Aan: Van: Algemeen bestuur GGD Zeeland Timo Dijkgraaf / transitieteam jeugd Datum: 27 maart 2014 Onderwerp: Voorstel inkoop en opdrachtgeverschap zorg voor jeugd in Zeeland. Aanleiding: Als gevolg van de decentralisatie van de (Rijks)taken voor de zorg voor de jeugd zijn gemeenten vanaf 1 januari 2015 verantwoordelijk voor alle vormen van jeugdhulp. Een belangrijk onderdeel van deze verantwoordelijkheid is de wijze waarop gemeente de inkoop en het opdrachtgeverschap gaan organiseren. Het transitieteam jeugd heeft een implementatieagenda opgesteld waarin de uitvoering van het gehele project is opgedeeld in delen. Een van deze delen is inkoop en opdrachtgeverschap. Op 24 maart 2014 heeft de Task Force Jeugd (TFJ) ingestemd met een memo waarin een aanpak wordt voorgesteld om uitvoering te geven aan deze opdracht (deze memo is als aparte bijlage bij dit voorstel gevoegd). Het transitieteam jeugd heeft van de TFJ nu de opdracht de inkoop en het opdrachtgeverschap voor de zorg voor de jeugd voor regio Zeeland vorm te geven. Onderdeel van deze aanpak is het op- en inrichten van een centrale inkooporganisatie voor de zorg voor de jeugd in Zeeland. De TFJ heeft voor het positioneren van deze centrale inkooporganisatie, in het overleg van 24 maart 2014, besloten dat dit in de vorm van een bestuurscommissie onder de gemeenschappelijke regeling GGD Zeeland wordt vormgegeven (op basis van artikel 25 van de Wgr). In deze memo wordt een aantal voorstellen gedaan aan het algemeen bestuur van de GGD Zeeland voor de verdere uitwerking van deze opdracht. Deze voorstellen worden verderop in deze memo toegelicht. Opgemerkt moet worden dat gezien de tijdsdruk het proces reeds is gestart en dat de feitelijke besluitvorming, die is voorbehouden aan de raden van de individuele gemeenten, te traag is om daarbij aan te kunnen sluiten. Het is daarom van groot belang dat eventuele vraagstukken of knelpunten snel worden aangegeven en kunnen worden beantwoord of opgelost. Voorstel aan algemeen bestuur GGD Zeeland: 1. In te stemmen met het positioneren van de inkooporganisatie voor de zorg voor de jeugd middels een artikel 25 constructie (Wgr) onder de gemeenschappelijke regeling GGD Zeeland. 2. In te stemmen met de in deze memo voorgestelde planning. 3. Kennis te nemen van de in deze memo voorgestelde uitgangspunten tbv de inrichting van de inkooporganisatie. 4. Kennis te nemen van de aan de inkooporganisatie toebedeelde taken zoals in deze memo benoemd. 5. Het transitieteam opdracht te geven een inkooporganisatie op- en inrichten conform de in deze memo beschreven denkwijze. 6. Deze inkooporganisatie zich primair op de transitie naar 2015 te laten richten 7. Voor de eerste periode (2015) geen personeel in dienst te nemen bij de inkooporganisatie zelf. 8. In te stemmen om gebruik te maken van de faciliteiten van de GGD (zoals huisvesting/ict). 9. Parallel aan dit proces het transitieteam de opdracht te geven uit te werken op welke wijze de inkoop en het opdrachtgeverschap vanaf 2016 kan worden vormgegeven en te onderzoeken of het doorontwikkelen naar een serviceorganisatie past bij de toekomstige samenwerking door de dertien Zeeuwse gemeenten.
Doelstellingen: Voor 2015 is de benodigde zorg voor jeugd in Zeeland gecontracteerd/ingekocht en beschikbaar. De inkoop van jeugdhulp voor de regio Zeeland is effectief en efficiënt georganiseerd. Er is een duidelijke en transparante werkwijze voor de inkoop van zorg voor jeugd. Bureaucratie wordt zoveel mogelijk vermeden. Positionering van de inkooporganisatie (voorstel 1): De inkoop organisatie wordt ondergebracht bij de gemeenschappelijke regeling GGD Zeeland en krijgt een eigen bestuurlijke aansturing. Dit gebeurt door het instellen van een commissie onder de gemeenschappelijke regeling zoals beschreven in artikel 25 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. In bijlage 1 leest u de van toepassing zijnde artikelen. Waarom onderbrengen bij de gemeenschappelijke regeling GGD Zeeland? Voor het positioneren van de inkooporganisatie zijn vier mogelijkheden bekeken. Eén van de opties was het vormgeven van een nieuwe gemeenschappelijke regeling. Omdat het streven is eerder minder dan meer gemeenschappelijke regelingen te hebben en het optuigen van een nieuwe GR hierin dus niet past, is hier niet voor gekozen. Daarnaast is de optie bekeken van het onder brengen bij een gastgemeente. Behalve dat er geen gemeente hiervoor in beeld was, legt het onderbrengen bij één gastgemeente de aansturing en de druk vooral bij deze ene gemeente. Het aansturen van de inkooporganisatie moet juist door de dertien gemeenten gezamenlijk gebeuren. Ook is de optie om de inkooporganisatie onder te brengen bij het CZW bureau onderzocht. Echter het CZW bureau heeft geen formeel mandaat. Dit maakt besluitvorming lastig. Het onderbrengen van de inkooporganisatie bij een bestaande GR is dan ook de meest praktische keuze. Door gebruik te maken van de bestaande bestuurlijke structuur en de beschikbare faciliteiten, is deze wijze van organiseren de meest eenvoudige en daarmee meest realistische optie. Relatie met GGD Zeeland: De voorgestelde constructie is bedoeld om op relatief eenvoudige wijze een inkooporganisatie voor de 13 Zeeuwse gemeenten op te zetten. De keuze voor het onderbrengen van deze taak bij een bestaande GR is dan ook vanuit praktische overwegingen. Het is niet de bedoeling de taken van de GR (GGD Zeeland) en de inkooporganisatie te vermengen. De inkooporganisatie staat zowel inhoudelijk als organisatorisch geheel los van de GGD. Te nemen stappen voor het inrichten van de bestuurlijke organisatie: 1. Gemeenschappelijke regeling GGD aanpassen voor wet jeugdzorg 2. Bestuurscommissie met bevoegdheden (art. 25 Wgr) instellen voor inkoop jeugdzorg 3. Bestuurscommissie laten bemensen door alle 13 gemeenten 4. Bestuurscommissie hangt direct onder AB van de GGD 5. Bestuurscommissie krijgt bevoegdheden gedelegeerd van AB GGD 6. Budgetrecht blijft bij AB, kan niet gedelegeerd worden 7. Bestuurscommissie draagt uitvoering op aan een DB inkoop 8. Taakverdeling Commissie/DB ongeveer gelijk aan AB/DB GGD (afgeleid van Raad/B&W)
In een organogram ziet dit er als volgt uit: AB GGD bestuurscommissie DB GGD DB inkoop organisatie GGD inkooporganisatie Planning (voorstel 2): 1. Op 28 maart 2014 heeft het DB van de GGD een mondelinge toelichting gekregen op hoofdlijnen 2. Op 23 april 2014 voorstel aan AB van de GGD ter instemming voor het op- en inrichten van de inkooporganisatie 3. Na 23 april gaat een werkgroep aan de slag met herziening GR en aanverwante regelingen 4. Op 11 juli 2014 wijzigingsvoorstel GR en andere regelingen in AB va de GGD 5. Na 11 juli regelingen worden voorgelegd aan individuele gemeenten ter goedkeuring (termijn 13 weken) 6. Op 10 oktober 2014 na goedkeuring door individuele gemeenten definitieve vaststelling door AB GGD Taken en rol van de inkooporganisatie (voorstel 3, 4, 5 en 6): Voor het inrichten van de inkooporganisatie is er een aantal uitgangspunten vastgesteld. Deze geven de kaders aan waarbinnen de taken inkooporganisatie worden vormgegeven. De inkooporganisatie is vooral gericht op een effectieve en efficiënte inkoop van zorg voor jeugd voor de 13 Zeeuwse gemeenten. De volgende uitgangspunten zijn gehanteerd bij het inrichten van de inkooporganisatie: Deze inkooporganisatie richt zich alleen op de inkoop van de jeugdhulp. Gemeenten zijn (wettelijk) verplicht/hebben afspraken gemaakt een deel van de zorg voor jeugd (zoals specialistische zorg) gezamenlijk in te kopen 1. De inkoop van alle jeugdhulp loopt via de inkooporganisatie, behalve het deel waarvan gemeenten expliciet afspreken dat zij dit niet via deze inkooporganisatie willen laten lopen. 1 In het addendum bij het transitie arrangement is aangegeven dat dit ten minste JR/JB, AMHK en jeugdzorgplus betreffen.
Gemeenten is gevraagd voor 1 mei 2014 aan te geven welk deel zij niet via de inkooporganisatie willen laten lopen. De verantwoordelijkheid voor het wat 2 ligt bij gemeenten. Vorm volgt de inhoud. De inkooporganisatie is gebaseerd op samenwerking. Er wordt gestreefd naar een uniforme werkwijze voor de 13 gemeenten. De inkooporganisatie is primair een uitvoeringsorganisatie en wordt daarom beleidsarm opgezet. De inkooporganisatie geeft uitvoering aan het beleid van de 13 Zeeuwse gemeenten en ontwikkelt dit niet zelf. Gemeenten bepalen het (zorg)inhoudelijke beleid. De inkooporganisatie is een middel om de inkoop van zorg effectief en efficiënt te organiseren. De belangrijkste taken van de inkooporganisatie zijn: - Inkopen en contracteren van zorg - Uitvoeren van contractbeheer - Voeren van onderhandelingen met zorgaanbieders - Verzamelen van benodigde gegevens tbv monitoring en verantwoording - Bewaken van de Zeeuws brede afspraken - Optreden als aanspreekpunt voor zorgaanbieders en gemeenten. Opdrachtgeverschap Zoals eerder in dit voorstel benoemd, richt de inkooporganisatie zich op taken die horen bij de uitvoering van de inkoop. Daarnaast zijn zij aanspreekpunt voor zorgaanbieders en gemeenten als het gaat om contracten en de afspraken die daarmee samenhangen. De rol in het opdrachtgeverschap richt zich dan ook op afspraken en processen die een directe relatie met de feitelijke inkoop hebben. Het inhoudelijke opdrachtgeverschap blijft bij de dertien Zeeuwse gemeenten. Financiën Het voorlopige macrobudget voor de 13 Zeeuwse gemeenten voor de zorg voor jeugd is 75,6 mln. Dit bedrag is als volgt onderverdeeld op basis van de huidige financieringsstromen: 34,5 mln begrotingsgefinancierde jeugdzorg; 17,8 mln ZVW; 23,3 mln voor AWBZ. In totaal zal de inkooporganisatie maximaal het volledige budget aan zorg inkopen/contracteren. Dit is wanneer de 13 Zeeuwse gemeenten besluiten de gehele inkoop via de centrale inkooporganisatie te laten lopen. In mei 2014 moet er duidelijkheid zijn voor inkoop van welk deel van het macrobudget de inkooporganisatie de inkoop en contractering gaat uitvoeren. Tevens moet er voor de inkooporganisatie zelf een begroting worden opgesteld. De bekostiging van de inkooporganisatie komt uit het macrobudget. Nb. De inkooporganisatie is een uitvoeringsorganisatie. Gemeenten blijven zelf financieel verantwoordelijk voor de taken op het gebied van de zorg voor jeugd. 2 Met het wat wordt de inhoud bedoeld. Dit betekent dat gemeenten zelf verantwoordelijk zijn voor welke zorg zij beschikbaar willen hebben. De inkooporganisatie is een uitvoeringsinstantie en maakt zelf geen (zorg)inhoudelijke beleidskeuzes.
Bemensing (voorstel 7): Om de taken van het inkoopbureau uit te voeren is personeel noodzakelijk. Dit zal een combinatie van inhoudelijke expertise, dagelijkse aansturing en (administratieve) ondersteuning zijn. Het is op dit moment nog niet mogelijk een goede inschatting van het aantal benodigde fte te geven. Omdat bij de start van de inkooporganisatie geen inschatting is te maken van de verdere ontwikkeling van de organisatie en de taken, is het voorstel om voor het eerste jaar geen personeel in dienst te nemen van de inkooporganisatie zelf, maar personeel via inhuur/tijdelijke plaatsing vanuit gemeenten of relevante organisaties in te zetten. Faciliteiten (voorstel 8): De inkooporganisatie moet een centrale werkplek/kantoor hebben van waaruit zij hun taak uit kunnen voeren. Deze werkplek zal vooral bestaan uit kantoorruimte met ingerichte werkplekken zoals benodigde ICT en telefoon. Daarnaast moet er vergaderruimte beschikbaar zijn. GGD Zeeland heeft aangegeven deze ruimte en faciliteiten beschikbaar te hebben. De voorwaarden waaronder dit beschikbaar is moeten nog worden besproken. Nb. Met het gebruik maken van faciliteiten van de GGD Zeeland wordt niet voorgesorteerd op een vermenging van taken en rollen in de torkomst. De op te richten inkooporganisatie blijft betreft taken en positie los staan van de GGD. 2016 en verder (voorstel 9): Het op- en inrichten van de inkooporganisatie richt zich in eerste instantie op de transitie van de taken naar gemeenten. De focus ligt op het inkopen en contracteren van de benodigde zorg. Uiteraard wordt waar mogelijk ook al ingezet op de transformatie. Echter zal de transformatie een proces zijn dat veel meer tijd in beslag neemt. Toch is het wel belangrijk nu al na te denken over de transformatie en de stappen die daarvoor moeten worden genomen. Het voorstel is om naast de transitie van taken die moet worden vormgegeven, nu ook al te starten met het opstellen van een innovatie/transformatie agenda waarin specifiek aandacht is voor de inkoop en contractering van zorg en de wijze waarop het opdrachtgeverschap in de toekomst moet worden ingevuld. Doorontwikkeling naar een serviceorganisatie Steeds meer taken komen op gemeenten af. Niet al deze taken zijn door een (kleine) gemeente goed uit te voeren en soms is het zelfs verplicht om samen te werken. Dit kan door het aanwijzen van een centrumgemeente of door het opzetten van een samenwerkingsverband of gemeenschappelijke regeling. Het is vaak niet wenselijk om voor elke nieuwe taak een nieuwe organisatie op te zetten. Er is ook eerder behoefte aan minder dan meer gemeenschappelijke regelingen. Het voorstel is om bij het opstellen van de innovatie/transformatie agenda ook te onderzoeken of het doorontwikkelen naar een serviceorganisatie, waaronder meerdere taken als een soort van module kunnen worden ondergebracht, past bij de toekomstige ontwikkelingen en samenwerking door de 13 Zeeuwse gemeenten.
Bijlage 1: Uittreksel uit de Wet Gemeenschappelijke Regelingen Artikel 24 1. Het algemeen bestuur van het openbaar lichaam kan commissies van advies instellen. Het regelt de bevoegdheden en de samenstelling. Artikel 94 van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing. 2. De instelling van vaste commissies van advies aan het dagelijks bestuur of aan de voorzitter en de regeling van haar bevoegdheden en samenstelling geschieden door het algemeen bestuur op voorstel van het dagelijks bestuur onderscheidenlijk van de voorzitter. 3. Andere commissies van advies aan het dagelijks bestuur of aan de voorzitter worden door het dagelijks bestuur onderscheidenlijk de voorzitter ingesteld. 4. De leden van commissies van advies die geen burgemeester, wethouder of lid van een gemeenteraad zijn kunnen een vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen van de commissie ontvangen. De artikelen 96 tot en met 99 van de Gemeentewet, alsmede de op grond daarvan gestelde nadere regelen, zijn alsdan van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat, wanneer daarin sprake is van een onderverdeling in gemeenteklassen, het bepaalde voor de gemeenteklasse van 50.001-100.000 inwoners van toepassing is. Artikel 25 1. Het algemeen bestuur van het openbaar lichaam kan commissies instellen met het oog op de behartiging van bepaalde belangen indien de regeling in deze mogelijkheid voorziet. Het algemeen bestuur regelt de bevoegdheden en de samenstelling. Artikel 94 en 139 tot en met 144 van de Gemeentewet en de artikelen 21 en 23, eerste en tweede lid van deze wet zijn van overeenkomstige toepassing. 2. Het algemeen bestuur gaat niet over tot het instellen van een commissie als bedoeld in het eerste lid dan na verkregen toestemming van de raden van elk der deelnemende gemeenten. De toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. 3. Het algemeen bestuur kan aan een commissie als bedoeld in het eerste lid bevoegdheden van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam overdragen, tenzij de aard van de bevoegdheid zich daartegen verzet. Het algemeen bestuur kan in ieder geval niet overdragen de bevoegdheid tot: a. het vaststellen van de begroting of van de jaarrekening, bedoeld in artikel 34; b. het heffen van rechten, bedoeld in artikel 30, eerste lid, sub a; c. het vaststellen van verordeningen door strafbepaling of politiedwang te handhaven. 4. Bevoegdheden van het dagelijks bestuur kunnen niet dan op voorstel van het dagelijks bestuur worden overgedragen. 5. Ten aanzien van een commissie als bedoeld in het eerste lid regelt het algemeen bestuur tevens voor zover zulks in verband met aard en omvang van de overgedragen bevoegdheden nodig is: a. de werkwijze van de commissie; b. de openbaarheid van vergaderingen; c. de voorbereiding, de uitvoering en de openbaarmaking van besluiten van de commissie; d. het toezicht van het algemeen, respectievelijk het dagelijks bestuur op de uitoefening van bevoegdheden van die commissie; e. de verhouding van de overgedragen bevoegdheden tot die van het algemeen en het dagelijks bestuur; f. de verantwoording aan het algemeen bestuur. 6. Ten aanzien van de vergadering van een commissie waaraan bevoegdheden van het algemeen bestuur zijn overgedragen is artikel 22, derde, vierde en vijfde lid van overeenkomstige toepassing, met inachtneming van door het algemeen bestuur vastgestelde nadere regels. 7. Indien de commissie zich ter zake van het behandelde waarvoor een verplichting tot geheimhouding geldt tot het algemeen bestuur heeft gericht, wordt de geheimhouding in acht genomen totdat het algemeen bestuur haar opheft.
Uittreksel uit de Gemeenschappelijke Regeling GGD Zeeland Artikel 10: Bevoegdheden van het algemeen bestuur Aan het algemeen bestuur komen in het kader van deze regeling alle bevoegdheden toe, die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen De volgende bevoegdheden van het algemeen bestuur zijn niet overdraagbaar: a. het aanwijzen van een voorzitter, secretaris en penningmeester, hun plaatsvervangers en de overige leden van het dagelijks bestuur; b. het benoemen, schorsen en ontslaan van de directeur of diens waarnemer; c. het vaststellen van de begroting, respectievelijk begrotingswijzingen en de jaarstukken; d. het vaststellen van een reglement van orde; e. het vaststellen van de Financiële verordening en de Controle verordening; f. het vaststellen van een verordening houdende de rechtspositie van het bij de gemeenschappelijke regeling in dienst zijnd personeel; g. het vaststellen van een verordening tot instelling van een commissie ex artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht, en de verordening voor de behandeling van klachten als bedoeld in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht; h. het doen van voorstellen tot wijziging, toetreding, uittreding en opheffing van deze gemeenschappelijke regeling; i. het vaststellen van een directiestatuut. j. Het instellen van commissies als bedoeld in artikel 24 en 25 van de Wgr.