september 2014 KLACHTENREGELING
Inhoudsopgave 1. Vaststelling... 3 2. Woord vooraf... 3 3. Begripsbepalingen... 5 4. Betrokken functionarissen... 6 5. De klachtencommissie... 7 6. Het voortraject... 9 7. Procedure klachtenbehandeling... 10 8. Besluitvorming door het College van Bestuur... 12 9. Verslaglegging en gegevensverwerking... 13 10. Rapportage... 13 11. Slotbepalingen... 13 2
1. 3
2. Woord vooraf Aanleiding voor het opstellen van een klachtenregeling primair en voortgezet onderwijs is het aanvaarden door de Tweede Kamer van het wetsontwerp 'wijziging van een aantal onderwijswetten in verband met onder meer de invoering van het schoolplan, de schoolgids en het klachtrecht' op 17 maart 1998. Het bevoegd gezag is verplicht om vanaf 1 augustus 1998 een algemene klachtenregeling vastgesteld te hebben. Deze klachtenregeling is alléén van toepassing wanneer men met zijn klacht niet ergens anders terecht kan. Veruit de meeste klachten over de dagelijkse gang van zaken in de school zullen immers in eerste instantie in goed overleg tussen betrokkenen, ouders, personeel en schoolleiding worden opgelost. Wanneer deze afhandeling niet tot tevredenheid heeft geleid, kan men een beroep doen op bijgaande klachtenregeling. Ook de voor Stichting Flore aangestelde vertrouwenspersoon gaat eerst na of door bemiddeling een oplossing kan worden bereikt. Heeft klager bijvoorbeeld getracht om het probleem met de aangeklaagde of met de schoolleiding op te lossen? Los van deze formele aanleiding is de wens van Stichting Flore om een school te zien als onderwijsgemeenschap waar personeel, kinderen en ouders gezamenlijk het beste van maken. Daarbij is het van groot belang om goed te communiceren over de goede, maar ook de minder goede zaken. Het is in aller belang om deze zaken bespreekbaar te maken en samen met betrokkenen op te lossen. Klachten kunnen gaan over bijvoorbeeld begeleiding van leerlingen, toepassing van strafmaatregelen, beoordeling van leerlingen, de inrichting van de schoolorganisatie, seksuele intimidatie, discriminerend gedrag, agressie, geweld en pesten. Heeft u er eerst alles aan gedaan samen met de school om uw probleem op te lossen? Heeft dit niet het gewenste resultaat en u bent ontevreden, dan kunt u spreken van een klacht. Met deze regeling hoopt Stichting Flore bij te dragen aan een goede communicatie over problemen en klachten en een, naar tevredenheid van alle partijen, acceptabele oplossing. 4
3. Begripsbepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: 1. school: een school als bedoeld in de Wet op het primair onderwijs 2. commissie: de commissie als bedoeld in artikel 4; 3. klager: een (ex-)leerling, een ouder/voogd/verzorger van een minderjarige (ex)leerling, (een lid van) het personeel, (een lid van) de schooldirectie, (een lid van) het College van Bestuur of een vrijwilliger die werkzaamheden verricht voor de school, alsmede een persoon die anderszins deel uitmaakt van de schoolgemeenschap, die een klacht heeft ingediend; 4. klacht: klacht over gedragingen en beslissingen dan wel het nalaten van gedragingen en het niet nemen van beslissingen van de aangeklaagde; 5. klachtencontactpersoon van het bestuur: de persoon als bedoeld in artikel 2; 6. vertrouwenspersoon: de persoon als bedoeld in artikel 3; 7. aangeklaagde: een (ex-)leerling, ouder/voogd/verzorger van een minderjarige (ex-)leerling, (een lid van) het personeel, (een lid van) de schooldirectie, (een lid van) het College van Bestuur of een vrijwilliger die werkzaamheden verricht voor de school, alsmede een persoon die anderszins deel uitmaakt van de schoolgemeenschap, tegen wie een klacht is ingediend; Vertrouwenspersoon Stichting Flore Dhr. R. Musman rmusman@obdnoordwest.nl 0652346536 5
4. Betrokken functionarissen De klachtencontactpersoon van het bestuur Artikel 2 Aanstelling en taak klachtencontactpersoon 1. Het College van Bestuur wijst aan een medewerker van het bestuurskantoor de taak toe van klachtencontactpersoon. Deze klachtencontactpersoon coördineert de klachtenafhandeling voor alle scholen. 2. De taak van de klachtencontactpersoon wordt weergegeven in artikel 8 van deze regeling. De vertrouwenspersoon Artikel 3 Aanstelling en taken vertrouwenspersoon 1. Stichting Flore beschikt over ten minste één vertrouwenspersoon die functioneert als onafhankelijk aanspreekpunt bij klachten. 2. Het College van Bestuur benoemt, schorst en ontslaat de vertrouwenspersoon. De benoeming vindt plaats op voorstel van de GMR en het CvB. 3. De vertrouwenspersoon is in staat om onafhankelijk om te gaan met problemen. De vertrouwenspersoon bekijkt samen met de aangever van het probleem welke stappen moeten worden gezet. 4. Indien de vertrouwenspersoon slechts aanwijzingen, doch geen concrete klachten bereiken, kan hij deze ter kennis brengen van de klachtencommissie of het College van Bestuur. 5. De vertrouwenspersoon geeft gevraagd of ongevraagd advies over de door het College van Bestuur te nemen besluiten. 6. De vertrouwenspersoon neemt bij zijn werkzaamheden de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht. De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van alle zaken die hij in die hoedanigheid verneemt. Deze plicht vervalt niet nadat betrokkene zijn taak als vertrouwenspersoon heeft beëindigd. 7. De vertrouwenspersoon brengt jaarlijks aan het College van Bestuur schriftelijk verslag uit van zijn werkzaamheden. 6
5. De klachtencommissie Artikel 4 Instelling en taken klachtencommissie 1. Er is een klachtencommissie voor alle scholen ressorterend onder Stichting Flore die de klacht onderzoekt en het College van Bestuur hierover adviseert. Stichting Flore heeft zich, na hierover instemming te hebben verkregen van de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad, aangesloten bij de klachtencommissie van de Bond KBO: de Landelijke klachtencommissie katholiek onderwijs. (www.geschillencommissiesbijzonderonderwijs.nl) 2. De klachtencommissie geeft gevraagd of ongevraagd advies aan het College van Bestuur over: a. (on)gegrondheid van de klacht; b. het nemen van maatregelen; c. overige door het College van Bestuur te nemen besluiten. 3. De klachtencommissie neemt, ter bescherming van de belangen van alle direct betrokkenen, de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht bij de behandeling van een klacht. De leden van de klachtencommissie zijn verplicht tot geheimhouding van alle zaken die zij in die hoedanigheid vernemen. Deze plicht vervalt niet nadat betrokkene zijn taak als lid van de klachtencommissie heeft beëindigd. 4. De klachtencommissie brengt jaarlijks aan het College van Bestuur schriftelijk verslag uit van haar werkzaamheden voor Stichting Flore. Artikel 5 Samenstelling klachtencommissie 1. De klachtencommissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden, die worden benoemd, geschorst en ontslagen door de Bond KBO. 2. De klachtencommissie is zodanig samengesteld dat zij voldoende deskundig moet worden geacht voor de behandeling van klachten. 3. Leden van het personeel, van het College van Bestuur, alsmede ouders/voogden/verzorgers en leerlingen/studenten/deelnemers van de schoolgemeenschap, de vertrouwenspersoon en contactpersoon kunnen geen zitting hebben in de klachtencommissie. Adviesrol MR bij algemeen belang Artikel 6 De (Gemeenschappelijk) Medezeggenschapsraad 1. De ouderraad van de school verzorgt ondersteunende activiteiten en is als zodanig geen gesprekspartner in het kader van deze regeling. 2. De (Gemeenschappelijke) Medezeggenschapsraad is een samenkomst van vertegenwoordigers van ouders en personeel en kan in het kader van deze regeling alleen een rol spelen als er sprake is van algemeen belang. 3. Als een individuele ouder een probleem heeft dat niet gaat over het algemeen belang kan deze zich beter niet wenden tot de (Gemeenschappelijke) Medezeggenschapsraad want die gaat niet in op individuele problemen. De (Gemeenschappelijke) Medezeggenschapsraad kan wel benaderd worden als er een algemeen belang speelt. 4. Bespreking van een klacht in de (Gemeenschappelijke) Medezeggenschapsraad, uitgaande van het algemeen belang, dient uiterst zorgvuldig te gebeuren en vindt plaats binnen de regels 7
inzake geheimhouding zoals vermeld in het reglement (Gemeenschappelijke) Medezeggenschapraad van Stichting Flore. 5. De (Gemeenschappelijke) Medezeggenschapsraad zal bij haar bespreking tevens niet in de verantwoordelijkheden van de directeur van de school, het College van Bestuur en de vertrouwenspersoon treden, maar puur een adviserende rol vervullen. 6. De Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad is betrokken bij de totstandkoming van deze klachtenregeling en heeft instemmingsbevoegdheid bij de vaststelling en/of wijziging daarvan. 8
6. Het voortraject Problemen zijn er om in een vroeg stadium herkend en onderkend te worden. Nog even de kat uit de boom kijken draagt niet bij aan een snelle oplossing. Al te vaak krijgt het daardoor tijd om door te woekeren, waardoor negatieve effecten vaak alleen maar sterker worden. In de volgende stappen wordt aangegeven hoe ouders, leerkrachten en directeur het best kunnen werken aan een vroegtijdige oplossing van het probleem. Artikel 7 In gesprek met de leerkracht en/of directie 1. Spreek de juiste persoon aan. In de meeste gevallen is dit de leerkracht. 2. Wacht niet te lang met het signaleren van het probleem. Hoe eerder u aan de bel trekt hoe beter dat het is. 3. Maak een afspraak, zodat er tijd vrijgemaakt kan worden om serieus het probleem te bespreken. Vermijd situaties van even tussendoor, of vlak voor schooltijd. Het is niet verstandig om het probleem via een telefoongesprek te bespreken. 4. Betrek indien nodig de directeur of de intern begeleider bij de gesprekken. 5. Geef zo duidelijk mogelijk aan wat het probleem is. Beperk u tot de hoofdzaak en vermijd details. 6. Praten over een klacht ontaardt snel in verdediging en aanval. Probeer dit te voorkomen. 7. Bedenk zelf van tevoren mogelijke oplossingen, ideeën, die het gesprek in de goede richting kunnen duwen. 8. Het is zinvol om niet alleen naar het gesprek met de leerkracht en/of directeur te gaan. Neem uw partner mee en als dat niet mogelijk is een goede vriend of kennis. 9. Het kan zijn dat de directeur iemand uitnodigt deel te nemen aan het gesprek. Dat wordt van te voren aangekondigd. 10. Maak, als u er samen niet uitkomt, gebruik van een onafhankelijke persoon. Dit kan ook de vertrouwenspersoon zijn. Soms kunnen de emoties tijdens een gesprek hoog oplopen. Het is dan verstandig om samen af te spreken, dat een neutraal, onafhankelijk iemand bij het (volgende) gesprek aanwezig is. 11. Houdt u bij wat is afgesproken. Een kort verslag van elk gesprek dat door beide partijen voor gezien getekend wordt is wel zo handig (in sommige gevallen zal de directeur of de leerkracht daar zelf al voor zorgen). Van belang is om gemaakte afspraken goed vast te leggen. 12. Het plannen van een vervolggesprek, natuurlijk in relatie tot het afgesproken tijdpad, is zinvol om zo oplossingsgericht te (laten) werken. Dan kan tevens de voortgang van het oplossingstraject geëvalueerd worden. 13. Als het gesprek of de gesprekken niet naar tevredenheid zijn verlopen kunnen de betrokkenen per mail of post een schriftelijke klacht indienen bij de klachtencontactpersoon. En verder Bedenk dat alle partijen baat hebben bij de oplossing van een klacht of een probleem. Het gaat immers altijd om het belang van uw kind! Het oplossen lukt alleen, wanneer men in staat is goed te luisteren naar elkaar. 9
7. Procedure klachtenbehandeling Artikel 8 Klachtencontactpersoon 1. Indien de klacht zoals bedoeld in artikel 7 lid 13 wordt ingediend bij een andere persoon of functionaris dan bij de klachtencontactpersoon, wordt de klacht doorgezonden aan de klachtencontactpersoon. Dit is alleen anders als de klacht bij de vertrouwenspersoon binnen komt. 2. De klachtencontactpersoon zal informatie geven over de klachtenregeling: hoe de regeling werkt en welke stappen de klager moet zetten. De klachtencontactpersoon kan terugverwijzen naar het voortraject zoals bedoeld in artikel 7 indien de klacht nog niet op school is besproken. 3. De klachtencontactpersoon kan een gesprek aangaan met de klager om over de ontstane problematiek te praten en om te bemiddelen. Ook zal er informatie worden ingewonnen bij de directeur van de school. In de eerste plaats zal beoordeeld worden of correct is omgegaan met het probleem en er voldoende, in overleg met de klager, gezocht is naar oplossingsmogelijkheden. In voorkomende gevallen kan de klachtencontactpersoon besluiten om ook een gesprek aan te gaan met de desbetreffende personeelslid. 4. Indien de klachtencontactpersoon terugverwijst naar school en de klager stemt hier mee in, wordt er getracht in het voortraject zoals beschreven in artikel 7 een oplossing te bereiken. 5. Indien de klachtencontactpersoon van oordeel is dat het voortraject reeds is gevolgd, wordt er doorverwezen naar de vertrouwenspersoon en wordt er getracht in overleg met de vertrouwenspersoon een oplossing te bereiken. 6. Indien de klager de vertrouwenspersoon niet wil inschakelen of reeds heeft ingeschakeld zonder resultaat, dan zendt de klachtencontactpersoon de klacht door aan het College van Bestuur. Als de klager de klacht niet wil indienen bij het College van Bestuur, verwijst de klachtencontactpersoon de klager naar de procedure bij de Landelijke klachtencommissie Katholiek onderwijs. 7. De klachtencontactpersoon bevestigt aan de klager hoe de klacht verder wordt behandeld. 8. De Raad van Toezicht van Stichting Flore heeft het College van Bestuur gemandateerd om namens haar op te treden bij klachten. Door de Raad van Toezicht ontvangen klachten worden doorgezonden aan de klachtencontactpersoon. Artikel 9 De vertrouwenspersoon 1. De vertrouwenspersoon gaat na of door bemiddeling een oplossing kan worden bereikt. De vertrouwenspersoon gaat na of de gebeurtenis aanleiding geeft tot het indienen van een klacht bij het College van Bestuur of bij de Klachtencommissie. Hij begeleidt de klager desgewenst bij de verdere procedure en verleent desgewenst bijstand bij het doen van aangifte bij politie of justitie. 2. De vertrouwenspersoon verwijst de klager, indien en voor zover noodzakelijk of wenselijk, naar andere instanties gespecialiseerd in opvang en nazorg. 10
8. De procedure bij het College van Bestuur Artikel 10 Indienen van een klacht 1. Op de door de klachtencontactpersoon doorgezonden klacht wordt de datum van ontvangst aangetekend. 2. De klacht dient binnen een jaar na de gedraging of beslissing te worden ingediend, tenzij het College van Bestuur anders beslist. 3. De klager zal schriftelijk geïnformeerd worden over de te volgen stappen. 4. Het College van Bestuur zal de klager uitnodigen voor een gesprek waarin zij de klacht en hun zienswijze nader kunnen toelichten. 5. Het College van Bestuur zal eveneens een gesprek aangaan met de directeur en eventueel met de betrokken personeelslid van de basisschool om over de ontstane problematiek te praten. 6. Het College van Bestuur kan beslissen om partijen in elkaars aanwezigheid te spreken. 7. Het College van Bestuur kan een voorlopige voorziening treffen. 8. Indien noodzakelijk zal het College van Bestuur, bij het opstellen van een plan van aanpak informatie inwinnen bij externe instanties, zoals de schoolarts en (vertrouwens)inspectie. 9. Op grond van de ontvangen informatie zal het College van Bestuur, in overleg met de directeur van de basisschool, schriftelijk aan de aangevers aangeven op welke wijze de problematiek wordt opgepakt. De directeur van de basisschool krijgt daarin de eerstelijns verantwoording. 10. Van alle gesprekken maakt het College van Bestuur een uitgebreid schriftelijk verslag dat minstens bevat: a. Datum en aanwezigen bij gesprek b. Omschrijving van de klacht c. Oplossingsrichting en mogelijkheden d. Tijdpad e. Afspraken (o.a. vervolg/eindgesprek) 11. Indien de klager niet akkoord gaat met de door het College van Bestuur voorgestelde aanpak, kan de klager alsnog een klacht indienen bij de Landelijke Klachtencommissie. 12. De formele afronding van de klacht zal schriftelijk worden gecommuniceerd met de klager en de bevestiging van de afronding zal worden opgeborgen in het dossier. 11
Procedure bij de Landelijke Klachtencommissie Artikel 11 Indienen van een klacht 1. De klager dient de klacht schriftelijk in bij de klachtencommissie. 2. De klacht dient binnen een jaar na de gedraging of beslissing te worden ingediend, tenzij de klachtencommissie anders beslist. 3. Zolang de klacht is ingediend bij de Landelijke Klachtencommissie, wacht het College van bestuur, behoudens een eventueel te treffen voorlopige voorziening, het oordeel en de eventuele de aanbevelingen van de commissie af. 4. Na ontvangst van de klacht deelt de klachtencommissie het College van Bestuur, de klager en de aangeklaagde binnen vijf werkdagen schriftelijk mee dat zij een klacht onderzoekt. 5. Het College van Bestuur deelt de directeur van de betrokken school schriftelijk mee dat er een klacht wordt onderzocht door de klachtencommissie. 6. Klager en aangeklaagde kunnen zich laten bijstaan of laten vertegenwoordigen door een gemachtigde. 7. De klacht wordt door de klachtencommissie behandeld conform het Reglement Landelijke Klachtencommissie Katholiek Onderwijs (LKC KO) dat te vinden is op: www.geschillencommissiesbijzonderonderwijs.nl 9. Besluitvorming door het College van Bestuur Artikel 12 Beslissing op advies 1. Binnen vier weken na ontvangst van het advies van de klachtencommissie deelt het College van Bestuur aan de klager, de aangeklaagde, de directeur van de betrokken school en de klachtencommissie schriftelijk gemotiveerd mee of hij het oordeel over de gegrondheid van de klacht deelt en of hij naar aanleiding van dat oordeel maatregelen neemt en zo ja welke. De mededeling gaat vergezeld van het advies van de klachtencommissie en het verslag van de hoorzitting, tenzij zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten. 2. Deze termijn kan met ten hoogste vier weken worden verlengd. Deze verlenging meldt het College van Bestuur met redenen omkleed aan de klager, de aangeklaagde en de klachtencommissie. 3. De beslissing als bedoeld in het eerste lid wordt door het College van Bestuur niet genomen dan nadat de aangeklaagde in de gelegenheid is gesteld zich mondeling en/of schriftelijk te verweren tegen de door het College van Bestuur voorgenomen beslissing. 12
10. Verslaglegging en gegevensverwerking Artikel 13 1. Van de gesprekken tussen de leerkracht en de ouders wordt door de leerkracht een verslag gemaakt waarbij in ieder geval de datum, aanwezigen en een verslag van het gesprek met afspraken zijn opgenomen. Dit verslag wordt door beide partijen voor gezien of voor akkoord getekend en bewaard in het leerlingendossier. De leerkracht informeert de directeur van de school over het gesprek. 2. Indien een gesprek plaatsvindt tussen de directeur van de school en de ouders wordt door eerstgenoemde een verslag gemaakt waarbij in ieder geval de datum, aanwezigen en een verslag van het gesprek met afspraken zijn opgenomen. Dit verslag wordt door beide partijen voor gezien of voor akkoord ondertekend en wordt bewaard in het leerlingendossier. 3. Als ouders ervoor kiezen om een klacht in te dienen bij het College van Bestuur ontvangen zij een schriftelijke bevestiging van ontvangst alsmede een uitnodiging voor een gesprek. Van dit gesprek met het College van Bestuur wordt door hem een verslag gemaakt waarbij in ieder geval de datum, aanwezigen en een verslag van het gesprek met afspraken zijn opgenomen. Dit verslag wordt door beide partijen voor gezien of voor akkoord ondertekend en wordt bewaard in het leerlingendossier. Ouders ontvangen een kopie van dit verslag. 4. Voor de verslaglegging geldt dat de rechten op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens van toepassing zijn. Dit betekent dat ouders naar aanleiding van het ontvangen verslag in een bijlage op- en aanmerkingen kunnen aangeven. De bijlage wordt bij het verslag gevoegd. 11. Rapportage Artikel 14 1. Zowel de directeur van de school als het College van Bestuur houden uiterst zorgvuldig het dossier bij. Op het dossier is de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing. 2. In de managementrapportage zal melding gemaakt worden van geanonimiseerde klachten alsmede de afhandeling daarvan. 12. Slotbepalingen Artikel 15 Openbaarheid 1. Het College van Bestuur legt deze regeling op elke school ter inzage. 2. Het College van Bestuur stelt alle belanghebbenden op de hoogte van deze regeling. 13
Artikel 16 Evaluatie De regeling wordt binnen vier jaar na inwerkingtreding door het College van Bestuur, de contactpersoon, de vertrouwenspersoon, de klachtencommissie en de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad geëvalueerd. Artikel 17 Wijziging van het reglement Deze regeling kan door het College van Bestuur worden gewijzigd of ingetrokken, na overleg met de vertrouwenspersoon en de klachtencommissie, met inachtneming van de vigerende bepalingen. Artikel 18 Overige bepalingen 1. In gevallen waarin de regeling niet voorziet, beslist het College van Bestuur. 2. De toelichting maakt deel uit van de regeling. 3. Deze regeling kan worden aangehaald als klachtenregeling primair onderwijs van Stichting Flore. 4. Deze regeling treedt in werking op 1 oktober 2014. 5. Deze regeling vervangt de regeling van 1 januari 2008. 14