J. di'.._;;:~ ~en op Zoom 111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111 RVB12-0094 Onderwerp Nummer voorstel Datum voorstel Contactpersoon Contactpersoon Email Contactpersoon Telefoon Programmanummer en naam : continuering rekenkamercommissie West Brabant 2013-2016 : RVB 12-0094 Afdeling : griffie : 5 november 2012 : C.J.M. Terstappen : k.terstappen@bergenopzoom.nl : (0164)277384 : 1. Bestuur Voorstel: 1. De samenwerking in het kader van de Rekenkamercommissie West-Brabant op basis van de resultaten van de evaluatie te continueren op de wijze zoals is verwoord in dit voorstel; 2. De verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2013 vast te stellen conform bijlage 1 bij dit voorstel. De "Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2009" vastgesteld bij raadsbesluit van 7 november 2008, in te trekken met ingang van 1 januari 2013; 3. In te stemmen met het 'convenant betreffende de samenwerking van rekenkamercommissies 2013 tot en met 2016' conform bijlage 2 bij dit voorstel. 4. In te stemmen met de gemeentelijke bijdrage van 35.600,-- per jaar en de jaarlijkse correctie op basis van de inflatie, aan de deelname in de Rekenkamercommissie West-Brabant; 5. De burgemeester opdracht te verlenen tot het sluiten van het 'convenant betreffende de samenwerking van rekenkamercommissies 2013 tot en met 2016'; 6. Te benoemen tot voorzitter van de Rekenkamercommissie Bergen op Zoom tot en met 31 december 2016 de heer drs. R.JA Clayden; 7. Te benoemen tot plaatsvervangend voorzitter van de Rekenkamercommissie Bergen op Zoom tot en met 31 december 2016 dr. J. Naafs; 8. Te benoemen tot lid van de Rekenkamercommissie Bergen op Zoom tot en met 31 december 2016 de dames E.J.M. de Jong-Stabel en mr. drs. A.M.M. van Breugel; 9. Te benoemen tot secretaris van de Rekenkamercommissie Bergen op Zoom tot en met 31 december 2016 de heer drs. W. de Schipper. Type voorstel: [B] Kadersteilend [B] Controlerend 0' Rest -.....,.,..,._,_,, '.r "".. RAADSVERGADERINC d.d. 2 r.~slissing: _9 NOV. 2012 ~~4~ I;.=-_ ( W' ~~-~~~!! _..._....,.._-......_...,_.._-..,.._.._...,... ï 1. - i L.,~~,::1.:~:,.:~:""c::~ =..J...:~,:,~~:.~~.::=:,,:,:,:,~~~=.::.:=:,~", r-riffie---\ nh!!!:..0o~.
,\ --c:;::~;j " I ~en op Zoom 111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111 RVB12-0094 Zijn in het voorstel één of meer van de volgende aspecten van toepassing? Ja Nee Zijn doelen en/of effecten beschreven Financiële consequenties Inspraakverordening van toepassing 0' Œl 0' Œl Œl 0' Communicatieparagraaf: De fracties uit de gemeenteraad hebben de evaluatie ingevuld/in kunnen vullen. Het resultaat daarvan is in het presidium besproken. De resultaten van de evaluaties van de negen afzonderlijke deelnemende gemeenten zijn door de griffiers gebundeld en besproken met de Rekenkamer West-Brabant. Op basis van onderling overleg tussen de negen griffiers en de Rekenkamer West-Brabant is dit voorstel tot stand gekomen. Het resultaat is teruggekoppeld in het presidium. Samenvatting: Op grond van de Gemeentewet moeten gemeenten een rekenkamer(commissie) hebben. De Rekenkamer West-Brabant vervult op dit moment de rekenkamerfunctie voor negen gemeenten. Deze samenwerking loopt eind 2012 af. De samenwerking van de afgelopen 4 jaar is geëvalueerd. De griffiers van de samenwerkende gemeenten hebben geconcludeerd op basis van de gehouden evaluatie onder de verschillende gemeenteraden en de rekenkamer, dat de samenwerking gecontinueerd kan worden en geen ingrijpende, verbouw of reparatie van de Rekenkamer West-Brabant nodig is. Wel is het zo dat het aantalonderzoeken gehalveerd zal worden. Dit om invulling te kunnen geven aan de gewenste ombuigingsopgave. Bijlagen: (geef aan of een bijlage is bijgevoegd of Ier inzage is gelegd; benoem en nummer deze bijlagen) ; P~Y~r9Eq~QiQg g!?~!?~qt~lij~~ r~k~q~?~~rç9~!!)i~~i~?9j} I (concept) convenant betreffende de samenwerking van I [~~~~~~~~~6.~~i:t~~6J~~}ifk.~~~;~i~rit~61~ Jt~riQ~?g~."""~"O;ICS-_,_..-=-",,,...,..=r~-:~"""""'''''''''''-.- GRIFFIE Bergen o,b~9m
;:e;j~en opzoom 111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111 RVB12-0094 Datum raadsvergadering :2 9 NOV. 2012 Nummer : RVB12-0094 Onderwerp : continuering rekenkamercommissie West Brabant 2013-2016 Aan de gemeenteraad, Voorstel 1. De samenwerking in het kader van de Rekenkamercommissie West-Brabant op basis van de resultaten van de evaluatie te continueren op de wijze zoals is verwoord in dit voorstel; 2. De verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2013 vast te stellen conform bijlage 1 bij dit voorstel. De "Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2009" vastgesteld bij raadsbesluit van 7 november 2008, in te trekken met ingang van 1 januari 2013; 3. In te stemmen met het 'convenant betreffende de samenwerking van rekenkamercommissies 2013 tot en met 2016' conform bijlage 2 bij dit voorstel. 4. In te stemmen met de gemeentelijke bijdrage van 35.600,-- per jaar en de jaarlijkse correctie op basis van de inflatie, aan de deelname in de Rekenksmercomrnissle West-Brabant; 5. De burgemeester opdracht te verlenen tot het sluiten van het 'convenant betreffende de samenwerking van rekenkamercommissies 2013 tot en met 2016'; 6. Te benoemen tot voorzitter van de Rekenkamercommissie Berqen op Zoom tot en met 31 december 2016 de heer drs. R.J.A. Clayden; 7. Te benoemen tot plaatsvervangend voorzitter van de Rekenkamercommissie Bergen op Zoom tot en met 31 december 2016 dr. J. Naafs; 8. Te benoemen tot lid van de Rekenkamercommissie Bergen op Zoom tot en met 31 december 2016 de dames E.J.M. de Jong-Stabel en mr. drs. A.M.M. van Breugel; 9. Te benoemen tot secretaris van de Rekenkamercommissie Bergen op Zoom tot en met 31 december 2016 de heer drs. W. de Schipper. Inleiding Op grond van de Gemeentewet zijn gemeenten verplicht een rekenkamer(commissie) in te stellen die de doelmatigheid, doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het gemeentelijke beleid onderzoekt. De rekenkamer of rekenkamercommissie fungeert als ondersteuning voor de gemeenteraad bij haar kadersteilende en controlerende taak. De Gemeentewet biedt gemeenten de mogelijkheid een gemeenschappelijke rekenkamer of rekenkamercommissie in te stellen. De Rekenkamer West-Brabant vervult op dit moment de rekenkamerfunctie als rekenkamercommissie voor negen gemeenten: Bergen op Zoom, Etten-Leur, Geertruidenberg, Halderberge, Moerdijk, Oosterhout, Roosendaal, Rucphen en Zundert. Hiervoor hebben de deelnemende gemeenten een convenant gesloten dat --~ n... """,, GRIFFIE JI BergeZZoom.
, dl"" Gemeente rt....bergen op Zoom ---::>--...~ 111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111 RVB12-0094 loopt tot 31 december 2012. In het convenant staat onder meer, dat de samenwerking in 2012 geëvalueerd wordt en dat de samenwerking per 1 januari 2013 op basis van een vervolgconvenant kan worden gecontinueerd, dan wel kan worden gewijzigd of beëindigd. De evaluatie per gemeente heeft inmiddels plaatsgevonden. Beoogd maatschappelijk effect/doelstelling Met dit voorstel wordt beoogd de evaluatie met en van de Rekenkamer West-Brabant inzichtelijk te maken en op basis van deze evaluatie een voorstel te doen voor het continueren van de Rekenkamer West-Brabant voor een nieuwe convenantsperiode van 4 jaar (1 jan 2013 tlm/ 31 december 2016). Tevens wordt hiermee beoogd de (taakstellende) bezuiniging op dit onderdeel in te concretiseren. Uitwerking voorstel Op grond van de Gemeentewet moeten gemeenten een rekenkamer(commissie) hebben. De Rekenkamer West-Brabant vervult op dit moment de rekenkamerfunctie voor negen gemeenten. Voor deze samenwerking is een convenant opgesteld. In het convenant staat onder meer dat de samenwerking in 2012 geëvalueerd wordt en dat op basis daarvan al dan niet een vervolg aan de samenwerking kan worden gegeven. In het hiernavolgende is dit verder uitgewerkt. Evaluatie gemeenten In het najaar van 2011 zijn de evaluatievragen uitgezet bij de negen deelnemende gemeenten. Elke gemeente heeft vervolgens intern bepaald op welke wijze deze vragen worden beantwoord. De belangrijkste conclusies die getrokken kunnen worden op basis van de evaluatie zijn: de belangrijkste overweging die aan het convenant ten grondslag ligt, namelijk dat het om redenen van effectiviteit, efficiency en professionaliteit wenselijk is om ter uitoefening van de rekenkamerfunctie als bedoeld in artikel 81 eerste lid van de Gemeentewet, de afzonderlijke gemeentelijke rekenkamercommissie in gezamenlijkheid te doen functioneren, wordt breed onderschreven; de onderwerpskeuze door de Rekenkamer West-Brabant wordt overwegend als goed ervaren; de kwaliteit van de onderzoeksrapporten van de Rekenkamer West-Brabant wordt hoofdzakelijk als goed ervaren; De meningen lopen uiteen voor wat betreft het gevoel voor politieke verhoudingen van de Rekenkamer West-Brabant; De deskundigheid van de Rekenkamer West-Brabant wordt als goed ervaren; De kwaliteit van de koepelnotities die de Rekenkamer West-Brabant heeft opgesteld wanneer er in meerdere gemeenten eenzelfde onderzoek wordt uitgevoerd, wordt overwegend als goed ervaren; De communicatie met de Rekenkamer West-Brabant wordt door de gemeenten als goed ervaren; De politieke relevantie van de rapporten van de Rekenkamer West-Brabant vormt een issue dat op lokaal niveau speciale aandacht vraagt; Het budget van de Rekenkamer West-Brabant staat in bijna alle gemeente onder druk. De volledige evaluatie per gemeente is voor u ter inzage gelegd. 2,.~~""~===>~",~,,,,~""""'n>.2"~. GRIFFIE m
, dl~i' [D...5;:~ente,.~en op Zoom 111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111 RVB12-0094 Op basis van het vorenstaande komen de griffiers van de negen gemeenten tot de volgende eindconclusie: De reacties van de negen deelnemende gemeenten nopen niet tot nieuwbouw, verbouw of reparatie van de Rekenkamer West-Brabant. Wel is het zo, dat de gemeenten -gezien de financiële recessie(s)- 'kleiner willen gaan wonen', De gemeenteraad van Zundert heeft aangegeven niet meer deel te zullen nemen aan de samenwerking. In Bergen op Zoom is ervoor gekozen, als gevolg van bezuinigingsopgave, het aantalonderzoeken terug te brengen van 2 naar 1 per jaar. Dat is overigens in meerdere gemeenten het geval. Evaluatie Rekenkamer West-Brabant Ook de Rekenkamer West-Brabant heeft de afgelopen convenantperiode geëvalueerd. Op basis van deze evaluatie heeft de Rekenkamer aangegeven door te willen gaan op basis van een vierjarig convenant. Een eventuele uitbreiding met een gemeente is voor de Rekenkamer bespreekbaar. De Rekenkamer wil af van het onderscheid tussen quick scans en onderzoeken. Vanaf 2013 wil de rekenkamer alleen onderzoeken aanbieden. De belangrijkste redenen hiervoor zijn: Een quick scan kan niet altijd de diepgang en het kwaliteitsniveau bieden dat past binnen de normen die de Rekenkamer zichzelf stelt De gemeenten hebben vaak van een quick scan hetzelfde verwachtingsniveau dan van een onderzoek, hetgeen tot discussie achteraf leidt Voorstelop basis van de evaluaties Op basis van de hiervoor weergegeven eindconclusie van deelnemende gemeenten en Rekenkamer hebben de griffiers samen met de Rekenkamer West-Brabant onderstaand voorstelontwikkeld. Afgesproken is om tot een eerlijkere verdeelsleutel te komen waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen vaste en variabele kosten. De bijdrage vanuit de gemeenten bestaat dan uit: a. een bijdrage in de vaste kosten, ongeacht het aantal af te nemen onderzoeken; b. een bijdrage gebaseerd op de variabele kosten van de afgenomen onderzoeken. Uitgangspunt is dat grotere gemeenten ten minste 1 onderzoek per jaar afnemen (al dan niet gezamenlijk). Vanwege de wijzigingen is het noodzakelijk de verordening gemeentelijke rekenkamercommissie stellen. Deze verordening is als bijlage 1 in dit voorstelopgenomen. 2013 vast te Verder is actualisatie van het convenant nodig door de nieuwe afspraken en het feit dat de gemeente Zundert (recent) te kennen heeft gegeven de samenwerking niet te willen continueren, is noodzakelijk. Daarnaast is een passage toegevoegd over het eventueel (tussentijds) toetreden van andere gemeenten en de consequenties wanneer een gemeente vervroegd wenst uit te treden. De aanpassingen zijn verwerkt en als bijlage 2 bijgevoegd. 3 ~-~~~ GRIFFIE Bergen om
--c;:~ ~en op Zoom 111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111 dl'. RVB12-0094 Consequenties van het voorstel Financieel Met het oog op de financiële situatie bij de deelnemende gemeenten is onderzocht of en op welke wijze tot een kostenreductie kan worden gekomen. Geconstateerd wordt dat hiertoe mogelijkheden bestaan, mits en voor zover wordt uitgegaan van uitvoering van collectieve onderzoeken. Vaste kosten De vaste kosten van de Rekenkamer West-Brabant bedragen 65.000 per jaar. Dit omvat de kosten van reguliere vergaderingen, de kosten van de in Verordening en convenant opgenomen afspraken m.b.t. het opstellen van een jaarplan, een jaarverslag, het voeren van het financieel beheer etc. en de door de gastgemeente doorberekende kosten. Met de rekenkamer is afgesproken dat wordt uitgegaan van een kostenreductie van 5.000,--, De vaste kosten nemen daardoor af tot 60.000,--. Voor de gemeente Bergen op Zoom bedragen de vaste kosten op basis van de verdeelsleutel circa 10.700,--. Door het uittreden van de gemeente Zundert uit de samenwerking, kunnen deze kosten iets hoger uitvallen. Variabele kosten De variabele kosten bedragen 28,000 per onderzoek, en omvatten de kosten van uitvoering van het onderzoek als zodanig, alsook de kosten van voorbereiding, introductie, begeleiding, rapportage en presentatie. Besparingsmogelijkheden hierin: De Rekenkamer gaat voor de volgende convenantperiode uit van een werkwijze waarbij aan een onderzoek door tenminste drie gemeenten wordt deelgenomen. Hierdoor wordt de bijdrage van de gemeenten in de variabele kosten verlaagd met 10% ofwel 2.800,--. Een tweede besparing betreft het digitaal aanleveren van de eindrapportages, waarbij gemeenten zelf beslissen over de aantallen en de aard van het drukwerk (zwart wit of kleur). Ook overigens wordt uitgegaan van een (nagenoeg) volledig digitale communicatie. Hierdoor wordt een besparing bereikt ad 300 per onderzoek. De totale variabele kosten bedragen dan derhalve 24.900,--. Concreet betekent dit voor onze gemeente dat kosten voor de rekenkamer circa 35.600,-- zullen bedragen. Ten opzichte van de werkelijke kosten in 2012 wordt de opgelegde taakstelling voor de bezuiniging van 32.000,-- gehaald. Personeel De rekenkamercommissie en de secretaris moeten opnieuw voor een periode van vier jaar worden benoemd, Daarnaast is het goed om te melden, dat door het terugbrengen van het aantalonderzoeken tot één onderzoek per jaar, de ambtelijke bijstand in de organisatie ook iets afneemt. Juridisch Vanwege de wijzigingen is het noodzakelijk de verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2013 vast te stellen. Deze verordening is als bijlage 1 in dit voorstelopgenomen. Deze verordening vervangt de "Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2009" vastgesteld bij raadsbesluit van 7 november 2008, 4 --~"-'~~"-'~1' ~'~ <.. ' RIFFlE ~oom ~
, --,~}. _;;:~~!!.::!en opzoom 111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111 RVB12-0094 Het huidige convenant moet geactualiseerd worden voor de nieuwe periode. In de bijlage 2 bij dit raadsvoorstel is het (concept) convenant opgenomen. Concept vanwege het feit dat deze in alle gemeenteraden besproken wordt en er wellicht nog details aangepast moeten worden. Planning Na besluitvorming door de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten, zal het convenant zijn definitieve vorm krijgen en door de burgemeesters worden ondertekend. Vervolgens gaat de Rekenkamer West-Brabant aan de slag zoals beschreven in het convenant. De gemeenteraad krijgt jaarlijks op initiatief van de Rekenkamer West-Brabant de gelegenheid onderwerpen aan te dragen voor een onderzoek. Alternatieven Alternatlef is om niet langer deel te nemen aan de Rekenkamer West-Brabant. Dan moet echter, gelet op de verplichting in de Gemeentewet om een Rekenkamer te hebben, een eigen gemeentelijke Rekenkamer worden ingesteld of worden aangesloten bij een ander samenwerkingsverband van gemeenten. Gelet op de onderstaande argumenten heeft dit niet de voorkeur. 1. De gemeenteraadsfracties van Bergen op Zoom, die de evaluatie begin 2012 hebben ingevuld, hebben een overwegend positief beeld geschetst van de Rekenkamer West-Brabant. Dit overeenkomstig het beeld van de andere deelnemende gemeenten en de Rekenkamer zelf; 2. Door de gewijzigde kostenopzet en terug te gaan naar 1 onderzoek per jaar wordt de (taakstellende) bezuiniging 32.000,-- gerealiseerd, ten opzichte van de werkelijke kosten over 2012; 3. De samenwerking is kosteneffectief; 4. Door in elke gemeentelijke rekenkamercommissie dezelfde leden te benoemen vindt kennisbundeling plaats; 5. De in de afgelopen jaren opgebouwde kennis en ervaring blijft behouden; 6. Door onderzoeken in meerdere gemeenten uit te voeren worden de mogelijkheden voor benchmarking vergroot. Kanttekening Het risico bestaat dat gemeenten om budgettaire redenen toch afhaken. De gemeente Zundert heeft inmiddels te kennen gegeven om uit de Rekenkamer West-Brabant te stappen. Men herkent zich niet in de evaluatie en vindt dat onvoldoende tegemoet wordt gekomen aan de wens tot bezuinigen. Met het uittreden van Zundert is in dit voorstel rekening gehouden. Een ontwerpbesluit treft u hierbij ter vaststelling aan. Drs. J.M.M. Polman [ ~ ~J GRIFFIE 5 Berg~O~~.
dl.. ;;:~ ~en op Zoom 111111111111111111111111111111111111111111111111111111111111 RVB12-0094 De raad van de gemeente Bergen op Zoom; gezien het voorstel van raadsvoorzitter d.d. 5 november 2012, gelet op de hoofdstukken IVa en IVb van de Gemeentewet; BESLUIT: 1. De samenwerking in het kader van de Rekenkamercommissie West-Brabant op basis van de resultaten van de evaluatie te continueren op de wijze zoals is verwoord in dit voorstel; 2. De verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2013 vast te stellen conform bijlage 1 bij dit voorstel. De "Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2009" vastgesteld bij raadsbesluit van 7 november 2008, in te trekken met ingang van 1 januari 2013; 3. In te stemmen met het 'convenant betreffende de samenwerking van rekenkamercommissies 2013 tot en met 2016' conform bijlage 2 bij dit voorstel. 4. In te stemmen met de gemeentelijke bijdrage van 35.600,-- per jaar en de jaarlijkse correctie op basis van de inflatie, aan de deelname in de Rekenkamercommissie West-Brabant; 5. De burgemeester opdracht te verlenen tot het sluiten van het 'convenant betreffende de samenwerking van rekenkamercommissies 2013 tot en met 2016'; 6. Te benoemen tot voorzitter van de Rekenkamercommissie Bergen op Zoom tot en met 31 december 2016 de heer drs. R.JA Clayden; 7. Te benoemen tot plaatsvervangend voorzitter van de Rekenkamercommissie Bergen op Zoom tot en met 31 december 2016 dr. J. Naafs; 8. Te benoemen tot lid van de Rekenkamercommissie Bergen op Zoom tot en met 31 december 2016 de dames E.J.M. de Jong-Stabel en mr. drs. A.M.M. van Breugel; 9. Te benoemen tot secretaris van de Rekenkamercommissie Bergen op Zoom tot en met 31 december 2016 de heer drs. W. de Schipper. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 2 9 NOV. 2012 De griffier,!de voorzitter, il) C.J.M. Terstappen ~. 6 GRIFFIE Berge~Oo~_J f
VERORDENING GEMEENTELIJKE REKENKAMERCOMMISSIE 2013 (BIJLAGE 1 BIJ RVB 12-0094) Artikel1 Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: a. raad: de raad van de gemeente Bergen op Zoom; b. rekenkamercommissie: de rekenkamercommissie van de gemeente Bergen op Zoom; c. voorzitter: de voorzitter van de rekenkamercommissie van de gemeente Bergen op Zoom; d. college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen op Zoom; e. gemeente: de gemeente Bergen op Zoom. Artikel 2 Rekenkamercommissie Ter uitoefening van de rekenkamerfunctie als bedoeld in artikel B'lo.a. eerste lid, van de Gemeentewet, is er een gemeentelijke rekenkamercommissie. Artikel 3 Taak van de rekenkamercommissie 1. De rekenkamercommissie onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur alsmede van instellingen waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. 2. Een door de rekenkamercommissie ingesteld onderzoek naar de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur bevat geen controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet. Artikel 4 Samenstelling van de rekenkamercommissie 1. De rekenkamercommissie bestaat uit minimaal vier en maximaal acht externe leden die door de raad worden benoemd. Benoeming vindt tijdelijk plaats tot en met 31 december 2016. 2. De raad benoemt uit de leden de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter. Benoeming vindt tijdelijk plaats tot en met 31 december 2016. 3. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de rekenkamercommissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitvoering van de onderzoeksopzet en de werkwijze en het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. De voorzitter voert hiertoe regelmatig overleg met de secretaris. 4. Voorafgaand aan eventuele tussentijdse benoemingen als bedoeld in het eerste en tweede lid, pleegt de raad overleg met de rekenkamercommissie. Artikel 5 Ontslag Een lid van de rekenkamercommissie wordt door de raad ontslagen: a. op eigen verzoek; b. bij de aanvaarding van een functie die onverenigbaar is met het lidmaatschap; c. indien hij bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel hem bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft; d. indien hij bij onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld; e. indien hij naar het oordeel van de raad ernstig nadeel toebrengt aan het in hem gestelde vertrouwen. 2. Een lid van de rekenkamercommissie kan door de raad worden ontslagen bij gebleken ongeschiktheid, indien hij door ziekte of gebreken langdurig (langer dan 13 weken) of blijvend ongeschikt is zijn functie te vervullen of indien hij verboden handelingen als bedoeld in artikel 9 van deze verordening heeft verricht. Artikel 6 Non-activiteit 1. De raad stelt een lid van de rekenkamercommissie op non-activiteit indien: a. hij zich in voorlopige hechtenis bevindt; b. hij bij een nog niet onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak wegens misdrijf is veroordeeld, dan wel hem bij zulk een uitspraak een maatregel is opgelegd die vrijheidsbeneming tot gevolg heeft; c. hij onder curatele is gesteld, in staat van faillissement is verklaard, surseance van betaling heeft verkregen of wegens schulden is gegijzeld ingevolge een nog niet onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak. ~""""~~_,.,.~"""".~~.."'''-'''"_~.,,.,."''' I,..,_p~'::IFFIE ~M J
2. De raad kan een lid van de rekenkamercommissie op non-activiteit stellen, indien tegen hem een gerechtelijk onderzoek ter zake van een misdrijf wordt ingesteld of indien er een ander ernstig vermoeden is van het bestaan van feiten en omstandigheden die tot ontslag, anders dan op de gronden vermeld in artikel 5, eerste lid, onder a. en tweede lid, zouden kunnen leiden. 3. De raad beëindigt de non-activiteit zodra de grond voor de maatregel is vervallen, met dien verstande dat in een geval als bedoeld in het tweede lid de non-activiteit in ieder geval eindigt na zes maanden. In dat geval kan de raad de maatregel telkens voor ten hoogste drie maanden verlengen. Artikel 7 Openbaarmaken nevenfuncties Voor de leden van de rekenkamercommissie is artikel12 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Artikel 8 Eed Alvorens hun functie te kunnen uitoefenen, leggen de leden van de rekenkamercommissie in handen van de voorzitter van de raad de eed (verklaring en belofte) als opgenomen in artikel81g van de Gemeentewet af, met dien verstande, dat voor "rekenkamer" wordt gelezen "rekenkamercommissie". Artikel 9 Verboden handelingen Voor de leden van de rekenkamercommissie is artikel15, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet, van overeenkomstige toepassing. Artikel10 Reglementvan orde De rekenkamercommissie stelt een reglement van orde voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Zij zendt het reglement na vaststelling onverwijld ter kennisname aan de raad. Artikel11 Secretaris 1. De secretaris van de rekenkamercommissie wordt bij eensluidend besluit door de raden van de gemeenten en in overleg met de gezamenlijke rekenkamercommissie benoemd. 2. De secretaris staat de rekenkamercommissie bij de uitvoering van haar taken terzijde. 3. De secretaris legt rechtstreeks verantwoording af aan de rekenkamercommissie over de wijze waarop de ondersteunende taken worden verricht. Artikel12 Ondersteuning rekenkamercommissie 1. De raad stelt, na overleg met de rekenkamercommissie, de rekenkamercommissie de nodige middelen ter beschikking voor een goede uitoefening van haar werkzaamheden. 2. De rekenkamercommissie is bevoegd om binnen een aan haar bij de begroting beschikbaar gesteld budget uitgaven te doen ten behoeve van de uitvoering van haar taken. 3. Ten laste van het in tweede lid genoemde budget worden in ieder geval gebracht de kosten van: a. de vergoedingen aan de leden van de rekenkamercommissie; b. de secretaris, de onderzoeker(s) en het secretariaat; c. de eventueel door de rekenkamercommissie ingeschakelde deskundigen; d. eventuele overige uitgaven die de rekenkamercommissie nodig acht voor de uitoefening van haar taken. 4. De rekenkamercommissie is voor de besteding van het budget uitsluitend verantwoording verschuldigd aan de raad. Artikel13 Vergoeding leden rekenkamercommissie 1. De voorzitter en de leden van de rekenkamercommissie ontvangen een vergoeding van respectievelijk 161,- en 141,- voor het bijwonen van een vergadering van de rekenkamercommissie. Deze bedragen worden jaarlijks geïndexeerd met het percentage dat in tabellv bij het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden wordt gehanteerd. 2. Aan de voorzitter en de leden van de rekenkamercommissie wordt een vergoeding in de reis- en verblijfkosten toegekend: a. voor reizen met eigen vervoermiddel: een vergoeding van de in redelijkheid noodzakelijk gemaakte reiskosten overeenkomstig de bedragen in artikel 2 van de Reisregeling binnenland b. voor reizen met openbaar vervoer: de werkelijk gemaakte kosten c. voor verblijfkosten: de noodzakelijk gemaakte kosten voor maaltijden en logies.. 2 GRIFFIE -J Bergen ~()m",.
Artikel14 Onderzoeksopdracht en bevoegdheden 1. De rekenkamercommissie presenteert tenminste jaarlijks vóór 1 oktober een onderzoeksplan waarin staat aangegeven welke onderwerpen voor het komende jaar in aanmerking komen voor een onderzoek of quiekscan. Voor het jaar 2013 presenteert de rekenkamercommissie vóór 1 februari een onderzoeksplan. 2. De rekenkamercommissie is bevoegd alle documenten die berusten bij het gemeentebestuur te onderzoeken voor zover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht. Indien de zorg voor een administratie aan een derde is uitbesteed, is e.e.a. van overeenkomstige toepassing op de administratie van de betrokken derde dan wel van degene die de administratie in opdracht van die derde voert. Het gemeentebestuur verstrekt desgevraagd alle inlichtingen die de rekenkamercommissie ter vervulling van haar taak nodig acht. 3. De rekenkamercommissie is bevoegd alle documenten die berusten bij de besturen en/of directies van de hierna genoemde organisaties te onderzoeken voorzover zij dat ter vervulling van haar taak nodig acht. Indien de zorg voor een administratie aan een derde is uitbesteed, is e.e.a. van overeenkomstige toepassing op de administratie van de betrokken derde dan wel van degene die de administratie in opdracht van die derde voert. Tevens verstrekken de besturen en/of directies van de hierna genoemde organisaties desgevraagd alle inlichtingen die de rekenkamercommissie ter vervulling van haar taak nodig acht: a. openbare lichamen en gemeenschappelijke organen, ingesteld krachtens de Wet Gemeenschappelijke regelingen, waaraan de gemeente deelneemt, over de jaren dat de gemeente deelneemt in deze regeling; b. naamloze vennootschappen en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid waarvan de gemeente meer dan 50% van het geplaatste aandelenkapitaal houdt, over de jaren dat de gemeente meer dan 50% van het geplaatste aandelenkapitaal houdt; c. andere privaatrechtelijke rechtspersonen waaraan de gemeente of een derde voor rekening en risico van de gemeente rechtstreeks of middellijk een subsidie, lening of garantie heeft verstrekt ten bedrage van tenminste 50% van de baten van deze instelling, over de jaren waarop deze subsidie, lening of garantie betrekking heeft. 4. De rekenkamercommissie kan zich bij haar taakuitvoering laten bijstaan door deskundigen. 5. Om de onderzoeken van de rekenkamercommissie naar behoren te kunnen uitvoeren, zijn de stukken, die onder oplegging van geheimhouding aan de rekenkamercommissie ter beschikking worden gesteld, ook beschikbaar voor de secretaris van de rekenkamercommissie en de door de rekenkamercommissie aangewezen deskundigen. Artikel15 Verzoeken tot het verrichten van onderzoek De raad kan de commissie een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek, in aanvulling van het in artikel14, lid 1 genoemde onderzoeksplan. De rekenkamercommissie bericht de raad binnen een maand in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. Indien de commissie niet aan het verzoek van de raad voldoet, zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren. Artikel16 Beslotenheidvergaderingen De vergaderingen van de rekenkamercommissie worden als regel in beslotenheid gehouden. Artikel17 Geheimhouding 1. De rekenkamercommissie kan op grond van een belang, genoemd in artikel10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent de inhoud van stukken die aan haar worden overlegd, geheimhouding opleggen. 2. De geheimhouding wordt door allen die van deze stukken kennis dragen in acht genomen totdat de rekenkamercommissie haar opheft. Artikel18 Vergader en stemmingsquorum 1. De rekenkamercommissie vergadert niet als behalve de voorzitter niet tenminste de helft van het aantal leden aanwezig is. 2. De rekenkamercommissie beslist bij meerderheid van stemmen. 3. Indien de stemmen staken is de stem van de voorzitter doorslaggevend. 3
Artikel19 Uitvoering van het onderzoek en rapportage 1. De rekenkamercommissie voert het onderzoek volgens de door haar vastgestelde onderzoeksopzet uit. 2. De rekenkamercommissie kan de verzoeker tot het verrichten van een onderzoek tussentijds informeren over de voortgang van een onderzoek dat naar aanleiding van het verzoek is ingesteld. 3. Onverminderd het bepaalde in artikel185 van de Gemeentewet, stelt de rekenkamercommissie betrokkenen in de gelegenheid om binnen een door haar te stellen termijn, die tenminste twee weken bedraagt, hun zienswijze op het conceptonderzoeksrapport aan de rekenkamercommissie kenbaar te maken. Betrokkenen zijn in elk geval degenen wier taakuitvoering (mede) voorwerp van onderzoek is of is geweest. De rekenkamercommissie bepaalt wie verder als betrokkenen worden aangemerkt. 4. De raad stelt in openbaarheid de onderzoeksresultaten, de conclusies en aanbevelingen vast. Artikel 20 Voorziening 1. In alle gevallen, waarin deze verordening niet voorziet, beslist de rekenkamercommissie. 2. Voordat de rekenkamercommissie een besluit als bedoeld in lid 1 neemt, krijgt de raad de gelegenheid hierop een zienswijze in te dienen. Artikel 21 Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als "Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2013". Artikel 22 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2013. Op dat tijdstip vervalt onder gelijktijdige intrekking de verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2009 vastgesteld bij raadsbesluit RVB08-0180 van 7 november 2008. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 29 november 2012, de griffier, 4 G; ~--_..J RIFFlE n~m.
Bijlage 2 bij raadsvoorstel RVB 12-0094 CONVENANT BETREFFENDE DE SAMENWERKING VAN REKENKAMERCOMMISSIES 2013 TOT EN MET 2016 De burgemeesters van de gemeenten Bergen op Zoom, Etten-Leur, Geertruidenberg, Halderberge, Moerdijk, Oosterhout, Roosendaal en Rucphen, hierna: de gemeenten; Overwegende dat het om redenen van effectiviteit, efficiency en professionaliteit wenselijk is om ter uitoefening van de rekenkamerfunctie als bedoeld in artikel 81 oa eerste lid, van de Gemeentewet, de afzonderlijke gemeentelijke rekenkamercommissies in gezamenlijkheid te doen functioneren; Gelet op: de door de afzonderlijke gemeenteraden gegeven opdracht tot nadere regeling van deze samenwerking; de afzonderlijke gemeentelijke verordeningen m.b.t. de instelling en het fungeren van de gemeentelijke rekenkamercommissie; artikel 160, eerste lid, onder e, van de Gemeentewet; Komen overeen het volgende: Convenant betreffende de samenwerking van rekenkamercommissies Artikel 1 Gezamenlijke rekenkamercommissie 1. Er is een gezamenlijke rekenkamercommissie. Deze gezamenlijke rekenkamercommissie fungeert als gemeentelijke rekenkamercommissie van de gemeenten. 2. De gezamenlijke rekenkamercommissie voert voor de gemeenten de taken uit als opgenomen in de afzonderlijke gemeentelijke verordeningen m.b.t. de instelling en het fungeren van de gemeentelijke rekenkamercommissie. Artikel 2 Samenstelling van de gezamenlijke rekenkamercommissie 1. De gezamenlijke rekenkamercommissie bestaat uit minimaal vier en maximaal acht externe leden die bij eensluidend besluit door de raden van de gemeenten worden benoemd. Selectie van de leden van de gezamenlijke rekenkamercommissie vindt plaats door een selectiecommissie, bestaande uit de burgemeester van een van de gemeenten als technisch voorzitter en een raadslid per gemeente. De benoeming vindt tijdelijk plaats tot en met 31 december 2016. 2. De raden van de gemeenten benoemen uit de leden bij eensluidend besluit de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter. Benoeming vindt tijdelijk plaats tot en met 31 december 2016. 3. Voorafgaand aan de eventuele tussentijdse benoemingen als bedoeld in het eerste en tweede lid plegen de voorzitters van de raden van de gemeenten namens deze raden overleg met de gezamenlijke rekenkamercommissie. Artikel 3 Ontslag en non-activiteit 1. Een lid van de gezamenlijke rekenkamercommissie wordt bij eensluidend besluit door de raden van de gemeenten ontslagen. 2. Indien één van raden van de gemeenten op grond van artikel 5, eerste lid, onder b, c, d of e, of tweede lid, van Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2009, een ontslagbesluit neemt, nemen de raden van de overige gemeenten in beginsel een eensluidend besluit. 3. Op non-activiteitstelling van een lid van de gezamenlijke rekenkamercommissie, alsmede de beëindiging of verlenging van de non-activiteit, geschiedt bij eensluidend besluit van de raden van de gemeenten. 20120816\wvoe\0020 ~-~GRiFFiE'-~ ~~W~! Bergen' qq _~om j
2 Artikel 4 Eed De leden van de gezamenlijke rekenkamercommissie leggen de eed als bedoeld in artikel 8 van de Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2013, in een gezamenlijke bijeenkomst van de voorzitters van de raden van de gemeenten af. Artikel 5 Reglement van orde De gezamenlijke rekenkamercommissie zendt het reglement van orde en elke eventuele wijziging hiervan onverwijld ter kennisname aan de raden van de gemeenten. Artikel 6 Vergoeding leden gezamenlijke rekenkamercommissie De hoogte van de vaste onkostenvergoeding voor de leden van de gezamenlijke rekenkamercommissie wordt bij een door de raden van de gemeenten eensluidend vastgestelde verordening vastgesteld. Artikel 7 Secretariaat Benoeming van de secretaris en eventueel ander ondersteunend personeel vindt tijdelijk plaats tot en met 31 december 2016. Genoemde functionarissen zijn formeel in dienst van de gemeente waar de gezamenlijke rekenkamercommissie is gehuisvest en vallen organiek onder de griffier van die gemeente. Functionele aansturing van de secretaris, de onderzoeker(s) en eventueel ander ondersteunend personeel vindt alleen plaats door de gezamenlijke rekenkamercommissie. Artikel 8 Onderzoeksplan 1. De gezamenlijke rekenkamercommissie presenteert tenminste jaarlijks voor 1 oktober een onderzoeksplan waarin staat aangegeven welke onderwerpen voor het komende jaar in aanmerking komen voor een onderzoek. Als uitgangspunt geldt dat voor elke gemeente één onderzoek wordt uitgevoerd. Voor het jaar 2013 presenteert de gezamenlijke rekenkamercommissie voor 1 februari een onderzoeksplan. Voordat de gezamenlijke rekenkamercommissie het onderzoeksplan presenteert, krijgen de gemeenteraden de gelegenheid aan te geven of en zo ja welke wensen zij hebben ten aanzien van door de gezamenlijke rekenkamercommissie uit te voeren onderzoeken. In het onderzoeksplan geeft de gezamenlijke rekenkamercommissie gemotiveerd aan op welke wijze zij tot het onderzoeksplan is gekomen. 2. Op verzoek van een afzonderlijke gemeente kan de gezamenlijke rekenkamercommissie meerdere onderzoeken uitvoeren. De gezamenlijke rekenkamercommissie brengt hiertoe een offerte uit aan de desbetreffende gemeente. De gezamenlijke rekenkamercommissie beslist welke onderwerpen worden onderzocht. 3. De gezamenlijke rekenkamercommissie kan zich in het kader van het uitvoeren van een concreet onderzoek laten bijstaan door deskundigen. De kosten van deskundige bijstand komen ten laste van het door de gemeenten aan de gezamenlijke rekenkamercommissie beschikbaar gestelde budget. Artikel 9 Budget en kostenverdeling 1. De raden van de gemeenten stellen ten behoeve van de gezamenlijke rekenkamercommissie jaarlijks een budget beschikbaar. Dit budget bestaat uit een bijdrage in de vaste kosten te verdelen naar rato van het aantal inwoners per gemeente en een voor elke gemeente gelijke bijdrage voor een onderzoek. De totale bijdrage wordt jaarlijks op basis van facturering overgemaakt aan de gemeente waar de gezamenlijke rekenkamercommissie is gehuisvest en bedraagt: a. voor de gemeente Bergen op Zoom 35.608,-; b. voor de gemeente Etten-Leur 31.674,- c. voor de gemeente Geertruidenberg 28.353,-; d. voor de gemeente Halderberge 29.647,-; f. voor de gemeente Moerdijk 30.823,-; '---'-"'--\' GRIFFIE 20120816\wvoe\0020 Bergen~oo~_
3 g. voor de gemeente Oosterhout 33.663,-; h. voor de gemeente Roosendaal 37.467,-; i. voor de gemeente Rucphen 28.535,-; 2. Dit budget wordt zowel voor wat betreft de bijdrage in de vaste kosten als voor wat betreft de bijdrage voor een onderzoek met ingang van 1 januari 2014 jaarlijks verhoogd met de inflatiecorrectie op basis van de commerciële dienstverleningsindex. 3. Van het totaal voor de gezamenlijke rekenkamercommissie jaarlijks beschikbare budget mag maximaal 10% worden gereserveerd voor het opvangen van fluctuaties. De totale maximale reserve mag nooit meer bedragen dan 10% van het jaarbudget van de gezamenlijke rekenkamercommissie. 4. Indien na vaststelling van het jaarverslag als bedoeld in artikel 185, derde lid, van de Gemeentewet, er een overschot is op de exploitatie wordt dit toegevoegd aan de risicoreserve. Het maximum van deze reserve per ultimo van het jaar bedraagt 10% van het totaal van de door de gemeenten beschikbaar gestelde bedragen voor dat jaar. Indien dat maximum wordt overschreven, wordt het meerdere naar rato van de in lid 1 van dit artikel genoemde bijdrage in het jaar terugbetaald aan de deelnemende gemeenten. Indien de exploitatie leidt tot een tekort wordt dit ten laste gebracht van de risicoreserve. Indien en voor zover het saldo van deze reserve niet toereikend is, wordt het meerdere naar rato van de verleende bijdragen ten laste gebracht van de deelnemende gemeenten. 5. Het budgetbeheer is gelegen in de handen van de griffier van de gemeente waar de gezamenlijke rekenkamercommissie is gehuisvest. Het budgethouderschap is in handen van de gezamenlijke rekenkamercommissie. Artikel 10 Geldigheidsduur, toetreding, uittredeing en evaluatie 1. Dit convenant geldt voor de periode van 1 januari 2013 tot en met 31 december 2016. 2. De gemeenten garanderen gedurende de looptijd van deze overeenkomst hun bijdrage als bedoeld in artikel 9 van deze overeenkomst onder de voorwaarde dat het aantal onderzoeken als genoemd in artikel 8 van deze overeenkomst door de gezamenlijke rekenkamercommissie wordt geleverd. 3. De gemeenteraden, gehoord de gezamenlijke rekenkamercommissie, beslissen over de toetreding van een gemeente tot dit convenant. Bij een besluit tot toetreding van een gemeente worden de in artikel 9 lid 1 genoemde bijdragen per gemeente neerwaarts bijgesteld op basis van in ieder geval een herverdeling van de vaste kosten. 4. Een gemeente kan deelname aan dit convenant tussentijds beëindigen door het toezenden van een daartoe strekkend besluit van de gemeenteraad aan de andere gemeenteraden en de gezamenlijke rekenkamercommissie. De raden van de deelnemende gemeenten bepalen na overleg met de uittredende gemeenten de financiële verplichtingen alsmede de overige gevolgen van de uittreding. Daarbij wordt in ieder geval het aandeel in de vaste kosten tot en met 2016 alsmede de al door de gezamelijke rekenkamercommissie aangegane verplichtingen ten behoeve van het uitvoeren van onderzoeken in de uittredende gemeente in rekening gebracht bij deze gemeente. Ook blijft een gemeente die tussentijds uittreedt verantwoordelijk voor het werkloosheidsrsico en kostenverdeling zoals overeengekomen in artikel 11 van dit convenant. 5. De in dit convenant geregelde samenwerking en het functioneren van de gezamenlijke rekenkamercommissie wordt uiterlijk 1 juli 2016 geëvalueerd, waarna de samenwerking eventueel per 1 januari 2017 op basis van een vervolgconvenant kan worden gecontinueerd, dan wel kan worden gewijzigd of beëindigd. --~-_.~J GRIFFIE 20120816\wvoe\0020 Bergen~9~ i
r 4 Artikel 11 Werkloosheidsrisico en kostenverdeling 1. Indien uit de in artikel 10 bedoelde evaluatie blijkt dat voortzetting van de gezamenlijke rekenkamercommissie dan wel het gemeenschappelijk voeren van het secretariaat niet wenselijk of mogelijk is en indien als gevolg daarvan personeel, dat hiertoe is aangesteld, moet worden ontslagen, worden de kosten door de gemeenten gedragen. 2. De verdeling van de kosten als bedoeld in het eerste lid vindt plaats naar rato van de bijdragen, bedoeld in artikel 9 van dit convenant, zoals die voor de verschillende gemeenten zijn vastgesteld. De burgemeester van de gemeente Bergen op Zoom, De burgemeester van de gemeente Etten-Leur, De burgemeester van de gemeente Geertruidenberg, De burgemeester van de gemeente Halderberge, De burgemeester van de gemeente Moerdijk, De burgemeester van de gemeente Oosterhout, De burgemeester van de gemeente Roosendaal, De burgemeester van de gemeente Rucphen. 20120816\wvoe\0020 -... J GRIFFIE Berge~:p~m_~
Geme ~ j Bergen op Zoom ~ ~ COMMISSIE-ADVIES Commissie Datum Agendapunt Nummer raadsvoorstel Naam raadsvoorstel : Burger en Bestuur : 22 november 2012 : 7a : RVB12-0094 : Continuering rekenkamercommissie West-Brabant 2013-2016 GBWP WO PvdA D66 CDA BSD Groen Links SP Fractie Ak Advies aan de gemeenteraad B-stuk voor alle fracties. De inbreng vanuit de commissie had met name betrekking op: de periode van continuering van de rekenkamercommissie korter te maken, welke periode benut kan worden voor een nadere discussie over invulling van de rekenkamerfunctie; aandacht voor de actualiteit van de onderzoeken; aspecten inzake flexibiliteit; aspecten inzake de regeling van de samenstelling van de rekenkamercommissie (m.n, rooster van "Hrorlon Toezeggingen: De voorzitter van de raad zal vóór de raadsvergadering van 29 november 2012 reageren op de vraag hoe in het raadsvoorstel rekening gehouden zou kunnen worden met de inbreng vanuit de commissie. De secretaris, De voorzitter, ~'