Vlaamse Schermbond vzw Ondernemingsnummer: 418.821.452 Zetel: Boomgaardstraat 22/56, 2600 Berchem Verslag: Raad van Bestuur 8 mei 2012 20.00u Bestuursvergadering Berchem 1. Aanwezigheden Bestuurders: OLIVIER ANTONIS, AN DAEMS,, XAVIER FOULON, DIRK VAN DE WALLE en PIET WAUTERS. Staf: PAUL CORTEYN en EVY VAN COPPENOLLE Verontschuldigd: ERIK BAUWELINCK en JEAN-LOUIS DE HASQUE De vergadering wordt voorgezeten door OLIVIER ANTONIS. Het verslag wordt opgemaakt door XAVIER FOULON. De actiepunten worden genoteerd en gecommuniceerd door OLIVIER ANTO- NIS. Actiepunt voor Olivier Antonis Communiceren actiepunten aan staf 2. Agenda 1. Aanwezigheden 2. Agenda 3. Anciënniteit PAUL CORTEYN 4. Contractverlenging Simon Van Hooren 5. Be Gold-project 6. Beleidsplan 7. Kaderopleiding 8. Werklast staf 9. Opvolging DSLO 10. Volgende vergadering 11. Actiepunten 3. Anciënniteit PAUL CORTEYN De Raad van Bestuur staat positief tegenover het voorstel van BLOSO betreffende de ancienniteit van PAUL CORTEYN in zijn functie als Coördinator Topsport (CTS). Het advies van ERIK BAUWELINCK wordt opgevraagd alvorens te bevestigen t.o.v. BLOSO. Actiepunt voor ERIK BAUWELINCK Advies anciënniteit PAUL CORTEYN 1
4. Contractverlenging Simon Van Hooren De evaluatie van SIMON VAN HOOREN is positief. Zijn contract wordt verlengd. Actiepunt voor OLIVIER ANTONIS en KRISTIEN CLOOTS Contractverlenging SIMON VAN HOOREN 5. Be Gold-project Het voorstel werd al een eerste maal besproken met BLOSO. Werkpunten: meerwaarde van de TSS aantonen budgettair meer specificeren, ook per jaar de situatie nu duidelijk schetsen en in functie daarvan de noden concreet duiden De structuur van de voorbije 4 jaar zal dienen als basis voor het besluit. Er is geen deadline voor het indien van een projectvoorstel. BLOSO geeft aan dat de VSB 1 niveau kan verhogen op basis van de structurele werking. BLOSO geeft ook aan dat ze meer willen investeren in specifieke sporttakken. Meer duidelijkheid wordt verwacht op het bilateraal gesprek. Actiepunt voor PAUL CORTEYN Bijwerken voorstel Be Gold 6. Beleidsplan EVY VAN COPPENOLLE presenteert de conclusies van de grootschalige ledenenquête. 180 formulieren werden ingevuld. De conclusies en opmerkingen worden meegenomen in de opmaak van het beleidsplan. Besluiten: a. Voor arbitrage moet ruimte gezocht worden binnen de basisopdrachten. Er is aanhoudend nood aan opleiding en sensibilisering. Zolang er echter geen deftig fiscaal kader bestaat is een groot deel van de moeite verloren moeite. b. De VSB-beker is geen doel op zich, de doorgroei naar competitie is minstens even belangrijk. De Technische Commissie (TC) moet er over waken dat er een breed aanbod wordt aangehouden. Ook hier moet gestreefd worden naar een evenwichtige piramide waarbinnen de VSB-beker niet als competitie wordt ingekaderd. De VSB-beker is een laagdrempelig instapniveau. c. Het vormen en bijscholen van trainers moet topprioriteit nr. 1 worden. d. Informeel overleg met clubbestuurders moet de correcte samenwerking met trainers en scheidsrechters bevorderen e. De jeugdtrainingen moeten een duidelijke structuur hebben die minstens op middellange termijn gehandhaafd wordt. De keuze van lesgevers moet doordacht zijn, de les moet goed voorbereid zijn en de jaarplanning moet over de seizoenen heen gelijklopend zijn. f. De website moet bij hoogdringendheid worden overgezet. OLIVIER ANTONIS zal duidelijkheid vragen aan de IT-ers over de technische struikelblokken. DIRK VAN DE WALLE informeert zich over de omvang van het werk. g. De nieuwsbrief moet volgend seizoen gebruiksklaar zijn. Huidige stand van zaken: 0. h. Promotie van de sporttak, in functie van ledenwerving, is pas zinvol als er meer erkende trainers actief zijn op het terrein. Bij promotie focussen we daarom de komende jaren op uitstraling in de media. i. Schermers moeten meer gesensibiliseerd worden over de piramidale structuren. Een schermer (of ouder) moet beter weten: a. Waar sta ik nu? b. Wat zijn de paden naar de competitiesport? 2
c. Wat zijn de paden naar de topsport? d. Wat zijn de paden naar opleidingen? Als trainer? Als scheidsrechter? j. Het blijft een open vraag of drop-out problematisch is. Veel hangt af van de trainer. Er moeten voldoende uitdagingen worden aangeboden opdat de schermers zich goed zouden voelen in de club. Voldoende gevarieerde lesdocumentatie zal door de VSB worden aangeboden. k. De specialisatie op de 3 wapens is een feit. l. De VSB zal de 3 wapens op gelijke voet blijven ondersteunen. Er moet transparanter gecommuniceerd worden over de verdeling van de middelen over de 3 wapens met een duidelijk onderscheid van de specifieke subsidies voor de TSS. m. Het algemeen werkingsniveau van de VSB moet naar een hoger niveau getild worden. I.h.b. de budgettaire planning en rapportering moeten geoptimaliseerd worden. n. De Raad van Bestuur rangschikt de prioriteiten voor de komende beleidsperiode als volgt: 1. Kaderopleiding 2. Sensibiliseren van clubs en schermers over onze piramide, en over de paden die zij kunnen bewandelen in hun carrière 3. Digitalisering: automatiseren administratie, betere website, elektronische nieuwsbrief 4. Clubwerking ondersteunen: info en tools aanbieden om betere clubs te krijgen 5. Optimaliseren van onze eigen werking, meer transparantie van onze eigen werking 6. Uitstraling van de schermsport 7. Scheidsrechtersopleiding en sensibiliseren van schermers over de nood aan scheidsrechters Actiepunten voor OLIVIER ANTONIS EN DIRK VAN DE WALLE Aanpak IT-problemen 7. Kaderopleiding De Raad van Bestuur wil in de toekomst wapenspecifieke Trainer B-cursussen financieel ondersteunen. OLIVIER ANTONIS zal informeren bij het Steunpunt Vlaamse Schermsport (SVS) voor extra financiële ondersteuning. De VSB zal investeren in interne bijscholingen voor trainers, i.h.b. in functie van het gelijkschakelen van de initiators die de voorbije jaren hebben deelgenomen aan cursussen met uiteenlopende stramienen. 8. Werklast staf Het overzichtsschema werd bijgewerkt. De cijfers zijn deels gebaseerd op schattingen in de vooronderstelling dat de informatisering op punt staat voor boekhouding, ledenadministratie,... De informatisering moet dringend op punt worden gesteld om de werklast van KRISTIEN CLOOTS te verlichten. De voltallige staf moet minstens 1 maal per maand samen vergaderen. Evy Van Coppenolle zal, op korte termijn, worden aangeduid als coördinator van de stafvergadering. Voor het takenpakket van Kristien Cloots is een strak plan nodig met duidelijke prioriteiten. Er wordt een vaste sluitingsdag ingevoerd op het secretariaat in Berchem. De taken waar nu geen tijd voor gevonden wordt en die gerelateerd zijn aan kadervorming zullen deels toegevoegd worden aan het takenpakket van de medewerkers van de TSS en de DSKO. Actiepunten voor 3
KC, EVC en EV DSKO 9. Opvolging DSKO Anneke Daems en Xavier Foulon zijn kandidaat voor de functie DSKO bij VTS. Xavier Foulon verbind 2 voorwaarden aan zijn kandidatuur: * ontslag uit de Raad van Bestuur omwille van principiële en praktische redenen * Bevestiging op de docentenvergadering op 9 mei dat alle neuzen in de zelfde richting wijzen De Raad van Bestuur verwerpt het voorstel voor ontslag uit de RvB van Xavier Foulon. 10. Volgende vergadering Dinsdag 05/06/2012 11. Actiepunten (0 = actiepunt vorige vergadering) Actiepunt Verantw. Deadline 0 - BK Ploeg afspraak Sportdienst Leuven AD OK 0 - Hulp bij boekhouding KC en AD OK 0 - Flyer met informatie van clubs CPS OK 0 - Rekening en bankkaart voor TSS KC OK 0 - Annulatie Visa en aanvraag Mastercard + openen wachtrekening KC en OA OK 0 - Tussenkomst EK Veteranen OA OK 0 - Vertegenwoordiging RvB in CPS OA OK 0 - Kalendermanagement (vraag LSB) TC 26-04- 12 0 - Case voorleggen aan sociaal secretariaat KC 31-05- 12 0-2de contact Paul Waters + offerte KC en AD 0 - Lijst met sponsors die aanvaard kunnen worden ter sponsoring van individuele schermers CPS 0 - Logo Topsport Vlaanderen PC 0 - Indienen Be Gold-project PC zie verder 0 - Overzicht van alle kosten voor topsport die niet subsidieerbaar zijn + doorgeven aan BLOSO TC 0 - Contact Steunpunt Vlaamse Schermsport OA 08-05- 12 4
Actiepunt Verantw. Deadline 0 - Opstellen dossier voor organisatie van tornooien KC, NS en AD 03-01- 12 0 - Opstellen inventaris en opvolgen uitlenen materiaal TSS SVH 08-05- 12 0 - Indienen dossier voor EVS-procedure PC OK 0 - Verslag RvB 06-03-2012 OA en PW OK 0 - Verslag AV 23-03-2012 KC 05-05- 12 0 - Brieven FIE KC 10-04- 12 0 - Vergadering CAR vastleggen XF 10-04- 12 1 - Aanwezigheid op de raden van bestuur in de even maanden alle stafleden continu 3 - Budgetafspraken strikt opvolgen alle stafleden continu 3 - Aanstelling verantwoordelijke budgetbeheer TSS RvB 1-8- 12 4 - Voorstel Be Gold mailen naar RvB PC lvdm 4 - Bemerkingen Be Gold kenbaar maken RvB do 3-5- 12 4 - Voorlopige agenda rvb + aanzet nota s OA di 24-4- 12 4 - Mailing agenda + vraag variapunten + aanwezigheden KC wo 2-5- 12 4 - Pakketmail KC / OA vr 4-5- 12 5 - Evy in CC interne mail Allen continu 5 - Ondertekening contract Evy KC / OA 27-4- 12 6 - FFCEB in gebreke stellen KC 6 - vervaldatum op VSB-facturen KC continu 6 - controle financiën KBFS KBFSbestuurders continu 7 - Voorstel rechtstreekse bondsaansluiting CAR 1-9- 12 8 - FIE mails / interregionale mailbox? OA do 3-5- 12 9 - BK ploeg > RvB KBFS OA 6-4- 12 10 - onderzoek vrijmaken budget leerling TSS PC lvdm 10 - sociale steun integreren in Be Gold PC lvdm 11 - Update werklast DVDW / KC do 3-5- 12 12 - onderzoek verhuis Gent RvB 5
Actiepunt Verantw. Deadline 13 - Duidelijkheid toekomstige subsidiëring floret en degen PC / OA do 3-5- 12 13 - Rapportering samenwerking BP PC / OA continu 6