Energiemanagementprogramma HEVO B.V. Opdrachtgever HEVO B.V. Project CO2 prestatieladder Datum 7 december 2010 Referentie 1000110-0154.3.0 Auteur mevrouw ir. C.D. Koolen Niets uit deze uitgave mag zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van HEVO B.V. worden gekopieerd, noch aan derden ter inzage worden gegeven. Reitscheweg 1 Postbus 70501 T +31 (0)73 6 409 409 info@hevo.nl KvK Brabant 16029774 5232 BX 's-hertogenbosch 5201 CB 's-hertogenbosch F +31 (0)73 6 410 118 ISO 9001-gecertificeerd BTW 0011.60.461.B01
Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. PLAN: Energieverbruik en reductiekansen 4 2.1. Inzicht energieverbruik (stap 1) 4 2.2. Analyse reductiekansen en opstellen reductiedoelen (stap 2) 4 2.3. Verklaring energiebeleid (stap 3) 5 2.4. Actualiseren energiemanagementprogramma (stap 4) 5 3. DO: implementatie van reductiemaatregelen 6 3.1. Bepaal reductiemaatregelen (stap 5) 6 3.2. Besluit implementatie reductiemaatregelen (stap 6) 6 3.3. Implementatie reductiemaatregelen (stap 7) 6 4. CHECK: monitoren van het effect van de reductie 7 4.1. Monitoren maatregelen (stap 8) 7 4.2. Controle gewenst effect maatregelen (stap 9) 7 4.3. Corrigerende maatregelen (stap 10) 7 5. ACT: evalueren en bijsturen 9 5.1. Evaluatie maatregelen (stap 11) 9 5.2. Interne en externe communicatie (stap 12) 9 6. Documenten en documentbeheer 10 7. Bijlage 1: Processchema Energiemanagement 11 1000110-0154.3.0, d.d. 7 december 2010 Pagina 2 van 12
1. Inleiding Deze rapportage beschrijft het energiemanagementprogramma van HEVO en is gebaseerd op de EN16001:2009. De verwijzing naar de EN 16001 geeft een referentiekader, maar vereist niet de volledige implementatie van dit management systeem. Energiemanagement geeft invulling aan de structurele verbetering van de energie-efficiëntie. Uiteindelijk draagt energiemanagement op organisatieniveau bij tot een beperking van de energiebehoefte en de vermindering van de CO 2 -uitstoot. Het energiemanagementprogramma maakt onderdeel uit van het integrale Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) van HEVO en heeft betrekking op alle activiteiten en projecten van HEVO. Door middel van deze rapportage wil HEVO weergeven hoe gestelde doelen ten aanzien van energiebeleid geïmplementeerd, gemonitord en geëvalueerd worden. De functie van duurzaamheidscoördinator zal ingevuld worden door de kwaliteitsfunctionaris. De EN16001 is gebaseerd op de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus: beleid en doelstellingen vastleggen, acties plannen, maatregelen uitvoeren, resultaten controleren en op basis daarvan weer nieuwe doelstellingen opmaken en eventueel beleid aanpassen. Dit vormt ook de basis voor de opbouw van dit document. Hoofdstuk 2: PLAN: energieverbruik en reductiekansen. Hoofdstuk 3: DO: implementatie van reductiemaatregelen. Hoofdstuk 4: CHECK: monitoren van het effect van de reductie. Hoofdstuk 5: ACT: evalueren en bijsturen. Het processchema voor energiemanagement is weergegeven in Bijlage 1. HEVO zal jaarlijks controleren of haar energiemanagementprogramma nog actueel is. Indien noodzakelijk zal het energiemanagementprogramma herzien worden. Het actualiseren van het energiemanagementprogramma is een optioneel proces. Het jaarlijks controleren of het energiemanagementprogramma nog actueel is niet. 1000110-0154.3.0, d.d. 7 december 2010 Pagina 3 van 12
2. PLAN: Energieverbruik en reductiekansen De eerste stap om tot efficiënt energiemanagement te komen is het analyseren van het energieverbruik, zowel het huidige verbruik als het verbruik in de tijd. Wanneer het energieverbruik in beeld gebracht is kan onderzocht worden waar mogelijk energiebesparingen te behalen zijn en wat reële reductiedoelstellingen zijn. Het analyseren van het energieverbruik, het onderkennen van reductiekansen en de bepalen reductiedoelen maken deel uit van de PLAN fase van de PDCA-cyclus. In het processchema zijn dit de stappen 1 en 2 2.1. Inzicht energieverbruik (stap 1) HEVO brengt haar energieverbruik voor scope 1 en 2 halfjaarlijks in beeld. Vervolgens worden analyses van het energieverbruik afgezet tegen het initiële verbruik in het basisjaar 2009, om zo ook in de tijd de effecten van reductiemaatregelen te kunnen meten. Voor het inventariseren en analyseren van het energieverbruik maakt HEVO gebruik van een eigen doorrekenprogramma, gebaseerd op de conversiefactoren voor het omrekenen van het energieverbruik naar CO 2 -uitstoot van Prorail. Deze analyses bevatten minimaal: Energieverbruik over het onderzoeksjaar absoluut en gerelateerd aan emissieindicatoren Trendanalyse Identificatie van gebieden met het grootste energieverbruik Naast het rekenprogramma worden deze analyses vastgelegd in een rapport waarin de achtergrond van het energieverbruik wordt toegelicht en trends worden aangegeven. 2.2. Analyse reductiekansen en opstellen reductiedoelen (stap 2) Energiereductie kansen Iedere energiereductie kans kan bijdragen aan de energiereductie van HEVO, het is vanzelfsprekend dat niet iedere kans daadwerkelijk geïmplementeerd wordt. Op basis van de identificatie van gebieden met het grootste energieverbruik (energiescan) zullen in eerste instantie op die gebieden reductiekansen gezocht worden. Van elke kans zal eerst een kosten-batenanalyse worden gemaakt. Hierbij wordt minimaal aangegeven wat de verwachte energiereductie over een bepaalde periode is. Dit wordt vastgelegd in het kansendossier. Als een reductiekans in de organisatie geïmplementeerd wordt, heet het een reductiemaatregel. HEVO houdt de energiereductie kansen bij in een energiereductie kansenregister, deze lijst is niet uitputtend en wordt aangevuld als een nieuwe kans zich aandient. In het kansenregister is aangegeven of er een dossier van de kans is gemaakt en of de energiereductie kans daadwerkelijk is geïmplementeerd. 1000110-0154.3.0, d.d. 7 december 2010 Pagina 4 van 12
Energiereductie doelstellingen Energiereductie doelstellingen zijn gebaseerd op concrete reductiemaatregelen. Door een analyse van alle reductiemaatregelen ontstaat een beeld van de mogelijke totale reductie. Reductiedoelstellingen moeten ambitieus zijn en SMART geformuleerd. 2.3. Verklaring energiebeleid (stap 3) Het energiebeleid geeft de betrokkenheid van de directie van HEVO weer bij het belang van energiereductie en het continu verbeteren van energieprestaties. Het wordt opgesteld als publiekelijk beschikbare verklaring van HEVO ten aanzien van haar energiedoelstellingen. Het opstellen van een energiebeleid door HEVO maakt onderdeel uit van het energieprogramma. Wanneer het energiebeleid verouderd is en/of indien de markt daartoe aanleiding geeft, zal het energiebeleid worden herzien naar nieuwe inzichten en opnieuw worden onderschreven door de directie (optioneel proces). 2.4. Actualiseren energiemanagementprogramma (stap 4) HEVO zal jaarlijks controleren of haar energiemanagementprogramma (EMP) nog actueel is. Indien noodzakelijk zal het energiemanagementprogramma herzien worden. Het actualiseren van het energiemanagementprogramma is een optioneel proces. Het jaarlijks controleren of het energiemanagementprogramma nog actueel is niet. 1000110-0154.3.0, d.d. 7 december 2010 Pagina 5 van 12
3. DO: implementatie van reductiemaatregelen Dit hoofdstuk beschrijft hoe HEVO haar reductiedoelstellingen wil halen door het implementeren van concrete reductiemaatregelen in de organisatie. Hier wordt niet ingegaan op de implementatie van specifieke maatregelen omdat elke maatregel haar eigen aanpak vereist. Alleen een generieke werkwijze zal worden beschreven. 3.1. Bepaal reductiemaatregelen (stap 5) Om het energieverbruik te reduceren zullen energiereductie kansen (als besproken in hoofdstuk 2) in de organisatie geïmplementeerd worden. In de organisatie geïmplementeerde kansen worden energiereductie maatregelen genoemd. Alvorens tot implementatie overgegaan zal worden zal een lijst opgesteld worden van energiereductie kansen die het meeste effect gaan hebben en vanuit een bedrijfseconomisch oogpunt het meeste rendement opleveren. Deze lijst zal aan de directie ter goedkeuring voorgelegd worden. 3.2. Besluit implementatie reductiemaatregelen (stap 6) Het besluit tot implementatie van energiereductie maatregelen in de organisatie wordt genomen door de directie in het directieoverleg. Wanneer het besluit tot implementatie genomen is kan begonnen worden met de daadwerkelijke implementatie. 3.3. Implementatie reductiemaatregelen (stap 7) Voor iedere energiereductie maatregel zal het implementatietraject uitgewerkt worden in het kansdossier. Minimaal de volgende aspecten dienen uitgewerkt te worden: Startdatum implementatie Verwachte einddatum Betrokken personen Aanpak Activiteiten Planning Hulpmiddelen 1000110-0154.3.0, d.d. 7 december 2010 Pagina 6 van 12
4. CHECK: monitoren van het effect van de reductie Het analyseren van het effect van maatregelen maakt deel uit van de CHECK fase van de PDCA-cyclus. In dit hoofdstuk wordt beschreven op welke wijze het energieverbruik en de geïmplementeerde reductiemaatregelen geanalyseerd en gemonitord worden. 4.1. Monitoren maatregelen (stap 8) HEVO gaat haar energieverbruik en haar CO 2 -emissies twee maal per jaar meten en rapporteren. Het inventariseren en analyseren van de emissies zal plaatsvinden in het eerste en derde kwartaal van ieder jaar over het voorgaande halfjaar (januari tot en met juni of juli tot en met december). HEVO inventariseert, ten behoeve van niveau 3 op de CO 2 - prestatieladder, alleen emissies welke onder scope 1 en 2 vallen volgens het ProRail diagram. In deze rapportage zal in ieder geval een trendanalyse gemaakt worden. Zie ook paragraaf 2.1 HEVO rapporteert haar energieverbruik naast de absolute emissie in vier emissie indicatoren, zoals beschreven in het rapport CO 2 -reductiedoelstellingen HEVO B.V. 2010-2012. Aan deze indicatoren zijn de doelstellingen van energiereductiemaatregelen gekoppeld. HEVO meet haar energieverbruik op basis van door leveranciers verstrekte gegevens (facturen en jaaroverzichten). Hiermee denkt HEVO een betrouwbare meting te doen van het energieverbruik. 4.2. Controle gewenst effect maatregelen (stap 9) Door de gemeten emissie te vergelijken met de verwachte emissie op basis van de reductiedoelstelling, kan HEVO monitoren of de energiereducerende maatregelen het gewenste effect hebben. Onvoorziene afwijkingen komen zo in beeld. Indien de gemeten reductie in negatieve zin afwijkt van de vooraf verwachte reductie dient geanalyseerd te worden waardoor de maatregel niet het verwachte effect heeft. Het monitoren van het energieverbruik en het opstellen van (half) jaarrapportages helpt HEVO om haar reductiedoelstellingen te behalen. 4.3. Corrigerende maatregelen (stap 10) Wanneer blijkt dat de maatregelen niet het gewenste effect hebben opgeleverd, kunnen eventueel corrigerende maatregelen genomen worden. Wanneer de gerealiseerde reductie in negatieve zin afwijkt zonder dat dit logisch verklaard kan worden, dienen correctieve maatregelen genomen te worden. Op welke wijze deze maatregelen gestalte krijgen is afhankelijk van de maatregel zelf en de uitkomsten van de analyse. 1000110-0154.3.0, d.d. 7 december 2010 Pagina 7 van 12
In het kansdossier wordt bijgehouden wat de oorzaak van de afwijking is evenals welke aanvullende of correctieve maatregelen noodzakelijk zijn om het gewenste doel te bereiken en wie verantwoordelijk is voor de invoering van deze corrigerende maatregelen en de bewaking ervan. 1000110-0154.3.0, d.d. 7 december 2010 Pagina 8 van 12
5. ACT: evalueren en bijsturen Het gevoerde energiebeleid wordt door HEVO jaarlijks geëvalueerd en beoordeeld in de managementreview, geïntegreerd in het KMS. Dit hoofdstuk beschrijft de noodzakelijke input voor het opstellen van de managementreview en de rapportage naar TBI Holdings BV. Het evalueren en bijsturen maken deel uit van de ACT fase van de PDCA-cyclus. Als laatste fase van de PDCA-cyclus dient deze tevens als input voor de eerste fase van de volgende cyclus. 5.1. Evaluatie maatregelen (stap 11) Een maal per jaar zal het energiemanagementprogramma van HEVO geëvalueerd worden. De resultaten hiervan dienen als input voor de managementreview. Het volgende zal geëvalueerd worden. Wordt de reductiedoelstelling voor het onderhavige jaar gerealiseerd Wordt de reductiedoelstelling voor de onderhavige periode gerealiseerd Status implementatie energiereductie maatregelen Nieuwe energiereductie kansen Actualiteit effectiviteit van het energiemanagementprogramma Actualiteit van het energiebeleid Betrokkenheid van het medewerkers Effectiviteit communicatie Kwaliteitsmanagementsysteem Managementreview Ten behoeve van het Kwaliteitsmanagementsysteem van HEVO wordt jaarlijks een managementreview opgesteld. In de managementreview wordt de jaarlijkse beoordeling van de bedrijfsvoering opgenomen. De uitkomst van deze beoordeling en de daaruit te trekken conclusies zijn input voor het Operationeel plan van het daaropvolgende jaar. 5.2. Interne en externe communicatie (stap 12) De wijze waarop HEVO intern en extern gaat communiceren wordt beschreven in het communicatieplan. HEVO zal ieder jaar aan TBI Holdings B.V. rapporteren over de voortgang van haar duurzaamheidprogramma in relatie tot het Operationeel Plan. Hierin zal gerapporteerd worden welke maatregelen genomen zijn en wat voor resultaten behaald zijn. Als onderdeel van het duurzaamheid programma zal dus ook gerapporteerd worden over de behaalde resultaten op het onderdeel energieverbruik. 1000110-0154.3.0, d.d. 7 december 2010 Pagina 9 van 12
6. Documenten en documentbeheer Documenten met betrekking tot energiemanagement kunnen gevonden worden onder project 1000110 CO 2 -prestatieladder in documentregistratie van IDB. Het beschrijven en implementeren van kansen zal gedocumenteerd worden in het kansdossier. Per kans zal een dossier aangemaakt worden en geregistreerd worden in documentbeheer. Tijdens het uitwerken, implementeren, monitoren en evalueren van energiereductie kansen/maatregelen zullen de uitgevoerde acties bijgehouden worden in het bijbehorende kansdossier. De kansverantwoordelijke is gedurende de implementatie van energiereductie maatregelen verantwoordelijk voor het actualiseren van het kansdossier en het bijhouden van alle uitgevoerde acties. De kansverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het uitvoeren van corrigerende maatregelen indien dit noodzakelijk is. Resultaten van de evaluatie worden opgenomen in het kansdossier. 1000110-0154.3.0, d.d. 7 december 2010 Pagina 10 van 12
7. Bijlage 1: Processchema Energiemanagement 1000110-0154.3.0, d.d. 7 december 2010 Pagina 11 van 12
1000110-0154.3.0, d.d. 7 december 2010 Pagina 12 van 12