Richtlijnen Elektronisch personeelsdossier Best Practice

Richtlijnen Elektronisch personeelsdossier Best Practice Comeniusstraat 7a 1817 MS Alkmaar T 072-506 8100 F 072-506 8101 I www.hrsoft.nl

Datum Versie Auteur Wijzigingsreden 10 juni 2008 1.0 Cica Speerstra SID006 Versie 1.0 2/18

Inhoudsopgave INLEIDING... 4 1 WET EN REGELGEVING... 6 2 QUICKSCAN... 8 2.1 Doel... 8 2.2 Inhoud bepalen... 8 2.3 Autorisatie bepalen... 9 2.4 Bewaartermijnen... 12 2.5 Quickscan... 13 3 QUICKSTART... 14 3.1 Solution Elektronisch Personeelsdossier... 14 3.2 Aanvullende werkstromen en signaleringen... 15 3.3 Procedure vastleggen... 16 3.4 Quickstart... 17 4 QUICKWIN... 18 SID006 Versie 1.0 3/18

Inleiding In het kader van de arbeidsrelatie worden veel persoonsgegevens van medewerkers verwerkt en wordt de arbeidsgeschiedenis van de medewerker bijgehouden en opgeslagen in een personeelsdossier. Een goed personeelsdossier bevat alle gegevens op basis waarvan de stand van zaken kan worden geanalyseerd zodat beslissingen kunnen worden onderbouwd of het nu gaat om een salarisverhoging of om ontslag. Werkgevers willen effectief, efficiënt en sociaal verantwoord uitvoering geven aan het personeelsdossier waarbij moet worden voldaan aan wettelijke verplichtingen. Maar wat zijn die verplichtingen? En wat zijn de stappen die u moet nemen om te komen tot een elektronisch personeelsdossier dat voldoet aan deze eisen? In deze Best Practice proberen wij u een antwoord te geven op deze vragen en geven we inzicht in de HRsoft aanpak om door middel van een Quick Scan en Quick Start op het gebied van de richtlijnen voor het elektronisch personeelsdossier een Quick Win te realiseren. Deze methode is een combinatie van software en diensten. In het model hieronder ziet u het speelveld van het Elektronisch Personeelsdossier. Waarbij eerst bepaald zal worden wat de opbouw zal zijn van het Elektronisch personeelsdossier, vervolgens wordt het dossier gevuld met documenten vanuit verschillende bronnen. Via Self Service zijn er voor de gebruikers vervolgens verschillende mogelijkheden om het Elektronisch Personeelsdossier te ontsluiten. Daarnaast is het van belang om verschillende functies van het Elektronisch Personeelsdossier te beheren. SID006 Versie 1.0 4/18

Deze Best Practice richt zich op hoe de richtlijnen de verschillende onderdelen in het Elektronisch Personeelsdossier beïnvloeden. Er zal hierbij vooral aandacht besteed worden aan de opbouw van het dossier. Maar allereerst zal in het volgende hoofdstuk het kader van wetten en regelgeving waarbinnen het elektronisch personeelsdossier zich bevindt besproken worden. SID006 Versie 1.0 5/18

1 Wet en regelgeving Er is een aantal partijen dat eisen stelt aan een personeelsdossier. Allereerst heeft de overheid in de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) regels gegeven voor een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Sinds 1 september 2001 is de Wpb van kracht. Deze wet geeft aan wat de rechten zijn van iemand van wie gegevens worden gebruikt en wat de plichten zijn van de instanties of bedrijven die gegevens gebruiken. De Wbp stelt eisen aan de verwerking van persoonsgegevens. Een organisatie mag met betrekking tot het personeelsdossier: persoonsgegevens alleen verzamelen en verwerken als daar een goede reden voor is. Of als de betrokken burger toestemming heeft gegeven voor het gebruik van zijn gegevens; mag niet meer gegevens verwerken dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld; mag de gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk; moet passende technische en organisatorische maatregelen treffen om de gegevens te beschermen; moet de verwerking in veel gevallen melden; moet de betrokken burger in principe altijd informeren over de gegevensverwerking. Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) controleert of bedrijven en instanties zich aan de Wbp houden. Voor overheidsinstellingen zijn er aanvullende regels vastgelegd in de Archiefwet 1995. Deze wet schrijft voor hoe de overheid moet omgaan met gegevens die door haar zijn opgemaakt en ontvangen, en verplicht overheidsorganen o.a. tot het opstellen en actualiseren van selectielijsten. In een selectielijst wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging en welke voor bewaring zijn bestemd. De selectielijst geeft ook de termijnen aan waarop bepaalde archiefbestanddelen moeten worden vernietigd. De Belastingdienst stelt bepaalde eisen aan het digitaliseren van de door hun vereiste documenten. Voor het converteren van deze documenten van papier naar digitaal is toestemming van de belastingdienst vereist. Tevens moeten er kleurenscans gemaakt worden en moet er bewijs geleverd worden dat het document in het elektronisch personeelsdossier het origineel gescande document is. Verder stelt zij eisen aan de bewaartermijnen van bepaalde documenten en moet het document binnen een redelijke termijn te raadplegen zijn. Als laatste moet er rekening gehouden worden met de geldigheid van digitale documenten in juridische procedures. Digitale documenten hebben zogenaamde vrije bewijskracht. Dit houdt in dat de rechter vrij is om digitale documenten wel of niet tot het bewijs te rekenen. Van belang hierbij zijn de juistheid, volledigheid, integriteit en de controleerbaarheid van documenten. Digitale documenten hebben dus geen dwingende bewijskracht. Dwingende bewijskracht is bewijs dat een rechter niet naast zich neer kan leggen, bijvoorbeeld een authentieke onderhandse akte. Digitale kopieën van de SID006 Versie 1.0 6/18

onderhandse akten gelden niet als dwingend bewijs, maar hebben wel vrije bewijskracht. Voor digitaal tot stand gekomen onderhandse akten is nog aanvullende wetgeving nodig om dit tot de dwingende bewijslast te kunnen rekenen. Om te zorgen dat de integriteit en controleerbaarheid van documenten gewaarborgd is, is het nodig om een audit-trail bij te houden van documenten. Wie heeft een document, wanneer toegevoegd en wie heeft, wanneer een document verwijderd. SID006 Versie 1.0 7/18

2 Quickscan U denkt er aan om uw personeelsdossier te digitaliseren of u bent al begonnen met digitaliseren en u wilt toetsen of u wel voldoet aan de wettelijke eisen omtrent bewaartermijnen, privacy en rechtsgeldigheid van uw documenten. Hoe pakt u dat aan? Allereerst voordat u begint met het implementeren van software voor een Elektronisch Personeelsdossier is het van belang om over een aantal aspecten zorgvuldig na te denken, een inventarisatie te maken van uw huidige en gewenste situatie, daarover beslissingen te maken en deze ook vast te leggen. Om dit op een gestructureerde manier te doen, voeren we samen met u Quickscan uit. Deze scan heeft betrekking op een aantal gebieden die van belang zijn voor een goede opbouw van het Elektronisch Personeelsdossier, namelijk de inhoud, autorisatie en bewaartermijnen. In de volgende paragrafen wordt dit besproken. 2.1 Doel In de Wbp is vastgelegd dat het doel van het vastleggen en verzamelen van gegevens van te voren bepaald moet worden. Het is nodig dit doel ook ergens vast te leggen. Een doel zou bijvoorbeeld kunnen zijn: Het effectief, efficiënt en sociaal verantwoord kunnen voeren van personeelsbeleid en beheer, alsmede het kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. 2.2 Inhoud bepalen Nadat het doel is vastgelegd kan er bepaald worden welke documenten er nodig zijn in een personeelsdossier om te kunnen voldoen aan dit doel. In een personeelsdossier wordt bijvoorbeeld de arbeidsgeschiedenis van een werknemer vastgelegd. Tijdens het dienstverband worden in het personeelsdossier continu gegevens vastgelegd over ziekteverzuim, opgenomen vakantiedagen, verslagen van beoordelings- of functioneringsgesprekken, afspraken over gevolgde en toekomstige cursussen en opleidingen. Dit kunnen digitale formulieren zijn, gegevens vanuit processtromen bijvoorbeeld in het geval van Self Service maar ook handmatig gegenereerde en gescande documenten. Ook wordt steeds meer de mogelijkheid geboden aan de medewerkers om zelf in de vorm van een persoonlijk portfolio, skills, opleidingen en doelstellingen te beheren. Tijdens de Quick Scan wordt gezamenlijk een checklist Inhoud personeelsdossier opgesteld waarin staat beschreven uit welke documenttypen (tabbladen) en subdocumenttypen het dossier bestaat, welke documenten waar thuishoren, welke gegevens per document daarbinnen vereist zijn en welke documenten verplicht in een individueel dossier aanwezig moeten zijn. Als basis van de inhoud van het Elektronisch Personeelsdossier zal het papieren dossier genomen worden. Daarbij worden eventuele extra wensen in uw organisatie tot toevoegingen of verwijdering van documenten, of wijzigingen in de opbouw geïnventariseerd. Vervolgens wordt deze lijst aan documenten en de opbouw van het gewenste Elektronisch Personeelsdossier getoetst aan de wet- en regelgeving: SID006 Versie 1.0 8/18

In een personeelsdossier mogen alleen die gegevens opgenomen worden die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor het personeelsdossier wordt ingezet. In het vrijstellingsbesluit Wbp wordt aangegeven welke gegevens in de personeels- en salarisadministratie mogen worden opgenomen. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan persoonsgegevens betreffende godsdienst of levensovertuiging of gegevens over iemands ras vast te leggen. Feiten: De inhoud van het dossier moet berusten op feiten; Bewijsbaarheid: Alles wat in het dossier wordt opgenomen moet bewijsbaar zijn; Volledigheid: In het dossier moeten alle documenten aanwezig zijn die volgens wettelijke eisen verplicht zijn. De dossierindeling in documenttypen en sub-documenttypen is vormvrij, maar bij de naamgeving van de documenttypen, sub-documenttypen en documenten is het van belang er rekening mee te houden dat deze naamgeving gebruikt zal worden bij het classificeren van documenten tijdens het scanproces. En dat deze naamgeving later terug zal komen als structuur in het Elektronisch Personeelsdossier. Tenslotte zal in de inhoud personeelsdossier opgenomen worden, via welke bron deze documenten in het elektronisch personeelsdossier zullen komen. Komen deze documenten uit het papieren dossier, via e-mail, bij derde partijen, of direct uit (geautomatiseerde) werkstromen. 2.3 Autorisatie bepalen Nadat het duidelijk is wat de inhoud zal zijn van het elektronisch personeelsdossier moet er bepaald worden wie welke rechten heeft met betrekking tot deze documenten. Met behulp van de checklist Autorisatie personeelsdossier wordt aangegeven wie in welke documenttypen, sub-documenttypen of documenten inzage dienen te krijgen. Verder wordt hier in aangegeven wie documenten mag verwijderen en toevoegen. Doordat een audit-trail van een document moet worden bijgehouden en er bewijs moet kunnen worden geleverd dat het document het origineel gescande document is, is het niet mogelijk om documenten te wijzigen. Als een document gewijzigd moet worden, SID006 Versie 1.0 9/18

moet een nieuwe versie van het document aangemaakt worden en in het dossier gezet worden, het oude document zou dan kunnen worden verwijderd. Bij het bepalen van de autorisatie van het personeelsdossier wordt natuurlijk allereerst gekeken naar de huidige en gewenste situatie in de organisatie qua autorisatie/rechten en deze wordt getoetst aan een aantal richtlijnen dat hierna wordt besproken. Autorisatie - Inzage Een personeelsdossier bevat vertrouwelijke informatie die niet door iedereen mag worden ingezien. Het is mogelijk om op documenttype, sub-documenttype en op documentniveau te bepalen wie inzage mag hebben. Dit maakt het dus ook mogelijk om ook medische dossiers en juridische dossiers toe te voegen aan het Elektronisch Personeelsdossier. Er zijn ook externe instanties waaraan van tijd tot tijd gegevens moeten worden verstrekt, zoals de Arbodienst, de Belastingdienst, het UWV, maar ook partijen zoals een leasemaatschappij, ziektekostenverzekeraar of opleidingsinstituut. In alle gevallen moet rekening worden gehouden met privacyregels die in de Wet Bescherming Persoonsgegevens zijn vastgelegd. Inzage is geregeld in artikel 8, 9 en 35 van de WBP. Kort samengevat zijn dit de belangrijkste regels: De medewerker heeft inzage in zijn personeelsdossier (ook als ze in een computer systeem zijn geregistreerd). De medewerker heeft in principe inzage in alle gegevens, maar niet: a. in de gegevens over anderen; b. in de gegevens waarvoor de werkgever een zwaarwegend belang heeft om inzage weigeren (bijv. een aantekening of iemand in aanmerking komt voor promotie). Bij de werkgever is inzage in de personeelsdossiers alleen toegestaan als een taak deze toegang ook rechtvaardigt. Rechtstreeks toegang heeft dus: a. De direct leidinggevende(n) (met uitzondering van bepaalde delen van het persoonlijk portfolio en medische dossiers); b. Door medewerker aangewezen coaches (alleen het deel dat relevant is voor beoordeling en persoonlijke ontwikkeling); c. P&O medewerkers met bepaalde rollen (met uitzondering van bepaalde delen van het persoonlijk portfolio en medische dossiers); d. Medische specialisten (met uitzondering van bepaalde delen van het persoonlijk portfolio); e. De medewerker zelf (met uitzondering van interne beoordelingen). Aan anderen, binnen of buiten de organisatie, kunnen gegevens uit het personeelsdossier worden verstrekt in de volgende gevallen: a. De verstrekking is wettelijk verplicht (bijv. fiscale en SZ-wetgeving) b. De verstrekking is noodzakelijk voor een gerechtvaardigd belang van de organisatie van de werkgever zelf of van een derde, mits de verstrekking geen onevenredig inbreuk maakt op de privacy van betrokkene. SID006 Versie 1.0 10/18

Er moet beoordeeld worden in hoeverre het doel waarvoor de gegevens inzichtelijk gemaakt worden, verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens in het personeelsdossier zijn opgeslagen. Daarbij moeten de aard van de gegevens, de gevolgen voor de medewerker en de waarborgen die gesteld zijn om de belangen van de medewerker te beschermen, in acht worden genomen. Pas in geval dat het doel van de verstrekking niet verenigbaar is met het doel waarvoor de gegevens zijn opgeslagen, en er ook geen wettelijke of contractuele verplichting met de medewerker bestaat, moet de ondubbelzinnige toestemming van de medewerker gevraagd worden. Autorisatie toevoegen Nadat bepaald is wie inzage mag hebben, moet vastgelegd worden wie welke documenten mag toevoegen. Personen die geen recht op inzage hebben mogen documenten ook niet toevoegen. Er moet bepaald worden wie er verantwoordelijk is voor de volledigheid van het elektronisch personeelsdossier en dus bij onvolledigheid de betreffende documenten moet toevoegen. Autorisatie - Verwijderen Tenslotte moet er bepaald worden wie welke documenten mag verwijderen. Het kan handig zijn om het verwijderen onder de verantwoordelijkheid te laten vallen van dezelfde personen of rollen die ook verantwoordelijk zijn voor de volledigheid van het personeelsdossier, maar hier kan natuurlijk van afgeweken worden. Verwijderen kan door een persoon gedaan worden, maar er kan ook besloten worden om document alleen automatisch te laten verwijderen op basis van de vastgestelde bewaartermijnen. Autorisatie verzoek tot aanpassen/verbeteren Verder kan de medewerker de werkgever verzoeken om gegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. Verzoek tot aanpassing is geregeld in artikel 36 van de Wpb. Een werkgever is verplicht om deze verzoeken binnen vier weken te honoreren. Gegevens kunnen alleen verbeterd worden als ze feitelijk onjuist zijn. Wanneer gegevens subjectief onjuist zijn (een medewerker is het bijvoorbeeld niet eens met de inhoud van gespreksverslagen) dan heeft de medewerker het recht om zijn/haar eigen versie aan het dossier toe te voegen (recht op aanvulling). Het oorspronkelijke verslag tekent de medewerker dan voor gezien. Overdracht verantwoordelijkheid personeelsdossiers Tenslotte is het voor wat betreft de autorisatie van belang om stil te staan wat er gebeurt bij bijvoorbeeld overplaatsing van een medewerker naar een andere afdeling. Bij een overplaatsing van een medewerker binnen de organisatie worden verantwoordelijkheden mogelijk overgedragen aan een andere manager/afdeling of service center. Hiervoor moet de procedure ook vastgelegd worden. Dit zou als volgt kunnen gaan: 1. Het dossier wordt automatisch overgedragen aan de nieuwe leidinggevende(n) en personeelsadviseur(s); 2. De medewerker wordt automatisch geïnformeerd over de overdracht; SID006 Versie 1.0 11/18

3. De leidinggevende(n) en personeelsadviseur(s) word(en) geïnformeerd over de overdracht; 4. Bij uitdiensttreding van een medewerker wordt het personeelsdossier overgedragen aan de daarvoor verantwoordelijke medewerkers. 2.4 Bewaartermijnen Volgende stap in de Quickscan is het vaststellen van de bewaartermijnen van documententypen, sub-documenttypen en documenten. Dit wordt vastgelegd met behulp van de checklist Bewaartermijnen Personeelsdossier Er zijn is aantal richtlijnen te geven dat bepaalt hoe lang u een document mag bewaren. Dit wordt hierna besproken: Zolang een medewerker in dienst blijft is het niet strikt noodzakelijk om het personeelsdossier op te schonen. Echter kan in het kader van beperkte opslagcapaciteit besloten worden om bijvoorbeeld overzichten van vakantie- en ATV-dagen, adreswijzigingen en andere verouderde overzichten of processen niet langer dan een bepaalde periode te bewaren. Maar hoe lang moet of mag u een document bewaren als een werknemer niet meer in dienst is? Vroeger gold er een algemene bewaartermijn van zeven jaar, maar sinds de invoering van de Wet Bescherming Persoonsgegevens zijn er strengere regels gesteld rond het bewaren van persoonlijke gegevens. Gegevens in het personeelsdossier mogen niet langer dan twee jaar na uitdiensttreding worden bewaard, behalve wanneer ze nodig zijn aan om wettelijke verplichtingen te voldoen. Concreet betekent dit: 7 jaar: Gegevens uit de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn. 5 jaar: Loonbelastingverklaringen en een kopie van het identiteitsbewijs van de exwerknemer. Direct of ten hoogste 2 jaar: Alle overige informatie. Gegevens die u niet meer nodig hebt zoals cv, sollicitatiebrief, overzichten van vakantie- en ATV-dagen, getuigschriften, overzichten van ziekteverzuim, verslagen van functioneringsgesprekken. Er zijn ook uitzonderingen mogelijk: Voor overheidsinstanties geldt de Archiefwet, waardoor gegevens alleen aan de hand van vernietigings- en selectielijsten kunnen worden vernietigd. In deze lijsten moeten de verschillende documenttypen worden geregistreerd en de eigenschappen m.b.t. vernietigingsdatum of plicht tot eeuwig bewaren worden bijgehouden; Wilt u afwijken van de hiervoor genoemde termijnen, dan kunt u daarover met de Belastingdienst schriftelijke afspraken maken; Is er een conflict met een ex-werknemer en loopt er nog een rechtszaak, dan kan een werkgever de inhoud van het personeelsdossier langer bewaren. Een werkgever mag de gegevens uit het personeelsdossier langer bewaren als de exwerknemer daarvoor toestemming geeft. SID006 Versie 1.0 12/18

2.5 Quickscan We hebben nu de volledige opbouw van het gewenste elektronisch personeelsdossier in kaart gebracht: Het doel; Inhoud personeelsdossier; Autorisatie personeelsdossier; Bewaartermijnen personeelsdossier. Hiermee bent u klaar voor de volgende stap, de Quickstart. SID006 Versie 1.0 13/18

3 Quickstart Nadat in de Quickscan het doel, de inhoud, bewaartermijnen en autorisatie bepaald zijn kunt u van start met de implementatie van het Elektronisch Personeelsdossier. Naast het inzien, toevoegen en verwijderen van documenten is er nog een aantal aanvullende werkstromen en signalen vorm te geven in het Elektronisch Personeelsdossier. Deze zullen in de paragraaf 3.2 besproken worden. Verder is bij het in gebruik nemen van het elektronisch personeelsdossier van belang dat de procedures omtrent het scannen, importeren en bewaren van documenten vastgelegd worden. Dit wordt besproken in paragraaf 3.3. 3.1 Solution Elektronisch Personeelsdossier Om snel van start te kunnen bieden we onze HR portaal Solutions Elektronisch Personeelsdossier, op basis van Software as a service (Saas-concept), ook wel ASP of hosted software genoemd. Met deze online dienst wordt u de installatie, hosting, beveiliging en het onderhoud van het portaal uit handen genomen. De software applicatie en de bijbehorende databases met gegevens staan op externe servers in een gespecialiseerd datacenter. Via het beveiligd internet hebben gebruikers toegang tot de applicatie. Processen, taken en rollen zijn standaard voor u ingeregeld en worden aangevuld met de gegevens die met de Quickscan zijn geïnventariseerd. Daarnaast wordt er een koppeling opgezet met uw bestaande (personeelsinformatie-) systeem. Doordat de stamgegevens van uw personeel al in dit systeem staan, is het door de koppeling met het HR portaal niet nodig de gegevens dubbel in te voeren. Voor het inrichten van de benodigde koppeling met het personeel informatiesysteem dient de opdrachtgever de stamgegevens van het bronsysteem aan te leveren. Met deze gegevens wordt een koppelingsdocument gemaakt op basis waarvan de koppeling kan worden gemaakt. SID006 Versie 1.0 14/18

3.2 Aanvullende werkstromen en signaleringen Om te voldoen aan de eerder genoemde verzameling van eisen, biedt HRsoft een aantal mogelijkheden binnen het Elektronisch Personeelsdossier om signalen af te geven of automatisch werkstromen te starten. Deze zullen hierna besproken worden. Binnen een werkstroom komt er een taak op iemand zijn te-doen lijst te staan of wordt een taak automatisch door het systeem afgehandeld. Hieronder worden de mogelijkheden kort besproken. Confrontatie Als het gaat om documenten omtrent het functioneren van de medewerker, moet de medewerker hiervan aantoonbaar op de hoogte worden gesteld en de kans krijgen hierop te reageren (hoor en wederhoor); het is mogelijk om een signaal af te geven aan een medewerker zodra er een document is toegevoegd aan zijn Elektronisch Personeelsdossier. Verzoek tot aanpassing De medewerker mag een verzoek indienen om documenten te wijzigen indien de inhoud feitelijk onjuist is, het indienen van dit verzoek is als een werkstroom vormgegeven. De taak verzoek afhandelen komt binnen op de te-doen lijst van de verantwoordelijke. Als deze taak niet binnen 4 weken (wettelijke termijn) is afgehandeld wordt er een extra signaal afgegeven ter herinnering. De verantwoordelijke kan vervolgens reageren en wel/of niet de wijzigingen doorvoeren. Afhankelijk van de bron van het originele document kan de aanpassing binnen of buiten het portaal gemaakt worden. Het aangepaste document zal niet zal niet het origineel overschrijven, maar wordt als nieuwe versie in het Elektronisch Personeelsdossier gezet. Daarnaast dienen volgens artikel 38 Wbp de gemaakte wijzigingen doorgegeven te worden aan derden aan wie de gegevens eerder zijn verstrekt. Dit wordt ook in deze werkstroom gevat, waarbij de taak informeren van derden op de te doen lijst komt te staan van de verantwoordelijke. Inzage EPD door een derde partij Het HR portaal biedt de mogelijkheid elke aanvraag tot inzage van een personeelsdossier door een derde (externe) eerst af te stemmen met de medewerker alvorens gegevens worden verstrekt. Dit verzoek kan via een werkstroom inzage EPD door derde verlopen. Verzoek tot inzage gebruik door derden Een werknemer kan ook inzage vragen in het gebruik van zijn of haar persoonsgegevens. De werkgever moet in dat geval binnen vier weken aangeven aan wie de gegevens zijn verstrekt en met welk doel en welke informatie er aan derden is verstrekt. Voor afhandeling van dit verzoek is een werkstroom ingericht. Bewaking van de volledigheid van een dossier In het dossier moeten alle documenten aanwezig zijn die volgens wettelijke eisen verplicht zijn (bijvoorbeeld een kopie van een geldig paspoort). Deze documenten zijn vastgelegd in de checklist Inhoud Personeelsdossier. Als het document niet meer aanwezig is en het dossier dus onvolledig is, komt er automatisch een taak aanvullen personeelsdossier op de te-doen lijst van de verantwoordelijke te staan. SID006 Versie 1.0 15/18

Beheer bewaartermijnen Aan de hand van uitdienstdata in het Personeelsinformatie- systeem en de bewaartermijnen worden personeelsdossiers automatisch aangemerkt voor verwijdering. Na een eventuele controle worden ze definitief uit de database verwijderd. Tevens kan er een overzicht gegenereerd worden van documenten die uit het papieren archief moeten worden verwijderd. 3.3 Procedure vastleggen Omdat er door wet- en regelgeving eisen worden gesteld aan de authenciteit en controleerbaarheid van documenten is het van belang om de procedures omtrent het scannen, importeren en bewaren en de controle hierop vast te leggen. HRsoft heeft een standaard procedure ontwikkeld, waarin specifieke gegevens van uw organisatie verwerkt worden, zodat u een document heeft om te overleggen aan instanties die hier om vragen. In deze procedure wordt het proces van het omzetten van een papieren personeelsdossier naar een Elektronisch Personeelsdossier omschreven. Allereerst wordt hier in aangegeven welke middelen er ingezet worden bij het proces, Wie er betrokken is bij het proces; Op welke locatie de digitalisering van het dossier plaatsvindt; Het proces zelf wordt omschreven. Dit begint met het scannen van de documenten, daarna het importeren van de documenten in het Elektronische Personeelsdossier in het HR portaal; Vervolgens wordt er omschreven hoe de documenten bewaard, ingezien en verwijderd worden; Verder is bij deze procesomschrijving aandacht besteed aan beveiliging en het toekennen van rechten aan gebruikers; Ook worden in deze procedure de op verschillende momenten gehouden controles en steekproeven vastgelegd; SID006 Versie 1.0 16/18

Quickstart Door de uitgebreide Quickscan, de standaard Solution Elektronisch Personeelsdossier, de kant-en-klaar beschikbare werkstromen en signalen en de vastgelegde procedure, kunt u nu snel profiteren van de voordelen van een elektronisch personeelsdossier, een Quickwin! SID006 Versie 1.0 17/18

4 Quickwin Het omzetten van uw papieren personeelsdossier naar een elektronisch personeelsdossier levert u natuurlijk meteen een aantal grote voordelen op: Voor inzage bent u niet meer gebonden aan de fysieke opslag locatie; De rechten structuur is duidelijk en goed te beheren; Het beheer van documenten is eenduidig en eenvoudig; Verder levert het doorlopen van de Quickscan u de zekerheid dat u voldoet aan geldende wet en regelgeving; Tevens wordt door alle ondersteunende signaleringen en werkstromen en de nauwkeurig omschreven procedure, het volgen van deze regels voor u een makkelijke zaak. Wilt u meer informatie over deze oplossing neemt u dan contact op met ons via tel. 072-506 8100 of via e-mail: info@hrsoft.nl SID006 Versie 1.0 18/18