Leidraad voor de leiding
Voorwoord De leiding vormt de ruggengraat van de vereniging. Zonder onze trainers, die met een vrijwilligerscontract op zak iedere week weer enthousiast klaar staan voor onze leden, zou Sportvereniging Zilvermeeuw Altena niet kunnen bestaan. Onze vereniging is uitgegroeid tot een grote omnisportvereniging. Om alles wat binnen de vereniging gebeurt beheersbaar en werkbaar te houden, is het belangrijk dat we met elkaar de spelregels afspreken. Deze leidraad word, daar waar nodig elk jaar opnieuw bekeken en in overleg met trainers en trainsters aangepast. Voor actuele informatie door het jaar heen is onze website te raadplegen: http://www.zilvermeeuwaltena.nl Veel plezier en succes toegewenst tijdens dit sportseizoen. Bestuur Sportvereniging Zilvermeeuw Altena
1. Algemene taakomschrijving De leiding is verantwoordelijk voor het goede verloop van de lessen en de veiligheid van de aanwezige leden. Binnen de vereniging kennen wij de navolgende afdelingen: Volleybal Badminton Selectie turnen Recreatieve Gym Freerunning Sportfit Als er meerdere trainers per afdeling zijn, dan wordt in onderling overleg afgesproken wie de eindverantwoordelijkheid draagt voor een afdeling. Deze persoon is ook aanspreekpunt voor het bestuur. 2. Afspraken m.b.t. het verzorgen van lessen Aanvang van de lessen De leiding probeert minimaal 10 minuten voor aanvang van de les aanwezig te zijn. De leiding controleert 1 keer per maand aan de hand van ledenlijsten of de gegevens kloppen en of kinderen in de juiste groep zitten. Afwijkingen worden op naam en lesnummer door de leiding doorgegeven aan de ledenadministratie (info.zilvermeeuw@gmail.com) Hulp bij opbouwen Bij turnen/gymmen en freerunning is het de eerste lesuren van een avond een hele klus om de zaal tijdig in te richten. Vele handen maken echter licht werk en bij een vereniging is het normaal dat ouders helpen met opbouwen. Dit is ook door het bestuur aan ouders gecommuniceerd. Je mag dus als leiding tijdens deze lessen en uren hulp verwachten. Indien ouders niet bereid zijn om te helpen heb je als leiding de keus om de les A) sober in te richten of B) meer tijd te nemen voor de opbouw waardoor de betreffende les korter wordt dan de bedoeling is. Tijdens de laatste les van een avond helpen de kinderen zelf met het opruimen van de gebruikte materialen. Assistentie tijdens de les Tijdens iedere les wordt ernaar gestreefd indien nodig dat er een assistent aanwezig is die hand- en spandiensten kan verrichten en kan helpen bij vangen (gym recreatie en selectie turnen). Per twaalf kinderen kan een assistent worden ingezet. De leiding draagt er zorg voor dat er een schema is voor de inzet van assistenten. Vergoeding van de assistenten is in overleg met het bestuur. Als assistenten ondanks herhaalde waarschuwingen niet goed functioneren, kan de leiding ertoe overgaan geen gebruik meer te maken van zijn/haar diensten. Voor het zover komt moet de betreffende assistent eerst een schriftelijke waarschuwing van de leiding hebben ontvangen. Assistenten mogen niet zonder toezicht op de toestellen worden ingezet. Afsluiten van de lessen De leiding zorgt ervoor dat alle materialen goed worden opgeborgen. De leiding vertrekt pas nadat het laatste lid naar huis is en sluit indien van toepassing de locatie goed af.
Communicatie met ouders over de les In geval van deelname aan competities informeert de leiding ouders en leden minimaal een week van tevoren over het wedstrijdschema. Bij bepaalde omstandigheden is het als leiding handig (niet verplicht) om een appgroep in te richten zodat leden zich voor een les kunnen afmelden of wij ivm calamiteiten leden snel kunnen bereiken, denk aan als een les niet door gaat. Bij de benoeming van appgroepen is het handig om een eenduidige naamgeving te kiezen. Voorstel is om de naam als volgt op te bouwen. o Afdeling, dag, plaats, les nr. o Voorbeeld: Freerunning, dinsdag, Sleeuwijk, les 654 Vakantie en ziekte Bij uitval door ziekte of andere omstandigheden, zoekt de trainer/trainster in eerste instantie zelf vervanging. Lukt dat niet, dan kan ondersteuning gevraagd worden aan de technische commissie (onderdeel bestuur). Lukt het als nog niet om vervanging te vinden dan zal de leiding z.s.m. aan de betrokken leden laten weten dat de les vervalt. De leiding zorgt ervoor dat er een actuele belboom is, zodat leden elkaar kunnen bereiken. Vakantie van de leiding en de vervanging moet worden doorgegeven aan de contactpersoon van het bestuur. De vergoeding naar diegene die de les opvangt word geregeld door de leiding die de vervanging inzet. 3. Communicatie bestuur en leiding In eerste instantie verloopt het contact van de leiding met het bestuur via het aanspreekpunt binnen de technische commissie (onderdeel bestuur, zie verdeling hieronder). Ieder jaar bij aanvang van het seizoen wordt een agenda gepubliceerd met alle activiteiten en de geplande (bestuurs)vergaderingen naar onze leiding via email. Het is mogelijk om als leiding bespreekpunten voor deze vergadering in te brengen. Dat moet minimaal twee weken voorafgaand aan de vergadering via de mail kenbaar worden gemaakt aan Pieter Vink secretaris.zilvermeeuw@gmail.com Minimaal een keer per seizoen wordt er een vergadering gehouden waarbij bestuur en alle leiding aanwezig zijn. Op de agenda algemene zaken die de vereniging betreffen en specifieke zaken die betrekking hebben op de leiding. Uiterlijk twee weken voor de vergadering kunnen hiervoor agendapunten worden ingebracht door de leiding. Deze vergaderingen zijn niet alleen erg belangrijk voor het contact tussen bestuursleden en leiding, maar ook voor het contact tussen leiding onderling. Afmeldingen via het secretariaat secretaris.zilvermeeuw@gmail.com Aan leiding die niet aanwezig kan zijn, wordt gevraagd via de mail een update van de lessen te geven. Deze informatie wordt dan tijdens de vergadering medegedeeld, zodat iedereen goed op de hoogte is van het reilen en zeilen binnen de vereniging. Eerste contactpersoon; Volleybal Badminton Sportfit FitCamp Recreatieve gym Freerunning Selectie turnen Ans Nieuwenhuizen 06-10375492 ansnieuwenhuizen@gmail.com Ans Nieuwenhuizen 06-10375492 ansnieuwenhuizen@gmail.com Kim van Olst. 06-30434717 turnselectiezilvermeeuw@gmail.com Een geactualiseerde lijst met namen en adressen van bestuursleden en leiding wordt per mail bij aanvang van het seizoen verstrekt. I.v.m. de privacy wordt deze lijst niet op de website gepubliceerd.
4. Communicatie leiding en leden In eerste instantie verloopt de communicatie met de leden over een kwestie die de lessen betreft via de leiding. Komt de leiding er niet uit met de betreffende ouder(s), dan zal de leiding het bestuur hierover informeren. Er zal dan een gesprek met de drie partijen plaatsvinden. 5. Kledingvoorschriften Van de leiding wordt verwacht dat tijdens een wedstrijd en tijdens de training(en) het trainingspak van de vereniging zoveel mogelijk wordt gedragen, evenals sportschoenen waar niet buiten mee gelopen mag worden. De vereniging betaalt de aanschafkosten van dit trainingspak. Assistenten en hulpjes krijgen een sportshirt van de vereniging. Mocht een trainer niet meer werkzaam zijn voor de vereniging, dan moet de kleding weer worden ingeleverd. Alle leden die meedoen aan recreatief sporten bij de Zilvermeeuw morgen sportkleding naar keuze dragen. Kledingvoorschriften voor selectie turnen zijn terug te vinden in de leidraad selectie turnen. 6. Lesrooster De meest actuele versie van het lesrooster is te vinden via: http://www.zilvermeeuwaltena.nl Tijdens het opstellen van de lesroosters is zoveel mogelijk rekening gehouden met de leeftijd van de betreffende leden. Lessen van kinderen van de basisschool worden zoveel mogelijk ingepland voor 18.00u, rekening houdend met beschikbaarheid leiding en zaal. Lessen voor leden tussen de 12 en 16 jaar vinden plaats voor 21.00u. 7. Contributie Alle actuele informatie over contributie is te vinden op de website: http://www.zilvermeeuwaltena.nl Sinds 2012 wordt de bondscontributie van de KNGU niet meer in de contributie verrekend, maar jaarlijks eenmaal aan het begin van het jaar geïnd. 8. Opzeggingen en aanmeldingen Wijzigingen en opzeggingen kunnen uitsluitend per mail aan de ledenadministratie worden doorgegeven. Info.zilvermeeuw@gmail.com Hiervoor gelden de algemene voorwaarden die in de statuten zijn opgenomen. De statuten zijn te vinden op de website. Ieder nieuw lid heeft recht op twee gratis proeflessen. Ouders van jeugdleden mogen altijd één les blijven kijken. De leiding geeft na de twee proeflessen nog even aan dat inschrijving nodig is. Het inschrijfformulier is terug te vinden op onze website. Deze mag per post, of per email bij onze ledenadministratie worden aangeleverd: Ledenadministratie sportvereniging Zilvermeeuw Altena Waterlinie 120 4254 VA Sleeuwijk info.zilvermeeuw@gmail.com Het is niet de bedoeling dat de leiding het inschrijfformulier zelf in ontvangst neemt. Het formulier wordt bij ontvangst door de ledenadministratie en de penningmeester gecontroleerd. Indien de gegevens onjuist blijken te zijn wordt de leiding gevraagd om tijdens de eerstvolgende les de leden te vragen om contact met de penningmeester op te nemen.
Mocht een lid door omstandigheden de lessen niet kunnen betalen, dan kan de leiding contact opnemen met het bestuur. Er kan namelijk een financiële regeling worden getroffen met de gemeente. Uiteraard vindt dat in uiterste vertrouwelijkheid plaats. 9. Vrijwilligers De activiteit commissie is namens het bestuur verantwoordelijk voor de coördinatie van evenementen en uitjes. Voorbeelden hiervan zijn de bingo disco, assistenten uitje en clubkampioenschappen. Voor de organisatie en uitvoering wordt een beroep gedaan op de trainers en ouders. We hebben ieder jaar weer veel vrijwilligers nodig om alles te kunnen uitvoeren. Aan trainers wordt dan ook gevraagd om regelmatig ouders te benaderen met het verzoek of ze kunnen bijdragen aan een activiteit. 10. Pers & Publiciteit Het is goed voor het enthousiasme van de kinderen en de naamsbekendheid van de vereniging als er met regelmaat een stukje in de krant staat over Sportvereniging Zilvermeeuw Altena. Aan de leiding wordt daarom gevraagd om na afloop van wedstrijden of bijzondere evenementen een stukje te schrijven voor de krant met een foto. Of aan ouders te vragen of er een stukje kan worden geschreven. Deze stukjes kunnen dan ook weer op onze website worden geplaatst. Voor publicatie in de media wordt het betreffende redactionele stuk voorgelegd aan het bestuur. Je kunt je stukje en foto s sturen naar de secretaris Pieter Vink (secretaris.zilvermeeuw@gmail.com) 11. Gedragsregels binnen de vereniging De Zilvermeeuw Altena is een vereniging waar iedereen welkom is. Ieder lid en iedere vrijwilliger die aan de vereniging is verbonden heeft het recht om zichzelf te zijn maar dient daarin wel rekening te houden met normen en waarden mede leden en vrijwilligers. Binnen de vereniging gaan wij respectvol en vriendschappelijk met elkaar om. De leden en vrijwilligers hebben naast hun betrokkenheid voor de vereniging meerdere rollen te vervullen en wellicht kom je elkaar daar in een andere gezagsverhouding tegen. Desalniettemin is het voor iedereen van belang om elkaar ook buiten de vereniging respectvol en professioneel tegemoet te treden. 12. Diversen De technische commissie zoals in punt 3 genoemd zorgt ervoor dat jullie documenten ontvangen, plus de bijbehorende informatie, mits deze uitgedeeld moeten worden. In de kast in volgende locaties; de Bolderik, De Esdoorn en De Jager staan een cd/stereo set voor gebruik tijdens de les. Deze apparatuur is eigendom van Zilvermeeuw Altena. Mochten er problemen zijn met de locaties waar les wordt gegeven, dan kan dat worden gemeld aan Pieter Vink (secretaris.zilvermeeuw@gmail.com). Het bestuur zorgt er dan voor dat er contact wordt opgenomen met de gemeente. Mocht er een probleem zijn met materiaal, dan kan dat aan het bestuur worden gemeld. Dit mag ook bij Pieter Vink (secretaris.zilvermeeuw@gmail.com)