INLEIDING INLEIDING. Versie juli 2007 p. I 1

INLEIDING INLEIDING Versie juli 2007 p. I 1

Registratieverplichting 1. Registratieverplichting 1.1. WETTELIJKE BASIS. De registratie van de Minimale Klinische Gegevens (M.K.G.) werd verplicht door publicatie van het Koninklijk Besluit van 06/12/1994 (Belgisch Staatsblad van 30/12/1994) houdende bepaling van de regels volgens welke bepaalde statistische gegevens moeten worden medegedeeld aan de Minister die de Volksgezondheid onder zijn bevoegdheid heeft. Dit besluit werd gewijzigd door het Koninklijk Besluit van 08/10/1996 (Belgisch Staatsblad van 03/12/1996), het Koninklijk Besluit van 04/12/1998 (Belgisch Staatsblad van 29/04/1999), het Koninklijk Besluit van 03/05/1999 (Belgisch Staatsblad van 27/10/1999), het Koninklijk Besluit van 02/12/1999 (Belgisch Staatsblad van 17/12/1999) en het Koninklijk Besluit van 01/10/2002 (Belgisch Staatsblad van 10/12/2002). De registratie van de Minimale Ziekenhuisgegevens (MZG) werd verplicht door publicatie van het Koninklijk Besluit van 27 april 2007 (Belgisch Staatsblad van 10 juli 2007) houdende bepaling van de regels volgens welke bepaalde ziekenhuisgegevens moeten worden medegedeeld aan de Minister die de Volksgezondheid onder zijn bevoegdheid heeft. Dit besluit zal verder in deze handleiding aangeduid worden als het KB. Een kopie van dit KB zal bij een volgende versie als bijlage toegevoegd worden. Volgende nieuwe informatie moet geregistreerd worden vanaf de registratieperiode 2008/1: de nieuwe verpleegkundige item; de bijkomende personeelsgegevens; de informatie met betrekking tot de associaties; de doodsoorzaak; de verzekerbaarheid; de bijkomende gegevens op de spoedafdeling; het feit of een pathologie al dan niet aanwezig was bij opname; het resultaat van bepaalde onderzoeken. 1.2. VOOR WELKE PERIODE? Deze richtlijnen beschrijven de nieuwe regels die vanaf de eerste registratieperiode van het registratiejaar 2008 gebruikt moeten worden. De gegevens worden nog steeds per semester (dus tweemaal per jaar) door de ziekenhuizen doorgestuurd naar de overheid en bevatten de informatie van de verblijven van patiënten die in het desbetreffende semester ontslagen zijn. Voor langdurige verblijven geldt een speciale regeling. 1.3. TOEPASSELIJK VOOR WELKE ZIEKENHUIZEN? Het KB stelt in artikel 1 dat de registratie van toepassing is op de algemene nietpsychiatrische ziekenhuizen. Versie juli 2007 p. I 2

Registratieverplichting 1.4. WELKE VERBLIJVEN DIENEN GEREGISTREERD TE WORDEN? Art. 4 van het KB. De Minimale Ziekenhuisgegevens worden geregistreerd : 1) voor alle verblijven die opgenomen zijn in het budget van financiële middelen, overeenkomstig Titel III, Hoofdstuk V, van de wet op de ziekenhuizen, gecoördineerd op 7 augustus 1987; 2) voor alle andere verblijven die minstens één overnachting inhouden, maar niet opgenomen zijn in het budget van financiële middelen; 3) voor alle verblijven waarbij de patiënt uit het ziekenhuis ontslagen wordt op dezelfde dag als die waarop hij is opgenomen, overeenkomstig het akkoord, zoals bedoeld in artikel 42 van de wet van 14 juli 1994 betreffende de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen, geldend gedurende de periode van het verblijf; 4) voor alle verblijven van pasgeborenen; 5) voor alle contacten binnen het specialisme spoedgevallen; 6) voor alle verblijven, opgesomd in punten 1 tot 5 van dit artikel, van buitenlandse patiënten die onder de voornoemde categorieën zouden vallen indien ze inwoners van België zouden zijn. Versie juli 2007 p. I 3

Administratieve procedure 2. Administratieve procedure 2.1. WANNEER OP TE STUREN? De gegevens dienen ter beschikking gesteld te worden binnen de VIJF MAANDEN na het einde van de registratieperiode (KB, art. 6). De FOD stelt een beveiligde internettoegang (Porta-Health) ter beschikking die het overmaken van de gegevens mogelijk maakt (KB, art. 6). Deze omgeving laat ook de controle van de gegevens toe en geeft een eerste vorm van feedback. Als de gegevens ter beschikking gesteld zijn, moeten enerzijds de beheerder en anderzijds de hoofdgeneesheer en het hoofd van het verpleegkundig departement, na controle en validering, ten bewijze van de waarachtigheid van de gegevens, een brief ondertekenen (KB, art 6). In deze brief moet ook de code vermeld worden die op het moment van de finalisatie via mail naar het ziekenhuis gestuurd zal worden. 2.2. AAN WIE MEDEDELEN? Deze brief moet naar het volgende adres opgestuurd worden: FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu Directoraat-generaal Organisatie gezondheidszorgvoorzieningen Dienst Datamanagement Cel MZG Eurostation Blok II, 01D315 Victor Hortaplein 40 bus 10 1060 Brussel Het model van de brief wordt meegestuurd via de mail met de code van de ter beschikking gestelde gegevens. Versie juli 2007 p. I 4

Technische vereisten 3. Technische vereisten In dit hoofdstuk vindt U algemene informatie over de ASCII-bestanden die door uw Ziekenhuis Informatie Systeem dienen aangemaakt te worden en die dan via de beveiligde internettoegang van de FOD (Porta-Health) ter beschikking gesteld moeten worden. Voor een detailbeschrijving van de verschillende bestanden wordt naar de volgende hoofdstukken verwezen. 3.1. FORMAAT VAN DE BESTANDEN Alle bestanden zijn ASCII-bestanden en hebben als verplichte extensie.txt. Elk bestand dient verplicht aangemaakt te worden, zelfs indien er geen gegevens te registreren zijn. Deze bestanden zijn dan leeg (bevatten geen enkel record). Ook het bestand geboortegegevens pasgeborene moet steeds aangemaakt worden. 3.2. NAAM VAN DE ASCII-BESTANDEN De naamgeving kan niet vrij gekozen worden: de verplichte naamgeving dient gevolgd te worden. De naam van de bestanden bevat de volgende elementen: XXX-Z-VERS-D-ABCDEFGH-YYYY-P.TXT XXX = erkenningnummer van het ziekenhuis, vb 999 Z = code voor het registratiesysteem: MZG: Z VERS = de versie van de registratie, momenteel 1.0 D = het domein waartoe het bestand behoort (zie punt 3.2.1) S P A N M ABCDEFGH = specifieke naam van het bestand, afhankelijk van de inhoud (zie punt 3.2.2). YYYY = het registratiejaar, te beginnen bij 2008 P = de registratieperiode, 1 of 2 TXT = de extensie (en het type) van de bestanden, TXT Voorbeeld : 999-Z-1.0-S-HOSPITAL-2008-1.TXT Versie juli 2007 p. I 5

Technische vereisten 3.2.1. De codes voor de domeinen (D) Om een duidelijker overzicht te behouden, werden de bestanden onderverdeeld in 5 domeinen. Deze structuur zal systematisch terug te vinden zijn binnen alle toepassingen van de MZG. S: structuur van het ziekenhuis P: personeelsgegevens A: administratieve gegevens N: verpleegkundige gegevens M: medische gegevens 3.2.2. De specifieke namen (ABCDEFGH) 3.2.2.1. Domein 1: structuur van het ziekenhuis S1 HOSPITAL basisinformatie over het ziekenhuis S2 HOSPCAMP gegevens over de campussen van een ziekenhuis S3 CAMPUNIT gegevens over de verpleegeenheden per campus S4 UNITINDX gegevens over de bedindexen per verpleegeenheid S5 ASSOCIAT gegevens over associaties S6 ASSOSTAY gegevens over verblijven binnen de associatie S7 ASSOSPEC gegevens over specialismes binnen de associatie S8 ASSOUNIT gegevens over de verpleegeenheden en bedindexen binnen de associatie 3.2.2.2. Domein 2: personeelsgegevens P1 EMPLOPER: het aantal werknemers per categorie voor de periode P2 EMPLODAY: het aantal werknemers per categorie op een bepaalde registratiedag 3.2.2.3. Domein 3: administratieve gegevens A1 PATHOSPI: gegevens over de patiënt A2 STAYHOSP: gegevens over het verblijf A3 STAYSPEC: gegevens over het verblijf in specialisme A4 STAYINDX: gegevens over het verblijf in bedindex A5 STAYUNIT: gegevens over het verblijf in verpleegeenheid A6 TRANSPOR: gebruikt transportmiddel om naar het ziekenhuis te komen A7 ID_TRANS: lijst van de niet-erkende ambulances 3.2.2.4. Domein 4: verpleegkundige gegevens N1 ITEMDIVG: de geregistreerde verpleegkundige items 3.2.2.5. Domein 5: medische gegevens M1 DIAGNOSE: gegevens over de diagnoses M2 PROCEDUR: gegevens over de ingrepen M3 PROCRIZI: gegevens over de RIZIV-prestaties M4 PATBIRTH: geboortegegevens M5 TESTRESU: resultaten onderzoeken M6 URGADMIN: gegevens over de opname via spoed Voorbeeld : 999-Z-1.0-S-HOSPITAL-2008-1.TXT Versie juli 2007 p. I 6

Technische vereisten 3.3. NAAMGEVING VAN DE ZIP-FILE Voordat de gegevens via de beveiligde internettoegang (Porta-Heatlh) doorgestuurd worden, moeten de bestanden gecomprimeerd worden en samengezet worden in één compressiebestand. De naam van dit bestand kan niet vrij gekozen worden: ook hier moet de verplichte naamgeving gevolgd worden De naam bevat de volgende elementen: XXX-Z-VERS-YYYY-P.ZIP XXX = erkenningsnummer van het ziekenhuis, vb 999 Z = code voor het registratiesysteem= MZG, Z VERS = de versie van de registratie, momenteel 1.0 YYYY = het registratiejaar, te beginnen vanaf 2008 P = de registratieperiode: 1 of 2 ZIP: = de extensie, ZIP Voorbeeld : 999-Z-1.0-2008-1.ZIP 3.4. BESCHRIJVING VAN DE VELDEN Het uitwisselingsformaat kent slecht één type veld: het alfanumeriek veld. Dit is eigen aan het gebruik van ASCII-bestanden. Het einde van een veld wordt aangeduid door een velddelimiter, nl. een #. De records moeten afgesloten worden met een LINE FEED (ASCII 10 = 0x0 A). Indien in een veld slechts bepaalde waarden (die fungeren als code) toegelaten zijn, dan mag dit veld geen andere waarde bevatten. Voorbeeld 1: het veld maand (terug te vinden in verschillende bestanden) mag alleen de waarden #1# tot en met #12# bevatten. Voorbeeld 2: volgnummers mogen enkel de code #1# tot en met #99# bevatten. Eventueel bestaande kleine letters dienen te worden omgezet naar HOOFDLETTERS behalve in veld 6, omschrijving, van het bestand ID_TRANS in het domein administratieve gegevens. Er mogen geen blanco s voorkomen behalve in veld 6, omschrijving, van het bestand ID_TRANS in het domein administratieve gegevens. Indien de in te vullen waarde te kort is om het gehele veld op te vullen, wordt het veld onmiddellijk afgesloten door de velddelimiter, #. Versie juli 2007 p. I 7

Technische vereisten Voor velden die inhoudelijk numerieke waarden bevatten (getallen) en een minimale lengte van meer dan 1 karakter hebben, mogen geen voorloop nullen gebruikt worden. Het veld wordt na het laatste beduidende cijfers afgesloten met een #. Voorbeeld: een veld van 5 posities met de waarde 100 #100# Voor velden waar er geen gegevens in te vullen zijn, staat er bij de beschrijving van het veld wat er juist moet gebeuren. Meestal zal dit inhouden dat een leeg veld weergegeven wordt door 2 opeenvolgende velddelimiters : ## 3.5. RELATIES TUSSEN DE BESTANDEN: E. R. MODEL (ENTITY- RELATIONSHIP) Het bestand HOSPITAL is het vertrekpunt. Voor de informatie over de verblijven staat het bestand STAYHOSP centraal. Elk verblijf (klassiek, daghospitaal of ambulante spoed) komt hier één en slechts éénmaal in voor. In de andere bestanden kan per verblijf geen, één of meerdere records voorkomen. Dit wordt bij de beschrijving van de bestanden verder verduidelijkt. HOSPCAMP HOSPITAL PATHOSPI ID_TRANS STAYSPEC STAYHOSP PATBIRTH STAYINDX PROCRIZI TRANSPOR DIAGNOSE STAYUNIT TESTRESU ASSOCIAT URGADMIN CAMPUNIT PROCEDUR ASSOSTAY ITEMDIVG ASSOSPEC UNITINDX EMPLODAY EMPLOPER ASSOUNIT 3.5.1. Sleutelvelden Omwille van de relaties tussen de bestanden is het noodzakelijk het verband via sleutelvelden te definiëren. De sleutel maakt het record binnen het bestand uniek, d.w.z. dat binnen dit bestand slechts éénmaal dezelfde combinatie van sleutelvelden mag voorkomen!!! Versie juli 2007 p. I 8

Technische vereisten De velden die deel uitmaken van sleutels, worden in de tabellen met de recordtekening van de verschillende bestanden in deze richtlijnen afgedrukt in een groter lettertype, cursief en vet. Een sleutel is samengesteld uit verschillende sleutelvelden. Geen enkel van deze velden mag blanco zijn. Tabel 3-1: Voorbeeld Verblijfssleutel Erkenningsnummer van het ziekenhuis Registratiejaar Registratieperiode Verblijfsnummer Versie juli 2007 p. I 9

4. Algemeenheden - definities 4.1. DEFINITIE PASGEBORENEN Een pasgeborene wordt gedefinieerd als een patiënt die in het ziekenhuis geboren wordt of die bij opname niet ouder is dan 28 dagen (regels APR-DRG). Voorbeeld: Een patiënt van 28 dagen oud bij opname = pasgeborene. Een patiënt van 29 dagen oud bij opname is GEEN pasgeborene meer. Voor een doodgeboren baby dient er geregistreerd te worden volgens de criteria van het KB van 17 juni 1999 (BS 4 september 1999) waarbij het opmaken van een jaarlijkse statistiek van de overlijdensoorzaken wordt voorgeschreven: 1) bij een geboortegewicht van 500 gram of meer; 2) als het geboortegewicht niet gekend is: als de overeenkomstige zwangerschapsduur (22 volle weken) of de overeenkomstige lichaamslengte (25 cm van kruin tot hiel) bereikt is.. Voor alle pasgeborenen (onafhankelijk van de dienst waarin ze verblijven) worden er bijkomende gegevens opgevraagd. Deze worden beschreven in het hoofdstuk PATBIRTH. 4.2. DEFINITIE VOLLEDIG PSYCHIATRISCH VERBLIJF. Dit zijn de verblijven waarbij de patiënten enkel op een A-, K- of T-dienst verbleven hebben (plus eventueel op de spoedafdeling). Voor deze verblijven dienen alleen de administratieve gegevens doorgestuurd te worden. In het bestand DIAGNOSE, waar de regel geldt dat er altijd een hoofddiagnose moet genoteerd worden, mogen voor deze verblijven in de plaats van een ICD-9-CM diagnosecode de letters AAAAAA gebruikt worden. Voor de geverifieerde opnamediagnose (in het bestand STAYHOSP ) mag bij deze verblijven ook AAAAAA ingevuld worden. De DRG wordt AAA. Als de patient echter via de dienst spoedgevallen opgenomen werd, dient als geverifieerde opnamediagnose UUUAAA ingevuld te worden. Noch op de dienst spoedgevallen noch op de psychiatrische afdelingen dienen ICD-9-CM codes geregistreerd te worden. Hier krijgt men dan als DRG UAA. Versie juli 2007 p. I 10

4.3. TYPE ZIEKENHUISVERBLIJF 4.3.1. Klassieke hospitalisatie. Dit zijn de verblijven van patiënten met overnachting, ook van de pasgeborenen en de buitenlandse patiënten. Ook de verblijven van minder dan 24 uur die aanleiding geven tot facturatie van een verpleegdag (bvb. bij overlijden, zie geldende RIZIV-reglementering inzake facturatie van ligdagen) behoren tot deze categorie. 4.3.2. Langdurig verblijf. Men spreekt van een langdurig verblijf als op het einde van een registratiesemester de patiënt nog niet ontslagen is en reeds minstens zes maanden ononderbroken in het ziekenhuis verblijft (weekendverlof buiten beschouwing gelaten). De registratie voor een langdurig verblijf wordt opgesplitst (met behoud van hetzelfde verblijfsnummer en hetzelfde anoniem patiëntennummer) zodat de gegevens zo snel mogelijk voor de FOD beschikbaar zijn. Dit is de enige uitzondering op het principe dat er enkel geregistreerd moet worden bij het ontslag van de patiënt uit het ziekenhuis. Verschillende delen van een langdurig verblijf Eerste registratie: Als de patiënt op het einde van een registratiesemester nog niet ontslagen is en reeds minimaal ZES maanden in het ziekenhuis verblijft, dienen de eerste gegevens opgestuurd te worden. Deze registratie bevat dus gegevens van het huidige en het vorige semester. Voorbeeld voor registratieperiode 2008/1: Voor de patiënten die tussen 1/7/2007 en 31/12/2007 opgenomen werden en die op 30/6/2008 nog niet ontslagen zijn, worden de gegevens van bij opname tot het einde van het registratieperiode (voor 2008/1 is dit 30/6/2008) opgestuurd. Tussentijdse registratie: Voor elk volgend volledig semester dat de patiënt in het ziekenhuis verblijft, dient eveneens een registratie opgemaakt en doorgestuurd te worden. Deze registratie bevat enkel die gegevens die betrekking hebben op het semester van registratie. Voorbeeld voor registratieperiode 2008/1: Voor de patiënten die vóór 01/07/2007 opgenomen werden en die op 30/6/2008 nog niet ontslagen werden en voor wie tijdens de registratie 2007/2 reeds een eerste of tussentijdse registratie meegegeven werd, worden voor de registratie 2008/1 de gegevens m.b.t. de periode van 01/01/2008 tot 30/6/2008 doorgestuurd. Versie juli 2007 p. I 11

Laatste registratie Voor het semester waarin de patiënt ontslagen wordt, moeten dan enkel de gegevens van dit laatste semester doorgestuurd worden zonder dat er eerst een samenvatting van het ganse verblijf moet gemaakt worden. Voorbeeld voor registratieperiode 2008/1: Voor de patiënten die vóór 01/07/2007 opgenomen werden en ontslagen tijdens het eerste semester van 2008, worden alle relevante gegevens voor de periode van het begin van het registratieperiode (01/01/2008) tot aan het ontslag uit het ziekenhuis opgestuurd. 4.3.3. Chirurgische daghospitalisatie Alle verblijven in daghospitalisatie met een prestatie uit lijst A (bijlage 3, punt 6 van het KB van 25 april 2002 betreffende de vaststelling en de vereffening van het budget van financiële middelen van de ziekenhuizen, gewijzigd door bijlage 1 van het KB van 4 juni 2003 tot wijziging van het KB van 25 april 2002 betreffende de vaststelling en de vereffening van het budget van financiële middelen van de ziekenhuizen en alle eventuele volgende wijzigingen) worden als chirurgische daghospitalisatie beschouwd. Er is voor deze verblijven sinds 1 juli 2002 een verpleegdagprijs verschuldigd in plaats van een forfait. De registratie van verblijven in chirurgische daghospitalisatie loopt gelijk met de facturatie. 4.3.4. Daghospitalisatie. Alle verblijven waarbij de patiënt uit het ziekenhuis ontslagen wordt op dezelfde dag als die waarop hij is opgenomen overeenkomstig het akkoord, zoals bedoeld in artikel 42 van de wet van 14 juli 1994 betreffende de verplichte verzekering voor geneeskundige verzorging en uitkeringen, geldend gedurende de periode van het verblijf. 4.3.5. Ambulante spoed De registratie van alle contacten op de erkende spoedgevallendiensten (zowel op diensten voor gespecialiseerde spoedgevallenzorg als voor eerste opvang) is gestart op 1 oktober 2003. Voor de ambulante spoed dienen geen ICD-9-CM codes en geen verpleegkundige items gescoord te worden. Bij het bepalen van het type ziekenhuisverblijf voor korte verblijven (daghospitalisatie) kan de volgende hiërarchie bepaald worden: chirurgische daghospitalisatie (C) heeft steeds voorrang, daarna daghospitalisatie (D) in die diensten waar een dagforfait mag aangerekend worden. Het type ambulante spoed (U) mag enkel gebruikt worden bij een contact met spoedgevallendienst waarbij geen ligdag of dagforfait gefactureerd is. Versie juli 2007 p. I 12

4.4. BESCHRIJVING VAN VELDEN DIE DATUMS EN TIJDEN AANDUIDEN 4.4.1. Datums Alle datums worden opgesplitst in 3 velden: jaar maand en dag 4.4.1.1. JAAR Vast formaat: 4 karakters. Voorbeeld: #2005#. 4.4.1.2. MAAND Minimale lengte: 1 karakter. Maximale lengte: 2 karakters. Van #1# tot #12#. 4.4.1.3. DAG IN DE MAAND Minimale lengte: 1 karakter. Maximale lengte: 2 karakters. Van #1# tot #28# (februari) of #29# (februari in een schrikkeljaar) of #30# (april, juni, september, november) of #31# (januari, maart, mei, juli, augustus, oktober, december). 4.4.2. Tijden 4.4.2.1. UREN Minimale lengte: 1 karakter. Maximale lengte: 2 karakters. Van #0# tot #23# (nooit 24) 4.4.2.2. MINUTEN Minimale lengte: 1 karakter. Maximale lengte: 2 karakters. Van #0# tot #59# (nooit 60) Het reële tijdstip kan genoteerd worden. Afronden is niet nodig. Versie juli 2007 p. I 13

4.5. BESCHRIJVING VAN VELDEN DIE IN VERSCHILLENDE BESTANDEN VOORKOMEN. 4.5.1. Erkenningsnummer van het ziekenhuis. Naam van het veld in de databank: CODE_AGR. Vast formaat: 3 karakters. Voorbeeld: #004# Dit nummer wordt toegekend door de overheid die bevoegd is voor de erkenning van ziekenhuizen. De voorloopnullen moeten hier meegegeven worden omdat ze integraal deel uitmaken van het erkenningsnummer. 4.5.2. Registratiejaar Naam van het veld in de databank: YEAR_REGISTR. Vast formaat: 4 karakters. Voorbeeld: #2008# Het registratiejaar is (behalve voor langdurige verblijven) gelijk aan het jaar van ontslag. Er dient immers pas geregistreerd te worden bij ontslag van de patiënt uit het ziekenhuis. Voor langdurige verblijven is het registratiejaar alleen voor het laatste deel gelijk aan het jaar van ontslag. 2007 is het eerste jaar dat in deze nieuwe lay-out gebruikt kan worden. 4.5.3. Registratieperiode Naam van het veld in de databank: PERIOD_REGISTR. Minimale lengte: 1 karakter. Maximale lengte: 2 karakters. #1# of #2# De registratieperiode is (behalve voor langdurige verblijven) gelijk aan de periode van ontslag. Er dient immers pas geregistreerd te worden bij ontslag van de patiënt uit het ziekenhuis. Voor langdurige verblijven is de registratieperiode alleen voor het laatste deel gelijk aan de periode van ontslag. 4.5.4. Code campus Naam van het veld in de databank: CODE_CAMPUS. Vast formaat: 4 karakters. Deze code wordt door de FOD bepaald en wordt in de referentiebestanden via de Porta-Health meegedeeld. 4.5.5. Code specialisme Naam van het veld in de databank: CODE_SPEC. Minimale lengte: 4 karakters. Maximale lengte: 10 karakters Versie juli 2007 p. I 14

Voorbeeld: #SPE12256# Deze code bestaat uit 2 delen. Voor het eerste deel (3 karakters) dienen verplicht onderstaande codes gebruikt te worden. De andere 7 karakters zijn vrij door het ziekenhuis te bepalen. Toegelaten waarden: CODE AKT SPE INT BRU URG DIV OMSCHRIJVING Psychiatrie (A-, K-, T-diensten) Gespecialiseerde dienst (Sp-diensten) Functie intensieve zorg Brandwondencentrum Gespecialiseerde spoedgevallendienst of eerste opvang Alle andere specialismen 4.5.6. Code bedindex Naam van het veld in de databank: CODE_BEDINDEX. Minimale lengte: 1 karakter. Maximale lengte: 2 karakters. De bedindex wordt voor 2 verschillende doeleinden gebruikt. 1. Voor de samenstelling van de verpleegeenheden (aantal erkende bedden en eventueel andere bedden (spoedgevallen, daghospitalisatie); 2. Voor de facturatie (erkende bedindexen waarop gefactureerd werd). Zie de voorbeelden na de paragraaf over verpleegeenheden. De volledige lijst met mogelijke codes voor de bedindexen is terug te vinden in de onderstaande tabellen. Erkende bedindexen: Code Omschrijving A Dienst neuro-psychiatrie voor observatie en behandeling C Dienst voor diagnose en heelkundige behandeling D Dienst voor diagnose en geneeskundige behandeling E Dienst voor kindergeneeskunde G Dienst voor geriatrie H* Dienst voor gemengde hospitalisatie C+D I Dienst voor intensieve zorg K Dienst neuro-psychiatrie voor kinderen L Dienst voor besmettelijke aandoeningen M Kraamdienst in een algemeen ziekenhuis of kraamkliniek MI Dienst voor intensieve observatie van hoogrisicozwangerschappen N* Afdeling voor niet-intensieve neonatale zorg NI Dienst voor intensieve neonatale zorg S1 Sp-dienst voor cardio-pulmonaire aandoeningen S2 Sp-dienst voor locomotorische aandoeningen S3 Sp-dienst voor neurologische aandoeningen S4 Sp-dienst voor palliatieve zorg S5 Sp-dienst voor chronische polypathologieën S6 Sp-dienst voor psychogeriatrische aandoeningen Versie juli 2007 p. I 15

T Dienst neuro-psychiatrie Voor A, K en T: 2 de posite = 1 voor daghospitalisatie 2 de positie = 2 voor nachthospitalisatie Bijkomend bedindexen voor de registratie: Code AR OB OP RE U TU Z Omschrijving Arbeidskamer Verloskamer Operatiekwartier Recovery Dienst spoedgevallen Tijdelijke hospitalisatie op spoed Dienst voor daghospitalisatie 4.5.7. Code verpleegeenheid Binnen de registratie van verpleegkundige en personeelsgegevens heeft de term verpleegeenheid twee betekenissen: Een eerste betekenis, zoals vermeld in het KB met betrekking tot de MZGregistratie is: een verpleegeenheid is een organisatorische en architecturale eenheid waarbinnen verpleegkundige verzorging gegeven wordt, onder de verantwoordelijkheid van een hoofdverpleegkundige, in het kader van hospitalisatie van patiënten. Een tweede betekenis, en enkel te hanteren binnen het kader van de personeelsregistratie binnen de Minimale Ziekenhuisregistratie, is dat een verpleegeenheid een pool van verpleegkundigen, verzorgenden of paramedici is die een identieke en gespecialiseerde doelstelling hebben. Hieronder vallen de mobiele equipes die diverse activiteiten kunnen organiseren zoals patiëntentransport, palliatief support team, Voor deze verpleegeenheden kan geen samenstelling van bedden genoteerd worden maar enkel personeel. Ook het operatiekwartier en de recovery worden als een aparte verpleegeenheid aanzien binnen de registratie. Voor het operatiekwartier dient geen personeel genoteerd te worden. De notie bestaat enkel om voor de patiënt een aaneengesloten traject binnen zijn ziekenhuisverblijf te kunnen noteren (zie voorbeelden op de volgende bladzijden). Naam van het veld in de databank: CODE_UNIT Minimale lengte: 4 karakters. Maximale lengte: 10 karakters Voorbeeld : #AKT001# Deze code bestaat uit 2 delen. Voor het eerste deel (3 karakters) dienen verplicht onderstaande codes gebruikt te worden. De andere 7 karakters zijn vrij door het ziekenhuis te bepalen. Versie juli 2007 p. I 16

Toegelaten waarden: CODE AKT SPE INT BRU URG OPR DIV DAY MOB OMSCHRIJVING Verpleegeenheid met A-, K-, T-bedden Verpleegeenheid met Sp-bedden Verpleegeenheid voor de functie intensieve zorg Brandwondencentrum Gespecialiseerde spoedgevallendienst of eerste opvang Operatiekwartier en recovery Verpleegeenheden met alle andere bedindexen Daghospitalisatie Mobiele equipes - Als op een verpleegeenheid meer dan 1 bedindex terug te vinden is, dan worden de eerste drie karakers van de code bepaald door de bedindex met het grootste aantal bedden. Verpleegeenheden met compleet verschillende bedindexen worden slechts beperkt toegestaan en zijn meestal tijdelijk. - De identificatie van de verpleegeenheid is uniek binnen het ziekenhuis. - De code verpleegeenheid verandert als de samenstelling van de bedden op die verpleegeenheid wijzigt. - Een code mag pas ten vroegste anderhalf jaar na het laatste gebruik van deze code opnieuw gebruikt worden. - Een verpleegeenheid is binnen de MZG de kleinste eenheid en is dus niet deelbaar. - Ook de passage op het operatiekwartier dient als een aparte verpleegeenhied geregistreert te worden, behalve bij daghospitalisatie. Voorbeelden van samenstelling van verpleegeenheden Code verpleegeenheid AKT001 Bedindex Aantal bedden A 30 Code verpleegeenheid OPR001 Bedindex Aantal bedden OP 2 RE 5 Code verpleegeenheid DIVMAT1 Bedindex Aantal bedden OB 2 M 30 Code verpleegeenheid DIV22 Bedindex Aantal bedden C 15 D 15 Versie juli 2007 p. I 17

Code verpleegeenheid SPEMIX Bedindex Aantal bedden S4 20 G 15 Voorbeelden van combinatie verblijf in verpleegeenheid, specialisme en facturatie op bedindex. Aan de verpleegeenheden hangen de verpleegkundige items en het personeel, aan de specialismen de diagnoses en ingrepen in ICD-9-CM en aan de bedindexen de facturatie, zowel de ligdagen als de forfaits en andere RIZIV nummers. De dagen, uren en nachten worden door de FOD berekend en worden niet door de ziekenhuizen in de registratie meegegeven. Het einde van een verblijf in een verpleegeenheid / specialisme komt overeen met het begin van het verblijf in de volgende verpleegeenheid / specialisme. Het aantal gefactureerde ligdagen daarentegen wordt wel door het ziekenhuis toegekend. Voorbeeld 1: Patiënt binnen gebracht op spoed op 1 januari en enkele uren later getransfereerd naar een verpleegeenheid met bedindex D. Hij wordt op 3 januari geopereerd. Na de ingreep wordt hij verpleegd in een verpleegeenheid met bedindex C. Op 10 januari wordt hij overgebracht naar een Sp-dienst. Ontslag volgt op 18 januari. Verpleegeenheid Specialisme Bedindex Nr Naam Datum Uur Dagen Uren Nr Naam Datum Nachten Nr Index Datum Fact 1 URG1 1jan 10:00 0 8 1 URGALG1 1jan 0 2 DIV1 1jan 18:00 1 15 3 OPR001 3jan 09:00 0 7 4 DIV06 3jan 16:00 6 18 2 DIVZPCAR 1jan 9 1 D 1jan 2 2 C 3jan 7 5 SPE001 10jan 10:00 8 7 3 SPECAR 10jan 8 3 S1 10jan 9 Einde 18jan 17:00 17 7 Totaal 17 Totaal 18 Voor het verblijf op het operatiekwartier met eventueel inbegrip van de recovery dient een aparte verpleegeenheid gecodeerd te worden (vb OPR001), onafhankelijk of de patiënt naar dezelfde verpleegeenheid terugkeert of niet. Specialismen en bedindexen kunnen over verschillende verpleegheden gaan. Bedindex U hoeft niet gecodeerd te worden (maar het kan). Op deze bedindex worden geen klassieke ligdagen gefactureerd maar wel eventueel forfaits of (ambulante) RIZIVnummers. Voorbeeld 2 : Ambulante spoed. Verpleegeenheid Specialisme Bedindex Nr Naam Datum Uur Dagen Uren Nr Naam Datum Nachten Nr Index Datum Fact 1 URG1 1jan 10:00 0 7 1 URG1 1jan 0 1 U 0 Einde 1jan 17:00 0 7 Totaal 0 Totaal 0 Versie juli 2007 p. I 18

Bedindex U moet gebruikt worden voor ambulante spoed (geen facturatie van ligdagen) maar voor elk verblijf in het ziekenhuis moet er minstens één verblijf in bedindex aangemaakt worden. Voorbeeld 3 : Een patiënt wordt binnengebracht via spoed en al zeer snel overgebracht naar de brandwondenafdeling Verpleegeenheid Specialisme Bedindex Nr Naam Datum Uur Dagen Uren Nr Naam Datum Nachten Nr Index Datum Fact 1 URG1 1jan 10:00 0 2 1 URG1 1jan 0 1 U 1jan 0 2 BRU001 1jan 12:00 17 5 2 BRU001 1jan 17 2 C 1jan 18 Einde 18jan 17:00 17 7 Totaal 17 Totaal 18 Bedindex U mag gecodeerd worden maar het hoeft niet. Zie eerste voorbeeld Voorbeeld 4 : Een vrouw wordt opgenomen voor een bevalling Verpleegeenheid Specialisme Bedindex Nr Naam Datum Uur Dagen Uren Nr Naam Datum Nachten Nr Index Datum Fact 1 DIVOB 1jan 10:00 0 12 1 OB 1jan 0 1 DIVMAT 1jan 5 2 DIVM 1jan 22:00 4 19 2 M 1jan 6 Einde 6jan 17:00 5 7 Totaal 5 Totaal 6 Bedindex OB mag gecodeerd worden maar het hoeft niet. Voor ziekenhuizen die geen apart personeel op OB hebben, wordt slechts één verpleegeenheid genoteerd, nl deze van de materniteit. Verpleegeenheid Specialisme Bedindex Nr Naam Datum Uur Dagen Uren Nr Naam Datum Nachten Nr Index Datum Fact 1 DIVM1 1jan 10:00 5 7 1 DIVMAT 1jan 5 1 M 1jan 6 Einde 6jan 17:00 5 7 Totaal 5 Totaal Voorbeeld 5 : Niet chirurgische daghospitalisatie Verpleegeenheid Specialisme Bedindex Nr Naam Datum Uur Dagen Uren Nr Naam Datum Nachten Nr Index Datum Fact 1 DAYDAG1 1jan 10:00 0 7 1 DIVDAGM 1jan 0 1 Z 1jan 0 Einde 1jan 17:00 0 7 Totaal 0 Totaal 0 Voor chirurgische daghospitalistie dient er wel 1 dag gefactureerd te worden. Voorbeeld 6 : Verblijf op intensieve afdeling Verpleegeenheid Specialisme Bedindex Nr Naam Datum Uur Dagen Uren Nr Naam Datum Nachten Nr Index Datum Fact 1 DIVD08 1jan 10:00 5 11 1 DIVZPCAR 1jan 5 2 INT10 6jan 21:00 3 13 2 INT10 6jan 4 3 DIVD05 10jan 10:00 8 7 3 DIVZPCAR 10jan 8 1 D 1jan 18 Einde 18jan 17:00 17 7 Totaal 17 Totaal 18 Versie juli 2007 p. I 19

Zowel de verpleegeenheid als het specialisme moeten apart geregistreerd worden. Voor bedindex heeft men de keuze. Verpleegeenheid Specialisme Bedindex Nr Naam Datum Uur Dagen Uren Nr Naam Datum Nachten Nr Index Datum Fact 1 DIV22 1jan 10:00 5 11 1 DIVZPCAR 1jan 5 1 C 1jan 6 2 INT10 6jan 21:00 3 13 2 INT1 6jan 4 2 I 6jan 3 3 DIV22 10jan 10:00 8 7 3 DIVGGG 10jan 8 3 D 10jan 9 Einde 18jan 17:00 17 7 Totaal 17 Totaal 18 Voorbeeld 7 : Verpleegeenheid met verschillende bedindexen Verpleegeenheid Specialisme Bedindex Nr Naam Datum Uur Dagen Uren Nr Naam Datum Nachten Nr Index Datum Fact 1 SPEMIX 1jan 10:00 5 7 1 DIVMED 1jan 5 1 D 1jan 6 Einde 6jan 17:00 5 7 Totaal 5 Totaal De code van de verpleegeenheid begint met de 3 letters die overeenkomen met het grootste aantal per bedindex. Het specialisme volgt echter de patiënt en de facturatie. Verpleegeenheid Specialisme Bedindex Nr Naam Datum Uur Dagen Uren Nr Naam Datum Nachten Nr Index Datum Fact 1 SPEMIX 1jan 10:00 5 7 1 SPEPAL 1jan 5 1 S4 1jan 6 Einde 6jan 17:00 5 7 Totaal 5 Totaal Er zijn dus heel wat combinaties toegestaan. Het is niet de bedoeling de organisatie van het ziekenhuis te veranderen voor de registratie, maar wel met de verschillende opties binnen de registratie de werkelijkheid zo goed mogelijk te volgen. 4.5.8. Kostenplaatsen De kostenplaatsen dienen overeen te komen met deze geregistreerd in de FinhostaPortal registratie. Momenteel zijn deze kostenplaatsen sterk verbonden met de bedindexen en niet met de verpleegeenheden.. Het staat de ziekenhuis nu reeds vrij in Finhosta een aparte kostenplaats per verpleegeenheid, per bedindex of voor de combinatie te gebruiken. Het probleem stelt zich vooral bij verpleegeenheden met verschillende bedindexen. Voorbeeld : In FINHOSTA v2.6 mogen de kostenplaatsen 220 tot 229 gebruikt worden voor D-bedden. Versie juli 2007 p. I 20

Verpleeg Bed- Aantal Kostenplaats eenheid index bedden Per bed-index combinatie DIV999 D 15 220 220 G 15 330 330 DIV888 D 20 220 221 S4 15 314 314 DIV777 G 30 330 331 DIV666 E 20 230 230 DIV555 D 30 220 222 4.5.9. Anoniem patiëntennummer. Naam van het veld in de databank: PATNUM. Minimale lengte: 1 karakter. Maximale lengte: 20 karakters. Toegelaten karakters: hoofdletters en cijfers. Het KB definieert in artikel 11, 1, b) het anomiem patiëntennummer als het registratienummer van de patiënt, dat per ziekenhuis uniek dient te zijn en geen enkel persoonlijk gegeven mag bevatten; Het ziekenhuis kent dus een anoniem patiëntennummer (registratienummer genoemd in het KB) toe aan één bepaalde patiënt voor gans zijn leven. De anonieme patiëntennummers worden als nieuw beschouwd voor elk ontslag vanaf 1 juli 2007, ook voor de tussentijdse en laatste registraties van een langdurig verblijf. Het anonieme patiëntennummer moet zo geformuleerd worden dat de anonimiteit van de patiënt volledig gegarandeerd blijft. Het mag geen enkel persoonlijk gegeven, zoals bijvoorbeeld de geboortedatum, bevatten. Het anoniem patiëntennummer mag NIET verward worden met het verblijfsnummer. Het anoniem patiëntennummer mag NIET blanco zijn. In het anoniem patiëntennummer mogen geen blanco s gebruikt worden. Het anoniem patiëntennummer mag nooit een 0 als eerste karakter hebben. Ook elke pasgeborene krijgt zijn eigen uniek anoniem patiëntennummer. 4.5.10. Verblijfsnummer. Naam van het veld in de databank: STAYNUM. Minimale lengte : 1 karakter. Maximale lengte: 15 karakters. Toegelaten karakters: enkel hoofdletters en cijfers. In het verblijfsnummer mogen geen blanco s gebruikt worden. Het verblijfsnummer mag nooit een 0 als eerste karakter hebben. Alle verblijfsnummers moeten teruggevonden worden in het bestand STAYHOSP. Versie juli 2007 p. I 21

Het verblijfsnummer is verschillend voor elk ziekenhuisverblijf binnen één registratieperiode. Dit nummer is UNIEK voor het verblijf van een patiënt in het ziekenhuis. Dit wil zeggen dat een patiënt bij een heropname in hetzelfde ziekenhuis een ANDER verblijfsnummer krijgt. De code heropname dient dan ingevuld te worden. Dit nummer blijft hetzelfde voor het volledige verblijf, ook al loopt dit verblijf over meer dan 1 registratieperiode of wordt het over verschillende registraties opgesplitst (langdurige verblijven). Het verblijfsnummer moet zo geformuleerd worden dat de anonimiteit van de patiënt volledig gegarandeerd blijft. Het mag geen enkel persoonlijk gegeven, zoals bijvoorbeeld de geboortedatum, bevatten. Het verblijfsnummer mag NIET volledig BLANCO zijn. Het verband tussen het dossiernummer van het ziekenhuis en het verblijfsnummer moet gedurende minstens 5 jaar teruggevonden kunnen worden. Het verblijfsnummer is NIET hetzelfde als het anoniem patiëntennummer. Elke pasgeborene krijgt zijn eigen verblijfsnummer. Ook de ambulante contacten met de spoedgevallendienst krijgen elk een eigen uniek verblijfsnummer. 4.6. FUSIES VAN ZIEKENHUIZEN Vanaf het moment dat ziekenhuizen fusioneren en hiervoor erkend worden, kan er slechts 1 set bestanden voor deze gefusioneerde instellingen doorgestuurd worden. Zij vormen vanaf dan ook 1 ziekenhuis. Het te gebruiken erkenningsnummer wordt meegedeeld door de Minister die de erkenning van ziekenhuizen en ziekenhuisdiensten onder zijn bevoegdheid heeft (momenteel de Gemeenschappen). Voor de langdurige verblijven op de campus die door de fusie geen nieuw erkenningsnummer krijgt, blijft ook het verblijfsnummer en het anoniem patiëntennummer hetzelfde na de fusie. Voor de registratie van langdurige verblijven op een campus die door de fusie wel van erkenningsnummer verandert, dienen deze patiënten onder het oude erkenningsnummer administratief ontslagen te worden en onder het nieuwe erkenningsnummer terug administratief opgenomen te worden. Indien het constant houden van het verblijfsnummer en het anoniem patiëntennummer tot problemen zou leiden (2 verblijven of patiënten met hetzelfde nummer), dan dient ook het verblijfsnummer en / of het anoniem patiëntennummer gewijzigd te worden. Alle andere verblijven worden bij ontslag geregistreerd onder het nieuwe erkenningsnummer, ook de verblijven van de patiënten die opgenomen werden vóór de fusie. Versie juli 2007 p. I 22