1 Plaatselijke regeling ten behoeve van het leven en werken van de PROTESTANTSE GEMEENTE (met wijkgemeenten) te ARNHEM Inhoud Paragraaf Inhoud Preambule Vaststelling 1 Samenstelling van de Algemene Kerkenraad 2 Werkwijze van de Algemene Kerkenraad 3 Besluitvorming 4 Vermogensrechtelijke aangelegenheden 4.1 idem, Kerkrentmeesterlijk 4.2 idem, Diaconaal 4.3 idem, Overige taken van kerkrentmeesters en diakenen 5 Aantal en grenzen van de wijkgemeenten 6 Ondertekening Preambule Ingevolge ordinantie 4, artikel 7, lid 1 heeft de Algemene Kerkenraad van de Protestantse Gemeente te Arnhem tot taak het vaststellen van regelingen ten behoeve van het leven en werken van de Protestantse Gemeente te Arnhem. Vooruitlopende op de vereniging hebben de Algemene Kerkenraden van de Hervormde Gemeente te Arnhem en de Gereformeerde Kerk van Arnhem, na overleg met de Colleges van Kerkrentmeesters, de Colleges van Diakenen en na de wijkkerkenraden hierover te hebben gehoord, deze regeling vastgesteld. Vaststelling Deze plaatselijke regeling is vastgesteld door de Algemene Kerkenraden van de Hervormde Gemeente te Arnhem en de Gereformeerde Kerk van Arnhem op 19 november 2007 en is van kracht vanaf de datum van vorming van de Protestantse Gemeente te Arnhem. 1 Samenstelling van de Algemene Kerkenraad 1.1 Aantal ambtsdragers De Algemene Kerkenraad bestaat uit de volgende ambtsdragers, die volgens rooster door en uit de wijkkerkenraden zijn aangewezen: predikanten 2 ouderlingen 3 ouderlingen-kerkrentmeester 2 diakenen 3 totaal 10 Daarnaast maken als boventallig lid de volgende ambtsdragers deel uit van de Algemene Kerkenraad: de praeses de scriba Deze ambtsdragers zijn hetzij ouderling, hetzij diaken.
2 1.2 Vaste adviseurs 1.2.1 Het samenwerkingsverband van de Vereniging van Vrijzinnig Protestanten afdeling Arnhem en de Remonstrantse Gemeente Arnhem (Parkstraatgemeente) vaardigt een vaste adviseur af die deelneemt aan de vergaderingen van de Algemene Kerkenraad. 1.2.2 De Algemene Kerkenraad kan voorts andere vaste adviseurs uitnodigen om deel te nemen aan de vergaderingen van de Algemene Kerkenraad, met dien verstande dat zij de besprekingen van hun arbeidsveld bijwonen. 2 Werkwijze van de Algemene Kerkenraad 2.1 De Algemene Kerkenraad vergadert in de regel negen keer per jaar. De vergaderingen van de Algemene Kerkenraad worden tenminste vijf dagen van te voren bijeengeroepen door het moderamen, onder vermelding van de zaken die aan de orde zullen komen (agenda). Van de vergaderingen wordt een schriftelijk verslag opgesteld dat in de eerstvolgende vergadering door de Algemene Kerkenraad wordt vastgesteld. 2.2 De in ordinantie 4-8-2 genoemde jaarlijkse verkiezing van het moderamen geschiedt in de eerste vergadering van de maand september. In deze vergadering worden ook de plaatsvervangers van de praeses en de scriba aangewezen. 2.3 Het moderamen heeft in gevolge ordinantie 4-8-3 tot taak: het voorbereiden, samenroepen en leiden van de vergaderingen van de Algemene Kerkenraad; het uitvoeren van de besluiten van de Algemene Kerkenraad, waarvoor geen anderen zijn aangewezen; het onder verantwoording aan de Algemene Kerkenraad afdoen van zaken van formele en administratieve aard en van zaken die geen uitstel gedogen. 2.4 In de gevallen dat de kerkorde voorschrijft dat de Algemene Kerkenraad de gemeente kent in een bepaalde zaak en haar daarover hoort, belegt de kerkenraad een bijeenkomst met de (betreffende) leden van de gemeente. Die bijeenkomst wordt: zo mogelijk aangekondigd in het kerkblad dat voorafgaande aan de bijeenkomst verschijnt, en afgekondigd op tenminste twee zondagen die aan de bijeenkomst voorafgaan. In deze berichtgeving vooraf maakt de Algemene Kerkenraad kenbaar over welke zaak hij de gemeente wil horen. 2.5 Tot de vergaderingen van de Algemene Kerkenraad worden gemeenteleden en andere belangstellenden als toehoorder toegelaten, tenzij de Algemene Kerkenraad besluit een zaak in beslotenheid te behandelen. 2.6 Het lopend archief van de Algemene Kerkenraad berust bij het kerkelijk bureau, met inachtneming van de verantwoordelijkheid van het College van Kerkrentmeesters voor de archieven van de gemeente uit hoofd van ordinantie 11-2-7-g.
3 2.7 In overleg met de wijkkerkenraden heeft de Algemene Kerkenraad met inachtneming van het bepaalde in ordinantie 4-9-4 vastgesteld dat het de taak en bevoegdheid van de Algemene Kerkenraad is de volgende zaken te regelen: rooster van voorgangers voor de erediensten collecterooster kerkblad Kerkperspectief begeleiding van de missionair predikant ondersteuning van het studentenpastoraat ondersteuning van het pastoraat in zieken-, verzorgings- en verpleeghuizen, in de gevangenis en in het huis van bewaring ondersteuning van het pastoraat aan doven en slechthorenden ondersteuning van het pastoraat aan mensen met een verstandelijke beperking vertegenwoordiging in de Raad van Kerken participatie in het Stadspastoraat kerkdiensten in de Grote of Eusebius Kerk 2.8 De Algemene Kerkenraad laat zich in zijn arbeid bijstaan door de navolgende commissies: Commissie Toekomst, Geloof, Kerk en Stad Commissie Missionair Werk Arnhem Commissie voor zending, werelddiaconaat en ontwikkelingssamenwerking (ZWO-commissie) Werkgroep Kerk en Israël Commissie Kerkelijk gebruik Grote of Eusebiuskerk Nadere bepalingen worden per commissie vastgelegd in een instructie, zoals omtrent de samenstelling, benoeming en opdracht van de commissies, de contacten tussen de Algemene Kerkenraad en de commissies, de werkwijze van de commissies, de rapportage aan de Algemene Kerkenraad. 3 Besluitvorming 3.1 Besluitvorming vindt plaats overeenkomstig het bepaalde in ordinantie 4-5. 4 Vermogensrechtelijke aangelegenheden 4.1 Kerkrentmeesterlijk 4.1.1 Het College van Kerkrentmeesters bestaat uit vijf leden. 4.1.2 Van de ouderlingen-kerkrentmeester zijn er twee lid van de Algemene Kerkenraad. De overige zijn geen lid van de Algemene Kerkenraad. 4.1.3 Het College van Kerkrentmeesters vergadert in de regel zes maal per jaar. De vergaderingen worden tenminste vijf dagen van tevoren bijeengeroepen door het moderamen, onder vermelding van de zaken die aan de orde zullen komen (agenda). Van de vergadering wordt een schriftelijk verslag opgesteld, dat in de eerstvolgende vergadering door het College van Kerkrentmeesters wordt vastgesteld. Een afschrift van het goedgekeurde verslag wordt aangeboden aan de Algemene Kerkenraad.
4 4.1.4 De boekhouding van het College van Kerkrentmeesters wordt onder verantwoordelijkheid van het College van Kerkrentmeesters verricht door het Kantoor der Kerkelijke Administraties. 4.1.5 De penningmeester en de secretaris zijn bevoegd tot het tekenen van betalingsopdrachten. De leden van het College van Kerkrentmeesters en de werknemers van het Kantoor der Kerkelijke Administraties zijn niet bevoegd tot het opnemen van kasgelden en het verrichten van betalingen. Alle betalingen geschieden via automatische incasso of elektronisch. Betalingen worden door daartoe gemachtigde werknemers van het Kantoor der Kerkelijke Administraties ingevoerd, waarna óf de penningmeester óf de secretaris deze betalingen accorderen door middel van een elektronische handtekening. Tot het per procuratie uitvoeren van beleggingsopdrachten zijn schriftelijk gemachtigd: de voorzitter, de secretaris en de penningmeester van het College van Kerkrentmeesters. Voor iedere transactie is een schriftelijke opdracht vereist, getekend door twee van de gemachtigden. 4.1.6 Het dagelijks bestuur van het College van Kerkrentmeesters bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. De jaarlijkse verkiezing van het dagelijks bestuur geschiedt in de eerste vergadering van de maand september In die vergadering wijst het College van Kerkrentmeesters de plaatsvervangers van de voorzitter, de secretaris en de penningmeester aan. 4.1.7 Het dagelijks bestuur heeft tot taak: het voorbereiden, samenroepen en leiden van de bijeenkomsten van het College van Kerkrentmeesters de uitvoering van de besluiten van het College van Kerkrentmeesters het onder verantwoording aan het College van Kerkrentmeesters afdoen van zaken van formele en administratieve aard en van zaken die geen uitstel gedogen 4.1.8 Overeenkomstig ordinantie 11-4-3 heeft het College van Kerkrentmeesters de volgende taken aan de wijkraad van kerkrentmeesters toevertrouwd: a. de verzorging van de wijkkas b. het opstellen van de begroting en de jaarrekening van de wijkgemeente c. de zorg voor het kerkgebouw en de aanwezigheid voor alle voor de eredienst benodigde zaken d. de orde voor de inzameling van de gaven e. het stimuleren van en het mede zorg dragen voor de geldwerving in de wijkgemeente en het uitvoeren van de actie Kerkbalans f. het dagelijks onderhoud, gebruik en incidentele verhuur van kerk- en wijkgebouwen g. het overleggen met de koster over diens werkzaamheden en het toezicht daarop h. het bijhouden en beheren van de ledenadministratie van de wijkgemeente in samenwerking met de beheerder van de centrale ledenadministratie Het College van Kerkrentmeesters en de wijkraden leggen hun afspraken over de uitvoering van deze taken, het overleg daarover en de rapportage van de wijkraad aan het College van Kerkrentmeesters schriftelijk vast in de Regeling voor de Wijkraden van Kerkrentmeesters. Deze regeling wordt ter vaststelling voorgelegd aan de Algemene Kerkenraad.
5 4.2 Diaconaal 4.2.1 In het College van Diakenen hebben naast de in 1.1 genoemde drie diakenen nog zeven diakenen overeenkomstig ordinantie 11-4-4 zitting. Alle wijkraden van diakenen zijn bevoegd, voor zover deze wijkraden nog niet in het College van Diakenen zijn vertegenwoordigd, één diaken aan de Algemene Kerkenraad voor benoeming in het College van Diakenen voor te dragen. Tevens maken de volgende diakenen deel uit van het College van Diakenen: de voorzitter de secretaris de penningmeester De voorzitter, de secretaris en de penningmeester worden op voordracht van of na overleg met het College van Diakenen door de Algemene Kerkenraad benoemd uit de diakenen van de wijkgemeenten. 4.2.2 De boekhouding van het College van Diakenen wordt onder verantwoordelijkheid van het College van Diakenen verricht door het Kantoor der Kerkelijke Administraties. 4.2.3 De penningmeester en de secretaris zijn bevoegd tot het tekenen van betalingsopdrachten. De betalingen gaan in principe via automatische incasso of elektronisch. De betalingen worden voorbereid door de bureausecretaris. Iedere transactie wordt schriftelijk vastgelegd en ondertekend door de gemachtigden. Tot het per procuratie uitvoeren van beleggingsopdrachten zijn schriftelijk gemachtigd: de voorzitter, de secretaris en de penningmeester van het College van Diakenen. Voor iedere transactie is een schriftelijke opdracht vereist, getekend door twee van de gemachtigden. 4.2.4 Het College van Diakenen vergadert tenminste vijf maal per jaar. De vergaderingen worden tenminste vijf dagen van tevoren bijeengeroepen door het moderamen, onder vermelding van de zaken, die aan de orde zullen komen (agenda). Van de vergaderingen wordt een schriftelijk verslag opgesteld, dat in de eerstvolgende vergadering door het College van Diakenen wordt vastgesteld. Een afschrift van het goedgekeurde verslag wordt aangeboden aan de Algemene Kerkenraad. 4.2.5 Het dagelijks bestuur van het College van Diakenen bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. In de vergadering van de maand september wijst het college de plaatsvervangers van de voorzitter, de secretaris en de penningmeester aan. 4.2.6 Het dagelijks bestuur vergadert tenminste vijf maal per jaar en heeft tot taak: het voorbereiden, samenroepen en leiden van de bijeenkomsten van het College van Diakenen de uitvoering van de besluiten van het College van Diakenen het onder verantwoording aan het College van Diakenen afdoen van zaken van formele en administratieve aard en van zaken die geen uitstel gedogen. 4.2.7 Overeenkomstig ordinantie 11-4-5 heeft het College van Diakenen de volgende taken aan de wijkraden van diakenen toevertrouwd: a. het beheren van de wijkkas van het wijkdiaconaat: Het College van Diakenen en de wijkraden van diakenen leggen hun afspraken over de uitvoering van deze taken, het overleg daarover en de rapportage van de wijkraden aan het College van Diakenen schriftelijk vast in de Regeling voor de
6 Wijkraden van Diakenen. Deze regeling wordt ter vaststelling voorgelegd aan de Algemene Kerkenraad. 4.2.8 Het College van Diakenen is bevoegd de volgende bovenwijkse taken te regelen: a. het ontwikkelen van diaconaal beleid voor de stad Arnhem b. de behartiging van stedelijke diaconale taken c. betrokkenheid bij het Stoelenproject en de stichting Kruispunt d. oecumenische samenwerking in het Stedelijk Oecumenisch Diaconaal Beraad Arnhem e. het verzorgen van de diaconale informatie en voorlichting f. zending, werelddiaconaat en ontwikkelingssamenwerking. 4.2.9 Het College van Diakenen kan zich in zijn arbeid laten bijstaan door de bureausecretaris, één of meer diaconale consulenten en door commissies. Nadere bepalingen omtrent de samenstelling, benoeming en opdracht van de commissies, de contacten tussen het College van Diakenen en de commissies, de werkwijze van de commissies, de rapportage aan het College van Diakenen worden per commissie vastgelegd in een instructie. 4.3 Overige taken van kerkrentmeesters en diakenen 4.3.1 Vóór 1 oktober voeren het College van Kerkrentmeesters en het College van Diakenen overleg met het moderamen van de Algemene Kerkenraad over de begroting van het komende kalenderjaar en het collecterooster. 4.3.2 Vóór 1 oktober dienen de wijkkerkenraden na overleg met de wijkraden van kerkrentmeesters de door hen vastgestelde wijkbegrotingen in bij het College van Kerkrentmeesters. De wijkbegrotingen worden door het College van kerkrentmeesters en door het College van Diakenen opgenomen in de begroting van de gemeente of van de diaconie. Indien het College van Kerkrentmeesters of het College van Diakenen bezwaren heeft tegen een wijkbegroting, zal het College hierover contact opnemen met de wijkkerkenraad en de betreffende wijkraad teneinde de bezwaren weg te nemen. Wanneer dit niet mogelijk is, neemt het College een eindbeslissing. 4.3.3 Vóór 1 februari dienen de wijkkerkenraden na overleg met de wijkraden van kerkrentmeesters en de wijkraden van diakenen de door hen vastgestelde wijkjaarrekening in bij het College van Kerkrentmeesters c.q. het College van Diakenen. De wijkjaarrekeningen worden door het College van Kerkrentmeesters en het College van Diakenen opgenomen in de jaarrekening van de gemeente c.q. in de jaarrekening van de diaconie. Indien het College van Kerkrentmeesters of het College van Diakenen bezwaren heeft tegen een wijkjaarrekening, zal het College hierover contact opnemen met de wijkkerkenraad en de betreffende wijkraad teneinde de bezwaren weg te nemen. Wanneer dit niet mogelijk is, neemt het College een eindbeslissing. 4.3.4 Voor de vaststelling dan wel wijziging van de begroting en voor de vaststelling van de jaarrekening worden deze stukken in samenvatting gepubliceerd in het kerkblad. De volledige stukken kunnen gedurende een week worden ingezien. Bij de publicatie worden tijd en plaats vermeld. Reacties kunnen tot drie dagen na het einde van de periode van ter inzage legging worden gestuurd aan de scriba van de Algemene Kerkenraad.
7 5 Aantal en grenzen van de wijkgemeenten 5.1 De Protestantse Gemeente te Arnhem heeft zes wijkgemeenten en een hervormde wijkgemeente van bijzondere aard. Op het moment van vereniging betreft het naast de hervormde wijkgemeente van bijzondere aard zes protestantse wijkgemeenten in wording die het voornemen hebben tot vereniging op wijkgemeenteniveau over te gaan. 5.2 De grenzen van de wijkgemeenten zijn ingetekend op een topografische kaart en tevens vastgelegd door middel van een overzicht kerkelijke gebieden per kerknummer op straat met de straatnamen en postcodes die de grenzen van de wijkgemeenten vormen, van welke documenten een afschrift bij deze plaatselijke regeling is gevoegd. 5.3 Voor de vaststelling dan wel wijziging van het aantal wijkgemeenten en de grenzen wordt het voorstel daartoe in samenvatting gepubliceerd in het kerkblad. De volledige stukken kunnen gedurende een week worden ingezien. Bij de publicatie worden tijd en plaats vermeld. Reacties kunnen tot drie dagen na het einde van de periode van ter inzage legging worden gestuurd aan de scriba van de Algemene Kerkenraad. 6 Ondertekening Aldus te Arnhem vastgesteld in de vergaderingen van de Algemene Kerkenraden van de Hervormde Gemeente te Arnhem en de Gereformeerde Kerk van Arnhem op 19 november 2007 en is van kracht vanaf de datum van vorming van de Protestantse Gemeente te Arnhem. praeses van de Hervormde Gemeente te Arnhem scriba van de Hervormde Gemeente te Arnhem praeses van de Gereformeerde Kerk van Arnhem scriba van de Gereformeerde Kerk van Arnhem