ADDENDUM: Documentcreatie services 1.0 Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten & Gebruikersverenigingen / Samenwerkingsverbanden & Leveranciers
Inleiding In veel processen binnen de gemeente worden reeds vastgelegde gegevens automatisch of handmatig overgenomen in tekstdocumenten. Denk bijvoorbeeld aan een schriftelijke reactie op een bezwaar op een belastingaanslag, correspondentie over vergunningen waarin reeds vastgelegde authentieke gegevens zoals naam, adres en woonplaats van een persoon of bedrijf worden opgenomen. Door de betrokken software applicaties onderling te koppelen, kunnen gegevens automatisch worden ingevuld in tekstdocumenten bij het aanmaken ervan. Deze documenten kunnen vervolgens naar keuze als direct-klaar-product via balie, internet of e-mail beschikbaar gesteld worden. Door gebruik van de Documentcreatie services 1.0 (hierna te noemen Documentcreatie services) kunnen gegevens die benodigd zijn voor het documentcreatie proces op een uniforme manier worden uitgewisseld. Taakspecifieke applicaties zoals een vergunningsysteem of Klant Contact Systeem kunnen hierdoor op een eenduidige manier aansluiten op Documentcreatieapplicaties. Daarnaast zorgen de Documentcreatie services dat ook gebruik kan worden gemaakt van authentieke persoons, adres en bedrijfsgegevens in documenten wat leidt tot minder fouten en juiste adresseringen van brieven. Tot slot sluiten de documentcreatie services goed aan op het zaakgericht werken. Zaakgerelateerde documenten kunnen na creatie geautomatiseerd in het zaakdossier opgeslagen worden (hiervoor dient de taakspecifieke applicatie de Zaak- Document services te ondersteunen). Op 15 januari 2014 (verwachting) is versie 1.0 van de standaard door de werkgroep goedgekeurd. Vervolgens wordt het vaststellingproces uitgevoerd. Van 23 januari tot 23 februari loopt een openbare consultatie. Na de openbare consultatie zonder bezwaren wordt de standaard door de StUF regiegroep vastgesteld op 2 april 2014. Om de voordelen van de Documentcreatie services te benutten wordt waar mogelijk gebruik van deze standaard meegenomen in de zogenaamde winstpakkers. In de winstpakker-aanpak wordt de vraag van gemeenten vraag en aanbod gebundeld en gestimuleerd om implementatie te versnellen. Toepassingsgebied De Documentcreatie services zijn relevant voor een: I. Documentcreatie applicatie; II. Documentcreatie service consumer; 2
Documentcreatie applicatie De Documentcreatie Applicatie (DcA) levert aan andere software applicaties middels services functionaliteit voor het aanmaken van documenten op basis van sjablonen. In deze documenten kunnen geautomatiseerd meegeleverde gegevens uit andere systemen opgenomen worden. Deze gegevens worden door de Documentcreatieservice consumer verstrekt. Documentcreatie service consumer applicatie De Documentcreatieservice consumer (DcsC) is een software applicatie die processen ondersteunt waarin documenten gemaakt worden. Dit is een breed scala aan software applicaties van taakspecifieke applicaties, zoals een vergunningensysteem, tot generieke applicaties, zoals een zaaksysteem. De Documentcreatie services stelt als eis dat de DcsC gebruik maakt van authentieke persoon, adres en bedrijfsgegevens binnen het Documentcreatieproces tenzij een gebruiker (van de software applicatie) bewust kiest om daarvan af te wijken. De DcsC dient deze gegevens uit een gegevensmagazijn of direct uit een basisregistratie op te halen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van StUF BG 3.10 danwel de standaard die wordt voorgeschreven door de specifieke basisregistratie. Eenduidige gegevensuitwisseling Documentcreatie Resultaat service 1 2 Gebruik juiste NAW gegevens van personen en bedrijven 5a Gegevensmagazijn Documentcreatieservice Consumer (DcsC) 3 5c 4 Documentcreatie services Zaak- Documentservices Zaaksysteem (ZS) Document management systeem (DMS) Documentcreatie Applicatie (DcA) GBA administratie 5b NHR - Handelsregister BAG administratie 5d GBA-V - Gemeentelijke basisadministratie Aansluiten op zaakgericht werken Figuur 1: Schematische weergave van referentiecomponenten en de baten 3
Doelstelling van dit addendum Het addendum geeft nadere invulling en concretisering aan de eerder afgesproken samenwerkingsovereenkomst, ookwel het KING en OperatieNUP convenant, gericht op de documentcreatie keten. In dit addendum worden derhalve in werkafspraken de acties geconcretiseerd en tijdsplanningen afgesproken die leiden tot ontwikkeling en implementatie van de Documentcreatie services. UITGANGSPUNTEN Dit addendum beoogt het volgende: 1. Inbouw van de Documentcreatie services in gemeentelijke software applicaties en, implementatie en gebruik ervan binnen de gemeentelijke processen en informatievoorziening; 2. De borging dat de Documentcreatie services wordt beheerd; 3. Inzicht geven aan leveranciers en gemeenten zodat bekend is op welk moment en door welke software applicaties de Documentcreatieservices wordt ondersteund 4. Zorgen dat de implementatie van de Documentcreatie services aan minimale kwaliteitseisen voldoet door gebruik van voorgeschreven compliancy instrumenten WERKAFSPRAKEN TUSSEN KING EN LEVERANCIERS Om tot een adequate mate van samenwerking te komen, worden de volgende inhoudelijke werkafspraken gemaakt tussen KING en Leveranciers, hierna te noemen partijen: 1. KING beheert de Documentcreatie services en zorgt samen met de leveranciers voor een uniforme testset conform de standaard; 2. KING zorgt dat de testset, vermeld bij punt 1 van de werkafspraken, wordt ondersteund in het StUF testplatform; 3. Leverancier geeft in de GEMMA softwarecatalogus 24 uur voorafgaand aan ondertekening van dit addendum per softwareproduct aan wanneer en in welke versie de Documentcreatie services worden ondersteund; 4
4. Leverancier zorgt dat de eigen softwareproduct(en) uiterlijk in de eerstvolgende release na 1 juli 2014 maar uiterlijk op 31 december 2014 voldoen aan de Documentcreatie services en dat deze softwareproducten bedrijfsklaar zijn voor inproductiename door gemeenten; 5. Leverancier streeft er naar om voor 2 april 2014 minimaal één proefproject uit te voeren betreffende services voor Documentcreatie, bij een gemeente; 6. Leverancier voert een compliancytest uit met het StUF testplatform voordat software in productie wordt genomen. Hieruit mogen geen fouten naar voren komen. Dit laatste wordt door de leverancier aangetoond middels het overleggen van een testrapport; 7. KING zorgt ervoor dat partijen die het addendum tekenen, worden vermeld op de website van KING; 8. Partijen die het addendum ondertekenen, hebben het recht in hun productinformatie of ander marketingmateriaal te vermelden dat zij dit addendum van KING hebben ondertekend; 9. Leverancier publiceert via de GEMMA softwarecatalogus welke softwareproducten compliant zijn met de Documentcreatie services en verwijst daarbij naar de uitkomsten (testrapportages) van de compliancytesten die uitgevoerd zijn op het StUF testplatform. 10. KING monitort de voortgang van de implementatie en publiceert de resultaten hiervan. WERKAFSPRAKEN TUSSEN KING EN GEBRUIKERSVERENIGINGEN / SAMENWERKINGSVERBANDEN 1. De gebruikersvereniging (GV)/samenwerkingsverband (SV) brengt binnen 30 dagen na ondertekening haar leden op de hoogte over dit addendum; 2. GV/SV adviseert haar leden expliciet in aanbestedingen en offertes te vragen naar de Documentcreatie services; 3. GV/SV adviseert haar leden gebruik te maken van de compliancyinstrumenten en voor te schrijven in bestekken, programma s van eisen en opdrachtverstrekkingen; 4. GV/SV maakt met haar leverancier afspraken over de adoptie van de Documentcreatie services in de programmatuur en vraagt aan haar leverancier wanneer deze standaarden in de programmatuur verwerkt zijn. 5. GV/SV monitort de voortgang van invullen en de juistheid en volledigheid van de door de leverancier vermelde informatie in de GEMMA softwarecatalogus. 5
GV/SV levert hierover uiterlijk 1 januari 2014 een rapportage aan KING/OperatieNUP; 6. GV/SV stimuleert haar leden tot uitvoering van een proefproject Documentcreatie voor 1 april 2014. De GV/SV stelt voor de leden die een proefproject uitvoeren een integrale planning op en zorgt voor onderlinge afstemming van resultaten en ervaringen. VOORDELEN VOOR GEMEENTEN 1. De Documentcreatie services zorgen voor: a. Minder fouten in (uigaande) documenten en brieven en juiste adressering door gebruik authentieke gegevens uit basisregistraties; b. een aansluiten documentcreatieproces op Zaakgericht werken binnen de gemeente c. standaard gegevensuitwisseling tussen de vele taakspecifieke applicaties en de documentcreatie applicatie. 2. Meer keuzevrijheid in software applicaties (geen/minder last van vendorlockin); 3. Scherpere opdrachtverstrekking mogelijk door te verwijzen naar de specificaties en gebruik te maken van de bestekteksten en inkoopvoorwaarden. 4. Minder koppelproblemen door preventief gebruik van testinstrumenten 5. Bijdrage aan de inup resultaatverplichting voor binnengemeentelijk gebruik van basisregistraties. VOORDELEN VOOR LEVERANCIERS 1. Leveranciers die het addendum hebben getekend, worden vermeld op de website van KING; 2. KING stelt een compliancy omgeving beschikbaar (StUF testplatform) voor de Documentcreatie services, waarmee de leverancier een indicatie krijgt van de kwaliteit en compliancy van de software applicatie; 3. Leveranciers dragen bij aan het behalen van gemeentelijke doelen zoals zaakgericht werken en het behalen van inup resultaatverplichtingen; 4. Leveranciers kunnen zich focussen en onderscheiden op de unieke propositie in plaats van het oplossen van integratie-problematiek; VOORDELEN VOOR GEBRUIKERSVERENIGINGEN/ SAMENWERKINGSVERBANDEN: 1. Doordat gebruikersverenigingen en samenwerkingsverbanden dit addendum ondertekenen, hebben zij een extra instrument om te sturen op het naleven en inbouwen van de standaarden van KING door hun eigen leverancier en kunnen zij vroegtijdig met hun leverancier hierover afspraken maken; 2. Gebruikersverenigingen, samenwerkingsverbanden die dit addendum hebben getekend worden vermeld op de website van KING; 6
Algemene afspraken Dit addendum maakt integraal onderdeel uit van het KING convenant en het Operatie NUP addendum. Voor zover dit addendum in tegenspraak is met deze andere overeenkomsten, prevaleert het eerder genoemde document boven het later genoemde: 1. Samenwerkingsovereenkomst KING 2. Addendum NUP bouwstenen 3. Addendum Documentcreatie. Nadat de leveranciers de Documentcreatie services in hun softwareproductproducten beschikbaar hebben (zie paragraaf: werkafspraken tussen KING en leveranciers) vervalt dit addendum en gelden de algemene afspraken uit het KING convenant en het Operatie NUP addendum. Dit addendum Documentcreatie heeft een looptijd tot uiterlijk 31 december 2014. Tussentijdse opzegging van dit addendum kan door elk van de partijen plaatsvinden, met schriftelijke opgave van redenen en met inachtneming van een opzegtermijn van 1 maand. 7
ONDERTEKENING Datum: 16 januari 2014 te s-hertogenbosch (voor Gebruikersverenigingen en samenwerkingsverbanden) en 16 januari 2014 te s-hertogenbosch voor leveranciers. Volledige organisatienaam: Volledige organisatienaam: Het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten Ondertekenaar: Ondertekenaar: Directie Larissa Zegveld / Tof Thissen. Handtekening: Handtekening: Rol (kruis aan wat van toepassing is): o o Documentcreatie applicatie Documentcreatie service consumer 8
KWALITEITSINSTITUUT NEDERLANDSE GEMEENTEN NASSAULAAN 12 2514 JS DEN HAAG POSTBUS 30435 2500 GK DEN HAAG T 070 373 80 17 F 070 363 56 82 INFO@KINGGEMEENTEN.NL WWW.KINGGEMEENTEN.NL 9