DE KLACHTENCOMMISSIE BBSH PAGINA 1
DE KLACHTENCOMMISSIE BBSH Inleiding In het per 1 januari1993 ingevoerde Besluit Beheer Sociale Sector wordt aangegeven, dat iedere woningcorporatie een klachtenprocedure moet hebben. In de afgelopen jaren is dit Besluit Beheer Sociale Sector, afgekort BBSH enige keren aangepast. De laatste aanpassing is van 1 juli 2002. De woningcorporaties die in het Westerkwartier werkzaam zijn hebben tot de instelling van een gezamenlijke regionale klachtencommissie besloten. De twee deelnemende woningcorporaties zijn: Woningcorporatie Wold & Waard Leek Stichting Huisvesting Vredewold Leek. Wat is de klachtencommissie? De klachtencommissie is een door de Raad van Toezicht van de twee deelnemende corporaties ingestelde commissie die de afzonderlijke besturen adviseert bij klachten van (ex, toekomstige) huurders. De commissie bestaat uit drie leden die geen binding met de corporaties hebben. De commissie is dus onafhankelijk. De commissie werkt op basis van een vastgesteld reglement. In dit reglement is onder meer de werkwijze van de commissie vastgelegd en is aangegeven welke klachten in behandeling kunnen worden genomen. De commissie beoordeelt of de corporatie inzake de klacht juist heeft gehandeld. Bij de beoordeling worden alle van belang zijnde feiten en omstandigheden meegewogen, waarna de commissie een advies over de klacht uitbrengt aan het bestuur van de betreffende corporatie. Wanneer kunt u een klacht indienen? U moet eerst uw klacht schriftelijk voorleggen aan uw eigen verhuurder. Als u hierover een standpunt verneemt waarmee u het niet eens bent, of als u na vier weken nog geen reactie heeft ontvangen dan kunt u de klacht schriftelijk voorleggen aan de klachtencommissie. De klacht moet betrekking hebben op het functioneren van de corporatie. Het gaat dus niet om de gewone dagelijkse onderhoudsklachten. Ook bezwaren tegen een huurverhoging of een verhoging van de servicekosten kunt u niet voorleggen aan de klachtencommissie. Hiervoor moet u naar de huurcommissie. U moet niet te lang wachten met het indienen van een klacht. Binnen drie maanden nadat u de schriftelijke reactie van de corporatie, waarmee u het niet eens was, heeft ontvangen kunt u een klacht indien. Hetzelfde is van toepassing op een brief waarop u na vier weken geen reactie van de corporatie heeft gehad. Wie kunnen een klacht indienen? (Mede)huurder(s), ex-(mede)huurder(s) of toekomstige huurder(s) van een woning van één van de twee corporaties. Zij kunnen zich ook laten vertegenwoordigen. Hoe kunt u een klacht indienen? Uw klacht dient schriftelijk te worden ingediend, met een zorgvuldige omschrijving van de klacht. Relevante stukken (gevoerde correspondentie, rekeningen, eventuele foto s) kunt u meesturen. Probeer gemotiveerd aan te geven waar de klacht betrekking op heeft, waarom u het met de beslissing van de uitspraak niet eens bent en wat uw verzoek is. Uw klacht moet u indienen bij de secretaris van de klachtencommissie, postbus 131, 9350 AC LEEK of op het kantooradres Lindensteinlaan 75 te Leek. PAGINA 2
Wanneer kunt u een reactie verwachten? Als het geschil door de secretaris is ontvangen, ontvangt u een schriftelijke ontvangstbevestiging. Binnen 3 weken na ontvangst van de klacht, ontvangt u een uitnodiging om de klacht (binnen een termijn van 3 weken) mondeling toe te lichten. Ook de wederpartij krijgt de gelegenheid de eigen visie op het gebeurde toe te lichten. De commissie brengt vervolgens binnen twee weken na de vergadering waarin de behandeling is voltooid, schriftelijk advies uit aan het desbetreffende bestuur. Binnen 3 weken nadat het advies aan het bestuur is uitgebracht, ontvangt u de gemotiveerde beslissing van het bestuur. U ontvangt hiervan altijd schriftelijk bericht. Indien er bij de behandeling van uw klacht vertraging is ontstaan, dan wordt u hiervan tussentijds door de secretaris op de hoogte gesteld. Wat te doen na de ontvangst van de uitspraak? In principe is de uitspraak van het bestuur van de corporatie bindend. Dat wil zeggen dat het bestuur naderhand niet op de uitspraak terugkomt. Indien er achteraf sprake blijkt te zijn van nieuwe feiten en omstandigheden die een andere uitspraak tot gevolg kan hebben, kan de klacht opnieuw aan de commissie worden voorgelegd. De commissie beoordeelt zelf of hiervan sprake is. Uiteraard staat het verzoeker te allen tijde vrij om de klacht voor te leggen aan een externe organisatie, zoals bijvoorbeeld de kantonrechter. Nadere informatie Mocht u vragen of opmerkingen hebben over de klachtencommissie, dan kunt u contact opnemen met uw verhuurder: * woningcorporatie Wold & Waard Lindensteinlaan 75 9351 KC LEEK Telefoonnummer: (0594) - 51 21 61 fax: (0594) 51 58 61 E-mail: info@woldwaard.nl * Stichting Huisvesting Vredewold Pulvertorenstraat 1 9351 BP LEEK Telefoonnummer: 0594-552626 fax: 0594-513038 E-mail: info@vredewold-leek.nl Het reglement van de klachtencommissie is op de volgende pagina s van deze brochure weergegeven. PAGINA 3
REGLEMENT PAGINA 4
REGLEMENT KLACHTENADVIESCOMMISSIE Artikel 1: Corporaties Het bestuur Commissie Klager Klacht Begrippen. de klachtenadviescommissie zoals bedoeld in dit reglement, is werkzaam voor een tweetal woningcorporaties: Stichting Huisvesting Vredewold Leek; Wold & Waard Woonservice Leek; hierna te noemen corporaties. het bestuur van iedere hierboven genoemde corporatie; de klachtencommissie van de corporaties als bedoeld in artikel 16 van het BBSH; de huurder, de medehuurder in de zin van artikel 7a: 1623g en 7a: 1623h BW, de persoon bedoeld in artikel 7a: 1623i lid 2 BW en de ex-(mede) huurder van woonruimte of bedrijfsruimte in eigendom van of in beheer bij de corporaties; de onderhuurder als bedoeld in artikel 1, lid 2 sub c van het BBSH; degenen die bij de corporaties als woningzoekende staan geregistreerd, dan wel schriftelijk de wens te kennen hebben gegeven geregistreerd te willen worden; een van klager afkomstig schriftelijk stuk, gericht aan de klachtenadviescommissie of aan het bestuur, waaruit blijkt dat de klager zich niet kan verenigen met een handeling, dan wel het nalaten van een handeling van de corporaties of van door de corporaties bij haar werkzaamheden ingeschakelde personen, al dan niet op grond van een arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 7a: 1637a van het Burgerlijk Wetboek voor de corporaties werkzaam, waardoor klager geacht kan worden rechtstreeks in zijn belang te zijn getroffen. PAGINA 5
Artikel 2: Taak van de klachtenadviescommissie De klachtenadviescommissie adviseert het bestuur met betrekking tot de afhandeling van door het bestuur aan haar voorgelegde klachten. Klachten die rechtstreeks of via de werkorganisatie bij de commissie worden ingediend, worden geacht aan het bestuur te zijn gericht. Artikel 3: Samenstelling en benoeming 1. De commissie bestaat uit drie leden. - een lid, onafhankelijk, bekend met het openbaar bestuur, naar het oordeel van het bestuur, maar zonder formele binding met een der gemeenten waarin de deelnemende corporaties werkzaam zijn; - een lid, onafhankelijk, met voldoende juridische scholing, naar het oordeel van het bestuur; - een lid, onafhankelijk, met kennis van de volkshuisvesting en het instituut corporaties naar het oordeel van het bestuur; 2. de leden worden benoemd en ontslagen door het bestuur; 3. de leden worden voor een periode van drie jaar benoemd; 4. het lidmaatschap van de commissie eindigt door: - het verstrijken van de termijn als bedoeld in lid 3; - het schriftelijk bedanken voor het lidmaatschap bij het bestuur; - overlijden; - een daartoe strekkend besluit van het bestuur; PAGINA 6
5. een door het verstrijken van de in lid 3 genoemde termijn aftredend lid van de commissie is opnieuw benoembaar, met dien verstande dat leden van de commissie slechts twee volledige perioden (zes jaar), eventueel aangevuld met een restant periode van hun voorganger op het rooster van aftreden, bij benoeming in een tussentijdse vacature, zitting kunnen hebben; 6. van de leden treedt elk jaar een lid af, volgens een door de commissie zelf, bij haar aantreden, op te stellen rooster van aftreden; 7. een lid dat ter vervulling van een vacature wordt benoemd, neemt de plaats in van zijn / haar voorgang(st)er op het rooster van aftreden; 8. leden van de commissie worden geacht woonachtig te zijn het werkgebied van de corporaties. Artikel 4 Bevoegdheid 1. Voorzover klachten betrekking hebben op een voorstel tot verhoging van de huurprijs zoals bedoeld in Hoofdstuk III, afdeling 3 van de Huurprijzenwet woonruimte, deelt de commissie namens het bestuur schriftelijk aan klager mee dat deze klacht niet in behandeling zal worden genomen, maar dat betrokkene een beroep kan doen op de huurcommissie dan wel de kantonrechter. 2. De commissie neemt geen klachten in behandeling waarover reeds het oordeel van een instantie met een wettelijk opgedragen geschillenbeslechtende taak is gevraagd door hetzij de klager hetzij de corporatie. Wanneer een dergelijke klacht reeds in behandeling is, zal de behandeling worden gestaakt. De commissie bericht klager in deze gevallen schriftelijk namens het bestuur. PAGINA 7
3. De afhandeling van klachten door de klachtenadviescommissie laat betalingsverplichtingen onverlet; 4. Indien de commissie constateert dat een klacht niet voldoet aan de omschrijving daarvan in artikel 1, adviseert zij het bestuur de klacht op deze grond niet in behandeling te nemen en dat aan klager mee te delen. 5. Klachten worden slechts in behandeling genomen als deze binnen drie maanden nadat de corporatie een standpunt heeft ingenomen, schriftelijk ter kennis van de commissie worden gebracht. 6. Indien de commissie van mening is dat een klacht door de werkorganisatie kan worden opgelost en deze daartoe nog niet of onvoldoende in de gelegenheid is geweest, kan zij in het belang van een spoedige afhandeling afzien van advisering aan het bestuur en de klacht rechtstreeks aan de werkorganisatie doorgeven. Klager wordt daarover door de commissie schriftelijk geïnformeerd en in de gelegenheid gesteld binnen een termijn van twee weken bezwaar te maken tegen deze wijze van afhandeling. Artikel 5 Voorbereiding van de vergadering. 1. Klager krijgt onverwijld van of namens de commissie schriftelijk bericht van ontvangst van de klacht. 2. De commissie nodigt klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen drie weken uit om de klacht mondeling toe te lichten. Tussen uitnodiging en vergadering verstrijken minimaal vijf dagen. PAGINA 8
3. De vergadering is niet openbaar. De commissie kan bij de vergadering die personen uitnodigen van wij zij meent dat zij een bijdrage kunnen leveren aan de behandeling van de klacht. De commissie is gehouden de klager bij de uitnodiging voor de vergadering mee te delen welke andere personen zij heeft uitgenodigd. 4. Personeelsleden van de corporatie wier handelen of nalaten daarvan onderwerp is van de klacht, worden in de gelegenheid gesteld hun visie op het gebeurde te geven. In het algemeen past de commissie het principe van hoor en wederhoor toe. 5. Tijdens de behandeling van de klacht door de commissie zullen door de corporatie geen rechtsmaatregelen worden getroffen tegen de klager behoudens in die gevallen waarin spoedeisende maatregelen vereist zijn en daarvan gelijktijdig melding is gemaakt aan de commissie. Artikel 6 De vergadering. 1. De klager wordt gedurende de vergadering in staat gesteld de klacht toe te lichten. De klager mag zich laten vertegenwoordigen dan wel laten bijstaan, indien dit ten minste 24 uur voor aanvang van de vergadering aan de secretaris van de commissie is gemeld. 2. Wanneer de commissie een nader onderzoek noodzakelijk acht kan zij besluiten de behandeling op een nader te bepalen tijdstip voort te zetten. Artikel 7 De werkwijze van de commissie 1. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter. 2. De commissie brengt jaarlijks verslag uit van haar werkzaamheden aan het bestuur. PAGINA 9
Artikel 8 Stemmen 1. De commissie beslist bij meerderheid van stemmen. 2. Ieder lid stemt zonder last of ruggespraak. 3. Besluiten kunnen worden genomen als ten minste twee leden aanwezig zijn. Artikel 9 Advies 1. De commissie beslist over een advies buiten aanwezigheid van derden en brengt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee weken na de vergadering waarin de behandeling voltooid is, haar advies schriftelijk uit aan het bestuur. 2. Klager ontvangt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen drie weken nadat het advies aan het bestuur is uitgebracht, de schriftelijke, gemotiveerde, beslissing van het bestuur op de klacht. Artikel 10 Secretariaat 1. Het secretariaat van de commissie wordt gevoerd door een ambtelijk secretaris, zonder stemrecht. De secretaris wordt door de besturen van de corporaties, gezamenlijk aangewezen. 2. De commissie gebruikt het postadres van een der deelnemende corporaties. Stukken rechtstreeks gericht aan de klachtenadviescommissie zullen onverwijld worden doorgezonden aan de vigerend ambtelijk secretaris van de klachtenadviescommissie. PAGINA 10
Artikel 11 Wijziging en vaststelling reglement. 1. Dit reglement kan worden gewijzigd door het bestuur nadat de bewoners in de gelegenheid zijn gesteld zich hierover uit te spreken. 2. In alle gevallen waarin statuten en dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Aldus vastgesteld te Leek op 4 maart 2003. PAGINA 11