EZ Beheersregeling document- en archiefbeheer EZ 2006 Besluit tot vaststelling van beheersregels voor het document- en archiefbeheer van het Ministerie van Economische Zaken (Beheersregeling document- en archiefbeheer EZ 2006) 6 juni 2006/Nr. DJZ 6087357 De Secretaris-Generaal van Economische Zaken, Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995; Gelet op artikel 1 van het Besluit van 18 oktober 1988, houdende regeling van de functie en verantwoordelijkheid van de secretaris-generaal; Gelet op artikel 5 van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging EZ 2004; Besluit: Hoofdstuk 1. Begripsbepalingen Artikel 1Begripsbepalingen In dit besluit en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder: a. archief: geheel van archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, ontvangen of opgemaakt door het ministerie; b. archiefbeheer: geheel van feitelijke werkzaamheden gericht op het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en behouden van archiefbescheiden; c. archiefbeheerder: degene die in opdracht van het hoofd van dienst is belast met het archiefbeheer van de dienst; d. archiefbescheiden: 1º. bescheiden, ongeacht hun vorm, door het ministerie ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten; 2º. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op het ministerie zijn overgegaan; 3º. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten; 4º. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1º, 2º of 3º bedoelde bescheiden of welke op grond van een machtiging tot substitutie zijn vervaardigd; e. archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging, en die voldoet aan de bij de wet gestelde eisen; f. documentair structuurplan: een plan waarin is vastgelegd op welke wijze de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden in onderlinge samenhang gerangschikt zijn; g. hoofd van dienst: het hoofd van een dienstonderdeel van het ministerie. De hoofden van dienst zijn genoemd in artikel 1, onder b, van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging EZ 2004; h. minister: de Minister van Economische Zaken; i. ministerie: het Ministerie van Economische Zaken, bestaande uit het kernministerie en de buitendiensten; j. overbrenging: het overbrengen van blijvend te bewaren archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats; k. overdracht: het overdragen van archiefbescheiden aan een ander dienstonderdelen binnen het Ministerie van Economische Zaken; l. selectielijst: het wettelijk voorgeschreven instrument voor de selectie van te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden, bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995; m. substitutie: het overzetten van blijvend te bewaren archiefbescheiden op een andere drager, die volledig de plaats innemen van de oorspronkelijke bescheiden. De oorspronkelijke archiefbescheiden dienen te worden vernietigd; n. verklaring: een door het hoofd van dienst ondertekende verklaring van overbrenging, vernietiging, vervanging, of vervreemding van archiefbescheiden. De verklaring bevat een specificatie van de betreffende archiefbescheiden, geeft aan op welke grond tot overbrenging, vernietiging, vervanging of vervreemding is overgegaan en op welke wijze dit heeft geschiedt. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien niet tot overbrenging, vernietiging, vervanging of vervreemding zou zijn overgegaan; o. vervanging: het overzetten van op termijn te vernietigen archiefbescheiden op een andere drager; p. vervreemding: het in eigendom overdragen van archiefbescheiden aan een andere zorgdrager of aan derden. Hoofdstuk 2. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Artikel 2 Minister 1. De minister is zorgdrager in de zin van artikel 1 van de Archiefwet 1995 voor de archiefbescheiden van het ministerie. 2. Indien een private partij namens de minister openbaar gezag uitoefent, berust de zorg voor de archiefbescheiden die in dat kader worden gevormd bij de minister. 3. Deze regeling is van toepassing op het beheer van alle archiefbescheiden waarvoor de minister zorgdrager is. 4. Deze regeling is onverkort van toepassing op tijdelijke overheidsorganen die onder de verantwoordelijkheid van de minister vallen. 5. De zorg van de minister eindigt door overbrenging, vervreemding of vernietiging. Artikel 3 Secretaris-Generaal 1. De Secretaris-Generaal is verantwoordelijk voor het archiefbeheer van het ministerie. 2. De Secretaris-Generaal: a. stelt procedures en algemene voorschriften vast ten aanzien van het archiefbeheer en onderhoudt deze; b. stelt voldoende en deskundig personeel aan; c. voorziet in voldoende en geschikte archiefruimtes; d. reserveert voldoende financiële middelen voor de uitvoering van het archiefbeheer; e. houdt het toezicht op de naleving van de bepalingen van deze regeling en van andere van toepassing zijnde regelgeving binnen het ministerie; Uit: Staatscourant 20 oktober 2006, nr. 205 / pag. 8 1
f. verstrekt op aanvraag aan de Rijksarchiefinspectie gegevens met betrekking tot de staat van archiefbescheiden en omtrent de wijze waarop aan de zorg vorm wordt gegeven door het ministerie. 3. De Secretaris-Generaal blijft onverminderd verantwoordelijk voor het archiefbeheer ook indien hij dit gemandateerd of uitbesteed heeft. De Secretaris-Generaal kan alle bevoegdheden die de hoofden van dienst op grond van deze regeling verkrijgen, bij een verwaarlozing van die bevoegdheden, uitoefenen. Artikel 4 Directeur Automatisering De directeur Informatiemanagement en Automatisering: a. bereidt de procedures en algemene voorschriften ten aanzien van het archiefbeheer voor; b. voert het beheer, als bedoeld in artikel 5, eerste lid, voor de diensten van het kernministerie. c. ontwerpt de selectielijsten van het kernministerie; d. houdt het toezicht op de naleving van de bepalingen van deze regeling en van andere van toepassing zijnde regelgeving binnen het kernministerie; e. coördineert, adviseert en informeert over activiteiten waarmee de effectiviteit en efficiëntie van het archiefbeheer binnen het ministerie zijn gediend; f. verstrekt op aanvraag aan de Secretaris-Generaal en aan de Rijksarchiefinspectie gegevens met betrekking tot de staat van archiefbescheiden en omtrent de wijze waarop aan de zorg vorm wordt gegeven door het ministerie. Artikel 5 Hoofden van dienst 1. Het hoofd van dienst beheert de archiefbescheiden van de betreffende dienst in overeenstemming met de bepalingen van deze regeling en andere van toepassing zijnde regelgeving. 2. Het hoofd van dienst: a. kan nadere voorschriften opstellen voor het archiefbeheer binnen de dienst; b. stelt een documentair structuurplan op voor zijn dienst en onderhoudt dit; c. ontwerpt de selectielijsten van de betreffende dienst; d. coördineert iedere tien jaar de overbrenging van de archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats, bedoeld in artikel 18; e. verstrekt op aanvraag aan de Secretaris-Generaal gegevens met betrekking tot de staat van archiefbescheiden en omtrent de wijze waarop aan de zorg vorm wordt gegeven door de dienst. Artikel 6 Secretarissen De secretaris van een commissie, raad of projectorganisatie draagt de zorg voor het archiefbeheer van het betreffende organisatieonderdeel. Artikel 7 Ambtenaren De ambtenaar doet de door hem behandelde bescheiden ter archivering toekomen aan de archiefbeheerder. Hoofdstuk 3. Beheer van archiefbescheiden 1. Materiële verzorging Artikel 8 Materiële verzorging 1. Het hoofd van dienst beheert zijn archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen zodanig dat bij het raadplegen van deze archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang is te constateren. 2. De materialen die het ministerie gebruikt bij het opmaken van archiefbescheiden voldoen aan de eisen gesteld in de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden. 3. Voor zover instabiele, minder goed houdbare stoffen zijn gebruikt, conserveert het hoofd van dienst de archiefbescheiden afdoende of substitueert of vervangt de betreffende archiefbescheiden. 4. Het hoofd van dienst draagt zorg voor een goede staat van vernietigbare archiefbescheiden gedurende hun bewaartermijn. 5. De Secretaris-Generaal kan nadere regels stellen omtrent de materiële verzorging van archiefbescheiden. Artikel 9 Archiefruimtes 1. Afgesloten archiefdelen worden opgeslagen in speciaal daarvoor bestemde archiefruimtes. 2. De directeur Interne Zaken draagt er zorg voor dat de archiefruimtes van de diensten die tot het kerndepartement behoren zodanig worden gesitueerd, gebouwd, ingericht en onderhouden dat deze archiefruimtes voldoen aan de eisen die zijn gesteld in de Regeling bouw en inrichting archiefruimtes en archiefbewaarplaatsen. 2. Registratie Artikel 10 Registratie 1. Het hoofd van dienst draagt er zorg voor dat de archiefbescheiden van zijn dienst op basis van de bedrijfvoeringsen verantwoordingsbelangen van de minister worden geïdentificeerd. 2. Archiefbescheiden worden in ieder geval direct na ontvangst of vóór verzending geregistreerd en gecategoriseerd in een elektronisch documentmanagementsysteem en voorzien van een uniek registratiekenmerk. 3. Bij de registratie van de archiefbescheiden worden ten minste de volgende kenmerken opgenomen: a. uniek registratienummer; b. afzender; c. onderwerp; d. het werkproces uit hoofde waarvan de bescheiden zijn ontvangen of opgemaakt; e. datum die de afzender aan de bescheiden gegeven heeft; f. kenmerk dat de afzender aan de bescheiden gegeven heeft. 4. De Secretaris-Generaal kan nadere regels stellen omtrent postbehandeling en de wijze van registratie van archiefbescheiden in een elektronisch documentmanagementsysteem. Artikel 11 Afdoening 1. De Secretaris-Generaal stelt termijnen vast voor de afdoening van documenttypen die voorkomen bij het ministerie, met inachtneming van de normen gesteld in de Algemene wet bestuursrecht, de Wet openbaarheid van bestuur en de Wet nationale ombudsman. 2. De termijnen worden vastgelegd in het elektronisch documentmanagementsysteem. 3. Het hoofd van dienst doet de documenten binnen de daarvoor vastgestelde termijn af. 4. Als ingekomen documenten niet binnen de vastgestelde termijnen kunnen worden afgedaan, wordt aan de afzender een behandelingsbericht gezonden. 3. Ordening Artikel 12 Ordening 1. Het hoofd van dienst beheert zijn archiefbescheiden op geordende, logisch samenhangende wijze, overeenkomstig het documentair structuurplan, zodanig dat: a. de archiefbescheiden binnen een Uit: Staatscourant 20 oktober 2006, nr. 205 / pag. 8 2
redelijke termijn kunnen worden gevonden, b. de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn leesbaar of waarneembaar te maken zijn; c. de selectie, bedoeld in artikel 13, op eenvoudige wijze kan plaats vinden. 2. Het hoofd van dienst stelt een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht op van de archiefbescheiden en de bestanden waarin deze worden bewaard en onderhoudt dit overzicht. Dit overzicht bevat ten minste de volgende gegevens: a. uniek registratienummer; b. directiecode; c. omschrijving van de betreffende archiefbescheiden; d. looptijd; e. verblijfplaats, en indien van toepassing; f. de datum waarop vernietiging, vervanging, substitutie, vervreemding, overdracht of overbrenging heeft plaats gevonden. 4. Vernietiging, vervanging, vervreemding, overdracht en overbrenging Artikel 13 Selectie 1. Het hoofd van dienst houdt bij het ontwerpen van de selectielijsten, bedoeld in artikel 5, tweede lid, onder c, rekening met: a. de taak van het ministerie; b. de verhouding van het ministerie tot andere overheidsorganen; c. de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; d. het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. 2. Selectielijsten worden opgesteld voor de duur van ten hoogste twintig jaar. 3. Het hoofd van dienst draagt zorg voor een zorgvuldige totstandkoming van het ontwerp van de selectielijst. 4. De artikelen 3 tot en met 5 van het Archiefbesluit 1995 zijn van overeenkomstige toepassing. Artikel 14 Vernietiging 1. Archiefbescheiden worden uitsluitend vernietigd indien: a. de archiefbescheiden voorkomen op een vastgestelde selectielijst, b. er sprake is van een noodvernietiging, als bedoeld in artikel 23, tweede lid, of c. de archiefbescheiden ingevolge artikel 15 vervangen of gesubstitueerd zijn. 2. Het hoofd van dienst maakt van de vernietiging een verklaring op. Artikel 15 Vervanging en substitutie 1. Archiefbescheiden die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen, kunnen door het hoofd van dienst worden vervangen. 2. Archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen, kunnen door het hoofd van dienst worden gesubstitueerd indien hiervoor een machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is verkregen; 3. Het hoofd van dienst betracht bij vervanging of substitutie de vereiste zorgvuldigheid en maakt hiervan een verklaring op. Artikel 16 Vervreemding 1. Het hoofd van dienst kan archiefbescheiden die niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht vervreemden indien: a. voor deze vervreemding een machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is verkregen, tenzij de vervreemding geschiedt ter uitvoering van een wettelijk voorschrift en b. hij van de vervreemding een verklaring opmaakt. 2. Het hoofd van dienst houdt bij het besluit tot vervreemding rekening met de in artikel 13, eerste lid, genoemde belangen. Artikel 17 Overdracht 1. Van een overdracht van archiefbescheiden is sprake indien: a. de archiefbescheiden overgaan naar het semi-statisch archief of b. de archiefbescheiden van één dienst overgaan op een andere dienst van het ministerie. 2. Het hoofd van dienst stelt nadere regels omtrent de termijn waarbinnen archiefbescheiden naar het semi-statisch archief worden overgedragen. 3. Van een overdracht als bedoeld in het eerste lid, onder a, wordt een verklaring opgemaakt door het hoofd van dienst. 4. Van een overdracht als bedoeld in het eerste lid, onder b, wordt een verklaring opgemaakt door de betrokken hoofden van dienst. Artikel 18 Overbrenging Het hoofd van dienst draagt er zorg voor dat archiefbescheiden die voor bewaring in aanmerking komen, na uiterlijk twintig jaar, in goede, geordende en toegankelijke staat, binnen een termijn van tien jaar, worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Artikel 19 Nadere procedures De Secretaris-Generaal kan nadere regels stellen omtrent de vernietiging, vervanging, vervreemding, overdracht of overbrenging van archiefbescheiden. 6. Beschikbaarstelling van archiefbescheiden Artikel 20 Interne beschikbaarstelling 1. De archiefbeheerder leent op aanvraag en voor een bepaalde tijd papieren archiefbescheiden uit of stelt deze ter beschikking voor inzage aan daartoe bevoegde ambtenaren, dan wel stelt hen in staat om digitale archiefbescheiden te raadplegen. 2. De archiefbeheerder houdt een administratie bij van deze uitleningen en raadplegingen. 3. De archiefbeheerder ziet erop toe dat uitgeleende dossiers tijdig worden terugbezorgd. Artikel 21 Externe beschikbaarstelling 1. Archiefbescheiden worden door het hoofd van dienst op verzoek aan derden ter beschikking gesteld. 2. Beschikbaarstelling van archiefbescheiden aan derden geschiedt met inachtneming van de bepalingen uit de Wet openbaarheid bestuur, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Algemene wet bestuursrecht. 3. Een toewijzing van een verzoek tot beschikbaarstelling van archiefbescheiden met politiek of anderszins gevoelige informatie wordt in concept langs het hoofd van dienst geleid. Het hoofd van dienst kan afwegen het verzoek direct in te willigen dan wel eerst de minister of de Secretaris-Generaal van zijn standpunt op de hoogte te stellen. 4. Bij een afwijzing van een verzoek wordt dit altijd schriftelijk aan de verzoeker medegedeeld, waarbij de Secretaris-Generaal, namens de minister ondertekent. 5. Inzage in de ter beschikking gestelde archiefbescheiden vindt plaats op het ministerie in het bijzijn van een archiefbeheerder. 6. De Secretaris-Generaal stelt nadere regels omtrent de beschikbaarstelling van archiefbescheiden aan derden. Uit: Staatscourant 20 oktober 2006, nr. 205 / pag. 8 3
Hoofdstuk 4. Bijzondere bepalingen inzake het archiefbeheer Artikel 22 Reorganisaties 1. Bij een organisatiewijziging, zoals reorganisatie, opheffing of privatisering, waarbij overheidsorganen worden samengevoegd, gesplitst, ingesteld of opgeheven, dan wel waarbij een of verscheidene taken worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, wordt een voorziening getroffen voor de betreffende archiefbescheiden. 2. Bij de totstandkoming van de voorziening, bedoeld in het eerste lid, houdt het hoofd van dienst rekening met de eisen gesteld in de artikelen 2, 3 en 4 van het Besluit archiefoverdrachten rijksadministratie. 3. Bij reorganisatie of privatisering wordt het archief van de betreffende dienst afgesloten. De nieuwe dienst of geprivatiseerde dienst begint met een nieuw archief. 4. Het hoofd van dienst draagt er zorg voor dat alle archiefbescheiden die op het moment van de privatisering onder de zorg van het hoofd van dienst vallen voor een periode van maximaal twintig jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon, die deze archiefbescheiden voortaan zal afdoen. De getroffen voorziening bevat tevens een bepaling omtrent het beheer van de desbetreffende archiefbescheiden. 5. Bij de instelling van tijdelijke diensten wordt een voorziening getroffen voor de verantwoordelijkheid over en het beheer van de archiefbescheiden na opheffing van de tijdelijke dienst. Artikel 23 Beveiliging 1. Archiefbescheiden worden beheerd met inachtneming van de eisen gesteld in de Wet bescherming staatsgeheimen en het Besluit informatiebeveiliging rijksdienst - bijzonder informatie. 2. Indien noodvernietiging van archiefbescheiden plaatsvindt, wordt dit gemeld aan de Secretaris-Generaal en aan de Rijksarchiefinspectie. Noodvernietiging vindt slechts plaats nadat de minister-president hieromtrent regels heeft gesteld. 3. In calamiteitenplannen van het ministerie worden bepalingen opgenomen over de omgang met archiefbescheiden in geval van een calamiteit. Daarbij wordt ten minste vastgelegd dat de archiefbescheiden in een dergelijk geval naar een veilige locatie worden overgebracht. Hoofdstuk 5. Overgangs- en slotbepalingen Artikel 24 Intrekking De Raamregeling Archiefbeheer Economische Zaken en de Beheersregels inzake de documentaire informatievoorziening van het Kernministerie van Economische Zaken, uitgezonderd elektronische archiefbescheiden worden ingetrokken. Artikel 25 Citeertitel Dit besluit kan worden aangehaald als: Beheersregeling document- en archiefbeheer EZ 2006. Artikel 26 Inwerkingtreding 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de tweede dag na publicatie in de Staatscourant. 2. Dit besluit zal worden toegezonden aan alle hoofden van dienst, secretarissen van raden, commissies en projectdirecties en zal worden bekend gemaakt aan de Rijksarchiefinspectie. Dit besluit zal worden gepubliceerd in de Staatscourant. s- Gravenhage, 6 juni 2006. J.W. Oosterwijk, Secretaris-Generaal. Toelichting Algemeen deel De Archiefwet 1995 (Stb. 1995, 276) verplicht zorgdragers, zoals de Minister van Economische Zaken, regels vast te stellen over de wijze waarop archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en gehouden. Het doel hiervan is te borgen dat een betrouwbare raadpleging van archiefbescheiden nu en in de toekomst mogelijk is en blijft. Deze zogenaamde beheersregels hebben in principe betrekking op alle onderdelen van het Ministerie van Economische Zaken waarvan de zorg voor archiefbescheiden berust bij de minister. Dit betekent dat ook diensten, agentschappen en instellingen onder de werking van deze beheersregeling vallen. Hier wordt aansluiting gezocht bij de bevoegdheidsverdeling binnen het ministerie op grond van het Besluit mandaat, volmacht en machtiging EZ 2004. Zelfstandige bestuursorganen met rechtspersoonlijkheid zijn zelf zorgdrager en dienen derhalve te beschikken over een eigen beheersregeling. De wens tot het borgen van een betrouwbare archivering steunt op drie belangen, te weten: het bedrijfsvoeringsbelang: informatie die in documenten besloten ligt, is een primaire grondstof in de uitvoering van de werkprocessen binnen het Ministerie van Economische Zaken. Het is dan ook van belang die maatregelen te nemen die ertoe leiden dat documenten op een betrouwbare wijze worden ontsloten en raadpleegbaar zijn en blijven zolang dit voor de bedrijfsvoering noodzakelijk is. het verantwoordings- en bewijsvoeringsbelang: Voor het goed kunnen functioneren van de democratische beginselen, moet de Minister van Economische Zaken zich kunnen verantwoorden over de totstandkoming van zijn beleid. Daarnaast dienen de rechtmatigheid en doelmatigheid van de beleidsuitvoering te kunnen worden aangetoond. Voor het goed kunnen functioneren van de rechtsstaat moet het ministerie bovendien tegenover derden bewijs kunnen leveren van rechten en verplichtingen. Verantwoording en bewijsvoering zijn alleen mogelijk wanneer de relevante informatie op het juiste tijdstip beschikbaar en betrouwbaar is. Een essentiële randvoorwaarde daarvoor is een goed ontsloten archief, waarin de archiefbescheiden lang genoeg bewaard blijven en zodanig beheerd worden dat hun authenticiteit en bewijskracht zijn aan te tonen. het cultuurhistorisch belang: Archieven behoren tot het cultuurhistorisch erfgoed. Een deel van de documenten die het Ministerie van Economische Zaken produceert en ontvangt, is waardevol cultureel erfgoed; het stelt toekomstige generaties in staat het huidige overheidshandelen (tenminste) op hoofdlijnen te reconstrueren. Zorgdragers, zoals de Minister van Economische Zaken, zijn wettelijk verplicht om blijvend te bewaren archiefbescheiden na twintig jaar over te brengen naar het Nationaal Archief. Na overbrenging worden de archieven in principe openbaar toegankelijk. Het invoeren van een elektronisch documentmanagementsysteem binnen het kerndepartement en de (aspect)inspecties van de Rijksarchiefinspectie bij het kerndepartement en enkele diensten gedurende 2004-2005 zijn aanleiding geweest tot Uit: Staatscourant 20 oktober 2006, nr. 205 / pag. 8 4
het actualiseren van de bestaande beheersregeling. De belangrijkste wijziging is het vergroten van de reikwijdte van de beheersregeling tot elektronisch opgemaakte en beheerde archiefbescheiden. In de voorgaande beheersregeling werd deze categorie expliciet uitgezonderd als niet-vallend onder het regime van de beheersregeling. Gezien het voortschrijdend gebruik van toepassingen op het gebied van kantoorautomatisering, waardoor het merendeel van de intern opgemaakte documenten een elektronische oorsprong heeft, is een dergelijke uitzondering niet wenselijk. De Archiefwet stelt immers dat archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, op een dusdanige wijze beheerd moeten worden dat een goede, geordende en toegankelijke staat is gewaarborgd. Deze beheersregels leggen vast hoe verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van document- en archiefbeheer zijn georganiseerd binnen het Ministerie van Economische Zaken. Bij het opstellen van de beheersregeling zijn de navolgende functionarissen geconsulteerd: het Hoofd informatie van de directie Informatiemanagement en Automatisering, twee adviseurs DIV van de directie Informatiemanagement & Automatisering, een jurist van WJZ, de plaatsvervangend coördinator wetgeving van WJZ en een deskundige van de Rijksarchiefinspectie. Op 8 maart 2006 is de beheersregeling voorgelegd aan het Informatieplatform, waarin vertegenwoordigers van kerndepartement en buitendiensten zitting hebben. Vervolgens zijn de opmerkingen en suggesties van SODM, NMa, CPB en EVD verwerkt in de Beheersregeling. Het Bedrijfsvoeringscollege heeft op 10 mei de beheersregeling behandeld, waarna de Secretaris-Generaal de beheersregeling op 6 juni heeft vastgesteld. Artikelsgewijze toelichting Hoofdstuk 2. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Artikel 2 Minister De Minister van Economische Zaken is de zorgdrager, zoals bedoeld in de Archiefwet 1995. Dit betekent dat de Minister van Economische Zaken de bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt voor het correcte en adequate archiefbeheer bij alle diensten en instellingen die formeel onder zijn verantwoordelijkheid vallen. De zorg begint bij het ontvangen of opmaken van archiefbescheiden en kan op drie manieren eindigen, te weten: door overbrenging: Archiefbescheiden worden overgebracht aan een archiefbewaarplaats en het Nationaal Archief neemt de zorg over. door vervreemding: Archiefbescheiden worden overgedragen aan een dienst of instelling die onder een andere zorgdrager valt en deze neemt de zorg over. door vernietiging: Archiefbescheiden worden op grond van een vastgestelde selectielijst vernietigd en de zorg wordt daarmee formeel afgerond. Artikel 3 Secretaris-Generaal De Secretaris-Generaal is verantwoordelijk voor het vervullen van de archiefzorg. Met andere woorden: de Secretaris-Generaal is verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbescheiden die vallen onder de zorg van de Minister van Economische Zaken. Onder beheer wordt hier verstaan: het voldoen aan de wettelijke eisen rond documentbehandeling en beheer van archiefbescheiden én het borgen van een efficiënte bedrijfsvoering. Ten behoeve hiervan kan de Secretaris- Generaal kaders stellen ten aanzien van de documenthuishouding en het archiefbeheer. Daarnaast is de Secretaris-Generaal bevoegd alle maatregelen te nemen om te borgen dat correct beheer wordt gevoerd of hersteld over de archiefbescheiden die onder de zorg van de Minister van Economische Zaken vallen. Dit stelt de Secretaris-Generaal in staat om, indien wenselijk of noodzakelijk, acties te ondernemen als de belangen van correct en adequaat archiefbeheer dat verlangen. Een integraal onderdeel van deze verantwoordelijkheid is het beschikbaar stellen van voldoende financiële middelen en voldoende deskundig personeel om het beheer over archiefbescheiden efficiënt en effectief te kunnen uitvoeren. Hieronder vallen onder andere de middelen om benodigde materialen aan te schaffen, opleidingen te verzorgen voor het personeel, instrumenten te ontwikkelen en te beheren, archiefdelen te kunnen bewerken voor overdracht aan het Nationaal Archief, een elektronisch documentmanagementsysteem te ontwikkelen en in stand te kunnen houden. Voor het naar behoren kunnen uitvoeren van archiefbeheer is voldoende en deskundig personeel een vereiste. Onder deskundigheid valt onder andere voldoende en actuele vakkennis ten aanzien van documentaire informatievoorziening, de daarvoor geldende wettelijke kaders en EZ-interne procedures, kennis van de processen van de organisatie en de toepassing van elektronisch documentmanagementsystemen. Ook competenties als mondelinge en schriftelijke communicatie, klantbenadering, projectmatig werken maken deel uit van de deskundigheid van medewerkers. Door de in toenemende mate centrale positie van de informatiefunctie binnen het Ministerie van Economische Zaken wordt de combinatie van gedegen vakinhoudelijke kennis en competenties steeds belangrijker voor medewerkers in de informatiefunctie. Binnen het kerndepartement wordt ten behoeve van de bevordering van de deskundigheid van het EZ-personeel een opleidingsprogramma (Icademy) opgesteld. Artikel 4 Directeur Automatisering Binnen het kerndepartement bereidt de Directeur Automatisering, namens de Secretaris- Generaal het informatie- en archiefbeleid voor. Hieronder valt het ontwikkelen, implementeren en beheren van een instrumentarium voor een efficiënte documenthuishouding en adequaat archiefbeheer. Onder de bevoegdheden van de Directeur Automatisering valt voor het kerndepartement ook het opstellen van selectielijsten en het verzorgen van het formele vaststellingstraject. Daarnaast is hij bevoegd tot het opstellen en beheren van documentaire structuurplannen, waarin een systematische beschrijving is opgenomen over het archiefbeheer binnen dienstonderdelen van het kerndepartement. De Directeur Informatiemanagement en Automatisering houdt namens de Secretaris-Generaal binnen het kerndepartement toezicht op naleving van de bepalingen uit deze Beheersregeling. Onder toezicht wordt expliciet ook verstaan het gevraagd of ongevraagd adviseren van de hoofden van dienst inzake aangelegenheden rond docu- Uit: Staatscourant 20 oktober 2006, nr. 205 / pag. 8 5
mentbehandeling en archiefbeheer. Bovendien draagt de Directeur Automatisering zorg voor de EZ-brede coördinatie van (gemeenschappelijke) activiteiten op het gebied van archiefbeheer, waaronder onder meer het organiseren van een vakoverleg en het overbrengen naar een archiefbewaarplaats vallen. De Directeur Informatiemanagement en Automatisering is binnen het kerndepartement het primaire aanspreekpunt voor alle zaken die betrekking hebben op informatiemanagement en archiefbeheer. Artikel 5 Hoofden van dienst Het hoofd van dienst voert namens de Secretaris-Generaal het archiefbeheer van het betreffende dienstonderdeel. Hij is voor de Secretaris-Generaal aanspreekpunt ten aanzien van het beheer van archiefbescheiden, stelt archiefbeleid vast voor zijn dienst en is verantwoordelijk voor de uitvoering van alle werkzaamheden rond het beheer van archiefbescheiden. Voor het kerndepartement wordt het archiefbeheer gevoerd door de Directeur Automatisering, zoals neergelegd in artikel 4, onder b. Het hoofd van dienst heeft de bevoegdheid om de maatregelen te nemen en een instrumentarium te ontwikkelen die borgen dat correct archiefbeheer wordt gevoerd voor zijn dienst. Hieronder valt het ontwerpen van selectielijsten, het vaststellen van documentaire structuurplannen of andere nadere voorschriften. De hoofden van dienst verstrekken op verzoek aan de Secretaris-Generaal juiste en volledige gegevens over de staat van door hen beheerde archiefbescheiden en de wijze waarop het beheer over de archiefbescheiden is ingericht. Daarnaast verlenen hoofden van dienst toegang tot alle ruimten en werkplekken waar archiefbescheiden worden bewaard ten behoeve van (archief)onderzoek door de Rijksarchiefinspectie of namens de Secretaris-Generaal. Hiermee wordt onderzoek naar de staat van de archieven en het adviseren over verbeterpunten in het archiefbeheer bij het Ministerie van Economische Zaken mogelijk. Dit onderzoek kan worden uitgevoerd door de Rijksarchiefinspectie, de afdeling Informatie van de Directie Automatisering, de Auditdienst of een extern onderzoeks- en adviesbureau. Artikel 6 Secretarissen Secretarissen van bij koninklijk besluit of bij ministerieel besluit ingestelde commissies, raden of projectorganisaties hebben dezelfde verantwoordelijkheden ten aanzien van archiefbeheer als hoofden van dienst. Zij zijn voor de Secretaris-Generaal primair aanspreekpunt inzake het beheer van archiefbescheiden en zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van alle werkzaamheden rond het beheer van archiefbescheiden. Jaarlijks voor 1 april informeren de secretaris de Secretaris-Generaal over de staat van het archiefbeheer bij de commissie, raad of projectorganisatie. Artikel 7 Ambtenaren De ambtenaar draagt verantwoordelijkheid voor het tijdig archiveren van door hem behandelde ingekomen en de uitgaande archiefbescheiden. Dit houdt in dat de ambtenaar de archiefbescheiden aanbiedt aan de archiefbeheerder of zelf in het elektronisch documentmanagementsysteem de nodige activiteiten verricht. Elke ambtenaar draagt zorg dat bij diens vertrek of functieverandering de door hem nog niet afgehandelde archiefbescheiden ter afdoening overgedragen worden aan zijn opvolger of aan één van zijn collegae. Hoofdstuk 3. Beheer van archiefbescheiden 1. Materiële verzorging Artikel 8 Materiële verzorging Voorschriften inzake het materieel beheer van papieren en digitale archiefbescheiden zijn vastgelegd in de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Stcrt. 2001, nr. 180) en in de Regeling geordende en toegankelijke staat (Stcrt. 2002, 43). Kern van deze regelingen is dat de dragers van de archiefbescheiden moeten bestaan uit zodanige duurzame materialen, dat na 100 jaar geen noemenswaardige materiële achteruitgang plaatsvindt en de archiefbescheiden raadpleegbaar en toegankelijk blijven. De regelingen gelden voor archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, maar het is tevens raadzaam deze regeling ook toe te passen op archiefbescheiden die langdurig bewaard moeten worden. Artikel 9 Archiefruimtes De Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Stcrt. 2001, nr. 180) stelt eisen aan archiefruimten. De regeling maakt onderscheid tussen archiefruimten (in beheer bij de zorgdrager en archiefbewaarplaatsen (c.q. het Nationaal Archief). Voor het Ministerie van Economische Zaken zijn alleen de bepalingen over archiefruimten relevant. Het doel van de voorschriften is de beperking van het verval van de opgeslagen archiefbescheiden en beperking tegen schade door calamiteiten. De ruimten moeten beschermd worden tegen brand, inbraak, waterschade en aantasting door schommelingen in luchtvochtigheid, temperatuur, luchtverontreiniging, zonlicht of ongedierte. De normen voor ruimten waarin (bewaar)bestanden worden opgeslagen gelden ongeacht de opslaglocatie en ongeacht eventuele uitbesteding van het beheer. De regeling geldt alleen voor archiefbescheiden, die voor blijvende of langdurige bewaring in aanmerking komen. De Directeur Interne Zaken draagt zorg voor de archiefruimten van de dienstonderdelen die tot het kerndepartement behoren. Voor de buitendiensten is het hoofd van dienst het aanspreekpunt voor de inrichting van archiefruimten, waarbij de Directie Interne Zaken adviserend kan optreden. 2. Registratie Artikel 10 Registratie Het erkennen van documenten als archiefbescheiden en vervolgens het registreren ervan in een elektronisch documentmanagementsysteem geeft inzicht in de verblijfplaats van archiefbescheiden en dient (mede) als bewijs dat een document is ontvangen, opgemaakt en/of verzonden. De vorm van het document, fysiek of elektronisch, is daarbij niet van belang; alle soorten documenten kunnen voor registratie in aanmerking komen en als archiefstuk worden geïdentificeerd. Het registreren omvat die activiteiten die nodig zijn om binnengekomen, uitgaande en interne stukken op een zodanige wijze vast te leggen dat de documenten kunnen worden geïdentificeerd en toegankelijk worden gemaakt. Uit: Staatscourant 20 oktober 2006, nr. 205 / pag. 8 6
Hiervoor is een elektronisch documentmanagementsysteem in gebruik. Tevens vormt registratie het bewijs dat een stuk is ontvangen of verzonden en biedt het de mogelijkheid overzichten te verschaffen van de hoeveelheden, plaatsing en soorten documenten die binnen het Ministerie van Economische Zaken circuleren. Documenten (archiefbescheiden) die worden geregistreerd zijn: documenten, die impliceren dat de Minister van Economische Zaken handelingen moet verrichten waardoor hij als rechtspersoon moet optreden, bijvoorbeeld als partij bij het sluiten van een overeenkomst, het verwerven van bezit, het verlenen van een vergunning, het optreden in bezwaar- en beroepprocedures; documenten waarin door derden aan de Minister van Economische Zaken advies of medewerking wordt gevraagd; documenten die impliceren dat binnen het Ministerie van Economische Zaken handelingen moeten worden verricht, waardoor verplichtingen ontstaan voor bijvoorbeeld contracten of offertes; documenten die verwijzen naar eerder geregistreerde documenten; documenten waaraan het Ministerie van Economische Zaken rechten kan ontlenen; aangetekende documenten; documenten waarin beleidsvoornemens of de evaluatie van beleid is vastgelegd; vergaderstukken, agenda s en verslagen, waarvan het secretariaat bij een dienstonderdeel van het Ministerie van Economische Zaken ligt; incidenteel door de organisatie aangeboden zaken vanwege een vermoedelijk belang. Om te borgen dat de identificatie van archiefbescheiden en de vastlegging ervan met een uniek registratienummer in een elektronisch documentmanagementsysteem plaatsvindt, stellen de Directeur Automatisering voor het kerndepartement en de hoofden van dienst procedures vast voor postbehandeling en de wijze van registratie van archiefbescheiden. Als voorwaarde hiervoor geldt dat identificatie van archiefbescheiden ten minste plaatsvindt op basis van de bedrijfvoerings- en verantwoordingsbelangen van de Minister van Economische Zaken. Artikel 11 Afdoening In het kader van behoorlijk bestuur en ten behoeve van een efficiënte bedrijfsvoering is het wenselijk van bij het Ministerie van Economische Zaken voorkomende documentcategorieën afdoeningstermijnen vast te stellen en de voortgang van afdoening van zaken te monitoren. Het voeren van voortgangsbewaking in het elektronisch documentmanagementsysteem op de afdoening van documenten is hiervoor een middel. Het hoofd van dienst is verantwoordelijk voor het tijdig afdoen van documenten of het tijdig versturen van een tussentijds behandelingsbericht. De Secretaris-Generaal stelt afdoeningstermijnen voor documentcategorieën vast, met inachtneming van de normen gesteld in de Algemene wet bestuursrecht, de Wet openbaarheid van bestuur, de Wet nationale ombudsman en de Wet bescherming persoonsgegevens. Deze afdoeningstermijnen gelden voor alle diensten en instellingen die onder het zorgdragerschap van de Minister van Economische Zaken vallen. 3. Ordening Artikel 12 Ordening Ordening en toegankelijkheid zijn vitale elementen om de juiste en volledige informatie snel te kunnen terugvinden. Een duurzame ordeningsstructuur en waar mogelijk standaardisatie van dossiervorming zijn essentiële instrumenten om informatie te ontsluiten en toegankelijk te maken en te houden. Het is daarbij van belang dat deze instrumenten aansluiten op de werkprocessen van het Ministerie van Economische Zaken. Om dit te realiseren vindt archiefordening, dossiervorming en dossieromschrijving plaats op basis van vastgestelde documentaire structuurplannen, waarvan de indeling is ontleend aan de taken en werkprocessen van het betreffende dienstonderdeel om medewerkers vanuit de informatiefunctie optimaal te ondersteunen bij de uitvoering van werkzaamheden. Het documentaire structuurplan is een plan waarin is vastgelegd op welke wijze de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden in onderlinge samenhang gerangschikt zijn en zijn geweest. Hiervoor zal binnen het Ministerie van Economische Zaken een uniform format worden ontwikkeld, dat aansluit op de bedrijfsvoering van alle diensten van EZ. De hoofden van dienst zien erop toe dat alle archiefbescheiden worden toegevoegd aan het archief, waarvan een elektronisch documentmanagementsysteem een onderdeel is. Ten behoeve van het toezicht op en het overzicht over de archieven zien de hoofden van dienst er tevens op toe dat van de archiefbescheiden en de bestanden waarin deze worden bewaard op basis van de documentair structuurplannen een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht wordt aangelegd en bijgehouden. 4. Vernietiging, vervanging, vervreemding, overdracht en overbrenging Artikel 13 Selectie Selectie is het bepalen welke archiefbescheiden als cultuurhistorisch erfgoed blijvend voor bewaring in aanmerking komen en welke op termijn kunnen worden vernietigd. Uit het oogpunt van efficiency en kostenbesparing is het belangrijk om de selectiewaardering zo vroeg mogelijk in de levenscyclus van een document te maken; dit is het zogenaamde selecteren aan de bron. De beheersinspanningen ten aanzien van archiefbescheiden kunnen dan hierop worden afgestemd. Het vaststellen van de juiste selectiewaardering gebeurt aan de hand van vastgestelde selectielijsten. Deze activiteit is een reguliere beheerstaak voor archiefbeheerders onder verantwoordelijkheid van het hoofd van dienst. De Archiefwet 1995 schrijft voor dat elke zorgdrager selectielijsten ontwerpt (art. 5) en daarbij rekening houdt met de taak van het ministerie, de relatie van het ministerie met andere overheidsorganen en de belangen van bewijs- en rechtzoekenden en het historisch belang. Het hoofd van dienst draagt hiervoor de zorg. Artikel 14 Vernietiging De Archiefwet 1995 bevat een vernietigingsplicht. Overheidsorganen, zoals het Ministerie van Economische Zaken, zijn verplicht archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen te vernietigen. Om te bepalen of archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen, wordt altijd een vastgestelde selectielijst gehanteerd. Selectielijsten worden, na advies van de Uit: Staatscourant 20 oktober 2006, nr. 205 / pag. 8 7
Raad voor Cultuur, vastgesteld door de Staatssecretaris voor Cultuur. Vernietiging geschiedt op zodanige wijze dat reconstructie van de archiefbescheiden volstrekt onmogelijk is. Bij vernietiging van digitale archiefbescheiden worden derhalve ook alle back-ups daarvan vernietigd. De dienst stelt een verklaring van vernietiging op, die wordt ondertekend door het hoofd van dienst. De verklaring van vernietiging wordt permanent bewaard. Artikel 15 Vervanging en substitutie De hoofden van dienst zijn bevoegd tot het vervangen van de op termijn te vernietigen archiefbescheiden. Vervanging is het overzetten van gegevens op een andere drager zonder de nieuwe drager als het origineel te beschouwen. Voorwaarde is dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen bescheiden voorkomende gegevens. De Directeur Informatiemanagement en Automatisering is bevoegd tot het aanvragen bij de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van een machtiging tot substitutie voor blijvend te bewaren archiefbescheiden voor het kerndepartement behoren. De hoofden van dienst zijn bevoegd tot het aanvragen bij de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van een machtiging tot substitutie voor blijvend te bewaren archiefbescheiden van de betreffende dienst of instelling. Substitutie houdt in: Gegevens overzetten op een andere drager en deze drager daarmee als het origineel beschouwen. Zij worden daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. De oorspronkelijke drager wordt vernietigd. Artikel 16 Vervreemding Vervreemding is het in eigendom overdragen van archiefbescheiden aan een ander zorgdrager, die daarmee de zorg en het beheer voor de archiefbescheiden overneemt. Vervreemding is vastgelegd in artikel 8 van de Archiefwet 1995. In sommige gevallen ligt een specifieke wet ten grondslag aan vervreemding, bijvoorbeeld bij de verzelfstandiging van dienstonderdelen en de omvorming daarvan tot een zelfstandig bestuursorgaan (Zbo). Ook andere organisatiewijzigingen kunnen aanleiding zijn tot het vervreemden van archiefbescheiden die onder de zorg van de Minister van Economische Zaken vallen; bijvoorbeeld als taken worden overgedragen aan een ander departement (en daarmee aan een andere zorgdrager). Voor vervreemding van archiefbescheiden is een machtiging vereist van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, tenzij de vervreemding geschiedt ter uitvoering van een wettelijk voorschrift. Van de vervreemding van archiefbescheiden wordt een verklaring opgemaakt die ten minste een specificatie van de vervreemde archiefbescheiden omvat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervreemding heeft plaatsgevonden. Een exemplaar van de verklaring wordt bewaard. In het documentaire structuurplan wordt vermeld op welke datum en aan welke organisatie de archiefbescheiden zijn vervreemd. Artikel 17 Overdracht In tegenstelling tot vervreemding is overdracht een interne aangelegenheid. De archiefbescheiden blijven binnen het ministerie en de zorg voor deze archiefbescheiden blijft bij de Minister van Economische Zaken berusten. Overdracht van archiefbescheiden vindt plaats wanneer bij een reorganisatie taken van de ene dienst van het Ministerie van Economische Zaken overgaan naar de andere. Van een overdracht van archiefbescheiden wordt een verklaring opgemaakt die een specificatie van de overgedragen archiefbescheiden bevat. Deze verklaring wordt ondertekend door het hoofd van dienst. In het documentaire structuurplan wordt vermeld op welke datum en aan welke organisatie de archiefbescheiden zijn overgedragen. Artikel 18 Overbrenging Archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen, moeten na maximaal 20 jaar worden overgebracht naar het Nationaal Archief. De archieven in het Nationaal Archief zijn in principe openbaar. Welke archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen, kan worden bepaald aan de hand van een vastgestelde selectielijst. De over te brengen archieven dienen te voldoen aan materiële eisen zoals die zijn neergelegd in de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden (Stcrt. 2002, 43). Deze overbrenging wordt voor het kerndepartement gecoördineerd door de Directeur Automatisering en voor de buitendiensten door het hoofd van dienst. Artikel 19 Nadere procedures Het uitvoeren van activiteiten ten aanzien van vernietiging, vervanging, vervreemding, overdracht en overbrenging vallen onder de beheerslast van de hoofden van dienst. De wijze waarop de uitvoering hiervan is ingericht wordt binnen de kaders van deze regeling vrijgelaten. De Secretaris-Generaal kan omwille van het realiseren van een uniforme werkwijze binnen het Ministerie bij Economische Zaken of bij taakverwaarlozing nadere procedures stellen omtrent één of meerdere van deze aspecten van het archiefbeheer. 6. Beschikbaarstelling van archiefbescheiden Artikel 20 Interne beschikbaarstelling Papieren dossiers van een dienstonderdeel kunnen door medewerkers van dat dienstonderdeel worden geleend (losse archiefbescheiden worden niet uitgeleend) of kunnen ter inzage beschikbaar worden gesteld. Indien het voor de uitvoering van werkzaamheden noodzakelijk is, kan een dossier worden uitgeleend aan een EZ-medewerker van een ander dienstonderdeel. De archiefbeheerder houdt hiervan een administratie bij en rappelleert leners bij het overschrijden van de leentermijn. De ambtenaar die het dossier leent, is verantwoordelijk voor het tijdig terugbrengen van het dossier in dezelfde fysieke staat als waarin het is geleend. Dit geldt ook als de ambtenaar het betreffende dossier onderhands heeft doorgegeven aan een andere medewerker. Digitale dossiers zijn in principe inzichtelijk en benaderbaar voor alle ambtenaren van het dienstonderdeel dat het dossier heeft gevormd, tenzij specifieke wet- en regelgeving van toepassing is op deze dossiers. Als voorbeeld gelden de dossiers in het Veiligheidsarchief bij DG ET die slechts voor een beperkt aantal ambtenaren inzichtelijk dienen te zijn. Op verzoek van ambtenaren kan een digitaal dossier toegankelijk worden gemaakt voor andere ambtenaren binnen het Ministerie van Economische Zaken, mits deze (tijdelijk) toegang heeft tot het elektronisch documentmanagementsysteem waarin het digitale Uit: Staatscourant 20 oktober 2006, nr. 205 / pag. 8 8
dossier is opgenomen. De archiefbeheerder kan hiervoor instemming vragen bij het hoofd van dienst. Artikel 21 Externe beschikbaarstelling Informatieverstrekking door middel van inzage in archiefbescheiden aan derden geschiedt met inachtneming van de bepalingen van de Wet openbaarheid van bestuur en de Algemene Wet Bestuursrecht en de daarvan afgeleide regelingen. Onder derden wordt verstaan: personen die niet werkzaam zijn bij het Ministerie van Economische Zaken of een onderdeel daarvan. De (plaatsvervangend) Secretaris- Generaal stelt een regeling vast ten aanzien van de behandeling van verzoeken tot informatieverstrekking en inzage in archiefbescheiden die onder de zorg van de Minister van Economische Zaken vallen. Bij inwilliging van verzoeken draagt het hoofd van dienst, of een door deze gemandateerde functionaris, zorg voor correcte afhandeling van het verzoek. Inzage vindt altijd plaats bij het Ministerie van Economische Zaken en onder toezicht van een medewerker van het Ministerie van Economische Zaken. Voor de raadpleging van niet-openbare archiefbescheiden dient de aanvrager vooraf een verklaring te ondertekenen, waarin de aanvrager instemt met de voorwaarden zoals die in de regeling als bedoeld in het tweede lid zijn vastgelegd. Hoofdstuk 4. Bijzondere bepalingen inzake het archiefbeheer Artikel 22 Reorganisaties Bij organisatieveranderingen moeten voorzieningen getroffen worden op grond van artikel 4 van de Archiefwet. Onder organisatieverandering wordt een verandering verstaan als gevolg van een reorganisatie, een externe verzelfstandiging of de opheffing van een organisatieonderdeel. Interne verzelfstandiging (bijvoorbeeld als agentschap) brengt geen verandering teweeg in de verantwoordelijkheid voor archiefbescheiden. Wanneer taken overgaan naar een ander overheidsorgaan, dan worden de lopende dossiers vervreemd (zie de toelichting op artikel 18). Wanneer taken daarentegen binnen het departement blijven, maar overgaan naar een ander organisatieonderdeel, dan worden de lopende dossiers overgedragen. Van de overdracht wordt een verklaring opgesteld die door de hoofden van dienst van de betrokken dienstonderdelen wordt ondertekend. In beide gevallen blijven dossiers die op het moment van reorganisatie zijn afgedaan, berusten onder het organisatieonderdeel waar ze gevormd of ontvangen zijn, tot het tijdstip waarop ze op grond van een selectielijst moeten worden vernietigd dan wel overgebracht naar het Nationaal Archief. Indien een (tijdelijk) dienstonderdeel van het Ministerie van Economische Zaken wordt opgeheven, worden de archiefbescheiden van het dienstonderdeel overgedragen aan het dienstonderdeel dat de meeste taken van het opgeheven dienstonderdeel opneemt. Dit dienstonderdeel beheert de archiefbescheiden conform een vastgestelde selectielijst en verzorgd de vernietiging en het overdragen aan het Nationaal Archief van de betreffende archiefbescheiden. Indien een dienstonderdeel wordt opgeheven en geen taken overgaan op een ander dienstonderdeel of overheidsorgaan, wordt in het opheffingsbesluit een voorziening getroffen ten aanzien van het archief van het op te heffen dienstonderdeel. Artikel 23 Beveiliging Het Ministerie van Economische Zaken ontvangt en maakt documenten die vertrouwelijke informatie bevatten en de belangen van de Staat der Nederlanden en/of haar bondgenoten kunnen schaden. Om deze informatie te beschermen worden deze documenten voorzien van een formele rubricering en dienen zij te worden beheerd conform geldende wet- en regelgeving, zoals de Wet Bescherming Staatsgeheimen (Stb. 1951, 92), het Besluit Informatiebeveiliging Rijksdienst - Bijzondere Informatie (Stcrt. 2004, 47; 2004, 49) of de Leidraad voor de beveiliging van NAVO-gegevens 1998 (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties/ Binnenlandse Veiligheidsdienst). De Archiefwet biedt de mogelijkheid om in bijzondere omstandigheden af te wijken van de voorgeschreven vernietigingsprocedures. Daarbij gaat het om oorlog, oorlogsgevaar of andere buitengewone omstandigheden. In die gevallen kan vernietiging van archiefbescheiden zijn vereist om te voorkomen dat staatsgeheimen en vitale gegevens in verkeerde handen terecht komen. Het speelt dan geen rol of archiefbescheiden dan voor blijvende bewaring in aanmerking komen. De Minister-president is krachtens artikel 9 lid 2 van de Archiefwet bevoegd regels te stellen op dit gebied. In 1989 heeft hij de Aanwijzingen voor beveiliging van staatsgeheimen en vitale onderdelen bij de rijksdienst vastgesteld (Stcrt. 1989, 29). Indien noodvernietiging van gerubriceerde archiefbescheiden plaatsvindt,wordt dit te allen tijde gemeld aan de Secretaris- Generaal en aan de Rijksarchiefinspectie. De calamiteitenplannen van het Ministerie van Economische Zaken bevatten bepalingen over de omgang met archiefbescheiden in geval van een calamiteit. Daarin wordt ten minste vastgelegd welke categorieën archiefbescheiden bij calamiteiten naar een veilige locatie worden overgebracht. In navolging van de Wet Bescherming Persoonsgegevens zijn personeelsvertrouwelijke archiefbescheiden alleen toegankelijk voor HRM-functionarissen en direct leidinggevenden. Het archiefbeheer wordt voor het kerndepartement gevoerd door de Directeur Automatisering. Hoofdstuk 5. Overgangs- en slotbepalingen Artikel 24 Intrekking De Raamregeling Archiefbeheer Economische Zaken en de Beheersregels inzake de documentaire informatievoorziening van het Kernministerie van Economische Zaken, uitgezonderd elektronische archiefbescheiden zijn ingetrokken op het moment van inwerkingtreding van de Beheersregeling document- en archiefbeheer Ministerie van Economische Zaken. Artikel 26 Inwerkingtreding De Beheersregeling document- en archiefbeheer Ministerie van Economische Zaken treedt in werking op de eerste dag na dagtekening van dit besluit. Deze regeling zal worden toegezonden aan alle directeuren en aan commissarissen van overheidswege. Daarnaast zal de regeling worden gepubliceerd op het intranet van het Ministerie van Economische Zaken. J.W. Oosterwijk, Secretaris-Generaal. Uit: Staatscourant 20 oktober 2006, nr. 205 / pag. 8 9