2 Betreffende deze handleiding Lees deze handleiding door, voordat u met het frankeersysteem Optimail gaat werken. Zorg dat deze gebruiksaanwijzing steeds in de nabijheid van de Optimail ligt. optimail NetSet Frankeersysteem TM De handleiding beschrijft het frankeersysteem optimail NetSet, bestaande uit de brievenweger flexiscale en de frankeermachine optimail. Van de frankeermachine bestaan twee uitvoeringsvarianten de Optimail en de Optimail Plus. In deze gebruiksaanwijzing wordt de benaming Optimail gebruikt voor de beide varianten. Functies die in de uitvoering Optimail niet of slechts beperkt beschikbaar zijn, kregen een toevoeging (bijv. alleen bij Optimail Plus ). Quick Reference Card Quick Reference Card geeft u een overzicht van de functies die het meest worden gebruikt. In deze handleiding zijn de veiligheidsaanwijzingen voorafgegaan door de volgende signaalwoorden en symbolen: Waarschuwing! geeft een veiligheidsaanwijzing met betrekking tot een mogelijk gevaar voor lichamelijk letsel. Attentie! vestigt de aandacht op een mogelijke beschadiging van de frankeersysteem Optimail of op onregelmatigheden bij het porto berekenen of frankeren. Voor een betere oriëntering zorgen de volgende symbolen en tekstkenmerken om de tekst beter te doen uitkomen: Titels en informatie waar u heel in het bijzonder op moet letten, verschijnen halfvet. Handleiding Elementen van de displayweergave (opties, systeem- en foutmeldingen etc.) zijn cursief gedrukt, bijv. SYSTEEM START EVEN GEDULD Een tip geeft hulp of extra suggesties ter verbetering van het werkproces.
3 Brievenweger Flexiscale Display en toetsenbord 4 Brievenweger Flexiscale Overzicht Weergaveveld voor actuele verzendgegevens (afkortingen) Gewicht Selectieveld met 4 opties Selectietoetsen Opties selecteren Cijfertoetsen getalwaarden invoeren sneltoets Display Weegplateau Porto Pijltoetsen in het selectieveld bladeren Bedieningspaneel Portotabel aanduiden/wisselen Zonder functie Weegschaal tarreren Pijl = nog andere opties aanwezig Invoertoets Invoer bevestigen Optiemenu oproepen Basisinstellingen en uitgebreide functies: telfunctie frankeermachinetype instellen verzendingswijzeafdruk: automatische instelling aan/uit geluidssignaal aan/uit servicefuncties (alleen met codewoord) Invoer annuleren/wissen 1 x drukken: terug naar het vorige venster ingedrukt houden (> 2 seconden): terug naar het startmenu Flexiscale aan/uit Afdekking portomodule Stelpootjes Aansluiting voedingseenheid 9-polige interface/ aansluiting Optimail
Inhoudsopgave 5 1 Veiligheidsaanwijzingen 7 2 Kennismaken met het frankeersysteem Optimail NetSet 8 3 Opstellen en in gebruik nemen 11 4 Frankeersysteem Optimail in-/uitschakelen 22 5 Frankeren 24 5.1 Porto berekenen met de Flexiscale 24 5.1.1 Verzendgegevens instellen wegen porto berekenen 24 5.1.2 Porto berekenen voor een standaardbrief binnen Nederland (Standaardinstelling gebruiken) 27 5.1.3 Porto berekenen voor poststukken met een gewicht van meer dan 5 kg 28 5.1.4 Porto met de hand invoeren 29 5.1.5 Verzendingswijzeafdruk handmatig selecteren/wijzigen 30 5.2 Reclamestempel instellen 31 5.3 Datum in de frankeerafdruk 32 5.3.1 Datum tonen 32 5.3.2 Datum instellen 32 5.3.3 Frankeerafdruk zonder datum afdrukken 33 5.4 Kostenplaats wisselen (alleen bij de Optimail Plus) 34 5.5 Brief invoeren en frankeren 35 6 Speciale functies 37 6.1 Snelkiezen gebruiken 37 6.2 Testafdruk met het porto 0 (nulfrankering) 38 6.3 Telfunctie gebruiken van de brievenweger 39 6.4 Noodoplossing: frankeermachine gebruiken zonder weegschaal 40 7 Kostenplaatsfunctie (alleen bij de Optimail Plus) 42 7.1 Kostenplaatsgegevens tonen 42 7.2 Kostenplaatsoverzicht afdrukken 44 7.3 Kostenplaatsgegevens wissen 45 8 Registerbedragen weergeven en afdrukken 46
6 Optimail NetSet Handleiding 9 Porto laden NetSet 49 9.1 Aanwijzingen voor de Teleset-procedure 49 9.2 Laden 50 10 Basisinstellingen 53 10.1 Klok instellen 53 10.2 Geluidssignaal instellen van de Flexiscale 54 10.3 Frankeermachinetype instellen 55 10.4 Automatische instelling van de verzendingswijzeafdruk in-/uitschakelen 56 10.5 Grenswaarde voor de restbedragwaarschuwing instellen (alleen bij de Optimail Plus) 57 10.6 Hoge portowaarde instellen (alleen bij de Optimail Plus) 58 10.7 Brievenweger Flexiscale tarreren 59 10.8 Portotabel kiezen/wisselen (in Nederland niet van toepassing) 60 11 Onderhoud en service 61 11.1 Reinigen 61 11.2 Inktlintcassette vervangen 62 11.3 Portomodule vervangen 64 11.4 Afvoer voor recycling 65 12 Foutmeldingen en tips voor zelfhulp 66 12.1 Meldingen en foutcodes frankeermachine Optimail 66 12.2 Foutmeldingen brievenweger Flexiscale 69 12.3 Foutmeldingen vanuit het Teleset Data Center 70 12.4 Tips voor zelfhulp 73 Appendix Buitenlijnparameters instellen voor het modem 77 Verklarende woordenlijst 81 Verzendingsinstellingen / Afkortingen 82 Formulier Snelkiezen 84 Technische gegevens 85 Index 89 Ruys Customers Support 95
Veiligheidsaanwijzingen 7 1 Veiligheidsaanwijzingen De Optimail is een frankeersysteem voor het frankeren van brievenpost. De Optimail voldoet aan de desbetreffende veiligheidsvoorschriften voor het gebruik in kantoren. Neem in het belang van uw veiligheid de volgende aanwijzingen in acht. Ga voor het opstellen en in gebruik nemen van het frankeersysteem Optimail te werk volgens deze handleiding. Gebruik alleen de meegeleverde stekkervoedingseenheid, net- en datatransmissiekabels. Let erop dat de aansluitkabels niet beschadigd zijn. Sluit de frankeermachine Optimail alleen aan op een geaard stopcontact 230 V wisselspanning. Sluit de brievenweger Flexiscale alleen aan op een stopcontact 230 V wisselspanning. Zorg ervoor dat de stopcontacten voor de aansluiting van de frankeermachine en de brievenweger in de nabijheid zijn van de apparaten en dat de netstekker steeds eenvoudig te bereiken is. Schakel de brievenweger Flexiscale en de frankeermachine Optimail uit, voordat u er de datatransmissiekabels insteekt of uittrekt. Breng tijdens een onweer geen datatransmissiekabels aan. Schakel de brievenweger Flexiscale en de frankeermachine Optimail uit, voordat u het frankeersysteem reinigt of naar een andere plaats verhuist. Zorg ervoor dat geen vloeistoffen of voorwerpen in de brievenweger Flexiscale en in de frankeermachine Optimail komen. Trek meteen de netstekker uit het stopcontact als dit toch een keer mocht gebeuren. Laat het frankeersysteem Optimail daarna door de Ruys Customer Support medewerker nakijken, voordat u deze weer in gebruik neemt. Beschadig in geen geval het zegel in de postsluiting. Het zegel mag slechts worden verwijderd door de Ruys Customer Support medewerker om onderhouds- en reparatiewerkzaamheden te kunnen uitvoeren aan de Optimail. Vertrouw onderhouds- en reparatiewerkzaamheden alleen toe aan vakkundig personeel, dat over de nodige toelating van Ruys beschikt. Anders vervallen uw recht op garantie en uw toelating door TPG Post B.V. Voor schade die daaruit ontstaat, bent u zelf verantwoordelijk.
8 Optimail NetSet Handleiding 2 Kennismaken met het frankeersysteem Optimail NetSet Optimail is een frankeersysteem voor kleine hoeveelheden post. Het frankeersysteem Optimail bestaat uit de frankeermachine Optimail of Optimail Plus en de brievenweger Flexiscale. Voor de datatransmissie tussen brievenweger en frankeermachine dienen de beide apparaten permanent met elkaar verbonden te zijn met behulp van een gegevenstransmissiekabel. Het gebruik van de frankeermachine zonder de brievenweger is normaal niet mogelijk. Bedieningswijze De instelling van het porto voor de frankeerafdruk wordt gestuurd door de Flexiscale. U legt de brief op het weegplateau en stelt op de Flexiscale de gewenste verzendgegevens in (bestemming, soort en speciale services). De Flexiscale bepaalt het gewicht en berekent het juiste portobedrag. Porto en nummer van een passende verzendingswijzeafdruk worden automatisch aan de Optimail overgedragen. Een pieptoon meldt het einde van de gegevensoverdracht. De Optimail toont op het display de nieuwe instellingen. Alle andere instellingen voor het frankeren (bijv. Reclamestempel) stelt u direct in op de Optimail. U hoeft de brief slechts op de aanvoerplaat te leggen de Optimail grijpt de brief, frankeert hem en werpt hem klaar voor verzending naar rechts uit. Brievenweger Flexiscale De Flexiscale is een weegschaal voor brieven en pakketten. De Flexiscale geeft het gewicht aan en berekent het vereiste portobedrag voor poststukken met een gewicht van 3 tot 5.000 gram. De gebruikersbegeleiding op het verlichte display brengt u bij alle functies snel en zeker naar de gewenste instellingen.
Kennismaken met het frankeersysteem Optimail NetSet 9 Selectieveld Selectietoetsen Actuele verzendgegevens Flexiscale speciale functies Actualiseren De Flexiscale vraagt (na elkaar) alle voor de portoberekening vereiste verzendgegevens op. Elk drukken op een toets wordt door de Flexiscale bevestigd met een kort geluidssignaal (uitschakelbaar) en op het display ziet u ter controle de actuele instellingen voor de verzending. In het display verschijnen gewicht en portobedrag, zodra een poststuk op de weegschaal ligt. Bij onvolledige vermeldingen of voor de post niet aanvaardbare combinaties berekent de Flexiscale geen portobedrag of er verschijnt FOUT in het display. Snelkiezen. In het geheugen opslaan van complete instellingen voor verzending. Gewicht met de hand instellen: voor poststukken met een toelaatbaar maximumgewicht van meer dan 5 kg. Porto berekenen voor het frankeren met postzegels (Postzegelpost). Telfunctie. Bij een wijziging van de portobepalingen/portobedragen kunt u uw Flexiscale met een nieuwe portomodule actualiseren. Actuele kostenplaats (alleen bij Optimail Plus) Verzendingswijze Reclamestempel Datum Porto Frankeermachine Optimail De Optimail frankeert brieven tot een dikte van 5 mm. Voor dikkere poststukken print u frankeerstroken die kunnen worden opgeplakt. In één oogopslag krijgt u in het display alle instellingen te zien voor de frankeerafdruk: Porto (frankeerbedrag) Reclamestempel Verzendingswijzeafdruk Datum. De symbolische afbeelding van de frankeerafdruk op het display is een goede oriëntatiehulp. Het frankeerafdruksymbool vindt u ook terug op de toetsen waarmee u de frankeerafdruk instelt. Het toegewezen veld is op de betreffende toets gevuld weergegeven.
10 Optimail NetSet Handleiding De instellingen worden eenvoudig en snel geselecteerd per toetsdruk. De Optimail accepteert geen ontoelaatbare invoer. Een pieptoon geeft aan, dat de instelling niet mogelijk is met de ingevoerde waarden. In het display verschijnt opnieuw de vorige instelling. Zuiverste frankeringen Snel wisselen van cassette NetSet Uitgebreide functies (alleen Optimail Plus) De thermotransfer-druktechniek zorgt voor een zuivere en niet vlekkende afdruk. De vaste inkt op het inktlint wordt bij het passeren van de thermokop verwarmd. Bij de druk dringt vloeibaar gemaakte inkt in het enveloppenpapier en blijft onuitwisbaar vasthechten. Het vervangen van de inktlintcassette is eenvoudig, een paar handelingen volstaan. Met NetSet en het ingebouwde modem kunt u bijladen snel, comfortabel en, als het moet, op ieder gewenst moment. Met de Optimail Plus beschikt u over de volgende extra functies: Afzonderlijk registreren en afrekenen van de portokosten voor 9 kostenplaatsen. Kostenplaatsoverzicht afdrukken. Waarschuwing bij onvoldoende portoreserve.
Opstellen en in gebruik nemen 11 3 Opstellen en in gebruik nemen Het volgende overzicht toont in stappen de handelingen die moeten worden uitgevoerd voor het opstellen en in gebruik nemen van het frankeersysteem. Overzicht van de gebruikneming Stap 1: Uitpakken en inhoud controleren Stap 2: Flexiscale gebruiksklaar maken Stap 3: Optimail gebruiksklaar maken Stap 4: Flexiscale en Optimail aansluiten Stap 5: Inschakelen Stap 6: Frankeermachinetype instellen Stap 7: Porto laden Voorwaarden opstelling Kies voor de opstelling van de Optimail een plaats die voldoet aan de volgende voorwaarden: Binnenluchttemperatuur 10 C tot 40 C (de beste drukkwaliteit bereikt u bij een binnenluchttemperatuur van 15 C tot 35 C) Geen direct zonlicht Relatieve luchtvochtigheid: 15% tot 80% (condensvrij) Netstopcontact in onmiddellijke nabijheid.
12 Optimail NetSet Handleiding Stap 1: Uitpakken en inhoud van de verpakking controleren Waarschuwing! Als onderdelen beschadigd zijn of ontbreken, mag u de Optimail in geen geval in gebruik nemen. Neem contact op met uw Ruys Customer Support. Bewaar de verpakking. Gebruik deze opnieuw, als u de Optimail ooit wilt transporteren. Brievenweger Flexiscale De kartonnen verpakkingsdoos aan de bovenzijde openen. Haal de Flexiscale en het toebehoren uit de verpakking. Controleer of de levering compleet en onbeschadigd is. Omvang van de levering: 1 Brievenweger Flexiscale 2 Stekkervoedingseenheid 3 Datatransmissiekabel 1 3 2
Opstellen en in gebruik nemen 13 Frankeermachine Optimail De kartonnen verpakkingsdoos aan de bovenzijde openen. Haal de Optimail en het toebehoren uit de verpakking. Controleer of de levering compleet en onbeschadigd is. Omvang van de levering: 1 Frankeermachine Optimail 2 Netsnoer voor de Optimail 3 Modemkabel 4 Inktlintcassette 5 Sleutels, 2 stuks 6 Handleiding en Quick Reference Card U krijgt van Ruys B.V. een afzonderlijk blad met de PIN (Personal identification number) voor uw Optimail. 1 6 5 4 3 2
14 Optimail NetSet Handleiding Stap 2: Flexiscale gebruiksklaar maken Attentie! Vergeet de transportbeveiliging van karton niet vanonder het weegplateau te verwijderen. De Flexiscale verstrekt anders onjuiste gewichten en portobedragen. Zo verwijdert u de transportbeveiliging: Pak het weegplateau met twee handen vast en trek er gelijkmatig aan. Trek het weegplateau er naar boven af. Verwijder de transportbeveiliging van karton en bewaar ze samen met het andere verpakkingsmateriaal. Houd het weegplateau met de smalle kant naar achter. Plaats het weegplateau met zijn 4 pennen in de 4 openingen van de behuizing. Druk het weegplateau met een lichte en gelijkmatige druk naar beneden op de behuizing. Het weegplateau mag hierbij niet blokkeren. Plaats de brievenweger op een vast, effen en waterpas oppervlak. Alleen op deze manier krijgt u correcte weegresultaten. Draai zolang aan de stelpootjes tot de Flexiscale vast en zonder te kiepen op de ondergrond staat.
Opstellen en in gebruik nemen 15 Stap 3: Optimail gebruiksklaar maken Plaats de frankeermachine op een vast, effen en waterpas oppervlak. De kap van het inktlintcassettevak openen door licht drukken op de ontgrendelingstoets. De kap zwenkt vanzelf tot de aanslag naar omhoog. Transportbeveiliging (indien aanwezig) Attentie! Zorg ervoor dat het inktlint bij het aanbrengen niet kreukt of inscheurt. Op die manier voorkomt u inktlintscheuren. Let er ook op, dat de randen van het inktlint niet omvouwen. Omgevouwen inktlinten zijn dikker en de opwikkeling van het verbruikte inktlint is daardoor voortijdig vol. De meegeleverde inktlintcassette uit de verpakking nemen. Indien de inktlintcassette een transportbeveiliging (kartonnen strook) heeft: de transportbeveiliging verwijderen. Inktlint straktrekken. Draai de witte inktlintopwikkeling hiervoor in de richting van de pijl. Inktlintopwikkeling
16 Optimail NetSet Handleiding Inktlintcassette met het inktlint naar onderen gericht op de aanvoerplaat plaatsen. De inktlintcassette voorzichtig tot de aanslag inschuiven. De inktlintcassette moet eenvoudig in de houders van het cassettevak glijden. Stickers op de aanvoerplaat en in het cassettevak geven extra informatie over het plaatsen van inktlintcassettes. Kap sluiten. De sluiting vergrendelt voelbaar.
Opstellen en in gebruik nemen 17 Stap 4: Flexiscale en Optimail aansluiten Brievenweger aansluiten Waarschuwing! Gebruik alleen de meegeleverde of door Francotyp-Postalia/Ruys B.V. goedgekeurde datatransmissiekabel. De stekker van de datatransmissiekabel voor het aansluiten van de frankeermachine in de 9-polige interface van de brievenweger steken. De stekker van de datatransmissiekabel vastschroeven aan Flexiscale. 9-polige interface voor aansluiting frankeermachine Waarschuwing! Gebruik alleen de meegeleverde stekkervoedingseenheid. Vervang een beschadigde stekkervoedingseenheid meteen. Steek de apparaatstekker van de stekkervoedingseenheid in de bus aan de achterkant van de Flexiscale.
18 Optimail NetSet Handleiding Frankeermachine Optimail aansluiten Waarschuwing! Gebruik alleen de meegeleverde of door Francotyp-Postalia/Ruys B.V. goedgekeurde net- en modemkabel. Let erop dat de aansluitkabels niet beschadigd zijn. De apparaatstekker van het netsnoer in de netaansluitbus steken. De netaansluitbus bevindt zich op de achterkant van de Optimail. De modemkabel met de apparaatstekker in de modemaansluiting van de Optimail steken. De modemaansluiting bevindt zich op de achterkant van de Optimail. De veer aan de stekker moet in de richting van de zijwand wijzen. De modemkabel op een telefoondoos aansluiten. Brievenweger aansluiten op de frankeermachine De Flexiscale met de datatransmissiekabel aansluiten op de 25-polige interface van de Optimail. De stekker van de datatransmissiekabel vastschroeven aan de Optimail. Netaansluiting Brievenwegeraansluiting Modemaansluiting Veer Netsnoer Datatransmissiekabel Modemkabel
Opstellen en in gebruik nemen 19 In overeenstemming met uw bestelling leveren wij de modemkabel met de aansluiting die voor uw telefooninstallatie geschikt is of met de passende adapter. Overeenkomstig uw bestelling is de Optimail geconfigureerd voor bijv. een van de volgende aansluitingstypes op de telefoonlijn: Directe lijn met toonkiesmethode Directe lijn met pulskiesmethode Aansluiting via centrale met toonkiesmethode uitgaande lijn met cijfer 0 en pauze Aansluiting via centrale met pulskiesmethode uitgaande lijn met cijfer/cijferrij bijv. 9. Verdere informatie over de aansluittypes en het instellen van de buitenlijnparameters voor de ingebouwde modem vindt u op pagina 77. Netaansluiting bewerkstelligen Waarschuwing! Gebruik alleen de meegeleverde of door Francotyp-Postalia/Ruys B.V. goedgekeurde netkabel en stekkervoedingseenheid. Let erop dat de aansluitkabels niet beschadigd zijn. Vervang een beschadigde netkabel of stekkervoedingseenheid meteen. Breng de aansluitkabel en de stekkervoedingseenheid dusdanig aan dat ze niet beschadigd kunnen worden en er ook niemand over kan struikelen. Zorg dat de netaansluiting kan worden bereikt zonder hindernissen. Sluit de stekkervoedingseenheid van de Flexiscale aan op een stopcontact 230 V wisselspanning. Sluit de Optimail slechts aan op een geaard stopcontact 230 V wisselspanning.
20 Optimail NetSet Handleiding Stap 5: Inschakelen Attentie! Als u de Flexiscale en de Optimail uit een koude omgeving (d.w.z. lager dan 10 C) naar een warmere overplaatst: wacht minstens twee uur voordat u de frankeermachine in werking stelt. De Flexiscale en de Optimail passen zich aan de binnenluchttemperatuur aan. Eventuele condens verdwijnt. Brievenweger Flexiscale inschakelen AAN Attentie! De Flexiscale wordt bij het inschakelen automatisch getarreerd. Het weegplateau mag hierbij niet worden belast. De Flexiscale verstrekt anders onjuiste gewichten en portobedragen. Zet de schakelaar aan de achterkant van de Flexiscale van op I. Terwijl de startroutine afloopt, verschijnt er op het display systeeminformatie (bijv. het versienummer van de software van uw Flexiscale). De Flexiscale wordt getarreerd. Het display toont de standaardinstelling voor de portoberekening, mogelijke speciale services die ter keuze worden aangeboden en het gewicht 0 g. De brievenweger Flexiscale is gebruiksklaar. Standaardinstelling Frankeermachine Optimail inschakelen AAN Steek de sleutel in het slot aan de achterkant van de Optimail. Draai de sleutel in de horizontale stand ( = AAN). De Optimail meldt zich met pieptonen en op het display zijn heel even alle aanduidingen zichtbaar.
Opstellen en in gebruik nemen 21 Na de zelftest toont de Optimail de actuele datum. Na ca. 3 seconden verandert de indicatie en op het display verschijnt het laatste ingestelde portobedrag en het weegschaalsymbool. Na het inschakelen draagt de Optimail de beschikbare verzendingswijzeafdrukken, de datum en de tijd over naar de Flexiscale. Stap 6: Frankeermachinetype instellen Stap 7: Porto laden Voordat u het frankeersysteem Optimail kunt gebruiken, moet u aan de Flexiscale het type van de aangesloten frankeermachine instellen ( hoofdstuk 10.3 op pagina 55). Opdat de Flexiscale afgezien van het porto ook de passende verzendingswijzeafdruk aan de Optimail zou kunnen instellen, moet u aan de Flexiscale de optie VERZENDINGSWIJZE op AAN instellen ( hoofdstuk 10.4 op pagina 56). Voordat u voor het eerst met de Optimail kunt frankeren, moet u een bepaalde portoreserve in de Optimail laden. Hoe u porto laadt, leest u in hoofdstuk 9 op pagina 49. Het minimum- en maximum-bedrag voor het laden van porto wordt overeengekomen met een contract tussen de klant en TPG Post B.V. Het frankeersysteem Optimail is gebruiksklaar.
22 Optimail NetSet Handleiding 4 Frankeersysteem Optimail in-/uitschakelen Brievenweger Flexiscale inschakelen Attentie! De Flexiscale wordt bij het inschakelen automatisch getarreerd. Het weegplateau mag hierbij niet worden belast. De Flexiscale verstrekt anders onjuiste gewichten en portobedragen. Zet de schakelaar aan de achterzijde van de Flexiscale van op I. Terwijl de startroutine afloopt, verschijnt er op het display systeeminformatie (bijv. het versienummer van de software van uw Flexiscale). De Flexiscale wordt getarreerd. Standaardinstelling Het display toont de standaardinstelling voor de portoberekening, de mogelijke speciale services die ter keuze worden aangeboden en het gewicht 0 g. De brievenweger Flexiscale is gebruiksklaar. Ruststand Tijdens bedieningspauzes schakelt de displayverlichting na ongeveer 2 ½ minuten uit. Een volgende invoer of het plaatsen van een poststuk op de weegschaal activeert de verlichting opnieuw. Frankeermachine Optimail inschakelen AAN Steek de sleutel in het slot aan de achterkant van de Optimail. Draai de sleutel in de horizontale stand ( = AAN). De Optimail meldt zich met pieptonen en op het display zijn heel even alle aanduidingen zichtbaar.
Frankeersysteem Optimail in-/uitschakelen 23 Na de zelftest laat de Optimail de actuele datum zien aan. Na ca. 3 seconden verandert de indicatie en op het display verschijnt het laatste ingestelde portobedrag en het weegschaalsymbool. Het weegschaalsymbool wil zeggen dat de frankeermachine gereed is om de portogegevens van de Flexiscale over te nemen. Na het inschakelen draagt de Optimail de beschikbare verzendingswijzeafdrukken, de datum en de tijd over naar de Flexiscale. Het frankeersysteem Optimail is gebruiksklaar. Ruststand Als de Optimail ongeveer één minuut lang niet wordt gebruikt, schakelt de frankeermachine over op de tijdweergave. Zodra de Flexiscale een nieuw portobedrag naar de Optimail overdraagt, is de Optimail weer geactiveerd. uit de rust- U kunt de Optimail ook met de toets stand activeren. Uitschakelen Zet de schakelaar aan de achterzijde van de Flexiscale van I op. Draai de sleutel in de verticale stand ( = UIT). Sleutel uittrekken. Op die manier is uw Optimail beschermd tegen onbevoegd gebruik. UIT
24 Optimail NetSet Handleiding 5 Frankeren 5.1 Porto berekenen met de Flexiscale 5.1.1 Verzendgegevens instellen wegen porto berekenen De verzendgegevens stelt u in het menu van de Flexiscale in, dat wil zeggen dat de Flexiscale u in het selectievenster na elkaar de verzendgegevens ter keuze aanbiedt en u selecteert telkens met de selectietoetsen de gewenste instelling. Zo vraagt de Flexiscale alle voor de portoberekening vereiste gegevens na elkaar op. Een pijl rechts op het display wil zeggen dat er meer dan vier selectiemogelijkheden voorhanden zijn. Met de pijltjestoetsen bladert u eenvoudig vooruit of achteruit. Een overzicht van de verzendingsinstellingen vindt u op pagina 82. Attentie! De Flexiscale is bestemd voor poststukken met een maximumgewicht van 5 kg. Leg het poststuk op het weegplateau. De Flexiscale duidt het gewicht aan. Weergegeven verzendingsinstelling wissen Startmenu portoberekening Druk gedurende ongeveer 2 seconden op de toets. De laatste verzendingsinstelling wordt gewist. De Flexiscale toont het startmenu voor de portoberekening. Bestemming selecteren Voorbeeld: EUROPA In het selectieveld ziet u de mogelijke zones van bestemming ROODPOST, EUROPA, BUITEN EUROPA. Druk op de selectietoets voor de gewenste zone van bestemming.
Frankeren 25 De Flexiscale neemt de selectie in het weergaveveld op en schakelt verder om de verzendingswijze op te vragen. POSTZEGEL kiest u alleen voor het frankeren met postzegels. Postzegelzendingen mogen niet worden gefrankeerd met een frankeermachine. OVERIG kiest u, als de Flexiscale de vereiste verzendgegevens niet aanbiedt. In dergelijke speciale gevallen kunt u het portobedrag direct invoeren ( hoofdstuk 5.1.4 op pagina 29). Verzendingswijze selecteren Voorbeeld: BRIEVEN In het weergaveveld ziet u de ingestelde zone van bestemming (afkorting) en in het selectieveld de mogelijke verzendingswijzen. Druk op de selectietoets voor de gewenste verzendingswijze. In het selectieveld verschijnt naargelang de geselecteerde zone van bestemming en verzendingswijze de volgende in te stellen verzendingsparameter. Standard, priority of economy kiezen Voorbeeld: PRIORITY Druk op de selectietoets voor de gewenste instelling. Speciale service selecteren Voorbeeld: AANTEKENEN en B.V.ONTVST (Bericht van ontvangst) In het weergaveveld ziet u de ingestelde verzendgegevens en in het selectieveld de hiervoor aangeboden speciale verzendwijzen van TPG (bijv. Aantekenen, Bericht van ontvangst). Druk op de selectietoets voor de gewenste verzendwijze.
26 Optimail NetSet Handleiding De Flexiscale neemt de selectie op in het weergaveveld. In het selectieveld is de ingestelde verzendwijze donker gemarkeerd. U kunt op dezelfde wijze verdere verzendwijzen kiezen. Om één speciale verzendwijze te deactiveren: Druk opnieuw op de bijhorende selectietoets. Gewicht Actuele verzendgegevens De waarde invoeren voor een poststuk In sommige gevallen is voor de Flexiscale voor de berekening van het portobedrag de waarde van het poststuk (bijv. Verzekerd vervoer) vereist. Als het poststuk op het weegplateau ligt (aangeduide gewicht > 0 gram), opent de Flexiscale een venster om de waarde in te voeren. De waarde van het poststuk invoeren in volle euro. In het voorbeeld is dat 400 euro. Bevestig de invoer met de toets. De waarde dient u steeds in volle eurobedragen aan te geven. De maximaal toegelaten waarde is 5.400 euro. Porto en verzendingswijzeafdruk voor de frankeerafdruk: De Flexiscale berekent aan de hand van de ingestelde verzendgegevens het portobedrag voor het poststuk dat op het weegplateau ligt. Porto en nummer van een passende verzendingswijzeafdruk worden automatisch aan de Optimail overgedragen. Portobedrag Een pieptoon meldt het einde van de gegevensoverdracht. De Optimail toont in het display de nieuwe instellingen.
Frankeren 27 De Flexiscale stelt op de Optimail slechts automatisch een passende verzendingswijzeafdruk in, als de automatische transmissie op AAN is geschakeld ( hoofdstuk 10.4 op pagina 56). U kunt de verzendingswijzeafdruk ook met de hand instellen of een automatisch ingestelde verzendingswijzeafdruk wijzigen. Deze instelling voor de frankeerafdruk kunt u uitvoeren op de Flexiscale of direct op de Optimail. Lees voor het instellen van de verzendingswijzeafdruk op de Flexiscale op pagina 30 op de Optimail op pagina 41. 5.1.2 Porto berekenen voor een standaardbrief binnen Nederland (Standaardinstelling gebruiken) Met de standaardinstelling (ROODPOST BRIEVEN) kunt u zonder andere gegevens te moeten invoeren het portobedrag voor standaardbrieven binnen Nederland berekenen. Druk op de toets. De Flexiscale heeft de standaardinstelling. Leg het poststuk op het weegplateau. De Flexiscale bepaalt het gewicht en berekent het juiste portobedrag. Na het inschakelen is op de Flexiscale altijd ROODPOST BRIEVEN ingesteld (standaardinstelling).
28 Optimail NetSet Handleiding 5.1.3 Porto berekenen voor poststukken met een gewicht van meer dan 5 kg U kunt met de Flexiscale ook het portobedrag bepalen voor poststukken met een toelaatbaar maximumgewicht van meer dan 5 kg (bijv. Verzekerd vervoer). Voor dergelijke zendingen biedt de Flexiscale de mogelijkheid, het gewicht voor de portoberekening in te voeren met de cijfertoetsen. Stel aan de Flexiscale zoals bekend de gewenste verzendgegevens in. In het voorbeeld is dit ROODPOST PAKKETTEN. Indien vereist, bladert u zolang met de pijltoetsen, tot GEWICHT INV in het selectieveld verschijnt. Druk op de selectietoets voor GEWICHT INV. Plaats een willekeurig voorwerp op het weegplateau. Het weegplateau moet belast zijn, d.w.z. het display moet een gewicht aanduiden groter dan 0g. Pas dan opent de Flexiscale het venster voor de gewichtsinvoer en kan het porto berekenen. Het gewicht van het poststuk invoeren in gram. Voorbeeld: Voor een poststuk van 10 kg typt u 10000 in. Bevestig de invoer met de toets. Porto en nummer van een passende verzendingswijzeafdruk worden automatisch aan de Optimail overgedragen. Attentie! Het handmatig ingestelde gewicht wordt niet aangeduid op het display! Als de gekozen verzendingsinstelling een gewicht toelaat van meer dan 5 kg, berekent de Flexiscale het portobedrag steeds voor het handmatig ingestelde gewicht. Het gewicht dat op het display verschijnt is in dergelijke gevallen zonder betekenis.
Frankeren 29 5.1.4 Porto met de hand invoeren Er kunnen speciale gevallen optreden waarin de Flexiscale de vereiste verzendgegevens voor de portoberekening niet aanbiedt en daardoor geen porto kan berekenen. In een dergelijk geval kunt u aan de Flexiscale het portobedrag invoeren met de cijfertoetsen. Druk gedurende ongeveer 2 seconden op de toets. De Flexiscale toont het startmenu voor de portoberekening. Met de pijltoets verder bladeren. Druk op de selectietoets voor OVERIG. Plaats het poststuk of een willekeurig voorwerp op het weegplateau. Het weegplateau moet belast zijn, d.w.z. het display moet een gewicht aanduiden groter dan 0 g. Pas dan opent de Flexiscale het venster voor de porto-invoer. Het portobedrag in cent invoeren (maximaal 99999 cent). Bevestig de invoer met de toets. De Flexiscale draagt het ingevoerde porto over naar de Optimail. U kunt met dit porto frankeren.
30 Optimail NetSet Handleiding 5.1.5 Verzendingswijzeafdruk handmatig selecteren/wijzigen Als geen verzendingswijzeafdruk is ingesteld of als u de automatisch ingestelde wilt wijzigen, kunt u gebruik maken van de handmatige instelling op de Flexiscale. Wanneer aan de Flexiscale alle verzendgegevens ingesteld zijn en het display het portobedrag voor het poststuk aanduidt: Druk op de toets. De Flexiscale doet in het selectievenster alle mogelijke verzendingswijzeafdrukken verschijnen. Is er al een verzendingswijzeafdruk automatisch ingesteld, verschijnt deze donker gemarkeerd. Druk op de selectietoets voor de gewenste verzendingswijzeafdruk. Op het display is de ingestelde verzendingswijzeafdruk gemarkeerd (op donkere achtergrond). De Flexiscale draagt de informatie meteen over aan de frankeermachine. Een pieptoon meldt de gegevensoverdracht. De verzendingswijzeafdruk is ingesteld om te frankeren. Voordat u het portobedrag voor het volgende poststuk kunt bepalen, moet u de selectie van de verzendingswijzeafdruk met de toets beëindigen.
Frankeren 31 5.2 Reclamestempel instellen Afgestemd op uw wensen rust Francotyp-Postalia de Optimail Plus uit met maximaal 9 verschillende reclamestempels, de Optimail met 1 reclamestempel. De beschikbare reclamestempelafdrukken en de hun toegewezen nummers vindt u als gebruiksaanwijzing op de Optimail (uitschuifbaar, vooraan links). Nummer invoeren van de gewenste reclamestempelafdruk. Bevestig met de toets. Het nummer voor de ingestelde reclamestempelafdruk verschijnt in het desbetreffende veld van het frankeerafdruksymbool.
32 Optimail NetSet Handleiding 5.3 Datum in de frankeerafdruk De datum voor de frankeerafdruk wordt door de ingebouwde klok automatisch ingesteld op de actuele datum. U kunt de datum voor de frankeerafdruk voort te zetten. De Optimail laat geen ver vooruit liggende frankeerdatum en geen antidatering toe. Als u de Optimail uitschakelt, wordt de datum teruggezet op de actuele datum. 5.3.1 Datum tonen Druk op de toets. De weergegeven datum verschijnt bij het frankeren in de frankeerafdruk. Met de toets kunt u de datumweergave beëindigen. Het display toont opnieuw het portobedrag. 5.3.2 Datum instellen Voer voor de nieuwe datum de dag, de maand en het jaar in met telkens 2 cijfers. Voorbeeld: 160103 voor 16 januari 2003. Bevestig de ingevoerde datum met de toets. U ziet de ingestelde datum en in het frankeerafdruksymbool DATE. Met de toets de datumweergave beëindigen. Het display toont opnieuw het portobedrag. De Optimail accepteert geen onjuiste datuminvoer. De laatste ingestelde datum verschijnt opnieuw.
Frankeren 33 5.3.3 Frankeerafdruk zonder datum afdrukken Met de Optimail kan de datum in de frankeerafdruk ook worden weggelaten. Neem hiervoor de bepalingen van TPG Post B.V. in acht. Druk op de toets. De Optimail toont de ingestelde datum. Druk op de toets. De Optimail keert terug naar de portoweergave. Korte pieptonen en het knipperende DATE duiden erop, dat de frankeerafdruk geen datum bevat. Datum weer afdrukken Druk op de toets. De Optimail toont de ingestelde datum. Met de toets de datumweergave beëindigen. Het display toont opnieuw het portobedrag.
34 Optimail NetSet Handleiding 5.4 Kostenplaats wisselen (alleen bij de Optimail Plus) De Optimail kan frankeringen registreren en analyseren volgens afzonderlijke kostenplaatsen. In hoofdstuk 7 vindt u uitvoerige informatie over de kostenplaatsfunctie. Om frankeringen voor een kostenplaats te registreren: Gewenst kostenplaatsnummer (1-9) invoeren. Bevestigen met de toets. Het geselecteerde kostenplaatsnummer verschijnt in het M - veld. Alle volgende frankeringen worden voor deze kostenplaats geregistreerd. De kostenplaats blijft zolang ingesteld tot u een nieuwe kostenplaats kiest.
Frankeren 35 5.5 Brief invoeren en frankeren Pas wanneer de Flexiscale de porto berekent en aan de Optimail heeft overgedragen, is de Optimail vrijgegeven om te frankeren. Met het aangeduide portobedrag kunt u een willekeurig aantal poststukken frankeren. Attentie! Onvolledige frankeerafdruk, gescheurd inktlint en beschadigingen van de printkop kunt u met eenvoudige preventieve maatregelen voorkomen: U kunt brieven frankeren tot een dikte van 5 mm. Bij brieven bestaande uit meerdere bladzijden kan het dikteverschil op de plaats waar wordt afgedrukt leiden tot een ongelijkmatige afdruk. Frankeer in een dergelijk geval de lege envelop of gebruik etiketten. Gebruik enveloppen met een zo glad mogelijk oppervlak. Zo krijgt u een optimale afdrukkwaliteit. Zorg dat er op de plaats waar de afdruk moet komen geen nietjes of paperclips zitten. 1. 2. Klop de brieven vóór het frankeren met de bovenkant op een vlakke ondergrond. Daardoor schuift de briefinhoud tot tegen de bovenkant en u krijgt een effen oppervlak voor een gelijkmatige frankeerafdruk. Standaardenveloppen (C6) bij het frankeren loslaten. Grotere enveloppen (C5, B4) licht ondersteunen. Zodra de Optimail de brief heeft gegrepen, mag u de brief niet meer bewegen of proberen recht te trekken.
36 Optimail NetSet Handleiding Brief invoeren en frankeren Plaats de brief op de aanvoerplaat: de te bedrukken zijde wijst naar boven, het adresveld is zichtbaar de bovenkant moet tegen de briefgeleidingskant liggen. De brief in de richting van de pijl zover inschuiven tot de Optimail de brief grijpt. Zodra de briefsensor een brief herkent, drukt een wals de brief tegen inktlint en drukkop de frankering start. De gefrankeerde brief wordt naar rechts uitgeworpen.
Speciale functies 37 6 Speciale functies 6.1 Snelkiezen gebruiken Vaak gebruikte verzendingsinstellingen kunt u ook onder de cijfertoetsen 1 tot 9 opslaan en door drukken op een toets weer oproepen. Denk eraan dat u een snelkiestoets alleen maar voor de actuele portotabel kunt programmeren. Onder de toets is in de fabriek de standaardinstelling ROODPOST BRIEVEN programmeerd. De standaardinstelling kunt u niet wijzigen. Zo slaat u verzendgegevens op Stel de gewenste verzendgegevens in. Druk gedurende minstens 3 seconden op de cijfertoets, waaronder u de verzendgegevens wilt opslaan ( ). Op het display van de Flexiscale verschijnt SNELTOETS PROG.! De aangeduide verzendingsinstelling is onder de geselecteerde cijfertoets opgeslagen. U kunt het snelkiesgeheugen steeds weer met een nieuwe toewijzing overschrijven. Noteer de opgeslagen verzendingsinstellingen. U vindt hiervoor een formulier Snelkiezen op pagina 84.
38 Optimail NetSet Handleiding 6.2 Testafdruk met het porto 0 (nulfrankering) U kunt de actuele afdrukinstellingen testen aan de hand van een testafdruk. Stel voor testafdrukken het porto 0.00 in. Druk op de toets. De verbinding naar de brievenweger Flexiscale is onderbroken. Druk op de toets. Bevestig met de toets. Het display duidt het ingestelde porto 0.00 aan. Plaats een lege envelop, een etiket of een willekeurig blad zoals u dat gewoonlijk doet. De Optimail print een volledige frankeerafdruk met het porto 00000. Om opnieuw te kunnen frankeren, moet u opnieuw de weegschaalfunctie inschakelen: Druk op de toets.
Speciale functies 39 6.3 Telfunctie gebruiken van de brievenweger Met de telfunctie kunt u eenvoudig en snel het aantal stuks identieke brieven, postkaarten etc. vaststellen. Druk op de toets. De Flexiscale opent het optiemenu. Druk op de selectietoets voor STUKS. Volg nu de aanwijzingen op het display. Leg 10 stuks uit de totale hoeveelheid poststukken op het weegplateau. Bevestig met de toets. De Flexiscale berekent het gewicht per stuk en er verschijnt: AANTAL = 10. Leg nu de totale hoeveelheid te tellen brieven, postkaarten etc. op het weegplateau. Op het display kunt u het aantal stuks aflezen. Met de toets of de pijltoets kunt u de telfunctie verlaten.
40 Optimail NetSet Handleiding 6.4 Noodoplossing: frankeermachine gebruiken zonder weegschaal Attentie! Het portobedrag en de verzendingswijze worden automatisch door de weegschaal aan de frankeermachine doorgegeven. Het gebruik van de frankeermachine zonder de weegschaal is in principe niet mogelijk. Bij technische problemen met de weegschaal echter kan gedurende enkele dagen, middels een door Ruys door te geven code, ook zonder weger worden gewerkt. Graag in deze situatie contact opnemen met Ruys. Porto en verzendingswijzeafdruk stelt u dan direct aan de frankeermachine in. Porto instellen aan de Optimail Met de cijfertoetsen het gewenste porto in cent intypen. U kunt de ingevoerde cijferrij op het display controleren. Bevestig met de toets. Het display duidt het ingestelde portobedrag aan met een decimaal punt. Melding Hoge portowaarde Als na het bevestigen van het porto een piep weerklinkt en op het display HP en het portobedrag knipperen, is de Hoge portowaarde overschreden. De Optimail helpt u op die manier te hoge frankeringen en portoverlies te vermijden. Als u met het ingestelde porto wilt frankeren: Met de toets het aangeduide portobedrag nogmaals bevestigen.
Speciale functies 41 Als u bij vergissing een te hoog portobedrag heeft ingesteld: Een nieuwe waarde intypen. Met de toets bevestigen. Hoe u het grensbedrag kunt wijzigen voor de melding Hoge portowaarde, leest u in hoofdstuk 10.6. Verzendingswijzeafdruk instellen Speciale verzendingswijzen voorziet u bij het frankeren van een overeenstemmende afdruk (bijv. aantekenen, verzekerd vervoer). De beschikbare verzendingswijzeafdrukken en de hun toegewezen nummers vindt u als gebruiksaanwijzing in de Optimail (uitschuifbaar, vooraan links). Nummer invoeren van de gewenste verzendingswijze. Bevestig met de toets. Het nummer voor de ingestelde verzendingswijze verschijnt in het desbetreffende veld van het frankeerafdruksymbool. Brief invoeren en frankeren Plaats de brief op de aanvoerplaat en frankeer hem.
42 Optimail NetSet Handleiding 7 Kostenplaatsfunctie (alleen bij Optimail Plus) Met de kostenplaatsfunctie verschaft de Optimail Plus u een hulpmiddel waarmee u de portokosten kunt registreren en analyseren. Negen kostenplaatsgeheugens staan hiervoor ter beschikking. De kostenplaatsen kunnen bijvoorbeeld de afdelingen van een onderneming zijn of afzonderlijke firma s van een kantorencomplex. Voor het frankeren stelt u eenvoudig de gewenste kostenplaats in. De Optimail slaat het aantal en het bedrag op van de frankeringen. U kunt het aantal en het portoverbruik in euro oproepen voor iedere kostenplaats afzonderlijk. Indien u dit wenst, kunt u ook een kostenplaatsoverzicht afdrukken van alle kostenplaatsen. 7.1 Kostenplaatsgegevens tonen Het verbruik opvragen voor een kostenplaats Gewenst kostenplaatsnummer (1-9) invoeren. Bevestig met de toets. Het geselecteerde kostenplaatsnummer verschijnt in het M - veld. Druk op de toets. De Optimail duidt de portokosten aan die onder deze kostenplaats zijn opgeslagen sinds de teller voor het laatst op nul is gezet (indicatie in euro).
Kostenplaatsfunctie 43 Het aantal frankeringen opvragen voor een kostenplaats Gewenst kostenplaatsnummer (1-9) invoeren. Bevestig met de toets. Het geselecteerde kostenplaatsnummer verschijnt in het M - veld. Druk op de toets. De Optimail toont het aantal waardefrankeringen dat onder deze kostenplaats is uitgevoerd sinds de teller de laatste keer op nul is gezet. Nulfrankeringen zijn niet geregistreerd.
44 Optimail NetSet Handleiding 7.2 Kostenplaatsoverzicht afdrukken Het kostenplaatsoverzicht bevat de kostenplaatsgegevens (verbruik en aantal stuks) van alle kostenplaatsen en de registerstanden van uw Optimail. Kostenplaatsoverzicht (voorbeeld) De Optimail moet uitgeschakeld zijn. + Houd de toets ingedrukt en schakel de Optimail in met de sleutel. AAN Zodra op het display voor de kostenplaats M 0 en het printersymbool te zien zijn, kunt u de toets loslaten. Het printersymbool wijst erop dat de Optimail gereed is voor het afdrukken. Plaats een etiket of een willekeurig blad. De Optimail drukt het kostenplaatsoverzicht af. Met de toets frankeerfunctie. keert u terug naar de
Kostenplaatsfunctie 45 7.3 Kostenplaatsgegevens wissen Als u gegevens van een kostenplaats wilt wissen, dient u de verbruiksteller en de teller van het aantal stuks ieder afzonderlijk terug op nul te zetten. Nummer invoeren van de kostenplaats. Met de toets bevestigen. Het geselecteerde kostenplaatsnummer verschijnt in het M - veld. Verbruiksteller op nul zetten De toets ingedrukt houden en kort op de toets drukken. De verbruiksteller voor de ingestelde kostenplaats is gewist. De Optimail duidt voor het verbruik 0.00 aan. Teller aantal stuks op nul zetten De toets ingedrukt houden en kort op de toets drukken. De teller aantal stuks voor de ingestelde kostenplaats is gewist. De Optimail duidt 0 stuks aan. De kostenplaats 0 kan niet direct gewist worden. Onder de kostenplaats 0 zijn het totaalverbruik en het totaal aantal stuks van alle kostenplaatsen opgeslagen. Als de gegevens van een bepaalde kostenplaats worden gewist, worden de desbetreffende waarden van de kostenplaats 0 afgetrokken.
46 Optimail NetSet Handleiding 8 Registerbedragen weergeven en afdrukken De Optimail slaat belangrijke kengetallen en verbruiksinformatie op in registers. U kunt de afzonderlijke registerbedragen op het display doen verschijnen en als overzicht afdrukken samen met de kostenplaatsanalyse. In de afzonderlijke registers is de volgende informatie opgeslagen: 1 R Frankeertegoed beschikbare portoreserve in euro 2 R 3 R 4 R 5 R 6 R 7 R 8 R Verbruiksteller som van alle frankeringen in euro Totaal geladen som van alle geladen bedragen in euro Stukkenteller totaal van alle waardefrankeringen (nulfrankeringen worden niet meegerekend) HP waarde (alleen bij de Optimail Plus) ingesteld grensbedrag voor de HP - waarschuwing (in euro) Limit waarde (alleen bij de Optimail Plus) ingesteld grensbedrag voor de restbedragwaarschuwing (in euro) Status informatie over de machine-instellingen voor de technicus van de customer support Tot. stuks totaal aantal frankeringen (inclusief nulfrankeringen).
Registerbedragen weergeven en afdrukken 47 Registerbedragen tonen Nummer van het register invoeren (1-8). Bevestig met de toets. Op het display verschijnt het registerbedrag. In het R - veld ziet u het bijhorende registernummer. keert u terug naar de porto- Met de toets indicatie. Registerbedragen met een standaard Optimail afdrukken De Optimail moet uitgeschakeld zijn. + Houd de toets ingedrukt en schakel de Optimail in met de sleutel. AAN Zodra op het display het printersymbool te zien zijn, kunt u de toets loslaten. Het printersymbool wijst erop dat de Optimail gereed is voor het afdrukken.
48 Optimail NetSet Handleiding Plaats een etiket of een willekeurig blad. De Optimail drukt het registeroverzicht af. Hoe de afdruk er uitziet, toont het voorbeeld op pagina 44. Enkele van de daarop vermelde gegevens zijn voor de gebruiker van de Optimail van geen belang. keert u terug naar de frankeer- Met de toets functie. Registerbedragen aan een Optimail Plus afdrukken Bij de Optimail Plus zijn de registerbedragen en kostenplaatsgegevens samengevat in het kostenplaatsoverzicht. Hoe u het kostenplaatsoverzicht drukt, leest u in het hoofdstuk 7.2.
Porto laden NetSet 49 9 Porto laden NetSet 9.1 Aanwijzingen voor de Teleset-procedure NetSet is het laden van de gewenste portoreserve met modem. De Optimail heeft hiervoor een intern modem. Na de invoer van de PIN (personal identification number) en van het gewenste bedrag zorgt de Optimail voor het eigenlijke laden door een korte verbinding met het Teleset Data Center. De geladen portoreserve wordt afgerekend volgens het contract dat u heeft afgesloten met TPG Post B.V. Toegelaten bedragen Veiligheid Het minimum- en maximum-bedrag voor het laden van porto wordt overeengekomen met een contract tussen de klant en TPG Post B.V. CALL-FP xx - waarschuwingen Uit veiligheidoverwegingen eist TPG dat de Optimail met regelmatige tussenpozen contact opneemt met het Teleset Data Center. Het Teleset Data Center controleert daarbij de registers en andere waarden. Als de melding CALL - FPxx verschijnt (de meldingen FP44, FP45, FP46, FP47 zijn mogelijk) is het tijd om verbinding te maken met het gegevenscentrum. Als er op dit moment geen frankeertegoed nodig is kan een frankeertegoed van 0,00 euro worden geladen. Als u op deze melding niet reageert, blokkeert de Optimail belangrijke functies, totdat de Optimail verbinding met het Teleset Data Center heeft. Wanneer de Optimail in het display no Credit aangeeft, neem dan contact op met de TPG-NetSet service. Technische aanwijzing: Gebruik tijdens het laden het liefst geen telefoon die op dezelfde telefoondoos is aangesloten. Er kunnen onnodige kosten ontstaan, indien tijdens het laden de telefoonhoorn wordt opgenomen en niet terug wordt opgehangen. De modem kan dan de verbinding niet beëindigen.
50 Optimail NetSet Handleiding 9.2 Laden Lading starten Attentie! Na 8 pogingen om een verkeerde PIN (Personal identification number) te bevestigen, blokkeert de Optimail. Alleen de Ruys Customer Support medewerker kan uw Optimail opnieuw vrijgeven voor het frankeren en laden. Controleer of de Optimail op de telefoonlijn is aangesloten. Schakel de Optimail in en wacht tot op het display het laatste ingestelde portobedrag verschijnt. Weegschaalfunctie uitschakelen Druk op de toets. Het weegschaalsymbool op het display verdwijnt. De verbinding naar de brievenweger Flexiscale is onderbroken. PIN invoeren De uit 8 posities bestaande PIN (Personal identification number) van uw Optimail intypen (in het voorbeeld 12345678 ). De PIN voor uw Optimail vindt u op het afzonderlijke blad. Bevestig de PIN met de toets. De Optimail is nu in de Teleset-modus. Het bij de laatste lading gebruikte bedrag is vooringesteld (in het voorbeeld 1.000 euro). Als u een ander bedrag wilt laden, ga dan door bij Een ander bedrag laden.
Porto laden NetSet 51 Bedrag behouden Het vooringestelde bedrag laden Bevestig het vooringestelde bedrag met de toets. Of Bedrag wijzigen Een ander bedrag laden Het gewenste bedrag intypen (in het voorbeeld 500 euro). Bevestig het nieuwe bedrag met de toets. Ontoelaatbare bedragen/verkeerde invoer accepteert de Optimail niet. Op het display verschijnt dan opnieuw het laatste gebruikte bedrag. Verbindingsopbouw Bedrag bevestigen Op het display ziet u afwisselend het woord Change en het bedrag. De Optimail brengt de verbinding naar het Teleset Data Center tot stand. Als de Optimail gereed is om te laden, verschijnt op het display afwisselend het woord Reset en het bedrag dat moet worden geladen. Om het aangeduide bedrag werkelijk te laden, dient u dit binnen 30 seconden te bevestigen met de toets. De vanaf 30 terugtellende indicatie geeft de resterende tijd weer waarbinnen u dient te bevestigen, om het bedrag werkelijk te laden. Gereed Als een pieptoon weerklinkt en op het display opnieuw de porto-indicatie verschijnt, is het laden voltooid. Het geladen bedrag is als portoreserve in uw Optimail beschikbaar.
52 Optimail NetSet Handleiding Controleer de nieuwe restsom (register 1R). Druk hiervoor na elkaar op de toetsen en. Hulp bij Teleset-fouten vindt u in hoofdstuk 12.3 op pagina 70. Lading annuleren Zolang de verbinding naar het Teleset Data Center nog niet tot stand is gekomen, kunt u de procedure annuleren: Een verkeerde invoer in de Teleset-modus (bijv. bij de invoer van het bedrag) wist u met de toets. U kunt de invoer nu herhalen en het laden voortzetten of met de toets de Teleset-modus verlaten.
Basisinstellingen 53 10 Basisinstellingen 10.1 Klok instellen De met een batterij gebufferde klok van de frankeermachine Optimail stelt de actuele gegevens beschikbaar betreffende datum en tijd. De instelling van datum en tijd voor het systeem wordt gestuurd door de frankeermachine. Telkens als het frankeersysteem Optimail wordt ingeschakeld, neemt de brievenweger Flexiscale automatisch de datum- en tijdinstelling over van de frankeermachine. De datum- en tijdinstelling in het optiemenu van de Flexiscale is voor de werking van het frankeersysteem Optimail van geen betekenis. Zo stelt u de tijd in aan de Optimail Een correctie van de tijd van de ingebouwde klok van de frankeermachine Optimail zal maar heel zelden voorkomen. De nieuwe tijd invoeren met telkens 2 cijfers voor uren en minuten. Voorbeeld: 1420 voor 14.20 uur. Met de toets de invoer bevestigen. Op het display verschijnt de nieuwe tijd samen met het kloksymbool. Na ca. 2 seconden verschijnt opnieuw de portoindicatie op het display. U kunt de tijd 5 uur vooruit- of achteruitzetten. De Optimail accepteert geen onjuiste tijdinvoer. De laatste ingestelde tijd blijft behouden.