Middelenoverzicht Medezeggenschap cliëntenraden en participatieraden In dit middelenoverzicht Medezeggenschap cliëntenraden en participatieraden worden alle beschikbare medezeggenschapsmiddelen kort toegelicht. Hieronder volgt eerst het totaal overzicht en vervolgens het overzicht met toelichting. De middelen staan op intranet (en sommigen op internet) of worden binnenkort gepubliceerd. Overzicht 1. Visie en reglementen 2 1.01 Visie Stichting Philadelphia Zorg op de medezeggenschap van cliënten en belangenbehartigers 2 1.02 Instellingsbesluit cliëntenraden en participatieraden Stichting Philadelphia Zorg 2 1.03 Reglement voor de Cliëntenraden van Stichting Philadelphia Zorg 2 1.04 Procedure voor verkiezing en benoeming van leden van de landelijke participatieraad en de regionale en de lokale participatieraden Stichting Philadelphia Zorg 2 1.05 Reglement voor de verkiezing van leden van de landelijke cliëntenraad en regionale en lokale cliëntenraden Stichting Philadelphia Zorg 3 1.06 Huishoudelijk Reglement Landelijke Participatieraad (voorbeeld) 3 1.07 Afsprakenboekje landelijke cliëntenraad (voorbeeld) 3 2. Informatie over inrichting en werkwijze medezeggenschap 3 2.01. Brochure: Medezeggenschap voor cliënten, ouders en belangenbehartigers Meepraten en meedoen! (voor cliënten en belangenbehartigers) 3 2.02. Welke cliëntenraden zijn er en wat doen ze? (voor cliënten) 3 2.03 Medezeggenschap cliënten en belangenbehartigers Stichting Philadelphia Zorg, Afspraken voor locatiemanagers, regiodirecteuren en Raad van Bestuur rond medezeggenschap van cliënten en belangenbehartigers uitgelicht. (voor locatiemanagers, regiodirecteuren en Raad van Bestuur) 4 3. Sjablonen voor vergaderstukken & werkdocumenten en checklists 4 3.01 Sjabloon voor Picto-agenda 4 3.02 Sjabloon voor Picto-verslag 4 3.03 Picto s 4 3.04 Sjabloon voor Werkplan cliëntenraden en participatieraden 4 3.05 Sjabloon voor Jaarverslag cliëntenraden en participatieraden 5 3.06 Checklist adviesaanvraag voor locatiemanager/regiodirecteur/raad van Bestuur 5 3.07 Overzicht Adviesprocedure voor locatiemanager/regiodirecteur/raad van Bestuur 5 3.08 Sjabloon Reactieformulier Cliëntenraden 5 1
Overzicht met toelichting 1. Visie en reglementen 1.01 Visie Stichting Philadelphia Zorg op de medezeggenschap van cliënten en belangenbehartigers In de visie beschrijven wij hoe de Stichting Philadelphia Zorg de medezeggenschap van cliënten/ouders ziet en hoe we deze binnen Philadelphia willen organiseren. Achtereenvolgens komen aan de orde: 1. Visie op medezeggenschap; 2. Uitgangspunten inrichting medezeggenschap; 3. Structuur; 4. Onderwerpenverdeling tussen de landelijke, regionale en lokale cliënten- en participatieraden; 5. Borging van medezeggenschap. Dit betreft ondermeer afspraken over: - de publicatie van beknopte notulen en agenda s van raden op intranet - de organisatie van Informatiebijeenkomsten - afstemming tussen cliëntenraden en participatieraden - bespreken van (beknopte) notulen in de reguliere vergaderingen binnen Philadelphia, zoals het teamoverleg, het managementoverleg en de directieraad. - bespreken van medezeggenschap als onderdeel van de voortgangs- en beoordelingsgesprekken van leidinggevenden binnen Philadelphia. 1.02 Instellingsbesluit cliëntenraden en participatieraden Stichting Philadelphia Zorg Het instellingsbesluit, beschrijft de inrichting van de medezeggenschap binnen Philadelphia conform de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ) en alle afspraken voor lokale, regionale en landelijke cliënten- en participatieraden. In tegenstelling tot eerdere reglementen van raden, is gekozen voor een geïntegreerde opzet, dus geen aparte reglementen voor de verschillende raden. Aan de orde komen ondermeer: - de taak cliëntenraad en participatieraad; - de samenstelling leden cliëntenraad en participatieraad; - de duur en einde van lidmaatschap; - de bevoegdheden van de cliëntenraad en participatieraad. 1.03 Reglement voor de Cliëntenraden van Stichting Philadelphia Zorg Alle afspraken voor de cliëntenraden en de participatieraden staan in het Instellingsbesluit cliëntenraden en participatieraden Philadelphia Zorg In het Reglement Cliëntenraden staan in meer toegankelijke en begrijpelijke taal de belangrijkste afspraken voor cliëntenraden. 1.04 Procedure voor verkiezing en benoeming van leden van de landelijke participatieraad en de regionale en de lokale participatieraden Stichting Philadelphia Zorg Procedure voor verkiezing en benoeming van leden van participatieraden. 2
1.05 Reglement voor de verkiezing van leden van de landelijke cliëntenraad en regionale en lokale cliëntenraden Stichting Philadelphia Zorg Procedure voor verkiezing en benoeming van leden van cliëntenraden. De term reglement wordt gebruikt omdat dit begrijpelijker is voor cliënten (dan procedure ). 1.06 Huishoudelijk Reglement Landelijke Participatieraad (voorbeeld) Het opstellen van een huishoudelijk reglement is de verantwoordelijkheid van de participatieraden zelf (conform artikel 2.4 WMCZ). Philadelphia stelt dit voorbeeldformat voor een huishoudelijk reglement op intranet beschikbaar. De raden kunnen dit naar eigen inzicht aanpassen en aanvullen. Het betreft een eigen werkreglement van de raad. De raad moet de gesprekspartner (locatiemanager, regiodirecteur, Raad van Bestuur) ter informatie toezenden, maar hoeft daarover geen verantwoording af te leggen. 1.07 Afsprakenboekje landelijke cliëntenraad (voorbeeld) Het opstellen van een huishoudelijk reglement is de verantwoordelijkheid van de cliëntenraden zelf (conform artikel 2.4 WMCZ). Philadelphia stelt dit voorbeeldformat voor een huishoudelijk reglement (het Afsprakenboekje van de landelijke cliëntenraad) op intranet beschikbaar. De cliëntenraden kunnen dit naar eigen inzicht aanpassen en aanvullen. Het betreft een eigen werkreglement van de raad. De raad moet de gesprekspartner (locatiemanager, regiodirecteur, Raad van Bestuur) ter informatie toezenden, maar hoeft daarover geen verantwoording af te leggen. 2. Informatie over inrichting en werkwijze medezeggenschap 2.01. Brochure: Medezeggenschap voor cliënten, ouders en belangenbehartigers Meepraten en meedoen! (voor cliënten en belangenbehartigers) In deze brochure wordt de inrichting van de medezeggenschap voor cliënten en ouders en belangenbehartigers uitgelegd. Daarnaast zijn er interviews opgenomen met de voorzitters van de landelijke cliëntenraad, participatieraad en Raad van Bestuur over hun ervaringen met medezeggenschap. 2.02. Welke cliëntenraden zijn er en wat doen ze? (voor cliënten) De afspraken voor de cliëntenraden staan in het reglement cliëntenraden. Dat reglement is erg lang omdat alle afspraken er in staan. Daarom leggen we hier (met picto s) heel in het kort uit: A) welke raden er zijn: 1. het huiskameroverleg of werkoverleg 2. de lokale cliëntenraad 3. de regionale cliëntenraad 4. de landelijke cliëntenraad. B) en waarover ze praten en met wie. Dit kan je lezen in het schema achteraan. 3
Concept is gereed, is in bewerking door afdeling Communicatie. Wordt gepubliceerd op intranet en internet. Er wordt een bewaarkaart gemaakt van Waarover praten de raden en met wie, dit betreft het adviesrecht van de cliëntenraden. Deze bewaarkaart vervangt de versie van het LSR. De Philadelphia-bewaarkaart komt overeen met de bevoegdheden van raden zoals vastgelegd in het Instellingsbesluit (de LSR-versie wijkt af). Regiodirecteuren ontvangen wanneer de bewaarkaart gereed is 50 exemplaren. Extra exemplaren kunnen te zijner tijd worden besteld via de postkamer. 2.03 Medezeggenschap cliënten en belangenbehartigers Stichting Philadelphia Zorg, Afspraken voor locatiemanagers, regiodirecteuren en Raad van Bestuur rond medezeggenschap van cliënten en belangenbehartigers uitgelicht. (voor locatiemanagers, regiodirecteuren en Raad van Bestuur) In de visie op medezeggenschap en het instellingsbesluit staan de afspraken betreffende medezeggenschap van cliënten en belangenbehartigers. Nadrukkelijk worden beide stukken genoemd. In het Instellingsbesluit staan afspraken met de raden conform de WMCZ. In de visienota staan daarnaast afspraken over hoe binnen Philadelphia met medezeggenschap wordt omgegaan. In deze notitie worden naar aanleiding van vragen van ondermeer regiodirecteuren en locatiemanagers een aantal afspraken (uit deze beide documenten) nader toegelicht. In deze notitie wordt specifiek ingegaan op: 1. De rol als gesprekspartner van een raad in het kort; 2. Het instellen van raden; 2. Adviesrecht van raden; 3. Communicatie; 4. Werkdocumenten van de raden. Deze notitie is niet bedoeld ter vervanging van het Instellingsbesluit en de visienota, maar als een praktisch hulpmiddel voor gesprekspartners van raden. Daarnaast wordt verwezen naar door de raden en door gesprekspartner te gebruiken sjablonen en formats op intranet. 3. Sjablonen voor vergaderstukken & werkdocumenten en checklists 3.01 Sjabloon voor Picto-agenda Dit sjabloon kan gebruikt worden voor cliëntenraden. 3.02 Sjabloon voor Picto-verslag Dit sjabloon kan gebruikt worden voor cliëntenraden. 3.03 Picto s Via de link www.sclera.be kun je gratis picto s downloaden. 4
3.04 Sjabloon voor Werkplan cliëntenraden en participatieraden Het werken door de cliënten- en participatieraden met een werkplan en begroting is niet verplicht conform de WMCZ. In concept Wet Cliëntenrechten Zorg (WCZ) wordt het werkplan wel als verplicht item genoemd. Dit is echter een concept-wet en is dus nog niet van kracht. In principe stellen de raden zelf deze stukken op, eventueel met (ambtelijke) ondersteuning vanuit Philadelphia. In het werkplan komen ondermeer de volgende zaken aan de orde: - Informatie over de cliëntenraad (samenstelling en werkwijze) - Advisering (overzicht van de onderwerpen waar een adviesvraag over te verwachten valt en waar de cliëntenraad over wil adviseren en onderwerpen waar de cliëntenraad ongevraagd advies over wil uitbrengen). - Achterbancontact; - Contacten met de gesprekspartner in de organisatie (en overige contacten binnen en buiten de organisatie); - Interne organisatie van de cliëntenraad (scholing en training, congressen en themabijeenkomsten, evaluatie van de raad); - Vergaderschema. 3.05 Sjabloon voor Jaarverslag cliëntenraden en participatieraden Het werken door de cliënten- en participatieraden met jaarverslag is niet verplicht conform de WMCZ. In concept Wet Cliëntenrechten Zorg (WCZ) wordt het werkplan wel als verplicht item genoemd. Dit is echter een concept-wet en is dus nog niet van kracht. In principe stellen de raden zelf deze stukken op, eventueel met (ambtelijke) ondersteuning vanuit Philadelphia. 3.06 Checklist adviesaanvraag voor locatiemanager/regiodirecteur/raad van Bestuur De gesprekspartner van de raad (locatiemanager/regiodirecteur/raad van bestuur) vraagt per brief advies aan bij de cliëntenraad en participatieraad. Het advies dient aangevraagd te worden op een zodanige termijn dat de raad invloed heeft op de uiteindelijke besluitvorming. Een gebruikelijke reactietermijn is 6 weken. Indien gewenst kan gebruik gemaakt worden van de onderstaande checklist adviesaanvraag waarin de punten die van belang zijn voor een adviesaanvraag worden benoemd. 3.07 Overzicht Adviesprocedure voor locatiemanager/regiodirecteur/raad van Bestuur Dit betreft een schematisch overzicht het verloop van een adviesprocedure (ten aanzien van zaken waarover cliënten- en participatieraden volgens de WMCZ formeel adviesrecht hebben. 3.08 Sjabloon Reactieformulier Cliëntenraden Dit betreft een formulier dat cliëntenraden kunnen gebruiken voor hun reactie op een adviesaanvraag van een locatiemanager/regiodirecteur of van de Raad van Bestuur. 5