Algemene Lawntennis Vereniging Zoetermeer DE LEDEN HUISHOUDELIJK REGLEMENT Artikel 1. 1. De vereniging kent naast en onder de in artikel 4. lid 1, van de Statuten genoemde categorieën ook nog: a. aspirant juniorleden; b. aspirant seniorleden; c. dag (senior)leden; d. studenten; e. G leden; f. donateurs. 2. a. aspirant juniorleden zijn juniorleden die in het verenigingsjaar de achtjarige leeftijd nog niet hebben bereikt; b. aspirant seniorleden zijn juniorleden die in het verenigingsjaar wel de zeventienjarige leeftijd, doch nog niet de eenentwintigjarige leeftijd hebben bereikt; c. dag (senior)leden zijn seniorleden die in het verenigingsjaar minimaal de eenentwintigjarige leeftijd hebben bereikt en met beperkte speelmogelijkheden, die nader door het bestuur zijn vastgesteld; d. studentenleden zijn seniorleden die in het verenigingsjaar minimaal de eenentwintigjarige leeftijd hebben bereikt en voltijds onderwijs volgen aan een hogeschool of universiteit; e. G leden zijn junior of seniorleden met een verstandelijke beperking en met beperkte speelmogelijkheden, die nader door het bestuur zijn vastgesteld; f. donateurs zijn seniorleden zonder speelrecht. 3. De jaarlijkse contributie van de in lid 1 genoemde categorieën leden wordt bij besluit van de algemene vergadering vastgesteld. Artikel 2. 1. Op het aanmeldingsformulier als bedoeld in artikel 6, lid 1, van de Statuten, dient tenminste te worden vermeld: naam, voornamen, woonplaats, adres, postcode, geboortejaar en geboortedatum, handtekening en bij minderjarige leden, de handtekening van een ouder of verzorger. 2. Bij de inschrijving betaalt de inschrijver een door het bestuur te bepalen bedrag aan inschrijvingskosten. Artikel 3. Leden zijn verplicht om binnen acht dagen na hun verhuizing de secretaris van het bestuur, indien een ledenadministrateur is benoemd, de ledenadministrateur, daarvan schriftelijk in kennis te stellen onder opgave van hun nieuwe adres. Artikel 4. Leden zijn verplicht de contributie en, indien verschuldigd, de inschrijvingskosten te voldoen voor 1 maart van het desbetreffende verenigingsjaar. Bij niet tijdige betaling van de contributie zal de vordering met 10% administratiekosten worden verhoogd. Artikel 5. Leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (uitgezonderd bestuurs en commissievergaderingen), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn. Artikel 6. Bij toetreding tot de vereniging kunnen de leden een exemplaar van de Statuten en van het Huishoudelijk Reglement van de vereniging opvragen bij de secretaris of de ledenadministrateur van de vereniging. Artikel 7. Leden zijn verplicht zich te houden aan het geldende baanreglement en aan de schriftelijke en mondelinge aanwijzingen van het bestuur, de parkbeheerder en de commissies als bedoeld in artikel 13 van de Statuten. 1/6
Leden dienen ook bardiensten te verrichten volgens het geldende barreglement. Een afkoopregeling zal onderdeel zijn van dit reglement. Artikel 8. Ieder lid heeft het recht maximaal drie niet leden te introduceren tegen betaling van een introductiebedrag. De hoogte van dit bedrag wordt vastgesteld door het bestuur. Niet leden mogen maximaal vijf keer per verenigingsjaar worden geïntroduceerd. Artikel 9. Schade aan de vereniging of haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid/leden kan door het bestuur geheel of ten dele op het betrokken lid/leden worden verhaald. HET BESTUUR EN DE BESTUURSVERGADERINGEN Artikel 10. Het bedrag als bedoeld in artikel 11, lid 3, onder C, van de Statuten wordt gesteld op: a. een bedrag gelijk aan het totaal van de begroting, vermeerderd met tien procent daarvan, voor zover het begrote uitgaven betreft; b. Bestuurs of commissieleden zijn gerechtigd financiële verplichtingen aan te gaan, dan wel uitgaven te doen tot een maximum bedrag van 150,. Uitgaven of verplichtingen welke dit bedrag te boven gaan, dienen tot 500, ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de penningmeester. Uitgaven of verplichtingen welke een bedrag van 500, te boven gaan, dienen eerst te worden goedgekeurd door de penningmeester en voorzitter gezamenlijk. Uitgaven of verplichtingen welke een bedrag van 5.000, te boven gaan, dienen vooraf ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de algemene vergadering. Uitgezonderd hiervan zijn reguliere gebruiksgoederen van de bar, die tot een bedrag van 1.500,, door de voorzitter van de Bar Exploitatie Commissie kunnen worden geautoriseerd. De in dit artikel genoemde bedragen zullen, overeenkomstig het prijsindexcijfer, jaarlijks worden aangepast. Artikel 11. In de oproep voor de algemene vergadering stelt het bestuur kandidaten voor, voor de vervulling van de openvallende functies in het bestuur. De leden hebben het recht kandidaten te stellen, mits een schriftelijke aankondiging, gericht aan de algemene vergadering, ondertekend door ten minste twintig stemgerechtigde leden en vergezeld van een schriftelijke bereidverklaring van de betrokken kandidaat, uiterlijk 72 uur voor de aanvang van de vergadering bij de secretaris is ingediend. Artikel 12. Bestuursleden worden gekozen voor een periode van drie jaar. Aftredende bestuursleden zijn terstond herbenoembaar. Artikel 13. De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen. Hij/zij zorgt ervoor dat de bepalingen van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement worden nageleefd en dat de besluiten, genomen in de bestuursvergadering en de algemene vergadering worden uitgevoerd. Hij/zij is bevoegd de spreektijd van alle ( bestuurs ) lede n te limiteren en de vergadering te schorsen of te verdagen. Artikel 14. De secretaris voert de administratie, met uitzondering van de financiële en indien een ledenadministrateur is benoemd, eveneens met uitzondering van de ledenadministratie. Hij/zij heeft het beheer over het archief, met uitzondering van het financiële archief. Artikel 15. De ledenadministrateur is belast met de ledenadministratie, behandelt de aanmeldingen en opzeggingen voor het lidmaatschap van de vereniging en is verantwoordelijk voor de uitgifte van de ledenpasjes. Artikel 16. De penningmeester beheert de gelden van de vereniging en is daarvoor aansprakelijk. Hij/zij is verplicht boek te houden van alle ontvangsten, uitgaven, bezittingen en schulden van de vereniging. Bij tussentijds aftreden doet hij/zij aan het bestuur rekening en verantwoording binnen acht dagen. Hij/zij is verplicht de voorzitter en de controller te allen tijde inzage te geven van zijn administratie en de kas te tonen. 2/6
In de algemene vergadering als bedoeld in artikel 14 van de Statuten brengt hij/zij verslag uit van de toestand van de geldmiddelen over het afgelopen verenigingsjaar en dient, in overleg met het bestuur, een begroting in voor het komende jaar. De penningmeester brengt regelmatig verslag uit van de toestand van de begrotingen van de verschillende commissies. Artikel 17. De controller controleert in nauw overleg met de penningmeester de inkomsten en uitgaven van de door het bestuur ingestelde commissies ter bewaking van de deelbegrotingen. De controller heeft te allen tijde inzage in de administratie van de vereniging en de commissies. De controller ondersteunt de penningmeester in zijn/haar werkzaamheden. Artikel 18. Bij ontstentenis van de voorzitter wordt diens taak waargenomen door het lid van het bestuur tevens vice voorzitter. Bij ontstentenis van het lid tevens vice voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur. Artikel 19. De leden van het bestuur hebben ieder een coördinerende taak met één of meer commissies en brengen regelmatig verslag uit. Artikel 20. In ieder verenigingsjaar worden ten minste vier bestuursvergaderingen gehouden. Artikel 21. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij/zij is daartoe in ieder geval verplicht op verzoek van minstens twee bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd. Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van een convocatie aan ieder bestuurslid. Artikel 22. Een bestuurslid dat is verhinderd een bestuurs of andere vergadering bij te wonen, is gehouden daarvan aan de secretaris kennis te geven en indien dat wordt verlangd alle onder zijn berusting zijnde boeken en bescheiden, de vereniging aangaande, aan de vergadering ter beschikking te stellen. Een afwezig bestuurslid kan zijn stemrecht niet door middel van een gemachtigde uitoefenen. Artikel 23. Het bestuur stelt een baanreglement op en stelt de baantijdverdeling vast. Artikel 24. 1. Activiteiten als bedoeld in artikel 4, lid 6, van de Statuten zijn: deelname aan exploitatie van de bar/kantine van het clubhuis, in het bijzonder bestaande uit: de verkoop van dranken aan en het bereiden van etenswaren voor leden en bezoekers tijdens de openingsuren van het tennispark; het opgeruimd houden van bar en keuken; het tellen en afsluiten van de kas; het bedienen van de verlichting van buitenbanen en wintertennis accommodatie; het afsluiten van het clubhuis en het park. 2. Het bestuur kan nadere instructies geven voor de uitvoering van de onder het eerste lid bedoelde activiteiten. 3. Het bestuur kan de uitvoering van de door haar gegeven regelen als bedoeld in het tweede lid, opdragen aan een commissie. DE COMMISSIES Artikel 25. De taken en bevoegdheden van de Technische Commissie (TC) omvatten: a. het beoordelen van het spelpeil van leden en het classificeren van leden naar speelsterkte; b. de regeling van de training voor selectiespelers; 3/6
c. het behartigen van de belangen van de selectiespelers; d. de regeling van de opleiding en de training van juniorleden; e. het onderhouden van contacten met de oefenmeester(s) omtrent de training van selectiespelers en overige senior en juniorleden; f. de regeling van het wedstrijdtennis, zoals senior en juniorcompetities en toernooien onder auspiciën van de KNLTB; g. de regeling van de clubkampioenschappen; h. voorstellen tot het aangaan c.q. continueren van het inhuren van de oefenmeester(s); i. voorstellen tot de vorming van junioren en seniorenselectiegroepen en het beheer hiervan; j. voorstellen tot gesubsidieerde trainingsuren en de uitvoering hiervan; k. het voeren van een duidelijke financiële administratie i.s.m. de penningmeester en/of de controller; l. het maken van vergaderverslagen; m. het verzorgen van kopij voor het clubblad. Artikel 26. De taken en bevoegdheden van de Bar Exploitatie Commissie (BEC) omvatten: a. verantwoordelijkheid voor de dagelijkse gang van zaken, inclusief de inkoop, bemanning en schoonmaken; b. voorlichting aan nieuwe barmedewerkers m.b.t. de gang van zaken; c. het plannen van barroosters en het tijdig informeren van leden hierover; d. voorstellen tot noodzakelijke investeringen; e. Informeren penningmeester t.a.v. afkoop bardiensten, niet komen opdagen e.d.; f. het voeren van een duidelijke financiële administratie i.s.m. de penningmeester en/of de controller; g. het maken van vergaderverslagen; h. het verzorgen van kopij voor het clubblad. Artikel 27. De taken en bevoegdheden van de Jeugd Recreatie Commissie (JRC), de Senioren Recreatie Commissie (SRC), de G tennis Commissie, de 50+ Commissie en nader door het bestuur in te stellen commissies omvatten: a. de introductie en begeleiding van nieuwe leden; b. de werving van nieuwe leden door middel van speciale activiteiten; c. de bevordering van het recreatietennis; d. de regeling van wedstrijden en/of uitwisselingen tegen andere verenigingen buiten KNLTB verband; e. het organiseren van interne competities, toernooien, ladders, e.d. met een recreatief karakter; f. het organiseren van festiviteiten gedurende het gehele jaar; g. het voeren van een duidelijke financiële administratie i.s.m. de penningmeester en/of de controller; h. het maken van vergaderverslagen; i. het verzorgen van kopij voor het clubblad. Artikel 28. De taken en bevoegdheden van de Parkbeheerder omvatten: a. verantwoordelijkheid voor de dagelijkse gang van zaken op het tennispark; b. onderhoud van het park en leiding geven aan de parkcommissie; c. geven van aanwijzingen aan leden en niet leden ingeval van schending van het baanreglement, vandalisme, vervelend gedrag e.d. In ernstige gevallen kan tijdelijke verwijdering van het park plaatsvinden, waarbij deze zaak aan het bestuur wordt voorgelegd; d. organisatie en coördinatie van verhuur tennisbanen, clubhuis en wintertennis accommodatie; e. het creëren van optimale speelmogelijkheden voor de leden; f. het voeren van een duidelijke financiële administratie i.s.m. de penningmeester en/of de controller; g. het maken van vergaderverslagen; h. het verzorgen van kopij voor het clubblad. Artikel 29. De voorzitters van de commissies worden benoemd voor de periode van drie jaar. Aftredende voorzitters zijn terstond herbenoembaar. Leden van de commissies worden door de voorzitter benoemd. Artikel 30. Tot het bijeenroepen van een commissievergadering is de voorzitter van desbetreffende commissie bevoegd. Hij/zij is daartoe in ieder geval verplicht op verzoek van minstens twee leden van de commissie. Indien aan dat verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de commissievergadering niet binnen achtentwintig dagen na indienen van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf, na overleg met het 4/6
bestuur, tot bijeenroeping bevoegd. Een commissievergadering wordt bijeengeroepen door middel van een convocatie aan ieder commissielid. Artikel 31. De commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het bestuur. De commissies kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet worden vervangen. De commissies brengen regelmatig verslag uit aan het coördinerend bestuurslid, tevens brengen zij schriftelijk verslag uit aan de algemene vergadering. Artikel 32. Het bestuur kan uit de leden van de vereniging speciale commissies benoemen, die worden belast met een tijdelijke, eenmalige taak. Deze commissies brengen verslag uit aan het bestuur. Artikel 33. 1. De commissie bedoeld in artikel 12, lid 4, van de Statuten (hierna te noemen kascommissie) wordt benoemd uit de stemgerechtigde leden die ter algemene vergadering aanwezig zijn. De leden worden benoemd voor de periode van één jaar. Zij zijn na aftreden terstond herkiesbaar voor nog hoogstens één periode. Tevens wordt ten minste één plaatsvervangend lid benoemd die de plaats zal innemen van een eventueel tussentijds terugtredend lid van de kascommissie. 2. Indien de kascommissie besluit zich door een deskundige met de vereiste boekhoudkundige kennis te laten bijstaan, kan zij dit zonder voorafgaand overleg met het bestuur doen, mits de kosten daarvan een bedrag van 500, niet overschrijden. DE ALGEMENE VERGADERING Artikel 34. De stukken te behandelen in een algemene vergadering zullen (eventueel in verkorte vorm) worden gepubliceerd in het clubblad of worden toegezonden aan de stemgerechtigde leden. Artikel 35. Naast de algemene vergadering van leden bedoeld in artikel 12, lid 3, van de Statuten en naast de overige wettelijk of statutair vereiste algemene vergadering wordt jaarlijks in oktober/november een algemene vergadering gehouden, waarin onder meer: a. tussentijds verslag wordt uitgebracht over de toestand van de vereniging; b. de resultaten van het afgelopen zomerseizoen worden gerapporteerd; c. de plannen voor de komende termijn worden behandeld. Artikel 36. Bij het begin van iedere algemene vergadering laat het bestuur een presentielijst circuleren, waarop de aanwezige leden hun naam en hun handtekening plaatsen. De voorzitter is belast met het handhaven van de orde op de vergadering, Hij/zij kan een onderwerp dat niet op de agenda staat vermeld als agenda punt toevoegen. De aanwezige leden kunnen eveneens een voorstel tot toevoeging van een agendapunt indienen, mits ondersteund door ten minste vijf aanwezige leden; de algemene vergadering beslist over de toevoeging van het agendapunt. Niemand voert het woord dan na het aan de voorzitter verzocht en van hem/haar te hebben verkregen. De voorzitter verleent het woord in de orde waarin het is gevraagd. Indien een spreker van het onderwerp in beraadslaging afwijkt, attendeert de voorzitter hem/haar daarop. Bij voortdurende afwijking kan de spreker door de voorzitter het woord worden ontnomen bij dat onderwerp in beraadslaging. De voorzitter kan de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen. Ten minste vijf aanwezige stemgerechtigde leden kunnen een verzoek tot schorsing indienen; de voorzitter beslist over dit verzoek. Bij herhaalde storing van de orde heeft de voorzitter het recht de overtreder uit de vergadering te doen verwijderen. Indien de voorzitter oordeelt dat een onderwerp genoegzaam is toegelicht, sluit hij/zij de beraadslaging. Indien een van de stemgerechtigde leden van de vergadering de sluiting of de heropening van de beraadslaging voorstelt, wordt over dit voorstel onmiddellijk gestemd. Artikel 37. Indien voor een bestuursfunctie meer dan één kandidaat is voorgedragen, vindt een stemming plaats volgens de bepalingen van artikel 18 van de Statuten. In de vacante functie(s) is (zijn) hij gekozen die een gewone meerderheid van stemmen heeft (hebben) verkregen. Door de algemene vergadering kan slechts een persoon worden gekozen die kandidaat is gesteld op de wijze als bij Statuten en Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van ereleden. Een stem wordt als ongeldig aangemerkt als op het 5/6
stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem of als het aantal vermelde personen afwijkt van het aantal te vervullen vacatures. Artikel 38. Aan een hoofdelijke of schriftelijke stemming kan slechts worden deelgenomen door stemgerechtigde leden wier naam en handtekening op de presentielijst voorkomen. SLOTBEPALINGEN Artikel 39. Tot wijziging van dit Huishoudelijk Reglement kan slechts worden besloten op een algemene vergadering met een meerderheid van minstens twee derde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen en mits de voorgestelde wijzigingen in de agenda en vergadering woordelijk zijn vermeld. Artikel 40. Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding. Artikel 41. Dit reglement is laatstelijk gewijzigd conform de besluiten van de algemene vergadering van 26 oktober 2006. Zoetermeer, november 2006. Mw G. van Duijnhoven, voorzitter. 6/6