SISA protocol in het wijkteam (integraal) 1
WAT IS SISA? SISA is de verwijsindex voor Rotterdam en 13 omliggende gemeenten. Het werken met een verwijsindex is een verplichting die geldt voor alle gemeenten in Nederland en is opgenomen in de Jeugdwet. SISA staat voor SamenwerkingsInstrument Sluitende Aanpak en ook voor SIgnaleren en SAmenwerken. Het is een computersysteem waarmee inzichtelijk gemaakt wordt welke organisaties zorg/traject/actieve betrokkenheid hebben rondom een kind/jeugdige van 0 tot 23 jaar (verder: jeugdige). In SISA worden de persoonsgegevens van deze jeugdige en de contactgegevens van organisaties die zich met de jeugdige bezighouden opgeslagen. Via SISA kunnen organisaties vroegtijdig samenwerken door in een vroeg stadium hun betrokkenheid te signaleren en zo lopende trajecten beter op elkaar af te stemmen. SISA is dus een elektronisch instrument om integraal werken te vergemakkelijken. HOE WERKT SISA? Door een signaal af te geven, geef je aan dat je een zorg/traject/actieve betrokkenheid hebt rondom een jeugdige. Wettelijk is bepaald dat een signaal maximaal 24 maanden en minimaal één maand geldig is. Na verloop van de geldigheidsdatum kan het signaal eventueel (voor maximaal 24 maanden) vernieuwd worden. Na het afgeven van een signaal geeft het systeem direct inzage in alle partijen die ook (in het verleden) een signaal hebben afgegeven. Door middel van e-mailverkeer word je pro-actief gedurende het actief zijn van jouw signaal geïnformeerd. Dit kan gaan over nieuwe signalen die op dezelfde jeugdige zijn afgegeven, maar ook over signalen die op inactief zijn gezet. SISA is gekoppeld aan de landelijke Verwijsindex Risicojongeren (VIR). Een signaal in SISA wordt herkend door deze landelijke verwijsindex. Je afgegeven signaal kan dus matchen met organisaties van buiten Rotterdam, die in een andere verwijsindex hebben gesignaleerd op dezelfde jeugdige. Bij twee actieve signalen op een jeugdige ontstaat er een match in SISA. SISA bepaalt op basis van doorzettingsvermogen en wettelijke taak welke organisatie de regie heeft over de match (matchregie). De professional van de betrokken organisatie die het signaal heeft afgegeven is de matchregisseur. Als matchregisseur ben je verantwoordelijk voor het komen tot afstemming na een match (procesverantwoordelijkheid) en het invullen van het afstemmingsformulier in SISA zodat binnen SISA bekend is dat er al een samenwerkingsverband bestaat. Het kan zijn dat weten van elkaars betrokkenheid voldoende is en dat verdere inhoudelijke samenwerking niet nodig is. Wanneer er een match in SISA is ontstaan tussen twee organisaties en er komt een derde signalerende partij bij, dan worden de betrokken organisaties met een actief signaal, direct per e-mail hiervan op de hoogte gebracht. WANNEER WORDT EEN SIGNAAL IN SISA AFGEGEVEN? In de nieuwe Jeugdwet van 1 maart 2014 staat dat het doel van de verwijsindex is het bewerkstellingen van vroegtijdige en onderlinge afstemming opdat jeugdigen tijdig passende hulp, zorg of bijsturing wordt verleend om daadwerkelijke bedreigingen van de noodzakelijke condities voor een gezonde en veilige ontwikkeling naar volwassenheid te voorkomen, beperken of weg te nemen 1. In het samenwerkingsconvenant SISA is dit verwoord als 'een redelijk vermoeden van het risico dat de jeugdige, door welke oorzaak dan ook, belemmerd raakt in zijn fysieke, psychische, sociale of cognitieve ontwikkeling naar volwassenheid'. Voor het wijkteam geldt dat alle jeugdigen in een gezin dat hulp en/of ondersteuning van het wijkteam krijgt en waarbij sprake is van een bedreiging/risico in de gezonde en veilige ontwikkeling naar volwassenheid in SISA worden gesignaleerd. Belangrijk hierbij te melden is dat elke situatie uniek is en het uiteindelijk ook aan de wijkteamprofessional is om zijn eigen professionele afweging hierin te maken. HOE IS DE BEVEILIGING EN PRIVACY GEREGELD? Het SISA systeem is goed beveiligd. Dit moet volgens de wet Bescherming Persoonsgegevens. In SISA wordt alleen de signalerende organisatie genoteerd met de contactgegevens van de professional en de NAW-gegevens, het BSN-nummer en de geboortedatum van de cliënt. SISA 1 artikel 7.1.2.1 Jeugdwet 1 maart 2014 2
ontvangt geen dossiers en kent de achtergrond van een signaal niet. SISA stuurt op het proces en niet op de inhoud. Het systeem is van het dat en niet van het wat. Alle organisaties die zijn aangesloten op SISA hebben het samenwerkingsconvenant SISA getekend en hebben zich daarom gecommitteerd te werken volgens deze regels. Deze regels omvatten ook het afstemmen na een match en de regels voor inhoudelijke informatiedeling. Ouders/verzorgers/jeugdige moeten altijd worden geïnformeerd vóór het afgeven van een signaal in SISA. Er is geen toestemming nodig voor het afgeven van dit signaal, dit is ook vastgelegd in de wet Verwijsindex. Achteraf informeren mag ook, maar vóór het ontstaan van een match. SISA is geen raadpleegsysteem. Signalen zijn alleen inzichtelijk voor geautoriseerde gebruikers van aangesloten organisaties. Pas nadat zij zelf een signaal op een jeugdige hebben afgegeven, krijgen zij te zien welke andere organisaties ook een signaal hebben afgegeven op desbetreffende jeugdige. WAT ZIJN DE AFSPRAKEN MET BETREKKING TOT INFORMATIEDELING2? Na het ontstaan van een match kan informatie worden gedeeld op voorwaarde dat het delen van de informatie noodzakelijk is voor de doelen van het overleg en voor zover verstrekking van gegevens mogelijk is op grond van de wettelijke bepalingen die op het handelen van de beroepskracht of zijn instelling van toepassing zijn. Indien mogelijk, zal voordat het overleg en informatiedeling plaatsvindt hiervoor toestemming worden gevraagd bij de jeugdige en/of zijn ouders/verzorgers (of andere wettelijke vertegenwoordigers). Hierbij is dus sprake van een inspanningsplicht. Bij het vragen om toestemming legt de wijkteamprofessional uit wat het doel is van de informatiedeling en beschrijft hij het belang dat de ouders/verzorgers/jeugdige heeft bij het delen van informatie. Weigert de ouders/verzorgers/jeugdige toestemming te geven voor de informatiedeling of kan deze toestemming, in verband met de bescherming van de belangen van de jeugdige, niet worden gevraagd, dan kan de wijkteamprofessional toch informatie aan de matchpartijen delen indien het delen van persoonsgegevens van de jeugdige naar zijn oordeel noodzakelijk is voor een tijdige en effectieve aanpak gericht op het wegnemen of terugbrengen van de ernstige risico s en de daarmee verband houdende ernstige belemmeringen. Indien de wijkteamprofessional meent dat hij zonder toestemming van de jeugdige en/of zijn ouders/verzorgers informatie dient te delen dan:overlegt hij, alvorens hierover een besluit te nemen, met een leidinggevende (de wijkteamleider of zijn/haar vervanger); zorgt hij ervoor dat de jeugdige en/of zijn ouders/verzorgers hierover zo spoedig als de situatie toelaat, wordt geïnformeerd; geeft hij in het ondersteuningssysteem van het wijkteam aan op welke datum en aan wie hij toestemming heeft gevraagd en van wie hij deze al dan niet heeft verkregen. geeft hij in het ondersteuningssysteem van het wijkteam aan welke feiten en omstandigheden tot zijn besluit hebben geleid, en wie hij hierover heeft geraadpleegd en of en zo ja wanneer de jeugdige en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger over dit besluit zijn geïnformeerd. HOE WERKT HET WIJKTEAM MET SISA? 1. Zodra de hulpvraag bij het wijkteam komt, vindt op basis van de problematiek registratie in het ondersteuningssysteem van het wijkteam plaatst. Bij de aanmelding zal ook een globale inschatting worden gemaakt of het een hulpvraag is voor het wijkteam en welke wijkteamprofessional in eerste aanleg beschikbaar en geschikt is om deze hulpvraag op te pakken. 2. Deze wijkteamprofessional gaat een keukentafelgesprek 3 aan met het gezin en doorloopt met hen een vraaganalyse. Het kan voorkomen dat uit dit gesprek blijkt dat de hulpvraag niet voor het wijkteam is en het meer geëigend is dat een (wijknetwerk)partner het oppakt. De wijkteamprofessional zal deze hulpvraag dan warm overdragen aan een daarvoor geschikte (wijknetwerk)partner. Wanneer de wijkteamprofessional niet betrokken is en de hulpvraag door een (wijknetwerk)partner wordt opgepakt, dan hoeft de wijkteamprofessional geen signaal in SISA af te geven. Deze verantwoordelijkheid ligt dan bij de (wijknet)werkpartner. 3. Indien het wijkteam wel de hulp gaat bieden (basishulp/korte hulp) zal de wijkteamprofessional samen met het gezin een ondersteuningsplan opstellen. Het reeds aangemaakte dossier in het 2 Dit is conform door het College vastgestelde beleidsregel Gegevensverwerking in het sociale domein 3 Deze stap kan eventueel worden overgeslagen als het gezin en de problematiek al bekend is en het dossier warm is overgedragen aan het wijkteam. Wel is het wenselijk om (indien dit nog niet is gebeurd) de vraaganalyse te doorlopen. 3
ondersteuningssysteem van het wijkteam wordt aangevuld en het ondersteuningsplan wordt daarin opgenomen. 4. Als het wijkteam daadwerkelijke hulp gaat bieden dan moet de wijkteammedewerker altijd een signaal in SISA afgegeven (0-23 jaar). SISA is bedoeld om vroegtijdig professionele betrokkenheid bij het kind/gezinssysteem inzichtelijk te maken. Aangezien wijkteams systeemgericht werken worden alle kinderen in het gezin (dus ook de broertjes/zusjes) gesignaleerd. Na het afgeven van een signaal in SISA kan in het ondersteuningssysteem van het wijkteam worden aangegeven dat een signaal is aangegeven. Indien besloten wordt om (bij uitzondering) niet te signaleren dient dit gemotiveerd vastgelegd te worden in het ondersteuningssysteem. Deze beslissing wordt alleen genomen in overleg met de wijkteamleider. 5. Voordat een signaal in SISA wordt afgegeven, informeert de wijkteamprofessional het gezin over het afgeven van een SISA signaal. De wijkteamprofessional maakt duidelijk dat signalering het doel heeft om zichzelf als betrokken organisatie kenbaar te maken en tijdig af te stemmen en tot betere hulpverlening te komen. Het informeren van het gezin over het doel en de werkwijze van SISA kan eventueel al tijdens het keukentafelgesprek gebeuren. Het is belangrijk om het gezin al in een vroeg stadium over SISA te informeren, maar zal uiterlijk voor het opstellen van het ondersteuningsplan en het aanvullen van het dossier in het ondersteuningssysteem van het wijkteam moeten gebeuren. 6. Na het informeren van het gezin wordt een signaal in SISA afgegeven. Dit gebeurt in de functie als wijkteamprofessional. Het kan zijn dat de wijkteamprofessional in zijn functie vanuit de moederorganisatie al eerder een SISA signaal heeft afgegeven. In dit geval sluit hij het signaal van zijn moederorganisatie in SISA af en geeft hij als wijkteamprofessional een nieuw signaal af. 7. De wijkteamprofessional die in het ondersteuningssysteem van het wijkteam het dossier aanmaakt en samen met het gezin het ondersteuningsplan heeft opgesteld, is in de meeste gevallen ook diegene die de contactpersoon is van het gezin en het signaal in SISA afgeeft. 8. Wanneer een signaal van de wijkteamprofessional matcht met een andere organisatie binnen Rotterdam, dan is de wijkteamprofessional in SISA altijd de matchregisseur. Hij heeft de taak om af te stemmen met andere partij(en). In voorkomende gevallen kan de matchregie binnen SISA handmatig naar een andere (match)partner worden overgedragen. Gaat het om een match met een organisatie buiten de stadsgrenzen en/of regio, dan wordt in SISA geen matchregisseur bepaald en wordt in overleg besloten wie de matchregisseur wordt. 9. Indien nodig zal de wijkteamprofessional gedurende het hulpverleningstraject advies inwinnen bij het Consultatie en Diagnose Team (CDT) of het Expert Team. Het SISA signaal van het wijkteam blijft in deze periode gewoon actief. 10. Wanneer specialistische hulp/langdurige hulp ingezet moet worden (kan uit advies van CDT/Expert Team blijken maar kan ook direct door de wijkteamprofessional worden ingezet), zal de hulpvraag (tijdelijk) aan de daarvoor geschikte specialist worden overgedragen. In dit geval zal het SISA signaal van het wijkteam actief blijven, de zorgen zijn immers nog aanwezig en het hulpverleningstraject bij het wijkteam is nog niet afgesloten. Er is dan sprake van een waakvlam/monitor functie vanuit het wijkteam. De organisatie die verantwoordelijk is voor specialistische hulp/langdurige hulp, geeft op basis van haar eigen werkafspraken ook een signaal in SISA om diens eigen betrokkenheid kenbaar te maken. Er ontstaat dan een match in SISA die op voorhand al bekend is. Dus ook bij het al weten van elkaars betrokkenheid dient de organisatie een signaal in SISA af te geven om de eigen betrokkenheid kenbaar te maken. Dit is van belang om tot een volledig sluitend netwerk en dus sluitende aanpak te komen. SISA werkt reguliere samenwerkingsverbanden overstijgend en ieder signaal wordt gegeven om de eigen professionele betrokkenheid kenbaar te maken. Wanneer in deze periode het signaal afloopt (het signaal is standaard 12 maanden geldig), vernieuwt en verlengt de desbetreffende wijkteamprofessional het signaal in SISA. Twee weken voor het aflopen van het signaal krijgt de wijkteamprofessional een e-mail bericht vanuit SISA met de vraag of het signaal al dan niet vernieuwd en verlengd moet worden. Uiteraard kan het ook zijn dat een hulpverleningstraject al eerder dan 12 maanden is afgerond en geen inzet vanuit het wijkteam meer nodig is. In dit geval zet de wijkteamprofessional het SISA signaal eerder op inactief. 4
11. Zodra sprake is van een dwang en drang kader, geldt dat wanneer de casusregie tijdelijk door de wijkteamprofessional aan de desbetreffende partij (een gecertificeerde instelling) wordt overgedragen, deze partij in SISA ook een signaal afgeeft. De wijkteamprofessional draagt de SISA matchregie dan ook over aan deze partij. Het signaal van de wijkteamprofessional blijft gedurende deze dwang/drang periode wel actief om het proces te kunnen bewaken. In een stroomschema ziet het er als volgt uit: Hulpvraag In acute (crisis)situaties, geef direct een signaal in SISA (0-23 jaar) Wijkteam gerelateerde hulpvraag? nee ja Uit keukentafelgesprek & vraaganalyse blijkt dat hulpvraag bij wijkteam hoort? ja nee Terug naar of warm overdracht aan (wijknetwerk)partner Ouders/verzorgers/jeugdige informeren over SISA signaal Verantwoording afgeven SISA signaal bij (wijk)netwerkpartner Signaal afgeven (voor alle kinderen in het gezin) in SISA (0-23 jaar) Registratie in het ondersteuningssysteem van het wijkteam en ondersteuningsplan opstellen Basis/korte hulp wijkteam CDT/Expert team Dwang/Drang Speciale/langdurige hulp Gecertificeerde instelling (GI) geeft SISA signaal af. Gedurende dwang/drang periode blijft SISA signaal wijkteam actief. (Als casusregie over gaat naar de GI, gaat de SISA matchregie wel over naar GI). Specialist geeft SISA signaal af. Gedurende monitor/waakvlam periode blijft SISA signaal wijkteam actief. (SISA matchregie gaat niet over naar de specialist). 5
VEELGESTELDE VRAGEN 1. Welke organisaties zijn op SISA aangesloten? Organisaties in de domeinen jeugdzorg, (jeugd)gezondheidszorg, geestelijke gezondheidszorg, onderwijs, maatschappelijk werk en welzijn (kinderopvang inbegrepen), werk en inkomen, schuldhulpverlening, politie en justitie en die organisaties die o.a. tot taak hebben om het welzijn van jeugdigen te bevorderen, kunnen aansluiten op SISA. Zij dienen hiervoor toe te treden tot het Samenwerkingsconvenant SISA Verwijsindex risico s jeugdigen stadsregio Rotterdam. Een actuele lijst van aangesloten organisaties en een voorbeeld van het convenant is te vinden op www.sisa.rotterdam.nl. 2. Wat is het verschil tussen SISA en de meldcode? De meldcode is een stappenplan bedoeld voor professionals, die ze dienen te gebruiken bij vermoedens van kindermishandeling en huiselijk geweld. De meldcode bestaat uit 5 stappen. Deze 5 stappen zijn een leidraad om te komen tot eenduidig professioneel handelen en het maken van een professionele afweging bij (vermoedens) van Huiselijk Geweld en Kindermishandeling. Voor meer informatie over deze 5 stappen zie www.werkenmetdemeldcode.nl. SISA is een signaleringssysteem waarin professionals tijdig hun betrokkenheid rondom een jeugdige (zorg, traject, behandeling) kenbaar kunnen maken zodat professionals elkaar vroegtijdig vinden en de hulpverlening op elkaar af kunnen stemmen om tot de meest passende zorg te komen. Een signaal in SISA leidt niet automatisch tot het gebruik van de meldcode. Het hanteren van de meldcode waarbij jeugdigen tot 23 jaar betrokken zijn, leidt wel altijd tot een handeling in SISA. 3. Zorgt SISA ook dat hulpverlening of een traject op gang komt? Nee, SISA is een procesmatig systeem en geen inhoudelijk systeem. Een signaal in SISA komt dan ook nooit in de plaats van professioneel handelen, hulpverlening en/of trajectbegeleiding. Deze inhoudelijke uitvoeringsverantwoordelijkheid blijft te allen tijde bij de organisatie zelf. SISA maakt alleen inzichtelijk welke professionals reeds betrokken zijn rondom dezelfde jeugdige zodat de professionals tijdig kunnen komen tot afstemming. SISA stuurt alleen op processen en niet op inhoud. SISA heeft dan ook alleen op proces een interventiemogelijkheid. Wanneer het proces niet goed loopt, dat wil zeggen dat een partij niet meedoet in een match, geen contact opneemt of niet te bereiken is, dan grijpt SISA in. SISA is nooit verantwoordelijk voor de inhoud en het aanbod van een organisatie voor een jeugdige. Als er (direct) gehandeld moet worden, moet men, naast het afgeven van een signaal in SISA, altijd zelf actie ondernemen. 4. Waarom is ervoor gekozen om direct bij het oppakken van een hulpvraag door het wijkteam een signaal in SISA af te geven en niet later in het proces wanneer een vertrouwensband is opgebouwd? In SISA maak je in een vroegtijdig stadium jouw professionele betrokkenheid rondom een jeugdige kenbaar. Hierdoor zijn professionals vroegtijdig van elkaars betrokkenheid op de hoogte en kunnen zij vroegtijdig krachten bundelen. Er vindt eerder afstemming plaats waardoor kostbare tijd en geld niet onnodig verloren gaat aan het onderzoeken en analyseren van zorgen en zoeken naar oplossingen. Onnodige en/of dubbele trajecten kunnen hiermee ook worden voorkomen. SISA is geen opschalings- en escalatiesysteem. 5. Als integrale wijkteams maken we een afweging waar de zwaarte van het problematiek ligt. Als dit voornamelijk bij de volwassenen ligt, moeten de kinderen van deze volwassenen ook gesignaleerd worden? Ja, de afspraak is dat deze kinderen ook in SISA worden gesignaleerd (en wanneer het om volwassenen <23 jaar uiteraard ook). Bij SISA gaat het om vroegsignalering en tijdig de betrokkenheid rondom een jeugdige kenbaar te maken. Betrokkenheid kan gaan over trajecten, begeleiding, behandeling maar ook zorgen maken over. Als ouders een problematiek hebben die door het wijkteam opgepakt dient te worden, is de problematiek van dien aard dat deze hoogstwaarschijnlijk een impact heeft of kan hebben, bij niet tijdig ingrijpen, op het gehele gezinssysteem. Door vroegsignalering op de jeugdigen en dus het signaleren van deze jeugdigen in SISA worden deze mogelijke risico s eerder in beeld gebracht en kan escalatie voorkomen 6
worden. Op deze wijze werkt SISA systeemgericht en integraal volgens het principe één gezin, één plan, één regisseur.. 6. Kan door het afgeven van een signaal de zorgen van de andere kinderen binnen het gezin ook in kaart worden gebracht? Tot op heden (2014) is SISA een individueel signaleringssysteem. Het maakt alleen inzichtelijk welke partijen betrokken zijn op individueel niveau. Het is dus niet mogelijk om te matchen op een adres of een gezinssysteem. Door het in werking treden van de nieuwe Jeugdwet per 1 januari 2015 is het wel mogelijk om te matchen met andere kinderen die dezelfde ouders hebben of die op hetzelfde adres wonen (gezins-/adresmatch). In de loop van 2015 zal SISA met deze functionaliteit worden uitgebreid. 7. Zijn er nog andere manieren om in SISA te signaleren? Iedere wijkteamprofessional signaleert in SISA met een eigen gebruikersnaam en wachtwoord. SISA is een beveiligde website en vanaf iedere computer/tablet bereikbaar. Per 1 augustus 2014 is er ook een speciaal beveiligde app beschikbaar waarmee professionals op hun Apple en Android smartphones en tablets direct kunnen signaleren. De app is gratis te downloaden in de App Store of via Google Play; Multisignaal Verwijsindex. 8. Ik ben gewend om vanuit mijn SISA account van de moederorganisatie te signaleren. Mag ik dat ook blijven doen wanneer ik als wijkteamprofessional met een hulpvraag aan de slag ga? Nee, de professional signaleert vanuit de organisatie van waaruit hij op dat moment betrokken is bij de jeugdige. Dus als je als wijkteamprofessional betrokken bent, geef je het signaal af vanuit het wijkteam met het SISA wijkteamaccount. Mocht het zo zijn dat je vanuit de account van jouw moederorganisatie al eerder een signaal op dezelfde jeugdige hebt afgegeven, dan sluit je het signaal van de moederorganisatie in SISA af en geef je als wijkteamprofessional een nieuw signaal af. Op termijn zullen eventuele SISA accounts van de moederorganisatie van de wijkteammedewerkers, die volledig in het wijkteam werkzaam zijn, naar gelang de afspraken, komen te vervallen. Wel kan het zijn dat sommige medewerkers hun SISA account van de moederorganisatie behouden of krijgen. Dit omdat het kan voorkomen dat deze medewerker ook een rol heeft in de moederorganisatie waarvoor het afgeven van een signaal in SISA ook noodzakelijk is. Hij behoudt dan zijn bestaande inloggegevens en kan na het inloggen een keuze maken tussen de account van de moederorganisatie of van het wijkteam. 9. Moet ik ook een signaal in SISA afgeven als er al reeds samenwerking/hulpverlening/traject is en/of mijn netwerk al zeer uitgebreid is? Elke organisatie die zich zorgen maakt, of een jeugdige in traject heeft, geeft een signaal af in SISA. Zij doen dit op basis van hun eigen betrokkenheid. Zo kan je altijd zien wie er betrokken is bij de jeugdige. Signaleren in SISA heeft te maken met jouw betrokkenheid kenbaar maken en jouw verantwoordelijkheid nemen. Signaleren is een vaste en vanzelfsprekende stap op het moment dat je betrokken bent en heeft niets te maken met het al kennen van het netwerk. Daarnaast zijn jeugdigen/gezinnen vaak ook bekend in niet-reguliere netwerken en kent SISA een regio-overstijgende functie. SISA heeft via de landelijke verwijsindex een landelijke dekking waardoor ook betrokkenheid van organisaties van (ver) buiten de regio inzichtelijk gemaakt wordt. SISA brengt partijen bij elkaar. Ken je elkaar al, geen probleem. Ken je elkaar nog niet, doe er je voordeel mee. Dit alles in het belang van jouw cliënt. 10. Moet ik ook signaleren als de ouders/jeugdige geen toestemming geven en/of niet willen dat in SISA wordt gesignaleerd? Om te kunnen signaleren is toestemming van ouders/jeugdige niet noodzakelijk. Ouders/verzorgers/jeugdige dienen wel altijd geïnformeerd te worden alvorens een signaal in SISA wordt afgegeven. Hierbij is het belangrijk om duidelijk uit te leggen wat het doel is van SISA. Een signaal in SISA is geen miskenning van ouderschap maar erkenning van de zorg en kenbaar maken van jouw professionele betrokkenheid. Signaleren in SISA is een voorwaarde om goed integraal samen te kunnen werken. Maak eventueel gebruik van het speciale voorlichtingsfilmpje voor ouders dat te vinden is op de website van SISA: www.sisa.rotterdam.nl. 7
11. Waarom is het toch nodig om te signaleren als de ouders/jeugdige al meewerken? SISA is geen escalatie- of opschalingsinstrument. SISA is bedoeld om jouw betrokkenheid kenbaar te maken, dus ook bij ouders/verzorgers/jeugdige die goed meewerken en waarbij het traject goed verloopt. Het al dan niet bereid zijn om mee te werken of juist niet mee te werken, heeft niets met signaleren te maken. Het doel van signaleren in SISA is om jouw betrokkenheid kenbaar te maken en samen met het gezin en andere betrokken professionals tijdig samen te werken en af te stemmen welke aanpak het beste bij het gezin past. 12. Kunnen alle wijkteamprofessionals elkaars signalen inzien? Nee, je kan alleen de signalen inzien die je zelf als individuele werker hebt afgegeven. De wijkteamleider en zijn/haar vervanger hebben instantiebeheerrechten in SISA. Zij kunnen de afgegeven signalen van de professionals van het eigen wijkteam inzien en rapportages/statistieken uitdraaien over het aantal afgegeven signalen vanuit hun eigen wijkteam. 13. Hoelang is mijn afgegeven signaal geldig? Een signaal van het wijkteam is standaard 12 maanden geldig. Twee weken voordat het signaal afloopt ontvangt de wijkteamprofessional een e-mail bericht. Indien gewenst kan het signaal voor wederom 12 maanden worden vernieuwd. Handmatig kan deze termijn aangepast worden, echter altijd tot een maximum van 24 maanden. Indien de wijkteamprofessional zijn signaal niet vernieuwd, wordt deze automatisch afgesloten in SISA en op inactief gezet. Als een wijkteamprofessional korter dan de 12 maanden bij de jeugdige betrokken is, dient het signaal handmatig in SISA op inactief te worden gezet. 14. Hoelang blijven eenmaal afgegeven signalen zichtbaar? Een eenmaal afgegeven signaal blijft zichtbaar zolang het actief is. Een inactief signaal blijft maximaal 5 jaar na de afsluitdatum zichtbaar. Actieve en inactieve signalen van organisaties zijn alleen zichtbaar voor de professionals met een actief signaal. Op de dag dat de jeugdige 23 jaar wordt, worden automatisch alle gegevens van de jeugdige verwijderd, inclusief alle signalen en matches. 15. Wat moet ik doen als ik per ongeluk een signaal in SISA heb afgegeven? Een abusievelijk afgegeven signaal kan de professional nooit zelf verwijderen. Wel kan hij dit signaal beëindigen door het onmiddellijk op inactief te zetten. Het inactieve signaal blijft dan nog wel zichtbaar in SISA. Als het om een daadwerkelijk foutieve invoer gaat, dien je onmiddellijk telefonisch contact op te nemen met SISA. Daarnaast stuur je ook een verzoek tot het verwijderen van het signaal per e-mail naar infosisa@rotterdam.nl. 16. Wat als blijkt dat de hulpvraag toch beter door een andere wijkteamprofessional opgepakt kan worden? Wanneer het dossier aan een andere wijkteamprofessional wordt overgedragen dan moet het signaal in SISA ook aan die andere wijkteamprofessional worden overgedragen. Als het om een professional binnen hetzelfde wijkteam gaat, dan kan de wijkteamprofessional van het eerste signaal handmatig het signaal naar de andere wijkteamprofessional overzetten. Wanneer het dossier naar een wijkteamprofessional van een andere wijkteam wordt overgedragen, dan geeft de nieuwe wijkteamprofessional een nieuw signaal in SISA af en sluit de oude wijkteamprofessional het signaal af door deze op inactief te zetten zodra het nieuwe signaal is afgegeven. 17. Kunnen signalen alleen met de op SISA aangesloten organisaties worden gematcht? Nee, SISA is evenals andere lokale en regionale verwijsindexen aangesloten op de landelijke verwijsindex. Deze fungeert als een paraplu boven heel Nederland en zorgt dat alle signalen bij elkaar worden gebracht. Met de landelijke verwijsindex wordt ook de betrokkenheid van professionals buiten de stadsregionale grenzen inzichtelijk gemaakt. Wanneer een professional in Groningen een signaal afgeeft in de verwijsindex daar (in dit geval verwijsindex Zorg voor de Jeugd Groningen) en een professional in Rotterdam geeft ook een signaal af in SISA, dan ontstaat er een match en wordt middels een e-mail beide professionals op de hoogte gebracht van elkaars betrokkenheid. 8
18. Hoe wordt in SISA bepaald wie de matchregie krijgt en is dit hetzelfde als casusregie? Als er in SISA een match ontstaat kan een professional de matchregie in SISA krijgen. Deze matchregie heeft een andere functie dan die van casusregie. Zie Werkinstructie Casusregie voor meer informatie. Als matchregisseur ben je verantwoordelijk voor het komen tot afstemming na een match (procesverantwoordelijkheid). Bij casusregie heb je tevens een inhoudelijke verantwoordelijkheid. De matchregie in SISA wordt bepaald op basis van procesafspraken en dus op doorzettingsmacht en de wettelijke taak van een organisatie. Casusregie wordt bepaald op basis van inhoudelijke argumenten. De matchregisseur SISA hoeft dus niet automatisch ook de casusregisseur te zijn en vice versa. Als het gaat om matches binnen het werkgebied van SISA (matches in SISA zonder andere lokale verwijsindex), zal de matchregie in de meeste gevallen automatisch vanuit SISA bij de wijkteamprofessional belegd worden. Alleen als het gaat om een match waarbij een organisatie betrokken is vanuit een gedwongen kader (een gecertificeerde instelling zoals Jeugdbescherming Rotterdam Rijnmond) zal SISA de matchregie automatisch bij deze gecertificeerde instelling leggen en niet bij het wijkteam. Bij bovenregionale matches (matches tussen een SISA signaal en een signaal vanuit een andere verwijsindex) vindt er geen automatische toewijzing van de matchregie in SISA plaats. In onderlinge afstemming kan door de professionals zelf bepaald worden wie de matchregisseur wordt. Deze kan vervolgens handmatig in SISA ingesteld worden. 19. Wat moet ik doen als ik een match heb met partijen die ik al ken? Als je een match in SISA krijgt met een partij waarmee je al afstemming hebt en/of samenwerkt, hoef je weinig nieuws te doen. Je gaat dan verder met de reeds bestaande samenwerking. De e- mails die je vanuit SISA over deze organisaties ontvangt zijn ter kennisgeving en daar hoeft niet actief naar gehandeld te worden. Wel dient de matchregisseur (in de meeste gevallen zal dit de wijkteamprofessional zijn) het afstemmingsformulier in te vullen in SISA zodat binnen SISA bekend is dat er al een samenwerkingsverband bestaat. 20. Wat moet ik doen als ik een signaal afgeef en er geen match ontstaat (ook al weet ik dat die er wel moet zijn)? SISA komt nooit in plaats van de reguliere werkzaamheden. Als je een signaal in SISA afgeeft en er ontstaat geen match, dan ga je gewoon verder met jouw eigen werkzaamheden en stappen die genomen moeten worden. Als er geen match in SISA ontstaat maar je weet zeker dat organisaties al bij de jeugdige betrokken zijn, kan je bij deze organisaties hiernaar informeren. Elke aangesloten organisatie hanteert een eigen signaleringsprofiel over het signaleringsmoment in SISA. Het kan zijn dat de zorgen/trajecten nog niet zodanig zijn dat het voldoet aan het signaleringsprofiel van deze organisatie. Indien niet duidelijk is wat het signaleringsprofiel is van die organisatie, kan je daarnaar informeren. Zijn het zorgen welke wel gesignaleerd hadden moeten worden, dan kan je de betreffende medewerker daarop aanspreken. Als structureel niet gesignaleerd wordt, dient dit doorgegeven te worden aan de contactpersonen van SISA. Deze zullen vervolgens in gesprek gaan met de betreffende organisatie. We zijn allen gebaat bij een goede en tijdige signalering. SISA werkt alleen goed als iedereen tijdig signaleert. 21. SISA is de verwijsindex voor jeugdigen tot 23 jaar. Is er ook een verwijsindex voor volwassenen? Op dit moment is er nog geen verwijsindex voor volwassenen. Een dergelijke verwijsindex (verwijsindex voor 0-100 jaar) is wel een wens vanuit vele professionals. Om dit mogelijk te maken is echter een wetswijziging noodzakelijk. De privacywetgeving voor volwassenen is namelijk anders geregeld dan die van jeugdigen. De landelijke politiek zal hier een besluit over moeten gaan nemen. Op korte termijn zal er echter geen verwijsindex 0-100 jaar beschikbaar zijn. 22. Wat is MULTIsignaal? Multisignaal is een samenwerkingsverband dat in 2006 is ontstaan vanuit een aantal expertgemeenten (waaronder Rotterdam) op het terrein van jeugdbeleid. Multisignaal is onder supervisie van deze gemeenten opgericht met als opdracht de lokale samenwerking op het gebied van risicosignalering door het delen van kennis en techniek te bevorderen. Met deze samenwerking worden beheer- en ontwikkelkosten van een verwijsindex onder de gemeenten gedeeld. Multisignaal verzorgt tevens de aansluiting tussen de lokale verwijsindexen die gebruik maken van de Multisignaal-applicatie, op de landelijke verwijsindex. Momenteel maken 300 van alle Nederlandse gemeenten gebruik van de Multisignaal-applicatie. 9
23. Kan iedereen een SISA wijkteam account aanvragen en hoe gaat dit? Nee, uitsluitend professionals die in een wijkteam werkzaam zijn, kunnen een wijkteamaccount aanvragen. Het aanvragen van een account wordt verricht door de wijkteamleider. Hij/zij kan een e-mail sturen naar infosisa@rotterdam.nl. Hierbij moet de voor- en achternaam, (werk)mailadres en (werk)telefoonnummer en wijkteamlocatie van de desbetreffende wijkteamprofessional worden vermeld. Het kan zijn dat een wijkteamprofessional vanuit zijn functie bij de moederorganisatie al een account in SISA heeft. In dit geval behoudt hij zijn inloggegevens en kan hij na het inloggen in SISA een keuze maken tussen de account van de moederorganisatie of van het wijkteam (zie ook vraag 8). 24. Wat moet ik doen als ik bij een ander wijkteam ga werken, mijn contactgegevens wil wijzigen of opheffen? Al deze zaken gaan via jouw wijkteamleider. De wijkteamleider geeft de wijzigingen zo snel mogelijk per e-mail door aan SISA. Stop je met jouw werkzaamheden bij het huidige wijkteam of ga je over naar een ander wijkteam, dan dienen jouw actieve signalen overgezet te worden naar een andere wijkteamprofessional die jouw zaken overneemt. 25. Waar kan ik met mijn vragen over SISA terecht? Meer informatie over SISA is te vinden op de website www.sisa.rotterdam.nl. Tevens heb je met jouw inlog voor SISA ook toegang tot verwijsindex.tv. Op deze website www.verwijsindex.tv, kan je diverse voorlichtingsfilmpjes vinden over de verwijsindex. Heb je andere vragen die niet vanuit de website beantwoord kunnen worden, dan kun je SISA bereiken per e-mail infosisa@rotterdam.nl mailto:of telefonisch op 010 4982472. 10