Modelconvenant toetreding tot de ERFGOEDSUITE De ondergetekenden: 1. Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) gevestigd te Amersfoort vertegenwoordigd door Dirk Houtgraaf, hoofd sector Kennisuitwisseling 2. De Softwarepartner:.. Gevestigd te.. vertegenwoordigd door.. verder te noemen: Partijen. Overwegende dat: A. de RCE naar een betere toegankelijkheid van informatie over het cultureel erfgoed streeft; B. de RCE daarbij speciaal aandacht heeft voor informatie over het cultureel erfgoed die in bezit is van kleinere erfgoedinstellingen; C. de RCE er een uitdaging in ziet om in plaats van financiële middelen beschikbaar te stellen, software leverende derden te ondersteunen in het opzetten van een online, samenhangend platform van Software diensten, de Erfgoedsuite; D. de RCE werkt aan een samenhangend begrippenapparaat, de zgn. Erfgoed thesaurus, dat wordt ingezet om erfgoed informatie te ontsluiten; E. een samenstel van Software diensten duurzame opslag van informatie waarborgt van de partijen in de erfgoedsector en brede en flexibele toegankelijkheid van deze informatie; F. op grond van dit convenant de RCE geen opdracht geeft aan de Softwarepartner voor het leveren van diensten aan de RCE en dat de RCE tevens geen andere financiële verplichtingen (bijv. een subsidieverlening) aangaat ten aanzien van de Softwarepartner en/of ten aanzien van de verdere ontwikkeling van de Erfgoedsuite; G. de RCE streeft naar een open markt van dienstverlening op het terrein van het ontsluiten van informatie over het cultureel erfgoed; H. met het sluiten van dit convenant door de RCE geen exclusief recht aan de Softwarepartner wordt verleend; I. de RCE al eerder een vergelijkbare samenwerking is aangegaan met een andere softwarepartner aan wie eveneens geen opdracht en/of een exclusief recht is verleend; J. indien één of meer andere partijen vergelijkbare dienstverlening ontwikkelen, het de RCE vrij staat om ook met deze partij(en) een vergelijkbare samenwerking aan te gaan. Komen het volgende overeen: Artikel 1: Begrippen API s: application programming interfaces die toegang bieden tot de Erfgoed thesaurus die RCE beheert. Erfgoedsuite: samenstel van modulaire Software diensten van Softwarepartners die in the cloud zijn geplaatst, en on line worden onderhouden, van updates voorzien en in samenhang worden aangeboden. De diensten zijn alle gericht op het vastleggen, verbinden en/of presenteren van erfgoedinformatie. 27-6-2012 1
Erfgoed thesaurus: omgeving voor beheer van woordlijsten en de indices van de te koppelen brongegevens met overeenkomstige metadata. Linked Data 1 en Linked Open Data 2 : de beschikbaarstelling van data kent zo min mogelijk hindernissen, de data worden voorzien van unieke verwijzingen (URI s) die leesbaar zijn voor computers zodat ze gemakkelijk verbonden en als een geheel bevraagd kunnen worden Partijen in de erfgoedsector: erfgoedorganisaties en decentrale overheden, in hun hoedanigheid van eigenaar en leverancier van informatie RCE: Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed, eigenaar van naam Erfgoedsuite, bewaker van de formule en verantwoordelijk voor de inrichting en beheer van de semantische verbindingslaag, de zgn. Erfgoed thesaurus. De RCE ondersteunt de softwarepartners die zich bereid hebben verklaard te handelen conform de Erfgoedsuite vereisten door accreditatie van hun Software diensten (het verlenen van het predicaat Erfgoedsuite Software) en door ondersteuning van de marketing van de Erfgoedsuite naar het culturele domein. Software diensten: online diensten die bijdragen aan het beheer en de presentatie van erfgoedinformatie. Belangrijk aspect van de diensten is dat ze altijd voorzieningen bevatten die leveren en/of ontlenen aan de Erfgoed thesaurus. Zodoende dient iedere nieuwe dienst verder bij te dragen aan de verbinding van erfgoedinformatie en/of voor de erfgoeddata nieuwe beheers- of presentatievormen aan te bieden. Softwarepartner: partij 2 in deze overeenkomst die, voor eigen risico, passende software diensten ontwikkelt, beschikbaar stelt en zich met ondertekening van deze overeenkomst conformeert aan de afspraken die in deze overeenkomst zijn vastgelegd. Artikel 2: rollen Rol RCE: A. draagt zorg voor de (door)ontwikkeling van een Semantisch Netwerk, Erfgoed thesaurus genoemd (op basis van SKOS / RDF ) voor de erfgoedsector en ontwikkelt en onderhoudt de noodzakelijke API s/webservices voor de ontsluiting van de thesauri en van hun geindexeerde verwijzingen naar bronnen van RCE, Partijen in de erfgoedsector en derden. B. draagt zorg voor het inhoudelijk- en technisch beheer en de hosting van het Semantisch Netwerk en garandeert dat aangesloten Partijen in de erfgoedsector kunnen beschikken over een duurzame en consistente voorziening; C. beheert de API s die de uitwisseling van gegevens van de Partijen in de erfgoedsector via de Software diensten mogelijk maken. Een en ander bezien vanuit de Erfgoed thesaurus; D. verzorgt intake van nieuwe Partijen in de erfgoedsector uit het erfgoedveld door vaststelling van de aard en omvang van de aangeboden collectie en bijbehorende metadataschema s; E. verstrekt producten van softwarepartners het predicaat Erfgoedsuite Software na toetsing of hun benadering en de aangeboden Software diensten voldoen aan de criteria; F. beheert een openbare lijst van producten van Softwarepartners die het predicaat Erfgoedsuite Software hebben. Deze lijst wordt jaarlijks geactualiseerd. Rol Softwarepartner: De Softwarepartner levert tenminste twee componenten, een daarvan betreft: A. een API voor aansluiting op/ interactie van de nieuwe component(en) zoals hieronder benoemd met de Erfgoed thesaurus (zie ook rol RCE item C waar de spiegelbeeldige API s zijn geschetst waar mee moet worden gecommuniceerd). Daarnaast een of meer componenten die: B. aansluiten op het kerngedachtegoed van de Erfgoedsuite en dus werken volgens de Linked Data en Open Data principes; 1 http://en.wikipedia.org/wiki/linked_data 2 http://nl.wikipedia.org/wiki/open_data 27-6-2012 2
C. gebruik maken van de trefwoorden uit de Erfgoed thesaurus om erfgoed content te ontsluiten; D. on line zijn geplaatst, on line met data gevuld kunnen worden en on line van nieuwe releases worden voorzien (in the cloud). De afnemers hoeven dus lokaal niets te installeren [conform het model Software as a service]; E. duurzame opslag van data garanderen [deugdelijke back up / deugdelijke hosting opzet] en meerjarig beschikbaar blijven (duurzame toegankelijkheid)]; F. door partners eenvoudig te gebruiken zijn en getest zijn op het gebruiksgemak (vereist kennisniveau voor gebruik standaard kantoor applicaties Microsoft); G. gebaseerd op een business- of verdienmodel dat aansluit bij hetgeen de Partijen in de erfgoedsector willen investeren; H. gebaseerd is op een reële prijsstelling voor de dienstverlening waarmee de toegang tot de dienstverlening een lage drempel heeft en houdt; I. technisch ondersteund worden door inzet van een helpdesk. Rol Partijen in de erfgoedsector: De Partijen in de erfgoedsector: A. abonneren zich op een of meer software componenten uit de Erfgoedsuite; B. stellen (een substantieel deel) van hun content voor deling met derde partijen beschikbaar op basis van creative commons licentie; C. voorzien hun in Erfgoedsuite Software diensten ingevoerde content van aangeboden metadata. Artikel 3: Kernafspraken 1. De aangeboden Software diensten van de Softwarepartner aan de erfgoedsector zijn van een modulaire opzet. 2. De Software diensten die het predicaat Erfgoedsuite Software dienst dragen zijn getoetst door de RCE. Wijzigingen van of aanvullingen op de Software diensten die op enigerlei wijze van invloed zijn op de intentie van hetgeen in dit convenant is vastgelegd met betrekking tot de beschikbaar gestelde componenten dienen ter toetsing aan de RCE te worden aangeboden. 3. Indien bepaalde Software diensten, die het predicaat Erfgoedsuite Software dienst dragen, niet meer voldoen aan de criteria kan de RCE het predicaat intrekken. Indien de RCE dit doet zal dit feit op de openbare lijst, genoemd in artikel 2, onder Rol RCE, sub E, worden opgenomen. De RCE zal, voordat een predicaat wordt ingetrokken, de Softwarepartner een redelijke termijn bieden om de betreffende Software diensten weer aan de criteria te laten voldoen. 4. De Softwarepartner heeft de vrijheid om naast de Software diensten, bedoeld in het eerste lid, aanvullende en meer specifieke diensten of modules te ontwikkelen en aan te bieden aan de erfgoedsector bijvoorbeeld als plus-pakket. Aanvullende diensten of modules worden apart aangeboden en apart aan de gebruikers in rekening gebracht. Zij komen enkel voor het predicaat Erfgoedsuite Software in aanmerking als ze daartoe zijn voorgedragen en door de RCE zijn bekrachtigd. 5. Waar mogelijk wordt bij de ontwikkeling van de Erfgoedsuite Software diensten gebruik gemaakt van open standaarden en open source software. De Softwarepartner garandeert het toepassen van open standaarden conform W3C. De Softwarepartner streeft naar het tevens toepassen van open source software. Doorontwikkeling van de Software diensten is voor rekening en verantwoordelijkheid van de Softwarepartner. In de uitwerking van de Software diensten conformeert de Softwarepartner zich aan de standaarden en best practices zoals die voor ICT ontwikkeling voor het erfgoed bijeen 27-6-2012 3
zijn gebracht door de stichting DEN in de BASIS 3. 6. Continuïteit van de Software diensten: de Softwarepartner garandeert dat de ingebrachte Software diensten voor de deelnemende Partijen in de erfgoedsector beschikbaar en up to date blijven tot tenminste één jaar na beëindiging van de overeenkomst, zodat er geen data verloren kunnen gaan en de dienstverlening zichtbaar en toegankelijk blijft voor het publiek. 7. De Software diensten zijn op die manier ontwikkeld dat er geen informatica of programmeer kennis nodig is om deze te gebruiken door de verschillende erfgoed instellingen. In principe zijn alle gebruikstoepassingen standaard in te richten. 8. Partijen spreken af om alle Partijen in de erfgoedsector die willen toetreden tot de Erfgoedsuite te verplichten om aan te sluiten op Erfgoed thesaurus. Artikel 4: Verplichtingen van de RCE 1. De RCE zal de dienstverlening van de Softwarepartner voor Erfgoedsuite in zijn communicatie met de erfgoedsector met regelmaat positief aanbevelen. 2. Naast andere systemen die de RCE gebruikt voor het beschikbaar maken van erfgoedinformatie aan het publiek zal de RCE ook informatie van de RCE, die zich daarvoor leent, via Erfgoedsuite beschikbaar maken voor het publiek. De RCE zal daartoe de komende jaren blijven werken aan het verder ontwikkelen van de Erfgoed thesaurus. 3. De RCE draagt zorg voor het inhoudelijk- en technisch beheer van de Erfgoed thesaurus en garandeert dat aangesloten partijen kunnen beschikken over een duurzame en consistente voorziening. 4. De RCE draagt zorg voor de intake van Partijen in de erfgoedsector die gebruik wensen te maken van de Erfgoedsuite, op het gebied van thesauri/vocabulaires ten behoeve van het Semantisch Netwerk. Deelnemende partijen in de erfgoedsector worden door de RCE geïnformeerd dat hun metagegevens gekoppeld en derhalve zichtbaar zullen zijn voor het publiek. 5. De intake omvat het verlenen van advies en waar mogelijk het begeleiden van de betreffende partij om hun gegevens op te nemen in het Semantisch Netwerk van de RCE als onderdeel van de Erfgoedsuite. De RCE berekent geen kosten door voor deze intake. 6. Partijen streven naar een voortvarende toetreding van Partijen in de erfgoedsector tot de Erfgoedsuite. Partijen realiseren zich dat de benodigde capaciteit van de RCE om adequaat een intake, bedoeld in het vierde lid, te verzorgen op dit moment nog niet voldoende inzichtelijk is om een garantie in deze af te kunnen geven. De RCE garandeert het intakeproces zo optimaal mogelijk in te richten en daarmee te streven geen flessenhals te laten ontstaan waarmee het business model van de Erfgoedsuite in gevaar komt. Artikel 5: Verplichtingen van de Softwarepartner 1. De Softwarepartner zal haar Software diensten binnen Erfgoedsuite in de markt zetten en actief promoten zodat Partijen in de erfgoedsector, in het bijzonder ook de kleinere partijen, worden uitgenodigd om hun informatie op deze eenvoudige, economische verantwoorde en duurzame wijze digitaal beschikbaar te stellen. 3 http://www.den.nl/debasis 27-6-2012 4
2. De Softwarepartner zal een reële prijstelling hanteren ten aanzien van haar Software diensten binnen Erfgoedsuite die de dienstverlening voor de kleinere partijen laagdrempelig maakt. 3. De Softwarepartner zal de kernafspraken, zoals deze zijn vastgelegd in dit convenant, respecteren. 4. Ten behoeve van het periodiek overleg en evaluatie over de uitvoering van dit convenant zal de Softwarepartner jaarlijks uiterlijk op 1 september een rapportage met transparante inhoudelijke verantwoording aan de RCE ter beschikking stellen over de voortgang van haar software diensten binnen de Erfgoedsuite. Artikel 6: Periodiek overleg en evaluatie 1. Partijen zullen de uitvoering van dit convenant ten minste één maal per jaar en uiterlijk voor 1 oktober evalueren. 2. Partijen zullen zich voorbereiden voor de evaluatie en met voorstellen komen voor een verdere verbetering van de dienstverlening van Erfgoedsuite. Artikel 7: Financiering 1. Deelname aan Erfgoedsuite is een business case van de Softwarepartner. De Softwarepartner zal zijn inkomsten verwerven uit zijn dienstverlening aan derden. 2. De RCE zal geen financiële bijdragen verlenen aan de Softwarepartner ten behoeve van Erfgoedsuite, anders dan de vergoeding voor dienstverlening die de Softwarepartner aan de RCE biedt voor het beschikbaar maken van informatie van de RCE aan het publiek; een vergoeding voor een eventueel van de Softwarepartner te verwerven licentie ten behoeve van de RCE zelf of door de RCE ten behoeve van een derde. 3. In afwijking van het bepaalde in het vorige lid, kan de RCE aan de Softwarepartner een opdracht verlenen ten behoeve van Erfgoedsuite. 27-6-2012 5
Artikel 8: Looptijd en beëinding van het convenant 1. Dit convenant loopt vanaf de datum van ondertekening tot 31 december 2013. 2. Dit convenant wordt jaarlijks stilzwijgend met één jaar verlengd. 3. Partijen kunnen dit convenant beëindigen met een opzeggingstermijn van zes maanden met de verplichting om na opzegdatum de geleverde componenten nog 3 jaar te ondersteunen. Aldus op de laatste van de hierna genoemde data overeengekomen en in tweevoud ondertekend, Amersfoort,...,...2012...2012 Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed Dirk Houtgraaf De sofwarepartner:. 27-6-2012 6