur FoodValley eindverantwoordelijk voor uitvoering van het samenwerkingsproject en opdrachtgever aan opdrachtgevende gemeente PHO Domein. Bestuurlijke stuurgroep annex adviseur van het regiobestuur. AO Domein Adviseur aan het PH O Domein College van Opdrachtgevende gemeente Mandaat aan wethouder x. bestuurlijk opdrachtgever voor de uitvoering Gemeentesecretaris van opdrachtgevende gemeente Ambtelijk opdrachtgever voor de uitvoering Optioneel Ambtelijke regiegroep van secretarissen of managers advisering aan Gemeentesecretaris. Projectleider verantwoordelijk voor de uitvoering Rol Regiokantoor: 1. Regiosecretaris is secretaris annex 1 e adviseur van het regiobestuur. 2. Portefeuillecoördinator is secretaris annex 1 e adviseur van het PHO. Projectgroep Ambtenaren opdrachtn. gem. en uitvoeringspartners projectondersteuning en advisering aan de projectleider. subsidiemederwerker regio is (agenda)lid Beheersorganisatie regioprojecten d.d. 25-5-2012 18
3.2. Taken en verantwoordelijkheden binnen de projecten De regio en de gemeenten hebben elk hun eigen rol en verantwoordelijkheden bij de inzet en verantwoording van subsidiemiddelen. Dit is in onderstaand schema weergegeven. Beslissen: - accordering projecten -accordering betalingen -accordering spelregels EU Rijk Provincie Regio Gemeente Programma administratie: - voortgang en resultaten - financieel Project administratie: - voortgang en resultaten - financieel De regio De regio heeft een regierol bij het vertalen van de afgesproken doelen en resultaten in projecten en een kassiersrol: het doorgeven van de subsidiegelden die voor de uitvoering daarvan nodig zijn. Regierol De regio zorgt voor de verzending van de rapportages en verantwoording van de besteding van gelden richting de subsidieverstrekker. In het geval van programma s zoals het RC vervult de regio deze rol middels programmamanagement en programma-administratie, waarbij wordt opgemerkt dat dit programmamanagement zich richt op het geheel van alle aspecten van het programma en het in goede banen leiden van de relaties van de regio met de subsidieverstrekker en- van de regio met de gemeenten en een goede (financiële en inhoudelijke) administratie. De regio stelt hiervoor de integrale rapportages op. Kassiersrol De andere rol die de regio inneemt bij regionale subsidieprojecten is de kassiersrol: de regio zorgt voor de subsidiegeldstromen van subsidieverstrekker naar de regio en van de regio naar de opdrachtgevende gemeente van een project. Het gaat hierbij dus niet om de geldstromen van de cofinanciering. Die worden binnen de projectstructuur georganiseerd. Na vaststelling van de subsidie door de subsidieverstrekker vindt verrekening plaats van de resterende subsidiemiddelen tussen subsidieverstrekker en de regio. Hierna wordt het restant subsidiebedrag aan de opdrachtgevende gemeente uitbetaald door de regio. Tussentijds kunnen door de regio aan de opdrachtgevende gemeenten desgewenst voorschotten worden verstrekt en kunnen betalingen worden gedaan op declaratiebasis. De gemeenten De gemeenten zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van projecten en het opstellen van de daarbij behorende projectadministratie waarbij periodiek wordt gerapporteerd aan de regio over de (financiële) voortgang en resultaten van het project, zodat de regio deze kan doorzetten naar de subsidieverstrekker. Beheersorganisatie regioprojecten d.d. 25-5-2012 19
Gemeente als opdrachtgever van het project De uitvoering van een subsidieproject en het daaraan gekoppeld het voeren van een deugdelijke projectadministratie is de verantwoordelijkheid van de gemeenten. Per project treedt één gemeente op als uitvoerder. Deze uitvoerder is (mede namens de andere deelnemers) de opdrachtgever voor het project. Voor alle formele en financiële zaken, zoals inhoudelijke voortgang, uitbetaling van voorschotten en de afrekening, is de projectleider van het project, aangesteld door de opdrachtgevende gemeente, voor de regio het aanspreekpunt. De opdrachtgevende gemeente verzorgt op haar beurt de kasstroom van de subsidiegelden en de te betalen cofinanciering van en naar de deelnemende gemeenten. De cofinancieringsbijdrage vanuit derden en de regiogemeenten wordt vastgelegd via cofinancieringsverklaringen. De cofinanciering van de deelnemende gemeenten wordt bij de projectovereenkomst direct gekwantificeerd. De opdrachtgevende gemeente kan hierop dus een aanspraak doen ten behoeve van het project. De projectgroep kan in gezamenlijkheid de wijze waarop de cofinancieringsverplichting wordt gehonoreerd bepalen. Voor zover niet in natura (b.v. ambtelijke uren) kan ervoor worden gekozen om een periodiek voorschot te verstrekken aan de opdrachtgevende gemeente. Men kan er ook voor kiezen om de bijdrage synchroon te laten lopen met de voorschotdeclaraties aan de regio. Dan wordt per declaratie aan de regio een declaratie ingediend bij de deelnemende gemeenten voor hun aandeel in de projectkosten. Deze opties zijn niet uitputtend. Houdt er wel rekening mee dat de tweede optie tot hogere kosten kan leiden i.v.m. voorfinanciering door opdrachtgevende gemeente. Gemeente als deelnemende aan van het project De deelnemende gemeente participeert in het project door middel van een geldelijke bijdrage en/of inhoudelijke bijdrage. De afspraken hierover zijn vastgelegd met de opdrachtgevende gemeente én vastgelegd in de overeenkomst met de regio. Verdere communicatie over het project loopt via de opdrachtgevende gemeente. De deelnemende gemeente voert een deugdelijke administratie (zoals urenregistratie in geval van participatie door middel van tijd). Met bovengenoemde constructie waarbij sprake is van opdrachtgever- en opdrachtnemerschap zijn er consequenties voor de BTW en het BTW compensatiefonds. Hierover is in bijlage 9 een toelichting opgenomen. Beheersorganisatie regioprojecten d.d. 25-5-2012 20