De organisatie en gezagstructuur van stichting Prisma Almere Datum 29 november 2011 Versiebeheer Versie definitief Status Vastgesteld RvT 29 november 2011 29 november 2011 Versie def pagina 1 van 8
Inhoudsopgave I. Inleiding... 3 II. Uitgangspunten van de organisatie en gezagstructuur... 3 III. Organigram... 4 IV. Governance... 5 a) Raad van Toezicht... 5 b) College van Bestuur... 5 c) Directeuren... 6 d) Stichtingsbureau... 6 e) Controller... 6 f) De Directeurenraad... 7 g) Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad... 7 h) De Medezeggenschapsraad... 7 V. Bestuurlijke documenten... 7 VI. Overleggen en verslagen... 8 a) RvT... 8 b) CvB... 8 c) Directeurenraad... 8 d) GMR... 8 e) MR... 8 f) Stichtingsbureau... 8 g) Controller... 8 29 november 2011 Versie def pagina 2 van 8
I. Inleiding In dit artikel beschrijft het College van Bestuur (CvB) de relatie tussen de verschillende bestuurlijke gremia van de stichting Prisma Almere. Het CvB acht het van belang dat iedere werknemer en belanghebbende binnen en buiten de stichting via dit artikel een helder beeld krijgt van de bestuurlijke rollen binnen de stichting. De vastlegging in dit artikel is geen statisch gegeven. De structuur kan worden aangepast als de organisatie of de omgeving daarom vraagt. Uitgangspunt is dat de beschrijving van de bestuurlijke organisatie de stichting en de medewerkers moet ondersteunen bij het behalen van de vastgestelde doelen. II. Uitgangspunten van de organisatie en gezagstructuur De stichting kent een zestal gremia die allen een belangrijke rol spelen in de bestuurlijke organisatie van de stichting Prisma. 1. De Raad van Toezicht (RvT) houdt toezicht op het functioneren van het CvB. 2. Het CvB is het bevoegd gezag en derhalve eindverantwoordelijk voor het (uitvoeren van het) beleid van de stichting en de onder de stichting vallende scholen. Het CvB legt verantwoording af aan de RvT. Het CvB verstrekt directeuren en stafhoofden taken en bevoegdheden voor hun handelen. Zodat directeuren en stafhoofden kunnen handelen namens het bevoegd gezag van de stichting. 3. Conform wet- en regelgeving heeft de stichting een Gezamenlijke Medezeggenschapsraad (GMR) op stichtingsniveau en een Medezeggenschapsraad (MR) op schoolniveau. De (G)MR heeft bij wet vastgelegde bevoegdheden en plichten, waaronder in voorkomende gevallen adviesrecht of instemmingsrecht. 4. De directeuren zijn integraal verantwoordelijk voor hun school binnen de door het CvB vastgestelde kaders en leggen verantwoording af over het gevoerde beleid en behaalde resultaten aan het CvB. In het managementstatuut zijn instructies vastgelegd voor directeuren voor het uitoefenen van taken en bevoegdheden namens het CvB (bevoegd gezag). 5. De directeuren vormen gezamenlijk de directeurenraad (DR). De DR is een adviesorgaan van het CvB en kan gevraagd en ongevraagd het CvB van adviezen voorzien. 6. Het CvB wordt ondersteund door het stichtingsbureau, waarin een aantal disciplines/staven vertegenwoordigd zijn. De staven worden aangestuurd door een hoofd van staf. De hoofden van de staven ontvangen van het CvB taken en bevoegdheden om namens het CvB (bevoegd gezag) te handelen. 29 november 2011 Versie def pagina 3 van 8
III. Organigram Raad van Toezicht College van Bestuur Stichtingsbureau Controller Directeur school Directeur school Directeur school Directeur school In de rode cirkel is de directeurenraad weergegeven. 29 november 2011 Versie def pagina 4 van 8
IV. Governance a) Raad van Toezicht De Raad van Toezicht houdt toezicht op de verwezenlijking van de grondslag en doelstelling van de stichting evenals op het functioneren van het bestuur. De RvT benoemt en ontslaat de leden van het CvB en stelt hun arbeidsvoorwaarden vast. Goedkeuring door de RvT (conform artikel 13.5 van de statuten) is vereist met betrekking tot onder andere het vaststellen van begroting, jaarverslag, jaarrekening, strategisch plan en meerjarenbeleidsplan van de stichting. De RvT toetst de rechtmatigheid en doelmatigheid van de bestede middelen (de RvT benoemt de accountant), ziet toe op de uitvoering vanhet strategisch beleid waaronder de responsiviteit van de stichting (de mate waarin de stichting reageert op vragen en ontwikkelingen in de maatschappij). De RvT vergadert met of zonder het College van Bestuur ongeveer zes keer per jaar. De RvT kan de stafhoofden uitnodigen op de vergadering. De RvT heeft jaarlijks een informele bijeenkomst met de leden van de GMR. Eveneens heeft de RvT jaarlijks een bijeenkomst met de Directeurenraad. Twee keer per jaar vindt een werkbezoek van leden van de RvT op enkele scholen plaats. De RvT kan commissies instellen. De RvT beschikt over de bevoegdheid wijzigingen aan te brengen in de statuten van de stichting. b) College van Bestuur Het College van Bestuur (CvB) is het bevoegd gezag van de tot stichting behorende scholen. Het CvB stelt de missie en de doelen van Prisma vast. Het CvB is de werkgever van de medewerkers van Prisma. Het CvB stuurt de schooldirecteuren en de stafhoofden aan. Het CvB draagt taken en bevoegdheden over aan directeuren en stafhoofden. Het CvB kan te allen tijde aanwijzingen geven aan stafhoofden en directeuren omtrent de uitoefening van hun functies en veranderingen aanbrengen in taken en/of bevoegdheden van stafhoofden en directeuren. Het CvB bestaat uit één persoon. Indien het CvB uit meerdere personen bestaat, wordt vervanging bij afwezigheid onderling geregeld. Indien het CvB uit één persoon bestaat (of als het volledige CvB afwezig is) is de vervanging als volgt geregeld. De hoofden van de afdelingen van het Stichtingsbureau nemen zelfstandig besluiten over zaken aangaande hun eigen afdeling en voorzover deze besluiten binnen de kaders blijven zoals deze gesteld zijn door de begroting, het strategisch beleidsplan, de functieomschrijving en eventuele projectactiviteiten. Bij twijfel wordt het besluit voorgelegd aan de collega hoofden van afdelingen van het Stichtingsbureau. Bij ziekte of langdurige afwezigheid van het CvB is hoofd P&O de waarnemer van het CvB in interne en externe contacten. Het hoofd P&O neemt derhalve tijdelijk- de rol van het bevoegd gezag op zich. De waarnemer van het CvB kan de andere hoofden van het stichtingsbureau (bestuurlijke) taken van het CvB opdragen, voor zover deze in het verlengde van hun portefeuille liggen. In het overleg van het stichtingsbureau (breed stafoverleg) vindt afstemming plaats tussen de waarnemer van het CvB en de overige hoofden van staf. Indien de waarnemer van het CvB geconfronteerd wordt met onderwerpen die buiten de kaders liggen, voert de waarnemer van het CvB overleg met de voorzitter van de RvT, en volgt de waarnemer de aanwijzingen van de voorzitter van de RvT op. In overige aangelegenheden staat het de waarnemer van het CvB vrij de voorzitter van de Raad van Toezicht consulteren. De door de waarnemer genomen (bestuurlijke) besluiten worden door hem systematisch vastgelegd. Bij eerste gelegenheid worden de geregistreerde besluiten voorgelegd aan het CvB en wordt de waarnemer decharge verleend. Mochten besluiten zijn genomen waaraan het CvB niet zijn instemming kan verbinden, dan worden die direct gerapporteerd aan de RvT en in de eerste volgende vergadering met de RvT besproken. 29 november 2011 Versie def pagina 5 van 8
c) Directeuren Op basis van de taken en bevoegdheden die directeuren van het CvB hebben ontvangen zijn directeuren integraal verantwoordelijk voor de uitvoering van het stichtingsbeleid en de bijbehorende resultaten in hun school. De directeuren zijn integraal verantwoordelijk hetgeen wil zeggen dat zij ten aanzien van hun school verantwoordelijk zijn voor alles: de onderwijsresultaten, het personeelsbeleid, het financiële beheer, huisvestingszaken etc.. De taken en bevoegdheden verkregen van het bevoegd gezag (CvB) van de directeuren staan nader beschreven in het managementstatuut. Het CvB kan de bevoegdheden en opgedragen taken van een directeur te allen tijde ongedaan maken. Een directeur kan die taken en bevoegdheden nimmer aan een andere persoon overdragen. Het CvB kan met een directeur een managementovereenkomst afsluiten. In de managementovereenkomst staan de verwachtingen die het CvB heeft ten aanzien van het functioneren van de directeur en de te behalen resultaten. Tevens bevat de managementovereenkomst afspraken over de ondersteuning die een directeur ontvangt van het CvB voor een goede uitoefening van zijn/haar taken en bevoegdheden. Een managementovereenkomst wordt door het CvB en door de desbetreffende directeur ondertekend. Een deel van de ondersteuning door het CvB zal uitgevoerd worden door het stichtingsbureau namens het CvB. d) Stichtingsbureau Het stichtingsbureau ondersteunt het College van Bestuur bij het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid van de stichting. Namens het CvB ondersteunt het stichtingsbureau de schooldirecties en de andere geledingen binnen de stichting. De stafhoofden hebben hiervoor van het CvB taken en bevoegdheden overgedragen gekregen. Hetgeen wil zeggen dat de stafhoofden voor die opgedragen taken en bevoegdheden namens het CvB (bevoegd gezag) handelen. De stafhoofden bereiden de besluitvorming van het bevoegd bezag (het CvB of anderen namens het CvB) voor. Dat doen de stafhoofden in goed overleg met de directeuren en/of de directeurenraad (DR), met de collega s van de andere staven en in voorkomende gevallen met de overige medewerkers van de stichting, (G)MR en eventueel derden (zoals het administratiekantoor, de gemeenten, de PO-Raad, de accountant, etc.). Door de besluitvorming op deze wijze voor te bereiden wordt de kwaliteit en de voorspelbaarheid van besluitvorming door het CvB vergroot. Het stichtingsbureau kent behalve een secretariaat de volgende stafdiensten, die geleid worden door een hoofd van staf: Onderwijs en Kwaliteitszorg Personeel en Organisatie Financiën en Beheer Control (nog niet gerealiseerd) e) Controller De Controller helpt het CvB bij het beheersen van de organisatie. Waar Financiën en Beheer (en de andere staven van het stichtingsbureau) gericht zijn op een adequate registratie van de werkelijkheid, gebruikt een controller de geregistreerde gegevens om verbanden te leggen met de (strategische) doelen van de stichting. De Controller vertaalt de gegevens naar managementinformatie. Zodat CvB en/of directeuren besluiten kunnen nemen. Aldus wordt een verbinding aangebracht tussen de dag dagelijkse praktijk van het onderwijs en de bedrijfsvoering (-sdoelen) van de stichting. Voor de uitoefening van zijn functie krijgt de Controller taken en bevoegdheden van het CvB. De Controller rapporteert aan het CvB. 29 november 2011 Versie def pagina 6 van 8
Er is geen directe lijn tussen RvT en Controller. In overleggen tussen CvB en RvT kan het CvB (al dan niet gevraagd door de RvT) de controller meenemen voor nadere toelichting aan de RvT. f) De Directeurenraad De Directeurenraad is een adviesorgaan van het CvB en speelt daardoor een cruciale rol binnen de stichting. Op basis van het strategisch meerjarenplan formuleren de stafleden het jaarplan van de eigen afdeling en de directeuren het eigen schooljaarplan. Deze plannen leveren de input voor de agenda van de Directeurenraad en de stafoverleggen met het CvB. Het CvB draagt geen bevoegdheden of taken van het bevoegd gezag over aan de DR. De DR kan derhalve geen besluiten namens het bevoegd gezag nemen. Een directeur kan taken en bevoegdheden die door het bevoegd gezag verkregen zijn nimmer overdragen aan de DR. De DR kan derhalve nimmer in de plaats treden van de hiërarchische lijn tussen directeur en bevoegd gezag. Zoals hiervoor gesteld kan het CvB taken en bevoegdheden overdragen aan een of meerdere stafhoofden en die stafhoofden vervolgens opdragen om namens het bevoegd gezag met de DR te spreken. g) Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad De GMR fungeert als gesprekspartner voor het Bestuur met betrekking tot de vaststelling of wijziging van het schooloverstijgend beleid. Voor specifieke zaken heeft de GMR instemmings- of adviesrecht, zoals is vastgelegd in de wet op de medezeggenschap. De GMR wordt adequaat gefaciliteerd, terwijl de leden, beschikkend over goede communicatieve en onderhandelingsvaardigheden, een hoge mate van materiedeskundigheid ontwikkelen. De taken en bevoegdheden van de GMR liggen vast in het reglement van de GMR. De GMR bestaat uit vertegenwoordigers van de personeelsleden en uit vertegenwoordigers van ouders. h) De Medezeggenschapsraad De rol van de Medezeggenschapsraad is van groot belang binnen de school. In de MR zijn personeel en ouders vertegenwoordigd. De directeur vertegenwoordigt het bestuur. De directeur informeert de MR over te ontwikkelen beleid. Veel beleidsbeslissingen vallen onder het instemmings- of adviesrecht van (een deel van) de MR. De taken en bevoegdheden van de MR liggen vast in het reglement van de MR en voorts in de wet op de medezeggenschap. V. Bestuurlijke documenten De doelstellingen van de stichting zijn vastgelegd in de statuten. De taken en bevoegdheden van het College van Bestuur, evenals de relatie tussen de Raad van Toezicht en het College van Bestuur zijn geregeld in de statuten van de stichting en het reglement Raad van Toezicht en het reglement College van Bestuur. De verhouding tussen het College van Bestuur en de directeuren is geregeld in het Managementstatuut van de stichting. In het reglement van de (G)MR en in de wet is de verhouding tussen CvB en (G)MR vastgelegd. De administratieve gang van zaken is vastgelegd in de beschrijving van de Administratieve Organisatie en Interne Controle van Stichting Prisma Almere. 29 november 2011 Versie def pagina 7 van 8
VI. Overleggen en verslagen a) RvT De RvT komt tenminste 5 keer per jaar bij elkaar. Normaliter in aanwezigheid van het CvB. Van elk overleg worden de notulen vastgelegd en vastgesteld. De notulen van de RvT zijn niet openbaar. De bestuurder kan de stafleden kennis laten nemen van de inhoud van de verslagen. De RvT heeft infomeel overleg met de GMR en met de Directeurenraad. Van dit overleg wordt een verslag gemaakt. Dit verslag wordt verspreid onder de deelnemers van deze overleggen. b) CvB Indien het CvB uit meerdere personen bestaat, wordt van het overleg van het CvB een kort verslag gemaakt met actielijst. Het verslag en de actielijst van het CvB zijn niet openbaar. De besluitenlijst gaat naar de DR. c) Directeurenraad Van de bijeenkomsten van de directeurenraad worden verslagen en actielijsten opgemaakt en vastgesteld. De verslagen en actielijsten worden onder de deelnemers van het overleg van de directeurenraad verstrekt. d) GMR Van de bijeenkomsten van de GMR worden verslagen en actielijsten opgemaakt en vastgesteld. De verslagen en actielijsten worden onder de deelnemers van het overleg verspreid. e) MR Van de bijeenkomsten van de MR worden verslagen en actielijsten opgemaakt en vastgesteld. De verslagen en actielijsten worden onder de deelnemers van het overleg verspreid. f) Stichtingsbureau Van de bijeenkomsten/werkoverleggen van het Stichtingsbureau worden verslagen en actielijsten opgemaakt en vastgesteld. De verslagen en actielijsten worden onder de deelnemers van het overleg verstrekt. Van de werkoverleggen tussen CvB en Stichtingsbureau worden verslagen en actielijsten opgemaakt en vastgesteld. De verslagen en actielijsten worden verspreid onder de deelnemers van het overleg. g) Controller Van de werkoverleggen tussen CvB en/of Stichtingsbureau en Controller worden verslagen en actielijsten opgemaakt en vastgesteld. De verslagen en actielijsten worden verspreid onder de deelnemers van het overleg. 29 november 2011 Versie def pagina 8 van 8