Overeenkomst tot deelname aan de Nationale Studenten Enquête 2016 Stichting Studiekeuze123, gevestigd te Utrecht, vertegenwoordigd door mevrouw I. Kolkhuis Tanke-Prinsenberg in de functie van directeur, hierna te noemen 'Studiekeuze123' en [naam instelling].., gevestigd te.., vertegenwoordigd namens het College van Bestuur / de directie door de heer/mevrouw.., hierna te noemen de instelling. In aanmerking nemende dat: Studiekeuze123 een samenwerkingsverband is van de Nederlandse instellingen voor het hoger onderwijs (verenigd in de Vereniging Hogescholen, VSNU en NRTO) en de studentenorganisaties het ISO en de LSVb en wordt gefinancierd door het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap met als doel een belangrijke bijdrage te leveren aan het verminderen van studie-uitval. Dit doet Studiekeuze123 door het uitvoeren van de basistaken verzamelen, beheren en uitdragen van onafhankelijke en kwalitatieve studiekeuze-informatie. Studiekeuze123 is hiertoe jaarlijks verantwoordelijk voor de uitvoering van de Nationale Studenten Enquête (hierna te noemen NSE ); Studiekeuze123 alle aanbieders van NVAO-geaccrediteerd hoger onderwijs uitnodigt deel te nemen aan de NSE 2016. Het doel van deelname van de instelling is het verzorgen van transparantie over het onderwijsaanbod en het verkrijgen van een bron van gegevens voor verbetering van het onderwijs; In het geval van deelname van de instelling wordt de gehele studentenpopulatie van die instelling per e-mail uitgenodigd om haar mening te geven over de betreffende NVAOgeaccrediteerde opleiding van de instelling via het beantwoorden van een vragenlijst; Studiekeuze123, dan wel de door haar ingeschakelde bewerker (GfK), dient hiertoe alle e- mailadressen en enkele achtergrondgegevens te ontvangen van de gehele studentenpopulatie van de instelling, welke gegevens (deels) te beschouwen zijn als persoonsgegevens in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens (hierna te noemen Wbp ); De Wbp voorschriften bevat ter bescherming van de privacy van de personen wier gegevens worden verwerkt en Studiekeuze123 en de instelling in algemene zin groot belang hechten aan privacybescherming; Studiekeuze123 en de door haar ingeschakelde bewerker de Gedragscode voor Onderzoek en Statistiek onderschrijven; De instelling die verkiest de resultaten van de NSE 2016 met studentnummers te ontvangen, hiervoor een additionele overeenkomst met Studiekeuze123 dient te sluiten, aanvullend op deze Overeenkomst. Verklaren hierbij te zijn overeengekomen als volgt: 1/5
Artikel 1. Algemene bepalingen Nationale Studenten Enquête 1.1 Studiekeuze123 is verantwoordelijk voor de uitvoering van de NSE 2016. Studiekeuze123, dan wel de door haar ingeschakelde bewerker, levert de vragenlijst en nodigt alle studenten van de instelling per e-mail uit. Studiekeuze123, dan wel een door haar ingeschakelde derde, houdt de instelling gedurende het veldwerk wekelijks op de hoogte van de respons van de studenten, verwerkt de gegevens, voert de analyses uit en verspreidt de resultaten. Communicatie-uitingen voor gebruik door de instelling aangaande de NSE 2016 worden door Studiekeuze123 gratis ter beschikking gesteld op Studiekeuzeinformatie.nl. Op deze website staan tevens de planning en werkwijze van de NSE 2016 beschreven. 1.2 De instelling is verantwoordelijk voor het juist en tijdig leveren van de verplichte informatie ten behoeve van de uitvoering van het onderzoek, zoals de e-mailadressen en de noodzakelijke achtergrondgegevens van de gehele studentenpopulatie van de instelling. Levering zal geschieden conform de regels en procedures zoals vermeld op Studiekeuzeinformatie.nl/nse. 1.3 Optioneel kan de instelling indien zij dat wenst extra achtergrondgegevens en maximaal vijf labels aanleveren, waarmee extra analyses van de resultaten op cohortniveau mogelijk worden. Ten aanzien van deze gegevens geldt dat er een controle wordt gedaan op privacygevoeligheid. In geval van herleidbaarheid naar de respondenten zal dit label door Studiekeuze123 niet worden toegepast. Optioneel aan te leveren in de uitnodigingstekst aan de eigen studentenpopulatie zijn een extra zin en een medeondertekenaar. Tot slot is het mogelijk tegen een onkostenvergoeding een vragenblok aan de vragenlijst toe te voegen. Artikel 2. Privacywetgeving 2.1 Studiekeuze123 en de instelling kunnen zowel afzonderlijk als gezamenlijk worden aangemerkt als verantwoordelijken in de zin van de Wbp, onderzoeksbureau GfK als bewerker en de studentenpopulatie van de instelling als de betrokkenen. 2.2 Studiekeuze123 en de door haar ingeschakelde derde zullen bij de verwerking van persoonsgegevens van studenten steeds de relevante wet- en regelgeving in acht nemen, in het bijzonder de Wbp. Studiekeuze123 en de door haar ingeschakelde derde zullen passende technische en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. 2.3 De instelling garandeert bij ondertekening van deze overeenkomst aan Studiekeuze123 dat zij aan alle wettelijke verplichtingen, waaronder de Wbp, voldoet bij het verstrekken van de e-mailadressen en achtergrondgegevens van de studenten aan Studiekeuze123. De instelling garandeert onder andere dat de instelling gerechtigd is de gegevens aan Studiekeuze 123 te verstrekken ten behoeve van de NSE en dat, indien de instelling ook de optionele achtergrondgegevens aan Studiekeuze123 verstrekt, waaronder eventuele bijzondere persoonsgegevens zoals betreffende etniciteit, zij daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft verkregen van de betrokkene. De instelling garandeert voorts op aantoonbare wijze passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. De instelling verplicht derde partijen die zij als bewerker inschakelt in het kader van de NSE of in het kader van enig gebruik van de resultaten daarvan tot hetzelfde. 2.4 De ene partij (de Vrijwarende Partij ) zal de andere partij (de Gevrijwaarde Partij ) vrijwaren tegen alle aanspraken, (rechts)vorderingen, schade, bestuurlijke boetes en/of verbeurde dwangsommen gebaseerd op of voortvloeiende uit een (beweerde) inbreuk op 2/5
rechten van derden door de Vrijwarende Partij of voortvloeiende uit een schending door de Vrijwarende Partij van de hiervoor overeengekomen garanties. 2.5 De instelling stelt Studiekeuze123 als verantwoordelijke in de zin van de Wbp in de gelegenheid te controleren op de naleving van de door de instelling getroffen technische en organisatorische maatregelen. 2.6 Studiekeuze123, de instelling en eventuele ingeschakelde derden, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens die zij ontvangen, behoudens voor zover een wettelijk voorschrift hen tot mededelen verplicht en behoudens de gegevensverstrekking die plaatsvindt in het kader van de NSE. Artikel 3. De resultaten van de Nationale Studenten Enquête 2016 3.1 De instelling ontvangt een aantal bestanden met de resultaten van de NSE 2016, zoals beschreven op Studiekeuzeinformatie.nl. De instelling zal zorgvuldig met de bestanden omgaan. 3.2 De resultaten van de NSE worden opgenomen in de Studiekeuzedatabase van Studiekeuze123 op het vestigingsniveau van een opleiding aan een instelling, uitgesplitst naar voltijd, deeltijd en duale opleidingen, wanneer deze voldoen aan de minimale nauwkeurigheidseisen. Hieraan liggen beslisregels ten grondslag, die bepalen of een gemiddelde getoond moet worden of niet. Zie voor de exacte procedure Studiekeuzeinformatie.nl. De Studiekeuzedatabase is een publieke voorziening. De NSEgegevens in de Studiekeuzedatabase worden gepubliceerd op de website Studiekeuze123.nl. 3.3 Indien er door de instelling, dan wel de door haar ingeschakelde derde, een bewerking op de gegevens van de NSE plaatsvindt voorafgaand aan publicatie, dient dit vermeld te worden in de publicatie. De bewerking dient methodologisch verantwoord, transparant en controleerbaar te zijn en te worden toegelicht in de publicatie. Een bewerking op de gegevens vindt plaats op verantwoordelijkheid van de instelling. Studiekeuze123 kan hier niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor worden gehouden. 3.4 De NSE-resultaten kunnen, ter discretie van Studiekeuze123, op aanvraag ter beschikking worden gesteld aan derde partijen, onder door Studiekeuze123 opgestelde voorwaarden. 3.5 Voor zover er op de resultaten van de NSE enige intellectuele eigendomsrechten rusten, zullen deze toebehoren aan Studiekeuze 123. Voor zover hiervoor nog enige overdracht van rechten noodzakelijk is, zal de instelling daaraan haar medewerking verlenen. Artikel 4. Communicatie tijdens de NSE 2016 en over resultaten van de NSE 2016 4.1 De instelling mag in haar communicatie de studenten slechts op neutrale wijze stimuleren om de NSE in te vullen. Initiatieven die bedoeld zijn om de resultaten positief te beïnvloeden zijn niet toegestaan. Wanneer beïnvloeding aantoonbaar leidt tot afwijkende resultaten, zal de uitslag van de instelling niet worden opgenomen in de Studiekeuzedatabase en daarmee niet worden getoond op o.a. de website www.studiekeuze123.nl of publicaties van afnemers van de NSE-resultaten. De richtlijn die wordt gehanteerd is de volgende; argumenten met betrekking tot ranglijstjes dienen niet te worden gebruikt ( Vul de NSE in zodat de opleiding hoog scoort in de Elsevier is bijvoorbeeld niet toegestaan). Argumenten die wel kunnen worden gebruikt in de communicatie naar studenten om de NSE in te vullen zijn: Als input voor aankomende studenten in de keuze van een opleiding; Als input voor verbetering van het onderwijs; Om je stem te laten horen. 3/5
4.2 Bij publicatie van (delen van) de resultaten van de NSE door de instelling, dan wel de door haar ingeschakelde derde, zal de instelling geen onjuiste of onvoldoende door de resultaten van de NSE ondersteunde dan wel anderszins misleidende uitlatingen doen. Bij publicatie van (delen van) de resultaten van de NSE door de instelling, dan wel door de door haar ingeschakelde derde, wordt vermeld dat de gegevens afkomstig zijn van de NSE 2016. Hierbij zal worden toegevoegd dat de NSE wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van Studiekeuze123. Op verzoek zal Studiekeuze123 een logo van de Stichting en/of van de NSE verstrekken welke gebruikt kan worden bij publicaties over de NSE 2016. 4.3 Externe communicatie over de voorlopige resultaten van de NSE 2016 door de instelling is niet toegestaan. De instelling verplicht zich te houden aan de opgelegde embargotermijn, conform de planning op Studiekeuzeinformatie.nl. Externe publicatie van de resultaten is alleen toegestaan met de definitieve cijfers. Communicatie over de resultaten van andere instellingen is nooit toegestaan. 4.4 Studiekeuze123 proclameert geen enkele instelling of opleiding tot de beste (of soortgelijke superioriteitsaanduidingen) vanwege het matching principe. Het is niet toegestaan om namens Studiekeuze123 te communiceren over de resultaten van de NSE 2016, zoals, maar niet daartoe beperkt, door te communiceren dat de instelling volgens Studiekeuze 123 het beste scoort op.. Artikel 5. De overeenkomst 5.1 Deze overeenkomst treedt in werking na ondertekening door beide partijen en heeft een onbepaalde duur. Indien instelling wenst deel te nemen aan de NSE voor enig jaar na 2016, zal daartoe een nieuwe overeenkomst moeten worden gesloten. Artikel 6. Toepasselijk recht en geschillen 6.1 Op deze overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. 6.2 In het geval van een geschil verband houdende met de totstandkoming, uitvoer, beëindiging of uitleg van deze overeenkomst, zullen partijen het geschil voorleggen aan een gezamenlijk te benoemen MfN geregistreerd mediator confrom het Reglement van de Mediatorsfederatie Nederland zoals dat luidt op de aanvangsdatum van de mediation. Partijen wonen de eerste mediationbijeenkomst gezamenlijk bij. Daarna zijn partijen vrij de mediation op ieder gewenst moment te beëindigen. De mediation vangt aan op het moment dat partijen de eerste gezamenlijke mediationbijeenkomst bijwonen. Indien het onmogelijk is gebleken een geschil als hiervoor bedoeld op te lossen met behulp van mediation, zal dat geschil worden beslecht door middel van een bindend advies procedure conform het op het moment van de aanvraag geldende Bindend Advies Reglement van het Nederlands Arbitrage Instituut (NAI). 6.3 Voorgaande beperkt op geen enkele wijze de bevoegdheid van partijen om in spoedeisende kwesties bewarende maatregelen te treffen of een kort geding procedure te beginnen. 4/5
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt, Ondertekening: Namens de instelling College van Bestuur/ de directie Namens Stichting Studiekeuze123 Directeur Naam: Plaats en datum: Naam: I. Kolkhuis Tanke-Prinsenberg Plaats en datum: 5/5