Plaatselijke regeling ten behoeve van het leven en werken van de Protestantse Gemeente Joure c.a. Vaststelling Deze plaatselijke regeling is gewijzigd en vastgesteld door de kerkenraad van de Protestantse gemeente Joure c.a. op 20-03-2013, voorgelegd aan de gemeente op 18-04-2013, definitief vastgesteld op 15-05-2013 en is vanaf 01-06-2013 geldig. - 1 -
Inhoud: Paragraaf Inhoud 1 Samenstelling van de kerkenraad met werkgroepen 2.1. Verkiezing van ambtsdragers algemeen 2.2. Verkiezing van ouderlingen en diakenen 2.3 Verkiezing van predikanten 3 De werkwijze van de kerkenraad, de kleine kerkenraad en de werkgroepen 4 Besluitvorming 5 De kerkdiensten 6.1. De vermogensrechtelijke aangelegenheden kerkrentmeesterlijk 6.2. idem, diaconaal 6.3. De vermogensrechtelijke aangelegenheden begrotingen, jaarrekeningen, collecterooster 7 Overige bepalingen Ondertekening - 2 -
1. Samenstelling van de kerkenraad met werkgroepen 1.1 Samenstelling van de kerkenraad 1.1.1 De kerkenraad wordt gevormd door de predikanten en de ambtsdragers van de gemeente. Met het oog op de vervulling van de door de kerkenraad te verrichten taken stelt de kerkenraad het aantal ambtsdragers vast. De scriba houdt in een register het aantal ambtsdragers en het aantal vacatures bij en heeft dit register bij iedere vergadering van de kerkenraad beschikbaar. 1.1.2 De predikant(en) die met een bijzondere opdracht aan de gemeente zijn verbonden zijn lid van de kerkenraad. 1.1.3 De aan de gemeente verbonden kerkelijk werker(s) nemen als adviseur deel aan de kerkenraadsvergadering. 1.2 Samenstelling van het moderamen 1.2.1 Het moderamen, verkozen uit en door de kerkenraad, bestaat uit: de preses en de scriba (doorgaans ouderling), met daarnaast tenminste een predikant, een ouderling, een diaken en een ouderling-kerkrentmeester. Het moderamen wijst uit zijn midden een vice voorzitter aan. De vice voorzitter is als regel een predikant. Het moderamen kan uitgebreid worden met een tweede scriba, die niet noodzakelijk een ambtsdrager hoeft te zijn. (Bij deze laatste geldt ook de geheimhoudingsplicht ingevolge Ord. 4-2) 1.3 Samenstelling van de kleine kerkenraad 1.3.1 De kleine kerkenraad bestaat uit: het moderamen, aangevuld met alle predikanten, 5 ouderlingen (2 sectieouderlingen, 1 ouderling sectie ouderenpastoraat zorgcentra,1 jeugdouderling en1 ouderling-kerkrentmeester) en 1 diaken. Daarnaast zijn de taakgroepen ieder vertegenwoordigd door één ambtsdrager. 1.4 Samenstelling werkgroepen 1.4.1 De volgende sectieteams zijn samengesteld: 17 sectieteams, elk met de samenstelling: 1 predikant, 1 of 2 ouderlingen, wijkmedewerk(st)ers en wijkbezoekers. Indien gewenst ad hoc aangevuld met een jeugdouderling, een diaken en/of een ouderling-kerkrentmeester. Er is daarnaast: 1 sectieteam ouderenpastoraat zorgcentra De volgende taakgroepen zijn ingesteld: Kerkdiensten Jeugd en jongerenwerk (PJR) Communicatie / redactie Fragmint ZWO Toerusting en Vorming 1.4.2 Bij de samenstelling van taakgroepen en commissies wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de veelkleurigheid van geloofsbeleving in de gemeente. 2.1 Verkiezing van ambtsdragers - algemeen 2.1.1 De belijdende leden en doopleden zijn stemgerechtigd (Ord. 3-2-3b doopleden dienen de leeftijd van 18 jaar te hebben bereikt) Gastleden worden in dezen gelijkgesteld met de leden. 2.1.2 De stemming geschiedt schriftelijk. 2.1.6 Er kan bij volmacht worden gestemd, met dien verstande dat niemand meer dan twee gevolmachtigde stemmen kan uitbrengen en alleen stemgerechtigde leden gevolmachtigde stemmen kunnen uitbrengen. 2.1.7 De volmachten zijn schriftelijk en ondertekend en worden van te voren aan de kerkenraad getoond. - 3 -
2.2. Verkiezing van ouderlingen en diakenen 2.2.1 De verkiezing van ouderlingen en diakenen vindt in de regel plaats tussen februari en april 2.2.2 De uitnodiging tot het doen van aanbevelingen, genoemd in ordinantie 3-6-3, wordt ten minste 4 weken voordat de verkiezing plaats heeft, door de kerkenraad gedaan. 2.2.3 De uitnodiging om te stemmen wordt tenminste 2 weken voordat de verkiezing plaats heeft, door de kerkenraad gedaan. 2.2.4 Ouderlingen en diakenen worden gekozen door middel van een stembusverkiezing. 2.2.5 Indien de kandidatenlijst niet groter is dan het aantal vacatures dan worden de kandidaten verkozen verklaard. 2.3 Verkiezing van predikanten 2.3.1 De kerkenraad stelt een profielschets op voor de nieuw te beroepen predikant. 2.3.2 Voor de voorbereiding van de verkiezing van predikanten, de verkiezing zelf en ook het uitbrengen van het beroep worden de regels in acht genomen van ordinantie 3-3, 3-4 en 3-5. 2.3.3 In overeenstemming met het bepaalde in ordinantie 3-4-5 vindt de verkiezing van een predikant plaats in een door de kerkenraad belegde vergadering van de stemgerechtigde leden van de gemeente. 3. De werkwijze en taken van de kerkenraad, de kleine kerkenraad en de werkgroepen 3.1 Werkwijze kerkenraad, kleine kerkenraad en moderamen 3.1.1 De kerkenraad vergadert tenminste vier maal per jaar; de kleine kerkenraad vergadert minimaal twee maal per jaar, en het moderamen vergadert in de regel maandelijks. 3.1.2 De vergaderingen van de kerkenraad en de kleine kerkenraad worden tenminste 7 dagen van te voren bijeengeroepen door het moderamen, onder vermelding van de zaken, die aan de orde zullen komen (de agenda). 3.1.3 Van de vergaderingen wordt een schriftelijk verslag opgesteld, dat in de eerstvolgende vergadering wordt vastgesteld. 3.1.4 De in ordinantie 4.8.2 genoemde jaarlijkse verkiezing van het moderamen geschiedt ieder jaar in de eerste kerkenraadsvergadering na de ambtsdragersbevestiging of in de maanden meijuni. 3.1.5 In de vergadering genoemd in art. 3.1.4 worden de plaatsvervangers van de preses en de scriba aangewezen. 3.1.6 Tot de vergaderingen van de kerkenraad en de kleine kerkenraad kunnen gemeenteleden en genodigden als toehoorder worden toegelaten. 3.2 Taken kerkenraad, kleine kerkenraad en moderamen 3.2.1 Tot de taak van de kerkenraad behoort: - de algemene leiding aan de opbouw van de gemeente in de wereld; - vaststelling van het algemene beleid; - de zorg voor de dienst van Woord en sacramenten; - het nemen van besluiten over de in ordinantie 4-8-7 genoemde onderwerpen, met inachtneming dat de gemeente daarover wordt gekend en gehoord, te weten: - het wijzigen van actief en passief kiesrecht voor doopleden - 4 -
- de wijze van verkiezing van ambtsdragers - de aanduiding en de naam van de gemeente - het voortbestaan van de gemeente - het aangaan van een samenwerkingsverband met een andere gemeente - de plaatsen van samenkomst van de gemeente - het verwerven, ingrijpend verbouwen, afbreken, verkopen of op andere wijze vervreemden van een kerkgebouw of een kerkelijk gebouw - het vaststellen van het beleidsplan ter zake van het leven en werken van de gemeente; - het vaststellen van de begrotingen en de jaarrekeningen; - het beroepen van de predikanten en het leiding geven aan de daaraan voorafgaande verkiezing; - het leiding geven aan de verkiezing van de ouderlingen en de diakenen als bedoeld in ordinantie 3-6 en de benoeming van de kerkrentmeesters die geen ouderling zijn, met dien verstande dat de kerkenraad van geval tot geval de uitvoering van deze taak kan opdragen aan de kleine kerkenraad; - het opzicht over de leden van de gemeente voorzover dat door de orde van de kerk is opgedragen aan de kerkenraad; - het aanwijzen van de afgevaardigden naar de classicale vergadering; - het vaststellen van de plaatselijke regelingen als bedoeld in art. 7-2; 3.2.2 Tot de taak van de kleine kerkenraad behoort: - Het toetsen van het werk van de sectieteams en de taakgroepen aan het door de kerkenraad vastgestelde beleidsplan. - De instelling van de sectieteams en de taakgroepen en de benoeming van de leden daarvan. - Het vaststellen van de instructies van de sectieteams en de taakgroepen. - Het coördineren van en het elkaar informeren over de werkzaamheden van sectieteams en taakgroepen. 3.2.3 Tot de taak van het moderamen wordt gerekend: a. het voorbereiden, bijeenroepen en leiden van de vergaderingen van de kerkenraad en de kleine kerkenraad. b. het voorbereiden en laten voorbereiden van besluiten van de kerkenraad en de kleine kerkenraad. c. het toezien op de uitvoering van genomen besluiten. d. het afhandelen van spoedeisende zaken in naam van de kerkenraad, c.q. de kleine kerkenraad. e. afleggen van verantwoording aan de kerkenraad, c.q. kleine kerkenraad voor de wijze waarop het moderamen zich van de onder a, b, c en d genoemde taken heeft gekweten. 3.2.4 In de gevallen dat de kerkorde voorschrijft, dat de kerkenraad de gemeente kent in een bepaalde zaak en haar daarover hoort, belegt de kerkenraad een bijeenkomst met de (betreffende) leden van de gemeente, die voldoende en tijdig in het kerkblad Fragmint of anderszins wordt aangekondigd. In deze berichtgeving vooraf maakt de kerkenraad kenbaar over welke zaak hij de gemeente wil horen. 3.2.5 Het lopend archief van de kerkenraad berust bij de scriba, met inachtneming van de verantwoordelijkheid van het college van kerkrentmeesters voor de archieven van de gemeente uit hoofde van ordinantie 11-2-7 sub g. 3.3 Taken van de werkgroepen 3.3.1 De sectieteams hebben als taak het uitvoeren van de pastorale zorg in de betreffende sectie. 3.3.2 Het ouderlingenberaad, waartoe behoren de predikanten, de sectie-ouderlingen, de jeugdouderlingen en de ouderlingen met een bijzondere opdracht, draagt zorg voor de inhoudelijke - 5 -
bespreking van alle taken in verband met de pastorale zorg, het onderricht en de opbouw van allen die deel uitmaken van de protestantse gemeente Joure c.a. Het ouderlingenberaad blijft hierbij binnen de kaders van het beleid dat door de kerkenraad wordt vastgesteld. 3.3.3 De kleine kerkenraad zorgt voor de coördinatie van de werkzaamheden van ouderlingenberaad en sectieteams. 3.3.4 De taakgroepen hebben hun eigen specifieke taak binnen het gemeentewerk. 3.3.5 De instructies voor de taakgroepen zijn door de kleine kerkenraad vastgesteld en aan deze plaatselijke regeling gehecht. 4. Besluitvorming 4.1.1 In alle kerkelijke lichamen worden besluiten steeds na gemeenschappelijk overleg en zo mogelijk met eenparige stemmen genomen. Blijkt eenparigheid niet bereikbaar, dan wordt besloten met meerderheid van de uitgebrachte stemmen, waarbij blanco stemmen niet meetellen. 4.1.2 Stemming over zaken geschiedt mondeling tenzij om schriftelijke stemming wordt gevraagd. Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan is het voorstel verworpen. 4.1.3 Stemming over personen geschiedt schriftelijk. Wanneer er niet meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, kan mondeling worden gestemd als niemand van de aanwezige leden tegen mondelinge stemming bezwaar maakt. Indien één kandidaat wordt voorgesteld en de stemmen staken, vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan is de kandidaat niet verkozen. Indien er meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, zijn van hen verkozen diegenen op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht en die de meerderheid van de uitgebrachte stemmen hebben behaald, tot het aantal vacatures dat vervuld moet worden. Indien voor een vacature geen van de kandidaten een meerderheid heeft behaald, vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen behaalden. Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan beslist het lot. 4.1.4 Geen besluiten kunnen worden genomen indien niet ten minste de helft van het aantal leden van het kerkelijk lichaam ter vergadering aanwezig is. Wanneer in een vergadering het quorum niet aanwezig is, kan ten aanzien van een op die vergadering ingediend voorstel een besluit worden genomen op een volgende vergadering die ten minste twee weken later wordt gehouden, ook wanneer dan het quorum niet aanwezig is. 4.1.5 Indien de kleine kerkenraad geen besluit kan nemen over een onderwerp wat haar binnen de kerkordelijk taken is toevertrouwd, wordt dit naar de kerkenraad verwezen. 5. De kerkdiensten 5.1.1 De wekelijkse kerkdiensten worden volgens een door de kerkenraad vastgesteld rooster gehouden in De Oerdracht, de Hobbe van Baerdt Tsjerke en de Broekster Tsjerke. 5.1.2 Op voorstel van het moderamen stelt de kerkenraad het rooster van voorgangers en dienstdoende ambtsdragers vast. 5.1.3 Op voorstel van het moderamen stelt de kerkenraad de doopdiensten en de avondmaalsdiensten vast, met dien verstande dat het Heilig Avondmaal ten minste vier maal per jaar wordt gevierd. 5.1.4 Bij de bediening van de doop van kinderen kunnen belijdende leden en doopleden de doopvragen beantwoorden. Daarnaast kan een niet gedoopte partner of verzorger betrokken worden bij de doopvragen. 5.1.5 Tot deelname aan het avondmaal worden zowel belijdende leden als doopleden toegelaten. - 6 -
5.1.6 Levensverbintenissen van twee personen, anders dan een huwelijk van man en vrouw, kunnen als verbond van liefde en trouw voor Gods aangezicht worden gezegend. Tenminste één van de betrokkenen dient lid van de gemeente te zijn. 6.1. De vermogensrechtelijke aangelegenheden kerkrentmeesterlijk 6.1.1. Het college van kerkrentmeesters bestaat uit 8 leden, waarvan minstens de helft ouderlingkerkrentmeester is. 6.1.2. Het college van kerkrentmeesters handelt overeenkomstig ordinantie 11 van de kerkorde Met inachtneming van alles wat beschreven is in ord. 11 omtrent de vermogensrechtelijke aangelegenheden stelt het college van kerkrentmeesters de verdeling van functies, taken en bevoegdheden vast van de onderscheiden kerkrentmeesters in een reglement, dat bij vaststelling en wijziging ter goedkeuring aan de kerkenraad wordt voorgelegd. 6.1.3. Het college van kerkrentmeesters houdt zich aan de door de kerkenraad vastgestelde instructies en richtlijnen. 6.1.4. Het college van kerkrentmeesters houdt een kerkelijk bureau in stand waar gewerkt wordt overeenkomstig deze instructies en richtlijnen en de overige richtlijnen van het college van kerkrentmeesters met betrekking tot de administratieve organisatie en interne controle ten aanzien van activiteiten die financiële gevolgen hebben of kunnen hebben. Het college van kerkrentmeesters ziet er in het bijzonder op toe dat de daarin voorziene functiescheiding tussen boekhouding en middelenbeheer en de overige voorschriften ten aanzien van verleende bevoegdheden worden nageleefd. (bijlage treasurystatuut april 2010) 6.2. De vermogensrechtelijke aangelegenheden diaconaal 6.2.1. Met inachtneming van alles wat beschreven is in ord. 11 omtrent de vermogensrechtelijke aangelegenheden stelt het college van diakenen de verdeling van functies, taken en bevoegdheden vast van de onderscheiden diakenen in een reglement, dat bij vaststelling en wijziging ter goedkeuring aan de kerkenraad wordt voorgelegd. 6.2.2. Het college van diakenen wijst een administrateur aan, die belast wordt met de boekhouding van het college. De administrateur woont de vergaderingen van het college bij en heeft daar een adviserende stem. (Op hem is het bepaalde in ord. 4-2 betreffende de geheimhouding van toepassing) 6.2.3. De penningmeester is bevoegd betalingen te doen namens de diaconie, met inachtneming van het door de kerkenraad vastgestelde beleidsplan en de begroting, tot een maximaal bedrag van 1500 euro per betaling. Voor betalingen boven dit bedrag zijn voorzitter en penningmeester of secretaris en penningmeester gezamenlijk bevoegd. Bij afwezigheid of ontstentenis van de penningmeester treedt de voorzitter op als diens plaatsvervanger. 6.3. De vermogensrechtelijke aangelegenheden begrotingen, jaarrekeningen, collecterooster 6.3.1 De ontwerpbegrotingen en jaarrekeningen worden opgesteld door de colleges van kerkrentmeesters en diakenen en ingediend bij de kerkenraad. 6.3.2 De ontwerp begrotingen worden door het college van kerkrentmeesters en het college van diakenen ingediend vóór 1 november, vergezeld van een door hen in onderling overleg opgesteld gemeenschappelijk ontwerp collecterooster. - 7 -
6.3.3 Het college van kerkrentmeesters en het college van diakenen leggen elk jaar vóór 1 mei hun ontwerpjaarrekeningen over het laatst verlopen kalenderjaar aan de kerkenraad voor. 6.3.4 Voor de vaststelling dan wel wijziging van de begroting en voor de vaststelling van de jaarrekening worden deze stukken in samenvatting gepubliceerd in het kerkblad. De volledige stukken kunnen gedurende een week worden ingezien. Bij de publicatie worden tijd en plaats vermeld. Reacties kunnen tot drie dagen na het einde van de periode van ter inzage legging worden gestuurd aan de scriba van de kerkenraad. 6.3.5 Begroting en rekening worden in de kerkenraad vastgesteld, nadat deze aan de gemeente is gepresenteerd. 7. Overige bepalingen 7.1.1 In gevallen waarin noch de kerkorde met ordinanties, noch deze plaatselijke regeling voorziet, beslist de kerkenraad. Ondertekening Aldus te Joure vastgesteld in de vergadering van de kerkenraad van de protestantse gemeente Joure c.a. op 15-05-2013, dhr. L. Hazelhoff, preses, dhr. S. Kracht, scriba - 8 -