Calamiteitenplan jeugdhulp De Wolden Waar veiligheid en zorg elkaar raken December 2014
Inhoudsopgave 1. Inleiding pagina 2 2. Handhaving Openbare Orde en Veiligheid pagina 3 2.1 Bestrijding calamiteit/ acuut handelen pagina 3 2.2 Regionaal crisisplan pagina 3 2.3 Protocol PSHI pagina 5 2.4 Lokaal driehoeksoverleg pagina 6 2.5 Schematische weergave pagina 7 3. De Jeugdwet en de Inspectie pagina 8 3.1 Jeugdwet pagina 8 3.2 Verantwoordelijk portefeuillehouder jeugdhulp bij calamiteit pagina 9 4. Communicatie pagina 11 1
1 Inleiding De burgemeester is verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde en veiligheid in zijn gemeente. Wanneer er een verstoring dreigt van de openbare orde of veiligheid dan heeft de burgemeester verschillende bevoegdheden om op te kunnen treden. Deze verstoring is niet algemeen te duiden in een definitie. De verstoring is afhankelijk van tijd en situatie. Wat op de éne plek wel tot een verstoring leidt doet dat mogelijk op een andere plek of een ander moment niet. Echter veelal gaat het om omstandigheden waarbij direct of dreigend gevaar voor inwoners is, de rechten van inwoners dreigen te worden aangetast of er maatschappelijke onrust is of dreigt te ontstaan. Een dergelijke verstoring duiden wij als incident. De burgemeester en de gemeentelijke organisatie hebben verschillende vastgestelde werkwijzen voorhanden om te kunnen handelen bij een verstoring van de openbare orde of veiligheid of bij een dreiging daartoe. Er kan in een dergelijk geval worden gehandeld volgens het Crisisplan Drenthe, het protocol PsychoSociale Hulpverlening bij Incidenten (PSHI) of het lokale driehoeksoverleg (burgemeester, chef politie en officier van justitie). Door de decentralisatie van de Jeugdwet krijgt de gemeente nieuwe en extra rollen en verantwoordelijkheden bij het optreden in het geval van een calamiteit. De jeugdwet hanteert in artikel 4.1.8 de volgende definitie van een calamiteit: niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van de jeugdhulp en die tot een ernstig schadelijk gevolg voor of de de dood van een jeugdige of een ouder heeft geleid. In de praktijk kan men bijvoorbeeld denken aan ontvoeringen, gijzelingen of gezinsdrama s. Veelal worden dergelijke calamiteiten opgevat als een verstoring van de openbare orde of veiligheid. Er kan dan gewerkt worden met de daarvoor al bestaande werkwijzen en protocollen. Opgemerkt moet worden dat de termen incident en calamiteit door elkaar lopen in dit document. Vanuit de jeugdwet spreken we van een calamiteit en vanuit het veiligheidsdomein over een incident. In feite gaat het om hetzelfde. De termen worden in dit stuk wisselend gebruikt, maar om hetzelfde te duiden. Nieuwe rollen en verantwoordelijkheden in het geval van een calamiteit die vanuit de Jeugdwet komen liggen op het vlak van verantwoorden en het houden van toezicht. De portefeuillehouder jeugdzorg heeft bij een calamiteit hierin een eigen verantwoordelijkheid. Deze is anders dan de rol van de burgemeester bij een calamiteit. Echter ze kunnen niet los van elkaar worden gezien. Daarom is afgesproken dat wanneer zich een calamiteit voordoet waarbij jeugdigen zijn betrokken informeren de burgemeester en de portefeuillehouder elkaar hierover. Het calamiteitenplan gaat in op beide aspecten: -Handhaving openbare orde en veiligheid -Verantwoording en toezicht Voorliggend calamiteitenplan geeft kort weer welke bestaande werkwijzen ingezet worden bij een calamiteit waarbij sprake is van een verstoring of een dreiging daartoe van de openbare orde en de veiligheid. De reikwijdte van dit stuk beperkt zich ook daartoe. Zaken als bijvoorbeeld vermoeden van kindermishandeling of andere (ernstige) zaken die vragen om interventies op het gebied van zorg en hulpverlening worden opgepakt in de reguliere werkprocessen. In die zin worden dergelijke zaken niet beschouwd als calamiteit die de openbare orde of veiligheid verstoren danwel een calamiteit als in de zin van de definitie van de Jeugdwet. Daarnaast beschrijft het hoe er om gegaan wordt met de nieuwe rollen en verantwoordelijkheden die in het kader van de Jeugdwet bij de gemeente terecht zijn gekomen. 2
2 HANDHAVING OPENBARE ORDE EN VEILIGHEID 2.1 Bestrijding calamiteit/acuut handelen Zoals in de inleiding is aangegeven wordt voor de acute bestrijding van het incident of de calamiteit die kan worden gezien als aantasting of bedreiging van de openbare orde of veiligheid gebruik gemaakt van bestaande werkwijzen en protocollen. In dit hoofdstuk worden deze werkwijzen en protocollen kort toegelicht. Opgemerkt moet worden dat voor de toepassing van de protocollen en werkwijzen geen volgordelijkheid bestaat. Ze kunnen parallel aan elkaar worden toegepast, gedeeltelijk worden toegepast en door elkaar heen lopen. De protocollen en werkwijzen bieden handvatten en een basis waar vanuit gewerkt kan worden. De toepassing van de protocollen wordt situationeel bepaald en is afhankelijk van de aard, omvang en omstandigheden van het incident. Voorafgaande aan de beschrijving van de protocollen en werkwijzen is het goed om de relatie tussen de burgemeester en de portefeuillehouder en de rol van de gemeenteraad hierin te duiden. Relatie burgemeester versus portefeuillehouder Jeugd Wanneer er zich een incident voordoet of dreigt voor te doen waarbij jeugd betrokken is, en welke leidt tot een verstoring van de openbare orde of veiligheid, dan stemmen de burgemeester en portefeuillehouder Jeugd de bestrijding van het incident met elkaar af. Daarnaast informeren zij elkaar over achtergronden, afwegingen en voortgang. In overleg bepalen zij welke rol een ieder neemt en wie waarover communiceert. Rol gemeenteraad De gemeenteraad heeft geen actieve rol bij de bestrijding van incidenten en calamiteiten. Echter, voor zover dat kan en mag wordt de raad vertrouwelijk geïnformeerd over de bestrijding van incidenten en calamiteiten. Daarnaast dient er voor een aantal wettelijke bevoegdheden van de burgemeester (bijv.: noodbevel, noodverordening) achteraf verantwoording te worden afgelegd aan de gemeenteraad. 2.2 Regionaal Crisisplan Drenthe Crisisplan op hoofdlijnen Het regionaal crisisplan Drenthe beschrijft de organisatie, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van de rampenbestrijding en crisisbeheersing in de regio Drenthe. Het crisisplan is een plan dat voorziet in een beschrijving van de wijze waarop in multidisciplinair verband een acute crisis of een niet-acute crisis worden bestreden en beheerst. Daarnaast geeft het crisisplan een opsomming van de rampbestrijdingsprocessen, welke organisatie verantwoordelijk is voor de inrichting en uitvoering hiervan en in welk document deze processen zijn beschreven. De uitwerking van de monodisciplinaire procesbeschrijvingen behoort niet tot het crisisplan. Het Crisisplan treedt in werking bij een calamiteit waardoor een ernstige verstoring van de openbare orde en/of de fysieke veiligheid is ontstaan en waarbij een gecoördineerde inzet van diensten en organisaties van verschillende disciplines is vereist om de dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. 3
Vanuit de Wet op de Veiligheidsregio heeft de burgemeester het opperbevel bij dergelijke calamiteiten. Daarnaast heeft hij het gezag over de brandweer en is hij belast met de informatievoorziening naar bevolking en hulpverleners. Crisisplan in de praktijk In de praktijk wordt het crisisplan vooral in werking gesteld door de hulpdiensten wanneer zij in een situatie terecht komen waarbij acuut handelen van meerdere hulpverleningsdiensten noodzakelijk is. Volgens een opschalingsmethodiek genaamd de GRIP structuur wordt er opgeschaald. Naar mate de gevolgen van de calamiteit groter worden wordt er opgeschaald in een GRIP fase (GRIP 1,2,3 en 4). De opschaling betekent dat de daarbij behorende teams en protocollen in werking komen. Voor de gemeente is voor calamiteiten die volgens het regionaal crisisplan worden bestreden een Officier van Dienst Bevolkingszorg (OvdBZ) en een communicatieadviseur in een piketdienst aangesteld. Deze piketregelingen zijn op zuidwest Drents niveau en Drents niveau geregeld. Dit betekent dat er 24/7 een functionaris beschikbaar is. De OvdBZ gaat naar de locatie van het incident en zal ter plekke de belangen behartigen van de gemeente en kan gemeentelijke diensten opdrachten verstrekken die noodzakelijk zijn voor het bestrijden van het incident. Daarnaast draagt hij in eerste instantie zorg voor het informeren van de burgemeester en de gemeentesecretaris en de Algemeen Commandant Bevolkingszorg. Namens de gemeente neemt de OvdBZ deel aan de multidisciplinaire overleggen die worden belegd om de aanpak van het incident tussen hulpdiensten af te stemmen. Rondom de burgemeester kan een multidisciplinair crisisteam worden georganiseerd. Of dit team in werking treedt hangt af van de omvang van het incident en de GRIP-fase waarin het incident zich begeeft. Het team bestaat uit een Operationeel Leider die namens de multidisciplinaire hulpverlening de leiding heeft over de bestrijding. Een communicatieadviseur die de burgemeester ondersteunt en adviseert bij het informeren van de bevolking. En een bestuurlijk adviseur (de gemeentesecretaris) die de burgemeester op politiek en bestuurlijk vlak ondersteunt en adviseert. Wanneer het crisisplan in werking treedt dan wordt er binnen de gemeentelijke organisatie een crisisteam georganiseerd. Dit crisisteam wordt formeel georganiseerd vanaf GRIP 3 maar kan ook in werking treden wanneer er voor de bestrijding van het incident en het oppakken van gemeentelijke verantwoordelijkheden bij een lager GRIP-niveau behoefte aan is. Het gemeentelijke crisisteam staat onder aanvoering van de Algemeen Commandant Bevolkingszorg (ACBZ). De ACBZ stuurt de gemeentelijke processen aan en is verantwoordelijk voor het uitvoeren van gemeentelijke opdrachten. Crisisplan bij een jeugd calamiteit Wanneer het crisisplan in werking treedt voor een incident waarbij een jeugdige betrokken is dan wordt de portefeuillehouder jeugdzorg door de burgemeester geïnformeerd. Naar aanleiding van de aard en omvang van het incident wordt de portefeuillehouder jeugdzorg gevraagd deel te nemen aan het multidisciplinair crisisteam. Wanneer de OvdBZ gealarmeerd is voor een incident waarbij een jeugdige betrokken is, informeert hij de leidinggevende team Jeugd en Bijzondere Zorg. In overleg besluiten zij samen op welke wijze samenwerking wordt vormgegeven. 4
2.3 Protocol PSHI PSHI op hoofdlijnen In de aanpak van (kleinschalige) incidenten waarbij (het risico op) maatschappelijke onrust bestaat, is coördinatie op het gebied van psychosociale opvang, communicatie en hulpverlening van groot belang. Om dat gestructureerd te doen is het protocol psychosociale hulpverlening bij incidenten met maatschappelijke onrust (PSHi) opgesteld. In het protocol PSHi staat uitgebreid beschreven wanneer en hoe het protocol wordt toegepast. De essentie is als volgt: Als een medewerker van één van de aan het protocol deelnemende organisaties een incident met kans op maatschappelijke onrust signaleert, neemt deze medewerker contact op met de aangewezen PSHi-contactpersoon van de eigen organisatie. Deze contactpersoon beoordeelt de melding. Is het protocol van toepassing, dan wordt een intakeformulier ingevuld. Aan de hand van dit intakeformulier neemt de contactpersoon contact op met de betreffende burgemeester. De burgemeester overlegt in het lokale driehoeksoverleg en met de dienstdoende casusvoorzitter over inzet protocol. Keuze geen inzet protocol, betekent gebruikmaken van het reguliere aanbod van zorg. Keuze wel inzet protocol betekent binnen 24 uur de 1 e bijeenkomst van het PSHi coördinatieteam. Het PSHi coördinatieteam maakt een plan van aanpak. Het plan van aanpak wordt vervolgens richting de burgemeester gecommuniceerd en indien akkoord toegepast. Aan de hand van de ontwikkelingen zal dit plan van aanpak bijgesteld worden. Als het plan van aanpak effectief is gebleken zal uiteindelijk de burgemeester besluiten over te gaan naar de nazorgfase. PSHI in de praktijk Aan het protocol PSHI zijn de gemeente, het OM, de politie, de GGD, Slachtofferhulp, GGZ en Maatschappelijk Werk verbonden. Wanneer één van de partijen vermoedt dat er maatschappelijke onrust kan ontstaan naar aanleiding van een calamiteit dan wel een dreigende calamiteit dan kan men de burgemeester verzoeken het protocol op te starten. Wanneer men tot het oordeel komt om het protocol in te zetten dan is er vanuit de GGD een casusvoorzitter beschikbaar. De casusvoorzitter belegt binnen 24 uur de eerste bijeenkomst van het PSHi-coördinatieteam en is verantwoordelijk voor het regelen van een locatie, notulist en stelt de (standaard)agenda voor de eerste bijeenkomst op en zorgt voor exemplaren tijdens de bijeenkomst. Vaste deelnemers aan het protocol zijn: PSHi-contactpersoon GGD (=casusvoorzitter), PSHicontactpersoon politie (districtschef of chef basiseenheid), PSHi-contactpersoon OM (in beginsel de districtsofficier via de meldkamer, bij bijzondere gevallen te vervangen door de voorlichter of zedenofficier) en PSHicontactpersoon gemeente (AOV'er). In het huidige PSHI protocol is de rol van de communicatieadviseur niet zo omschreven en geborgd als in het Regionaal Crisisplan. In de huidige PSHI is de rol van de communicatieadviseur niet zo omschreven en geborgd als in het Crisisplan. Het is aan te bevelen dat vanaf het begin de communicatieadviseur meedenkt om de impact van het incident op de samenleving te kunnen inschatten in combinatie met het genereren van een omgevingsbeeld. Hij of zij kan ook een volwaardig team Communicatie laten inrichten. Agendaleden zijn: De PSHi-contactpersonen van de nader te bepalen noodzakelijke overige convenantpartners, maar ook overige instellingen die het convenant niet hebben ondertekend maar wel betrokken zijn bij het incident kunnen worden gevraagd deel te nemen aan bijeenkomsten van 5
het PSHi-coördinatieteam. Het hangt van het type incident af welke agendaleden er naast de vaste leden worden uitgenodigd voor bijeenkomsten van het PSHi-coördinatieteam. Bij een incident met jeugd van 0-19 wordt altijd het Gemeentelijk CJG als agendalid toegevoegd aan het PSHicoördinatieteam. Vanuit het casusoverleg wordt een plan van aanpak opgesteld, uitgevoerd en geëvalueerd. Voor de inzet van de casusvoorzitter is een piketregeling van kracht. Deze is dus 24/7 beschikbaar. Voor de AOV er en de communicatieadviseur is geen piketregeling op dit vlak. Dit betekent dat de gemeente moet terugvallen op eigen AOV er en team Communicatie waarbij geen garantie van 24/7 beschikbaarheid is. PSHI bij een calamiteit met jeugd Het protocol voorziet in agendaleden van het casusoverleg die situationeel aanschuiven en meedoen. Indien er sprake is van calamiteit waarbij een jeugdige is betrokken wordt de portefeuillehouder geïnformeerd. De portefeuillehouder en de burgemeester stemmen af op welke wijze zij afstemmen en of aansluiten bij het casusoverleg van de portefeuillehouder noodzakelijk is. Indien de portefeuillehouder jeugdzorg of het Gemeentelijk CJG signalen krijgt van een incident of calamiteit waarbij maatschappelijk onrust een gevolg kan zijn dan melden zij dit aan de AOV er. Deze zal beoordelen of er geadviseerd gaat worden om het PSHI protocol in te zetten. 2.4 Lokaal driehoeksoverleg Lokaal driehoeksoverleg op hoofdlijnen Als de politie optreedt ter voorkoming van verstoring van de openbare orde of in hun hulpverlenenden taak dan staan zij onder gezag van de burgemeester. Het gezag over de politie in de handhaving van de openbare orde omvat de voorkoming of beëindiging van een verstoring van de openbare orde of veiligheid of de uitvoering van lokaal (preventief) veiligheidsbeleid. De politie staat onder duaal gezag. Ook het OM heeft het gezag over de politie. De burgemeester het OM en de politie voeren een driehoeksoverleg. In dit overleg wordt afstemming gezocht over de inzet van politie bij de handhaving van de openbare orde en de inzet bij de uitvoering van de politietaak. Het driehoeksoverleg is een ontmoetingspunt zonder eigen bevoegdheden. Het overleg is gericht op afstemming. In acute gevallen waarbij de openbare orde of de veiligheid wordt verstoord of een dreiging hiertoe is, stemt het driehoeksoverleg af op welke wijze het de calamiteit gezamenlijk bestrijdt. Iedere deelnemer heeft hierin eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het overleg is gericht op overeenstemming op een gezamenlijke aanpak. Lokaal driehoeksoverleg in de praktijk Indien OM, de politie of de burgemeester van oordeel is dat voor het bestrijden van een calamiteit het noodzakelijk is om de driehoek bij elkaar te roepen dan komt de driehoek bij elkaar. De driehoek omvat altijd een officier van justitie een chef van de politie en een burgemeester. Daarnaast nemen hun adviseurs zitting in de driehoek. Voor de gemeente neemt de AOV er zitting in de driehoek. Situationeel wordt in afstemming met de vaste leden van de driehoek het driehoeksoverleg uitgebreid. Afhankelijk van de verwachte impact op de samenleving is het aan te bevelen vroegtijdig een communicatieadviseur te betrekken. Hij of zij kan ook een volwaardig team Communicatie laten inrichten. 6
In de meeste gevallen wordt de driehoek bij elkaar geroepen wanneer er een strafrechtelijke component aan de calamiteit zit of wanneer het om grote politionele inzet vraagt. De driehoek loopt in veel gevallen parallel aan de inzet van het PSHI protocol of het regionaal crisisplan. De aan de driehoek deelnemende functionarissen kennen geen piket. Het lokaal driehoeksoverleg bij een calamiteit met jeugd Indien er sprake is van een calamiteit met een jeugdige dan informeert de burgemeester de portefeuillehouder jeugd hierover. De burgemeester en de portefeuillehouder stemmen met elkaar af op welke wijze zij hun rollen en verantwoordelijkheden oppakken ten aanzien van het bestrijden van het incident. Desgewenst kan de portefeuillehouder jeugdzorg en diens adviseur aansluiten bij het lokale driehoeksoverleg. Wanneer de portefeuillehouder jeugdzorg van mening is dat voor de bestrijding van een calamiteit de inzet van politie en justitie noodzakelijk is dan verzoekt hij de burgemeester hiertoe een driehoeksoverleg in te zetten. 2.5 Schematische weergave In onderstaand schema is beknopt weergegeven welke processen gaan spelen wanneer zich een (dreigende) verstoring van de openbare orde of veiligheid voor doet. (Dreigende) verstoring openbare orde of veiligheid Waarbij jeugd betrokken is. Handhaving openbare orde en veiligheid Bij Grip: alarmering van AOV / OvdBZ Regionaal crisisplan Signaal bij AOV Informeren & afstemmen Afweging PSHI en/of Driehoek Signaal bij hoofd team jeugd en bijzondere zorg Verantwoording en toezicht Burgemeester wordt geïnformeerd Informeren & afstemmen Portefeuillehouder wordt geïnformeerd Bestrijding incident via gekozen methodiek/protocol Proces verantwoorden en toezicht conform calamiteitenplan jeugd 7
3 DE JEUGDWET EN DE INSPECTIE (HET TOEZICHT) Naast de rol van de burgemeester in het kader van de handhaving van de openbare orde en veiligheid komt zoals in de inleiding al is aangegeven het aspect verantwoording en toezicht aan de orde. Hierin heeft de portefeuillehouder jeugd een coördinerende rol. Hij wordt hierbij ondersteund door de het hoofd van het team jeugd en bijzondere zorg of diens vervanger. Dit hoofdstuk beschrijft op welke manier invulling gegeven wordt aan de verantwoording en toezicht in het geval van een calamiteit of incident. 3.1 Jeugdwet In artikel 4.1.8. van de Jeugdwet is opgenomen dat een jeugdhulpaanbieder, de jeugdhulpverlener en de gecertificeerde instelling bij een calamiteit onmiddellijk de met toezicht belaste ambtenaren* informeren. Met andere woorden: de instellingen zijn wettelijk verplicht calamiteiten onmiddellijk bij de inspectie te melden. Onder inspectie wordt verstaan het samenwerkingsverband van de drie bij de Jeugdwet betrokken inspecties (de Inspectie Jeugdzorg (IJZ), de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) en de Inspectie Veiligheid en Justitie (IVenJ)). Deze inspecties fungeren in het kader van de Jeugdwet als ware zij één rijksinspectie. Naast de Jeugdwet kunnen ook andere wetten van toepassing zijn, zoals de Wet kwaliteit, klachten, geschillen zorg, de Gemeentewet, de Wet openbaarheid van bestuur en de Algemene Wet Bestuursrecht, en WGB. Calamiteiten vanuit de Jeugdwet zijn onder meer: 1. (On)natuurlijke dood van een kind of jongere tot 18 jaar; 2. Ernstige mishandeling of zwaar blijvend lichamelijk letsel van en kind of jongere tot 18 jaar binnen gezinssituatie waardoor ingrijpen van buitenaf nodig is gebleken; 3. Ernstige mishandeling of zwaar blijvend lichamelijk letsel van een kind of jongere tot 18 jaar bijvoorbeeld in een instelling door een medewerker van de instelling (hulpverlener of verzorger) of een andere jeugdige; 4. Geweld (zwaar blijvend lichamelijk letsel) tegen medewerkers van een instelling die met kinderen en jongeren tot 18 jaar en hun ouders werken, door de jongere of de ouder. 5. Geweld en gebeurtenissen waarvoor veel media aandacht is, geldt een meldingsplicht aan de inspectie. Geweld bij de verlening van jeugdhulp of de uitvoering van een kinderbeschermingsmaatregel of jeugdreclassering betreft: lichamelijk geweld tegen een jeugdige of een ouder, of bedreiging daarmee, door iemand die werkzaam is voor de jeugdhulpaanbieder of een gecertificeerde instelling, of door iemand die werkzaam is voor een rechtspersoon die in opdracht van de aanbieder of gecertificeerde instelling jeugdhulp verleent of door een andere jeugdige of ouder met wie de jeugdige of ouder gedurende het etmaal of een dagdeel bij de aanbieder verblijft. Veel media aandacht kan bv een tv uitzending betreffen over een gezin waar jeugdhulp bij betrokken is. Met de inspectie zijn afspraken gemaakt over de rol van inspectie en rol van gemeenten bij nietgeprogrammeerd toezicht, ofwel calamiteiten- en geweldstoezicht. Instellingen die onder de Jeugdwet vallen zijn zoals vermeld verplicht calamiteiten bij de inspectie (toezicht) te melden. De inspectie is verplicht onderzoek in te stellen naar deze calamiteiten en hierover te rapporteren. De inspectie heeft met de gemeenten afgesproken dat de inspectie de betrokken gemeenten zal: 8
1. informeren indien daar gedurende het onderzoek aanleiding voor is en 2. rapporteren over de uitkomst van het onderzoek. Het is daarom aan te bevelen dat de betrokken gemeenten het onderzoek van de inspectie afwachten alvorens zelf informatie te verzamelen of in debat te gaan over de calamiteit. Dit is ook de gebruikelijke gang van zaken op Rijksniveau. De inspectie maakt daarbij onderscheid tussen calamiteiten en incidenten: de inspectie onderzoekt calamiteiten altijd, maar onderzoekt niet altijd andere meldingen van jeugdhulp instellingen. Bij het inspectie loket kunnen betrokken gemeenten informeren of de inspectie een onderzoek instelt. 3.2 Verantwoordelijkheid portefeuillehouder jeugdhulp bij calamiteiten In opdracht van de portefeuillehouder jeugdhulp wordt de Inspectie en de Raad voor de Kinderbescherming geïnformeerd. Er kunnen verschillende gemeenten betrokken zijn bij een calamiteit: In alle gevallen wordt de penvoerder inkoop geïnformeerd Gemeente waar de calamiteit heeft plaatsgevonden Gemeente waar de jongere verblijft Gemeente waar ouders ingeschreven staan/ bij onder voogdijstelling de gemeente waar de jeugdige verblijft (woonplaatsbeginsel) De gemeente die de melding ontvangt, heeft de verantwoordelijkheid om de andere gemeenten die betrokken zijn te informeren en te zorgen voor onderlinge afstemming. Dit gebeurt in opdracht van de portefeuillehouder jeugdhulp. De penvoerder is partij omdat die het inkoopcontract heeft gesloten met instelling namens het college. Met de inspectie en de betrokken instelling(en) wordt bepaald welke rol zij hebben bij de betreffende calamiteit en wie hun aanspreekpunt is. De vervolgacties betreffen een aantal onderdelen, per fase: Informatie verzamelen Het gaat hierbij om informatie die benodigd is om de verantwoordelijkheid van de gemeente / het college te ondersteunen, zoals feiten over de contractering van de instelling. Bij het verzamelen en verspreiden van informatie, zowel intern als extern, is het van belang om de privacy van de betrokkenen te borgen. Informatie deling intern Tijdens en na de calamiteit wordt tussen de gemeentelijke partijen afgestemd wie de informatievoorziening richting de verantwoordelijke bestuurders verzorgt, wie waar nodig de informatievoorziening coördineert en wie de communicatie richting media verzorgt of waar nodig coördineert. Vaststellen communicatiestrategie Voor het voorbereiden, opstellen en uitvoeren van een communicatiestrategie tijdens de bestrijding van het incident zoals in hoofdstuk 1 van dit calamiteitenplan is beschreven wordt gebruik gemaakt van de bij protocollen en werkwijze behorende communicatie afspraken. Na de acute fase gericht op het bestrijden van het incident maken burgemeester en portefeuillehouder afspraken over wie het woord voert en waarover. Daarnaast wordt er afstemming gezocht met de bij het incident betrokken zijnde instellingen. 9
Bij de communicatieboodschap speelt in elke fase het verloop van het wettelijk verplichte onderzoek door de inspectie een grote rol. Communicatie onderling De betrokken partijen (inclusief betrokken gemeenten) houden elkaar actief op de hoogte van de voortgang van de afhandeling van de calamiteit. Indien de inspectie een melding heeft ontvangen en een actieve rol wenst te vervullen, is van belang dat inspectie en betrokken gemeente(n) eveneens met elkaar afstemmen. Afronding van een melding Na afloop van een calamiteit wordt een evaluatie gehouden over het verloop van het proces rondom de (afhandeling van en communicatie over de) calamiteit. Hierbij wordt aandacht besteed aan de communicatie, de tijdigheid, de informatiedeling. Tevens komt aan de orde of het handelen van de betreffende jeugdhulp/instelling gevolgen moet hebben voor andere processen/beleid en daarbij te maken afspraken. De evaluatie wordt door het college vastgesteld en kan aanleiding zijn om protocollen aan te passen. 10
4. COMMUNICATIE Bij de bestrijding van incidenten waarbij de openbare orde of veiligheid wordt verstoord of dreigt verstoord te worden is goede communicatie van essentieel belang. Communicatie maakt onderdeel uit van de bestrijding van het incident, levert een bijdrage aan het beperken van schade en kan maatschappelijke onrust inperken. De communicatie bij een incident is zowel extern als intern gericht. Het gaat bijvoorbeeld om communicatie met getroffenen en hun omgeving, communicatie met publiek en pers en met politiek, bestuur en andere betrokken instellingen. Bij incidenten die worden bestreden volgens de in hoofdstuk 1 beschreven methodieken en protocollen is communicatie een georganiseerd onderdeel van de aanpak. Communicatieprofessionals hebben de afgelopen jaren een grote ontwikkeling doorgemaakt als het gaat om de inzet van crisiscommunicatie. Vanuit het regionaal crisisplan is een communicatiepool beschikbaar die speciaal is getraind en opgeleid is voor inzet bij calamiteiten. Van deze deskundigheid wordt ook gebruik gemaakt bij calamiteiten die vanuit het PSHI protocol en de driehoek worden bestreden. Echter, opgemerkt moet worden dat communicatie bij incidenten die worden bestreden door inzet van het crisisplan Drenthe beter georganiseerd en geborgd is dan bij inzet van het PSHI of de driehoek. Dit zit bijvoorbeeld in de 24/7 beschikbaarheid en in de gegarandeerde manier waarop een communicatieteam beschikbaar is. Dit vraagt de komende jaren aandacht. Ondanks de zorg voor borging en organisatie van communicatie bij bestrijding van incidenten die niet onder het regionaal crisisplan vallen, kunnen we wel concluderen dat communicatie een vast onderdeel is van de werkwijzen en protocollen zoals in hoofdstuk 1 is. De nieuwe rollen en verantwoordelijkheden vanuit de Jeugdwet op het terrein van verantwoorden en toezicht brengt nieuwe aandachtsgebieden voor communicatie met zich mee. Er moet rekening gehouden worden met de volgende punten: Regionale afstemming De jeugdhulpinstellingen die voor De Wolden en Hoogeveen actief zijn, zijn gezamenlijk gecontracteerd door de twaalf Drentse gemeenten. Dit vraagt afstemming van onderlinge communicatie tussen de twaalf gemeenten en ten aanzien van afspraken met de instellingen. Bijvoorbeeld, bij de contractering / subsidievoorwaarden is een bepaling opgenomen dat de betrokken instellingen calamiteiten (ook) aan de gemeente meldt. Rol burgemeester en portefeuillehouder jeugdhulp De burgemeester en de portefeuillehouder jeugdhulp zijn twee belangrijke boegbeelden in de communicatie. Hierbij is de rol van de burgemeester, naast de coördinerende rol, vooral een rol van maatschappelijke betekenisgeving (burgervaderrol). Denk aan het bezoeken van getroffenen, duiding geven, ruimte geven voor verdriet en emoties. Ook is de burgemeester verantwoordelijk voor de handhaving van de openbare orde en vanuit zijn gezagsrol bij de politie betrokken de driehoek (burgemeester, openbaar ministerie, politie). Deze driehoek is leidend wanneer er nader politiële inzet nodig is, bijvoorbeeld in de opsporing. De focus van de portefeuillehouder ligt meer op de inhoud van de zaak, vanuit de rol van opdrachtgever aan de instelling en de verantwoordelijkheid voor de toegang: wat is er gebeurd, hoe heeft dat kunnen gebeuren en wat zijn de gevolgen. Onderzoek inspectie, volgordelijkheid De inspectie is verplicht onderzoek in te stellen naar gemelde calamiteiten en hierover te rapporteren. De inspectie heeft met de gemeenten afgesproken dat de inspectie de betrokken 11
gemeenten zal: (1) informeren indien daar gedurende het onderzoek aanleiding voor is en (2) rapporteren over de uitkomst van het onderzoek. In principe wordt het onderzoek van de inspectie afgewacht alvorens zelf informatie te verzamelen of in debat te gaan over de calamiteit. Dit is ook de gebruikelijke gang van zaken op Rijksniveau. Informatiedeling en privacy In het kader van het onderzoek en de privacy van de betrokkenen is het niet opportuun om bepaalde informatie naar buiten te brengen. Eventuele informatie zou niet alleen de privacy kunnen schenden, maar is ook belastend voor de betrokkenen. Informatie kan zinvol lijken maar het is vaak moeilijk in te schatten of er een relatie tussen het incident en de hulpverleningsgeschiedenis is Interne deling informatie De informatie voor bestuurlijke verantwoordelijkheid van de wethouder jeugdhulp, betreft informatie om te bepalen hoe het systeem heeft gewerkt en welke partijen hun aandeel hebben gehad in de zorg. Privacy / beroepsgeheim brengt met zich mee dat zeer terughoudend dient omgegaan te worden met informatie over wat die hulp precies inhield. Ten aanzien van de privacy gelden eisen aan informatie die de wethouder tot zich mag nemen, een wethouder heeft bijvoorbeeld wel recht op bepaalde dossierinformatie, maar mag niet zelf (medische) dossiers inzien. 12