Informatienota voor vrijwilligers januari 2015
2 INFORMATIENOTA VOOR ONZE VRIJWILLIGERS 1. WIE IS VRIJWILLIGER? Al wie vrijwillig en onbezoldigd een activiteit binnen, voor en in opdracht van onze vzw s verricht. Wettelijk gezien is vrijwilligerswerk pas mogelijk vanaf het jaar waarin de persoon 16 jaar wordt. 2. ONZE VZW S EN HUN DOELSTELLINGEN 2.1. Vereniging van Blinden en Slechtzienden Licht en Liefde vzw (VeBeS), Oudenburgweg 40, 8490 Varsenare tel. 02 212 11 10; e-mail: secretariaat@vebes.be; www.vebes.be VeBeS verenigt de mensen die niet of slecht zien. Mensen met een visuele beperking krijgen te maken met heel wat dagdagelijkse problemen, ongeacht de aard of oorzaak van hun aandoening. VeBeS, de Vereniging van Blinden en Slechtzienden, biedt hen contactgelegenheid met andere blinde en slechtziende mensen, ontspanning, ledenservice, vakanties en belangenbehartiging.
3 Zo wil VeBeS een maatschappelijke ruimte creëren van waaruit het de specifieke belangen van mensen met een ernstige visusbeperking (vooral mensen die in Vlaanderen en het Brussels hoofdstedelijk gewest leven) kan behartigen en de integratie van haar leden kan bevorderen. 2.2. Blindenzorg Licht en Liefde vzw (BLL), Oudenburgweg 40, 8490 Varsenare tel. 050 40 60 59; e-mail: hoorelbeke.katrien@lichtenliefde.be Blindenzorg Licht en Liefde vzw heeft tot doel, vanuit een christelijke mens- en maatschappijvisie, samen met mensen met een visuele handicap uit Vlaanderen en Brussel, de blinde en slechtziende personen alle hulp te bieden die ze nodig hebben, om de samenleving te bewegen naar integratie en inclusie, zodat speciale zorg op de duur overbodig wordt. 3. ONS VRIJWILLIGERSWERK Binnen onze vzw s worden heel wat taken opgenomen door vrijwilligers. In de afsprakennota vindt u een opsomming en kunt u aangeven voor welke taken u kan worden aangesproken (zie bijlage 1).
4 De meeste taken worden uitgevoerd door ziende vrijwilligers. Daarbij komen de meeste taken de blinde of slechtziende persoon rechtstreeks ten goede (vb. begeleiden op activiteiten, reizen, ). Toch zijn er ook taken waarbij je geen rechtstreeks contact hebt met de doelgroep (vb. inlezen van boeken, administratieve hulp ). Blinde en slechtziende mensen kunnen zich ook voor ons netwerk inzetten als vrijwilliger. Zij ondersteunen onze werking als ervaringsdeskundigen en werken vooral mee bij het sensibiliseren; bij de belangenverdediging of als bestuurslid bij VeBeS. Op te merken valt dat slechts een paar specifieke taken op regelmatige basis worden uitgevoerd. Het belangrijkste voorbeeld hierin is boeken inlezen. Quasi alle andere taken worden op onregelmatige basis uitgevoerd. Voorbeelden zijn: - Begeleiden op activiteiten of reizen: VeBeS stelt jaarlijks een uitgebreide kalender samen en volgens de nood aan helpers of begeleiders worden vrijwilligers aangesproken.
5 - De ervaringsdeskundigen worden ingeschakeld volgens de vraag van scholen, groepen hulpverleners Hieruit vloeit voort dat het belangrijk is dat er een vlotte communicatie is met onze vrijwilligers. Ideaal is dat vrijwilligers bereikbaar zijn via mail en of (mobiele) telefoon. Zo worden het makkelijkst afspraken gemaakt rond de verschillende momenten van engagement. 4. OPDRACHTGEVERS VOOR VRIJWILLIGERS Binnen ons netwerk kunnen er verschillende opdrachtgevers zijn. Wie u de opdracht geeft, is afhankelijk van de taak of taken waarvoor u zich engageert. Voor bv. administratief werk is de opdrachtgever de medewerker die van u hulp krijgt. Op bv. activiteiten is de opdrachtgever het verantwoordelijke bestuurslid van die activiteit. De vrijwilliger staat ten dienste van de verantwoordelijke opdrachtgever. De verantwoordelijke kan bv. in het belang van de groep, een kleine aanpassing vragen in de taak van die dag.
6 De eindverantwoordelijke kan ook een blind of slechtziend persoon zijn, die zijn eindverantwoordelijkheid draagt, bijgestaan door een begeleider. De opdrachtgevers zijn: 4.1. Voor VeBeS: - de leden van de raad van bestuur van VeBeS; - de VeBeS-coördinator; - de vakantieverantwoordelijken; - de vakantiecoördinator; - de regionale bestuursleden van VeBeS; - de VeBeS-medewerkers; - de projectverantwoordelijken; - de vrijwilligerscoördinatoren. 4.2. Voor BLL: - de directieleden; - de coördinatoren van de vlaamsoogpunten; - de dienst-/projectverantwoordelijken; - de verantwoordelijke van Vivor - de vrijwilligerscoördinatoren. (contactgegevens, zie bijlage 2) Bij de opdrachtgevers kunt u terecht voor gedetailleerde informatie over uw vrijwilligerswerk (taken, verzekeringen, een kopie van deze informatienota).
7 Deze informatienota vindt u ook terug op onze websites. 5. VRIJWILLIGERSVERGOEDING Vrijwilligerswerk is in principe onbezoldigd, dus gratis. 5.1. Indien een vrijwilliger de opdracht krijgt om taken te verrichten die de groep ten goede komen, kan in bepaalde gevallen een reële onkostenvergoeding uitbetaald worden. Dit moet op voorhand worden besproken met de opdrachtgever. Elke opdrachtgever heeft voor de verschillende taken een taakprofiel met onkostenleidraad. U kunt deze info voor uw taken bij hem/haar verkrijgen. 5.2. De verplaatsingskost van thuis naar de activiteitplaats/verzamelplaats en terug wordt niet terugbetaald. Verplaatsingskosten tijdens het uitvoeren van de taak (zowel kilometervergoedingen als tickets openbaar vervoer, indien noodzakelijk) worden wel terugbetaald. 5.3. Betaling van de vergoedingen Aankopen gebeuren altijd in samenspraak (wat, vermoedelijke kost) met de opdrachtgever.
8 De terugbetaling van deze uitgaven gebeurt op basis van verantwoordingsstukken of redelijke maatstaven. Daartoe moet de vrijwilliger de volgende documenten overmaken: 5.3.1. voor de kilometervergoeding: een maandelijkse onkostenstaat, ondertekend en met vermelding van de datum van verplaatsing, begin- en eindpunt van de verplaatsing en het aantal werkelijk afgelegde kilometers. U ondertekent uw document op eer. U vindt het formulier op de website of kunt het aanvragen bij de vrijwilligerscoördinatoren. 5.3.2. voor de andere kosten: onkostennota, factuur, kasticket, treinticket of andere bewijskrachtige gegevens waaruit blijkt dat deze kosten door de vrijwilliger werden betaald en dat ze eigen zijn aan de taak die de vrijwilliger moet verrichten. Als vrijwilliger voorziet u uw bewijsstuk steeds van uw rekeningnummer en uw handtekening.
9 Indien noodzakelijk, bv. als de vrijwilliger het kasticket nog nodig kan hebben om een overschot terug naar de leverancier te brengen, wordt van het kasticket een kopie gemaakt die effectief door de vrijwilliger wordt ondertekend en vervolgens bij de boekhouding wordt gevoegd. Nadien moet het originele kasticket wel bezorgd worden. Als u als vrijwilliger niet anders kunt dan zelf een onkostennota op te maken, dan moet u die ondertekenen op eer. De onkostenvergoedingen worden betaald door VeBeS of BLL, afhankelijk van uw opdrachtgever. Zij worden bij voorkeur overgeschreven op uw rekeningnummer: boekhoudkundig levert dat het beste bewijs.
10 6. WEDERZIJDSE RECHTEN EN PLICHTEN 6.1. De vrijwilliger heeft recht op: 6.1.1. informatie over zijn taken en activiteiten; 6.1.2. een basisvorming door een ervaringsdeskundige o.a. tips voor een vlottere omgang met blinde en slechtziende personen. Wie interesse heeft, kan een sensibiliserend moment inclusief beleving van de donkere ruimte op onze hoofdzetel in Varsenare bijwonen. 6.1.3. afbakening van zijn werkveld; 6.1.4. een contactpunt voor info en bijstand (zijn opdrachtgever); 6.1.5. de mogelijkheid om na elke activiteit schriftelijk feedback te geven; u vindt het formulier als bijlage, het staat ook op de website en u kunt het aanvragen bij de vrijwilligerscoördinatoren; 6.1.6. een contactpunt bij conflictsituaties met de opdrachtgever (de vrijwilligerscoördinatoren); 6.1.7. wanneer mogelijk en nuttig: aangepaste vorming en bijscholing.
11 6.1.8. Knipoog/Tibsz wordt aangebonden in de leesvorm e-mail en op vraag kan het verkregen worden in zwartdruk. 6.2. VeBeS en BLL hebben recht op: 6.2.1. een correcte deontologische houding van de vrijwilliger m.b.t. het naleven van de onderlinge afspraken; 6.2.2. respect voor en discretie t.o.v. de begunstigde(n) van het vrijwilligerswerk; 6.2.3. respect voor de afbakening van het taken- en activiteitsveld; 6.2.4. aflevering van het resultaat van uw werk of de info die u krijgt tijdens uw engagement. 6.3. De vrijwilliger heeft ook plichten: 6.3.1. De vrijwilliger verwittigt zijn opdrachtgever tijdig als hij/zij niet aanwezig kan zijn op de afgesproken momenten. 6.3.2. Als vrijwilliger meldt u zich steeds aan bij de verantwoordelijke van de activiteit. Zijn/haar naam is op voorhand meegedeeld. Vaak kunt u deze persoon herkennen aan het vestje met logo. Deze persoon is het aanspreekpunt.
12 6.3.3. De vrijwilliger verricht de afgesproken activiteiten en doet dat onbezoldigd. 6.3.4. De vrijwilliger gaat zorgvuldig om met de goederen die door de vzw aan zijn/haar zorgen zijn toevertrouwd. 6.3.5. Hij/zij respecteert naam en faam van de vzw s en draagt de goede naam en de visie mee uit naar buiten. 6.3.6. De vrijwilliger is bereid tot samenwerking en overleg met collegavrijwilligers, de blinde of slechtziende voor wie hij/zij als persoonlijke begeleider optreedt, opdrachtgevers, verantwoordelijken voor activiteiten enz. 6.3.7. De vrijwilliger verbindt zich ertoe de geheimhoudingsplicht na te leven t.o.v. derden. Dit betekent dat vrijwilligers discreet moeten zijn en het vertrouwen van anderen niet mogen schenden. Alle informatie over de handicap en gezondheidstoestand, de sociale en familiale toestand, seksuele geaardheid, sociale problemen, persoonlijke en religieuze overtuigingen, filosofische en/of levensbeschouwelijke ideeën, moet geheim blijven.
Als vrijwilliger wordt u immers geregeld met informatie of geheimen geconfronteerd. Het is niet de bedoeling dat die informatie wordt rondgebazuind. Interne informatie van VeBeS en BLL aan derden bekendmaken is evenmin toegelaten. 6.3.8. Verder moet de vrijwilliger er zich terdege van bewust zijn dat alles wat als burger niet mag, ook verboden is als vrijwilliger. Hieronder enkele voorbeelden. Schuldig verzuim : vrijwilligers moeten net als elke andere burger hulp en bijstand verlenen aan mensen in nood. Bv. een slechtziende deelnemer bij wie het zicht achteruitgaat weigert begeleiding, maar struikelt voortdurend: zoiets MOET aan de verantwoordelijke worden gemeld. Verkeersovertredingen: als u chauffeur bent voor een slechtziende, moet u ALLE verkeersregels in acht nemen. Bedrog: bv. u koopt benodigdheden aan voor een workshop. U krijgt korting, maar vermeldt dat niet en steekt de korting in eigen zak. Dat is bedrog. 13
14 Misbruik van vertrouwen: bv. u krijgt een aanwezigheidslijst in handen en geeft alle namen en telefoonnummers door aan uw dochter, die als zelfstandige werkt. Zij kan ze gebruiken om reclame te maken Dat is misbruik van vertrouwen. 6.3.9. De vrijwilliger meldt aan de vrijwilligerscoördinator wanneer hij/zij zijn vrijwilligerstaak wil beëindigen. 6.4. VeBeS en BLL hebben eveneens plichten: 6.4.1. ervoor zorgen dat de vrijwilligers op een degelijke manier zijn ingeschakeld; 6.4.2. erop toezien dat de nodige materialen, lokalen en informatie ter beschikking zijn; 6.4.3. er zorg voor dragen dat de vrijwilligers niet aan onnodige druk of stress worden blootgesteld; 6.4.4. de privacy van de vrijwilligers garanderen, met inachtneming van alle wettelijke en andere bepalingen over de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;
15 6.4.5. zorgen voor een correcte behandeling bij aanmerkingen, klachten, conflicten. Daarvoor neemt u steeds eerst contact op met de verantwoordelijke opdrachtgever. U vindt info en een formulier op de website of kunt het aanvragen bij de vrijwilligerscoördinatoren. Wilt u iets melden, dan kunt u dat doen via het feedbackformulier. 7. VRIJWILLIGERSWERK ALS WERKZOE- KENDE, (BRUG)GEPENSIONEERDE OF ARBEIDSONGESCHIKT PERSOON VeBeS en BLL hebben een algemene toelating gekregen van de RVA om werkzoekenden en bruggepensioneerden te engageren. Het is dus niet noodzakelijk dat u het formulier C45B ingevuld indient als u vrijwilligerswerk voor ons wilt doen. Wilt u uw engagement veiligheidshalve toch aangeven, dan noteert u ons machtigingsnummer: Y 01/1000/081/45. De info van de RVA kunt u bij onze vrijwilligerscoördinatoren verkrijgen. Bij hen ligt de goedkeuring ook ter inzage.
16 Mensen die een uitkering krijgen omwille van arbeidsongeschiktheid, dienen bij hun mutualiteit zeker goedkeuring te vragen om zich voor ons te engageren. De vrijwilligerscoördinatoren kunnen u hierbij adviseren. 8. VERZEKERINGEN Al onze polissen met hun algemene voorwaarden liggen ter inzage in de vlaamsoogpunt-en. Een aangifteformulier kunt u er eveneens verkrijgen. Krijgt u tijdens het uitvoeren van uw vrijwilligerswerk te maken met een ongeval? Verwittig dan zo snel mogelijk uw opdrachtgever binnen VeBeS of BLL. Is uw opdrachtgever niet bereikbaar, neem dan onmiddellijk contact op met de coördinator van uw vlaamsoogpunt, uw vrijwilligerscoördinator of de directie. De contactgegevens vindt u als bijlage 2. De bedragen van de polissen staan op bijlage 3. 8.1. Polis verenigingsleven Deze polis omvat de volgende verzekeringen en is van toepassing voor de blinden, de slechtzienden, de vrijwilligers en de persoonlijke begeleiders tijdens de activiteiten die uitgaan van VeBeS en BLL:
17 8.1.1. Verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid Deze verzekering is enkel aanvullend op de eigen polis BA privéleven (familiale) van de vrijwilligers en van de deelnemers aan de activiteiten. Alle deelnemers zijn onderling derden, alsook ten opzichte van hun begeleiders. Deze verzekering dekt de BA in overeenstemming met de algemene voorwaarden en de wettelijk voorgeschreven minimale verzekeringsvoorwaarden. 8.1.2. Verzekering rechtsbijstand 8.1.3. Verzekering lichamelijke ongevallen 8.2. Persoonlijk meegebracht materiaal Dit materiaal, al dan niet noodzakelijk voor de uitvoering van uw vrijwilligerstaak, wordt niet door onze polissen verzekerd. Kosten van defect of schade tijdens gebruik kunnen niet bij VeBeS of BLL worden ingediend. Als de schade werd toegebracht door een derde, zal zijn/haar familiale verzekering (burgerlijke aansprakelijkheid) de schade moeten vergoeden.
18 Breng uw verantwoordelijke eveneens op de hoogte, zodat we indien nodig de afhandeling kunnen opvolgen. 8.3. Polis omnium rijden in opdracht Wordt als verzekerd voertuig beschouwd: de personenauto, auto voor dubbel gebruik, minibus of lichte vrachtwagen die in België ingeschreven is op naam van de vrijwilliger of van een bij hem inwonend gezinslid. De cataloguswaarde van het voertuig mag niet meer bedragen dan 50.000 euro. Een voertuig met een hogere cataloguswaarde is niet verzekerd. Voor de afspraken i.v.m. de franchise verwijzen wij ook naar de interne afspraken bij VeBeS. 8.4. Tussenkomst door VeBeS in onkosten franchise bij ernstig ongeval van een vrijwilliger in opdracht van VeBeS Een vrijwilliger krijgt een ongeval waarbij hij in fout was. Zijn verzekeringspolis wordt aangesproken, eventueel aangevuld door die van VeBeS als aanvullende verzekering. VeBeS is haar vrijwilligers erkentelijk voor hun inzet en wil daarom als volgt tussenkomen in de onkost van de zelf te betalen franchise:
19 - de eerste keer ontvangt men 90% van het bedrag, met een maximum van 500 euro; - de tweede keer 50%, met een maximum van 300 euro; - de derde keer 25%, met een maximum van 150 euro; - daarna komt VeBeS niet meer tussen gedurende de eerste 5 jaar, te tellen vanaf de eerste tussenkomst. De raad van bestuur van VeBeS geeft eerst haar akkoord voor de uitbetaling. De vrijwilliger dient hiervoor een kopie van zijn factuur, bewijsstuk van franchise en betalingsbewijs in. 8.5. Bedrijfspolis reisbureau Specifiek voor de organisatoren van de reizen werd een afzonderlijke verzekering afgesloten voor de burgerrechtelijke aansprakelijkheid en rechtsbijstand. Alleen de rechtbanken in het arrondissement Brugge zijn bevoegd om uitspraak te doen over de geschillen in verband met deze vrijwilligersnota. **De voorziene maximale uitkering is bij overlijden 9.915,74 euro; bij blijvende ongeschiktheid 14.873,61 euro.
20 Er is geen vergoeding bij tijdelijke ongeschiktheid. Geneeskundige verzorging en aanverwante kosten: 2.478,94 euro per persoon en per ongeval. Er geldt een franchise van 24,79 euro per persoon en per ongeval. De maximale vergoeding bedraagt 30.000 euro. De BIV is niet meeverzekerd. Er is een franchise, die varieert van 250 tot 1.000 euro, afhankelijk van het type voertuig en het soort ongeval.