Handboek van het Programma

Handboek van het Programma Dit document werd goedgekeurd door de Programma voorbereidingsgroep (PPG) op 5 november 2014. Gelieve er rekening mee te houden dat het onderhevig is aan de definitieve goedkeuring door het Toezichtcomité dat bijeen zal komen uiterlijk binnen drie maanden na de datum van kennisgeving van het besluit van de Commissie in verband met de goedkeuring van het Samenwerkingsprogramma. Inhoudsopgave FACT SHEET 1: INLEIDING EN ACHTERGROND... 5 I. WAT IS EUROPESE TERRITORIALE SAMENWERKING EN WAT IS HET NUT VAN DEELNAME AAN EEN ETS-PROJECT?... 5 A. Wat is Europese Territoriale Samenwerking?... 5 B. Wat is het nut van deelname aan een ETS-project?... 6 II. DE NIEUWE MANIER VAN PROGRAMMERING EN DE RUGGENGRAAT VAN 2 ZEEËN... 7 A. Thematische concentratie... 7 B. Resultaatgerichtheid... 9 C. Interventielogica... 9 III. UITVOERING VAN DE PROGRAMMASTRATEGIE: 2 ZEEËN-PROJECTEN EN HUN KENMERKEN... 11 A. Kenmerken van een goed 2 Zeeën-project... 11 B. Samenwerkingsvoorwaarden van de EU... 12 IV. VAN IDEE TOT AFSLUITING: DE FASEN IN DE LEVENSCYCLUS VAN EEN PROJECT... 14 A. Het genereren van projectideeën... 15 B. Projectontwikkeling... 16 C. Projectaanvraag... 16 D. Projectselectie... 17 E. Projectuitvoering... 17 F. Projectafsluiting... 18 V. WIE KAN U HELPEN TIJDENS DE VERSCHILLENDE FASEN VAN UW PROJECT?... 19 A. Territoriaal Facilitatorennetwerk... 19 B. Gemeenschappelijk Secretariaat (GS)... 19 C. Nationale Autoriteit (NA)... 21

FACT SHEET 2: GENEREREN VAN PROJECTIDEEËN, VAN PARTNEREXPERTISE NAAR PROJECTIDEE... 22 I. PROJECTIDEE EN GEÏNTERESSEERDE ORGANISATIE: OP ZOEK NAAR GESCHIKTE PARTNERS... 22 A. Achtergrond... 22 B. Tools... 22 C. Procedure... 22 II. AFSTEMMING VAN PROJECTIDEEËN OP DE PROGRAMMASTRATEGIE... 23 A. Gemeenschappelijke noden van het gebied, prioritaire assen, investeringsprioriteiten, specifieke doelstellingen en beoogde resultaten van het Programma... 23 B. Zorgen voor samenhang met het prestatiekader van het Programma... 26 III. WIE KAN U HELPEN IN DEZE FASE VAN UW PROJECT?... 29 FACT SHEET 3: PROJECTONTWIKKELING: VAN PROJECTIDEE NAAR EEN KWALITEITSVOL PROJECTVOORSTEL... 30 I. PROGRAMMAGEBIED... 30 II. PARTNERSCHAP... 31 A. Subsidiabele organisaties... 31 B. Hoofdpartner-principe... 31 III. PROJECTACTIVITEITEN: MIDDEL OM OUTPUTS TE LEVEREN EN DE BEOOGDE VERANDERING TOT STAND TE BRENGEN... 32 IV. BEGROTING: HET PLANNEN VAN DE FINANCIËLE MIDDELEN VOOR HET PROJECT... 33 A. Belangrijke begrotingsprincipes... 33 B. Begrotingslijnen en subsidiabele kosten... 33 C. Horizontale financiële kwesties... 38 V. WIE KAN U HELPEN IN DEZE FASE VAN UW PROJECT?... 45 FACT SHEET 4: PROJECTAANVRAAG: EEN PROCEDURE IN TWEE STAPPEN... 46 I. CONCEPTNOTA... 46 A. Achtergrond... 46 B. Template... 46 C. Procedure... 47 II. AANVRAAGFORMULIER EN BIJLAGEN... 48 A. Achtergrond... 48 B. Templates en bijlagen... 48 C. Procedure... 48 III. WIE KAN U HELPEN IN DEZE FASE VAN UW PROJECT?... 50 FACT SHEET 5: PROJECTSELECTIE: BEOORDELING EN SELECTIE OP BASIS VAN VOLLEDIGE AANVRAAGFORMULIEREN... 51 I. SUBSIDIABILITEITS- EN ONTVANKELIJKHEIDSCONTROLE... 51 A. Subsidiabiliteitscontrole... 51 B. Ontvankelijkheidscontrole... 52 II. KWALITEITSBEOORDELINGKWALITEITSBEOORDELING... 53 A. Afgekeurde aanvragen... 54 B. Terugverwezen aanvragen... 54 C. Goedgekeurde aanvragen... 55 III. WIE KAN U HELPEN IN DEZE FASE VAN UW PROJECT?... 56 Handboek van het Programma 24-10-14 2/112

FACT SHEET 6: PROJECTUITVOERING: DE OUTPUTS LEVEREN, DE DOELSTELLINGEN REALISEREN EN DE GEWENSTE VERANDERING TOT STAND BRENGEN... 57 I. VAN START GAAN: DE INITIATIEFASE... 57 A. De initiatiebijeenkomst... 57 B. Contracten en startafspraken... 57 II. PROJECTMANAGEMENT: INSTRUMENTEN EN METHODEN VOOR EEN GOEDE UITVOERING... 59 A. De continue oplevering van het project verzekeren... 59 B. Soorten exception plans en kleine wijzigingen in een project... 59 C. Projectrapportage: de voortgang van het project beoordelen... 60 D. Problemen voorzien en aanpakken... 61 III. PROJECTCOMMUNICATIE: VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE PROJECTPARTNERS... 63 A. Naleving van de voorschriften van de Europese regelgeving... 63 B. Specifieke vereisten van het 2 Zeeën Programma... 64 C. Aandachtspunten... 65 IV. WIE KAN U HELPEN IN DEZE FASE VAN UW PROJECT?... 66 FACT SHEET 7: PROJECTAFSLUITING... 67 I. WETTELIJKE VOORSCHRIFTEN NA AFSLUITING VAN EEN PROJECT... 67 A. Auditspoor en archivering van documenten... 67 B. Inkomsten gegenereerd na afloop van een project... 67 C. Duurzaamheid van projecten... 68 II. WIE KAN U HELPEN IN DEZE FASE VAN UW PROJECT?... 70 FACT SHEET 8: FOCUS OP BEGROTINGSLIJNEN EN SUBSIDIABILITEITSREGELS... 71 I. FINANCIEEL BEHEER... 71 A. Personeelskosten... 72 B. Kantoor- en administratieve kosten... 76 C. Reis- en verblijfskosten... 77 D. Externe expertise en diensten... 79 E. Uitrusting... 80 F. Infrastructuur en bouwwerkzaamheden... 82 G. Horizontale financiële kwesties... 83 FACT SHEET 9: FOCUS OP BIJDRAGEN IN NATURA... 90 I. HET JURIDISCH KADER... 90 II. WAT ZIJN BIJDRAGEN IN NATURA?... 91 III. DE AANPAK TEN AANZIEN VAN BIJDRAGEN IN NATURA... 92 IV. BOVENGRENS VAN BIJDRAGEN IN NATURA... 94 Handboek van het Programma 24-10-14 3/112

FACT SHEET 10: FOCUS OP INKOMSTENGENERERENDE PROJECTEN... 95 I. HET JURIDISCH KADER... 95 II. METHODOLOGIEËN... 97 III. DEFINITIES... 98 A. Kosten van de activiteit (KA)... 98 B. Exploitatiekosten (EK)... 98 C. Netto-inkomsten (NI)... 98 D. Voor welke projecten is dit relevant?... 98 IV. DE AANPAK TEN AANZIEN VAN NETTO-INKOMSTEN...100 A. De 'funding gap'... 100 B. Netto-inkomsten tijdens de uitvoering van een project... 100 C. Netto-inkomsten na afsluiting van een project... 102 D. Gedeeltelijk door een project gegenereerde inkomsten... 103 FACT SHEET 11: FOCUS OP STAATSSTEUN... 104 I. WAT IS STAATSSTEUN?...104 II. WIE HEEFT TE MAKEN MET STAATSSTEUN?...106 III. DE AANPAK TEN AANZIEN VAN STAATSSTEUN...107 A. De zogenaamde 'afwegingstoets'... 107 B. Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV)... 107 C. De-minimis-regel... 108 FACT SHEET 12: FOCUS OP OVERHEIDSOPDRACHTEN... 109 I. WAT ZIJN OVERHEIDSOPDRACHTEN?...109 II. NALEVING VAN DE REGELS VOOR OVERHEIDSOPDRACHTEN...110 III. AANDACHTSPUNTEN...111 Handboek van het Programma 24-10-14 4/112

Fact sheet 1: Inleiding en achtergrond Dit document werd goedgekeurd door de Programma voorbereidingsgroep (PPG) op 5 november 2014. Gelieve er rekening mee te houden dat het onderhevig is aan de definitieve goedkeuring door het Toezichtcomité dat bijeen zal komen uiterlijk binnen drie maanden na de datum van kennisgeving van het besluit van de Commissie in verband met de goedkeuring van het Samenwerkingsprogramma I. Wat is Europese territoriale samenwerking en wat is het nut van deelname aan een ETS-project? A. Wat is Europese Territoriale Samenwerking? Het Interreg 2 Zeeën Programma is een Programma voor Europese Territoriale Samenwerking (ETS) en maakt daarmee integraal deel uit van het cohesiebeleid van de Europese Unie. Het bevordert grensoverschrijdende samenwerking tussen de kustgebieden van vier Lidstaten: Frankrijk, Engeland België/Vlaanderen en Nederland. Figuur 1: Programmagebied 2 Zeeën 2014-2020 Het doel van grensoverschrijdende samenwerking is om nationale grenzen te overbruggen en gezamenlijke problemen of kansen samen te benaderen. Dergelijke uitdagingen doen zich voor in alle Handboek van het Programma 24-10-14 5/112

grensgebieden van de EU als gevolg van de versnippering van de arbeids- en kapitaalmarkten, infrastructuurnetwerken, belastingcapaciteit en instellingen 1. Territoriale samenwerking vormt hierbij een essentieel instrument voor het aanpakken van gemeenschappelijke uitdagingen. Bij territoriale samenwerking gaat het in de Europese Unie met name om het verminderen van de verschillen tussen regio s, het versterken van de samenhang en het bevorderen van optimale economische ontwikkeling. Door krachten en middelen te bundelen en kennis en goede praktijken uit te wisselen, zorgen samenwerkingsprojecten voor verbeteringen in het dagelijks leven van mensen in heel Europa en daarbuiten 2. Zoals gezegd maken ETS-Programma s zoals het Interreg 2 Zeeën Programma deel uit van het Cohesiebeleid van de Europese Unie het belangrijkste investeringsinstrument om de doelstellingen van EU2020 te bereiken 3. Europa 2020 is de groei- en werkgelegenheidsstrategie van de EU en vormt het algemene kader waar al het EU-beleid aan moet bijdragen. Dit tienjarenplan is bedoeld om de economische crisis te boven te komen, de tekortkomingen van ons groeimodel aan te pakken en de voorwaarden te scheppen voor slimme, duurzame en inclusieve groei. Vijf doelstellingen zijn uiteengezet voor de EU en moeten bereikt worden tegen eind 2020. Deze hebben betrekking op werkgelegenheid, onderzoek en ontwikkeling, 4 klimaat en energie, onderwijs, en sociale inclusie en armoedebestrijding. Daarom is het cohesiebeleid erop gericht te investeren in maatregelen die impact hebben op het gebied van groei en werkgelegenheid, klimaatverandering, energieafhankelijkheid en de bestrijding van armoede en sociale uitsluiting 5. B. Wat is het nut van deelname aan een ETS-project? Organisaties ontwikkelen soms ideeën binnen hun expertiseveld die ze graag zouden willen uitvoeren, maar hierbij moeilijkheden ondervinden. Daar kunnen allerlei redenen voor zijn: de organisatie werkt op een te kleine schaal; het betreffende probleem is per definitie niet beperkt tot een bepaald grondgebied; er is essentiële expertise nodig als aanvulling op de eigen kennis, enz. Het aanpakken van het probleem door middel van een grensoverschrijdend project kan een manier zijn om een stap te zetten in de richting van een oplossing of beoogd resultaat. Grensoverschrijdend samenwerken heeft een aantal voordelen: het probleem wordt op een grotere schaal aangepakt; als het om een grensoverschrijdend probleem gaat, zal het ook een grensoverschrijdende oplossing vereisen; andere organisaties krijgen de beschikking over externe deskundigheid als aanvulling op hun eigen kennis, waardoor zij van elkaar kunnen leren; enz. Hoewel territoriale samenwerkingsprojecten vooral helpen om de levensomstandigheden van inwoners van het Programmagebied te verbeteren, reiken de voordelen verder. Medewerkers van de partnerorganisaties die bij ETS-projecten zijn betrokken, en dus ook die organisaties zelf, hebben bovendien baat bij het samenwerken met mensen die zich aan de andere kant van de grens met hetzelfde soort onderwerpen bezighouden. 1 Overgenomen uit Beschikking van de Raad van 6 oktober 2006 betreffende communautaire strategische richtsnoeren inzake cohesie (2006/702/EG) 2 http://www.interact-eu.net/etc/etc_2007_13/4/2 3 Aangepast overgenomen uit Panorama nr. 48. 4 http://ec.europa.eu/europe2020/europe-2020-in-a-nutshell/index_nl.htm 5 European Commission (DG REGIO), European Territorial Cooperation Building bridges between people, 2011. Handboek van het Programma 24-10-14 6/112

II. De nieuwe manier van programmering en de ruggengraat van 2 Zeeën A. Thematische concentratie De focus op de overkoepelende doelstellingen van de EU 2020-strategie moet ook doorwerken in ETS- Programma s. Daarom heeft de Europese Unie besloten om de beschikbare financiering te stroomlijnen in een kleiner aantal relevante thema s. De verwachting is dat dankzij deze sterkere thematische concentratie de financiële bijdragen vanuit de EU-begroting meer impact zullen hebben en meer tastbare en meetbare resultaten zullen opleveren. Dit heeft ertoe geleid dat er 11 thematische doelstellingen zijn gedefinieerd in de Europese verordeningen (artikel 9 van Verordening (EU) nr. 1303/2013). Elk daarvan is uitgesplitst in investeringsprioriteiten, die gedetailleerder aangeven waar Programma s zich op kunnen richten om de thematische doelstellingen te bereiken (artikel 5 van Verordening (EU) nr. 1301/2013). Uit het bovenstaande blijkt dat alle ETS-Programma s aan inhoudelijke beperkingen zijn gebonden. Dit is op Europees niveau besloten na uitvoerig overleg tussen de Europese Raad (Lidstaten), het Europees Parlement en de Europese Commissie. Daarnaast hebben de Lidstaten die bij het 2 Zeeën Programma zijn betrokken (Frankrijk, Engeland, België/Vlaanderen en Nederland) zelf nader invulling gegeven aan de Programmastrategie. Uit de elf thematische doelstellingen die de Europese Unie voorstelt, hebben de Programma-Autoriteiten er vier gekozen. Aan iedere thematische doelstelling is één investeringsprioriteit gekoppeld. Deze keuze is gemaakt op basis van een uitgebreide situatieanalyse, waarin is gekeken naar de sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen van het Programmagebied. Uit dat document zijn gemeenschappelijke behoeften, uitdagingen en kansen voor het Programmagebied gedestilleerd. Deze hebben op hun beurt weer geholpen om de Programmastrategie te bepalen. Bij de situatieanalyse is ook rekening gehouden met nationale, regionale en lokale ontwikkelingsprioriteiten die zijn neergelegd in de plannen en beleidsdocumenten van de betrokken Lidstaten. De gekozen thematische doelstellingen en investeringsprioriteiten zijn vertaald in vier prioritaire assen, die weer zijn opgesplitst in zes specifieke doelstellingen. Beide elementen zijn specifiek voor dit Programma, maar sluiten aan bij de thematische doelstellingen en investeringsprioriteiten in de EU-verordeningen. Dit geheel vormt de basis voor de Programmastrategie. Handboek van het Programma 24-10-14 7/112

1. Overzicht van de 2 Zeeën-Programmastrategie Algemene doelstelling van het 2 Zeeën Programma 2014-2020: het ontwikkelen van een innovatief, kennis- en onderzoeksgebaseerd, duurzaam en inclusief 2 Zeeën-gebied, waar natuurlijke hulpbronnen worden beschermd en de groene economie wordt bevorderd Prioritaire as 1: Technologische en sociale innovatie Prioritaire as 2: Koolstofarme technologieën Prioritaire as 3: Aanpassing aan klimaatverandering Prioritaire as 4: Hulpbronnenefficiënte economie SD 1.1: SD 1.2: SD 1.3: SD 2.1: SD 3.1: SD 4.1: Verbetering van de randvoorwaarden voor innovatie in het 2 Zeeëngebied Bevordering van innovatie door relevante actoren in sleutelsectoren in het 2 Zeeën-gebied Ontwikkeling van sociale innovatie i.v.m. grote maatschappelijke uitdagingen in het 2 Zeeëngebied Uitbreiding van de invoering van koolstofarme technologieën en toepassingen door bedrijfsleven, overheid en burgers Verbetering van het aanpassingsvermogen van publieke en private actoren om hun klimaatadaptatiemaatregelen beter te coördineren en de weerbaarheid te Bevordering van een efficiënt gebruik van natuurlijke hulpbronnen en materialen door de invoering van nieuwe oplossingen voor een groenere Overkoepelende thema s: ondersteuning van KMO/MKB en maritieme dimensie 107,8 mln EFRO 51,3 mln EFRO 38,5 mln EFRO 43,6 mln EFRO Totale beschikbare budget voor projecten: 241 mln EFRO Handboek van het Programma 24-10-14 8/112

B. Resultaatgerichtheid De nieuwe Interreg-Programma s hebben niet alleen een duidelijke thematische focus, maar zijn ook sterk resultaatgericht. Bij het uitwerken van de Programmastrategie zijn de Programma-Autoriteiten overeengekomen wat zij willen veranderen in het Programmagebied. Deze verandering wordt gedefinieerd als een concrete verbetering van het welzijn van mensen of gemeenschappen. Die moet tot stand komen door het financieren van projecten die kunnen bijdragen tot die verandering. De Programmastrategie heeft dus alleen kans van slagen als projecten via hun eigen resultaten bijdragen aan de door het Programma beoogde verandering. Voor projecten betekent dit dat de focus verschuift van projectactiviteiten naar de resultaten die deze activiteiten opleveren. C. Interventielogica De bovengenoemde thematische concentratie en resultaatgerichtheid zijn allebei terug te vinden in de Programma-interventielogica en de projectinterventielogica. De Programma-interventielogica kan worden gedefinieerd als het theoretische kader dat het hele logische, stapsgewijze proces van het bepalen van thema s, investeringsprioriteiten en specifieke doelstellingen tot en met de beoogde uiteindelijke resultaten structureert en visueel weergeeft. De projectinterventielogica is het stapsgewijs bepalen van een algemene projectdoelstelling, één of meerdere specifieke doelstellingen en de outputs die moeten worden geleverd om te komen tot de resultaten die aansluiten bij de gekozen doelstellingen. Het onderstaande schema geeft de Programma- en projectinterventielogica weer: PROGRAMMA PROJECT Investeringsprioriteit 1 Specifieke doelstelling programmaprioriteit Resultaatindicator van het Programma Algemene projectdoelstelling Projectresultaten Handboek van het Programma 24-10-14 9/112

PRIORITAIRE AS VAN HET PROGRAMMA Beschrijving van te ondersteunen acties Specifieke Outputindicatoren van het Programma projectdoelstellingen Belangrijkste projectoutputs Categorieën steunverlening Investeringsprioriteit 2 Specifieke doelstelling Programmaprioriteit Beschrijving van te ondersteunen acties Resultaatindicator van het Programma Outputindicatoren van het Programma Projectwerkplan Werkpakketten Activiteiten Eindresultaten Tijdsplanning Figuur 2: Programma- en projectinterventielogica INTERACT Voor elke specifieke doelstelling van het Programma zijn zowel output- als resultaatindicatoren vastgesteld. Projecten zullen in hun voorstel dan ook moeten aantonen dat zij een bijdrage leveren aan beide soorten indicatoren, namelijk door hun verwachte outputs en resultaten duidelijk te koppelen aan de indicatoren voor een bepaalde specifieke doelstelling. Beide soorten interventielogica van project en Programma zijn dus onlosmakelijk met elkaar verbonden en kunnen niet los van elkaar worden gezien. Aansluiting tussen de interventielogica van een project en die van het Programma is een voorwaarde om de in het Samenwerkingsprogramma beoogde verandering tot stand te brengen in het Programmagebied. Om te kunnen beoordelen en meten in hoeverre een project bijdraagt aan de uitvoering van de Programmastrategie, moet de projectinterventielogica een afspiegeling vormen van die van het Programma 6. De Programma-interventielogica omvat de volgende elementen: Keuze van thematische doelstellingen, investeringsprioriteiten en bijbehorende specifieke doelstellingen die samenhangen met de behoeften van het betrokken gebied; Resultaatindicator die de beoogde verandering voor het gebied/de sector aangeeft uitgangswaarde en streefwaarden (kwalitatief of kwantitatief); Outputindicatoren die de concrete producten van de activiteiten binnen de prioriteit weergeven. Nadere informatie over hoe u dit alles het best kunt aanpakken bij het opzetten van een project, vindt u in fact sheet Projectontwikkeling. In de woordenlijst staan definities van alle begrippen die in deze fact sheet worden gebruikt. 6 INTERACT, Establishing ETC Programme logic and linking Programme and Project intervention logics. Handboek van het Programma 24-10-14 10/112

III. Uitvoering van de Programmastrategie: 2 Zeeën-projecten en hun kenmerken Hoewel projecten normaal gesproken worden voorgesteld door de partnerorganisaties in het veld (bottom-up), moeten ze wel direct bijdragen aan de resultaten die de Programma-Autoriteiten vooropgesteld hebben. Projectvoorstellen moeten dus aansluiten bij de Programmastrategie en moeten dit concreet kunnen illustreren. Met andere woorden, de beoogde Programmaresultaten moeten worden bereikt door middel van kwaliteitsvolle projecten die hun eigen, bij het Programma aansluitende resultaten opleveren. Projectvoorstellen moeten daarom nauw samenhangen met de Programmastrategie, zodat duidelijk is dat ze bijdragen aan de verwachte Programmaresultaten en uiteindelijk ook aan de EU2020-doelstellingen. De Programma-Autoriteiten willen uiteindelijk kwaliteitsvolle projectvoorstellen goedkeuren die hun eigen beoogde resultaten kunnen verwezenlijken en op hun beurt bijdragen tot de uitvoering van de Programmastrategie. De essentie van dergelijke projecten is dat zij specifieke doelstellingen bereiken binnen een bepaalde looptijd. Zij worden uitgevoerd door een groep mensen die misschien nog nooit eerder hebben samengewerkt. Om het verwachte resultaat te kunnen bereiken, is het dus noodzakelijk om duidelijke afspraken te maken over de organisatie van het werk en om dit gestructureerd te plannen. Wat dat betreft verschillen ETS-projecten niet veel van andere soorten projecten 7. A. Kenmerken van een goed 2 Zeeën-project Idealiter dient een projectvoorstel aantoonbaar excellent te zijn op de volgende terreinen: Relevantie en strategie met betrekking tot de context van het project. Het project dient gericht te zijn op een gemeenschappelijke territoriale uitdaging of een gezamenlijke troef van het Programmagebied: er dient daadwerkelijk behoefte te zijn aan het project. Projecten moeten zijn ingebed in bredere strategieën op een of meerdere beleidsniveaus (EU/nationaal/regionaal/lokaal) en gebruik te maken van reeds beschikbare kennis. Samenwerkingskarakter. Het belang van een grensoverschrijdende aanpak van de betreffende kwestie moet duidelijk zijn. Het voordeel van samenwerking op dit punt moet evident zijn voor de projectpartners, doelgroepen en het Programmagebied als geheel. Oplossingen voor de kwestie waar het project zich op richt, gaan verder dan bestaande best practices, of deze worden door het project aangepast en geïmplementeerd. Het project dient te voldoen aan de criteria van gezamenlijke ontwikkeling, gezamenlijke uitvoering, gezamenlijke personeelsvoorziening en gezamenlijke financiering (zie verderop). Bijdrage aan de uitvoering van de Programmastrategie 8. De algemene doelstelling van het project moet duidelijk samenhangen met een specifieke doelstelling van het Programma. De beoogde resultaten van het project moeten duidelijk zijn gekoppeld aan een resultaatindicator van het Programma, en de belangrijkste outputs moeten duidelijk bijdragen aan een outputindicator van het Programma. Al deze elementen (doelstellingen, outputs en resultaten) moeten logisch met elkaar samenhangen. In het algemeen moeten de belangrijkste outputs en resultaten realistisch, specifiek, concreet en meetbaar zijn en in een behoefte van de doelgroep voorzien. Tot slot dienen outputs en resultaten duurzaam en overdraagbaar aan andere organisaties, regio s of landen te zijn. Zo niet, dan dient dit worden te onderbouwd. 7 INTERACT, The project lifecycle, 2014. 8 Voor meer informatie over de Programmastrategie en nadere toelichting op de hier gebruikte begrippen, zie de fact sheet Projectontwikkeling, deel B. Handboek van het Programma 24-10-14 11/112

Relevantie van het partnerschap. Het partnerschap dient de relevante organisaties in het Programmagebied te omvatten om de gemeenschappelijke uitdaging of probleem te adresseren en de vooropgestelde doelstellingen te behalen. De partners moeten complementaire expertise bezitten en een zo evenwichtig mogelijke afspiegeling vormen van de betrokken Lidstaten, sectoren en bestuursniveaus. Zij moeten over de nodige capaciteit en de nodige middelen voor de uitvoering van een ETS-project beschikken. Projectmanagement. De managementprocedures en -structuren dienen afgestemd te zijn op de omvang van het project, het aantal partners, enz. De procedures dienen helder, transparant, efficiënt en doeltreffend te zijn en moeten alle partners de mogelijkheid bieden om input te leveren. Er moeten afspraken zijn gemaakt over de interne communicatie binnen het partnerschap. De Hoofdpartner moet over de nodige competentie beschikken om door de EU gesubsidieerde of vergelijkbare projecten te leiden. Het is cruciaal dat het project over een goed risico- en kwaliteitsmanagementsysteem beschikt. Projectcommunicatie. Communicatieactiviteiten dienen aan te sluiten bij de doelstellingen, het voorgestelde werkplan en de belangrijkste outputs en resultaten van het project. De betreffende doelgroepen en stakeholders moeten worden bereikt en moeten worden geïnformeerd over de belangrijkste outputs en resultaten van het project. Realistisch, consistent en samenhangend werkplan. De taakverdeling tussen de partners moet aansluiten bij de ervaring, het budget e.d. van de partners. Het tijdskader moet realistisch zijn en rekening houden met eventuele onvoorziene omstandigheden. De voorgestelde activiteiten moeten dus relevant zijn en leiden tot een tijdige levering van de geplande outputs en resultaten. Dit veronderstelt dat projectactiviteiten en -outputs opeenvolgend zijn gepland. Samenhangende begroting. Het project moet over voldoende financiële middelen beschikken om de projectactiviteiten goed uit te voeren. Daarbij dient de begroting logisch te zijn en in verhouding te staan tot het voorgestelde werkplan en de outputs en resultaten die het project wil bereiken. Value for money is dus een vereiste. De begroting per partner moet aansluiten bij de taakverdeling. De geplande kosten in de zin van begrotingslijnen, perioden en werkpakketten moeten aansluiten bij het werkplan. Geplande kosten dienen in het algemeen duidelijk en realistisch te zijn. B. Samenwerkingsvoorwaarden van de EU Zoals gezegd stellen de EU-verordeningen specifiek ten aanzien van territoriale-samenwerkingsprojecten vier samenwerkingsvoorwaarden (artikel 12, lid 4 van EU-verordening 1299/2013). Deze vier samenwerkingsvoorwaarden zijn: Gezamenlijke ontwikkeling. Het projectidee wordt door de partners gezamenlijk uitgewerkt. Gezamenlijke uitvoering. De activiteiten, outputs en resultaten worden door de partners gezamenlijk gerealiseerd. Gezamenlijke personeelsvoorziening. Alle partners leveren de nodige bijdrage aan de coördinatie en nemen een deel van de verantwoordelijkheid op zich. Gezamenlijke financiering. Alle partners dragen financieel bij aan het project. Op grond van het genoemde artikel 12, lid 4 moeten partners van ETS-projecten samenwerken op ten minste drie van deze terreinen. De eerste twee terreinen zijn verplicht voor alle projecten; het derde kan ofwel betrekking hebben op de personeelsvoorziening, op de financiering van het project, of op allebei. Handboek van het Programma 24-10-14 12/112

In de onderstaande tabel staan deze concepten nader uitgewerkt: Gezamenlijke ontwikkeling Alle partners werken mee aan de ontwikkeling van het project. De partners leggen vast hoe het project gaat functioneren. Gezamenlijke uitwerking van doelstellingen en outputs, begroting, tijdskader en verantwoordelijkheden voor werkpakketten en activiteiten om de doelstelling te bereiken. Er dient te worden vastgesteld welke kennis en ervaring elke partner inbrengt en wat elke partner verwacht terug te krijgen uit het project. Deze aanpak waarborgt de vereiste gezamenlijke activiteiten en gezamenlijke resultaten zoals vereist door de Programma s. Gezamenlijke personeelsvoorziening Alle projectpartners vervullen een bepaalde functie en wijzen personeel toe aan de uitvoering daarvan. Medewerkers stemmen hun werkzaamheden af met anderen die bij de activiteit of het werkpakket zijn betrokken en wisselen regelmatig informatie uit. Er mag geen onnodige dubbeling van functies zijn bij verschillende partnerorganisaties (bijv. één projectmanager per project i.p.v. meerdere). Gezamenlijke uitvoering De Hoofdpartner is eindverantwoordelijk voor het project; alle partners nemen verantwoordelijkheid voor een deel van de uitvoering. Iedere projectpartner coördineert een werkpakket en zorgt dat geplande activiteiten worden uitgevoerd, mijlpalen worden gehaald en onverwachte problemen worden opgelost. Diverse partners dragen bij aan ieder werkpakket conform het werkplan. Gezamenlijke financiering Het project heeft een gezamenlijk budget waaruit middelen aan partners worden toegewezen naargelang van de activiteiten die zij uitvoeren (de uitsplitsing van het budget weerspiegelt de verantwoordelijkheden van de partners). Het budget omvat bestedingsdoelstellingen per jaar en bestedingsdoelstellingen per werkpakket. In principe dragen alle partners financieel bij. Alle partners dragen een deel van de kosten van gemeenschappelijke activiteiten en gezamenlijke outputs, zoals databases, publiciteit, projectmanagement, enz. Figuur 3: Samenwerkingsvoorwaarden, geïnspireerd op INTERACT Handboek van het Programma 24-10-14 13/112

IV. Van idee tot afsluiting: de fasen in de levenscyclus van een project Alle soorten projecten hebben vrijwel dezelfde levenscyclus. Dat wil zeggen dat ze vergelijkbare fasen doorlopen, of het nu technische operaties of grensoverschrijdende samenwerkingsprojecten zijn. Het idee achter een circulaire voorstelling van deze levenscyclus is dat de geleerde lessen, outputs en resultaten van een project kunnen leiden tot het ontstaan van nieuwe projectideeën die daar in zekere zin weer op voortbouwen. Bij de ontwikkeling van een project moeten in principe de resultaten van eerdere projecten in aanmerking worden genomen, om dubbel werk te voorkomen en meerwaarde toe te voegen aan zaken die eerder zijn gesubsidieerd 9. Dit Handboek van het Programma, als basisdocument bedoeld voor begunstigden en potentiële aanvragers, is opgebouwd rond de genoemde fasen van de levenscyclus van een project. Voor iedere projectfase is er een fact sheet met relevante informatie over dat specifieke deel van de levenscyclus en met nuttige links naar andere fact sheets, kerndocumenten enz. Daarnaast zijn er ook gedetailleerde fact sheets over horizontale onderwerpen. De bedoeling is om informatie voor iedereen gemakkelijk vindbaar te maken in alle verschillende fasen van de ontwikkeling of uitvoering van een project. In onderstaande figuur is te zien wat er onder de diverse projectfasen 10 wordt verstaan en waar de afzonderlijke fact sheets over gaan. 9 INTERACT, The project lifecycle, 2014. 10 Deels gebaseerd op INTERACT, The project lifecycle, 2014. Handboek van het Programma 24-10-14 14/112

1. Genereren van projectideeën 2. Projectontwikkeling 6. Projectafsluiting 3. Projectaanvraag 5. Projectuitvoering 4. Projectselectie Figuur 4: De levenscyclus van een project A. Het genereren van projectideeën Dit is de fase waarin een idee wordt besproken met en gepresenteerd aan potentiële partners, totdat duidelijk wordt dat het nodig en relevant is voor de inwoners van het Programmagebied. Met andere woorden, tot het moment dat het projectidee blijkt aan te sluiten bij een gemeenschappelijke behoefte, uitdaging of kans in de bij het Programma betrokken gebieden ten aanzien van een van de vier gekozen thematische doelstellingen. De belangrijkste acties zijn: de behoefte aan een project vaststellen op basis van een analyse van gezamenlijke behoeften, uitdagingen of kansen in het Programmagebied; controleren of het projectidee aansluit bij de Programmastrategie en -voorschriften; de uitgangssituatie vaststellen, d.w.z. wat is er reeds gedaan en hoe daarop kan worden gekapitaliseerd; partners zoeken en bij het project betrekken; de algemene reikwijdte en inhoud van het project schetsen en bijstellen naarmate er partners bijkomen; contact opnemen met het Territoriaal Facilitatorennetwerk voor ondersteuning en begeleiding (zie verderop). Handboek van het Programma 24-10-14 15/112

De fact sheet over deze projectfase gaat met name in op: de templates en procedures van het Programma voor de ontwikkeling van ideeën en partnerschappen; het zorgen voor aansluiting tussen het projectidee en de Programmastrategie en interventielogica; beschikbare hulp bij deze fase. B. Projectontwikkeling In deze fase moeten de partners het projectidee vertalen in een concreet projectvoorstel. Daarbij moeten de strategische en operationele details worden uitgewerkt en de verantwoordelijkheden worden verdeeld. Het doel van deze fase is om uiteindelijk een formele aanvraag in te dienen bij het 2 Zeeën Programma. De belangrijkste activiteiten zijn: gezamenlijk vaststellen wat er precies moet worden bereikt en hoe dat zal worden aangepakt zodat alles aansluit bij de Programmastrategie; de verantwoordelijkheden binnen het partnerschap organiseren en besluiten wie de rol van Hoofdpartner gaat vervullen; de inhoud en achterliggende gedachte van het project uitwerken met de partners en stakeholders; het projectvoorstel, de onderbouwing ervan en de verwachte bijdrage aan de Programmastrategie in detail uitwerken aan de hand van de daarvoor bestemde templates; de begroting voor het project opstellen; regelmatig contact onderhouden met het Territoriaal Facilitatorennetwerk om hulp te krijgen bij de uitwerking van het project en de aanvraag (zie verderop). De fact sheet over deze projectfase gaat met name in op: Programmagebied; partnerschapsvereisten; projectactiviteiten als middel om de nagestreefde resultaten te verwezenlijken; het opstellen van een begroting: belangrijke financiële principes en horizontale kwesties; beschikbare hulp bij deze fase. C. Projectaanvraag Deze fase betreft het feitelijk indienen van het projectvoorstel bij het Programma volgens de vastgestelde procedures. De aanvraagprocedure bij het Interreg 2 Zeeën Programma bestaat uit twee stappen. De belangrijkste activiteiten zijn: De Conceptnota invullen en volgens de toepasselijke procedures en regels indienen bij het Programma; de aanbevelingen van de Lidstaten naar aanleiding van de Conceptnota in overweging nemen en vervolgens eventueel een volledig Aanvraagformulier invullen; Het Aanvraagformulier invullen en volgens de toepasselijke procedures en regels indienen bij het Programma. De fact sheet over deze projectfase gaat met name in op: de templates en procedures om in twee stappen een aanvraag in te dienen bij het Programma (Conceptnota en Aanvraagformulier); beschikbare hulp bij deze fase. Handboek van het Programma 24-10-14 16/112

D. Projectselectie Deze fase is in handen van de verschillende Programma-organen die zijn betrokken bij de selectie van projecten op basis van volledige Aanvraagformulieren. De belangrijkste activiteit is: een formeel besluit van de Lidstaten over de aanvraag: afgewezen, terugverwezen of goedgekeurd. De fact sheet over deze projectfase gaat met name in op: de ontvankelijkheid en subsidiabiliteit van de aanvraag: toetsing door het geautomatiseerde aanvraagsysteem, het Gemeenschappelijk Secretariaat en de Lidstaten; kwaliteitsbeoordeling van de aanvraag op basis van vooraf vastgestelde criteria, gevolgd door het besluit van het Toezichtcomité en de bekendmaking daarvan; beschikbare hulp bij deze fase. E. Projectuitvoering Dit is de omvangrijkste en belangrijkste fase in de zin van de tijdsduur, het leveren van hetgeen in de goedgekeurde aanvraag was gepland, en administratie- en managementactiviteiten. Daarbij speelt een aantal verschillende elementen een rol. De partners voeren de geplande werkzaamheden uit om tot de gewenste outputs en resultaten te komen. Ook vinden er regelmatig administratie-, management-, monitoring- en rapportageactiviteiten plaats, alsook communicatie- en promotieactiviteiten zoals vastgelegd in het Aanvraagformulier. Veranderingen in het project worden doorgevoerd en problemen worden aangepakt volgens de vastgestelde procedures en regels. De belangrijkste activiteiten zijn: het Subsidiecontract ondertekenen met de Managementautoriteit; het Partnerschapsakkoord opstellen en door alle partners laten ondertekenen; de projectcoördinatie- en besluitvormingsstructuren opzetten en een indicatieve planning maken voor projectbijeenkomsten; projectactiviteiten uitvoeren om de afgesproken projectoutputs op tijd en binnen het budget te leveren; goed functionerende monitoring- en rapportageprocedures opzetten; risico s voorzien en beheersen in overleg met de partners en het Programma; problemen tussen partners herkennen en oplossen, zodat alles soepel blijft verlopen; zorgen voor communicatie over en promotie van werkzaamheden en resultaten van het project; een netwerk van relevante contacten opbouwen en de aanzet geven voor de invoering en toepassing van de gegenereerde kennis, outputs en resultaten. De fact sheet over deze projectfase gaat met name in op: initiatiefase: contractuele regelingen en voorschriften van het Programma qua beheer en administratie; projectmanagement: algemene instrumenten en methoden om een goede uitvoering van het project te garanderen (exception plans, rapportage, tolerantieniveaus ten aanzien van risico s); projectcommunicatie gedurende de hele looptijd van het project; beschikbare hulp bij deze fase. Handboek van het Programma 24-10-14 17/112

F. Projectafsluiting In deze fase moeten de inhoudelijke projectactiviteiten zijn afgerond en alle outputs zijn geleverd. Het project handelt de laatste administratieve verplichtingen af voordat de subsidie eindigt. Het project en het Programma buigen zich samen over de resultaten en geleerde lessen. De levenscyclus van het project eindigt formeel op de einddatum van het project. Het is echter de bedoeling dat de outputs en resultaten van het project waarde blijven opleveren, bijv. dat mensen ze blijven gebruiken of er blijven baat bij hebben. Afhankelijk van de aard van de outputs en resultaten en van de beoogde gebruikers moeten er tijdens en na de uitvoering diverse concrete maatregelen worden genomen. In de afrondingsfase is het te laat om projectresultaten over te dragen en te zorgen dat ze in stand blijven. De fact sheet over deze projectfase gaat met name in op: Wettelijke voorschriften die gelden na afsluiting van het project; Beschikbare hulp bij deze fase. Handboek van het Programma 24-10-14 18/112

V. Wie kan u helpen tijdens de verschillende fasen van uw project? Aanvragers en begunstigden kunnen vóór de indiening van een projectvoorstel en tijdens de uitvoering van goedgekeurde projecten bij diverse Programma-organen terecht voor technische bijstand. Hieronder worden deze instellingen kort gepresenteerd. Waar deze Programma-organen u in een bepaalde projectfase precies mee kunnen helpen, wordt gedetailleerd beschreven aan het eind van ieder hoofdstuk over die projectfase. A. Territoriaal Facilitatorennetwerk Het Territoriaal Facilitatorennetwerk is de tegenhanger van wat bij veel andere ETS-Programma's contactpunten worden genoemd. De facilitatoren zijn het eerste aanspreekpunt voor projectaanvragers en projectpartners in elk van de landen. Zij helpen de partnerorganisaties met het opzetten en ontwikkelen van projecten. Daarnaast zijn zij ook betrokken bij het opvolgen van de projectuitvoering in samenwerking met het Gemeenschappelijk Secretariaat (GS). Meer concreet zijn hun belangrijkste taken: het 2 Zeeën Programma en de doelstellingen ervan onder de aandacht brengen bij geïnteresseerde organisaties; antwoord geven op algemene vragen over het Interreg 2 Zeeën Programma; projectaanvragers via diverse vormen van overleg helpen en ondersteunen in de opzet-, aanvraagen uitvoeringsfase van projecten; communiceren met de andere facilitatoren uit de andere landen, en ook met het GS en de Lidstaten, over de ontwikkeling van projecten; aanvragers helpen met het invullen van een Conceptnota en, na de beoordeling daarvan, met het opvolgen van de aanbevelingen van de Lidstaten; partners bijstaan gedurende de hele looptijd van het project; partners helpen met de afsluiting van hun project; fungeren als schakel tussen projectmanagers, het Gemeenschappelijk Secretariaat en de Programma-Autoriteiten. Hoewel de facilitatoren vanaf begin tot eind bij een project betrokken zijn, spelen zij vooral een grote rol bij het genereren van projectideeën en tijdens de aanvraagfase. Het Territoriaal Facilitatorennetwerk strekt zich uit over alle vier de Lidstaten van het Programma en is permanent beschikbaar voor aanvragers en projectpartners. Contactgegevens zijn te vinden op de website van het Interreg 2 Zeeën Programma. Gelieve op te merken dat de facilitatoren niet betrokken zijn bij de selectie van projecten. Het is aan de Lidstaten van het Programma om, ondersteund door het GS, te besluiten tot goedkeuring, terugverwijzing of afwijzing van een project. B. Gemeenschappelijk Secretariaat (GS) Het Gemeenschappelijk Secretariaat is namens de Managementautoriteit belast met het dagelijks beheer van het Programma. Als zodanig is het Gemeenschappelijk Secretariaat verantwoordelijk voor het management van het Samenwerkingsprogramma op gebieden waar de Managementautoriteit bij is betrokken: coördinatie en facilitering van het Programma, beoordeling van projecten, monitoring van het Programma en administratie. Handboek van het Programma 24-10-14 19/112

Het GS assisteert de Programma-Autoriteiten bij de uitvoering van hun taken, waarvan de belangrijkste zijn: samenwerken met organisaties, instellingen en netwerken die relevant zijn voor de doelstellingen van het Programma; informatie verspreiden en publiciteit genereren over het Programma en de onderdelen en projecten daarvan, inclusief het opzetten en onderhouden van een Programmawebsite en het verspreiden van de Programmaresultaten; de communicatiestrategie van het Programma opstellen en uitvoeren; een Programmadatabank en een online projectmonitoringsysteem opzetten om de benodigde gegevens voor toezicht, evaluatie, financieel beheer, verificatie en audits in gecomputeriseerde vorm te verstrekken; een transparante selectieprocedure, selectiecriteria, Terms of Reference voor de projectoproepen, het Aanvraagdossier inclusief financieringsregels uitwerken en ter goedkeuring aan het Toezichtcomité (TC) voorleggen; de aanvraagprocedure voor alle projecten beheren, inclusief het verstrekken van informatie en advies aan aanvragers (bijv. d.m.v. een aanvraagdossier), aanvragen controleren en beoordelen op grond van goedgekeurde criteria en een goedgekeurde procedure, en de aanbevelingen en besluiten van het TC doorgeven aan partners; activiteiten ten behoeve van de totstandkoming en ontwikkeling van projecten ondersteunen en organiseren; betalingsverplichtingen en betalingen van EFRO-middelen op Programmaniveau bewaken per steunverleningscategorie; projecten adviseren en helpen bij de uitvoering van activiteiten en de financiële administratie; de voortgang van projecten bewaken door het verzamelen en controleren van verslagen en het bijhouden van de outputs, resultaten en financiële implementatie; zorgen dat betalingen aan projecten binnen de gestelde termijn worden gedaan; de Managementautoriteit (MA) ondersteunen bij het opzetten van een samenhangend beheers- en controlesysteem voor het Programma om de wettigheid en rechtmatigheid van gedeclareerde uitgaven en de naleving van het beginsel van goed financieel beheer te waarborgen, en contact onderhouden met door de partnerlanden benoemde eerstelijnscontroleurs om de verificaties uit hoofde van artikel 23, lid 4 van ETS-verordening (EU) nr. 1299/2013 te verrichten; de gebruikelijke werkzaamheden van een GS verrichten, d.w.z. het organiseren van vergaderingen, schrijven van documenten, opstellen van notulen, enz.; contact onderhouden met de instantie die als Certificeringsautoriteit (CA) fungeert en zorgen dat deze de beschikking heeft over alle relevante gegevens; andere door de Programma-Autoriteiten verlangde werkzaamheden verrichten conform de toepasselijke regelgeving. Zoals uit het bovenstaande blijkt, worden de hulp en ondersteuning van het GS belangrijker tijdens de uitvoerings- en afsluitingsfase van een project. Het Gemeenschappelijk Secretariaat is gevestigd in Rijsel (FR). Met vragen over projectontwikkeling, uitvoering, financiering, communicatie, projectmanagement e.d. kunt u hier altijd terecht. Contactgegevens zijn te vinden op de website van het Interreg 2 Zeeën Programma. Handboek van het Programma 24-10-14 20/112

C. Nationale Autoriteit (NA) De Nationale Autoriteiten zijn de overheidsinstanties in de Lidstaten die verantwoordelijk zijn voor het 2 Zeeën Programma. Deze instellingen hebben een politiek mandaat van hun regering om binnen de grenzen van de Europese verordeningen de Programmastrategie (thematische doelstellingen, investeringsprioriteiten, enz.) te ontwerpen, en worden ondersteund door het GS en adviseurs. Hun belangrijkste taken zijn: alle vereiste maatregelen met betrekking tot communicatie over het Programma uitvoeren; de promotie van het Programma coördineren; zorgen voor kwaliteitsbeoordelings op de eerstelijnscontrole, in samenwerking met de MA en het GS; verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot een juiste toepassing van de Europese staatssteunen aanbestedingsregels; projectpartners informeren over andere, nationale regels; informatie doorgeven aan de Certificeringsautoriteit van het Programma; andere door de Programma-Autoriteiten verlangde werkzaamheden verrichten conform de toepasselijke regelgeving. Contactgegevens zijn te vinden op de website van het Interreg 2 Zeeën Programma. Handboek van het Programma 24-10-14 21/112

Fact sheet 2: Genereren van projectideeën, van partnerexpertise naar projectidee Dit document werd goedgekeurd door de Programma voorbereidingsgroep (PPG) op 5 november 2014. Gelieve er rekening mee te houden dat het onderhevig is aan de definitieve goedkeuring door het Toezichtcomité dat bijeen zal komen uiterlijk binnen drie maanden na de datum van kennisgeving van het besluit van de Commissie in verband met de goedkeuring van het Samenwerkingsprogramma. I. Projectidee en Geïnteresseerde Organisatie: op zoek naar geschikte partners A. Achtergrond In de fase Genereren van projectideeën wil het Programma de totstandkoming van partnerschappen ondersteunen en de ontwikkeling van projecten faciliteren. Daarom zijn er twee tools ontwikkeld om organisaties met belangstelling voor deelname aan het nieuwe Interreg 2 Zeeën Programma te helpen met het vinden van partners en het uitwerken van projectideeën. Ten eerste is er de tool genaamd Projectidee. Organisaties met een globaal idee voor een project kunnen deze tool gebruiken om hun idee te verspreiden teneinde geschikte partners te vinden en het idee samen verder uit te werken. Ten tweede is er de template voor Geïnteresseerde Organisaties. Organisaties die zelf geen projectidee hebben of nog niet bij een partnerschap zijn betrokken, kunnen hier gebruik van maken om zichzelf en hun expertisegebied te presenteren en hun belangstelling voor deelname aan een toekomstig 2 Zeeënproject kenbaar te maken. B. Tools Deze tools zijn te vinden op de website van het 2 Zeeën Programma, in de rubriek Samenwerking. Organisaties dienen de template voor Projectideeën en/of Geïnteresseerde Organisaties in te vullen, zodat het op de Programmawebsite gepubliceerd worden. Vanaf dat moment is de informatie online consulteerbaar en kunnen organisaties elkaar benaderen om samen een project te ontwikkelen. C. Procedure Organisaties die hun projectidee willen presenteren of hun interesse willen tonen, moeten allereerst een account aanmaken op de website van het 2 Zeeën Programma. Vervolgens kunnen ze de template voor Projectidee of Geïnteresseerde Organisatie invullen. Deze tools zijn alleen in het Engels beschikbaar en moeten ook in het Engels worden ingevuld. Om het invullen gemakkelijker te maken, is er bij iedere vraag wel toelichting beschikbaar in de drie Programmatalen. De gewenste taalversie van de toelichting moet rechtstreeks op de website worden geselecteerd. Deze formulieren kunnen doorlopend worden ingediend. Nadat de ingevulde documenten zijn ingediend, worden ze gepubliceerd in de rubriek Samenwerking van de 2 Zeeën-website en zijn ze volledig pubiek toegankelijk. Er wordt ook een automatisch match-systeem toegepast op de formulieren voor Projectideeën en Geïnteresseerde Organisaties. Dit houdt in dat als een organisatie een expertisegebied noemt waarvoor een andere organisatie een projectidee heeft ingediend, beide organisaties hiervan op de hoogte worden gesteld, zodat het gemakkelijker wordt om partners te vinden. De velden waarop dit automatische match-systeem wordt toegepast, zijn in beide templates geel gemarkeerd. Handboek van het Programma 24-10-14 22/112

II. Afstemming van projectideeën op de Programmastrategie A. Gemeenschappelijke noden van het gebied, prioritaire assen, investeringsprioriteiten, specifieke doelstellingen en beoogde resultaten van het Programma De Programmastrategie omvat diverse thematische gebieden waarbinnen projecten kunnen worden gesubsidieerd. Zoals beschreven in fact sheet Inleiding en achtergrond, is het essentieel dat aanvragers begrijpen hoe de Programmastrategie tot stand is gekomen, omdat ze anders geen projectvoorstellen kunnen uitwerken die volledig aansluiten bij die strategie en de achterliggende gedachte ervan. Nadere informatie is ook te vinden in het Samenwerkingsprogramma van het 2 Zeeën. Er is een situatieanalyse van het Programmagebied gemaakt met betrekking tot tien van de elf thematische doelstellingen die in de Europese verordeningen worden genoemd met het oog op de EU2020-strategie. Deze situatieanalyse was bedoeld om op hoofdlijnen inzicht te krijgen in de sociaaleconomische en milieutrends in het Programmagebied. Ook is gekeken naar de prioriteiten die de Lidstaten in hun eigen plannen en beleidsdocumenten hebben neergelegd, voor zover die relevant zijn voor het gebied. Op basis van deze situatieanalyse is een SWOT-analyse gemaakt, waarin de belangrijkste sterkten, zwakten, kansen en bedreigingen in het gebied naar voren komen voor de tien geanalyseerde thematische doelstellingen. Op basis hiervan zijn de gemeenschappelijke behoeften van het gebied vastgesteld. Vervolgens hebben de Programmapartners uit de tien geanalyseerde doelstellingen vier thematische doelstellingen voor het Interreg 2 Zeeën Programma geselecteerd om zich op te concentreren. Voor elk daarvan is één investeringsprioriteit gekozen. Deze door de EU vastgestelde investeringsprioriteiten zorgen ervoor dat Programma s een duidelijkere focus hebben. Gekozen thematische doelstelling 1 Versterking van onderzoek, technologische ontwikkeling en innovatie Gekozen investeringsprioriteit 1.b) Bevordering van bedrijfsinvesteringen in O&I, het ontwikkelen van verbanden en synergieën tussen ondernemingen, O&I-centra en het hoger onderwijs, met name de bevordering van investeringen in de ontwikkeling van producten en diensten, de overdracht van technologie, sociale innovatie, milieu-innovatie, culturele en creatieve industrieën, toepassingen voor overheidsdiensten, de stimulering van de vraag, het opzetten van netwerken, clusters en open innovatie door middel van slimme specialisatie en ondersteuning van technologisch en toegepast onderzoek, proefopstellingen, maatregelen voor snelle productvalidatie, geavanceerde productiecapaciteit en eerste productie, met name in sleuteltechnologieën en de verspreiding van universeel inzetbare technologieën 4 Ondersteuning van de overgang naar een koolstofarme economie in alle bedrijfstakken 5 Bevordering van aanpassing aan de klimaatverandering en risicopreventie en -beheer 6 Behoud en bescherming van het milieu en bevordering van efficiënt 4.f) Bevordering van het onderzoek naar, innovaties in en de aanwending van koolstofarme technologieën 5.a) Ondersteuning van investeringen voor de aanpassing aan de klimaatverandering, inclusief ecosysteemgerichte benaderingen 6.g) Ondersteuning van de industriële overgang naar een hulpbronnenefficiënte economie, het bevorderen van groene groei, eco-innovatie en het beheer van milieuprestaties in de publieke en Handboek van het Programma 24-10-14 23/112

Gekozen thematische doelstelling gebruik van hulpbronnen private sector Gekozen investeringsprioriteit Tabel 1: De geselecteerde thematische doelstellingen en investeringsprioriteiten Om het Programma nader in te vullen op deze terreinen, zijn de gekozen thematische doelstellingen en investeringsprioriteiten vertaald in vier prioritaire assen, die op hun beurt zijn opgesplitst in zes specifieke doelstellingen. Beide elementen zijn specifiek voor dit Programma, maar sluiten volledig aan bij de thematische doelstellingen en investeringsprioriteiten in de EU-verordeningen. Onderstaande figuur geeft een overzicht van de goedgekeurde Programmastrategie met de prioritaire assen en specifieke doelstellingen. Handboek van het Programma 24-10-14 24/112

Figuur 1: Overzicht van de 2 Zeeën Programmastrategie algemene doelstelling, prioritaire assen, specifieke doelstellingen en financiële toewijzingen Het ontwikkelen van een innovatief, kennis- en onderzoeksgebaseerd, duurzaam en inclusief 2 Zeeën-gebied, waar natuurlijke hulpbronnen worden beschermd en de groene economie wordt bevorderd Prioritaire as 1: Technologische en sociale innovatie Prioritaire as 2: Koolstofarme technologieën Prioritaire as 3: Aanpassing aan klimaatverandering Prioritaire as 4: Hulpbronnenefficiënte economie SD 1.1: SD 1.2: SD 1.3: SD 2.1: SD 3.1: SD 4.1: Verbetering van de randvoorwaarden voor innovatie in het 2 Zeeëngebied Bevordering van innovatie door relevante actoren in sleutelsectoren in het 2 Zeeën-gebied Ontwikkeling van sociale innovatie i.v.m. grote maatschappelijke uitdagingen in het 2 Zeeëngebied Uitbreiding van de invoering van koolstofarme technologieën en toepassingen door bedrijfsleven, overheid en burgers Verbetering van het aanpassingsvermogen van publieke en private actoren om hun klimaatadaptatiemaatregelen beter te coördineren en de weerbaarheid te Bevordering van een efficiënt gebruik van natuurlijke hulpbronnen en materialen door de invoering van nieuwe oplossingen voor een groenere Overkoepelende thema s: ondersteuning van KMO/MKB en maritieme dimensie 107,8 mln EFRO 51,3 mln EFRO 38,5 mln EFRO 43,6 mln EFRO Totale beschikbare budget voor projecten: 241 mln EFRO Handboek van het Programma 24-10-14 25/112

Projecten moeten worden ingediend en uitgevoerd onder deze prioritaire assen en specifieke doelstellingen en bijdragen aan de verwachte resultaten daarvan. De resultaten die het Programma nastreeft, worden gemeten aan de hand van resultaatindicatoren. De verwachte resultaten moeten worden gerealiseerd door het leveren van bepaalde outputs, die ook voor iedere specifieke doelstelling zijn voorzien. In het Samenwerkingsprogramma is een aantal voorbeelden van te ondersteunen acties opgenomen, zodat het voor potentiële aanvragers duidelijker wordt waar het Programma naar op zoek is. Nadere informatie is te vinden in het Samenwerkingsprogramma 2 Zeeën. B. Zorgen voor samenhang met het prestatiekader van het Programma Outputindicatoren maken deel uit van het prestatiekader van het Programma. Op bepaalde momenten in de levenscyclus van het Programma moeten bepaalde streefwaarden zijn bereikt. Voor de Europese Commissie vormt dit het uitgangspunt voor het beoordelen van de prestaties van het 2 Zeeën Programma. Projecten zullen worden beoordeeld op hun bijdrage aan zowel de output- als de resultaatindicatoren voor de specifieke doelstelling van de Programmaprioriteit waaronder ze zijn ingediend. Meer informatie over de beoordeling van projecten is te vinden in fact sheet Projectselectie. Projecten zullen in hun aanvraag moeten aantonen dat zij een bijdrage leveren aan beide soorten indicatoren, namelijk door hun verwachte belangrijkste output(s) en resulta(a)t(en) duidelijk te koppelen aan de indicator(en) voor de gekozen specifieke doelstelling. Dit betekent een verschuiving in de focus van projecten ten opzichte van eerdere Programmaperioden: de nadruk ligt nu veel meer op de levering van outputs en resultaten en minder op de uitvoering van projectactiviteiten. Daarom moet de projectinterventielogica een afspiegeling vormen van de Programmainterventielogica. Prioritaire as Thematisch gebied dat de meest relevante behoeften en potenties van het Programmagebied weergeeft Doelstellingen van het Programma Wat het Programma op dit thematische gebied wil veranderen voor de inwoners De metingen die het effect van Te ondersteunen acties Het soort activiteiten die het Programma wil subsidiëren om deze verandering te verwezenlijken De directe producten van Handboek van het Programma 24-10-14 26/112

de gesubsidieerde activiteiten moeten aangeven Programmaresultaten de activiteiten die bijdragen tot de verandering Programma-outputs Figuur 2: De Programma-interventielogica, INTERACT Projectdoelstellingen en -resultaten Werkplan en begroting Wat zijn onze gemeenschappelijke behoeften en potenties? Wat willen we veranderen? Wat wordt er anders? Wat moeten we tot stand brengen om deze verandering te realiseren? Hoe gaan we te werk? Wat hebben we daarvoor nodig? Projectidee Projectoutputs en -indicatoren Figuur 3: De projectinterventielogica, INTERACT PRIORITAIRE AS VAN HET PROGRAMMA PROJECT Handboek van het Programma 24-10-14 27/112