opgemaakt d.d. 27 maart 2007, gewijzigd januari 2011 Preambule De CAO Welzijn & Maatschappelijke Dienstverlening (art. 4.5) en de CAO Kinderopvang (art. 10.3) verplichten organisaties een gedragscode vast te stellen die gericht is op het binnen de organisatie voorkomen en tegengaan van ongewenst gedrag en op het respecteren van ieders levensbeschouwelijke opvattingen. Een aantal in Gelderland werkende organisaties die onder deze CAO s valt, heeft Spectrum verzocht een Provinciale klachtencommissie in stand te houden, waarbij zij zich kunnen aansluiten. Voorwaarde voor aansluiting is het onderschrijven door de organisaties van de Gedragscode Ongewenste Omgangsvormen voor Gelderse organisaties vallend onder de CAO W&MD en KO. Per 1 januari 2010 kunnen ook organisaties uit Overijssel zich aansluiten. Artikel 1. Begripsomschrijvingen 1. Ongewenst gedrag/omgangsvormen: Alle vormen van (seksuele) intimidatie, (psychische en fysieke) agressie en geweld en discriminatie op grond van ras, leeftijd, levensovertuiging, godsdienst, politieke gezindheid, geslacht, nationaliteit, hetero- en homoseksuele gerichtheid, burgerlijke staat en handicap. 2. Organisatie: Een aangesloten rechtspersoon, die in organisatorisch verband diensten verleent op het terrein van zorg en/of welzijn en valt onder de CAO W&MD of KO. 3. Bestuur: het bestuur (of de directie) van de organisatie, belast met de eindverantwoordelijkheid voor de uitvoering van dienstverlening op het gebied van zorg en/of welzijn en statutair het besluitvormend orgaan van de rechtspersoon. 4. Medewerker: een persoon werkzaam in de organisatie, zowel in dienst van als verbonden aan, inclusief vrijwilligers en personen die in de organisatie (een deel van) hun opleiding/stage volgen en diensten verlenen onder de verantwoordelijkheid van de organisatie. 5. Klager: de medewerker die een klacht over ongewenste omgangsvormen heeft ingediend bij de klachtencommissie. 6. Aangeklaagde: de medewerker tegen wie een klacht over ongewenste omgangsvormen is ingediend bij de klachtencommissie. 7. Klachtencommissie: de commissie in het leven geroepen door de besturen van de aangesloten organisaties en in stand gehouden door Spectrum, om klachten te behandelen en daarover advies uit te brengen. 8. Vertrouwenspersoon: De persoon in/van de aangesloten organisatie die als aanspreekpunt fungeert voor medewerkers die geconfronteerd wordt met ongewenste omgangsvormen. versie januari 2011 1
Artikel 2. Samenstelling klachtencommissie 1. De klachtencommissie bestaat uit een oneven aantal leden en minimaal vijf. De leden zijn in hun oordeelsvorming en positie onafhankelijk van de aangesloten organisaties. In de commissie moet inhoudelijke en juridische deskundigheid aanwezig zijn. In de commissie hebben minstens twee vrouwen zitting. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter. 2. Voor de leden van de commissie kunnen plaatsvervangers worden benoemd. De commissie wordt bijgestaan door een ambtelijk secretaris. De secretaris is geen lid van de commissie. 3. De leden van de commissie en hun plaatsvervangers worden door Spectrum benoemd voor een periode van drie jaar. Zij kunnen na het verstrijken van hun zittingsperiode aansluitend voor een zelfde periode worden benoemd, met dien verstande dat zij maximaal drie aaneengesloten periodes zitting mogen hebben. 4. Aan de behandeling van de voorgelegde klachten nemen tenminste deel de voorzitter en twee overige leden van de klachtencommissie. De voorzitter bepaalt naar aanleiding van de aard van de klacht welke leden gevraagd worden. 5. Het lidmaatschap van de klachtencommissie eindigt: a. Door opzegging door het commissielid. b. Door overlijden van het commissielid. c. Door het verstrijken van de zittingsperiode van het commissielid. d. Door een verzoek van overige commissieleden het commissielid uit zijn functie te ontheffen wegens verwaarlozing van zijn taak en/of andere zaken op grond waarvan handhaving van het lid niet langer verantwoord is. e. Door royement van een commissielid op grond van het niet naleven van artikel 13 van dit reglement. Artikel 3. Wraking en verschoning 1. De klager en/of aangeklaagde kan bezwaar maken tegen de deelneming van een lid van de klachtencommissie aan de behandeling van de klacht (wraking), wanneer zich ten aanzien van dat lid feiten of omstandigheden voordoen die het vormen van een onpartijdig oordeel over de klacht bemoeilijken. 2. De overige leden van de klachtencommissie beslissen of dit bezwaar terecht is. De beslissing wordt schriftelijk meegedeeld aan de klager en de aangeklaagde. 3. Een lid van de klachtencommissie kan zich onttrekken aan de behandeling van een klacht (verschoning), wanneer zich ten aanzien van dat lid feiten of omstandigheden voordoen die het vormen van een onpartijdig oordeel over de klacht bemoeilijken. Hij is verplicht dit te doen, indien de overige leden van de klachtencommissie die aan de behandeling van de klacht deelnemen van oordeel zijn dat voornoemde feiten of omstandigheden zich ten aanzien van hem voordoen. 4. In geval van terecht bezwaar of onttrekking wordt het betrokken lid vervangen door een ander lid van de commissie of een plaatsvervanger. Artikel 4. Indienen van de klacht 1. De medewerker die geconfronteerd is met ongewenste omgangsvormen kan zich wenden tot (een van) de vertrouwenspersoon(en) van zijn organisatie of een klacht indienen bij de klachtencommissie. Door het indienen van een klacht mag de huidige of toekomstige positie van de klager niet worden benadeeld. 2. Een klacht moet schriftelijk worden ingediend bij de secretaris van de commissie en moet ondertekend zijn door de klager. 3. De klager mag de klacht te allen tijde intrekken. Hij stelt de commissie hiervan via de secretaris schriftelijk op de hoogte. versie januari 2011 2
Artikel 5. Ontvankelijkheid van de klacht 1. Een klacht omvat tenminste: Naam en functie van de klager en de aangeklaagde. Naam en adres van de organisatie waar het ervaren ongewenste gedrag heeft plaatsgevonden. Een omschrijving van de ervaren ongewenste omgangsvormen en de redenen waarom hierover een klacht wordt ingediend. Een omschrijving van de door de klager ondernomen stappen en de eventuele daarop betrekking hebbende schriftelijke stukken, die bij de indiening van de klacht worden gevoegd. De ondertekening door de klager. 2. Als aan het bovenstaande niet (geheel) is voldaan, krijgt de klager twee weken de gelegenheid dit te herstellen. 3. De commissie is niet verplicht een klacht te onderzoeken/of onderzoek voort te zetten indien: het een klacht betreft die al eerder is voorgelegd aan of afgedaan door de commissie. de klager geen gegevens verstrekt aan de commissie, dan wel geen toestemming verleent om informatie in te winnen bij derden, terwijl de commissie van mening is dat deze informatie nodig is om een oordeel te kunnen vormen over de klacht. 4. Een klacht is niet-ontvankelijk, indien: de klacht niet voldoet aan hetgeen in de Gedragscode Ongewenste Omgangsvormen voor Gelderse organisaties onder ongewenste omgangsvormen wordt verstaan. de klacht niet voldoet aan hetgeen hierover in lid 1 en 2 van dit artikel is vastgelegd. de klager of aangeklaagde niet valt onder de definitiebepaling van medewerker. 5. De commissie neemt geen anonieme klachten in behandeling, tenzij in combinatie met of ter ondersteuning van een andere niet-anonieme klacht. In dat geval is sprake van een anonieme getuigenis van een derde. 6. De klager ontvangt binnen tien werkdagen schriftelijk bericht over het al dan niet ontvankelijk zijn van de klacht. 7. Als de klacht niet-ontvankelijk wordt verklaard, wordt dit gemotiveerd, schriftelijk meegedeeld aan de klager. Een niet-ontvankelijk verklaarde klacht wordt door de klachtencommissie niet verder behandeld of onderzocht. 8. In afwijking van artikel 9.8.b van de AWB (Algemene Wet Bestuursrecht) wordt een klacht geacht tijdig te zijn ingediend als de klager binnen drie jaar nadat het voorval van ongewenst gedrag heeft plaatsgehad, de klacht schriftelijk heeft ingediend bij de klachtencommissie. Deze termijn geldt niet indien het een voorval betreft dat mogelijk tevens een strafbaar feit inhoudt. Het een en ander is ter beslissing aan de klachtencommissie. Artikel 6. Behandeling van de klacht 1. De secretaris van de klachtencommissie bevestigt binnen tien werkdagen de ontvangst aan de klager en nodigt uit voor de hoorzitting. 2. De secretaris zendt binnen tien werkdagen een afschrift van de klacht aan de aangeklaagde, stelt deze in de gelegenheid hierop binnen vijftien werkdagen een schriftelijk verweer in te dienen en nodigt uit voor de hoorzitting. 3. De secretaris zendt een afschrift van het verweer binnen tien werkdagen aan de klager. versie januari 2011 3
4. De klachtencommissie onderzoekt de klacht door bestudering van de stukken en kan klager en aangeklaagde al dan niet afzonderlijk van elkaar horen. Ook kunnen getuigen en deskundigen, al dan niet op verzoek van klager of aangeklaagde, door de commissie worden gehoord. De commissie kan ook voorstellen een onderzoek te laten doen door deskundigen. De kosten hiervan komen voor rekening van de aangesloten organisatie. 5. De hoorzittingen en de zittingen van de commissie zijn besloten. 6. Klager, aangeklaagde en getuigen en/of derden, die door de klachtencommissie zijn opgeroepen om te worden gehoord, zijn verplicht te verschijnen. Bij verhindering dienen zij dit zo spoedig mogelijk en gemotiveerd kenbaar te maken aan de klachtencommissie. Deze beslist vervolgens over acceptatie daarvan en de verdere gang van zaken. 7. Van iedere hoorzitting door de klachtencommissie wordt een verslag gemaakt dat door de gehoorden voor akkoord moet worden ondertekend, al dan niet voorzien van kanttekeningen. Indien betrokkenen ondertekening weigeren, wordt dit met de reden daarvan in het verslag vermeld. 8. Klager, aangeklaagde en getuigen en/of derden dienen het toegezonden verslag van het horen uiterlijk binnen een week na ontvangst ondertekend terug te sturen. Is dit niet het geval, dan wordt het verslag geacht zonder kanttekeningen te zijn goedgekeurd. In geval van overmacht of verhindering kan de betrokkene dit schriftelijk gemotiveerd kenbaar maken aan de klachtencommissie. Accepteert de commissie de overmacht of verhindering, dan wordt een nieuwe termijn vastgesteld en aan de betrokkene meegedeeld. 9. Gedurende het onderzoek kunnen klager, aangeklaagde alsmede begeleider en/of raadsman kennis nemen van alle ondertekende verslagen van door de klachtencommissie gevoerde gesprekken, met dien verstande dat de klachtencommissie bevoegd is om in het belang van het onderzoek te bepalen dat inzage op een bepaald tijdstip niet opportuun of gewenst is. Artikel 7. Bijstand Klager en aangeklaagde kunnen zich bij het onderzoek door de klachtencommissie desgewenst laten bijstaan door een door henzelf aan te wijzen begeleider en/of raadsman. De kosten hiervan zijn voor eigen rekening. Artikel 8. Het verstrekken van inlichtingen 1. De klachtencommissie kan ter beoordeling van de klacht nadere informatie inwinnen bij de klager, de aangeklaagde, bij de organisatie, alsmede bij derden. Voor het inwinnen van informatie bij derden is toestemming nodig van de betrokkene(n). 2. Van het inwinnen van nadere informatie wordt schriftelijk aantekening gehouden door de klachtencommissie. Deze aantekening wordt opgenomen in het dossier van de klacht en bevat datum, inhoud en eventueel plaats of bron van de verkregen informatie. 3. Van alle bescheiden betrekking hebbend op de klacht, wordt ten spoedigste een afschrift gezonden aan de klager en aangeklaagde. Hierbij wordt indien nodig aangegeven dat de informatie vertrouwelijk is en dat de ontvanger gehouden is aan een geheimhoudingsplicht. 4. Onverlet het bepaalde in lid 2 en 3 van dit artikel is de klachtencommissie verplicht alle bescheiden en/of informatie, betrekking hebbend op de klacht, vertrouwelijk te behandelen en geheimhouding te verzekeren ten opzichte van de bij de klacht betrokken personen, indien dit gevraagd wordt door degene van wie de bescheiden en/of de informatie afkomstig is. versie januari 2011 4
Artikel 9. Inzagerecht De klager en aangeklaagde worden in de gelegenheid gesteld alle op de klacht betrekking hebbende stukken in te zien. Stukken die door een van de partijen worden ingediend onder de conditie dat de andere partij hierin geen inzage mag hebben, worden niet in behandeling genomen en spelen bij de uiteindelijk oordeelsvorming geen rol. Artikel 10. Beslissing en advies klachtencommissie 1. De klachtencommissie neemt uiterlijk binnen twee maanden nadat de klacht is ingediend een beslissing over de vraag of de klacht al dan niet gegrond is, en brengt hierover een schriftelijk advies uit aan het bestuur van de organisatie met afschrift aan klager en aangeklaagde. Het advies is deugdelijk gemotiveerd en bevat in ieder geval: of en zo ja in welke mate de klacht aannemelijk is wie door het ongewenste gedrag is getroffen aanbevelingen voor te nemen maatregelen. De verslagen van de hoorzittingen en de overige schriftelijke stukken maken deel uit van het advies. 2. Bij afwijking van de in lid 1 van dit artikel genoemde termijn, doet de klachtencommissie daarvan met redenen omkleed vooraf mededeling aan de betrokkenen. De commissie vermeldt hierbij tevens de termijn, die ten hoogste een maand bedraagt, waarbinnen de klachtencommissie haar oordeel over de klacht wel zal uitbrengen. 3. Een lid van de klachtencommissie is gerechtigd aan de beslissing van de commissie een minderheidstandpunt toe te voegen. 4. Een kopie van het advies van de klachtencommissie aan het bestuur van de organisatie wordt in het personeelsdossier van de aangeklaagde gearchiveerd. Artikel 11. Bekorten procedure Indien de klachtencommissie van oordeel is dat de behandeling van de klacht een spoedeisend karakter heeft, kan zij de in dit reglement genoemde termijnen bekorten. Ook kan de klachtencommissie het bestuur tussentijds adviseren een tijdelijke (orde)maatregel te treffen. De klachtencommissie deelt dit de betrokkenen zo spoedig mogelijk schriftelijk en met opgave van redenen mede. Artikel 12. Maatregelen organisatie 1. Het bestuur van de organisatie deelt de klager, aangeklaagde en de klachtencommissie binnen een maand na ontvangst van het in artikel 10 bedoelde oordeel/advies schriftelijk mede of zij naar aanleiding hiervan maatregelen zal nemen en zo ja, welke. Indien het bestuur hierbij afwijkt van het advies en/of aanbevelingen van de commissie, dan moet dit gemotiveerd worden. 2. Bij afwijking van de in lid 1 van dit artikel genoemde termijn, doet het bestuur van de organisatie daarvan met redenen omkleed vooraf mededeling aan de betrokkenen. Het bestuur vermeldt hierbij tevens de termijn, die ten hoogste een maand bedraagt, waarbinnen het bestuur zijn standpunt wel kenbaar zal maken. versie januari 2011 5
Artikel 13. Geheimhouding 1. Een ieder die betrokken is bij de uitvoering van deze klachtenregeling en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden en voor wie niets reeds uit het hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift ter zake van die gegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding daarvan, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hem tot bekendmaking verplicht of uit zijn taak bij de uitvoering van deze wet de noodzaak tot bekendmaking voortvloeit. 2. De klachtencommissie deelt de direct betrokkenen en overige bij de klacht te betrekken partijen voorafgaand aan de behandeling van de klacht de in artikel 8 omschreven plicht tot het verstrekken tot inlichtingen mede. Artikel 14. Archivering 1. De dossiers van de klachtencommissie worden bewaard in het archief van het ambtelijk secretariaat van de klachtencommissie. Zij worden vijf jaar na de gedane uitspraak door de secretaris uit het archief verwijderd en vernietigd, tenzij het gaat om klachten die tevens een strafbaar feit bevatten of waarover nog een juridische procedure loopt. 2. De secretaris van de commissie zorgt voor een behoorlijke klachtenregistratie. Artikel 15. Verslag van de commissie De commissie brengt over elk kalenderjaar een verslag uit over haar werkzaamheden aan de bestuurder van Spectrum, die dit doorzendt aan de aangesloten organisaties. In het verslag wordt in ieder geval aangegeven: De samenstelling van de klachtencommissie. Het aantal en de aard van de ontvangen klachten. Het aantal niet ontvankelijk verklaarde klachten. Het aantal ingetrokken klachten. In welke mate de klachtencommissie haar werkzaamheden heeft kunnen verrichten. De strekking van de oordelen en aanbevelingen en de beslissingen van de besturen daarover. Deze gegevens worden anoniem opgenomen in het jaarverslag. Artikel 16. Verslag van het bestuur Het bestuur van de aangesloten organisatie stelt over elk kalenderjaar een anoniem, openbaar verslag op, waarin worden aangegeven: Een beknopte omschrijving van de regeling voor de behandeling van klachten in het kader van deze regeling van medewerkers. De wijze waarop de organisatie die regeling onder de aandacht van haar medewerkers heeft gebracht. De samenstelling van de klachtencommissie. Het aantal en de aard van de door de klachtencommissie voor zijn organisatie behandelde klachten. De strekking van de oordelen en aanbevelingen van de klachtencommissie en de eigen beslissingen daarover. Artikel 17. Bekendmaking klachtenregeling Het bestuur van de aangesloten organisaties brengen deze klachtenregeling op passende wijze onder de aandacht van hun medewerkers. versie januari 2011 6
Artikel 18. Beschikbaar stellen faciliteiten 1. Spectrum stelt aan de secretaris en de leden van de commissie, die middelen en faciliteiten ter beschikking, die zij redelijkerwijs nodig hebben voor de vervulling van hun taak. 2. Het lidmaatschap van de klachtencommissie is onbezoldigd. De commissieleden ontvangen wel een reiskosten- en onkostenvergoeding voor bijvoorbeeld telefoon. Deze zijn voor rekening van de aangesloten organisatie. Artikel 19. Kosten procedure Aan de behandeling van de klacht zijn voor de klager geen kosten verbonden. Eventuele kosten van bijstand en advies zijn voor zijn eigen rekening. De noodzakelijk te maken kosten door de klachtencommissie komen voor rekening van de aangesloten organisatie. Spectrum brengt hiervoor maximaal 4 uur in rekening tegen het geldende tarief, plus de reiskosten- en onkostenvergoeding aan de commissieleden. Artikel 20. Vaststelling en wijziging van dit reglement Dit reglement wordt vastgesteld door en kan in gezamenlijk overleg worden gewijzigd of ingetrokken door de besturen van de aangesloten organisaties. Hiervoor is een meerderheid van de aangesloten organisaties nodig. Artikel 21. Slotbepalingen 1. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de klachtencommissie naar redelijkheid en billijkheid. 2. Het reglement is in werking getreden op 1 januari 2007 en is gewijzigd op 27 maart 2007 en januari 2011. Voor de leesbaarheid is dit reglement in de mannelijk vorm opgesteld. versie januari 2011 7