Directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorvoorzieningen Dienst Datamanagement UW BRIEF VAN UW REF. ONZE REF. DM/MZG_RHM/n.58_08 DATUM 12/12/2008 BIJLAGE(N) 1 Omzendbrief aan - de algemeen directeur - de MZG-verantwoordelijke - de hoofdgeneesheer - het hoofd van het verpleegkundig departement CONTACT Dr. Jean Legrand TEL. 02/524 86.50 FAX 02/524.87.99 E-MAIL jean.legrand@health.fgov.be BETREFT: Registratie van de verpleegkundige gegevens (VG-MZG) voor patiënten die op het einde van het registratiesemester nog niet ontslagen zijn. Dokter, Mevrouw, Mijnheer, Met deze brief willen we meer duidelijkheid brengen voor de registratie van de verpleegkundige gegevens binnen de Minimale Ziekenhuisgegevens (VG-MZG). De algemene regel voor het registreren van MZG stelt dat enkel voor de patiënten die gedurende het betrokken semester het verlaten hebben, de gegevens doorgestuurd moeten worden (cf. Richtlijnen voor de registratie van de MZG, inleidende hoofdstukken). De registratie van de langdurige verblijven vormt hier een eerste uitzondering op. Bij de uitwerking van de feedback over de verpleegkundige gegevens binnen Porta-Health hebben we echter gemerkt dat het voor de ziekenhuizen onmogelijk is een oordeel te vellen over de correctheid en de volledigheid van geregistreerde verpleegkundige gegevens (VG-MZG) als niet alle informatie voor een bepaalde periode aanwezig is. Dit is het geval wanneer patiënten, waarvoor verpleegkundige items geregistreerd werden, op het einde van het semester nog niet ontslagen zijn. Om hieraan tegemoet te komen en om over alle informatie in verband met de verpleegkundige activiteit, uitgevoerd binnen het semester, te kunnen beschikken, is het absoluut nodig om ook voor de patiënten die op het einde van het semester nog niet ontslagen zijn, een beperkte registratie uit te voeren, en dit vanaf de eerste registratieperiode (2008/1). In bijlage vindt u een uitgebreide beschrijving van welke gegevens voor de voorlopige registratie van deze verblijven verwacht wordt. We gaan uit van het principe dat bij de zending van het volgende semester de volledige registratie doorgestuurd wordt (met uitzondering van de verpleegkundige gegevens uitgevoerd in vroegere semesters) en dat het deze gegevens zijn die verder gebruikt zullen worden. De voorlopige registratie dient enkel voor de controle en de eerste feedback van de verpleegkundige gegevens. De verpleegkundige gegevens zelf mogen dus slechts éénmaal doorgestuurd worden, namelijk binnen het semester waarin deze verpleegkundige prestaties uitgevoerd werden. Voor bijkomende vragen kan u steeds terecht op het volgende e-mail adres: Info.rhmzg@health.fgov.be Hoogachtend, C. Decoster Directeur-generaal FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu Directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen
Bijlage 1. Over welke verblijven gaat het? Alle verblijven - die op het einde van de registratieperiode nog niet beëindigd zijn en - die verbleven hebben 1. op een verpleegeenheid waar er VG-MZG geregistreerd moet worden 2. en dit gedurende minstens 1 zorgperiode tijdens een VG-MZG-periode (of er nu al dan niet een VG-MZG-item geregistreerd werd) en - die geen langdurig verblijven zijn (het type verblijf (gebaseerd op de facturatie) is niet F, M of L ). Voor deze verblijven moet een beperkte registratie uitgevoerd worden. Daarnaast dient er bij de volgende registratieperiode een volledige definitieve registratie te gebeuren (na het ontslag uit het of naar aanleiding van de eerste registratie van een langdurig verblijf) met uitzondering van de verpleegkundige gegevens. 2. Hoe gaan we de beperkte registratie voor deze verblijven herkennen? Voor deze verblijven wordt er een nieuw type verblijf (gebaseerd op de facturatie) gecreëerd, nl. N. Het bestand Gegevens over het verblijf Veld 14: type verblijf (gebaseerd op de facturatie) Naam van het veld in de databank: A2_HOSPTYPE_FAC. Vast formaat: 1 karakter. Voorbeeld: #N# Toegelaten waarden: CODE H F M L C D U N OMSCHRIJVING Klassieke hospitalisatie (Verpleegdagprijsverblijf) Langdurige verblijven Eerste registratie Tussentijdse registratie Laatste registratie Chirurgische daghospitalisatie Daghospitalisatie Contact met spoedgevallendienst zonder hospitalisatie, enkel ambulante spoed Voorlopige registratie voor verpleegkundige gegevens Victor Hortaplein 40, bus 10 1060 Brussel www.health.fgov.be
3. Wat moet er geregistreerd worden? a. Domein 1, structuur van het Deze gegevens moeten steeds volledig ingevuld zijn. Er is geen verband met patiënten en verblijven. Er zijn voor dit nieuwe type verblijf geen aanpassingen nodig. b. Domein 2, personeelsgegevens Deze gegevens moeten steeds volledig ingevuld zijn. Er is geen verband met patiënten en verblijven. Er zijn voor dit nieuwe type verblijf geen aanpassingen nodig. c. Domein 3, administratieve gegevens De gegevens in dit domein worden wel beïnvloed door het nieuwe type verblijf. Per bestand geeft dit voor verblijven met het type verblijf) N het volgende resultaat. 1) Bestand gegevens over de patiënt, PATHOSPI In dit bestand moeten ook voor dit nieuwe type verblijf alle velden volledig en correct ingevuld worden. Opmerking: Veld 4 - anoniem patiëntennummer (PATNUM): voor de betrokken patiënten moet bij de beperkte registratie EN bij de latere volledige registratie (in het volgende semester) hetzelfde nummer gebruikt worden. Veld 5 geboortejaar (A1_YEAR_BIRTH): moet correct ingevuld worden. 2) Bestand gegevens over het verblijf, STAYHOSP RUBRIEK VELDNAAM MOGELIJKE WAARDE Veld 1: erkenningsnummer van het CODE_AGR Reële waarde (*) Veld 2: registratiejaar YEAR_REGISTR Reële waarde Veld 3: registratieperiode PERIOD_REGISTR Reële waarde Veld 4: verblijfsnummer STAYNUM Reële waarde (*) Veld 5: jaar van opname in het A2_YEAR_HOSP_IN Reële waarde (*) Veld 6: maand van opname in het A2_MONTH_HOSP_IN Reële waarde (*) Veld 7: dag in de maand van opname in het A2_DAY_HOSP_IN Reële waarde (*) Veld 8: jaar van ontslag uit A2_YEAR_HOSP_OUT Blanco Veld 9: maand van ontslag uit het A2_MONTH_HOSP_OUT Blanco PAGINA 2
Veld 10: dag in de maand van ontslag uit het A2_DAY_HOSP_OUT Blanco Veld 11: uur van ontslag uit het A2_HOUR_HOSP_OUT Blanco Veld 12: minuten van ontslag uit het A2_MIN_HOSP_OUT Blanco Veld 13: categorie verblijf P / niet-p A2_HOSPTYPE_P_nP R Veld 14: type verblijf (gebaseerd op A2_HOSPTYPE_FAC N facturatie) Veld 15: totaal aantal volledig te factureren ligdagen (tot einde registratieperiode) voor het verblijf A2_TOTAL_NUMBER_DAY_ FAC Reële waarde tot einde semester of 0 Veld 16: code heropname A2_CODE_READMISSION Reële waarde of 0 Veld 17: geslacht A2_CODE_SEX Reële waarde (*) Veld 18: indicator leeftijd A2_CODE_INDIC_AGE Reële waarde (*) Veld 19: postcode België A2_CODE_ZIP Reële waarde of 0000 Veld 20: landcode A2_CODE_COUNTRY Reële waarde of 150 Veld 21: indicator nationaliteit A2_CODE_INDIC_NAT Reële waarde of OO Veld 22: code verzekeringsstatus patiënt A2_CODE_STAT_INSURAN Reële waarde of 0 gedurende dit verblijf CE Veld 23: plaats vóór opname A2_CODE_PLACE_BEFORE Reële waarde of 0 _ADM Veld 24: type opname A2_CODE_ADM Reële waarde of 0 Veld 25: verwezen door A2_CODE_ADRBY Reële waarde of 0 Veld 26: bestemming A2_CODE_DESTINATE 0 Veld 27: type ontslag A2_CODE_DISCHARGE 0 Veld 28: soort codeersysteem voor A2_CODE_SYS_DIAG_VERI A (*) geverifieerde opnamediagnose F_ADM Veld 29: geverifieerde opnamediagnose A2_CODE_DIAG_VERIF_AD M Reële waarde of DDDDDD Veld 30: soort codeersysteem voor A2_CODE_SYS_DIAG_CAU A (*) doodsoorzaak SE_DEATH Veld 31: doodsoorzaak A2_CODE_DIAG_CAUSE_D Blanco EATH Veld 32: anoniem patiëntennummer PATNUM Reële waarde (*) PAGINA 3
Blanco = niets = ##, dus ook geen spatie! (*) Definitieve waarden: bij verschil in waarde tussen de voorlopige en de definitieve zending zal dit een fout met severity 1 geven. We gaan uit van het algemene principe dat bij de zending van het volgende semester de volledige registratie doorgestuurd wordt en dat het deze gegevens zijn die verder zullen gebruikt worden. De voorlopige registratie dient enkel voor de controle en de eerste feedback van de verpleegkundige gegevens. Voor de voorlopige registratie gelden echter onderstaande regels: De velden 2 en 3 moeten in de voorlopige registratie het jaar en het semester van de registratie van de VG-MZG items bevatten. In de definitieve registratie zal dit het jaar en semester van ontslag of eerste de registratie van een langdurig verblijf zijn. De velden (*) 1, 4, 5, 6, 7, 17, 18, 28, 30 en 32 moeten de reële en definitieve waarden bevatten. Bij verschil in waarde tussen de voorlopige en de definitieve zending zal dit een fout met severity 1 geven. De velden 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 26, 27 en 31 moeten de waarden uit de bovenstaande tabel bevatten. De velden 15, 16, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25 en 29 moeten ofwel de reële waarden bevatten ofwel de waarden uit de bovenstaande tabel. 3) Bestand gegevens over het verblijf in verpleegeenheid, STAYUNIT Dit bestand moet voor dit nieuwe type verblijf van bij de opname in het tot en met het einde van de registratieperiode volledig ingevuld zijn met reële waarden. Bij de definitieve registratie in het volgende semester (na het ontslag uit het of bij de eerste registratie van een langdurig verblijf), moet dit bestand opnieuw alle gegevens bevatten vanaf de opname in het tot aan het ontslag uit het of het einde van de registratieperiode (voor de eerste registratie van een langdurig verblijf). => Bestanden van domein 3 waarvoor er geen gegevens nodig zijn bij type verblijf (gebaseerd op de facturatie) N : 4) Bestand gegevens over het verblijf in specialisme, STAYSPEC 5) Bestand gegevens over het verblijf in bedindex, STAYINDX 6) Bestand gegevens over het gebruikte transportmiddel, TRANSPOR 7) Bestand lijst met niet-erkende ambulances, ID_TRANS In deze vier bestanden hoeven voor dit type verblijf geen gegevens/records vermeld te worden. Deze bestanden mogen voor het nieuwe type verblijf ingevuld worden als de correcte gegevens beschikbaar zijn. Het zijn echter de gegevens van de definitieve registratie die zullen gebruikt worden. Er worden geen vergelijkende controles uitgevoerd. PAGINA 4
d. Domein 4, verpleegkundige gegevens Het bestand de geregistreerde verpleegkundige items, ITEMDIVG, moet steeds volledig volgens de bestaande richtlijnen ingevuld worden met de reële en definitieve waarden. Bij de definitieve registratie in het volgende semester (na het ontslag uit het of bij de eerste registratie van een langdurig verblijf), moeten deze gegevens NIET MEER doorgestuurd worden. Als zij in het volgende semester toch doorgestuurd worden, zal dit fouten met severity 1 genereren. e. Domein 5, medische gegevens De bestanden binnen dit domein hoeven voor dit type verblijf geen gegevens / records te bevatten. In deze voorlopige registratie moet ook geen hoofddiagnose geregistreerd worden. Dit is een uitzondering op de algemene regel. De algemene regel vindt u terug in punt 1.2 van hoofdstuk 1, gegevens over de diagnoses, van domein 5, medische gegevens. De bestanden binnen dit domein mogen voor dit type verblijf ingevuld worden als de correcte gegevens beschikbaar zijn. Het zijn echter de gegevens van de definitieve registratie die zullen gebruikt worden. Er worden geen vergelijkende controles uitgevoerd. PAGINA 5