ons kenmerk P1.3/PRO 03.01 CIRCULAIRE NOTA SPECIAAL STATUUT VAN DE GEZINSLEDEN VAN HET PERSONEEL VAN INTERNATIONATIONALE INSTELLINGEN (10 januari 2013) De Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking biedt de in België gevestigde internationale instellingen zijn complimenten aan en heeft de eer hen hierna in kennis te stellen van het bepaalde inzake het speciaal statuut van de gezinsleden van het personeel van internationale instellingen. De Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking maakt van de gelegenheid gebruik om de verzekering van zijn zeer bijzondere hoogachting jegens de in België gevestigde internationale instellingen te hernieuwen.
SPECIAAL STATUUT VAN DE GEZINSLEDEN VAN HET PERSONEEL VAN INTERNATIONALE INSTELLINGEN (10 januari 2013) INHOUDSTAFEL 1. Voorwoord 2. De echtgenote (echtgenoot) of wettelijke partner 2.1 Echtgenote (echtgenoot) 2.1.1 Begripsomschrijving 2.1.2 Algemene beginselen inzake de toekenning van een speciaal statuut 2.1.3 De echtgenote is een permanent ingezetene van België of is van Belgische nationaliteit 2.2 Wettelijke partner 3. De kinderen 3.1 Algemeen beginsel 3.2 Categorieën van kinderen 3.2.1 Kinderen jonger dan 5 jaar 3.2.2 Kinderen tussen 5 en 25 jaar 3.2.3 Geadopteerde kinderen 3.2.4 Onder voogdij geplaatste kinderen 4. Rechtstreekse bloedverwanten in opgaande lijn 5. Administratieve formaliteiten voor het verkrijgen van een speciale identiteitskaart
1. Vooraf Conform de zetelovereenkomsten tussen België en de internationale instellingen die in België gevestigd zijn, zijn ambtenaren van internationale instellingen en hun gezinsleden ten laste, niet onderworpen aan de maatregelen ter beperking van de immigratie evenmin als aan de registratieformaliteiten voor vreemdelingen. Tenzij het begrip gezinsleden ten laste in de zetelovereenkomst anders is omschreven, gaat het voor de directie Protocol om de volgende personen: de bij de directie Protocol geregistreerde echtgenote (echtgenoot) of wettelijke partner, kinderen jonger dan 25 jaar en rechtstreekse bloedverwanten in opgaande lijn van de functiehouder en diens echtgenote (echtgenoot)/wettelijke partner die bij de directie Protocol is ingeschreven. Om in het register van de directie Protocol te worden ingeschreven en in aanmerking te komen voor een speciale verblijfstitel, moeten de gezinsleden onder hetzelfde dak als de functiehouder wonen en te zijnen laste zijn, wat betekent dat ze geen inkomen mogen hebben uit een beroepsactiviteit of een betaalde activiteit. In geval van verschil tussen de zetelovereenkomst en deze circulaire, is het bepaalde in de zetelovereenkomst van toepassing. 2. De echtgenote (echtgenoot) of wettelijke partner 2.1 Echtgenote (echtgenoot) 2.1.1 Begripsomschrijving In België wordt de term «echtgenotes/echtgenoten» gehanteerd voor twee personen die in de echt zijn verbonden door het burgerlijk huwelijk. Het is zo dat in België een burgerlijk huwelijk kan worden aangegaan door personen van verschillend geslacht of van hetzelfde geslacht. Het geregistreerde partnerschap in Duitsland, Denemarken, Finland, IJsland, Noorwegen, het Verenigd Koninkrijk en Zweden wordt als gelijkwaardig aan het huwelijk in België beschouwd. Het polygaam huwelijk wordt in België beschouwd als zijnde in strijd met de openbare orde en de goede zeden en het wordt derhalve niet aanvaard als wettelijk huwelijk. 2.1.2 Algemene beginselen inzake de toekenning van een speciaal statuut Het gastland kent het speciaal statuut toe aan de echtgenote (echtgenoot) overeenkomstig de functie die de ambtenaar van de internationale instelling bekleedt, en derhalve op basis van de personeelscategorie waartoe hij/zij behoort, zoals vastgelegd in de zetelovereenkomst.
Volgens de in België geldende praktijken moet de echtgenote (echtgenoot) drie voorwaarden vervullen om in aanmerking te komen voor een speciale identiteitskaart die wordt uitgereikt door de directie Protocol P1.3, met name. : onder hetzelfde dak als de ambtenaar van de internationale instelling en functiehouder, wonen, volledig ten laste zijn van de ambtenaar van de internationale instelling en functiehouder, geen betaalde werkzaamheden in België verrichten. De echtgenote (echtgenoot) krijgt dezelfde speciale identiteitskaart als de functiehouder. 2.1.3 De echtgenoot (echtgenote) is een permanent ingezetene van België en/of heeft de Belgische nationaliteit Het is evenwel zo dat de op basis van een geprivilegieerde status toegekende speciale verblijfskaart niet mag worden afgegeven aan een Belgische echtgenote (echtgenoot) (ook al heeft die de dubbele nationaliteit) of aan een permanent ingezetene van België. Een persoon wordt als een permanent ingezetene beschouwd wanneer hij/zij langer dan zes maanden in België verblijft (in die zin dat hij/zij ingeschreven is in het rijksregister van natuurlijke personen en dus in het bezit is van een gewone verblijfskaart die werd afgegeven door het gemeentebestuur van zijn/haar verblijfplaats). 2.2 Wettelijke partner 2.2.1 Begripsomschrijving Elke persoon die niet wettelijk is gehuwd (zie punt 1.1.), maar met iemand van het andere geslacht of van hetzelfde geslacht als paar samenwoont in het kader van een stabiele, langdurige relatie wordt als partner beschouwd. Toch is het zo dat alleen de «wettelijke en officiële partner», die op een wettelijke basis samenwoont of in een wettelijk partnerschap leeft bij het gastland een aanvraag kan indienen voor het verkrijgen van een geprivilegieerd statuut. Onder wettelijke basis van een wettelijk partnerschap moet worden verstaan: elke wettelijke instelling of specifieke overeenkomst die geacteerd is door de dienst Burgerlijke Stand van de woonplaats van één van de partners of die verleden werd voor een bevoegde officiële autoriteit van de zendstaat of de ontvangende staat, waarbij erkend of geregistreerd wordt dat de partners zich ertoe verbinden om samen te leven en de uit dit partnerschap voortvloeiende rechten en plichten jegens elkaar na te komen. Naar het voorbeeld van de vereisten ten aanzien van een echtgenote (echtgenoot) met het oog op het verkrijgen van een geprivilegieerde status en om elke vorm van
discriminatie te voorkomen, gelden voor de wettelijke partners die een geprivilegieerd statuut wensen, dezelfde administratieve formaliteiten. De directie Protocol P1.3 kan dan ook soortgelijke bewijsstukken vragen. Voor wettelijke partners is dat een afschrift van de akte van partnerschap (zoals de huwelijksakte voor echtgenoten). Een attest alleen is niet voldoende. Het «partnerschap» waarvoor geen wettelijke basis voorhanden is, met name «het de facto samenwonen» geeft geen recht op een geprivilegieerd statuut. «De facto samenwonenden» dienen zich derhalve te wenden tot het gemeentebestuur van hun verblijfplaats om hun tijdelijk verblijf in België te regulariseren, nadat ze van de Belgische diplomatieke of consulaire post die bevoegd is voor het land van herkomst, voorafgaandelijk een passend visum hebben gekregen. «Polygaam partnerschap» wordt in België beschouwd als zijnde in strijd met de openbare orde en de goede zeden en het wordt derhalve niet aanvaard als wettelijk partnerschap. 3 De kinderen 3.1 Algemeen beginsel De kinderen van een ambtenaar van een internationale instelling die bij de directie Protocol zijn ingeschreven evenals zijn/haar stiefkinderen (de kinderen van de echtgenote (echtgenoot) of van de wettelijke partner) worden beschouwd als gezinsleden en kunnen bijgevolg aanspraak maken op een speciale identiteitskaart van hetzelfde type als die van de functiehouder, indien ze aan de volgende voorwaarden voldoen: - ongehuwd zijn, - jonger zijn dan 25 jaar, - onder hetzelfde dak als de functiehouder wonen, - volledig ten laste zijn van de functiehouder en geen eigen inkomen hebben uit een beroepsactiviteit of een betaalde activiteit. Studentenwerk en betaalde stages zijn dus uitgesloten. Hoewel de kinderen tot de leeftijd van 25 jaar in het register van het Protocol kunnen worden ingeschreven, raadt de directie Protocol meerderjarige kinderen ten zeerste aan zich bij de gemeente in te schrijven zolang ze nog studeren. Het is immers zo dat ze na hun studies geen aanspraak meer kunnen maken op een speciale identiteitskaart, waardoor het voor hen moeilijker zal zijn om in België een verblijfsvergunning te krijgen, zeker als ze werkloos zijn. Wanneer een meerderjarig kind bij de gemeente een aanvraag tot inschrijving indient terwijl de ouder nog steeds functiehouder is en derhalve in het bezit is van een speciale identiteitskaart, kan de directie Protocol de aanvraag steunen.
3.2 Categorieën van kinderen 3.2.1 Kinderen jonger dan 5 jaar Kinderen jonger dan 5 jaar ontvangen een identiteitskaart type E, zoals bepaald in artikel 5 van het Koninklijk Besluit van 30 oktober 1991 betreffende de documenten voor het verblijf in België van bepaalde vreemdelingen. De eerste kaart is geldig tot de leeftijd van 1 jaar, de twee kaart van 1 tot 3 jaar, de derde kaart van 3 tot 5 jaar. 3.2.2 Kinderen van 5 tot 25 jaar Kinderen van 5 tot 25 jaar ontvangen hetzelfde type speciale identiteitskaart als hun ouders. Afhankelijk van het geval heeft deze kaart een geldigheidsduur van vijf jaar of is ze geldig tot de leeftijd van 25 jaar. De geldigheidsduur van deze speciale identiteitskaart mag evenwel niet langer zijn dan die van de ouder die houder is van de functie. De directie Protocol vraagt dat vanaf de leeftijd van 18 jaar een door de ouder die houder is van de functie ondertekend attest van tenlasteneming, bij de aanvraag van een speciale identiteitskaart wordt gevoegd. 3.2.3 Geadopteerde kinderen De geadopteerde ongehuwde kinderen van een ambtenaar of personeelslid van een internationale instelling en zijn echtgenote (echtgenoot) of wettelijke partner, worden beschouwd als gezinsleden en kunnen derhalve aanspraak maken op een speciale identiteitskaart mits: - ze voldoen aan de onder punt 3.1 vermelde voorwaarden; - overlegging van een eensluidend afschrift van de wettelijke akte van adoptie, gelegaliseerd door de bevoegde Belgische diplomatieke of consulaire post. Zo niet, zijn de voorschriften naar algemeen recht van toepassing; - overlegging van een eensluidend afschrift van de akte van geboorte, gelegaliseerd door de bevoegde Belgische diplomatieke of consulaire post. De geldigheidsduur van deze speciale identiteitskaart hangt af van de leeftijd en van de datum van aankomst in België. 3.2.4 Onder voogdij geplaatste kinderen De onder voogdij geplaatste ongehuwde kinderen van een ambtenaar of personeelslid van een internationale instelling en van zijn echtgenote (echtgenoot)
of wettelijke partner, worden beschouwd als gezinsleden en kunnen derhalve aanspraak maken op een speciale identiteitskaart mits : - ze voldoen aan de onder punt 3.1 vermelde voorwaarden; - overlegging van een eensluidend afschrift van een door een rechtbank opgemaakte officiële akte van voogdij, gelegaliseerd door de bevoegde Belgische diplomatieke of consulaire post. Zo niet, zijn de voorschriften naar algemeen recht van toepassing; - overlegging van een eensluidend afschrift van een akte van geboorte, gelegaliseerd door de bevoegde Belgische diplomatieke of consulaire post. Zo deze voorwaarden vervuld zijn, kunnen de betrokken kinderen tot de leeftijd van wettelijke meerderjarigheid in België, zijnde 18 jaar, aanspraak maken op een speciale identiteitskaart. Daarna zijn de voorschriften naar algemeen recht van toepassing. De geldigheidsduur van deze identiteitskaart hangt af van de leeftijd en van de datum van aankomst in België. 4 Rechtstreekse bloedverwanten in opgaande lijn Rechtstreekse bloedverwanten in opgaande lijn van een ambtenaar of personeelslid van een internationale instelling of van zijn echtgenote (echtgenoot) of wettelijke partner worden beschouwd als gezinsleden en kunnen derhalve aanspraak maken op een speciale identiteitskaart mits ze: - onder hetzelfde dak wonen als de functiehouder, - volledig ten laste zijn van de functiehouder en derhalve geen eigen inkomen hebben uit een beroepsactiviteit of een betaalde activiteit. De volgende bewijsstukken moeten ingediend worden bij de aanvraag van de speciale identiteitskaart: - een kopie van het paspoort, - een medisch attest dat bewijst dat de betrokkene niet lijdt aan een ziekte toegelicht in de bijlage bij de wet van 15 december 1980, opgesteld door een arts van de Ambassade of door een Belgische arts voor de personen die niet onderworpen zijn aan de visumverplichting, - het officieel bewijs van de band van bloedverwantschap, - een geschreven verklaring van de titularis van de functie dat hij op permanente basis financiële, materiële of morele steun aan de betrokkene verleent, - het bewijs dat de titularis een verzekering heeft afgesloten, geldig in België, voor medische zorgen, hospitalisatie en repatriëring, voor zijn familieleden.
5 Administratieve formaliteiten voor het verkrijgen van een speciale identiteitskaart In de kennisgeving van aankomst stelt de internationale instelling de directie Protocol P1.3 in kennis van de functie die haar nieuw personeelslid uitoefent en van de personeelscategorie waartoe hij/zij behoort. Verder worden gegevens verstrekt over de gezinsleden die het personeelslid vergezellen (echtgenote (echtgenoot)/wettelijke partner, kinderen). Bij aanvraag van een speciale identiteitskaart voor een gezinslid van een ambtenaar of een personeelslid, voegt de internationale instelling de volgende documenten bij: een officiële kennisgeving met vermelding van de functie van de ambtenaar en de vooropgestelde duur van de functie, een naar behoren, in tweevoud, ingevuld inlichtingenformulier, dat ondertekend is door het hoofd van de instelling of diens afgevaardigde, overeenkomstig de instructies op het formulier, drie paspoortfoto s per persoon, een leesbare fotokopie van het geldige paspoort, eventueel voorzien van het gepaste visum of van een kopie van de nationale identiteitskaart, een eensluidend afschrift van de officiële documenten die het verwantschap met de functiehouder aantonen (huwelijksakte, akte van wettelijk partnerschap, geboorteakte, voogdijakte, adoptieakte, ), in voorkomend geval, een verklaring van tenlasteneming, de directie Protocol kan, zo nodig, andere documenten vragen. Aan de ambassade van [naam van het land] te Brussel