Verslag vergadering 28-01-2010 LOCATIE: refter 't Haegje TIJDSTIP: 20h30 AANWEZIGEN: Sven De Mey (SDM; voorzitter), Ellen Camerlinck (EC; penningmeester), Peter De Cat (PDC; secretaris), An Sevenants (AS), Daniël Dejaeger (DD; directeur), Daisy Lambrechts (DL; juf 5de leerjaar), Marita Wouters (MW; juf 6de leerjaar A) VERONTSCHULDIGD: AFWEZIGEN: Agendapunten: 1.GOEDKEURING VAN DE AGENDA...2 2.GOEDKEURING VAN HET VERSLAGEN VAN DE VERGADERINGEN VAN 26-01-2010...2 3.OPSTELLING VAN ACTIVITEITENKALENDER VOOR DE REST VAN HET JAAR...2 (a) herziening van het vaste tijdstip van de vergaderingen van de oudervereniging...5 (b) eventuele herziening van de datum van de spaghettiavond...6 (c) organisatie van de truffelverkoop ten voordele van Haïti...6 (d) schoolfeest...6 (e) mogelijke andere activiteiten...7 4.SKIKLASSEN...7 5.NIEUW SPEELTUIG...8 6.AFSPRAKEN OVER SAMENWERKING TUSSEN OUDERVERENIGING EN SCHOOL...9 7.RONDVRAAG...9 8.VOLGENDE VERGADERING...10 P a g i n a 1
De vergadering begint om 20h45. (AS heeft chocoladecake en stukjes appeltaart meegebracht!) 1. GOEDKEURING VAN DE AGENDA De agenda is goedgekeurd. 2. GOEDKEURING VAN HET VERSLAGEN VAN DE VERGADERINGEN VAN 26-01-2010 Hoe gaan we het verslag verspreiden? PDC stuurt de verslagen door naar de leden van de oudervereniging en naar DD, en DD stuurt het dan door (van zodra ze goedgekeurd zijn) naar de leerkrachten en het schoolbestuur. We zullen het verslag eveneens op de website zetten, zodanig dat ook de ouders het kunnen lezen. Van het financieel verslag zullen we echter enkel de opbrengsten van de activiteiten en de goedgekeurde uitgaven vermelden (en het saldo van de rekening met ingang van 01-09-2010). 3. OPSTELLING VAN ACTIVITEITENKALENDER VOOR DE REST VAN HET JAAR DD begint met een overzicht van de activiteiten. Er wordt afgesproken dat op alle uitnodigingen van activiteiten (= brief naar de ouders) voortaan vermeld zal worden hoeveel (en in de mate van het mogelijke voor wat) er betaald wordt door de ouders (OU), door de school (S) en door het oudercomité (OC). Alle kosten voor de bus worden gedragen door S. Iedere leeftijdsgroep mag 2 maal een bus aanvragen voor het maken van een uitstap tijdens het schooljaar (2 x 9 = 18 bussen, wat neerkomt op ongeveer 6500). De activiteiten van het schooljaar 2009-2010 werden één voor één besproken. Sinterklaas: Is het nog nodig dat de kindjes aparte cadeautjes krijgen? Het zou beter zijn mocht er een groter cadeau gegeven worden voor de klas dat nog verschillende jaren kan meegaan. OC is bereid om daarnaast nog een P a g i n a 2
kleinigheidje te financieren (zoals bv. een mandarijntje en een speculoosje). Wat gaan we doen met Zwarte Sint? Schaatsen: Het kost 2.6 / leerling en wordt georganiseerd voor het 4de, 5de en 6de leerjaar. In totaal komt het neer op ongeveer 180. Voorlopig nemen we aan dat OC dat gaat betalen (moet nog bekeken worden naar volgende jaren toe). Kerstfilm: Daarvoor moeten wij de zaal betalen, ook al is het een zaal van de gemeente (want anders zou de gemeente dat ook gratis moeten aanbieden aan andere scholen). We betalen 2.5 / leerling. De film was dit jaar Ice Age 3. Van Haacht zijn alle leerlingen van de lagere school er naartoe geweest van van Wespelaar enkel de leerlingen van vanaf het 4e leerjaar. De prijs werd onaangekondigd verdubbeld. S gaat de factuur dit jaar betalen. We zouden kunnen investeren in een beamer en een groot scherm, eventueel gekoppeld aan de organisatie van een activiteit. De school heeft al plannen om (gesponsord) te experimenteren met ICT materiaal (smartboard; cf. suggestie vergadering 12/-01-2010), dus het is nu niet dringend om daarvoor een activiteit te organiseren. Er wordt aangegeven dat er wel nood is aan een goede muziekinstallatie. Museumatelier (DW; 5de leerjaar): De inkom wordt door de ouders betaald en de 80 voor de animatoren door het oudercomité. Sportactiviteiten ( Rollebollen, Alles met de bal, Doe aan sport, The American games ): De bussen worden door S betaald maar de sportactiviteiten zelf zullen vanaf nu door OU betaald worden d.m.v. facturatie (vanaf schooljaar 2009 2010). DD bespreekt dit met de ontvanger van de gemeente. Karnaval: Dit jaar hebben we de circusactiviteit voor de hele school op 12-02-2010, hetgeen 636 gaat kosten. Bij de kleuters is het moeilijk om het door OU te laten betalen want daar is er nog maar weinig marge door de maximumfactuur want OU betalen al voor de schoolreis en 2 voor elke zwemactiviteit. OC gaat 300 betalen en de overige 336 wordt betaald door S. P a g i n a 3
Theatervoorstelling Verdraaid (4de, 5de en 6de leerjaar; ook voor Wespelaar): Huur van de zaal wordt betaald door S en theatervoorstelling door OC. Tijdschriften voor de leerkrachten (doremi, zonneland, zonnekind): wordt betaald door S (via bestelbon). Kaasboerin (25-03-2010; voor 1ste en 2de leerjaar): Kost 14 per leerling, hetgeen uitkomt op een totaal van 644. De bus wordt door S betaald. We spreken af dat OC 5 / leerling betaalt, S 5 / leerling en OU 4 / leerling. Theatervoorstelling Oorsmeer Schoensmeer (01-04-2010): werd nog niet besproken. Dit zal een volgende vergadering aan bod komen. Fruitproject Tutti Frutti : OC staat volledig achter dit initiatief en blijft ervoor betalen. Er wordt aangegeven dat er een grote tevredenheid is over de kwaliteit van het fruit van Colruyt. Skiklassen: zie hieronder. Planckendael: Er wordt aan alle leerlingen gevraagd wie er een abonnement heeft. De inkom kost 9.5 / leerling. Hiervan wordt 4 / leerling betaald door OU, 2.5 / leerling door OC en 3 / leerling door S. Pasen: De paaseierenverkoop (kleine eitjes) zal dit jaar ook terug georganiseerd worden door OC, maar er wordt voorgesteld om de leerlingen van het 6de leerjaar te laten helpen bij het inpakken van de paaseitjes. Met de opbrengst van de paaseierenverkoop kan OC de twee grote paaseieren (wit en bruin) die alle kinderen krijgen financieren... Nieuwjaarsbrieven: worden betaald door OU. Grootouderfeest: kost bijna niets en wordt door OC betaald. Er werden suggesties gedaan over de betalingswijzen in verschillende mogelijke situaties: Betaling van de activiteiten door de ouders: Er wordt voorgesteld om alles (zowel naschoolse opvang als bijdrage voor activiteiten) maandelijks te factureren (cf. suggestie verslag 12-01-2010). We zouden de activiteiten eventueel P a g i n a 4
tweemaandelijks kunnen doen om niet teveel extra brieven te moeten sturen. We zullen nagaan of we dit systeem kunnen invoeren vanaf het schooljaar 2010-2011. Betaling voor de leerkrachten: Er wordt voorgesteld om een standaardformulier in te voeren voor terugbetalingen ('bestelbon OC'; cf. suggetie verslag 12-01-2010) waaraan de bonnetjes geniet moeten worden zodat dat rechtstreeks in de map van de boekhouding kan gestoken worden. Betaling aan de gemeente: Tijdens de vergadering werd de volgende werkwijze voorgesteld. DD vult een bestelbon in voor de gemeente met de originele factuur. De gemeente betaalt de factuur volledig en het oudercomité moet dan het gedeelte van zowel OC als OU (want OU ontvangt dat gedeelte cash of per overschrijving vanaf het schooljaar 2010-2011) aan de gemeente betalen. Hiervoor vult DD een bestelbon OC in en bevestigt hieraan een kopie van de originele factuur. Om tot een definitieve werkwijze te komen is verder overleg tussen de school, het schoolbestuur en het oudercomité noodzakelijk. Het zal verder besproken worden tijdens de vergadering die belegd zal worden voor de verdere afhandeling van punt 6 (zie hieronder). (a) herziening van het vaste tijdstip van de vergaderingen van de oudervereniging DD had voor de aanvang van de vergadering al voorgesteld om de geplande vergaderingen voor de rest van het schooljaar 2009-2010 op de laatste donderdag van de maand te laten doorgaan, omwille van zowel de beurtrol van de leraren, die reeds opgesteld werd op basis van eerdere afspraken, als de agenda van DD (personeelsvergaderingen, afspraken CVO, overleg schoolbestuur, schoolraad ). SDM had ook al aangegeven dat hij, omwille van zijn nieuw werk, niet elke maand vrij is op de laatste donderdag van de maand. Er werd afgesproken om het vast tijdstip van de vergaderingen van de oudervereniging voortaan te zetten op de eerste donderdag van P a g i n a 5
de maand om 20h30, hetgeen voor de rest van het schooljaar 2009-2010 neerkomt op: donderdag 4 maart 2010, donderdag 1 april 2010, donderdag 6 mei 2010, donderdag 3 juni 2010. Er zal bijgevolg een nieuwe beurtrol moeten afgesproken worden met de leerkrachten. (b) eventuele herziening van de datum van de spaghettiavond De organisatie van een spaghettiavond vraagt niet zoveel voorbereidingswerk. De saus kan aangekocht worden bij een traiteur en er kan voor gezorgd worden dat we de spaghetti zelf enkel nog even opgewarmd moet worden in warm water. Er zou best ook een alternatief voorzien worden voor vegetariërs. Er bestaat een alternatief, nl. quorn, fijngehakt voor Bolognaise hetgeen rijk is aan proteïne en plantaardig eiwit. Het enige dat een knelpunt zou kunnen vormen is het aantal ouders dat bereid is om te komen helpen tijdens de spaghettiavond zelf, want het lijkt niet realistisch om dat enkel met de 4 huidige leden van het oudercomité te doen... (c) organisatie van de truffelverkoop ten voordele van Haïti De actie wordt afgesloten op woensdag 3 februari 2010. De actie loopt heel goed, en de truffels zouden ook heel lekker zijn. De levering zal gebeuren de week van de krokusvakantie of de week ervoor. De afwerking van de verpakking zal doorgaan op woensdag 17 februari zodat de truffels op maandag 22 februari meegegeven kunnen worden met de kinderen. DD gaat het ontvangen cash geld tellen en aan het oudercomité betalen. Het oudercomité zal het bedrag dan doorstorten op de rekening 091-0166918-10 van de gemeente. De ouders zullen door middel van een brief op de hoogte gebracht worden hoeveel de truffelverkoop opgebracht heeft. (d) schoolfeest P a g i n a 6
Er is een werkgroep rond het schoolfeest opgericht. Het oudercomité gaat instaan voor de drank en de spijzen. DD overloopt kort het begindocument van de werkgroep. De zaal (Breughels gasthof) ligt al vast voor de twee dagen. Er wordt overwogen om inkom te vragen, bv. 1 in voorverkoop en 2 aan de kassa (kinderen gratis). We moeten minstens een pauze van 30 minuten voorzien. Er moet nagegaan worden welke ouders kunnen/willen komen helpen. Er moet zeker voor gezorgd worden dat er geen kinderen in de vijver terecht kunnen komen (ofwel afrastering, ofwel bewaking). Wat willen we doen van catering? Hotdogs en/of frietjes? Er moet zeker voldoende drank en chips voorzien worden. We zullen nagaan of het mogelijk is om twee bars in te richten. We gaan terug met bonnekes werken die al voor het begin van de voorstelling gekocht kunnen worden. De praktische organisatie van de musical wordt op de agenda van de volgende vergadering gezet en de leden van de werkgroep Schoolfeest zullen uitgenodigd worden om aan de vergadering deel te nemen. AI 1 (...) : nagaan welke ouders willen komen helpen tijdens het schoolfeest AI 2 (EC): ter plekke nakijken of we twee bars kunnen inrichten voor schoolfeest AI 3 (DD): leden werkgroep Schoolfeest uitnodigen voor volgende vergadering (e) mogelijke andere activiteiten We zouden één keer per jaar een thema-avond kunnen organiseren met als mogelijke onderwerpen: gedragsproblemen (pesten, adhd), leerproblemen (autisme, dislexie, discalculie), verkeersveiligheid. Dat kan dan ineens gekoppeld worden aan een gelegenheid voor de aanwezige ouders om kennis te maken met het oudercomité en de werking ervan. 4. SKIKLASSEN MW betaalt 136 terug aan OC. Bespreking skiklassen schooljaar 2009-2010 (door MW): De skiklassen waren in Zinal, en het is heel goed meegevallen. De twee 6de leerjaren zijn toffe groepen. Het weer was goed en ze hebben alles kunnen doen wat ze wilden. P a g i n a 7
Juf. Marita heeft zelf mee geskied terwijl Juf. Inge haar skipas enkel gebruikt heeft om de leerlingen te begeleiden en foto's te maken en dergelijke. Vorig jaar had SDM een kostennota gemaakt die voorgelegd werd aan de gemeente voor de terugbetaling van de skipassen door de gemeente. We gaan dit dit jaar opnieuw zo doen want er is immers een post voor voorzien. Afspraken skiklassen schooljaar 2010-2011: We laten opnieuw 360 door OU betalen. Het overblijvende bedrag, dat dit jaar 130 was, wordt door OC betaald. De prijs voor volgend jaar ligt ook 15 hoger. Voor de kinderen die nu in het 4de leerjaar zitten komt daar nog eens 40 bij die als bijdrage van OU gevraagd geweest is toen ze op boerderijklassen geweest zijn. Er wordt op gewezen dat het voor OU in praktijk duurder is want er zijn nog extra kosten voor de aanschaf van aangepaste skikledij. Het is een hele dure uitstap in vergelijking met de andere activiteiten. De skiklassen op zich vormen een unieke ervaring en een mooie afsluiting van de lagere school. Van de ouders zijn er tot hiertoe nog geen negatieve reacties gekomen, maar we vragen ons af of dat niet deels komt door de sociale druk ( alle andere kinderen gaan mee, dus mijn kind moet ook meegaan ). Naar de toekomst toe kan er geopteerd worden om de kosten te drukken door een extra activiteit vanuit de 3de graad te organiseren waarbij zowel de leerlingen als hun ouders dan een steentje bijdragen (bv. door op te dienen tijdens restaurantdagen). Er wordt aangegeven dat bosklassen of zeeklassen een goedkoper alternatief zouden kunnen zijn en misschien zelfs allebei ingericht zouden kunnen worden voor de prijs van de skiklassen. Dit zal eerst met het schoolteam besproken worden in al zijn aspecten tijdens een personeelsvergadering. Een beslissing/keuze zal tegen het einde van het schooljaar genomen worden en dan aan de ouders meegedeeld worden. 5. NIEUW SPEELTUIG De verandering van de speelplaats wordt nu niet in detail besproken maar wordt terug op de agenda van de volgende vergadering gezet. DD gaat een kopie maken van de voorstellen voor de verandering van de speelplaats zoals het opgesteld werd door de P a g i n a 8
werkgroep hier rond en zal het aan het oudercomité bezorgen. Er zijn plannen om meer spelmogelijkheden in te richten: volleybalveld, multisportpalen, pingpongtafels (ronde; ideaal voor Chinees pingpong en géén gevaar om op hoeken te vallen). Daarnaast worden er nog enkele andere toestellen voorzien: rekstokken, wiebelaars... SDM kan via een bedrijf van een vriend aan rubber granulaatmatten geraken (mét veiligheidscertificaat). Er komen ook nieuwe fietsenrekken voor in totaal een 60-tal fietsen. 6. AFSPRAKEN OVER SAMENWERKING TUSSEN OUDERVERENIGING EN SCHOOL De statuten blijken nog niet officieel neergelegd te zijn bij de griffie (moet op andere formulieren; moet via het web ingevoerd worden; moet op voorhand betaald worden). SDM geeft een nieuw voorstel voor de statuten aan DD en zal het doorsturen naar de andere leden van het oudercomité en het schoolbestuur. Nieuwe punten t.o.v. de vorige versie: Sanctieclausule: als er actieve leden of bestuursleden zijn waarvan het gedrag niet overeenkomt met de visie van het oudercomité en/of de school, dan kan die persoon uit het oudercomité gezet te worden. De oude raad van bestuur moet nog ontslagen worden. De functie van de ondervoorzitter wordt gereserveerd voor de directeur van de school. De delegatie van leerkrachten blijft een adviserende rol spelen. Een definitieve beslissing zal uiteindelijk genomen worden, na overleg tussen OC, school en schoolbestuur. Er zal vanuit het OC een datum voorgesteld worden voor dit overleg. 7. RONDVRAAG SDM vraagt waar het fototoestel en de camera, die het oudercomité gekregen heeft van de vriendenkring, zich momenteel bevinden. Het fototoestel is bij juf. Marita en de camera is defect. P a g i n a 9
8. VOLGENDE VERGADERING Donderdag 4 maart 2010 om 20h30 in de refter van 't Haegje. Agendapunten voor volgende vergadering: Goedkeuring van de agenda Goedkeuring van het verslag van de vergadering van 28-01-2010 Spaghettiavond Schoolfeest Speelplaats Theatervoorstelling Oorsmeer Schoensmeer (01-04-2010) Financieel overzicht Rondvraag Volgende vergadering Bijkomende agendapunten kunnen op voorhand naar PDC doorgestuurd worden. De vergadering wordt afgesloten omstreeks 23h30. P a g i n a 10