Bestuursreglement Stichting VO Zeeuws-Vlaanderen Begrippen Bestuursreglement: het bestuursreglement van de rechtspersoon zoals bedoeld in de artikelen 5.2, 5.10, 7.7, 8.1, 8.10 en 8.11 van de statuten en geldend voor alle onder de rechtspersoon ressorterende geledingen; Code Goed Onderwijsbestuur VO: de door de VO-raad vastgestelde code voor goed onderwijsbestuur voortgezet onderwijs College van bestuur: het orgaan van de rechtspersoon dat de bestuurlijke taken en bevoegdheden uitoefent en optreedt als het bevoegd gezag van de Stichting; Gemeenschappelijke medezeggenschapsraad: de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad van de Stichting. Intern toezicht: het intern toezicht als bedoeld in de wet en de statuten; Raad van toezicht: het orgaan van de rechtspersoon dat het intern toezicht uitoefent; Schoolleiding: team van rector en directeur(en) dat belast is met de leiding van een school van de Stichting conform de wet. Statuten: de statuten van de rechtspersoon; Stichting: Stichting VO Zeeuws-Vlaanderen Rechtspersoon: Stichting VO Zeeuws-Vlaanderen; Wet: de Wet op het voortgezet onderwijs; Artikel 1. College van bestuur 1. Stichting VO-Zeeuws-Vlaanderen wordt bestuurd en wettelijk vertegenwoordigd door het college van bestuur. 2. Het college van bestuur vormt het bevoegd gezag van de instelling en het bestuur van de stichting. 3. Conform artikel 5, tweede lid van de statuten worden de leden van het college van bestuur benoemd door de raad van toezicht. De leden van het college van bestuur dienen conform
artikel 5, zevende lid, grondslag en doelstelling van de stichting te onderschrijven, de uitwerking van grondslag en doelstelling te bevorderen en dit schriftelijk te verklaren bij hun benoeming. 4. Conform artikel 5, derde lid van de statuten, vindt benoeming van een lid van het college van bestuur plaats aan de hand van een door de raad van toezicht, na verkregen advies van de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad, vooraf vast te stellen en openbaar gemaakte profielschets en werving- en selectieprocedure. De profielschets beschrijft de gewenste kwaliteiten en competenties waaraan een lid van het college van bestuur dient te voldoen. 5. Het college van bestuur bestaat uit één of meer leden. Het aantal leden wordt, conform artikel 5, eerste lid, van de statuten door de raad van toezicht vastgesteld. De raad van toezicht benoemt één van de leden tot voorzitter. 6. Conform artikel 5, zesde en achtste lid van de statuten, wordt een lid van het college van bestuur benoemd voor een door de raad van toezicht te bepalen periode. 7. Indien het college van bestuur uit meerdere leden bestaat, is het college van bestuur een collegiaal functionerend orgaan. De vorige zin laat onverlet dat het college van bestuur ter vergadering vastlegt op welke wijze de verschillende portefeuilles worden onderverdeeld. Het concept voorstel wordt ter goedkeuring aan de raad van toezicht voorgelegd. 8. De leden van het college van bestuur maken melding van nevenfuncties. Voor betaalde nevenfuncties wordt voorafgaande goedkeuring gevraagd. 9. De leden van het college van bestuur dienen te handelen conform de code Goed onderwijsbestuur VO. Artikel 2. Taken en bevoegdheden college van bestuur 1. Op grond van artikel 7 van de statuten berusten bij het college van bestuur alle taken van de stichting, voor zover deze niet toekomen aan de raad van toezicht. In uitwerking daarvan kunnen de in de volgende leden van dit artikel genoemde taken worden genoemd. 2. Het college van bestuur heeft, in uitwerking van de statuten, onder meer de volgende overige taken en bevoegdheden: a. het vaststellen van het onderwijskundig beleid van Stichting VO Zeeuws-Vlaanderen; b. het vaststellen van de Onderwijs- en Examenregelingen en het toezicht op de uitvoering ervan; c. het vaststellen van beleid dat samenhangt met het welzijn en de begeleiding van de leerlingen en de voortgang van hun opleiding; d. het vaststellen van het human resource management en het personeelsbeleid; e. het vaststellen van het communicatie- en marketingbeleid; het treffen van voorzieningen ten behoeve van het onderwijsproces en het vaststellen van beleid terzake; f. de uitvoering van het kwaliteitszorgbeleid. 3. het college van bestuur heeft, in uitwerking van de statuten, onder meer de volgende taken en bevoegdheden op het gebied van beleidsvoorbereiding en beleidsbepaling: a. het gestalte geven aan de missie en de identiteit van Stichting VO Zeeuws- Vlaanderen; b. het bepalen van de invulling van de maatschappelijke functie en profilering van de Stichting zodanig dat het voortbestaan zo goed mogelijk wordt gewaarborgd; c. het vaststellen van de besturing en de management- en organisatiestructuur; d. het vaststellen van de gemeenschappelijke strategische beleids- en de bedrijfsvoeringskaders.
4. het college van bestuur heeft, in uitwerking van de statuten, onder meer de volgende taken en bevoegdheden op het gebied van toezicht en advies: a. verantwoordelijkheid voor de realisatie van de strategische beleids- en bedrijfsvoeringskaders via de managementcontracten en de voortgangsgesprekken met directieleden en het waar nodig bijsturen; b. het bijstaan van de rectoren en directeuren met raad en daad; c. het vormen van een klankbord en coach voor de rectoren en directeuren; 5. het college van bestuur heeft, in uitwerking van de statuten, onder meer de volgende taken en bevoegdheden op het gebied van bestuur en management: a. het leidinggeven aan de schooldirecties; b. het beoordelen van de rectoren en directeuren op hun functioneren; c. het aanstellen, schorsen en ontslaan van medewerkers en het stellen van eisen aan hun kwaliteiten. d. Vaststellen van beleid dat is gericht op ontwikkeling en onderhoud van de deskundigheid van al het personeel, een en ander conform artikel 7 van de Code Goed Onderwijsbestuur VO. 6. het college van bestuur heeft, in uitwerking van de statuten, onder meer de volgende taken en bevoegdheden op het gebied van extern relatiemanagement: a. het vertegenwoordigen van Stichting VO Zeeuws-Vlaanderen naar buiten, met inachtneming van artikel 9 van de statuten; b. het onderhouden van relaties met de omgeving. 7. Het college van bestuur kan taken en bevoegdheden mandateren en delegeren aan de rector en schooldirecteuren, op voorwaarde dat deze taken en bevoegdheden worden vastgelegd in het managementstatuut van de Stichting. Artikel 3. Belanghebbenden 1. In nadere uitwerking van de governance code stelt het college van bestuur in een regeling beleid vast voor de communicatie met en de invloed van belanghebbenden. De nadere vereisten hieromtrent staan in artikel 5 en 6 van de Code Goed Onderwijsbestuur VO. Artikel 4. Werkwijze 1. Het college van bestuur neemt besluiten conform de statuten en dit bestuursreglement. 2. Het college van bestuur neemt besluiten op basis van een meerderheid van geldige stemmen in een vergadering waarin ten minste de helft van het aantal leden van het college van bestuur aanwezig dan wel vertegenwoordigd is. 3. Indien het college van bestuur niet tot besluitvorming komt overeenkomstig het in lid 1 en 2 gestelde, en in een volgende bestuursvergadering eveneens geen meerderheid van uitgebrachte stemmen wordt bereikt, is de voorzitter bevoegd een besluit te nemen. Artikel 5. Commissies en werkgroepen 1. Het college van bestuur kan bevoegd één of meer commissies of werkgroepen instellen. Samenstelling, taken en bevoegdheden en overige randvoorwaarden worden -indien de aard van de werkzaamheden dit vereisen - bij reglement geregeld. 2. Het college van bestuur stelt, conform artikel 15, vijfde lid van de statuten, een commissie identiteit in. Deze commissie ondersteunt de beleidsbepaling over identiteit en borgt de uitvoering van de Identiteitsparagraaf uit het strategisch beleidsplan van de stichting en de schoolplannen. Hiernaast vervult de commissie de taken zoals genoemd in artikel 15 lid vijf van de statuten. 3. Het college van bestuur informeert de raad van toezicht tenminste eenmaal per schooljaar over de activiteiten en opbrengsten van de bestuurlijke identiteitscommissie.
Artikel 6. Vergaderingen 1. Het college van bestuur vergadert periodiek volgens een vooraf vastgelegd schema. 2. Het college van bestuur kan nadere uitwerking van de orde van de bestuursvergaderingen vastleggen in een vergaderstatuut. 3. De concept-agenda en stukken worden ten minste 3 werkdagen van tevoren door de voorzitter van het college van bestuur verspreid. 4. De agenda wordt vastgesteld bij aanvang van de vergadering. 5. De vergaderingen worden genotuleerd door de managementassistente van het college van bestuur. De notulen zijn vertrouwelijk. 6. Conform artikel 8, eerste lid, worden de besluiten genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Bij staken van de stemmen wordt het voorstel voor de eerstkomende vergadering van het college van bestuur opnieuw geagendeerd en in stemming gebracht. Staken de stemmen in de eerstvolgende vergadering opnieuw dan is de voorzitter bevoegd een doorslaggevende stem uit te brengen. 7. Het college van bestuur informeert de voorzitter van de raad van toezicht binnen drie werkdagen indien er sprake is van besluitvorming, zoals onder artikel 6.6 van dit reglement is aangegeven. 8. Het college van bestuur wordt geacht bij iedere vorm van besluitvorming als eenheid op te treden. 9. Algemeen geldende besluiten worden openbaar gemaakt en worden binnen twee weken aangeboden aan schooldirecties en de GMR. 10. Een besluit treedt in werking nadat het bij betrokkenen bekend is gemaakt. 11. Bestuursbesluiten worden periodiek toegezonden aan de raad van toezicht. Artikel 7. Informatievoorziening 1. Het college van bestuur is verantwoordelijk voor het instellen en handhaven van interne procedures die ervoor zorgen dat alle belangrijke informatie bij het college van bestuur bekend is, in het bijzonder door informatieverstrekking door rectoren/directeuren, overleg met de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (GMR), het hanteren van een managementinformatiesysteem en het monitoren van sectorale en maatschappelijke informatiebronnen. 2. Het college van bestuur verschaft de raad van toezicht actief en tijdig alle informatie die redelijkerwijs nodig is voor een goede uitoefening van de taak van raad van toezicht. 3. Het college van bestuur draagt zorg voor een adequaat intern risicobeheersing- en controlesysteem in de Stichting. Risicomanagement betreft niet alleen de financieel risico s, maar handelt ook over risico s als kwaliteit van onderwijs, veiligheid, imago- en marktrisico s, bouwinvesteringen en samenwerkings- en/of fusietrajecten. Het college van bestuur rapporteert hierover en bespreekt de interne risico- en beheersingscontrolesystemen met de raad van toezicht. Artikel 8. Nevenfuncties, belangenverstrengeling en onverenigbaarheden 1. Conform artikel lid 10 van de statuten van de Stichting stellen de leden van het college van bestuur zich te allen tijde kritisch en onafhankelijk op ten opzichte van hun medebestuurders en alle relevante (deel)belangen. 2. De leden van het college van bestuur vragen vooraf goedkeuring aan de raad van toezicht voor het aanvaarden van (betaalde of onbetaalde) nevenfuncties. De raad van toezicht draagt er zorg voor dat alle nevenfuncties van de leden van het college van bestuur zijn vermeld in het jaarverslag. 3. Ter voorkoming van een (schijn van) tegenstrijdig belang of verstrengeling van belangen, zal een lid van het college van bestuur, geen (neven)functie aanvaarden, die:
a. naar het oordeel van de raad van toezicht op enige vorm of wijze een verstrengeling van belangen oplevert met de Stichting; b. ervoor zorgt dat in strijd wordt gehandeld met het bepaalde in artikel 8.6 en/of artikel 8.7 van dit bestuursreglement; c. op enige vorm of wijze reputatieschade kan opleveren voor de Stichting; d. zodanig veel tijd kost dat de functie van lid van het college van bestuur van de Stichting niet meer naar behoren kan worden vervuld; e. ervoor zorgt dat in strijd wordt gehandeld met het bepaalde in artikel 297a van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, omdat een zodanig aantal commissariaten wordt vervuld, dat het lid van het college van bestuur niet meer als lid van het college van bestuur van de Stichting kan fungeren op grond van het hiervoor bedoelde wetsartikel. 4. Indien er sprake is of kan zijn van belangenverstrengeling, heeft het betreffende lid van het college van bestuur de verplichting om dit te melden aan de voorzitter van de raad van toezicht en aan de overige leden van het college van bestuur. Dit kan het geval zijn bij familiaire of vergelijkbare relaties en bij zakelijke relaties met leden van de raad van toezicht, leden van het college van bestuur of leden van het management die rechtstreeks onder aansturing staan van het college van bestuur. Daarbij wordt direct alle relevante informatie verschaft. De raad van toezicht beslist of sprake is van een tegenstrijdig belang, hoe daarmee wordt omgegaan en maakt hiervan melding in het jaarverslag. 5. Een lid van het college van bestuur behaalt persoonlijk geen voordelen uit transacties of andere handelingen die namens de Stichting worden verricht. Evenmin verstrekt of biedt het college van bestuur oneigenlijke voordelen aan personen met wie hij transacties namens de Stichting verricht. Leden van het college van bestuur houden zich aan de gedragscode die geldt voor medewerkers van de Stichting. 6. Een persoon die lid is geweest van de raad van toezicht van de Stichting, of een rechtsvoorganger, kan niet worden benoemd tot lid van het college van bestuur. 7. Een lid van het college van bestuur kan niet tegelijkertijd de functie van intern toezichthouder vervullen bij een onderwijsorganisatie binnen de onderwijssector voortgezet onderwijs. Een lid van het college van bestuur kan voorts niet tegelijkertijd de functie van intern toezichthouder vervullen bij een onderwijsorganisatie in een andere onderwijssector dan het voortgezet onderwijs, tenzij het een ander voedingsgebied betreft. Artikel 9. Geheimhouding 1. Elk lid van het college van bestuur is verplicht ten aanzien van alle informatie en documentatie verkregen in het kader van zijn lidmaatschap de nodige discretie en, waar het vertrouwelijke informatie betreft, geheimhouding in acht te nemen, behoudens ieders verantwoordelijkheid conform de wet. De in dit artikel opgenomen verplichting geldt ook na beëindiging van het dienstverband, voor zover dat redelijkerwijs voortvloeit uit de aard van de betreffende informatie en documentatie. Artikel 10. Evaluatie en beoordeling college van bestuur 1. De leden van het college van bestuur zijn tezamen én ieder afzonderlijk verantwoording verschuldigd aan de raad van toezicht aangaande de wijze waarop het college van bestuur de hem bij wet, statuten en het Bestuursreglement opgedragen taken en bevoegdheden uitoefent. 2. Conform artikel 5, tiende lid van de statuten van de Stichting, wordt het functioneren van de leden van het college van bestuur jaarlijks door de raad van toezicht geëvalueerd. De functionerings- en beoordelingsgesprekken worden gevoerd door twee leden van de raad van toezicht, waaronder de voorzitter van de stichting. 3. De beoordelingsprocedure van (leden van) het college van bestuur is vastgelegd in een document, dat als bijlage is toegevoegd aan dit bestuursreglement.
Artikel 11. Wijzigingen, overige bepalingen 1. Het reglement van het college van bestuur wordt vastgesteld door de raad van toezicht, na overleg met het college van bestuur. Het reglement treedt niet eerder in werking dan de dag volgend op de dag waarop het besluit van de raad van toezicht is genomen. 2. In voorkomende gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het college van bestuur met inachtneming van wettelijke bepalingen en de statuten. Het college van bestuur informeert de voorzitter van de raad van toezicht binnen drie werkdagen over een dergelijk besluit. 3. De raad van toezicht gaat eens in de twee jaren na of dit reglement nog voldoende aan zijn functie voldoet. De voorzitter vraagt daarover van tevoren de mening van het college van bestuur. 4. Het reglement kan worden gewijzigd door een besluit van de raad van toezicht. Over een voorgenomen wijziging wordt tijdig het advies van het college van bestuur ingewonnen.