PROCEDUREREGLEMENT VOOR ONDERZOEKSBURSALEN
Inhoud 1. TOELICHTING... 3 2. HOOFDSTUK I. ALGEMENE BEPALINGEN...4 DE DOCTORAATSBEURSHOUDERS, IN DIT REGLEMENT DOCTORAATSBURSALEN GENOEMD;...4 POSTDOCTORALE ONDERZOEKERS IN HET KADER VAN INTERNATIONALE MOBILITEIT, IN DIT REGLEMENT POSTDOCTORALE BURSALEN GENOEMD...4 3. HOOFDSTUK II. DOCTORAATSBEURS...6 TOT HET EINDE VAN HET LOPENDE ACADEMIEJAAR CONFORM DE VOORWAARDEN VAN DE VERBLIJFSVERGUNNING VOOR BUITENLANDSE STUDENTEN, OF...6 INDIEN DIT KADERT IN EEN OVERBRUGGINGSBEURS DOOR DE UNIVERSITEIT IN AFWACHTING VAN EEN BEURS VAN EEN ERKENDE WETENSCHAPPELIJKE INSTELLING...6 OP HET EINDE VAN DE IN DE OVEREENKOMST BEPAALDE PERIODE;...8 OP EEN VROEGER TIJDSTIP, IN ONDERLING AKKOORD TUSSEN PROMOTOR EN BURSAAL;...8 OP SCHRIFTELIJK EN GEMOTIVEERD VERZOEK VAN DE BURSAAL, UITERLIJK MEE TE DELEN ÉÉN MAAND VOOR HET BEOOGDE EINDE VAN DE BEURS...8 4. HOOFDSTUK III. POSTDOCTORALE BEURS IN HET KADER VAN INTERNATIONALE MOBILITEIT... OP HET EINDE VAN DE IN DE OVEREENKOMST BEPAALDE PERIODE;...10 OP EEN VROEGER TIJDSTIP, IN ONDERLING AKKOORD TUSSEN PROMOTOR EN POSTDOCTORALE BURSAAL;... 10 OP SCHRIFTELIJK EN GEMOTIVEERD VERZOEK VAN DE POSTDOCTORALE BURSAAL, UITERLIJK MEE TE DELEN ÉÉN MAAND VOOR HET BEOOGDE EINDE VAN DE BEURS...10 5. OVERGANGSBEPALINGEN... 11
1. TOELICHTING Dit reglement omvat de procedurele bepalingen m.b.t. onderzoeksbeurzen die door de universiteit worden toegekend aan doctoraats- en postdoctorale onderzoekers die zich buiten een arbeidsovereenkomst met onderzoek bezighouden. De doctoraats- en postdoctoraatsbeurzen kunnen nooit worden toegekend ten laste van de werkingsuitkeringen van de universiteit. Deze onderzoeksbeurzen zijn onder bepaalde voorwaarden vrijgesteld van belastingen. Voor doctoraatsbeurzen geldt de vrijstelling van belasting maximum 48 maanden en voor postdoctoraatsbeurzen in het kader van internationale mobiliteit wordt de fiscale vrijstelling voor maximum 36 maanden aan de verkrijger-bursaal verleend. Dit reglement is enkel van toepassing voor doctoraats- en postdoctoraatsbeurzen die onderhevig aan sociale bijdragen (in België), zodat de bursaal rechten in de sociale zekerheid opbouwt, maar tussen de bursaal en de universiteit bestaat er geen arbeidsrechtelijke band. Andere beurzen zonder onderwerping aan de sociale zekerheid worden door de International Relations and Mobility office beheerd en vallen niet onder de toepassing van dit reglement. De bursaal is geen werknemer van de universiteit. De beursovereenkomst regelt slechts de betalingsmodaliteiten en de begin- en einddatum van de toekenning van een beurs(periode), en is in geen geval onderworpen aan de wettelijke bepalingen inzake arbeidsovereenkomsten. Er dient een onderscheid gemaakt te worden tussen de aanvraag om financiering van het doctoraat (= een beurs) en de administratieve aanvraag om toegelaten te worden tot het voorbereiden van een doctoraatsproefschrift. Deze laatste wordt geregeld in het centraal reglement voor de toekenning van de academische graad van doctor alsook in de aanvullende facultaire doctoraatsreglementen. De doctoraatsbursaal is verplicht ingeschreven als student. Alle reglementen die van toepassing zijn voor de studenten, zijn eveneens van toepassing voor de doctoraatsstudent. 3
2. HOOFDSTUK I. ALGEMENE BEPALINGEN Begrippen universiteit: de Vrije Universiteit Brussel, exclusief het Universitair Ziekenhuis Brussel (UZ Brussel). Toepassingsgebied Dit reglement is van toepassing op houders van een onderzoeksbeurs - de doctoraatsbeurshouders, in dit reglement doctoraatsbursalen genoemd; - postdoctorale onderzoekers in het kader van internationale mobiliteit, in dit reglement postdoctorale bursalen genoemd. De algemene bepalingen van hoofdstuk I zijn van toepassing op doctoraats- en postdoctorale bursalen. Geen arbeidsrechtelijke band Tussen de bursaal en de universiteit bestaat er geen arbeidsrechtelijke band. De beurs is geen vergoeding voor prestaties in opdracht van de universiteit of van een derde en wordt niet als loon beschouwd. Neutraliteit Voor de leesbaarheid van de tekst wordt enkel een neutrale of de mannelijke persoonsvorm gebruikt. De bepalingen over een bursaal gelden uiteraard zonder genderonderscheid. Het Europese Handvest voor onderzoekers en de Gedragscode voor de rekrutering van onderzoekers De selectie, evaluatie, begeleiding en uitstroom van de onderzoeksbursalen gebeuren met inachtneming van de aanbevelingen van de Europese Commissie van 11 maart 2005 betreffende het Europese Handvest voor onderzoekers en de Gedragscode voor de rekrutering van onderzoekers, zoals onderschreven door de universiteit. Fiscale vrijstelling De doctoraatsbeurzen en postdoctorale beurzen zijn vrijgesteld van belasting. Sociale zekerheid Doctoraatsbeurzen en postdoctoraatsbeurzen toegekend aan bursalen afkomstig uit lidstaten van de Europese Unie en uit landen met wie België een bi- of multilaterale overeenkomst heeft gesloten 1, zijn onderworpen aan de inhouding van een volledige RSZ-bijdrage. Dit houdt in dat de bursalen persoonlijk in alle sectoren van de sociale zekerheid verzekerd zijn (met inbegrip van werkloosheid en pensioenrechten). 1 Lijst van landen met een bilateraal RSZ-verdrag: op intranet 4
Doctoraatsbeurzen en postdoctorale beurzen toegekend aan niet EU-onderdanen met tijdelijk verblijf die geen onderdaan zijn van een land waarmee België een verdrag heeft afgesloten inzake sociale zekerheid, zijn onderworpen aan de inhouding van een gedeeltelijke RSZbijdrage, zijnde de sectoren ziekte en invaliditeit, geneeskundige verzorging en kinderbijslag. Onderwerping aan het gedeeltelijke stelsel opent geen rechten op werkloosheidsuitkering. Er worden evenmin pensioenrechten opgebouwd. Visum en verblijfsvergunning niet-eer onderdanen De toekenning van een onderzoeksbeurs aan onderdanen van landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) gebeurt op basis van een geldige verblijfsvergunning, hetzij in een studentenstatuut (voor doctoraatsbursalen), hetzij op basis van een vrijstelling van arbeidskaart (voor postdoctorale bursalen) conform de geldende wetgeving. Voorafgaandelijk aan eerste aankomst in België, dient de kandidaat-bursaal een geldig visum aan te vragen, indien hij afkomstig is van een land waar een visumplicht voor België geldt. Compliance De dossiers met betrekking tot toekenning van onderzoeksbeurzen worden voorafgaandelijk aan de ondertekening van de beursovereenkomst door de dienst personeel gescreend op volledigheid en getoetst aan conformiteit met de bepalingen van dit reglement en andere toepasselijke regelgeving. Handhaving De decaan is belast met het toezicht op de handhaving van de bepalingen van dit reglement en kan daartoe de bursaal tot de orde roepen. 5
3. HOOFDSTUK II. DOCTORAATSBEURS Doelstelling van de beurs Een doctoraatbeurs wordt toegekend om de bursaal toe te laten wetenschappelijk onderzoek te verrichten ter voorbereiding van een doctoraat. De doctoraatsbeurs mag niet gebruikt worden voor prestaties in opdracht van de universiteit of een derde partij. Uitsluitend voltijdse beurzen kunnen worden toegekend. Toelatingsvoorwaarden De diplomavereisten en toelatingsvoorwaarden tot de voorbereiding van het doctoraatsproefschrift en het examen voor de academische graad van doctor zijn opgenomen in het centraal reglement voor de toekenning van de academische graad van doctor 2 alsook in de aanvullende facultaire doctoraatsreglementen. Uitsluiting Een doctoraatsbeurs kan niet worden toegekend aan een kandidaat die voor de aanvang van de doctoraatsbeurs voor de universiteit werkzaamheden heeft verricht in het kader van een mandaat als assistent bezoldigd ten laste van de werkingsmiddelen, gedurende meer dan 12 maanden (gecumuleerd). Inschrijving als doctoraatsstudent De effectieve uitwerking van de doctoraatsbeurs is onderworpen aan de opschortende voorwaarde van inschrijving van de bursaal als doctoraatsstudent aan de universiteit. Duur Een fiscaal vrijgestelde doctoraatsbeurs kan worden toegekend voor een maximum periode van 48 maanden. Eventuele voorafgaande perioden als FWO-aspirant of IWT-bursaal worden in rekening gebracht bij de berekening van de maximumduur. In de regel wordt de doctoraatsbeurs toegekend voor periodes van 1 jaar, doorgaans academiejaren. Kortere periodes kunnen slechts toegestaan worden: - Tot het einde van het lopende academiejaar conform de voorwaarden van de verblijfsvergunning voor buitenlandse studenten, of - Indien dit kadert in een overbruggingsbeurs door de universiteit in afwachting van een beurs van een erkende wetenschappelijke instelling. 2 Reglement goedgekeurd door de Raad van Bestuur op 4 maart 2014 6
Het voorstel tot toekenning van een doctoraatsbeurs De toekenning van een beurs kan enkel na een positieve beslissing van de faculteit houdende de toelating tot de voorbereiding van een doctoraatsproefschrift. Na screening van de dossiers van de potentiële kandidaten wordt de aanvraag tot toekenning van een beurs door de promotor aan de decaan gericht. De decaan maakt het volledige dossier van de geselecteerde kandidaat aan de personeelsdienst over met het oog op het opstellen van een beursovereenkomst en het vervullen van alle formaliteiten inzake sociale zekerheid en onthaal. Het dossier omvat een voorstel tot toekenning van een doctoraatsbeurs, een ingevulde inlichtingenformulier, een CV van de kandidaat en een afschrift van zijn diploma. Ondertekening van de beursovereenkomst De bevoegde instantie is gemachtigd om de beursovereenkomst in naam van de universiteit te ondertekenen. De beursovereenkomst wordt in tweevoud ondertekend. Verlenging van een lopende beurs Verlenging van een lopende beurs is slechts mogelijk na positief advies inzake de vordering van het doctoraatsonderzoek. Schorsing van de beurs De doctoraatsbeurs kan geschorst worden tijdens de periode van langdurig ziekteverlof, zwangerschaps- en borstvoedingsverlof, ouderschapsverlof en palliatief verlof. In deze gevallen wordt de beurs verlengd met de periode tijdens dewelke het niet werd uitgekeerd. Verlengingen van minder dan twee weken worden niet in aanmerking genomen. In geval van schorsing bij ziekte, zwangerschap- en borstvoedingsverlof, ouderschapsverlof en palliatief verlof, worden de formulieren bij de dienst personeel ingediend, met het oog op het vervullen van de wettelijke formaliteiten. Tijdelijke onderbreking van het onderzoek Een tijdelijke onderbreking van het doctoraatsonderzoek zonder schorsing van de beurs - kan worden toegekend omwille van activiteiten buiten de universiteit die rechtstreeks in verband staan met de doctoraatswerkzaamheden van de bursaal (studieverblijf, deelname aan conferenties, seminaries enz.). Het verzoek tot het bekomen van een tijdelijke schorsing of onderbreking van de doctoraatswerkzaamheden wordt gericht aan de promotor. De decaan beslist over de gevraagde onderbreking, rekening houdend met het advies van de promotor. De onderbreking brengt geen wijziging aan de einddatum van de beurs mee. Vrije dagen Buiten weekenddagen en wettelijke en universitaire - feestdagen, heeft de bursaal jaarlijks recht op 20 vrije dagen in de lopende beursperiode, aangevuld met 15 bijkomende dagen, pro rata te bereken in functie van de startdatum van de lopende beursperiode. 7
Gedurende deze vrije dagen dient de bursaal niet beschikbaar te zijn. De vrije dagen worden doorgaans vastgelegd in samenspraak met de promotor. Einde van de beurs De beursovereenkomst neemt een einde Op het einde van de in de overeenkomst bepaalde periode; Op een vroeger tijdstip, in onderling akkoord tussen promotor en bursaal; Op schriftelijk en gemotiveerd verzoek van de bursaal, uiterlijk mee te delen één maand voor het beoogde einde van de beurs Intrekking van de beurs De doctoraatsbeurs kan worden ingetrokken in geval van een aantoonbare tekortkoming in het naleven van de wederzijdse afspraken en in het onderzoekswerk waarvoor de beurs werd toegekend. Een vastgestelde overtreding van de regels m.b.t. wetenschappelijke integriteit kan leiden tot de onmiddellijke intrekking van de beurs. De promotor die een ernstige tekortkoming vaststelt, brengt de decaan hiervan op de hoogte. Binnen de 7 dagen hoort de decaan de bursaal. De bursaal heeft het recht om zich te laten bijstaan door een raadgever. De uitnodiging hiervoor wordt aan de bursaal gericht middels een aangetekend schrijven. Het niet ingaan op de uitnodiging wordt beschouwd als verzaken aan het hoorrecht behalve indien de bursaal zich met voorafgaandelijk akkoord van de promotor in het buitenland bevindt. Ingeval de decaan beslist - na het horen van de bursaal of bij verzaking aan het hoorrecht - om de beurs in te trekken, kan de bursaal binnen de 10 dagen beroep aantekenen tegen deze beslissing bij het faculteitsbestuur dat een definitieve beslissing neemt omtrent de intrekking van de beurs, rekening houdend met de grieven van de bursaal en alle relevante elementen van het dossier. Bedrag van de beurs De beurs bedraagt jaarlijks niet meer dan het nettoloon toegekend aan wetenschappelijk personeel met dezelfde kwalificaties en in gelijke gezinssituatie. 8
4. HOOFDSTUK III. POSTDOCTORALE BEURS IN HET KADER VAN INTERNATIONALE MOBILITEIT Doelstelling De postdoctorale beurs in het kader van internationale mobiliteit biedt aan de postdoctorale bursaal de mogelijkheid om wetenschappelijk ongebonden onderzoek te verrichten, in het raam van de verderzetting van zijn eigen onderzoekswerkzaamheden, buiten dienstverband. De postdoctorale bursaal kan geen taken uitvoeren in opdracht van de promotor of van een derde partij. Toelatingsvoorwaarden Om geselecteerd en uitgenodigd te worden als postdoctorale bursaal dient de kandidaat houder te zijn van een doctoraatsdiploma, uitgereikt door een niet-belgische universiteit. De postdoctorale bursaal kan slechts met één universiteit tegelijk een postdoctoraatsbeursovereenkomst afsluiten. Een beursovereenkomst sluit iedere andere arbeids- of dienstverleningsovereenkomst met een andere natuurlijk of rechtspersoon uit. Duur Een postdoctorale beurs kan worden toegekend voor een maximum periode van 3 jaar. Wanneer de postdoctoraatsbeurs voor een periode korter dan 3 jaar wordt toegekend, kan deze verlengd worden mits positieve evaluatie van de wetenschappelijke prestaties van de postdoctorale bursaal. De promotor Elk lid van het zelfstandig academisch personeel kan als promotor van een postdoctorale bursaal optreden. De promotor behoort tot de ontvangende vakgroep en staat in voor de verwerving van de financiële middelen die nodig zijn voor de toekenning van de postdoctorale beurs. De procedure Na screening van potentiële kandidaten wordt de aanvraag tot toekenning van een postdoctoraatsbeurs door de promotor aan de decaan gericht. De decaan maakt het volledige dossier van de geselecteerde kandidaat aan de personeelsdienst over met het oog op het opstellen van een beursovereenkomst en het vervullen van alle formaliteiten inzake sociale zekerheid en onthaal. Het dossier omvat een voorstel tot toekenning van een postdoctoraatsbeurs, een ingevulde inlichtingenformulier, een CV van de kandidaat en een afschrift van zijn diploma. Ondertekening van de beursovereenkomst De bevoegde instantie is gemachtigd om de postdoctoraatsbeursovereenkomst in naam van de universiteit te ondertekenen. De postdoctoraatsbeursovereenkomst wordt in tweevoud ondertekend.
Verlenging van een lopende beurs Verlenging van een lopende beurs is slechts mogelijk na positief advies van de promotor. Schorsing van de beurs De postdoctoraatsbeurs kan geschorst worden tijdens de periode van langdurig ziekteverlof, zwangerschaps- en borstvoedingsverlof, ouderschapsverlof en palliatief verlof. In geval van schorsing bij ziekte, zwangerschap- en borstvoedingsverlof, ouderschapsverlof en palliatief verlof, worden de formulieren bij de dienst personeel ingediend, met het oog op het vervullen van de wettelijke formaliteiten. Tijdelijke onderbreking van het onderzoek Een tijdelijke onderbreking van het onderzoek zonder schorsing van de beurs - kan worden toegekend omwille van activiteiten buiten de universiteit die rechtstreeks in verband staan met de onderzoekswerkzaamheden van de bursaal (studieverblijf, deelname aan conferenties, seminaries enz.). Het verzoek tot het bekomen van een tijdelijke schorsing of onderbreking van de onderzoekswerkzaamheden wordt gericht aan de promotor. De decaan beslist over de gevraagde onderbreking, rekening houdend met het advies van de promotor. De onderbreking brengt geen wijziging aan de einddatum van de beurs mee. Vrije dagen Buiten weekenddagen en wettelijke en universitaire - feestdagen, heeft de bursaal jaarlijks recht op 20 vrije dagen in de lopende beursperiode, aangevuld met 15 bijkomende dagen, pro rata te bereken in functie van de startdatum van de lopende beursperiode. Gedurende deze vrije dagen dient de bursaal niet beschikbaar te zijn. De vrije dagen worden in gezamenlijk overleg met de promotor vastgesteld. Einde van de beurs De postdoctoraatsbeursovereenkomst neemt een einde Op het einde van de in de overeenkomst bepaalde periode; Op een vroeger tijdstip, in onderling akkoord tussen promotor en postdoctorale bursaal; Op schriftelijk en gemotiveerd verzoek van de postdoctorale bursaal, uiterlijk mee te delen één maand voor het beoogde einde van de beurs Intrekking van de beurs De postdoctoraatsbeurs kan worden ingetrokken in geval van een aantoonbare tekortkoming in het naleven van de wederzijdse afspraken en in het onderzoekswerk waarvoor de beurs werd toegekend. Een vastgestelde overtreding van de regels m.b.t. wetenschappelijke integriteit kan leiden tot de onmiddellijke intrekking van de beurs. 10
De promotor die een ernstige tekortkoming vaststelt, brengt de decaan hiervan op de hoogte. Binnen de 7 dagen hoort de decaan de bursaal. De postdoctorale bursaal heeft het recht om zich te laten bijstaan door een raadgever. De uitnodiging hiervoor wordt aan de postdoctorale bursaal gericht middels een aangetekend schrijven. Het niet ingaan op de uitnodiging wordt beschouwd als verzaken aan het hoorrecht behalve indien de postdoctorale bursaal zich met voorafgaandelijk akkoord van de promotor in het buitenland bevindt. Ingeval de decaan beslist - na het horen van de bursaal of bij verzaking aan het hoorrecht - om de beurs in te trekken, kan de bursaal binnen de 10 dagen beroep aantekenen tegen deze beslissing bij het faculteitsbestuur dat een definitieve beslissing neemt omtrent de intrekking van de beurs, rekening houdend met de grieven van de bursaal en alle relevante elementen van het dossier. Een vastgestelde overtreding van de regels m.b.t. wetenschappelijke integriteit kan leiden tot de onmiddellijke intrekking van de beurs. Bedrag van de beurs De postdoctorale beurs wordt maandelijks toegekend en bedraagt niet minder dan het nettoloon toegekend aan wetenschappelijk personeel houders van een masterdiploma met dezelfde kwalificaties en in gelijke gezinssituatie. Het maximum beursbedrag is gelijk aan het (maximum)nettoloon van postdoctoraal wetenschappelijk personeel tewerkgesteld aan de universiteit met een arbeidsovereenkomst. Postdoctorale bursalen kunnen geen aanspraak maken op vakantiegeld noch eindejaarstoelage. 5. OVERGANGSBEPALINGEN Dit reglement treedt in werking op 1 oktober 2015. Het wordt toegepast op alle procedures die vanaf 1 oktober 2015 worden opgestart. De bepalingen van het bestaande VUB-reglement inzake het academisch personeel en houders van onderzoeksbeurzen, en in het bijzonder de bepalingen van hoofdstuk XV, worden vanaf de inwerkingtreding van dit reglement opgeheven. 11