WAARDERINGSKAMER RAPPORT ONDERZOEK VOLLEDIGHEID OPPERVLAKTE IN WOZ-ADMINISTRATIE Gemeente: Stadskanaal Datum: 11 juni 2015 Datum rapport: 28 september 2015 Inleiding Het doel van het onderzoek is het vaststellen van de volledigheid van de oppervlakte in de WOZ-administratie. Dit onderzoek betreft daarmee een deelonderzoek naar de volledigheid van de WOZ-administratie. Het vaststellen van de volledigheid van de oppervlakte doen wij in twee stappen: 1) Vaststellen dat aansluiting bestaat tussen de kadastrale oppervlakte en de oppervlakten in de WOZ-administratie, en 2) Controleren van de juistheid van de typering van de (uitgezonderde) objecten. Daarvoor gebruiken wij de door de gemeente aangeleverde Stuf-WOZ en -TAX bestanden en de actuele stand uit het gemeentelijke kadastrale systeem. De kadastrale oppervlakte vergelijken wij met de gemeentelijke oppervlakte volgens het Centraal Bureau voor de Statistiek. De technische kwaliteit van de gegevens hebben wij alleen beoordeeld voor zover dat voor het onderzoek nodig is. De inhoudelijke juistheid van de gegevens in de WOZ-administratie hebben wij niet gecontroleerd, behalve bij een aantal willekeurig geselecteerde objecten (deelwaarnemingen). Verder hebben wij kennis genomen van de maatregelen (AO/IC) die de gemeente genomen heeft ter borging van de volledigheid van de oppervlakte in de WOZadministratie. PAGINA 1 VAN 31
Normatiek De kwaliteitseisen voor dit onderzoek zijn vastgelegd in de Waarderingsinstructie jaarlijkse waardebepaling, het Gegevenswoordenboek WOZ en onze normatiek. Deze kunt u, met de daaraan ten grondslag liggende wet- en regelgeving, via onze website raadplegen. PAGINA 2 VAN 31
Managementsamenvatting en afspraken Op 11 juni 2015 hebben wij een deelonderzoek naar de volledigheid van de oppervlakte in de WOZ-administratie uitgevoerd. De kengetallen en de uitkomsten van het onderzoek zijn in deze paragraaf kort samengevat in de navolgende tabellen. Na deze samenvattende paragraaf zijn de bevindingen van het onderzoek in de navolgende paragrafen opgenomen. Kengetallen gemeente Stadskanaal Aantal inwoners en oppervlakte (bron: CBS) 32.803 11994 00 00 m 2 Aantal kadastrale percelen en oppervlakte (bron: kadastraal bestand) 20.996 12112 95 03 m 2 Aantal WOZ-objecten en grondoppervlakte (bron: Stuf-TAX) 17.795 9465 65 64 m 2 Aantal woningen en WOZ-waarde (bron: Stuf-TAX) 15.323 2.051.222.000 Aantal niet-woningen en WOZ-waarde (bron: Stuf-TAX) 1.712 441.485.001 Aantal sluimerende en uitgezonderde objecten (bron: Stuf-TAX) 143 394 Interne controle volledigheid WOZ-administratie Interne controle volledigheid WOZadministratie BEVINDING De interne controle is beperkt van opzet. De gemeente doet geen systematische onderzoeken of het bestand met kadastrale gegevens een conforme kopie is van de BRK bij het Kadaster. Er is geen periodieke standscontrole op basis van een beoordelingsprotocol en ook geen systematische controle na verwerking van (maandelijkse) mutatie. Foutsignalering vindt voornamelijk plaats door persoonlijke en plaatselijke kennis. Dit is erg kwetsbaar en onvolledig. Er vindt ook geen vastlegging plaats van de aangebrachte mutaties en verbeteringen. De reden en tijdstip van de mutaties zijn niet te achterhalen. OORDEEL Niet voldaan aan criteria. PAGINA 3 VAN 31
Aansluiting oppervlakten WOZ-administratie Aansluiting oppervlakten in de WOZ-administratie Gemaakte afspraken Advies BEVINDING OORDEEL Voorafgaand aan het onderzoek is door de gemeente een Stuf-TAX bestand geleverd. In dit bestand zijn er een aantal ongebouwd uitgezonderde objecten niet meegeleverd. Tijdens de uitvoering van het onderzoek leek het er op dat de objecten ogenschijnlijk wel in entiteit 20 in de WOZ administratie van de gemeente voorkomen. Tijdens het onderzoek kon niet achterhaald worden wat de reden is dat deze objecten niet meegeleverd zijn in entiteit 20 van de Stuf-TAX. Voor ons oordeel gaan wij er vanuit dat de in Voldaan aan criteria entiteit 20 van het aangeleverde Stuf-TAX bestand ontbrekende ongebouwd uitgezonderde objecten wel op een correcte wijze in de administratie staan. Op basis van de in hoofdstuk 3 beschreven bevindingen concluderen wij, met inachtneming van vermelde aanname, dat in voldoende mate aansluiting bestaat tussen de oppervlakten in de WOZ-administratie. Bij ons onderzoek is niet gebleken dat de geconstateerde aansluitingsverschillen geleid hebben tot het missen van opbrengsten. Wij hebben afgesproken dat de in hoofdstuk 3 gesignaleerde verschillen door de gemeente gecontroleerd en, waar nodig, gecorrigeerd zullen worden. Dit geldt ook voor de geconstateerde verschillen rond de kadastrale appartementen. De gemeente zal onderzoeken wat de reden is dat ongebouwd uitgezonderde objecten niet zijn meegeleverd in entiteit 20 van het Stuf- TAX bestand. Indien nodig zal de gemeente hierover contact opnemen met Centric. De uitkomst van het onderzoek zal de gemeente aan ons terugkoppelen. In entiteit 20 zijn objecten opgenomen die niet voorkomen in entiteit 40. Hoogstwaarschijnlijk zijn dit niet gebruikte containerobjecten. Aan deze objecten is geen oppervlakte meer toegekend. Deze container objecten zullen kritisch beoordeeld moeten worden. Mogelijk dienen deze uit de administratie worden verwijderd. Mogelijk is er iets misgegaan bij de conversie naar het nieuwe pakket of bij de vervaardiging van het Stuf- TAX bestand. Wellicht dat hiervoor contact opgenomen dient te worden met Centric. PAGINA 4 VAN 31
Juistheid (uitgezonderde) objecten Juistheid typering (uitgezonderde) objecten Gemaakte afspraken In de deelwaarneming van de uitgezondere objecten zijn geen bijzonderheden aangetroffen. Omtrent de typeringen van de overige objecten zijn onjuistheden aangetroffen. Dit wordt mede veroorzaakt oorzaak doordat Stadskanaal is overgegaan naar een nieuw (geïntegreerd) belastingpakket. Synchronisatie-fouten tussen de beide vorige (niet geïntegreerde) pakketten zijn meegekomen in het nieuwe pakket. Deze zullen, mede op basis van de door de Waarderingskamer gemaakte query s, hersteld moeten worden. Relatief zijn de geconstateerde onjuistheden beperkt. De gemeente zal de geconstateerde verschillen beoordelen en waar nodig corrigeren. Voldaan aan criteria Bestandsanalyse en verbetering Wij hebben met een aantal query s gecontroleerd of de voor ons onderzoek relevante gegevens in het Stuf-TAX bestand voldoen aan het domein zoals dit in het Gegevenswoordenboek WOZ vermeld is. Ook hebben wij query s uitgevoerd of gegevens waarschijnlijk zijn in relatie tot elkaar. Voorafgaand aan de controle hebben wij de resultaten van de query s aan de gemeente beschikbaar gesteld. In de paragrafen 4.1 en 4.2 vermelden wij de belangrijkste verschillen en uitzonderingen die wij geconstateerd en besproken hebben. Gemaakte afspraken: Afgesproken is dat de verschillen door de gemeente zullen worden beoordeeld en waar nodig gecorrigeerd. PAGINA 5 VAN 31
PAGINA 6 VAN 31