STICHTING UP WITH DOWN Huishoudelijk Reglement Stichting Up with Down Stichting Up with Down biedt directe hulp aan kinderen met Down-syndroom in Oost- Europa. Zie voor meer informatie onze website http://www.upwithdown.nl.
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 - Algemene bepalingen... 2 Artikel 1 - Begripsbepaling... 2 Hoofdstuk 2 - Het bestuur... 2 Artikel 1 - Bestuur... 2 Artikel 2 - Aftreden bestuursleden... 2 Artikel 3 - Taakverdeling en plaatsvervanging binnen het bestuur... 3 Artikel 4 - Bestuursvergaderingen... 4 Artikel 5 - Kosten van het bestuur... 4 Hoofdstuk 3 - Financiëel beheer... 5 Artikel 1 - Kascontrole... 5 Artikel 2 - Boekjaar... 5 Artikel 3 - Accountantscontrole... 5 Artikel 4 - Ontbinding... 5 Hoofdstuk 4 - Verantwoording... 5 Artikel 1 - Jaarverslag... 5 Artikel 2 - Controle... 5 Artikel 3 - Publicatie... 5 Hoofdstuk 5 - Wijziging van het huishoudelijk reglement... 5 Hoofdstuk 6 - Onvoorziene gevallen... 5 Goedkeuring... 6
Hoofdstuk 1 - Algemene bepalingen Artikel 1 - Begripsbepaling Dit reglement verstaat onder de statuten: de statuten van Stichting Up with Down. De overige in dit reglement voorkomende begrippen hebben, indien deze ook voorkomen in de statuten, de betekenis die de statuten er aan geven. Hoofdstuk 2 - Het bestuur Artikel 1 - Bestuur Het bestuur bepaalt het beleid, stelt de financiële richtlijnen vast en heeft de eindverantwoordelijkheid voor de dagelijkse leiding. Het bestuur dient aldus te zijn ingericht dat een onafhankelijke en integere taakvervulling van het bestuur en zijn individuele leden is gewaarborgd. Bij de inrichting van het bestuur dienen de onderstaande bepalingen in acht te worden genomen. a. Het bestuur bestaat uit tenminste drie natuurlijke personen. b. Het bestuur dient voor tenminste 2/3 deel te bestaan uit onafhankelijke personen. c. Voor het nemen van besluiten is vereist dat meer dan de helft van het aantal bestuursleden persoonlijk deelneemt aan de vergadering. Ieder bestuurslid heeft één stem. d. Een bestuurder is slechts samen met één of meer andere bestuurders bevoegd tot vertegenwoordiging van de instelling. e. Het bestuur voorkomt verstrengeling van belangen. f. Bestuursleden treden periodiek af. De benoeming is voor maximaal vijf jaar, herbenoeming is mogelijk. g. Bestuursleden ontvangen in die hoedanigheid geen bezoldiging. Een redelijke vergoeding voor gemaakte onkosten wordt niet als bezoldiging aangemerkt. h. Bij opheffing van de fondsenwervende instelling dient het positieve saldo zoveel mogelijk besteed te worden in overeenstemming met de statutaire doelstelling. Artikel 2 - Aftreden bestuursleden De zittingstermijn van bestuursleden is vastgesteld in de statuten. Elk jaar in de maand december stelt het bestuur het rooster van aftreden zo nodig opnieuw vast. Bestuursleden kunnen op eigen initiatief op elk desgewenst tijdstip voor het aflopen van de zittingstermijn aftreden.
Artikel 3 - Taakverdeling en plaatsvervanging binnen het bestuur 1. De voorzitter a. De voorzitter waakt in het bijzonder over de belangen van de stichting. b. De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen. c. De voorzitter ziet toe dat de genomen besluiten worden uitgevoerd, en indien gegeven, binnen de daarvoor gestelde tijdslimiet. 2. De secretaris a. De secretaris zal de voorzitter bijstaan in diens werkzaamheden en deze bij ontstentenis vervangen. b. De secretaris is verantwoordelijk voor de verslaglegging van de bestuursvergaderingen. c. De secretaris verzorgt in samenwerking met de penningmeester en de voorzitter de samenstelling van het jaarverslag dat na goedkeuring door het bestuur in de openbaarheid wordt gebracht. Zie tevens bepalingen aangaande verslagleggingen. d. De secretaris is belast met al die werkzaamheden die geacht kunnen worden tot zijn taak te behoren. 3. De penningmeester a. De penningmeester regelt in samenwerking met de secretaris ontvangst en betaling van gelden door de stichting, voor zover het bestuur goedgekeurd. b. De penningmeester verzorgt in samenwerking met de secretaris en voorzitter de samenstelling van het jaarverslag dat na goedkeuring door het bestuur in de openbaarheid wordt gebracht. Zie tevens bepalingen aangaande verslagleggingen. c. De penningmeester is belast met al die werkzaamheden die geacht kunnen worden tot zijn taak te behoren. 4. De bestuursleden a. Bestuursleden bepalen in overleg met de voorzitter de agendapunten van bestuursvergaderingen. b. Bestuursleden verlenen desgewenst administratief werk in verband met de vergaderingen en de uitvoering der genomen beslissingen. c. Bestuursleden zijn gebonden om na aftreden hun taken en eventueel door hun beheerde administratie aan het bestuur op ordentelijke wijze over te dragen. d. Voor die gevallen waarbij het niet mogelijk of gewenst is dat de stichting door het gehele bestuur wordt vertegenwoordigd zal het bestuur één of meer van zijn leden machtigen namens de stichting op te treden.
Artikel 4 - Bestuursvergaderingen 1. Besluiten zonder vergaderen Het bestuur kan ook besluiten zonder een vergadering te houden, met dien verstande dat dan een besluit alleen wordt geacht te zijn genomen, indien alle leden van het bestuur zich aantoonbaar, bijvoorbeeld in correspondentie voor het voorstel hebben uitgesproken. Zulke besluiten worden aan de notulen toegevoegd. 2. Notulen a. De secretaris is verantwoordelijk voor een ordentelijke archivering van de notulen. b. Notulen worden opgemaakt door de secretaris of andere bestuursleden. In overleg wordt een notulist aangewezen. c. De notulen moeten bevatten: i. de namen der aanwezige leden; ii. de agendapunten, vergaderstukken en andere bespreeknotities; iii. verslag van de genomen besluiten; iv. verslag van gedane voorstellen; d. De notulen van de vergadering worden op de eerstvolgende vergadering ter goedkeuring voorgelegd. Artikel 5 - Kosten van het bestuur 1. Bestuursleden ontvangen een vergoeding voor de door hen ten bate van de stichting of een project in redelijkheid gemaakte kosten in overleg met de voorzitter of penningmeester in principe voorafgaand aan het maken van de feitelijke uitgave. Indien deze kosten worden gemaakt door de voorzitter, zal deze overleg plegen met de penningmeester en vice versa. 2. Representatiekosten (inclusief uitgaven voor geschenken) gemaakt door bestuursleden worden in principe niet vergoed, tenzij vooraf overeengekomen met de voorzitter of penningmeester. Indien deze kosten worden gemaakt door de voorzitter, zal deze overleg plegen met de penningmeester en vice versa.
Hoofdstuk 3 - Financiëel beheer Artikel 1 - Kascontrole De stichting functioneert zonder Kascontrolecommissie. Artikel 2 - Boekjaar Het boekjaar binnen de stichting loopt van 1 januari tot en met 31 december. Artikel 3 - Accountantscontrole Indien niet vereist door de subsidiegever(s), maar wel gewenst en mogelijk geacht door het bestuur nodigt deze een onafhankelijke accountant uit om een controle op de administratie uit te voeren en daarvoor een verklaring af te geven. Artikel 4 - Ontbinding In geval van ontbinding van de stichting wordt de bestemming van het batig saldo van de stichting vastgesteld door het bestuur. Hoofdstuk 4 - Verantwoording Artikel 1 - Jaarverslag De secretaris, penningmeester en voorzitter verzorgen de samenstelling van het jaarverslag. Hierbij richt de secretaris zich op de narratieve verslaglegging en de penningmeester op de financiële verslaglegging. Artikel 2 - Controle Indien de financiën het toelaten, d.w.z. indien er voldoende overhead, apparaatskosten of eigen vermogen is, laat de penningmeester een financiële audit uitvoeren door een onafhankelijke accountant. Deze controle heeft prioriteit boven eventuele andere beoogde uitgaven en reserveringen op het eigen vermogen van de stichting. Artikel 3 - Publicatie Het jaarverslag kan na goedkeuring door het bestuur in de openbaarheid gebracht worden. Dit zal geschieden door plaatsing op de website van de stichting (http://www.upwithdown.nl). Hoofdstuk 5 - Wijziging van het huishoudelijk reglement Wijzigingen in dit reglement kunnen slechts worden aangebracht indien zij in een bestuursvergadering met minstens twee derde van de geldig uitgebrachte stemmen zijn aangenomen en twee derde van de bestuurders aanwezig is. Hoofdstuk 6 - Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet beslist het bestuur.
Goedkeuring Aldus vastgesteld, c.q. laatstelijk gewijzigd in de bestuursvergadering van 26 februari 2013.