BUITENPOST Plaatselijke regeling ten behoeve van het leven en werken van de Protestantse Gemeente van Buitenpost Vaststelling Deze plaatselijke regeling is vastgesteld door de kerkenraad op 28 november 2017 en is vanaf die datum geldig.
1. De kerkenraad 1.1 Samenstelling van de grote kerkenraad 1.1.1 De kerkenraad bestaat uit de volgende ambtsdragers: 2 predikanten, 8 ouderlingen, waarvan 2 ouderling-kerkrentmeesters en 8 diakenen. Daarnaast een ouderling-voorzitter en een ouderling-scriba. 1.2 Samenstelling van de kleine kerkenraad 1.2.1 De kleine kerkenraad bestaat uit: de voorzitter, de scriba, de predikanten, ouderlingen en diakenen die in de regel een ambtsgroep of college vertegenwoordigen. De kleine kerkenraad fungeert als moderamen. 1.2.2 De kleine kerkenraad heeft naast de in de kerkorde genoemde taken (zie ordinantie 4-10-7b) nog de volgende taken: formuleren van (beleids-)voorstellen voor de kerkenraad; uitvoeren van besluiten van de kerkenraad. 1.3 Samenstelling ambtsgroepen (werkgroepen als bedoeld in ordinantie 4-10) 1.3.1 De volgende ambtsgroepen zijn ingesteld: Pastoraat, Eredienst, en Vorming, Toerusting & Gemeenteopbouw. Daarnaast maakt het College van kerkrentmeesters deel uit van de ambtsgroep Beheer en het College van diakenen fungeert als ambtsgroep Diaconie 1.3.2 De samenstelling van de ambtsgroepen is als volgt: 1.3.2.1 Pastoraat De ambtsgroep pastoraat bestaat uit twee predikanten, de kerkelijk werker werkzaam in Haersmahiem en alle ouderlingen ( met uitzondering van de ouderling-kerkrentmeesters) en 1 wijkcoördinator. Onder de verantwoordelijkheid van de kleine kerkenraad functioneren taakouderlingen die op flexibele wijze pastorale taken uitvoeren. 1.3.2.2 Eredienst De ambtsgroep eredienst bestaat uit één predikant, 1 ouderling en minimaal 4 gemeenteleden. 1.3.2.3 Vorming, Toerusting & Gemeenteopbouw De ambtsgroep VTG bestaat uit een predikant, en minimaal 4 gemeenteleden.
2. Verkiezing en benoeming van ambtsdragers 2.1 Algemeen 2.1.1 De belijdende leden en de doopleden, die de leeftijd van achttien jaar hebben bereikt, zijn stemgerechtigd. Gastleden worden in dezen gelijkgesteld met de leden. 2.1.2 Stemmingen geschieden schriftelijk. 2.1.3 Er kan bij volmacht worden gestemd, met dien verstande dat niemand meer dan twee gevolmachtigde stemmen kan uitbrengen en alleen stemgerechtigde leden gevolmachtigde stemmen kunnen uitbrengen. 2.1.4 De volmachten zijn schriftelijk en ondertekend en worden van tevoren aan de kerkenraad getoond. 2.2 Benoeming van ouderlingen en diakenen 2.2.1 De verkiezing van ouderlingen en diakenen vindt plaats in de maand april / mei, dan wel op het moment dat een vacature vervuld kan worden. 2.2.2 De uitnodiging tot het doen van aanbevelingen, genoemd in ordinantie 3-6- 3, wordt door de kerkenraad gedaan. 2.2.3 Ouderlingen en diakenen worden voorgedragen door de kerkenraad. Deze voordracht wordt bekendgemaakt in de afkondigingen in de zondagse eredienst en zo mogelijk via het kerkblad. Stemgerechtigde leden hebben gedurende 1 week na de afkondiging het recht om hun bezwaren schriftelijk en ondertekend kenbaar te maken bij de scriba. Na deze week wordt via de afkondigingen de gemeente geïnformeerd over de voordracht en wordt de datum van bevestiging meegedeeld. Benoeming vindt plaats door de kerkenraad. 2.3 Benoeming van predikanten 2.3.1 Een door de kerkenraad ingestelde beroepingscommissie onderzoekt mogelijke kandidaten en doet daarna een voorstel om de meest geschikte kandidaat te beroepen. 2.3.2 De kerkenraad nodigt vervolgens de gemeenteleden uit om zich uit te spreken over de door de beroepingscommissie voorgestelde kandidaat. 2.3.3 De kerkenraad neemt vervolgens het besluit om wel of niet een beroep uit te brengen op de voorgestelde kandidaat en benoemt deze kandidaat, indien de kandidaat het beroep aanneemt.
3. De werkwijze van de grote kerkenraad, de kleine kerkenraad en de ambtsgroepen 3.1 De grote kerkenraad en de kleine kerkenraad 3.1.1 Vergaderingen: de grote kerkenraad vergadert in de regel vijf keer per jaar; de kleine kerkenraad vergadert in de regel tien keer per jaar. 3.1.2 De vergaderingen van de grote kerkenraad en de kleine kerkenraad worden tenminste vier dagen (behoudens calamiteiten) van te voren bijeengeroepen door de kleine kerkenraad, onder vermelding van de zaken, die aan de orde zullen komen (de agenda). 3.1.3 Van de vergaderingen wordt een schriftelijk verslag opgesteld, dat in de eerstvolgende vergadering door de grote kerkenraad dan wel de kleine kerkenraad wordt vastgesteld 3.1.4 De gemeente kennen in en horen over: In de gevallen dat de kerkorde voorschrijft, dat de kerkenraad de gemeente kent in een bepaalde zaak en haar daarover hoort belegt de kerkenraad een bijeenkomst met de (betreffende) leden van de gemeente, die wordt aangekondigd in het kerkblad, dat tenminste twee weken voorafgaande aan de bijeenkomst verschijnt en/of afgekondigd op tenminste twee zondagen, die aan de bijeenkomst voorafgaan. In deze berichtgeving vooraf maakt de kerkenraad kenbaar over welke zaak hij de gemeente wil horen. 3.1.5 Tot de vergaderingen van de kerkenraad kunnen gemeenteleden en andere belangstellenden als toehoorder worden toegelaten, tenzij de kerkenraad besluit een zaak in beslotenheid te behandelen. 3.1.6 Het lopend archief van de kerkenraad en de kleine kerkenraad berust bij de scriba, met inachtneming van de verantwoordelijkheid van het college van kerkrentmeesters voor de archieven van de gemeente uit hoofde van ordinantie 11-2-7 sub g. 3.2 Taken van de ambtsgroepen De taken van de ambtsgroepen zijn de volgende: 3.2.1 Ambtsgroep Pastoraat: De ambtsgroep pastoraat draagt zorg voor het formuleren en (doen) uitvoeren van het pastorale beleid in de protestantse gemeente in Buitenpost. Deze ambtsgroep dient zorg te dragen voor het onderlinge omzien naar elkaar. Zij hebben niet alleen de taak om zelf om te zien naar de gemeenteleden en dan in het bijzonder naar hen die dreigen te worden achtergesteld; maar zij hebben ook de taak de gemeenteleden te motiveren tot omzien naar elkaar, tot het dragen van elkaars lasten en tot verdraagzaamheid. 3.2.2 Ambtsgroep Eredienst: De ambtsgroep Eredienst heeft tot taak het (doen) organiseren / coördineren van erediensten in de protestantse gemeente in
Buitenpost. De ambtsgroep heeft de opdracht ervoor zorg te dragen dat er vieringen zijn voor alle leden van de gemeente. Gezien de verscheidenheid aan gemeenteleden dient er ook een verscheidenheid aan vieringen te zijn. 3.2.3 Ambtsgroep Vorming, Toerusting & Gemeenteopbouw: De ambtsgroep VTG heeft tot taak het geloofsgesprek binnen de gemeente te initiëren en te stimuleren en activiteiten te ontwikkelen die dienstbaar zijn aan de opbouw van de gemeente. 3.2.4 De beleidsplannen voor deze ambtsgroepen zijn door de kerkenraad vastgesteld. Deze worden gepubliceerd op de website van de gemeente en liggen ter inzage bij de scriba. 3.2.5 De goedgekeurde notulen van de ambtsgroep-vergadering moeten doorgegeven worden aan de scriba. 3.3 Commissies 3.3.1 De kerkenraad kan zich in zijn werk laten bijstaan door commissies. 3.3.2 Nadere bepalingen omtrent de samenstelling, benoeming en opdracht van de commissies, de contacten tussen kerkenraad en de commissies, de werkwijze van de commissies, de rapportage aan de kerkenraad e.d. worden per commissie vastgelegd in een instructie. 4. Besluitvorming 4.1.1 In alle kerkelijke lichamen worden besluiten steeds na gemeenschappelijk overleg en zo mogelijk met eenparige stemmen genomen. Blijkt eenparigheid niet bereikbaar, dan wordt besloten met meerderheid van de uitgebrachte stemmen, waarbij blanco stemmen niet meetellen. 4.1.2 Stemming over zaken geschiedt mondeling tenzij om schriftelijke stemming wordt gevraagd. Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan is het voorstel verworpen. 4.1.3 Stemming over personen geschiedt schriftelijk. Wanneer er niet meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, kan mondeling worden gestemd als niemand van de aanwezige leden tegen mondelinge stemming bezwaar maakt. Indien één kandidaat wordt voorgesteld en de stemmen staken, vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan is de kandidaat niet verkozen. Indien er meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, zijn van hen verkozen diegenen op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht en die de meerderheid van de uitgebrachte stemmen hebben behaald, tot het aantal vacatures dat vervuld moet worden. Indien voor een vacature geen van de kandidaten een meerderheid heeft behaald, vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen behaalden. Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan beslist het lot.
4.1.4 Geen besluiten kunnen worden genomen indien niet ten minste de helft van het aantal leden van het kerkelijk lichaam ter vergadering aanwezig is. Wanneer in een vergadering het quorum niet aanwezig is, kan ten aanzien van een op die vergadering ingediend voorstel een besluit worden genomen op een volgende vergadering die ten minste twee weken later wordt gehouden, ook wanneer dan het quorum niet aanwezig is. 5. De kerkdiensten 5.1.1 De wekelijkse kerkdiensten van de gemeente worden volgens een door de kerkenraad vastgesteld rooster gehouden. 5.1.2 Bij de bediening van de doop van kinderen kunnen belijdende leden en doopleden de doopvragen beantwoorden. 5.1.3 Tot de deelname aan het avondmaal worden zowel belijdende leden als doopleden toegelaten. 5.1.4 Naast huwelijksrelaties tussen man en vrouw kunnen ook huwelijksrelaties tussen mensen van hetzelfde geslacht worden gezegend. 6. De vermogensrechtelijke aangelegenheden 6.1 College van kerkrentmeesters 6.1.1 Het college van kerkrentmeesters bestaat uit minimaal 5 leden. 6.1.2 Van de 5 kerkrentmeesters zijn er 2 tot ouderling bevestigd. (Deze 2 ouderlingen maken geen deel uit van de ambtsgroep Pastoraat.) De overige leden zijn geen ouderling. 6.1.3 Het college van kerkrentmeesters wijst uit zijn midden een administrerend kerkrentmeester aan, die belast wordt met de boekhouding van het college. 6.1.4 De penningmeester van het college is bevoegd betalingen te doen namens de gemeente, met in achtneming van het door de kerkenraad vastgestelde beleidsplan en de begroting, tot een maximaal bedrag van 10.000 per betaling. 6.1.5 Voor betalingen boven dit bedrag zijn voorzitter en penningmeester of secretaris en penningmeester gezamenlijk bevoegd. 6.1.6 Bij afwezigheid of ontstentenis van de penningmeester treedt de voorzitter of secretaris op als diens plaatsvervanger. 6.1.7 Het college van kerkrentmeesters laat zich in zijn arbeid bijstaan door een college van notabelen (gemeenteleden) met een eigen taakomschrijving. De ouderling-kerkrentmeesters, kerkrentmeesters en het college van notabelen vormen gezamenlijk de ambtsgroep Beheer. De taakomschrijving van deze
ambtsgroep is in het Beleidsplan opgenomen. 6.2 College van diakenen 6.2.1 Het college van diakenen bestaat uit minimaal 8 leden. 6.2.2 Het college van diakenen wijst uit zijn midden een administrerend diaken aan, die belast wordt met de boekhouding van het college. De boekhouding kan ook worden gevoerd door een gemeentelid, niet zijnde een diaken. Dit gebeurt dan wel onder de verantwoordelijkheid van de penningmeester of diens vervanger. 6.2.3 De penningmeester is bevoegd betalingen te doen namens het college van diakenen (ofwel de ambtsgroep Diaconie), met in achtneming van het door de kerkenraad vastgestelde beleidsplan en de begroting, tot een maximaal bedrag van 500 per betaling. 6.2.4 Voor betalingen boven dit bedrag zijn voorzitter en penningmeester of secretaris en penningmeester gezamenlijk bevoegd. 6.2.5 Bij afwezigheid of ontstentenis van de penningmeester treedt de voorzitter of secretaris op als diens plaatsvervanger. 6.2.6 Binnen het college van diakenen hebben minimaal 2 diakenen als specifiek aandachtspunt Kerk in Aktie Buitenpost, voorheen Evangelisatiecommissie en Zendingscommissie. 6.3 Begrotingen, jaarrekeningen, collecterooster 6.3.1 De colleges van kerkrentmeesters c.q. diakenen stellen begrotingen en jaarrekeningen op. 6.3.2 De gemeenteleden worden in de gelegenheid gesteld hun mening kenbaar te maken over begrotingen en jaarrekeningen. Voor de vaststelling dan wel wijziging van de begrotingen en voor de vaststelling van de jaarrekeningen worden deze stukken in samenvatting gepubliceerd. De volledige stukken kunnen gedurende een week worden ingezien. Bij de publicatie worden tijd en plaats vermeld. 6.3.3 Reacties kunnen tot drie dagen na het einde van de periode van ter inzage legging worden gestuurd aan de scriba van de kerkenraad. 7. Overige bepalingen 7.1 In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist de kerkenraad met inachtneming van de bepalingen genoemd in de kerkorde en ordinanties van de Protestantse Kerk in Nederland.
7.2. De plaatselijke regeling zal tegelijk met het beleidsplan elke 4 jaar geëvalueerd worden, en waar nodig aangepast. Ondertekening Aldus te Buitenpost vastgesteld in de vergadering van de kerkenraad van 28 november 2017 Siebe Meindertsma, interim-voorzitter Ineke van der Wolf, scriba Plaatselijke regeling Protestantse Gemeente Buitenpost 28-11-2017