Controleprotocol voor de accountantscontrole bij de door de Gemeente gesubsidieerde instellingen Juni 2016
1. Algemeen In het kader van de jaarrekening dient het college zich aan de gemeenteraad te verantwoorden over de rechtmatige besteding van de gemeentelijke middelen. Dit geldt ook voor verleende en vastgestelde subsidies. Met dit controleprotocol wil de gemeente Enschede (hierna de Gemeente ) voldoende zekerheid verkrijgen over de rechtmatige besteding van de middelen door de subsidieontvanger voor subsidies van 50.000 of meer in totaal. 1.1 Inleiding De Gemeente verstrekt subsidies. In de algemene subsidieverordening van de Gemeente (verder: ASV) wordt het volgende onderscheid gemaakt: eenmalige subsidies tot 10.000 in totaal; structurele subsidies tot 10.000 in totaal; subsidies tussen 10.000 en tot 50.000 in totaal; subsidies tussen 50.000 en tot 500.000 in totaal; subsidies van 500.000 of meer in totaal. Dit controleprotocol is van toepassing op subsidies in totaal van 50.000 of meer. Aanwijzingen en instructies voor de vorm en inhoud en het proces van de subsidieverantwoording zijn opgenomen in de Algemene wet bestuursrecht (verder: Awb) en het Burgerlijk Wetboek (verder BW). Daarnaast zijn in de gemeentelijke regelgeving, zoals in de ASV, in bijzondere subsidieverordeningen en in nadere regels, specifieke bepalingen en regels opgenomen ten aanzien van het subsidieverantwoordingsproces. De subsidieontvanger dient verantwoording af te leggen in hoeverre de subsidie is besteed aan het doel en/of de activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt en of de besteding van de ontvangen subsidie heeft plaatsgevonden in overeenstemming met de daaraan verbonden verplichtingen. De ASV geeft de vormen van verantwoording door de subsidieontvanger over de ontvangen subsidie aan: hoe hoger het totale bedrag aan subsidie, hoe hoger de eisen aan de verantwoording. Als een subsidieontvanger van het college een subsidie van 50.000 of meer ontvangt dan wel tegelijkertijd verschillende subsidies ontvangt die tezamen 50.000 of meer bedragen, verplicht het college de subsidieontvanger een controleverklaring in te dienen(artikel 20, eerste lid ASV). Tevens dient de subsidieontvanger een inhoudelijke en een financiële subsidieverantwoording in te dienen (artikel 18, ASV). Daarvoor dient het format van bijlage 1 gebruikt te worden. Indien een subsidieontvanger van het college een subsidie van 500.000 of meer dan wel tegelijkertijd verschillende subsidies ontvangt die tezamen 500.000 of meer bedragen, verplicht het college de subsidieontvanger additioneel een jaarrekening die voorzien is van een controleverklaring in te dienen als bedoeld in artikel 4.78 van de Awb (artikel 20, tweede lid ASV). Ook dient in de toelichting op de jaarrekening een specificatie gegeven te worden van de bruto bezoldiging van en ontslagvergoeding van (ingehuurde) bestuurders en (ingehuurde) gewezen bestuurders. Daarvoor dient het format van bijlage 2 gebruikt te worden. De Gemeente conformeert
zich daarbij aan op dat moment geldende bepalingen van de Wet Normering Topinkomens (WNT). In de beschikking kunnen nadere eisen worden gesteld aan de controleverklaring bij de jaarrekening (artikel 20, derde lid ASV). Dit controleprotocol maakt deel uit van de beschikking en is op grond van artikel 4:37, lid 1 onder f, van de Awb een bindend voorschrift. De accountant kan bijlage 3 te gebruiken voor de verklaring. 1.2 Doel Het doel van dit controleprotocol is dat de accountant van de subsidieontvanger de controle van de financiële verantwoording zodanig inricht en uitvoert dat de Gemeente een redelijke mate van zekerheid krijgt over: de besteding van de subsidie aan het doel en/of activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt; de juistheid en volledigheid van de verantwoorde baten en lasten; de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen zoals opgenomen in de ASV en de beschikking. De accountant geeft de uitkomsten van zijn controle, omtrent de getrouwheid van de financiële verantwoording en de naleving door de subsidieontvanger van de aan de subsidie verbonden subsidieverplichtingen en -voorwaarden weer in de controleverklaring. De subsidievaststelling door de Gemeente vindt plaats aan de hand van een verslag waarin de verrichte activiteiten en de beoogde resultaten en resultaten zijn weergegeven (artikel 18 ASV). In de ASV, in de eventueel van toepassing zijnde bijzondere verordening en in de beschikking zijn respectievelijk de algemene en de specifieke eisen over de verantwoordingswijze en wijze van vaststellen opgenomen. In dit controleprotocol zijn eveneens specifieke werkzaamheden opgenomen die de accountant dient uit te voeren inzake de verantwoording van gerealiseerde activiteiten door middel van een activiteitenverslag (hoofdstuk 2.4) 1.3 Voorrang bepalingen in de beschikking Als aan een subsidie specifieke verplichtingen of verantwoordingsinstructies zijn verbonden zijn die opgenomen in de subsidiebeschikking (kortweg: beschikking). Indien hetgeen in de beschikking is opgenomen afwijkt van dit protocol, dan zal de subsidieontvanger hetgeen in de beschikking is opgenomen moeten volgen.
1.4 Verantwoording en controle, normenkader De Gemeente onderscheidt voor de verantwoording van in totaal 50.000 of meer, de volgende situaties: a. Jaarrekening Hierbij gaat het om een controle naar de getrouwheid van de jaarrekening. De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de van toepassing zijnde verslaggevingsregels. Er dient een specificatie gegeven te worden van de bruto bezoldiging van en ontslagvergoeding van (ingehuurde) bestuurders en (ingehuurde) gewezen bestuurders. Daarvoor dient het format van bijlage 2 gebruikt te worden. Bij de controle op de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen door de subsidieontvanger zijn de in hoofdstuk 2.2. opgenomen aandachtspunten van toepassing. De jaarrekening dient een verklaring btw-belastbaarheid van subsidies te bevatten. In veel situaties is de btw-belastbaarheid van subsidies afhankelijk van de vraag of de activiteiten van de subsidieontvanger btw-vrijgesteld zijn. Omdat dit voor de gemeente niet altijd te bepalen valt, vragen wij u een verklaring af te geven omtrent de btw-vrijstelling die door u wordt toegepast. NB: de gemeente verstrekt in beginsel subsidies inclusief de eventueel verschuldigde btw. b. Financieel verslag zoals bedoeld in artikel 18 ASV Het gaat hierbij om de controle naar de getrouwheid van het financieel verslag. Hiervoor gelden geen specifieke verslagleggingsvoorschriften buiten de specificatie van de bruto bezoldiging van en ontslagvergoeding van (ingehuurde) bestuurders en (ingehuurde) gewezen bestuurders. Daarvoor dient het format van bijlage 2 gebruikt te worden. Bij de controle op de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen door de subsidieontvanger zijn de in hoofdstuk 2.2. opgenomen aandachtspunten van toepassing. c. Inhoudelijk verslag zoals bedoeld in artikel 18 ASV Het gaat hierbij om de controle naar de getrouwheid van de inhoudelijke verantwoording, waaronder het activiteitenverslag. Hiervoor gelden geen specifieke verslagleggingsvoorschriften buiten het in te vullen format van bijlage 1. Bij de controle op de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen door de subsidieontvanger zijn de in hoofdstuk 2.3. opgenomen aandachtspunten van toepassing. 1.5 Procedure Indien van toepassing geeft de subsidieontvanger opdracht tot controle van de financiële verantwoording of het financiële verslag (artikel 18 ASV) en de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen, aan een accountant als bedoelt in artikel 393, eerste lid Boek 2 van het BW.
Als in de beschikking is opgenomen dat een onderzoek naar de verantwoorde activiteiten dient plaats te vinden, geeft de subsidieontvanger hiervoor opdracht aan een accountant. In hoofdstuk 2.4 zijn hiertoe aandachtspunten opgenomen. De aanvraag tot vaststelling van de subsidie gaat vergezeld van de controleverklaring en eventueel een accountantsverslag en/of rapport van feitelijke bevindingen. 1.6 Hardheidsclausule Het college handelt in overeenstemming met dit controleprotocol, tenzij dat voor één of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzonder omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met het controleprotocol te dienen doelen. 2. Onderzoek aanpak 2.1 Algemeen De controle richt zich op de getrouwheid van de door de subsidieontvanger verantwoorde baten en lasten. De accountant stelt vast of de subsidie is besteed aan het doel en/of activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt en of dat is gebeurd in overeenstemming met de van toepassing zijnde regelgeving en de specifieke subsidieverplichtingen en -voorwaarden en voorschriften van de Gemeente. 2.2 Aandachtpunten bij de controle van de verantwoording 2.2.1 Algemene aandachtspunten bij de jaarrekeningcontrole De accountant stelt onder meer vast of en in hoeverre: de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de van toepassing zijnde waarderingsgrondslagen en geldende (specifieke) subsidieverplichtingen en -voorwaarden; het jaarverslag is ondertekend door (of namens) het bestuur van de organisatie; de jaarrekening een vergelijking bevat met de gerealiseerde baten en lasten van het voorafgaand boekjaar; over belangrijke verschillen tussen de begroting en de realisatie in de jaarrekening een toelichting over de oorzaken is opgenomen; de ontvangen subsidievoorschotten op de juiste wijze en per beschikking duidelijk herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen.
2.2.2 Algemene aandachtspunten bij financieel verslag conform artikel 18 ASV De accountant stelt onder meer vast of en in hoeverre: het financieel verslag is opgesteld in overeenstemming met de van toepassing zijnde waarderingsgrondslagen en geldende (specifieke) subsidieverplichtingen en -voorwaarden; het financieel verslag is ondertekend door (of namens) het bestuur van de organisatie; de het financieel verslag een vergelijking bevat met de gerealiseerde baten en lasten van het voorafgaand boekjaar; over belangrijke verschillen tussen de begroting en de realisatie in het financieel verslag een toelichting over de oorzaken is opgenomen; de ontvangen subsidievoorschotten op de juiste wijze en per beschikking duidelijk herkenbaar in het financieel verslag/ subsidieafrekening zijn opgenomen. 2.2.3 Algemene aandachtpunten bij de inhoudelijke verantwoording conform artikel 18 ASV De in artikel 18 ASV bedoelde inhoudelijke subsidieverantwoording (met gebruikmaking van format bijlage 1) vormt het onderzoeksobject van de in de beschikking gevraagde assurance verklaring. De accountant gaat hierbij na of de inhoudelijke verantwoording, als onderdeel van de gevraagde totale verantwoording, in alle van materieel belang zijnde aspecten is opgesteld in overeenstemming met de beschikking en artikel 19 van de ASV. Dit houdt in dat de accountant bij de uitvoering van de assurance opdracht ten minste dient vast te stellen dat de inhoudelijke verantwoording: de realisatiegegevens van de subsidiabele meetbare prestatie(s) juist weergeeft in overeenstemming met de beschikking en artikel 19 van de ASV. per subsidiabele meetbare prestatie een vergelijking bevat van de realisatie ten opzichte van de bij de subsidieverlening afgesproken resultaten. Hierbij dienen afwijkingen van meer dan 10% toegelicht te worden naar aard, omvang en mate van beïnvloedbaarheid; met de financiële verantwoording (artikel 20 ASV) verenigbaar is. Met een meetbare prestatie wordt een prestatie bedoeld die op een latere datum geverifieerd kan worden (door een accountant). 2.2.4 Naleving subsidieverplichtingen en of -voorwaarden De accountant stelt onder meer vast of en in hoeverre: de subsidie is besteed voor het doel waarvoor zij beschikbaar is gesteld; indien de organisatie voor dezelfde begrote uitgaven tevens subsidie heeft aangevraagd bij anderen, daarvan melding is gedaan bij het verzoek tot subsidievaststelling onder vermelding van de stand van zaken met betrekking tot die andere aanvraag of aanvragen; alle in de beschikking nader beschreven specifieke verplichtingen zijn nageleefd;
de subsidieontvanger voldoet aan de van toepassing zijnde algemene en aanvullende verplichtingen zoals opgenomen in hoofdstuk 6 van de ASV. in de financiële verantwoording de opgenomen subsidie is bepaald conform de wijze van vaststellen zoals opgenomen in hoofdstuk 5 van de ASV. 2.3 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid Bij zijn oordeelsvorming over de naleving van de subsidieverplichtingen en -voorwaarden streeft de accountant naar een redelijke mate van zekerheid. Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, moet uitgegaan worden van een betrouwbaarheid van 95 procent. Voor de oordeelsvorming van de accountant en de strekking van de controleverklaring zijn de volgende goedkeuringstoleranties voor de financiële verantwoording van toepassing: Controleverklaring Bevinding Goedkeurend Met beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de verantwoording 1%* > 1% < 3%* n.v.t. 3%* Onzekerheden in de controle 3%* > 3% < 10%* 10%* n.v.t. Naast getrouwheidsfouten kan sprake zijn van fouten in een (gedeelte van een ) post die niet voldoet aan één of meer aspecten van de wet- en regelgeving. Fouten worden in absolute zin opgevat, voor zover het de naleving van de subsidieverplichtingen betreft. Saldering van deze fouten is daarom niet toegestaan. Van een onzekerheid in de controle is sprake als er onvoldoende (controle-) informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken. Bij fouten in de financiële verantwoording kan onderscheid gemaakt worden tussen incidentele en structurele fouten. Van een incidentele fout is sprake als het een toevallige fout betreft. Kenmerkend voor incidentele fouten is dat in principe geen herhaling optreedt van de geconstateerde fout. Van een structurele fout is sprake als de oorzaak van de fout is gelegen in (onderdelen van) het systeem van uitvoering, waardoor fouten met een (zeker) herhalingskarakter (kunnen) optreden. Het voorgaande is van overeenkomstige toepassing op onzekerheden in de controles. Voor een adequate onderbouwing van het oordeel is het noodzakelijk dat de accountant fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert. 2.4 Aandachtspunten bij het onderzoek naar de gerealiseerde activiteiten (specifieke werkzaamheden) Indien de subsidieontvanger vanuit de verplichting opgenomen in de beschikking de gerealiseerde activiteiten dient te verantwoorden, zal de subsidieontvanger haar accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden. Deze werkzaamheden worden uitgevoerd volgens de
geldende accountantsrichtlijnen (NV COS 4400). De accountant onderzoekt onder meer of de nietfinanciële informatie voldoet aan de onderstaande eisen: de informatie is op een ordelijke en controleerbare wijze tot stand gekomen; de verantwoordelijkheden en bevoegdheden in het proces zijn duidelijk vastgelegd; het totstandkomingsproces valt achteraf te reconstrueren; de niet-financiële informatie die als uitkomst van het proces wordt opgeleverd stemt overeen met de niet-financiële informatie zoals in het activiteitenverslag is opgenomen; de niet-financiële informatie is niet strijdig met de financiële informatie in de verantwoording. Ordelijk wil zeggen: opgezet in overeenstemming met de in de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) vastgelegde procedures, functionerend in overeenstemming met de AO/IC en deugdelijk in opzet en werking. Controleerbaar wil zeggen dat de beschikbare informatie de accountant van een organisatie in staat stelt om de administratieve werking hiervan te beoordelen en op werking te toetsen. 3. Rapportages accountantsonderzoek 3.1 Model accountantsverklaring Er worden door de Gemeente geen specifieke eisen gesteld ten aanzien van de tekst van de controleverklaring, anders dan dat daarin moet worden aangegeven dat het controleprotocol gesubsidieerde instellingen in acht is genomen. Ter zake wordt verder verwezen naar de voor accountants algemeen geldende richtlijnen. De accountant maakt bij zijn controleverklaring gebruik van de standaardmodellen van de Nederlandse beroepsvereniging van accountants (NBA) zoals die door de NBA jaarlijks op haar website gepubliceerd worden. 3.2 Accountantsverslag Het accountantsverslag is een uitzonderingsrapportage die alleen wordt verstrekt als er sprake is van een niet-goedkeurende controleverklaring. In het verslag geeft de accountant een nadere toelichting op zijn overwegingen welke hebben geleid tot een niet-goedkeurende controleverklaring. 3.3 Rapport van feitelijke bevindingen In het rapport van feitelijke bevindingen rapporteert de accountant over de uitkomsten van zijn onderzoek ten aanzien van de deugdelijke totstandkoming van de in het activiteitenverslag verantwoorde gerealiseerde activiteiten (= niet-financiële informatie). Hiervoor wordt geen specifiek format voorgeschreven. In ieder geval moet duidelijk worden vermeld welke werkzaamheden de accountant heeft uitgevoerd en tot welke bevindingen deze hebben geleid.
Bijlage 1 Tabel Inhoudelijke verantwoording subsidie Naam instelling: Adres: Postcode en plaats: Contactpersoon: Telefoon: E-mail: Meetbare prestatie(s) Dit rapport indienen, voorzien van een assurance verklaring door een accountant Indicator Afgeproken resultaten Realisatie Afwijking (%) Toelichting: Overige prestatie(s) Ter informatie voor de gemeente Enschede. Rapport gaat niet via de accountant. Indicator Afgeproken resultaten Realisatie Afwijking (%) Toelichting:
Bijlage 2 Tabel verantwoording bezoldiging en ontslagvergoeding (ingehuurde) bestuurders en (ingehuurde) gewezen bestuurders Naam instelling: Adres: Postcode en plaats: Contactpersoon: Telefoon: E-mail: Bedragen x 1 naam1 naam2 naam3 naam4 Functie(s)* [FUNCTIE] [FUNCTIE] [FUNCTIE] [FUNCTIE] Duur dienstverband** 1/1-31/12 1/1-31/12 1/1-31/12 1/1-31/12 Omvang dienstverband (in fte) 1,0 1,0 1,0 1,0 Bezoldiging Structurele beloning Incidentele beloningen*** Totaal bezoldiging 0,00 0,00 0,00 0,00 Toepasselijk WNT-maximum**** Overschrijding 0,00 0,00 0,00 0,00 Motivering indien overschrijding zie 1) 2) 3) 4) Motivering: 1) 2) 3) 4) * Bestuurder, gewezen bestuurder, toezichthouder, gewezen toezichthouder ** Deel van het verantwoordingsjaar dat persoon was aangesteld als (gewezen) bestuurder/toezichthouder *** Bonus, gratificatie, ontslagvergoeding, vakantiedagen, onkostenvergoedingen, etc. **** y=(x a b)/365 waarbij: x = voor instelling geldend WNT-bezoldigingsmaximum, a = deeltijdfactor (maximaal 1,0 fte) en b = functieduur in kalenderdagen
Bijlage 3 Naam instelling: Adres: Postcode en plaats: Contactpersoon: Telefoon: E-mail: ONDERDEEL A: VERANTWOORDINGSTABELLEN Bestaande uit een financieel verslag of jaarrekening met controleverklaring van de accountant. Indien van toepassing een inhoudelijke subsidieverantwoording, voorzien van een assurance verklaring en/of een overzicht bruto bezoldiging van en ontslagvergoeding van (ingehuurde) bestuurders en (ingehuurde) gewezen bestuurders. Zie bijlage 1 voor het format van de inhoudelijke subsidieverantwoording en bijlage 2 voor het format van de tabel bruto bezoldiging van en ontslagvergoeding van (ingehuurde) bestuurders en (ingehuurde) gewezen bestuurders. Onderdeel B: BESTUURLIJKE VERANTWOORDING Hierbij geven wij de volgende toelichting op de tabel: 1. Gehanteerde uitgangspunten: [ ] 2. Borging van juistheid en volledigheid van de verantwoorde baten en lasten: [ ] 3. Borging van de naleving van de aan de subsidie verbonden verplichtingen zoals opgenomen in de ASV en de beschikking: [ ] Wij verklaren de informatie in deze tabel naar waarheid te hebben ingevuld en hierbij de van toepassing zijnde wet- en regelgeving te hebben nageleefd. Datum en Ondertekening namens de instelling Stempel accountant, uitsluitend ter identificatie