Plan van aanpak Transitie Autoriteit Jeugd 9 juli 2014 Bijlage bij brief van 9 juli 2014, kenmerk 2014-708_aanbiedingsbriefpva 1
Inhoudsopgave Inleiding en achtergrond... 3 Inleiding... 3 Achtergrond... 3 Instellingsbesluit... 3 Taakinvulling Transitie Autoriteit Jeugd... 5 Inrichting... 5 Samenstelling Transitie Autoriteit Jeugd... 5 Bureau Transitie Autoriteit Jeugd... 5 Werkwijze... 6 Organisatie van de Transitie Autoriteit Jeugd... 9 Bemensing... 9 Communicatie en stakeholdermanagement... 9 Voortgangsmanagement... 10 Kwaliteitsbewaking... 10 Budget en financiën... 10 2
Inleiding en achtergrond Inleiding Voorliggend document is het plan van aanpak zoals bedoeld in artikel 11, tweede lid, van het besluit van de Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie van 28 maart 2014, kenmerk 344328-118402-J, houdende instelling van een Transitie Autoriteit Jeugd (Instellingsbesluit Transitie Autoriteit Jeugd). Achtergrond Op 11 februari 2014 heeft de Eerste Kamer het wetsvoorstel Jeugdwet plenair behandeld. Op deze datum hebben de Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie de Kamer, naar aanleiding van vragen en opmerkingen van de leden Beuving (PvdA), De Vries-Leggedoor (CDA), Slagter-Roukema (SP), Scholten (D66), Ganzevoort (GroenLinks) en Kuiper (ChristenUnie), toegezegd over te gaan tot de oprichting van de Transitie Autoriteit Jeugd en de Kamer geïnformeerd te houden over dit proces. Instellingsbesluit De Transitie Autoriteit Jeugd (TAJ) vormt als commissie een tijdelijke organisatie in de periode waarin gemeenten verantwoordelijk worden voor het gehele jeugdstelsel. De TAJ is per april 2014 actief en zal dit zijn tot en met maart 2017. De instellingsduur van de Transitie Autoriteit Jeugd kan met één jaar worden verlengd. De TAJ is geen bestuursorgaan in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Zij adviseert en bemiddelt, maar neemt geen besluiten met (publiekrechtelijk) rechtsgevolg en geeft geen beschikkingen af. In artikel 3 van het Instellingsbesluit Transitie Autoriteit Jeugd staat de taak van de TAJ vermeld: 1. De Transitie Autoriteit Jeugd heeft tot taak ervoor te zorgen dat organisaties en gemeenten voldoende gelegenheid krijgen om tot inkoopafspraken te komen die de continuïteit van de hulp verzekeren en voorkomen dat functies van hulp die niet gemist kunnen worden, verdwijnen bij de overdracht van deze functies naar het gemeentelijk niveau. Naar aanleiding van verzoeken van organisaties: onderzoekt zij of en welke nadere ondersteuning noodzakelijk is; bemiddelt zij tussen organisaties en gemeenten; adviseert zij gemeenten bij de inkoop van die functies van hulp waarvan de continuïteit mogelijk onder druk komt te staan; adviseert zij organisaties bij het doorvoeren van een noodzakelijke sanering; adviseert zij de Ministers en de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties over het nemen van bestuurlijke maatregelen jegens gemeenten; adviseert zij de Ministers over het bieden van ondersteuning bij frictiekosten 1 van instellingen in bijzondere gevallen en de daaraan te verbinden voorwaarden. 1 Hiermee worden kosten bedoeld die het rechtstreekse en onvermijdelijke gevolg zijn van afbouw van activiteiten ten gevolge van verlaging of uitblijven van vergoeding voor diensten waarvoor eerder subsidie of structurele vergoeding is verleend. Nadrukkelijk wordt niet bedoeld de kosten voor transformatie of ombouw naar toekomstig aanbod. 3
2. De Transitie Autoriteit Jeugd neemt bij de vervulling van haar taak, bedoeld in het eerste lid, de instructies van de Ministers in acht. De Transitie Autoriteit Jeugd kan adviseren in meerdere situaties waarbij de continuïteit van hulp voor jeugdigen in gedrang is of lijkt te komen. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is ook om te voorkomen dat functies van hulp die niet gemist kunnen worden verdwijnen bij overdracht van deze functies naar het gemeentelijk niveau. Bijvoorbeeld bij instellingen die een onmisbaar aanbod van jeugdhulp bieden en slechts beperkt met gemeenten afspraken kunnen maken. De TAJ kan via bemiddeling en advies zorgen dat organisaties die jeugdhulp aanbieden voldoende gelegenheid krijgen om met gemeenten te komen tot goede afspraken. 4
Taakinvulling Transitie Autoriteit Jeugd Inrichting Samenstelling Transitie Autoriteit Jeugd De commissie Transitie Autoriteit Jeugd bestaat uit personen met deskundigheid op het gebied van openbaar bestuur, financiering, zorginkoop, bedrijfsvoering en de jeugdsector. De commissie bestaat uit een voorzitter en tenminste twee andere leden. De voorzitter en de andere leden worden voor één jaar benoemd. De benoeming kan jaarlijks worden verlengd. De voorzitter en andere leden kunnen worden geschorst en ontslagen door de Ministers. De voorzitter is benoemd in het Instellingsbesluit Transitie Autoriteit Jeugd. De overige leden worden per afzonderlijk besluit benoemd. De commissie bestaat uit de volgende leden: Persoon Rol Tijdsbesteding Mw. Drs. M. (Marjanne) Sint Voorzitter 2 dagen per week (gem.) Dhr. Drs. P.L.B.A. (Pieter) van Geel Lid 1 dag per week (gem.) Dhr. Mr. C. (Coskun) Çörüz Lid 1 dag per week (gem.) TABEL 1 COMMISSIELEDEN TAJ Als de commissie constateert dat uitbreiding nodig is dan zullen twee aanvullende leden worden benoemd. Deze personen zullen de zorginhoudelijke en financiële expertise versterken en worden per afzonderlijk besluit benoemd. Bureau Transitie Autoriteit Jeugd De commissie laat zich bijstaan door andere personen voor zover dat voor de vervulling van haar taak nodig is en wordt ondersteund door een bureau. De mogelijkheden hiertoe zijn ook benoemd in Artikel 7 en Artikel 8 van het Instellingsbesluit. Het Bureau maakt het mogelijk dat de commissie adviezen kan uitbrengen zoals vermeld in het Instellingsbesluit. Medewerkers van de TAJ zullen doel- en resultaatgericht worden aangestuurd binnen de taken van het bureau: Het verwerken en in behandeling nemen van aanmeldingen; Het uitvoeren van nader onderzoek indien noodzakelijk; Het voorbereiden van bijeenkomsten van de commissie teneinde adviezen uit te kunnen brengen; Het bewaken van de voortgang omtrent verzoeken en het zorg dragen voor de juistheid, volledigheid, tijdigheid en beschikbaarheid van informatie; Dagelijkse bedrijfsvoering van de Transitie Autoriteit Jeugd; Medewerkers van de TAJ zijn voor de inhoudelijke uitvoering van hun taak uitsluitend verantwoording schuldig aan de voorzitter van de Transitie Autoriteit Jeugd. Verderop is een beschrijving opgenomen van de functies en globale processen binnen het Bureau. 5
Werkwijze De Transitie Autoriteit Jeugd (TAJ) heeft als taak ervoor te zorgen dat gemeenten en organisaties voor jeugdhulp, de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen of jeugdreclassering en de advies- en meldpunten voor huiselijk geweld en kindermishandeling voldoende gelegenheid krijgen om tot goede inkoopafspraken te komen. Inkoopafspraken die de continuïteit van hulp verzekeren en voorkomen dat voorzieningen die niet gemist kunnen worden, verdwijnen bij de transitie. Gemeenten dienen deze afspraken zodanig in te vullen dat de wettelijke garantie op continuïteit van hulp is verzekerd, de daarvoor benodigde infrastructuur behouden blijft en frictiekosten worden beperkt. In overeenstemming met artikel 8 van haar instellingsbeschikking publiceert de TAJ hierbij haar werkwijze en de criteria die zij bij haar werkzaamheden zal hanteren. Een gefundeerde en uniforme aanpak vormt een belangrijke basis voor het realiseren van de doelen die zijn meegegeven aan de Transitie Autoriteit Jeugd. De TAJ voert haar werkzaamheden uit op verzoek van organisaties die zich daartoe bij de TAJ hebben gemeld. Dit kan onder meer door een aanmeldformulier in te vullen op www.transitieautoriteitjeugd.nl of door een brief te sturen aan de TAJ. De TAJ zal naar aanleiding van verzoeken van organisaties vaststellen of, en zo ja welke ondersteuning noodzakelijk is. Vervolgens kan de TAJ: bemiddelen tussen organisaties en gemeenten; gemeenten adviseren bij de inkoop van die functies van hulp waarvan de continuïteit mogelijk onder druk komt te staan; organisaties adviseren bij het doorvoeren van een noodzakelijke sanering; bewindslieden adviseren over het nemen van bestuurlijke maatregelen jegens gemeenten; bewindslieden adviseren over het bieden van ondersteuning in bijzondere gevallen bij frictiekosten van instellingen en de daaraan te verbinden voorwaarden. De TAJ ontplooit naar eigen inzicht al die activiteiten die zij in het kader van deze kerntaken noodzakelijk oordeelt. Een eventueel besluit of al dan niet wordt overgegaan tot een tegemoetkoming in verband met frictiekosten wordt genomen door de Staatssecretarissen van VWS en van Veiligheid en Justitie. De beleidsregels die zij in dat kader vaststellen, zijn voor de afwegingen over een tegemoetkoming leidend en zijn als bijlage bijgevoegd. Bij de uitvoering van haar taken is de TAJ er zo veel mogelijk op gericht in samenspraak met de organisaties en gemeenten en zo nodig de betrokken ministeries tot gezamenlijke oplossingen te komen. Daarbij laat zij zich leiden door de volgende criteria. Toegang 1. De TAJ voert haar werkzaamheden uit op verzoek van organisaties die zich daartoe bij de TAJ hebben gemeld. Maar dit ontslaat de TAJ niet van de verantwoordelijkheid om pro-actief signalen uit het veld op te pakken en hierover in contact te treden met aanbieders en/of gemeent(en). Voor zover dat voor het vervullen van haar werkzaamheden noodzakelijk is, deelt en verifieert de TAJ door organisaties verstrekte informatie met/bij betrokken gemeenten en ministeries. De informatie wordt niet gedeeld met andere organisaties. 6
2. Alleen organisaties die jeugdhulp bieden in de zin van de nieuwe Jeugdwet en organisaties die zijn belast met de advisering en verwerking van meldingen inzake huiselijk geweld en kindermishandeling of de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen of jeugdreclassering hebben toegang tot de TAJ. Jeugdhulpverleners zonder personeel kunnen geen aanspraak maken op ondersteuning. Bemiddeling 3. De TAJ biedt desgevraagd haar bemiddeling aan indien zij meent dat dit bijdraagt aan het tot stand brengen van goede inkoopafspraken tussen gemeenten/regio's en organisaties. Onder inkoopafspraken wordt tevens verstaan het maken van afspraken over door gemeenten toe te kennen subsidie. 4. De TAJ zal bij haar bemiddeling rekening houden met de volgende factoren: de mate waarin het reguliere inkoopproces van gemeenten vordert en de organisatie al dan niet contracten heeft kunnen afsluiten. de mate waarin de organisatie zich heeft ingezet contracten te verwerven; de mate waarin organisaties en gemeenten daarbij gebruik hebben gemaakt en nog kunnen maken van door de VNG ontwikkelde modelovereenkomsten en landelijke raamovereenkomsten voor specialistisch en bovenregionaal jeugdhulpaanbod. de mate waarin een organisatie zich in het verleden en tijdens de transitie heeft ingespannen en nog inspant zich rekening houdend met haar specifieke mogelijkheden en beperkingen - aan de eisen die de financier stelt aan te passen; het aantal jeugdigen aan wie de organisatie in de betreffende regio van zijn voorziening jeugdhulp pleegt te verlenen; het hebben van jongeren in zorg uit de gemeente/regio waarvan de indicatie in 2015 doorloopt. Advies Inkoop 5. De TAJ kan gemeenten adviseren bij een specifieke organisatie een voorziening in te kopen, indien de TAJ meent dat deze inkoop noodzakelijk is om de wettelijk gegarandeerde continuïteit van jeugdhulp en van de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering te verzekeren (artikel 12.4 Jeugdwet). 6. De gemeente kan besluiten dat in redelijkheid (artikel 10.1, 10.2 en 10.3 van de Jeugdwet) niet van haar gevraagd kan worden de hulpverlening bij de huidige aanbieder te borgen. In dat geval betrekt de TAJ bij haar advies in ieder geval de volgende overwegingen: de mate van passendheid van het door de gemeente aangedragen alternatief; de mate van instemming van de betrokken cliënten; het verschil in kosten voor de gemeenten tussen een door de cliënt geprefereerde oplossing bij de huidige aanbieder en een vergelijkbare oplossing bij de aanbieder die de gemeente voorstaat. 7. De TAJ kan de gemeenten/regio s adviseren bepaalde vormen van jeugdhulp in te kopen indien zij meent dat jeugdhulp die ook na de invoering van de Jeugdwet niet gemist kan worden, bij het 7
uitblijven van inkoop dreigt te verdwijnen of voor cliënten binnen de regio in onvoldoende mate beschikbaar zal zijn. 8. De TAJ zal een advies als bedoeld onder punt 7 alleen geven nadat zij met de gemeenten in gesprek is getreden over de argumenten die de gemeenten aan hun besluiten ten grondslag hebben gelegd. Daarbij is van belang: de inzet van gemeenten bij de beperking van frictiekosten; de beschikbaarheid van een passend alternatief dat in voldoende mate voorziet in de lokale en regionale hulpvraag; het mogelijk unieke karakter van de hulpvorm; de mate waarin rekening is gehouden met de noodzaak dat gemeenten en regio s behoud en inkoop van bovenregionaal georganiseerde hulpvormen onderling afstemmen; de termijn waarbinnen de hulp beschikbaar moet zijn (crisishulp), de bijzondere doelgroep die met een hulpvorm wordt bediend, de mate waarin de huidige aanbieder bereid en in staat is om zijn organisatie financieel gezond te maken en de hulpverlening inhoudelijk aan te passen aan de eisen van de gemeenten al dan niet gekoppeld aan meerjarige inkoopafspraken en een mogelijke tegemoetkoming in onvermijdelijke frictiekosten; Advies Herstructurering 9. De TAJ kan instellingen adviseren bij het doorvoeren van herstructureringsmaatregelen indien dat voor de financiële gezondmaking van de organisatie noodzakelijk is. 10. De TAJ kan adviseren de uitvoering van dat advies als voorwaarde te verbinden aan inkoopafspraken van gemeenten en aan een advies aan bewindslieden over het nemen van bestuurlijke maatregelen of over het verstrekken van een financiële tegemoetkoming in de frictiekosten. Advies Bestuurlijke interventies 11. Indien de TAJ vaststelt dat haar adviezen naar haar mening niet of onvoldoende worden overgenomen, kan zij de bewindslieden van VWS, VenJ en BZK adviseren om bestuurlijke maatregelen te nemen waardoor inkoop alsnog plaats zal vinden. Zij zal daarbij aangeven op welke gronden zij meent dat de continuïteit van zorg of de daarvoor benodigde infrastructuur bij het nalaten van de geadviseerde inkoop in gevaar komt. Advies Frictiekosten in bijzondere gevallen 12. De TAJ kan de bewindslieden in bijzondere gevallen adviseren organisaties een financiële tegemoetkoming in de frictiekosten toe te kennen. De hoogte van de geadviseerde tegemoetkoming dient te passen binnen de Regeling van de Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie van 7 juli 2014, 642067-123483-J, houdende vergoeding bijzondere transitie transitiekosten van organisaties in verband met de inwerkingtreding van de Jeugdwet wordt begrensd door het in artikel 7 van de regeling genoemde beschikbare financiële kader. 8
Organisatie van de Transitie Autoriteit Jeugd De organisatie van de Transitie Autoriteit Jeugd is zodanig ingeregeld dat er sprake is van een tijdige en zorgvuldige uitvoering van de taken zoals vermeld in artikel 3, eerste lid, van het Instellingsbesluit. De TAJ richt hiertoe een slanke organisatie in die flexibel op- en af- kan schalen, afhankelijk van de aard en omvang van aanmeldingen. De commissieleden worden ondersteund door een klein eigen bureau met een vaste kern van medewerkers. Daarbuiten worden specifieke expertise en dienstverlening ingekocht via bestaande mantelovereenkomsten die het Rijk heeft afgesloten. De uitvoering geschiedt volgens efficiënte processen die onderstaand worden toegelicht op hoofdlijnen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van ondersteunende diensten en bestaande werkwijzen van het Ministerie van VWS en het Ministerie van VenJ (HRM, financiën, inkoop, communicatie). Bemensing Er wordt een bureauorganisatie opgericht die bestaat uit een vaste kern van medewerkers en een pool van externen die flexibel worden ingezet. Het borgen van continuïteit van hulp en het voorkomen van het ongewild verdwijnen van jeugdhulpaanbod vraagt specifieke kennis en de noodzaak tot het aantrekken van de benodigde expertise en competenties. Te denken is aan medewerkers met zorginhoudelijke, financiële, vastgoed, juridische en/of secretariële kennis en ervaring. Binnen het Bureau Transitie Autoriteit Jeugd is er sprake van: Een vast kernteam (8 10 fte). Dit kernteam bestaat uit medewerkers met kennis en ervaring op genoemde aspecten. Een flexibele schil met experts. Dit betreft onder meer financiële expertise, vastgoed expertise, zorginhoudelijke expertise en specialistische juridische kennis op het gebied van bestuursrecht, arbeidsrecht, ondernemingsrecht en aanbestedingsrecht en Europees recht. De inzet van de flexibele schil is op-en afschaalbaar en wordt bepaald op basis van de aard en omvang van het aantal aanmeldingen van organisaties. De organisatie en formatie van van het bureau wordt vastgelegd in een Organisatie- en Formatierapport. Communicatie en stakeholdermanagement De Transitie Autoriteit Jeugd acht het van belang gevoed te worden wat er in het veld speelt en duidelijk te communiceren naar stakeholders. Doel is de stakeholders minimaal blijvend te betrekken bij de taakuitoefening van de Transitie Autoriteit Jeugd. Hiertoe is het van belang om alle stakeholders van de Transitie Autoriteit Jeugd te kennen en hun hun informatiebehoefte te bepalen. Stakeholders zijn, maar niet gelimiteerd tot: Jeugdhulp organisaties die zich aanmelden en partijen die namens hen optreden; Betrokken gemeenten en provincies in relatie tot aanmeldingen door organisaties; Brancheorganisaties: Vereniging Jeugdzorg Nederland, Vereniging Geestelijke Gezondheidszorg Nederland, Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland, Vereniging Orthopedagogische Behandelcentra; 9
de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG), de transitiebureaus, het Interprovinciaal Overleg (IPO), de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ), Transitiecommissie Stelselherziening Jeugd (TSJ) en Kinderombudsman; de Ministeries van Volksgezondheid, Welzijn en Sport, Veiligheid en Justitie, Binnenlandse Zaken, Algemene Zaken en Financiën. De middelen en frequentie van communicatie met interne en externe stakeholders wordt vastgelegd in een communicatieplan. Hierbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij bestaande communicatiekanalen. De Bureaumanager van de TAJ is hiervoor verantwoordelijk en vervult een coördinerende rol. Voortgangsmanagement De voorzitter van de Transitie Autoriteit Jeugd informeert de Ministers regelmatig over de voortgang van de werkzaamheden, conform artikel 9, tweede lid, van het Instellingsbesluit. Zij brengt op gezette tijden een rapport uit waarin de status en voortgang van haar taakuitoefening wordt besproken. De eerste rapportage wordt in juni en voorafgaand aan het zomerreces 2014 verstrekt. Conform artikel 9, tweede lid, verstrekt de Transitie Autoriteit Jeugd aan de Ministers desgevraagd de door hen gewenste inlichtingen. De Ministers kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden, voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is. Kwaliteitsbewaking De Transitie Autoriteit Jeugd hecht aan zorgvuldigheid en de kwaliteit van adviezen. Om haar taak uit te kunnen voeren is het inrichten van kennismanagement van belang. Er wordt gebruik gemaakt van een uniforme werkwijze van criteria (zie eerder onder Werkwijze). Per aanmelding wordt een dossier aangelegd waarin alle ontvangen informatie, schriftelijke en mondelinge communicatie tussen de TAJ en aanbieder met gegeven adviezen wordt opgenomen. De TAJ zal informatie per processtap vastleggen. De TAJ zal geen informatie over omtrent zorgaanbieders delen met andere zorgaanbieders of externe partijen tenzij dit op verzoek van betrokken instellingen gebeurd. Afspraken over de kwaliteitseisen die worden gehanteerd bij de afhandeling van aanmeldingen van instellingen komen terug in een kwaliteitsmanagementplan. De verantwoordelijkheid voor kwaliteitsbewaking ligt bij de Bureaumanager van de TAJ. Budget en financiën Conform artikel 11, eerste lid, van het Instellingsbesluit komen de kosten van de Transitie Autoriteit Jeugd voor rekening van de Minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. De Transitie Autoriteit Jeugd draagt zorg voor een zorgvuldige financiële administratie en bewaking van de begroting. De begroting voor de Transitie Autoriteit Jeugd voor de periode 1 april 2014 tot en met 1 april 2017 is opgenomen in onderstaand overzicht. Een gedetailleerde begroting is ter goedkeuring aan de opdrachtgevend Ministers aangeboden. 10
Begroting Transitie Autoriteit Jeugd 2014* 2015 2016 2017* Personele kosten bureau 576.607 885.420 885.420 221.355 Personele inhuur expertise** 2.575.370 3.254.400 3.254.400 813.600 Materiële kosten 237.763 237.763 237.763 66.941 Onderzoekskosten 100.000 100.000 100.000 50.000 Communicatie- en overige kosten 70.000 70.000 70.000 17.500 Totaal 3.559.739 4.547.582 4.547.582 1.169.396 * Conform de instellingsperiode van de TAJ is in 2014 begroot voor 9 maanden en in 2017 voor 3 maanden. ** zie voor toelichting op personele kosten ook de paragraaf bemensing in dit plan van aanpak. TABEL 2 BEGROTING TAJ 11