Folder privacyreglement Voor cliënten van Victas Utrecht, Juni 2013
Inhoud 1. Privacyreglement 1.1. Wat houdt het recht op privacy in? 1.2. Wat staat er in een dossier? 1.3. Gebruik persoonsgegevens 1.4. Niet meer dan nodig 1.5. Mag ik mijn dossier inzien? 1.6. Mag een ander mijn dossier inzien? 1.7. Mijn dossier klopt niet, wat nu? 1.8. Hoe lang worden mijn gegevens bewaard? 1.9. Privacyreglement afdeling Reclassering 1.10. Meer informatie Juni 2013 Folder privacyreglement 2
1. Privacyreglement Victas is een instelling voor verslavingszorg in de provincie Utrecht. Wij bieden hulp en informatie aan iedereen die in de problemen komt met alcohol, drugs, medicijnen, gokken, internetten of gamen. Niet alleen gebruikers zelf, maar ook aan mensen uit hun omgeving, zoals ouders, partners en kinderen. Van elke cliënt van Victas wordt een elektronisch dossier aangelegd, waarin persoonsgegevens en hulpverleningsgegevens komen te staan. Dat is nodig voor een goede hulpverlening. Bij het vastleggen en het gebruik van deze gegevens moeten wij wettelijke voorschriften volgen. Hoe dit gebeurt, staat in het Privacyreglement. In deze folder staan belangrijke artikelen uit het reglement. De volledige privacyregeling kunt u opvragen bij uw hulpverlener. 1.1. Wat houdt het recht op privacy in? Als cliënt heeft u recht op bescherming van uw persoonlijke gegevens. U moet er vanuit kunnen gaan dat alles wat u met uw hulpverlener bespreekt geheim blijft. Hulpverleners moeten vertrouwelijk met uw gegevens omgaan. Alleen de personen die betrokken zijn bij de behandeling zijn op de hoogte van uw situatie. Informatie mag niet worden doorgegeven aan derden, bijvoorbeeld uw partner, familie of vrienden. Dat mag alleen met uw toestemming. Bij het recht op privacy gaat het om drie verschillende onderdelen: Functioneel onderzoek Ruimtelijk privacy Privacy met betrekking tot geregistreerde, persoonlijke gegevens Functioneel onderzoek Een hulpverlener heeft bepaalde gegevens nodig om een diagnose te kunnen stellen om u vervolgens te kunnen behandelen. Vragen en onderzoeken dienen echter beperkt te blijven tot datgene wat noodzakelijk is voor de diagnose of de behandeling. Ruimtelijke privacy Onderzoek en behandeling dienen zoveel mogelijk buiten het gehoor en gezichtsveld van derden plaats te vinden. De hulpverlener of instelling behoort er daarom voor te zorgen dat de spreekkamers en behandelruimten (geluid)dicht zijn. Zonder uw toestemming mogen ook geen derden bij de behandeling of het onderzoek aanwezig zijn. Privacy persoonlijke gegevens Uw persoonlijke gegevens en uw hulpvraag worden vastgelegd en als er meerdere gesprekken of contacten volgen, worden ook hier gegevens van bewaard. Dat gebeurt in een elektronisch cliëntendossier. Victas is wettelijk verplicht een dossier aan te leggen met betrekking tot de behandeling, begeleiding en verzorging van haar cliënten. 1.2. Wat staat er in een dossier? In een dossier staan de volgende zaken: Persoonlijke gegevens (bijvoorbeeld opleiding, leeftijd, beroep) en gegevens over de (zorg)verzekering. Gegevens over de hulpverlening: intakegesprek, informatie over de cliënt en andere betrokkenen, intake, diagnose, onderzoek, voortgang van de hulpverlening, brieven van verwijzers, enz. Juni 2013 Folder privacyreglement 3
Behandelplan en verslagen van hulpverleningsgesprekken. 1.3. Gebruik persoonsgegevens Binnen Victas worden uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden verzameld en gebruikt: Het ondersteunen en in stand houden van de zorg- en hulpverlening. Het voeren van een doelmatig beheer en beleid in de organisatie, waaronder kwaliteitsbewaking van de zorg. Het ondersteunen van wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en voorlichting (anoniem) tenzij u hiertegen nadrukkelijk bezwaar aantekent. Het financieel afhandelen van de geboden zorg, waaronder het aanmaken, registreren en bewerken van gespecificeerde declaraties 1.4. Niet meer dan nodig Uw dossier behoort alleen de informatie te bevatten die van belang is voor de hulpverlening. Hierbij geldt de regel: niet meer dan nodig. Dat betekent dat alleen noodzakelijke gegevens mogen worden opgenomen en geen overbodige persoonlijke zaken en persoonlijke meningen over de cliënt. Opmerkingen van de behandelaar die niets met de hulpverlening te maken hebben, horen dus ook niet in het dossier thuis. 1.5. Mag ik mijn dossier inzien? Uw hulpverlener is verplicht een dossier bij te houden. Hierin staan alle gegevens die betrekking hebben op uw behandeling. U heeft recht op inzage in uw dossier, met uitzondering van de gegevens die niet over u zelf gaan. U kunt het elektronisch dossier bij voorkeur in het bijzijn van uw hulpverlener inzien. 1.6. Mag een ander mijn dossier inzien? Niemand anders dan uzelf en de hulpverleners die bij uw behandeling zijn betrokken, hebben het recht uw dossier in te zien. Alleen wanneer u daar uitdrukkelijk schriftelijk toestemming voor geeft, mogen anderen het inzien. Victas moet haar dossiers zorgvuldig bewaren en voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen. 1.7. Mijn dossier klopt niet, wat nu? Wanneer u in uw dossier zaken tegenkomt die niet kloppen of waarmee u het niet eens bent, kunt u de hulpverlener vragen dit te veranderen. Gaat uw hulpverlener niet op uw verzoek in, dan moet hij u uitleggen waarom. Ook kunt u uw eigen visie op de behandeling opschrijven. Uw hulpverlener zal dan uw verklaring aan het dossier toevoegen. 1.8. Hoe lang worden mijn gegevens bewaard? Gegevens uit uw dossier moeten minimaal vijftien jaar worden bewaard. Na die tijd vernietigt Victas de gegevens, tenzij er redenen zijn om ze langer te bewaren. U kunt ook zelf om vernietiging vragen. In principe Juni 2013 Folder privacyreglement 4
zal uw hulpverlener op uw verzoek ingaan, behalve wanneer een ander daar ernstig nadeel van zou kunnen ondervinden. Wanneer hij uw gegevens niet wil vernietigen, moet hij dat aan u mededelen en uitleggen waarom. 1.9. Privacyreglement afdeling Reclassering Het privacyreglement is van toepassing op alle afdelingen van Victas, behalve op de afdeling Reclassering. Deze afdeling heeft een eigen privacyregeling. De betreffende informatie is verkrijgbaar bij de afdeling Reclassering. 1.10. Meer informatie Voor meer informatie kunt u contact opnemen met uw hulpverlener of kijken op www.victas.nl. Juni 2013 Juni 2013 Folder privacyreglement 5