REGELING REGELING VERTROUWENSPERSOON VERTROUWENS- /OMBUDSMAN PERSOON / OMBUDSMAN Vastgesteld Vastgesteld door CvB CvB 18.06.2013 18.06.2013 na instemming O.R. 13.06.2013
Toelichting Regeling Vertrouwenspersoon, Ombudsman Klachten worden in eerste instantie gemeld bij de leidinggevende, voor studenten de teammanager, voor medewerkers hun teammanager of het CvB-lid waar zij onder vallen. Omdat klachtenprocedures vaak complex zijn en gevoelig liggen beschikt ROC TOP over een tweetal functionarissen (medewerkers met een speciale taak) die medewerkers en studenten ondersteuning kunnen bieden bij het oplossen van problemen dan wel het ondersteunen in een klachtprocedure: de ombudsman en de vertrouwenspersoon. De Vertrouwenspersoon heeft tot taak om aanspreekpunt te zijn voor studenten en medewerkers die persoonlijk met ongewenste omgangsvormen worden geconfronteerd in de werk- of onderwijssituatie of die in die situatie ongewenste omgangsvormen hebben gesignaleerd. Het gaat dan om kwesties, die niet via de reguliere kanalen aan de orde kunnen worden gesteld of opgelost kunnen worden. De ombudsman draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten. Primair probeert hij klachten intern op te lossen, zo nodig begeleidt hij klagers bij de formalisering van een klacht. De ombudsman kan adviseren, bemiddelen en onderzoeken. Hij is verantwoordelijk voor het signaleren van structurele knelpunten en misstanden binnen de organisatie. In de `Regeling Vertrouwenspersoon, Ombudsman zijn de taken en verantwoordelijkheden van de Ombudsman en de Vertrouwenspersoon omschreven evenals de wijze van werving en benoeming. Achtergrond ROC TOP heeft haar bestuur en toezicht ingericht volgens de code 'Goed bestuur in de BVE-sector', zie website van de MBO-raad. ROC TOP heeft een deelnemersstatuut, waarin de rechten en plichten van de student en van de school zijn beschreven. De medewerkers worden vertegenwoordigd door de Ondernemingsraad (OR), die bestaat uit elf gekozen personeelsvertegenwoordigers, de studenten door de Studentenraad (SR), bestaande uit studentenvertegenwoordigers. Het College van Bestuur legt plannen ter advisering of ter instemming voor aan de OR. De bevoegdheden van de OR en de SR zijn vastgelegd in de WOR en de WEB. Ondanks deze regelingen kunnen medewerkers en studenten individueel met problemen en misverstanden te maken krijgen die niet bij OR en/of SR thuishoren, die zij toch aan de orde willen stellen. In de WOR en de WEB worden diverse klachtenmogelijkheden aangegeven die ROC TOP behoort te bieden. Op basis van de diverse wetten en regel wordt onderscheid gemaakt in soorten klachten: A. Klachten die betrekking hebben op Ongewenst Gedrag. B. Klachten die betrekking hebben op de Examinering. C. Overige Klachten. D. Klachten die betrekking hebben op de rechtpositie van medewerkers. E. Meldingen van misstanden in de organisatie. Pagina 1 van 7
NB Geschillen die betrekking hebben op de Ondernemingsraad worden aan de Kantonrechter voorgelegd. Pagina 2 van 7
CAO BVE 2007-2009 Seksuele intimidatie, racisme en geweld Artikel E-25 De werkgever voert een beleid dat gericht is op voorkoming van seksuele intimidatie, racisme en geweld gedurende de werktijd of in verband met de arbeid. Hiertoe behoort onder meer het (doen) geven van voorlichting. Artikel E-26 De werkgever hanteert een regeling ter behandeling van klachten inzake seksuele intimidatie, racisme en andere vormen van discriminatie. Artikel E-27 In overleg met de PMR komt de werkgever een klachtenprocedure overeen en benoemt hij een vertrouwenspersoon. Pagina 3 van 7
Regeling Vertrouwenspersoon, Ombudsman Geldigheid Deze regeling geldt voor het schooljaar 2013-2014. Het College van Bestuur heeft op 13-06-2013 met de OR afgesproken, dat de regeling aan het eind van het schooljaar 2013-2014 wordt geëvalueerd, onder andere wat betreft de taakbelasting van de Vertrouwenspersoon en de Ombudsman. Dit kan leiden tot aanpassing van de regeling. 1. Ombudsman De ombudsman draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten. Primair probeert hij klachten intern op te lossen, zo nodig begeleidt hij klagers bij de formalisering van een klacht. De ombudsman kan adviseren, bemiddelen, onderzoeken en oordelen. Hij is verantwoordelijk voor het signaleren van structurele knelpunten en misstanden binnen de organisatie. Taken 1. De ombudsman brengt advies uit aan personen en/of bestuursorganen met het doel de gesignaleerde knelpunten door hen zelf te doen oplossen; 2. De ombudsman biedt ondersteuning aan de klager bij een klachtenprocedure bij de klachtencommissie en/of bij het verzoeken om hulp bij externe hulpverleningsinstanties; 3. De ombudsman staat de melder of klager bij bij het doen van aangifte bij de politie ingeval er sprake is van (een redelijk vermoeden van) een strafbaar feit; 4. De ombudsman kan overgaan tot het rapporteren aan de leidinggevende van het naast gelegen hogere niveau indien voorlichting, advisering en/of bemiddeling er bij herhaling niet toe leiden dat aan gesignaleerde knelpunten tegemoet wordt gekomen. Voor de ombudsman hiertoe overgaat, doet hij hiervan mededeling aan betrokkene(n); 5. De ombudsman doet aanbevelingen na het signaleren van problemen en misstanden in de organisatie; 6. De ombudsman doet gevraagd en ongevraagd voorstellen aan het College van Bestuur betreffende bestaand of nieuw beleid op het gebied van ongewenst gedrag. Procedure 1. Het CvB draagt de taak van Ombudsman op aan een van de medewerkers. 2. De medewerker met de taak Ombudsman maakt voor dit deel van zijn takenpakket deel uit van het Bestuurssecretariaat. 3. De taak wordt onafhankelijk uitgevoerd en jaarlijks geëvalueerd door een commissie bestaande uit: een CvB-lid en een lid op voordracht van de OR. Taak en middelen 1. `Ombudsman is een taak gekoppeld aan de functie van de betreffende medewerker. 2. De Ombudsman beschikt over gemiddeld 0,1 fte op weekbasis, dus 160 klokuren per schooljaar. Pagina 1 van 7
2. Vertrouwenspersoon De vertrouwenspersoon is aanspreekpunt voor medewerkers en deelnemers die persoonlijk met ongewenste omgangsvormen worden geconfronteerd in de werk- of onderwijssituatie of in die situatie ongewenste omgangsvormen hebben gesignaleerd. Vertrouwenspersonen verlenen opvang, begeleiding en nazorg aan medewerkers en deelnemers die met ongewenste omgangsvormen zijn geconfronteerd en gaan, in overleg met betrokkene(n) na welke oplossingen er mogelijk zijn, zowel formeel als informeel. Eventueel kan, onder leiding van een van een CvB-lid of een beleidsadviseur, een overleg van vertrouwenspersonen worden georganiseerd, waar ook de onderlinge scholing wordt geregeld. ROC TOP beschikt over twee vertrouwenspersonen, een man en een vrouw. Taken 1. Het als aanspreekpunt fungeren voor medewerkers en deelnemers die persoonlijk met ongewenste omgangsvormen worden geconfronteerd in de werk- of onderwijssituatie of in die situatie ongewenste omgangsvormen hebben gesignaleerd; 2. Het zo mogelijk het verlenen van opvang, begeleiding en nazorg aan medewerkers en deelnemers die met ongewenste omgangsvormen zijn geconfronteerd; 3. Het in overleg met betrokkene(n) nagaan welke oplossingen er mogelijk zijn, zowel formeel als informeel. Het onderzoeken met betrokkene(n) of bemiddeling een mogelijke oplossing is, valt hieronder; 4. Het gevraagd of ongevraagd advies geven over de door het CvB te nemen besluiten; 5. Het binnen de instelling verzorgen van voorlichting op het gebied van ongewenste omgangsvormen en het meewerken aan erkenning en bewustwording van de problematiek van ongewenst gedrag, in afstemming met het College van Bestuur; 6. Het bijhouden van een archief van meldingen; 7. Het maken van een jaarverslag; in het kader van de klokkenluiderregeling het ontvangen van meldingen, het verzamelen van gegevens en deze doorgeven aan de verantwoordelijke afdelingsmanager, dan wel de ombudsman. Verplichtingen 1. De vertrouwenspersoon is, evenals elk ander personeelslid, verplicht het CvB in te lichten wanneer er een vermoeden is van een zedendelict met een minderjarige. 2. De vertrouwenspersoon neemt bij zijn werkzaamheden de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht. 3. De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding van alle zaken die hij in die hoedanigheid verneemt. Deze plicht vervalt niet nadat betrokkene zijn taak als vertrouwenspersoon heeft beëindigd. Procedure 1. Zo gauw er een vacature Vertrouwenspersoon is, stelt het CvB de Selectiecommissie Vertrouwenspersoon in. De commissie bestaat uit: lid benoemd door CvB, lid op voordracht OR, Ombudsman. De commissie heeft de opdracht een voordracht voor medewerkers met Pagina 2 van 7
de taak van Vertrouwenspersoon te doen. Het CvB stelt de vertrouwenspersoon aan op basis van de voordracht van de Selectiecommissie. 2. De Vertrouwenspersoon wordt door het CvB van zijn taak ontheven op eigen verzoek, bij het aanvaarden van een functie buiten ROC TOP, op basis van functioneren. Zo n besluit wordt door het CvB aan de OR meegedeeld. Profiel vertrouwenspersoon onafhankelijk en integer; in staat geheimhouding te betrachten; toegankelijk en bereikbaar voor studenten en medewerkers; vertrouwenwekkend; deskundig op de volgende terreinen: o begeleiding o seksuele intimidatie o grensoverschrijdend gedrag o klachtenprocedure. Taak en middelen 1. `Vertrouwenspersoon is een taak gekoppeld aan de functie van de betreffende medewerker. 2. De vertrouwenspersoon beschikt over een basisaantal van 40 klokuren per schooljaar. Op basis van extra inzet ten behoeve van medewerkers of studenten dan wel scholingsactiviteiten, kan het CvB, op basis van een onderbouwd voorstel, dit urenaantal aanvullen. De vertrouwenspersoon dient in de rest van zijn takenpakket over voldoende mogelijkheden te beschikken om taken te verschuiven. Pagina 3 van 7