TOEZICHT WAARDERINGSKAMER RAPPORT ONDERZOEK INTERNE BEHEERSING WET WOZ. 8 januari 2016 (definitief)

Transcriptie

1 TOEZICHT WAARDERINGSKAMER RAPPORT ONDERZOEK INTERNE BEHEERSING WET WOZ Gemeente: Amsterdam Datum: Datum rapport: 13 augustus 2015 (startgesprek) 8 oktober 2015 (onderzoeksdag) 26 november 2015 (eindgesprek) 30 oktober 2015 (concept) 8 januari 2016 (definitief) Inleiding Dit rapport is de weergave van het onderzoek dat de Waarderingskamer heeft uitgevoerd in het kader van het toezicht op de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ). De Waarderingskamer ziet er op toe dat de uitvoeringsprocessen bij gemeenten waarborgen dat WOZ-beschikkingen genomen worden die voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. Wij streven ernaar dat gemeenten de uitvoeringsprocessen borgen met interne beheersingsmaatregelen. Het uitgevoerde onderzoek heeft betrekking op onderdelen van de interne beheersing. De normen en criteria die de Waarderingskamer bij de beoordeling hanteert zijn vastgelegd in onder andere de Waarderingsinstructie jaarlijkse waardebepaling, in de normatiek die op de site te raadplegen is en in de daaraan ten grondslag liggende wet- en regelgeving. Doelstelling Het doel van ons onderzoek is om inzicht te krijgen in de inrichting, de naleving en het effect van de aanwezige interne beheersingsmaatregelen in het WOZ-proces. Daarvoor beoordelen wij van ten minste vier vooraf geselecteerde onderdelen van het WOZ-proces de inrichting, de naleving en het effect van de aanwezige interne beheersingsmaatregelen. Op basis van de conclusie over de interne beheersing bij deze onderdelen geven wij een algemeen oordeel over de interne beheersing van de volledige WOZ-uitvoering door de gemeente. Leeswijzer In hoofdstuk 1 is de samenvatting opgenomen van de beoordeling en het hieruit afgeleide eindoordeel over de interne beheersing van het WOZ-proces. Tevens zijn in dit hoofdstuk de verbeterpunten benoemd. PAGINA 1 VAN 5

2 Per geselecteerd onderdeel van het WOZ-proces geven wij een oordeel. Deze oordelen gezamenlijk leiden tot een eindoordeel over de interne beheersing van het WOZ-proces. Zowel voor de beoordeling van de afzonderlijke onderdelen van het WOZ-proces als voor het eindoordeel zijn "moet op onderdelen verbeterd worden", "voldoende" of "goed" de mogelijke beoordelingen. 2

3 1. Samenvatting De Waarderingskamer heeft bij de gemeente Amsterdam een onderzoek uitgevoerd naar de getroffen interne beheersingsmaatregelen in het WOZ-proces. De interne beheersingsmaatregelen van de organisatie hebben ten doel te waarborgen dat zij WOZ-beschikkingen neemt die voldoen aan de door de Waarderingskamer gestelde kwaliteitseisen. Ons onderzoek heeft zich toegespitst op de inrichting, naleving en het effect van de getroffen interne beheersingsmaatregelen. In onderstaande tabel zijn de beoordelingen, die aan het proces zijn gegeven, en het daaruit voortvloeiende eindoordeel weergegeven. PROCES 1. Bijhouding objectkenmerken, verwerking mutaties 2. Modelmatige waardebepaling en kwaliteitscontrole woningen 3. Modelmatige waardebepaling en kwaliteitscontrole cnw's BEOORDELING INTERNE BEHEERSING Moet op onderdelen Voldoende verbeterd worden Goed 4. Bezwarenafhandeling 5. Gegevenslevering aan afnemers Eindoordeel * In het kader van het verbeterprogramma "WOZ basis op orde" wordt al gewerkt aan maatregelen die er toe zullen leiden dat de interne beheersing van dit onderdeel van het WOZ-proces verbetert. Conclusie en adviezen De interne beheersing van de uitvoering van de Wet WOZ door de gemeente Amsterdam moet op onderdelen verbeterd worden. Onze conclusies sluiten aan op de diverse verbeterprogramma's die de gemeente zelf al heeft opgestart. Wanneer wij de interne beheersing van de WOZ-uitvoering in de gemeente Amsterdam vergelijken met onze standaard beoordelingscriteria zien wij bij de meeste onderwerpen nog grote verschillen. Wij concluderen hier uit dat de interne beheersing van het WOZ-proces op dit moment nog niet op het gewenste niveau is. In het rapport gaan wij dieper in op de geconstateerde verschillen. 3

4 Dat de interne beheersing nu nog niet volledig voldoet aan onze eisen komt overeen met de planning van de diverse verbeterprogramma's. Belangrijker is daarom de vraag of de verbeterprogramma's wel voldoende voortgang hebben om binnen de afgesproken termijn wel volledig "in control" te zijn. Alhoewel ons onderzoek zich niet heeft gericht op het vinden van de oorzaak van de tekortkomingen, is het aannemelijk dat deze voor een deel worden veroorzaakt door het verbeterproces waarin de organisatie zich nu bevindt. In het kader daarvan zijn er organisatorische aanpassingen geweest, worden werkprocessen opnieuw ingericht, is het management dat verantwoordelijk is voor de aansturing van het WOZ-proces grotendeels gewijzigd en worden er twee grote verbeterprogramma's uitgevoerd. De conclusie dat het WOZ-werkproces in Amsterdam aan veranderingen onderhevig is, is een understatement. Dat dit ten koste gaat van reguliere beheersingsprincipes is wellicht logisch, maar ook risicovol. Daarom is het op het eerste plaats van belang dat de organisatie zich bewust is van deze risico's. De reeds in gang gezette en de nog voorziene verbetermaatregelen moeten de beheersing van de kwaliteit van de WOZ-beschikkingen in de nabije toekomst verder waarborgen. Uit het onderzoek blijkt ook dat de organisatie streeft naar een uniforme werkwijze. Dit baseren wij bijvoorbeeld op het feit dat er voor de registratie van objectkenmerken werkinstructies zijn opgesteld. In het kader van het verbeterplan zijn er werkinstructies opgesteld en nu worden de medewerkers er in getraind om deze instructies systematisch toe te passen. Amsterdam heeft zelf ook de tekortkomingen gesignaleerd en verbeteringen in gang gezet. De volledige keten is echter nu nog onvoldoende "in control". Concreet zijn wij van mening dat Amsterdam de interne beheersing van het WOZ-proces kan verbeteren door: - het verder vormgeven van het WOZ-werkproces en door daarbij expliciet aandacht te besteden aan de noodzakelijke beheersingsmaatregelen; - ten minste één keer per jaar een onderzoek te doen naar de mate waarin de objectkenmerken in de WOZ-administratie juist zijn geregistreerd (dat wil zeggen overeen komen met de fysieke werkelijkheid); - ten minste één keer per jaar een onderzoek te doen naar de resultaten van de bezwarenafhandeling en de lessen die hieruit kunnen worden geleerd voor de volgende herwaardering. Reactie Amsterdam "De gemeente Amsterdam waardeert het onderzoek dat ten grondslag ligt aan deze managementsamenvatting. In de onderzoeksrapportage wordt meermalen verwezen naar reeds in gang gezette verbeteringen van de dienst Belastingen gericht op de interne 4

5 beheersing van de dienst in het algemeen en de verbetering van het WOZ-proces in het bijzonder. Het rapport bevestigt de noodzaak van deze maatregelen en de prioritering in de programmering van de verbeterprogramma's die lopen. Het onderzoek naar de interne beheersing levert een bijdrage aan de nadere prioritering van het verbeterprogramma 'WOZ basis op orde'. Er is vertrouwen dat de in gang gezette maatregelen over 2 jaar zullen leiden tot een adequate beheersing van het WOZ-proces." 5